Erfahren Sie, wie Sie die Effektivität des Projektmanagements mit KPIs verfolgen und verbessern können. Verwenden Sie Leistungskennzahlen, um den Wert des Projekts den Stakeholdern zu demonstrieren.
- „Projekte“ und „Initiativen“ – was ist der Unterschied?
- Projektmanagement: warum messen und wer sind die Stakeholder?
- KPIs für das Projektmanagement: Umfang, Kosten, Zeit, Risiko, Qualität, Ressourcen
Projekt vs. Initiative: Die Position von Projekten in der strategischen Planung
Welche Rolle spielen Projekte in der strategischen Planung? Zuvor haben wir über verschiedene Abstraktionsebenen in der strategischen Planung gesprochen.
Wir begannen mit der höchsten Ebene (Mission, Vision, Kernwerte), gingen weiter zur Ebene der strategischen Prioritäten, Geschäftsziele, Leistungskennzahlen und schließlich zur Handlungsebene (Ebene 5 im Diagramm).
In der strategischen Planung werden die umsetzbaren Elemente normalerweise „Initiativen“ genannt. Warum nennen wir sie nicht „Projekte?“
Was ist der Unterschied zwischen einer Initiative und einem Projekt?
- Eine Definition der Initiative, die wir in Wörterbüchern finden können, unterstreicht die Neuheit oder die Schwierigkeit der Aktivität.
- Im Gegensatz dazu wird der Begriff Projekt als eine im Voraus ausgearbeitete Methode oder als eine geplante Arbeit mit einer Frist erklärt.
Ich verwende gern eine Reise als Analogie, um den Unterschied zu erklären:
- Wenn eine Familie ihre erste Autoreise von Paris nach Barcelona plant, klingt das sehr nach einer Initiative. Die Nuancen der Strecke sind nicht gut bekannt, die Mautgebühren werden nur sehr grob geschätzt, und ein gutes Restaurant unterwegs zu finden, ist Glückssache.
- Stellen Sie sich nun eine andere Situation vor: einen Lkw-Fahrer, der dieselbe Strecke fährt. Zeitplanung, Mautgebühren, Kraftstoff- und Übernachtungskosten werden mit hoher Genauigkeit berechnet. Für das Logistikzentrum, das für diesen Lkw verantwortlich ist, ist das ein kleines Projekt.
Was sind die Merkmale eines Projekts? Nehmen wir das klassische Projektmanagement-Dreieck:
- Budget
- Zeitrahmen
- Umfang
Und was ist mit einer Initiative? Sie kann genau dieselben Merkmale haben! Hier ist zum Beispiel ein Initiative-Dialog aus der Software für strategische Planung; er sieht dem sehr ähnlich, was wir in einem Projektmanagement-Tool haben.
Projektmanagement-KPIs. Mit einer Initiative testen wir das Wasser. Und um das Wasser zu testen, brauchen wir Budget und Zeit.
Was braucht eine Organisation? Eine Initiative oder ein Projekt? Während wir in der strategischen Planung überwiegend über Initiativen sprechen werden, müssen diese Initiativen auf irgendeine Weise umgesetzt werden. Dafür benötigen wir Projekte.
Wir brauchen beides – Initiativen und Projekte!
Auch im Kontext der Softwareautomatisierung gibt es einen Unterschied. Projektmanagement-Software bringt Gantt-Diagramme und umfangreiche Ressourcenplanung mit, während Software zur Strategieumsetzung auf Strategie-Karten und KPIs fokussiert ist.
Warum Projektmanagement Messen
Im KPI-System haben wir vereinbart, dass es vor dem Messen von Dingen wichtig ist, den Kontext der Messung zu verstehen:
- Warum wollen wir Projektmanagement messen?
Hier sind einige typische Gründe:
- Um die Effizienz und Effektivität zu verbessern
- Um bestehende Prozesse und deren Leistung zu verbessern
- Um Managementstil, Kommunikation und Infrastruktur zu verbessern
- Um den Wert des Projekts für die Stakeholder nachzuweisen
All diese Antworten passen gut zur Idee der Gap-Analyse, angewendet auf das Projektmanagement.
Die Stakeholder des Projektmanagements
Eine weitere Frage, die ein KPI-System nahelegt, lautet:
- Wer sind die Stakeholder des Projektmanagements?
