Projektmanagement-KPIs

Lernen Sie, wie Sie die Effektivität des Projektmanagements mit KPIs verfolgen und verbessern können. Verwenden Sie Leistungskennzahlen, um den Stakeholdern den Wert des Projekts zu demonstrieren.Lernen Sie, wie man die Effektivität des Projektmanagements mit KPIs verfolgt und verbessert.

Hauptthemen des Artikels:

• „Projekte“ und „Initiativen“ – Was ist der Unterschied?
• Projektleitung: Warum messen, und wer sind die Stakeholder?
• KPIs für Projektmanagement: Umfang, Kosten, Zeit, Risiko, Qualität, Ressourcen

Projekt vs. Initiative: Die Rolle von Projekten in der strategischen Planung

Welche Rolle spielen Projekte in der strategischen Planung? Wir haben bereits über verschiedene Abstraktionsebenen in der strategischen Planung gesprochen.

Wir haben mit der höchsten Ebene (Mission, Vision, Kernwerte) begonnen, gingen über zur Ebene der strategischen Prioritäten, Geschäftsziele, Leistungskennzahlen und schließlich zur Aktionsebene (Ebene 5 im Diagramm).

In der strategischen Planung werden die umsetzbaren Elemente normalerweise „Initiativen“ genannt. Warum nennen wir sie nicht „Projekte“?

Was ist der Unterschied zwischen einer Initiative und einem Projekt?

• Eine Definition der Initiative, die wir in Wörterbüchern finden können, unterstreicht die Neuheit oder die Schwierigkeit der Aktivität.
• Im Gegensatz dazu wird der Begriff Projekt als eine im Voraus ausgearbeitete Methode oder eine geplante Arbeit mit einer Frist erklärt.

Ich verwende gerne eine Reise als Analogie, um den Unterschied zu erklären:

• Wenn eine Familie ihre erste Autofahrt von Paris nach Barcelona plant, klingt das sehr nach einer Initiative. Die Nuancen der Straße sind nicht bekannt, die Straßenbenutzungsgebühren werden sehr grob geschätzt, ein gutes Restaurant auf der Strecke zu finden, ist eine Frage des Zufalls.
• Stellen Sie sich nun eine andere Situation vor, einen LKW-Fahrer, der die gleiche Strecke zurücklegt. Der Zeitplan, die Straßennutzungsgebühren, Treibstoff- und Unterbringungskosten werden mit hoher Genauigkeit berechnet. Für das Logistikzentrum, das für diesen Lastwagen verantwortlich ist, ist das ein kleines Projekt.

Was sind die Eigenschaften eines Projektes? Nehmen wir ein klassisches Projektmanagement-Dreieck:

• Budget
• Zeitleiste
• Umfang

Wie wäre es bei einer Initiative? Sie kann genau die gleichen Attribute haben! Hier ist zum Beispiel ein Initiativdialog aus der strategischen Planungssoftware, er sieht dem eines Projektmanagement-Tools sehr ähnlich.

Quelle: Projektmanagement-KPIs.

Mit einer Initiative testen wir die Gewässer. Und um die Gewässer zu testen, brauchen wir Budget und Zeit.

Was braucht eine Organisation? Eine Initiative oder ein Projekt? Wir werden zwar hauptsächlich über die Initiativen in der strategischen Planung sprechen, aber diese Initiativen müssen auf irgendeine Weise umgesetzt werden. Dafür werden wir Projekte brauchen.

Wir brauchen beides – Initiativen und Projekte!

Im Zusammenhang mit der Software-Automatisierung gibt es auch einen Unterschied. Die Projektmanagementsoftware wird mit Gantt-Diagrammen und umfangreicher Ressourcenplanung geliefert, während die Software zur Strategieausführung auf Strategiekarten und KPIs ausgerichtet ist.

Warum das Projektmanagements messen

Im KPI-System haben wir uns darauf geeinigt, dass es wichtig ist, den Kontext der Messung zu verstehen, bevor man Dinge misst:

• Warum wollen wir Projektmanagement messen?

