Verwendung der Gap-Analyse zur Überprüfung der Strategieumsetzung

Nutzen Sie die Gap-Analyse für die regelmäßige Überprüfung Ihres Strategieumsetzungsprozesses: Vergleichen Sie die Realität mit den Erwartungen und planen Sie Korrekturmaßnahmen.

Gap-Analyse zur Strategieausführung

Voraussetzungen: Halten Sie Ihre Strategiekarte bereit

In diesem Artikel werden wir über die Anwendung der Gap-Analyse auf die Strategieumsetzung sprechen. Dies wird für Organisationen relevant sein, die:

quantifizieren.

Strategiekarte mit Geschäftszielen und Indikatoren

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Der Ursprung des Konzepts der „Gap-Analyse“

Das Konzept der „Gap-Analyse“ wird keinem bestimmten Autor oder keiner bestimmten Organisation zugeordnet. Selbst der Wikipedia-Artikel gibt nur einen allgemeinen Überblick, ohne spezifische Quellen oder etablierte Techniken zu erwähnen. Dennoch gibt es einige gemeinsame Ansätze:

    Die

  • Gap-Analyse wird in der Regel als Analyse der der Differenz (der Lücke) zwischen dem aktuellen Zustand und dem gewünschten Zustand formuliert.
  • Die Analyse besteht typischerweise darin, die Gründe für die Lücke zu verstehen und einen Reaktionsplan zu formulieren.

Was kann analysiert werden? Grundsätzlich alles, woran das Unternehmen beteiligt ist.

Visuelles Bild der Lücke

Wenn Sie die Lücke visualisieren wollen, dann schauen Sie sich das typische Gauge-Chart an:

Der Bereich (das Delta) zwischen der aktuellen Marke und der Zielmarke ist die visuell dargestellte Lücke.

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Der Bereich (das Delta) zwischen der aktuellen Markierung und der Zielmarkierung ist die Lücke, gegen die Sie kämpfen.

Gap-Analyse-Vorlage

Wenn wir für einen Prozess oder eine Technologie eine Gap-Analyse durchführen müssten, dann würden wir wie folgt beginnen:

  • Beschreibung der aktuellen Situation,
  • Analysepunkte finden, und
  • diese quantifizieren

Auf der Ebene der Strategie können wir diese Schritte überspringen:

  • Die Analysepunkte sind perfekt definiert – sie sind unsere Geschäftsziele.
  • Höchstwahrscheinlich werden sie mit Früh- und Spätindikatoren quantifiziert

Hier sind die Schritte der Gap-Analyse, wenn sie auf den Strategieausführungsprozess angewendet wird.

:

Analyseschritt Schrittbeschreibung Software-Automatisierung
1. Lückenidentifikation. Ziele und ihr Zustand.

Frage, die zu stellen ist: Wo sind wir jetzt?

Wählen Sie ein Ziel auf der Strategiekarte aus. Verwenden Sie ausgerichtete Kennzahlen, um den aktuellen Zustand (den Ist-Wert der Kennzahl) und den gewünschten Zustand (den Soll-Wert der Kennzahl) zu vergleichen. Bremslichter. Automatische Warnmeldungen in BSC Designer.
2. Ursachenanalyse. Lückenanalyse.

Zu stellende Frage: Was sind die Gründe für die Lücke?

Analysieren Sie die Gründe für die Lücke (graben Sie tief genug, um echte Gründe zu finden). Dokumentieren Sie Ihre Ergebnisse, um sie für künftige Überprüfungen aufzubewahren. Kartieren Sie Ihre Ergebnisse auf einem Fischgrätendiagramm. Verwenden Sie in BSC Designer eine separate Karte.
3. Verbesserungsplan. Korrekturmaßnahmen.

Zu stellende Frage: Wie können wir uns verbessern?

Definieren Sie einen Reaktionsplan. Erstellen Sie ein neues Ziel für die Strategiekarte oder fügen Sie eine Initiative hinzu. Neue Ziele zur Strategiekarte hinzufügen. Verwenden Sie ein OKR-Rahmenwerk.

Fokussieren Sie die Lückenanalyse auf die weniger erwarteten Lücken

In einem sich wandelnden Geschäftsumfeld gibt es immer zu viele Lücken. Konzentrieren Sie sich auf weniger erwartete Lücken.

Zum Beispiel:

  • Die Zahl der brasilianisch sprechenden Leads ist 7% höher als erwartet – keine Überraschung, da das Produkt vollständig ins Portugiesische lokalisiert wurde und wir dort auch ein lokales Team haben.
  • Die Zahl der japanischsprachigen Leads ist 7% höher als erwartet – das kam für uns völlig unerwartet, deshalb sollten wir uns hierauf konzentrieren und die Gründe analysieren.

Voreingenommenheit gegenüber schlechten Nachrichten

Aufgrund unserer menschlichen Natur neigen wir dazu, positive Veränderungen unseren Handlungen und negative Veränderungen zufälligen Schwankungen zuzuschreiben.