Die Liste der Stakeholder wird sicherlich Folgendes umfassen:
- Den Projektmanager
- Das Team, das am Projekt arbeitet
- Den Projektsponsor
- Die externen und internen Kunden
- Die externen Regulierungsbehörden und das interne Compliance-Team
- Das Qualitätssicherungsteam
Die Liste der Stakeholder wird uns helfen, die Bemühungen zur Leistungsmessung zu fokussieren.
Einige Stakeholder werden daran interessiert sein, die KPIs zu kennen, um den Erfolg des Projekts zu messen, während andere Stakeholder daran interessiert sein werden, den Erfolg des Projektmanagements zu messen.
KPIs für Projektmanagement
Nun haben wir die Liste der Stakeholder, und wir wissen, an welcher Antwort wir interessiert sind. Lassen Sie uns einige KPIs (Leistungsindikatoren) für das Projektmanagement definieren.
Wir können die KPIs um eines der Projektmanagement-Modelle gruppieren:
- Das klassische Dreiecksmodell: Umfang, Kosten, Zeit -> Qualität
Oder das weiterentwickelte Modell gemäß den PMBOK-Standards:
- Umfang, Kosten, Zeit + Risiko, Qualität, Ressourcen
Project Management KPIs. Umfang
Das Konzept des Umfangs im Projektmanagement konzentriert sich hauptsächlich auf die Anforderungen an das zukünftige Produkt gemäß den Bedürfnissen der Stakeholder.
Eines der wichtigsten Kriterien der Anforderungen ist:
- Eindeutigkeit der Anforderungen, %
Wie lässt sich Eindeutigkeit quantifizieren?
Wir könnten mehrere Experten bitten, die Anforderungen zu lesen und Aussagen zu zählen, die als mehrdeutig eingestuft werden. Ein weniger formaler, aber dennoch effektiver Ansatz ist, diesen KPI mit einer beliebten:
- WTF/Seite-Metrik
Project Management KPIs. Strategie- / Projekt-Ausrichtung
Ein weiterer Aspekt, den es im Kontext der Anforderungen zu betrachten gilt, ist das Vorhandensein einer Ausrichtung zwischen der Strategie der Organisation und ihren Projekten.
- Wenn wir mit internen Projekten arbeiten, ist eine gute Strategie-Karte eine ausgezeichnete Möglichkeit, dem Team den geschäftlichen Kontext (Einschränkungen und Prioritäten) des Projekts zu erläutern.
Warum ist der geschäftliche Kontext wichtig? Um diese Frage zu beantworten, denken Sie an den Unterschied zwischen:
- Dinge richtig zu tun und
- die richtigen Dinge zu tun
„Dinge richtig zu tun“ ist das, worum es beim Projektmanagement geht. Die besten Manager können das gesamte Projekt wirklich effizient gestalten, aber wird es die Organisation in Richtung der gewünschten Ziele bewegen?
Der KPI kann in diesem Fall wie folgt formuliert werden:
- Strategie-/Projekt-Ausrichtung, %
Der beste Weg, diese Ausrichtung zu erreichen, besteht darin, mit der Strategie zu beginnen und neue Initiativen und Projekte um ihre Ziele herum aufzubauen.
Kosten
Die Kennzahlen für die Kosten sind in der Regel leicht zu finden. Klassische KPIs sind in diesem Fall:
- Geplantes Budget
- Tatsächliches Budget
- Budgetabweichung – die Differenz zwischen geplantem und tatsächlichem Budget
Wenn Sie BSC Designer für die strategische Planung verwenden, finden Sie diese Eigenschaften bei den Initiativen sowie im KPI-Baum:
Project Management KPIs. Die finanziellen Ableitungen eines erfolgreichen Projektmanagements:
- Kosteneinsparung
- Kostenvermeidung
- ROI – Return on Investment
- Dollaräquivalent des geschaffenen Werts (Earned Value) – die Schätzung des durch das Projekt geschaffenen Werts
Erhaltener Wert
Der erwähnte Erhaltene Wert kann wie folgt berechnet werden:
- Erhaltener Wert (EV) = Total_Budget * Fortschritt, %
Eine weitere Kennzahl vergleicht den Erhaltenen Wert mit dem tatsächlich verwendeten Budget:
- Kostenabweichung (CV) = Earned_Value – Budget_Actual
Ein negativer Wert von CV kann ein Hinweis auf eine Budgetüberschreitung sein.