Hier sind einige typische Gründe:

• Zur Verbesserung der Effizienz und Effektivität
• Um bestehende Prozesse und ihre Leistung zu verbessern
• Zur Verbesserung von Führungsstil, Kommunikation, Infrastruktur
• Um Stakeholdern den Wert des Projekts zu demonstrieren

All diese Antworten passen gut zum Ansatz der Gap-Analyse, die auf das Projektmanagement angewandt wird.

Die Interessenvertreter des Projektmanagements

Eine weitere Frage, die ein KPI-System zu stellen vorschlägt, ist:

• Wer sind die Stakeholder des Projektmanagements?

Die Liste der Stakeholder wird sicherlich folgende enthalten:

• Der Projektleiter
• Das Team, das an dem Projekt arbeitet
• Der Projektträger
• Die externen und internen Kunden
• Die externen Regulierungsbehörden und das interne Compliance-Team
• Das Qualitätssicherungsteam

Die Liste der Stakeholder wird uns helfen, uns auf die Leistungsmessung zu konzentrieren.

Einige Stakeholder werden daran interessiert sein, die KPIs zu kennen, um den Erfolg des Projekts zu messen, während andere Stakeholder daran interessiert sein werden, den Erfolg des Projektmanagements zu messen.

KPIs für Projektmanagement

Jetzt haben wir die Liste der Stakeholder, und wir wissen, an welcher Antwort wir interessiert sind. Lassen Sie uns einige KPIs (Key Performance Indicators) für das Projektmanagement definieren.

Wir können die KPIs um eines der Projektmanagementmodelle gruppieren:

• Das klassische Dreiecksmodell: Umfang, Kosten, Zeit -> Qualität

Oder das weiterentwickelte Modell nach den PMBOK-Standards:

• Umfang, Kosten, Zeit + Risiko, Qualität, Ressourcen

Quelle: Projektmanagement-KPIs.

Spielraum

Das Konzept des Spielraums im Projektmanagement konzentriert sich hauptsächlich auf die Anforderungen an das zukünftige Produkt entsprechend den Bedürfnissen der Beteiligten.

Eines der wichtigsten Kriterien der Anforderungen ist:

• Eindeutigkeit der Anforderungen, %

Wie kann eine Eindeutigkeit quantifiziert werden?

Wir könnten mehrere Experten bitten, die Anforderungen zu lesen und Aussagen zu zählen, die als nicht eindeutig eingestuft werden. Ein weniger formeller, aber dennoch wirksamer Ansatz ist es, diesen KPI mit einer populären Methode zu quantifizieren:

• WTF/page-Kennzahl

Quelle: Projektmanagement-KPIs.

Strategie-/Projektausrichtung

Etwas anderes, das im Zusammenhang mit den Anforderungen zu betrachten ist, ist das Vorhandensein einer Übereinstimmung zwischen der Strategie der Organisation und ihren Projekten.

• Wenn wir mit internen Projekten arbeiten, dann ist eine gute Strategiekarte eine ausgezeichnete Möglichkeit, dem Team den geschäftlichen Kontext (Einschränkungen und Prioritäten) des Projekts zu erklären.

Warum ist der geschäftliche Kontext wichtig? Um diese Frage zu beantworten, denken Sie über den Unterschied zwischen

• „Die Dinge richtig machen“ und
• „Die richtigen Dinge machen“ nach.

„Die Dinge richtig machen“: darum geht es im Projektmanagement. Die besten Manager können das gesamte Projekt wirklich effizient gestalten, aber wird es die Organisation zu den gewünschten Zielen führen?

Der KPI kann in diesem Fall wie folgt formuliert werden:

• Strategie-/Projektausrichtung, %

Der beste Weg, diese Ausrichtung zu erreichen, besteht darin, mit der Strategie zu beginnen und neue Initiativen und Projekte um ihre Ziele herum aufzubauen.

