Scenari nella pianificazione strategica: guida completa con esempi

La pianificazione degli scenari aiuta le aziende ad aumentare la propria resilienza ed a prepararsi per le sfide future. Scopri come formulare diversi tipi di scenari e come allinearli alla strategia generale.

Cos’è la pianificazione degli scenari?

La pianificazione degli scenari è un modo disciplinato per formulare delle ipotesi strategiche nel contesto delle forze trainanti esistenti e delle loro incertezze.

È utile per:

• La preparazione delle aziende per affrontare meglio le nuove problematiche e
• L’aumento della resilienza aziendale generale – la capacità dell’azienda di adattarsi meglio ad un ambiente in continua evoluzione.

Il ruolo degli scenari nella pianificazione strategica e nella gestione dei rischi

Qualsiasi strategia si basa su delle ipotesi e degli scenari. Quale valore aggiunge la pianificazione degli scenari alla pianificazione strategica?

Con la pianificazione degli scenari, stiamo cercando di ottenere una panoramica più ampia delle ipotesi, estrapolando le forze trainanti esistenti e creando degli scenari plausibili.

Dal punto di vista del processo di pianificazione strategica, la pianificazione degli scenari può essere utilizzata nella fase di formulazione della strategia¹ (passaggio 2) insieme ad altri modelli che aiutano a generare delle ipotesi strategiche.

La stessa concezione generale delle ipotesi aiuta a comprendere meglio il panorama dei rischi. Diversi scenari e simulazioni tramite wargame² aiutano a creare dei modelli dei rischi e dei piani di mitigazione del rischio più dettagliati.

Potremmo esserci preparati meglio alla diffusione del Covid-19 con la pianificazione degli scenari?

Dai un’occhiata all’articolo sull’analisi PESTEL pubblicato poco prima dello scoppio della pandemia del Covid-19 . Alcune delle tendenze citate erano:

• Stabilità politica
• Crescita economica, tassi di inflazione, tassi di cambio
• Cambiamenti negli ambienti di lavoro e nello stile di vita
• Cambiamenti climatici, disastri naturali

Non è stato citato il “Covid-19” (anche se in quel periodo vi erano già alcuni seri avvertimenti provenienti dai paesi asiatici). Tuttavia, con queste tendenze generali in mente, qualsiasi azienda potrebbe iniziare a pianificare degli scenari ipotetici ponendosi una serie di domande del tipo “e se…?”:

• E se il regime politico della nazione con cui stiamo lavorando cambiasse? Quali sarebbero i primi segnali di ciò? Quale potrebbe essere la nostra strategia di mitigazione?
• E se il tasso di inflazione aumentasse? Quali indicatori finanziari potrebbero prevederlo? In che modo influenzerebbe la nostra sostenibilità finanziaria?
• E se i nostri migliori dipendenti preferissero lavorare da casa per raggiungere un migliore equilibrio tra il lavoro e la vita privata? Come comunicheremmo? Come misureremmo le loro prestazioni?
• E se si verificasse un disastro naturale domani? Qual è il nostro piano di continuità aziendale?

Con la pianificazione degli scenari basata sui risultati dell’analisi PESTEL, sembra che avremmo potuto avere degli scenari ipotetici per circa il 30% delle problematiche che abbiamo affrontato durante la pandemia e in seguito.

Le fasi della pianificazione degli scenari

Ecco un approccio in tre fasi alla pianificazione degli scenari da parte del team di BSC Designer:

• Passaggio 1. Scomposizione delle forze trainanti in incertezze
• Passaggio 2. Formulazione degli scenari e classificazione in tre gruppi
• Passaggio 3. Formulazione dei piani di risposta e quantificazione degli scenari

Fase 1. Suddivisione delle forze trainanti in incertezze

Identifica le forze trainanti per la tua azienda utilizzando:

• L’Analisi PESTEL per analizzare l’ambiente esterno
• Le Cinque forze per analizzare il panorama competitivo

Le forze trainanti globali devono essere scomposte in incertezze più specifiche rilevanti per la tua azienda. Usiamo il nostro modello PESTEL per esercitarci con alcune forze trainanti.

