Guida pratica: Implementazione della pianificazione strategica in un ambiente complesso

Ogni azienda ha il proprio approccio unico alle strategie. Con la crescente complessità delle sfide che bisogna affrontare oggi, molte aziende ritengono che il proprio approccio attuale sia inefficace, e sono alla ricerca di modi migliori per formulare ed eseguire le proprie strategie.

In questo articolo, vedremo i passaggi pratici per adattare la pianificazione strategica ad ambienti caratterizzati da complessità ed incertezze sempre crescenti. Ecco le parti fondamentali dell’articolo:

Stakeholder della pianificazione strategica

L’associazione Business Roundtable ha definito cinque tipi fondamentali di stakeholder:

• Clienti
• Dipendenti
• Fornitori
• Comunità e
• Investitori

Dovremmo iniziare la pianificazione strategica con un’analisi degli stakeholder, comprendere i loro interessi, le priorità, le risorse ed i limiti.

Tra gli stakeholder interni di un’organizzazione, ci sono tre tipologie di stakeholder direttamente coinvolti nel processo di pianificazione strategica:

• Il team dei dirigenti senior 
• Il team strategico
• Il team operativo

I problemi di un ambiente complesso

Vediamo quattro indicatori di segnali precoci di cui un’azienda ha bisogno per rivedere il proprio approccio di pianificazione strategica, per adattarsi alla crescente complessità dell’ambiente esterno e interno.

• Problema 1: Complessità degli obiettivi
• Problema 2: Disallineamento tra la misurazione della performance e la creazione di valore
• Problema 3: Prontezza per le sfide future
• Problema 4: Creare un’unica fonte di verità sulla strategia

Problema 1. Complessità degli obiettivi

Gli obiettivi di qualsiasi strategia aiutano a formulare le aspirazioni dell’azienda. In un ambiente più complesso, gli obiettivi iniziano ad avere una funzione diversa.

Ecco alcuni segni che la complessità dell’ambiente stia influendo sugli obiettivi dell’azienda:

• Hai molti obiettivi strategici, ma alcuni di essi sono poco chiari e vaghi, non c’è un accordo al 100% sul loro significato.
• A volte è difficile spiegare se/come alcuni obiettivi specifici contribuiscono alla strategia generale
• Le connessioni di causa ed effetto tra gli obiettivi non sono ovvie

Problema 2. Disallineamento tra la misurazione della performance e la creazione di valore

In condizioni normali, la maggior parte dei problemi relativi agli obiettivi può essere risolta trovando un modo per quantificarli, ad esempio trovando degli indicatori di performance adatti. Con la crescente complessità delle sfide, è difficile quantificare correttamente gli obiettivi, ed anche quando le osservazioni sono rappresentate in forma numerica, la loro connessione con il valore creato per gli stakeholder non è ovvia.

Ecco le problematiche che potrebbero insorgere per le aziende in questo caso:

• Molti obiettivi non sono stati quantificati adeguatamente
• Il tuo team tiene traccia dei KPI, ma non è chiaro se il valore per gli stakeholder venga effettivamente creato
• La causa principale non è chiara: ci sono degli indicatori nella zona rossa sulla dashboard, ma non è chiaro come il tuo team possa risolvere la situazione

Problema 3. Prontezza per le sfide future

La crescente incertezza e complessità dell’ambiente esterno influisce sul modo in cui le aziende affrontano i cambiamenti futuri:

• L’analisi dei fattori esterni e dei competitors è irregolare e non è allineata con ciò che si fa quotidianamente
• L’azienda riconosce la necessità di essere più resiliente, ma non esiste uno scenario formale e una pianificazione per la mitigazione dei rischi
• Il tuo team non ha delle strategie specifiche per le nuove sfide come la sicurezza informatica o la trasformazione digitale

Problema 4. Creazione di un’unica fonte di verità sulla strategia

Un altro modo per percepire l’impatto della complessità crescente è quello di osservare come la strategia venga discussa e riportata.

La tua azienda deve adattare il proprio approccio alla pianificazione strategica se hai una di queste problematiche:

• Il reporting e la revisione della strategia ti richiede troppo tempo; rivedi la strategia una volta all’anno, e sembra obsoleta per la maggior parte del tempo
• Non vi è nessuna strategia formale – ci sono molte opinioni sul posizionamento della tua azienda, su cosa dovresti fare e perché, ma queste opinioni non sono coerenti
• Non vi sono informazioni contestuali adatte – c’è sempre qualche aspetto importante di un obiettivo che solo poche persone capiscono e possono spiegare

Il ruolo dei framework strategici per le aziende

Tenendo a mente queste problematiche, come dovremmo strutturare la pianificazione strategica?

Qualsiasi strategia riguarda la soddisfazione dei bisogni degli stakeholder. Idealmente, dovremmo formulare delle ambizioni strategiche utilizzando gli input degli stakeholder e convertirle in degli obiettivi di primo livello per la nostra strategia.