Kosten

Die Kennzahlen für die Kosten sind in der Regel leicht zu finden. Klassische KPIs sind in diesem Fall:

• Geplantes Budget
• Tatsächliches Budget
• Budgetabweichung – die Differenz zwischen geplantem und tatsächlichem Budget

Wenn Sie BSC Designer für die strategische Planung verwenden, finden Sie diese Eigenschaften sowohl für die Initiativen als auch im KPI-Baum:

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Die finanzielle Folge eines erfolgreichen Projektmanagements:

• Kosteneinsparung
• Kostenvermeidung
• ROI – Return of Investment
• Dollar-Äquivalent des geschaffenen Wertes – die Schätzung des durch das Projekt geschaffenen Wertes

Zeit

Klassische Kennzahlen für das Projektmanagement sind:

• Zykluszeit
• Planabweichung, % (Plan-Stunden vs. Ist-Stunden)
• Pünktliche Fertigstellung, %
• Versäumte Meilensteine, %

Diese Kennzahlen sind zwar mit Projektmanagementsoftware leicht zu berechnen, wir müssen bei der Interpretation ihrer Ergebnisse jedoch vorsichtig sein.

Quelle: Projektmanagement-KPIs.

Wurzelursachen-Analyse durchführen

Wurde ein Termin wegen schlechten Managements versäumt, oder weil sich die Anforderungen unerwartet geändert haben, oder weil der Umfang des Projekts wegen neuer Inputs überarbeitet werden muss?

Kennen Sie Ihre Benchmarks

Was bedeutet es, dass Ihr Team in diesem Monat 15% der Meilensteine verfehlt hat? Ist das normal?

Wie verhält sich diese Quote im Vergleich zum Vormonat oder zu einem anderen Team? Die Daten machen nur in einem Kontext Sinn, also stellen Sie sicher, dass Sie diesen Kontext verstehen, bevor Sie die Schlussfolgerungen ziehen.

Welches Verhalten induzieren die KPIs?

Denken Sie zweimal nach, bevor Sie Projektmanagement-KPIs mit der Belohnungsberechnung verknüpfen. 100% pünktliche Fertigstellung klingt auf dem Papier großartig, sollte aber keine Kompromisse hinsichtlich der Qualität der Endlieferung bedeuten. Schlechte KPIs sind solche, die Ihr Team dazu veranlassen, darüber nachzudenken, wie das System manipuliert werden kann, anstatt das Produkt zu verbessern.

Risiko

Wir haben bereits das Risikokonzept und die Key Risk Indicators besprochen. Eine der Ideen in diesem Artikel war, dass sich KRIs (Key Risk Indicators) nicht sonderlich stark von KPIs (Key Risk Indicators) unterscheiden.

Wenn wir zum Beispiel das Risiko mehrdeutiger Anforderungen verringern wollen, würden wir den KPI (oder KRI, wie Sie möchten) Eindeutigkeit der Anforderungen, % verfolgen.

Mit anderen Worten, jedes Risiko mit einem Risikominderungsplan kann durch einen KPI verfolgt werden.

Ein weiterer wichtiger Ansatz ist, dass das Risikomanagement selbst mit KPIs verfolgt werden kann:

• Anzahl der identifizierten Risiken
• % der identifizierten Risiken mit Minderungsplan
• Anzahl aufgetretener Risiken ohne Minderungsplan
• Wiederkehrende Risiken, %
• Risikomanagementkosten, $

Quelle: Projektmanagement-KPIs.

Qualität

Wie können wir die Qualität des Projektmanagements einschätzen? Es hängt davon ab, an welchem Aspekt der Qualität wir interessiert sind. Wie im Artikel Qualitäts-KPIs diskutiert, wird Qualität von den verschiedenen Interessengruppen unterschiedlich wahrgenommen.

