Wechsel von Excel zu Spezieller Software für Strategische Planung

Wenn die Strategie ein bestimmtes Komplexitätsniveau erreicht, ist es nicht mehr tragbar, sie mit Tabellenkalkulations- und Präsentationssoftware zu verwalten.

In diesem Tutorial skizzieren wir eine Änderungsagenda für die Strategieautomatisierung.

• Wir werden sechs verschiedene Veränderungsperspektiven verwenden, um den Vergangenzustand – den Ad-hoc-Ansatz zur Strategie zu analysieren, und
• Wir werden einen Zukunftszustand formulieren, in dem die Strategie mit spezialisierter strategischer Planungssoftware automatisiert wird

Veränderungsperspektiven:

• Perspektive 1. Leistungsindikatoren
• Perspektive 2. Strategiekarten
• Perspektive 3. Geschäftsrahmenwerke und Vorlagen
• Perspektive 4. Strategische Ausrichtung
• Perspektive 5. Berichterstattung
• Perspektive 6. Teamarbeit
• Folien herunterladen
• Video tutorial

Perspektive 1. Leistungsindikatoren

Tabellenkalkulationen funktionieren gut in der Prototypenphase, aber die Pflege solcher Scorecards wird schwieriger, wenn das Ausmaß und die Komplexität der Strategie wachsen.

• Ein kleiner Fehler in einer Formel kann zu fehlerhaften Berechnungen führen.
• Aufgrund von Wartungsschwierigkeiten sind typische, auf Tabellenkalkulationen basierende Strategien auf 2-3 Ebenen von Zielen beschränkt.

Im Gegensatz dazu macht spezialisierte Software die strategische Planung von Anfang an organisierter:

• Benutzer können neue Indikatoren hinzufügen, ohne das Risiko, die Scorecard zu beschädigen, und alle Berechnungen werden vom Tool verwaltet.
• Spezialisierte Software unterstützt eine unbegrenzte Zerlegung von Strategien.

Darüber hinaus fehlt es allgemeiner Software an einem Bewusstsein für die Art der Daten, die Sie verwalten.

Im Gegensatz dazu versteht spezialisierte Software den Prozess und stellt die Datenkonsistenz sicher:

• Sie verfolgt KPIs gemäß den definierten Aktualisierungsintervallen.
• Sie verwaltet die Gewichtungen und normalisiert Daten, um Indikatoren vergleichbar zu machen.
• Sie weiß, wie man die Auswirkungen von sowohl Früh- als auch Spätindikatoren nachverfolgt.
• Sie berechnet aggregierte Daten basierend auf Indikatorgruppierung und Vererbungseinstellungen.

Ein Beispiel der KPI-Scorecard in BSC Designer. Quelle: Digital Transformation Strategy.

Perspektive 2. Strategiekarten

Strategiekarten sind ein weiterer Schmerzpunkt…

Ein in Präsentationssoftware erstelltes Diagramm ist ein statisches Bild, das schwer mit neuen Erkenntnissen zu aktualisieren ist und keine aktuellen Daten enthält. Aus diesem Grund trägt es wenig zur Strategiediskussion oder -präsentationen bei.

Im Gegensatz dazu verwendet spezialisierte Software wie BSC Designer die Daten aus Ihrem Scorecard, um automatisch eine Strategiekarte zu erstellen:

• Es ist kein manuelles Zeichnen erforderlich,
• Sie ist immer auf dem neuesten Stand.
• Sie zeigt ein detailliertes Bild der Strategie, einschließlich Ziele, Risiken, Indikatoren und Initiativen.

Ein Beispiel der Strategiekarte in BSC Designer. Quelle: Balanced Scorecard für HR.

Dies verändert die Rolle der Strategiekarte:

• Sie wird aktiver für Strategiediskussionen und Präsentationen genutzt.
• Unterstützende Details sind nur wenige Klicks entfernt, und
• Teammitglieder können während Brainstorming-Sitzungen ihre Erkenntnisse direkt zur Strategiekarte hinzufügen.

Perspektive 3. Geschäftsrahmenwerke und Vorlagen

In der strategischen Planung kombinieren wir verschiedene Geschäfts-Tools, um ein detailliertes Bild des Betriebsumfelds zu erhalten.

Zum Beispiel verwenden wir die Fünf-Kräfte-Analyse, um die Wettbewerbslandschaft besser zu verstehen, PESTEL zur Bewertung externer Faktoren oder die Ansoff-Matrix zur Planung von Wachstumsstrategien.

Es ist einfach, einige optisch ansprechende Vorlagen für diese Geschäftsrahmenwerke im Internet zu finden. Das Problem ist, dass sie voneinander und von der Gesamtstrategie getrennt bleiben.