Zum Beispiel:

  • Die Produktverkäufe stiegen um 10% mehr als erwartet! Großartige Arbeit geleistet! (Ja, aber wir haben etwa 15% allgemeines Marktwachstum vergessen.).
  • Es sieht so aus, als ob die Besucher 5% seltener auf unsere Website zurückkehren. Das sind nur saisonale Schwankungen. (Wahrscheinlich ist es das nicht, aber wir brauchen Daten, um das sicher sagen zu können).

Es gibt keine universelle Lösung für die Verzerrung durch schlechte Nachrichten – trainieren Sie Ihr Team einfach, tief genug zu graben, um zur wahren Ursache zu gelangen.

Planung von Korrekturmaßnahmen

Die Korrekturmaßnahmen können sich in ihrem Ausführungsumfang unterscheiden:

  • Einige Verbesserungsideen könnten neue Ziele auf Ihrer Strategiekarte werden,
  • Einige könnten eher operativer Natur sein – die neuen Initiativen für die Ziele auf der Karte.

Dokumentieren Sie bei der Planung von Korrekturmaßnahmen die Funde der Gap-Analyse, z.B. die Gründe für die bisherigen Leistungen und Ihre Erwartungen an den neuen Ansatz.

Wie jede Planung funktioniert es viel besser, wenn:

  • Es eine Deadline für die Ausführung gibt
  • Revisionen geplant werden
  • Eine verantwortliche Person zugewiesen wird

Ein guter Rahmen für die Behandlung der Ergebnisse der Gap-Analyse ist der OKR-Rahmen.

Identifizieren der Lücke. Die Rolle von Rahmenwerken.

Zu Beginn haben wir uns darauf geeinigt, dass wir die Lückenanalyse erörtern werden, die auf die ordnungsgemäß beschriebene und kaskadierte Strategie angewandt wird. Was ist, wenn die Strategie noch nicht vollständig formuliert ist?

In diesem Fall wird die Gap-Analyse zusammen mit anderen Rahmenwerken wie SWOT, MBO, 7-S, Fishbone, PESTEL, Burke-Litwin Model, Three Horizons, Nadler-Tushman dazu beitragen, die Überlegungen zur Strategie zu formen. Darüber haben wir im Artikel Strategische Planung gesprochen (siehe Schritt 2).

Welche Lücke sollte eine Priorität sein? Lückennormalisierung.

Die Leistungsunterschiede sind unterschiedlich… nehmen wir an, wir betrachten den Kennzahlen „Schulungsstunden“ und „gemeldete Beinaheunfälle“:

  • Schulungsstunden. Istwert: 5 Stunden; Sollwert 8 Stunden; Lücke: 3 Stunden.
  • Gemeldet Beinaheunfälle. Istwert: 2 gemeldete Beinaheunfälle. Sollwert: grüner Bereich zwischen 3 und 6 Meldungen; roter Bereich bei weniger als 3 Meldungen oder mehr als 6 Meldungen. Lücke: 1 gemeldeter Beinaheunfall.

Wie können wir diese beiden Lücken vergleichen? Was ist wichtiger? Der 3-Stunden-Unterschied oder 1 gemeldeter Beinaheunfall? Wir können diese beiden nicht direkt vergleichen. Wir müssen sie zuerst normalisieren.

Während der Normalisierung können wir Funktionen für die Leistungsdifferenz verwenden:

  • Für die Kennzahl Schulungsstunden könnte die Leistungsfunktion linear sein (mehr Schulungsstunden = besser).
  • Für die gemeldeten Beinaheunfälle könnten wir die Sinusleistungsfunktion verwenden – zu wenige Meldungen bedeuten, dass die Leute die Meldung von Beinaheunfällen nicht ernst nehmen, zu viele Meldungen bedeuten, dass es einige chronische Probleme mit der Sicherheit gibt

Nach der Normalisierung wissen wir, wie die Daten richtig zu interpretieren sind. Wenn Sie für Ihre KPIs eine Automatisierungssoftware verwenden, dann wird diese alle Berechnungen für Sie übernehmen und nur die Fortschrittszahlen, die Ampeln oder das entsprechende Messdiagramm anzeigen. Es ist nicht notwendig, die Normalisierung manuell durchzuführen.

Beispiel für die Gap-Analyse

Lassen Sie uns die Ideen dieses Artikels mit einigen realen Beispielen veranschaulichen. Ich werde zu diesem Zweck eine Sicherheitsstrategie-Scorecard verwenden. Sie finden diese Scorecard-Vorlage neben anderen Vorlagen, wenn Sie sich mit einem kostenlosen Abonnement bei BSC Designer anmelden.

Schritt 1. Identifizierung der Lücke

Sehen wir uns die Karte an. Sie enthält alle notwendigen Informationen, um die Lücken visuell zu identifizieren. Wir können einfach auf die Ampeln neben den Kennzahlen oder auf die Leistungsdiagramme schauen, um die Lücken zu finden.

Eine weitere Möglichkeit, Lücken zu identifizieren:

Benutzen Sie die Stop-Lichter für die Kennzahlen

Schauen Sie sich die einzelnen Kennzahlen in der Registerkarte KPIs an. Die Spalten der Tabelle können angepasst werden. Zum Beispiel hilft uns die Spalte mit den Leistungskennzahlen und Stop-Lichtern, Kennzahlen mit schlechter Leistung zu finden.