Ma a livello pratico non è così semplice…

Gli input degli stakeholder sono solitamente ambigui e contraddittori. Uno dei tanti framework per le aziende potrà essere utile per questo problema. In questo articolo abbiamo messo a confronto i framework e il loro ruolo nella pianificazione strategica.

L’utilizzo di software di automazione come BSC Designer aiuta ad iniziare più facilmente, poiché i vari team possono adattare i diversi modelli strategici esistenti alle proprie esigenze.

Tra i modelli ci sono:

• I modelli per la gestione aziendale come il modello PESTEL, VRIO o l’analisi delle Cinque Forze, nonché
• Modelli orientati alla sfida, come quelli della Trasformazione Digitale o della Cybersecurity.

Questi modelli aiutano ad affrontare la Sfida 3 citata sopra: la preparazione per le sfide future.

Guide utili:

• Confronto tra diversi modelli per la pianificazione strategica

Ambiente di lavoro per la strategia

Prima di procedere con l’implementazione della strategia, diamo un’occhiata alla struttura tipica di una strategia.

Da un punto di vista esterno, una strategia potrebbe sembrare un’unica entità compatta, ma al suo interno ci sono molte strategie interconnesse e diverse scorecard funzionali.

Di solito, vedremo:

• La scorecard strategica  principale
• Alcune scorecard per gli uffici locali
• Delle scorecard funzionali incentrate su tematiche specifiche, come la pianificazione degli scenari, la trasformazione digitale, la corporate governance, la cybersecurity, la qualità

L’ambiente di lavoro per la strategia deve essere configurato in base alle modalità in cui è impostata la pianificazione strategica nell’azienda:

Come possiamo introdurre un obiettivo di primo livello all’interno dell’ambiente di lavoro per la strategia?

Possiamo provare ad allinearlo direttamente alla scorecard della strategia attuale, ma le probabilità di successo sono basse, poiché gli obiettivi ambiziosi di primo livello sono ambigui per definizione.

Un’opzione migliore sarebbe quella di spostare l’obiettivo in un gruppo chiamato strategy sandbox: un posto nel nostro ambiente di lavoro in cui il team strategico può trasformare degli obiettivi vaghi di primo livello in qualcosa di più specifico.

Guide utili:

• Ambiente di lavoro per la strategia – Tutorial introduttivo
• Come concedere l’accesso alle scorecard ed ai KPI

Scomposizione della strategia in base al valore

Gli aspetti pratici della crescente complessità dell’ambiente interno ed esterno sono:

• L’aumento del numero di stakeholders e dei loro interessi
• Degli obiettivi più complessi, su diversi livelli ed interdipendenti
• L’aumento dell’effetto dell’incertezza sotto forma di rischi ed una riduzione dei tempi per l’apprendimento

Le classiche abilità di gestione della strategia mediante la definizione di obiettivi e di KPI non saranno efficaci in un ambiente di questo tipo.

Il tuo team deve aggiungere la scomposizione in base al valore ai propri strumenti aziendali.

In parole semplici, la scomposizione in base al valore è il modo per scomporre degli obiettivi complessi in dei piccoli sotto-obiettivi indipendenti quantificati dal valore creato per gli stakeholder.

Coinvolgi le persone chiave del tuo team nel processo di pianificazione strategica chiedendo loro di creare delle scorecard funzionali per le loro aree di responsabilità. È qui che dovranno applicare la scomposizione in base al valore creato per gli stakeholder, ed utilizzare la loro conoscenza del processo di pianificazione strategica.

Dovranno lavorare sul triangolo Obiettivi-KPI-Iniziative:

• Obiettivi: Suddivisione di obiettivi complessi in piccole parti indipendenti
• KPIs: Quantificazione degli obiettivi in base al valore creato per gli stakeholder
• Iniziative: Formulazione di piani d’azione per gli obiettivi

In questo modo, affrontiamo la Problematica 1 e la Problematica 2 citate prima – la conversione di obiettivi complessi ed ambigui in degli obiettivi misurabili e concreti.

Una persona esperta dovrebbe rivedere le scorecard funzionali create per trovare dei punti di miglioramento. Gli utenti di BSC Designer, a questo scopo, possono utilizzare lo strumento del controllo automatico della qualità. Cliccando sul punteggio della qualità, gli utenti possono ottenere alcuni suggerimenti per migliorare:

Al termine della progettazione della scorecard, il team strategico utilizza vari strumenti per automatizzare l’inserimento dei dati:

Guide correlate:

• Creazione di una scorecard semplice – Tutorial introduttivo
• Scomposizione in base al valore
• Processo di pianificazione strategica: missione, priorità, obiettivi, KPI, iniziative

Allineamento – Costruzione di una strategia generale

Le scorecard funzionali create nel passaggio precedente sono delle parti scollegate della strategia che hanno senso solo per dei team specifici.

Bisogna collegare tra loro queste scorecard funzionali per formare una strategia completa.

Il collegamento potrebbe essere indiretto, fornendo le informazioni contestuali richieste, o diretto, fornendo dei dati sulla performance.