BSC Designer berechnet den Erhaltenen Wert und die Kostenabweichung, wenn der Initiative ein Fortschrittsindikator zugewiesen ist und das Gesamtbudget angegeben wurde.
Zeit
Klassische Kennzahlen für das Projektmanagement sind:
- Zykluszeit
- Planabweichung, % (geplante Stunden vs. ausgeführte Stunden)
- Termingerechter Abschluss, %
- Verpasste Meilensteine, %
Während diese Kennzahlen mit Projektmanagement-Software leicht zu berechnen sind, müssen wir bei der Interpretation ihrer Ergebnisse vorsichtig sein.
Projektmanagement KPIs. Führen Sie eine Root-Cause Analyse durch
Wurde eine Frist aufgrund von schlechtem Management verpasst, oder weil sich die Anforderungen unerwartet geändert haben, oder muss der Umfang des Projekts aufgrund neuer Eingaben überarbeitet werden?
Kenne deine Benchmarks
Was bedeutet es, dass Ihr Team diesen Monat 15 % der Meilensteine verpasst hat? Ist das etwas Typisches für sie?
Wie vergleicht sich diese Quote mit dem Vormonat oder mit einem anderen Team? Die Daten sind nur in einem bestimmten Kontext aussagekräftig, stellen Sie daher sicher, dass Sie diesen Kontext verstehen, bevor Sie Schlussfolgerungen ziehen.
Welches Verhalten Bewirken Die KPIs?
Überlegen Sie zweimal, bevor Sie Projektmanagement-KPIs mit der Berechnung der Vergütung verknüpfen. 100 % termingerechte Fertigstellung klingt auf dem Papier großartig, aber es sollte keine Kompromisse bei der Qualität der finalen Lieferung geben. Schlechte KPIs sind diejenigen, die Ihr Team darüber nachdenken lassen, wie man das System manipulieren kann, anstatt das Produkt besser zu machen.
Risiko
Zuvor haben wir das Konzept des Risikos und KRIs besprochen. Eine der in diesem Artikel dargelegten Ideen war, dass sich KRIs (Key Risk Indicators) nicht so sehr von KPIs (Key Performance Indicators) unterscheiden.
Wenn wir beispielsweise das Risiko unklarer Anforderungen mindern möchten, würden wir den KPI (oder KRI, wenn Sie möchten) Eindeutigkeit der Anforderungen, % verfolgen.
Mit anderen Worten: Jedes Risiko mit einem Plan zur Risikominderung kann durch einen KPI nachverfolgt werden.
Eine weitere wichtige Idee ist, dass auch das Risikomanagement selbst mit KPIs nachverfolgt werden kann:
- Anzahl der identifizierten Risiken
- % der identifizierten Risiken mit Minderungsplan
- Anzahl der eingetretenen Risiken ohne Minderungsplan
- Wiederkehrende Risiken, %
- Kosten des Risikomanagements, $
Projektmanagement-KPIs. Quality
Wie können wir die Qualität des Projektmanagements einschätzen? Dies hängt davon ab, für welchen Aspekt der Qualität wir uns interessieren. Wie im Artikel zu Qualitäts-KPIs erläutert, wird Qualität von verschiedenen Stakeholdern unterschiedlich wahrgenommen.
Führungsqualität
Wir können beginnen mit:
- Qualität des Managements (siehe einige Ideen, wie man sie quantifizieren kann)
- Qualität der Führung
- Qualität der Kommunikation, % (siehe den Komplexitäts-Artikel für einige Ideen)
Qualität der Ergebnisse
Dann können wir uns die Qualität der erzielten Ergebnisse ansehen:
- % Nacharbeit oder
- Anzahl der Rücksendungen
Ein hoher % Nacharbeit könnte auf ein Problem mit den Anforderungen des Projekts, eine ungeeignete anfängliche Schätzung oder eine unzureichende Planung hinweisen.
Allgemeinere Qualitätsmetriken umfassen:
- Interne Kundenzufriedenheit, %
- Externe Kundenzufriedenheit, %
Das Qualitätskonzept umfasst die Qualität der internen Artefakte, die als Ergebnis des Projekts erstellt werden. Wenn Sie beispielsweise für Ihr Projekt einen Grafikdesigner benötigen, dann müssen die finalen Materialien gemäß bestimmten internen Standards geliefert werden, unter Verwendung spezifischer Vorlagen und Best Practices. Der KPI ist in diesem Fall:
- Einhaltung interner Standards, %
Qualitätsableitungen
Was ist mit Innovationen?