Benutzen Sie die Analysefunktion

Eine robustere Methode zum Finden von Leistungslücken besteht darin, zur Registerkarte „Analyse“ zu wechseln und die Analyse „Fortschritt“ oder „größter Gewinn/Verlust“ zu verwenden, um die größten Unterschiede zwischen den aktuellen Werten und dem erwarteten Zielwert zu ermitteln.

Analyse der Alternativen und ihrer Prioritätsbewertungen

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Alarmfunktion verwenden

Mit den Alarmfunktionen können Sie automatische Benachrichtigungen über KPIs im roten Bereich einrichten. Auf diese Weise werden Sie automatisch über die wichtigsten Lücken informiert.

Schauen wir uns für dieses Beispiel das Ziel „Sicherheit im tatsächlichen Verhalten umsetzen“ an. Wir haben vielleicht bemerkt, dass seine nachlaufende Leistung im roten Bereich liegt.

Schritt 2. Ursachenanalyse

Wenn wir zwei Spätindikatoren betrachten, die zur nachlaufenden Leistung des Ziels beitragen, können wir erkennen, dass der Grund für die Lücke darin liegt, dass wir weniger Beinaheunfälle gemeldet haben als erwartet. Wir haben festgestellt, dass wir in diesem Jahr 30% weniger gemeldete Beinaheunfälle hatten, während die Zahl der Sicherheitsunfälle gleich geblieben ist.

Wir müssen die Gründe für eine weniger häufige Berichterstattung analysieren. In diesem Fall können wir einfach mit den beteiligten Stakeholdern sprechen und herausfinden, was schief gelaufen ist und warum Beinaheunfälle nicht gemeldet wurden:

  • Wissen die Leute, was sie tun müssen?
  • Wissen sie, was ein Beinaheunfall ist?
  • Wissen sie, wie man ihn meldet?
  • Wissen sie, wie ihre Meldung verwendet wird (und wie sie nicht verwendet wird)?

Die Analyse zeigt, dass das Problem im allgemeinen Bewusstsein über die Meldung von Beinaheunfällen lag.

Schritt 3. Verbesserungsplan

Die Ursachenanalyse hat gezeigt, dass das Team nicht gut über das Wie und Wann informiert ist, um Beinaheunfälle zu melden.

  • Wir haben das Ziel des „Sicherheitsbewusstseins“ bereits auf der Karte, es besteht also keine Notwendigkeit, ein neues Ziel zu schaffen. Stattdessen können wir diesem Ziel eine neue Initiative hinzufügen.

Die Initiative wird die Einzelheiten unserer Analyse, die Reaktionsmaßnahme (Schulung des Sicherheitsbewusstseins) sowie das erforderliche Budget umfassen.

Ergebnisse der Gap-Analyse in der BSC Designer-Initiative

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Name: Schulung des Sicherheitsbewusstseins

Begründung: Wir haben festgestellt, dass wir in diesem Jahr 30% weniger Beinaheunfälle hatten, während die Zahl der Sicherheitsunfälle gleich geblieben ist. Wahrscheinlich nimmt unser Team die Meldung von Beinaheunfällen nicht ernst genug.

Abhilfemaßnahmen: Durchführung von Schulungen zum Sicherheitsbewusstsein auf der Grundlage realer Fälle.

Erwartete Verbesserung:

– 15% Steigerung der Zahl der Beinaheunfallmeldungen innerhalb der nächsten 3 Monate;

– 5% Rückgang der Zahl der Sicherheitsunfälle innerhalb eines Zeitraums von 12 Monaten.

Budget: $ 12.000

Zeitrahmen: 2 Monate

Zusätzlich können wir zur Registerkarte KPIs wechseln und den Werte-Editor verwenden, um die Ziele für die Kennzahl für die nächste Überprüfungsperiode zu aktualisieren.

Um die Wirkung der Schulung des Sicherheitsbewusstseins sichtbarer zu machen, können wir ein Dashboard erstellen und dort die Kennzahl „gemeldete Beinaheunfälle“ platzieren.

Zusammenfassung

In diesem Artikel haben wir erörtert, wie eine Gap-Analyse auf die Überprüfung der Strategieumsetzung angewendet werden kann. Hier sind einige Schlüsselansätze:

  • Halten Sie Ihre Strategiekarte bereit – quantifizieren Sie die Ziele mit Früh- und Spätindikatoren
  • Finden Sie die Lücken – betrachten Sie die Kennzahlen mit signifikanten Unterschieden zwischen Ist- und Sollwerten (z.B. Kennzahlen im roten Bereich)
  • Analysieren Sie die Gründe für die Lücken, notieren Sie diese Gründe und kommen Sie bei der nächsten Überprüfung darauf zurück
  • Reaktionsplan vorbereiten
  • Zu guter Letzt – verwenden Sie Strategieausführungssoftware wie BSC Designer, um die Schritte der Gap-Analyse zu automatisieren
[cite]

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