Forza trainante: il cambiamento climatico

Nell’ultimo report di valutazione dell’IPCC³, sono stati presentati diversi scenari del cambiamento climatico. In sostanza, il report analizza diversi scenari del riscaldamento globale a seconda degli sforzi di decarbonizzazione.

Fonte: Modello dell'Analisi PESTEL.

Gli scenari citati avranno un impatto diretto sul settore energetico. Per altri settori, l’idea complessa del cambiamento climatico deve essere scomposta in conseguenze specifiche rilevanti per regioni e ambienti economici specifici.

Un punto di partenza sarebbe guardare il Programma di ricerca sul cambiamento globale o il sito web della Commissione europea, dove vengono delineate alcune conseguenze specifiche del cambiamento climatico:

• Condizioni climatiche estreme,
• Ondate di calore,
• Incendi boschivi,
• Inondazioni,
• Siccità,
• Aumento dell’acidità degli oceani.

Al di là dell’evidente impatto sull’agricoltura, il cambiamento climatico influenzerà:

• L’energia,
• Le supply chain,
• La qualità dell’aria
• La qualità dell’acqua e
• La salute.

Con queste idee in mente, invece di concentrarsi sul cambiamento climatico in generale, il tuo team può concentrarsi su alcune incertezze che sono più rilevanti per la tua regione o per il tuo settore specifico.

Forza trainante: lavoro da remoto

Il lavoro a distanza è qui per restare⁴. Nel 2021 abbiamo visto che:

• Più di 40 paesi hanno introdotto dei visti speciali per i nomadi digitali
• Molti paesi hanno introdotto delle nuove leggi per regolamentare il lavoro a distanza
• La maggior parte dei paesi, ad esempio la Spagna, ha focalizzato la propria legislazione sul lavoro da casa da remoto

Fonte: Modello dell'Analisi PESTEL.

Quali sono le sfide future del lavoro da remoto? Secondo il report KPMG ⁵, una delle tendenze emergenti è quella degli accordi di lavoro da remoto in nazioni diverse.

• Consentire a un dipendente di lavorare da casa non equivale ad offrire alla stessa persona di lavorare da un altro paese.

Questa incertezza è rilevante per la tua azienda? Nel nostro caso (siamo un team di specialisti a distanza), l’ampia forza trainante del “lavoro a distanza” può essere proiettata nell’incertezza specifica del “lavoro da remoto in nazioni diverse”.

Forza trainante: minacce alla sicurezza informatica

La cybersecurity è un’altra tendenza emergente. Come possiamo scomporre questa ampia forza trainante in qualcosa di più specifico?

Fonte: Modello dell'Analisi PESTEL.

Ecco le tipiche minacce alla sicurezza informatica di cui abbiamo discusso nell’articolo precedente:

• Attacchi informatici
• Ransomware
• Minacce interne
• Perdita di dati
• Corruzione dei dati

A seconda dei flussi di dati nella tua azienda e dei sistemi informatici sottostanti, puoi scegliere alcune incertezze rilevanti. Ad esempio, una minaccia ransomware sembra rilevante per qualsiasi attività.

Il ransomware è ancora un’incertezza molto ampia. Ad esempio, la sua proiezione più specifica potrebbe essere l’incertezza associata alla diffusione del cloud, essendo un possibile obiettivo ⁶ degli attacchi ransomware.

Fase 2. Formulazione e classificazione degli scenari

Una volta proiettate le minacce generali in delle incertezze specifiche, bisogna formulare meglio gli scenari e accordarsi su come gestirli.

Descrivi gli scenari come storie

Shell è stato uno dei pionieri nell’applicazione su larga scala della pianificazione degli scenari per i business. Ci sono molte cose che possiamo imparare da loro, e probabilmente la più importante è che la formulazione dei possibili scenari sotto forma di storie funziona meglio. Questi scenari sono più facili da spiegare e catturano immediatamente l’attenzione del tuo team.