Ein guter Nebeneffekt eines gut organisierten Projektmanagements können Ideen für die Innovationspipeline sein. Der zu verfolgende Indikator ist:
- Anzahl der generierten qualifizierten Innovationsideen
Wenn wir den Qualitätsaspekt eines Projekts betrachten, sollten wir auch die Aspekte der Nachhaltigkeit berücksichtigen.
Nicht nur die klassische ökologische Nachhaltigkeit, sondern auch die sozialen und wirtschaftlichen Säulen. Sehen Sie sich die Nachhaltigkeits-Scorecard an, um einige spezifische KPIs zu finden, wie:
- % der verwendeten recycelten Materialien
- Arbeitssicherheit, %
Ressourcen
Im Kontext des Projektmanagements sind anfängliche KPIs für die Ressourcen:
- Produktive Zeit oder Zeitaufwand für abrechenbare Tätigkeiten, %
- Geplante Ressourcen vs. eingesetzte Ressourcen
Grundsätzlich möchten wir wissen, ob Ihr Team mehr Zeit in interne Meetings investiert oder in die Erledigung seiner Arbeit.
Wenn Ihr Projekt komplexe Beschaffung, Logistik und das Management der Beziehungen zu mehreren Lieferanten umfasst, dann sehen Sie sich die Beschaffungs-Scorecard an, um weitere KPIs zu erhalten.
Talentmanagement
Schließlich ist Ihr wichtigstes „Kapital“ Ihr Team:
- Beginnen Sie mit der grundlegenden Kennzahl Personalfluktuation. Holen Sie sich weitere Ideen aus der HR Scorecard.
- Verwenden Sie die grundlegende Kennzahl Schulungs- und Mentoringstunden. Wenn Sie die Fähigkeiten Ihres Teams ernsthaft entwickeln möchten, erstellen Sie eine umfassende Schulungs-Scorecard anhand des Kirkpatrick-Modells.
Von individuellen Projekt-KPIs zur Portfolio-Leistung
Maßnahmen auf Projektebene liefern nur einen Teil des Managementbildes, wenn mehrere Initiativen um Aufmerksamkeit und Ressourcen konkurrieren. In diesem Beispiel behält jede Initiative ihr eigenes Budget, Risiko, ihren Wert und phasenspezifische Leistungsindikatoren, während die Plattform diese in einer Portfolioansicht zur Vergleichbarkeit, Berichterstattung und operativen Steuerung konsolidiert.
Ein Schlusswort
Nach ein paar Minuten Recherche im Internet können Sie eine lange Liste von KPIs für das Projektmanagement erstellen.
Es ist eine gute Idee, einige Best Practices für die Auswahl dieser KPIs zu erwähnen:
- Beginnen Sie mit einem Geschäftskontext; eine gute Strategie-Karte wird wirklich hilfreich sein
- Definieren Sie KPIs korrekt – siehe die Vorlage in diesem Artikel
- Verstehen Sie den Unterschied zwischen Frühindikatoren und Spätindikatoren sowie den Unterschied zwischen Erfolgsfaktoren und Erfolgskriterien
- Halten Sie die Liste kurz – ein Paar aus Frühindikator und Spätindikator für jedes Ziel funktioniert deutlich besser als eine Liste mit 100+ Metriken
Nutzen Sie Project Management KPIs Vorlage
BSC Designer hilft Organisationen bei der Implementierung ihrer komplexen Strategien:
- Melden Sie sich für einen kostenlosen Plan auf der Plattform an.
- Verwenden Sie die
Project Management KPIs Vorlage als Ausgangspunkt. Sie finden sie unter Neu > Neue Scorecard > Weitere Vorlagen. - Folgen Sie unserem Strategie-Implementierungssystem, um Stakeholder und strategische Ambitionen in eine umfassende Strategie zu integrieren.
Fangen Sie noch heute an und sehen Sie, wie BSC Designer Ihre Strategieimplementierung vereinfachen kann!
Alexis Savkín ist Strategiearchitekt und Gründer von BSC Designer, einer Plattform zur Strategieumsetzung mit der Balanced Scorecard als Kern. Er ist der Entwickler des Strategy Execution Canvas, der Autor von zwei Büchern und von mehr als 100 Artikeln über Strategie und Leistungsmessung sowie internationaler Konferenzredner. Vernetzen Sie sich mit Alexis auf LinkedIn.