Führungsqualität

Wir können wie folgt beginnen:

• Qualität des Managements (finden Sie hiereinige Ideen darüber, wie man es quantifizieren kann)
• Qualität der Führung
• Qualität der Kommunikation, % (siehe den Artikel über Komplexität für einige Ansätze)

Qualität der Ergebnisse

Dann können wir uns mit der Qualität der erzielten Ergebnisse befassen:

• % der Nacharbeit, oder
• Anzahl der Rückgaben

Ein hoher Prozentsatz der Nacharbeit könnte auf ein Problem mit den Anforderungen des Projekts, eine unrealistische erste Einschätzung oder unzureichende Planung hindeuten.

Zu den allgemeineren Qualitätskennzahlen gehören:

• Interne Kundenzufriedenheit, %
• Externe Kundenzufriedenheit, %

Das Qualitätskonzept umfasst die Qualität der internen Artefakte, die als Ergebnis des Projekts geschaffen wurden. Wenn Sie z.B. einen Grafikdesigner für Ihr Projekt benötigen, dann müssen die endgültigen Materialien nach bestimmten internen Standards unter Verwendung spezifischer Vorlagen und bewährter Verfahren geliefert werden. Der KPI ist in diesem Fall:

• Einhaltung interner Standards, %

Qualitätsfolgen

Was ist mit Innovationen?

Ein guter Nebeneffekt eines gut organisierten Projektmanagements können die Ideen für die Innovationspipeline sein. Die zu verfolgende Kennzahl heißt:

• Anzahl der erzeugten qualifizierten Innovationsideen

Wenn wir den Qualitätsaspekt eines jeden Projekts betrachten, sollten wir auch den Aspekt der Nachhaltigkeit berücksichtigen.

Nicht nur die klassische ökologische Nachhaltigkeit, sondern auch die soziale und wirtschaftliche Säule. Finden Sie hier die Nachhaltigkeits-Scorecard für einige spezifische KPIs wie z.B:

• % der verwendeten Materialien sind recycelt
• Arbeitssicherheit, %

Ressourcen

Im Rahmen des Projektmanagements sind Anfangs-KPIs für Ressourcen:

• Produktive Zeit oder Zeit, die für abrechenbare Tätigkeiten aufgewendet wurde, %
• Geplante Ressourcen vs. eingesetzte Ressourcen

Im Grunde genommen wollen wir wissen, ob Ihr Team mehr Zeit für interne Besprechungen oder für die Erledigung seiner Arbeit aufwendet.

Wenn Ihr Projekt komplexe Beschaffung, Logistik und die Verwaltung der Beziehungen zu mehreren Lieferanten beinhaltet, dann finden Sie weitere KPIs in der Beschaffungs-Scorecard.

Talent-Management

Schließlich ist Ihr wichtigstes „Gut“ Ihr Team:

• Beginnen Sie mit der grundlegenden Kennzahl HR-Umsatz. Entnehmen Sie weitere Ideen aus der HR-Scorecard.
• Verwenden Sie die grundlegende Ausbildungs- und Mentorenstunden-Kennzahl. Wenn Sie die Fähigkeiten Ihres Teams ernsthaft weiterentwickeln wollen, erstellen Sie eine umfassende Trainings-Scorecard unter Verwendung des Kirkpatrick-Modells.

Ein letztes Wort

Nach einigen Minuten der Recherche im Internet können Sie eine lange Liste von KPIs für das Projektmanagement haben.

Es ist sinnvoll, einige bewährte Verfahren für die Auswahl dieser KPIs zu erwähnen:

• Starten Sie mit einem geschäftlichen Kontext. Eine gute Strategiekarte wird wirklich hilfreich sein
• KPIs richtig definieren – siehe die Vorlage in diesem Artikel
• Verstehen Sie den Unterschied zwischen Früh- und Spätindikatoren sowie den Unterschied zwischen Erfolgsfaktoren und Erfolgskriterien
• Liste kurz halten – ein Paar aus Früh- und Spätindikatoren für jedes Ziel wird viel besser funktionieren als eine Liste mit über 100 Kennzahlen

Weitere Beispiele für die Balanced Scorecard