Una volta aver collegato tra loro le scorecard funzionali e quelle strategiche, utilizzale per le presentazioni e le revisioni regolari della strategia. In questo modo, si affronta la Problematica 4 citata prima.

L’indicatore che sia avvenuto un allineamento efficiente è che i membri del tuo team considerino le loro scorecard strategiche una preziosa fonte di conoscenza sulla strategia.

Guide correlate:

• Allineamento – Tutorial introduttivo
• Teoria del cascading della strategia

Esecuzione della strategia

Una volta rappresentati gli obiettivi chiave degli stakeholder nelle scorecard strategiche, è il momento dell’esecuzione della strategia.

• Utilizza le dashboard e le mappe strategiche per analizzare la strategia
• Effettua dei report sui progressi utilizzando i KPI
• Ricevi dei feedback dagli stakeholders e impara dagli errori commessi

Guide correlate:

• Presentazione della strategia con una mappa strategica
• Mappe strategiche su BSC Designer
• Dashboard su BSC Designer
• Report sulla performance su BSC Designer

Tempi di implementazione

Come abbiamo già affrontato in un articolo precedente, le scorecard strategiche create in dei fogli di calcolo Excel sono accettabili solo nella fase di prototipo. Quando le dimensioni e la complessità aumentano, l’automazione della pianificazione strategica deve essere effettuata mediante un software professionale per l’esecuzione delle strategie, come il nostro BSC Designer.

Una dashboard su BSC Designer che visualizza le fasi fondamentali dell'automazione della pianificazione strategica con le metriche, le iniziative ed i rischi chiave. Fonte: Implementazione della pianificazione strategica.

Tra i nostri clienti, vediamo principalmente tre fasi di implementazione:

• 1. “Testare le acque”
• 2. Costruzione di prototipi
• 3. Scalabilità

1. “Testare le acque”

BSC Designer viene scelto da alcuni membri del team strategico. Il software viene testato mediante il piano gratuito. La maggior parte degli utenti padroneggia le funzionalità chiave del software durante le prime sessioni di utilizzo.

Orizzonte temporale: 1 settimana.

2. Costruzione dei prototipi

Nella fase successiva, vediamo che gli utenti eseguono l’upgrade al piano a pagamento con 1-3 utenti avanzati e 3-8 utenti per il data input.

Gli utenti sbloccano le funzioni chiave del software al proprio ritmo, sperimentando il software, l’assistente per le strategie e utilizzando i nostri tutorial introduttivi. Il team di BSC Designer risolve i dubbi tramite l’assistenza clienti e delle sessioni di formazione dal vivo.

Orizzonte temporale: 1-2 mesi.

3. Ridimensionamento

Il numero di utenti avanzati e per il data input aumenta in base all’utilizzo previsto del software all’interno dell’azienda.

• Il team strategico coinvolge altri stakeholders per creare delle scorecard strategiche e funzionali. La funzione di cascading per le scorecard viene utilizzata attivamente.
• Il team operativo segnala i propri progressi direttamente all’interno del software tramite gli aggiornamenti dei KPI e i commenti sul cambiamento della performance.
• Gli stakeholder senior tengono traccia dell’esecuzione della strategia tramite la dashboard della performance e con dei report pianificati.

Orizzonte temporale: 6-12 mesi.

Slides della presentazione

Guida per l’implementazione

Formuliamo una guida per l’implementazione delle strategie in ambienti complessi.

1. Analizza le sfide che l’organizzazione deve affrontare a causa della complessità, dell’entità e degli effetti delle incertezze attuali.
2. Definisci gli stakeholder della tua organizzazione e gli stakeholder coinvolti nel processo di pianificazione della strategia.
3. Comprendi le aree di applicazione dei framework aziendali ed utilizzali per formulare gli obiettivi di primo livello.
4. Spiega al tuo team la scomposizione in base al valore. Prepara l’ambiente di lavoro per la strategia. Suggerisci ai membri chiave del tuo team di creare delle scorecard funzionali.
5. Allinea le scorecard funzionali e strategiche alla strategia generale; usale periodicamente per effettuare delle discussioni sulla strategia.

Cos'altro?

• Accedi ai modelli. Iscriviti a BSC Designer con un piano gratuito per ottenere un accesso immediato a 30 modelli di scorecard, incluso l'Implementazione della Pianificazione Strategica discusso in questo articolo.
• Migliora le tue competenze. Impara a scomporre obiettivi ambiziosi come "migliorare la qualità " ed "aumentare la resilienza" in strategie specifiche.
• Automatizza. Impara cosa sia un Software di Balanced Scorecard e come può semplificarti la vita automatizzando l'esecuzione della strategia, i KPI e le mappe strategiche.

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Altri Esempi di Balanced Scorecard

Alexis Savkín

Direttore Generale | Formatore | Autore

BSC Designer è un  Software di Balanced Scorecard  che sta aiutando le aziende a formulare meglio le proprie strategie e a rendere più tangibile il processo di esecuzione della strategia con i KPI.