Für eine effektive Strategieumsetzung sollten das Geschäftsrahmenwerk und die Strategie-Scorecards im gemeinsamen Strategie-Arbeitsbereich verfügbar sein.

Mit BSC Designer haben Sie Zugriff auf die beliebtesten Geschäfts-Tools direkt innerhalb der Software.

• Ihr Team kann diese Vorlagen in ihrem Strategie-Arbeitsbereich organisieren und die durch die Rahmenwerke gewonnenen Erkenntnisse direkt mit der Strategie in Einklang bringen.
• Wir haben auch Vorlagen für einige beliebte Strategie- und Funktions-Scorecards, wie zum Beispiel Cybersicherheit, Lieferkette, Talentmanagement, die Ihnen Zeit sparen, wenn Sie sich auf neue Herausforderungen konzentrieren.

Perspective 4. Strategische Ausrichtung

Strategische Ausrichtung ist wahrscheinlich die wichtigste Herausforderung für Tabellenkalkulationssoftware.

Sie wird auf einer niedrigen Ebene gelöst, wenn wir Ziele mit KPIs und Initiativen ausrichten, aber wenn es darum geht, Strategie-Scorecards, funktionale Scorecards, Erkenntnisse aus den Rahmenwerken, Szenarien, alternative Wachstumsstrategien auszurichten… versagen die Allzweckwerkzeuge.

Mit BSC Designer ist die Ausrichtung unkompliziert…

• Auf einer niedrigen Ebene werden die Ziele, KPIs, Risiken und Initiativen innerhalb des Scorecards durch das Design ausgerichtet.
• Auf einer hohen Ebene können die Scorecards untereinander durch Perspektiven, normalisierte Ziele oder einfach durch einen gemeinsamen Kontext ausgerichtet werden.

Insgesamt schaffen diese Strategie- und funktionalen Scorecards eine einzige Quelle der Wahrheit in Bezug auf die Strategie.

Perspektive 5. Berichterstattung

Automatische Berichterstattung ist ein weiterer Grund, warum Unternehmen auf spezialisierte Software für strategische Planung umsteigen.

Die spezialisierte Software bietet ein anderes Paradigma für die Berichterstattung.

• Erstens ändert sich mit der Nutzung des Tools die Idee der Berichterstattung. In vielen Fällen besteht überhaupt keine Notwendigkeit, PDFs zu erstellen. Stattdessen kann man einfach einen Link zu den benötigten Daten teilen.
• Zweitens, wenn ein Bericht benötigt wird, kann er automatisch von der Software mit dem benutzerdefinierten Berichtsprofil generiert werden.
• Drittens kann die Software diese Berichte planmäßig an die wichtigsten Interessengruppen versenden.

Perspektive 6. Teamarbeit

Schließlich ist ein weiteres Problem bei Software für allgemeine Zwecke der Mangel an Verantwortlichkeit. Zum Beispiel gibt es keine Möglichkeit nachzuverfolgen, wer die Änderungen eingeführt hat und warum sie vorgenommen wurden. Das spezialisierte strategische Planungswerkzeug ist besser für strategiebezogene Teamarbeit geeignet.

• • Es gibt eine Prüfspur, die an den Strategie-Workflow angepasst ist.

• Administratoren können „Änderungs-“ oder „Ansichts-“ Zugriffsrechte für eine Gruppe von Scorecards, einzelne Scorecards oder sogar spezifische Indikatoren gewähren.
• Die Inhaber der Ziele, KPIs und Initiativen erhalten automatische Benachrichtigungen.
• Ziele und historische Daten können für die Bearbeitung gesperrt werden, und
• Alle neuen Daten können durch den Genehmigungs-Workflow geleitet werden.

Folien

• Zugriff auf die Folien für die ‚Änderungsagenda für Strategieautomatisierung‘

Video-Tutorial

Was Experten Sagen

Wir haben einige Anwender der Strategie-Scorecards interviewt und sie unter anderem nach ihrer Meinung zu Automatisierungstools gefragt. Hier sind einige Zitate:

Aus dem Interview mit James Creelman:

Beginnen Sie mit Office-Tools usw. Nach etwa einem Jahr wechseln Sie zu einem Scorecard-Automatisierungstool. Automatisierung ermöglicht es einem Unternehmen, das Beste aus der Scorecard herauszuholen – Fortschrittsverfolgung und Berichterstattung, Best-Practice-Austausch usw.

Aus dem Interview mit Jeroen De Flander:

Ich würde vorschlagen, entweder eine Standard-Softwarelösung zu wählen und Ihren Prozess zu ändern oder die Automatisierung aufzuschieben, bis Sie mit dem zugrunde liegenden Prozess zu 100 Prozent zufrieden sind.

Aus dem Interview mit Dan Montgomery:

Gute Visualisierung ist notwendig, um eine gemeinsame strategische Perspektive in Ihrem Team zu schaffen…

Sie benötigen eine gemeinsame Datenbank mit gültigen Informationen, mit einem anpassbaren Frontend, das sie für einen Einzelnen tatsächlich nützlich macht, und guten Präsentationstools, um Gespräche und Entscheidungsfindungen zu unterstützen.

Tabellenkalkulationen sind von Natur aus dafür nicht gut geeignet.

Aus dem Interview mit Gavin Lawrie (2GC):

Unserer Meinung nach umfasst eine gut gestaltete Balanced Scorecard eine Auswahl von etwa 20 finanziellen und nicht-finanziellen Kennzahlen, die vierteljährlich berichtet werden. Die Idee, dass man spezielle Software benötigt, um diese Aktivität für eine einzelne Balanced Scorecard zu unterstützen, ist lachhaft. Unserer Ansicht nach ist spezielle Software nicht erforderlich (und manchmal eine Ablenkung), um eine einzelne Balanced Scorecard zu berichten – die Software ist typischerweise teuer im Vergleich zu den Alternativen (z.B. Excel) und normalerweise nicht viel funktionaler.

Wenn Sie jedoch in einem Zeitraum viele Balanced Scorecards berichten müssen (mehr als fünf ist unser derzeitiges Denken), werden automatisierte Berichterstattungslösungen attraktiver. Es hängt jedoch wirklich von Ihrer Organisation ab, und es gibt keine verlässlichen festen Regeln, denen Sie folgen können. Was jedoch klar ist, ist, dass keines der (etwa 100) verfügbaren Softwarelösungen Ihnen bei der Gestaltung einer Balanced Scorecard hilft – sie sind einfach Automaten, die das Berichten eines Balanced Scorecard-Designs erleichtern (unabhängig davon, was der Anbieter sagen mag).

Was Nutzer Sagen

Einige Nutzer von BSC Designer teilten ihre Erfahrungen im Zusammenhang mit dem Wechsel von Scorecards, die in Tabellenkalkulationssoftware erstellt wurden, zu BSC Designer.

Wir finden BSC Designer ein sehr ergonomisches und intuitives Werkzeug. Es passt sich schnell an Ihre Art der Informationsanalyse an. Es ist einfach, schnell und effektiv. BSC Designer hilft, die Nutzung und Pflege von selbstgemachten Excel-Tabellenblättern zu vermeiden und liefert professionelle Ergebnisse. Mehr erfahren…

Emmanuel Jaunart, Gründer von Mielabelo, Belgien

Wir haben sehr gute Erfahrungen mit BSC Designer gemacht, da dieses Instrument die Implementierung der Balanced Scorecard in unserer Einheit erleichtern kann. Wir haben versucht, eine MS Excel-Tabelle zu entwerfen, aber dieser Ansatz erwies sich als schwieriger als erwartet. BSC Designer ist daher ein sehr willkommener Versuch einer elektronischen Version der Balanced Scorecard. Mehr erfahren…

Pierre de Montfort, SA Army ADA School, Kimberley, Südafrika

Ich suchte nach einem Werkzeug, das mir helfen würde, einen Gesamtindex für die Leistung der Lieferkettenabteilung zu erstellen. BSC Designer scheint das richtige Werkzeug zu sein – einfach zu benutzen und auch mit anderen zu teilen. Bisher habe ich versucht, etwas Ähnliches in MS Excel vorzubereiten, allerdings war es zu kompliziert, um es mit neuen Daten zu aktualisieren. Ich werde sehen, ob Ihr BSC Designer alle meine Bedürfnisse befriedigen wird. Mehr erfahren…

Jiri Kratochvil, Manager Supply Chain Projects, PMI, Tschechische Republik

Wie man Von Excel-basierten Scorecards zu Spezialisierter Software Migriert

Wir haben die PROs und CONs der Verwendung eines Strategie- oder KPI-Scorecards in Excel diskutiert. Lassen Sie uns besprechen, wie man von solchen Scorecards zu einem Scorecard wechselt, das in einer spezialisierten Software verwaltet wird.

Schlussfolgerungen

Wie Sie sehen können, ist der Übergang zu spezialisierter strategischer Planungssoftware, wie BSC Designer, ein entscheidender Erfolgsfaktor im effektiven Strategiemanagement.

• Empfohlener Artikel: Beschaffung von Strategieplanungssoftware.

Wir laden Sie ein, sich mit einem kostenlosen BSC Designer-Plan anzumelden und die besprochenen Ideen in die Praxis umzusetzen. Zögern Sie nicht, sich bei Fragen an unser Kundensupport-Team zu wenden.