Oltre a formulare uno scenario di base come, ad esempio:

Attacco ransomware alla nostra distribuzione cloud

pensa alla storia che sta alla base di questo scenario:

“Un giorno, stai tentando di accedere al tuo account online e ti viene mostrato che ci sia uno strano errore… I tuoi clienti iniziano ad inviarti delle segnalazioni dicendo di avere dei problemi con il servizio. Sei al telefono con gli specialisti IT, ma dicono che sembra che non abbiano accesso a… ”

Gli scenari espressi sotto forma di storie sono molto più facili da “vendere” agli stakeholder principali.

Tre tipi di scenari

Gli scenari sono diversi in base alla loro urgenza e alla probabilità che si verifichino. Classifichiamoli in tre categorie:

Uno scenario potrebbe anche adattarsi a tutte e tre le categorie. Ad esempio, consideriamo un possibile attacco ransomware:

• Lo scenario è ovviamente legato alla continuità aziendale
• Le migliori pratiche per la prevenzione degli attacchi ransomware saranno un’ottima ipotesi strategica per la strategia di sicurezza informatica esistente, quindi rientra anche nella seconda categoria
• Devono essere monitorate alcune parti degli scenari ransomware – le nuove policy delle forze dell’ordine così come i nuovi scenari degli attacchi – categoria del monitoraggio

Fase 3. Formulazione del piano di risposta e quantificazione degli scenari

I diversi tipi di scenari richiedono dei modi diversi per formulare dei piani di risposta e per quantificarli. Di seguito troverai i nostri suggerimenti per:

• Gli scenari relativi alla continuità aziendale
• Gli scenari ad alta priorità
• Gli scenari per il monitoraggio

Formulazione degli scenari relativi alla continuità aziendale

La pianificazione delle modalità di recupero in caso di disastri o la pianificazione della continuità aziendale si concentra su scenari che potrebbero influire su delle funzioni critiche dell’azienda. Le potenziali minacce, in questo caso, stanno aumentando rapidamente: possibili catastrofi naturali, attacchi informatici, interruzioni di risorse, ecc.

Analisi dell’impatto sull’azienda

La pianificazione della continuità aziendale inizia con l’analisi dell’impatto sull’azienda. In parole semplici, dobbiamo identificare le problematiche che potrebbero influire sulla nostra azienda, identificare quali sarebbero le operazioni principali che verrebbero alterate, nonché i tempi di ripristino.

Le minacce specifiche, in questo caso, dipendono dalla natura della tua attività. Un punto di partenza comune sono:

• Rischi per la sicurezza informatica
• Disastri naturali
• Attacchi terroristici

Il tuo team può quantificare le minacce in base a:

• Probabilità
• Impatto
• Tempo di preavviso
• Durata
• Priorità generale del rischio

Strategie per la continuità aziendale

Una volta descritta la minaccia, dobbiamo definire diversi piani:

Ora siamo preparati in caso si verificasse un evento di rischio. Inoltre, possiamo discutere di come prevenire tali eventi o di come ridurre al minimo il loro impatto.

Quantificazione della continuità operativa: indicatori della prontezza

Rispetto ad altri tipi di scenari, gli scenari della continuità aziendale in genere si verificano improvvisamente o con un breve periodo di preavviso. Sebbene non ci siano degli indicatori precoci specifici, ci sono certamente alcuni fattori leading che predicono la prontezza della tua azienda nel caso si verificasse uno scenario specifico.

Ad esempio, abbiamo parlato di alcuni indicatori leading nell’articolo sulla cybersecurity:

• Complessità dell’infrastruttura informatica
• Complessità dello schema dei dati
• Automazione

Quantificando questi fattori leading, possiamo definire l’indicatore della prontezza per lo scenario della continuità aziendale.

Quantificazione della continuità aziendale: indicatori lagging

Inoltre, possiamo quantificare i piani di recupero con alcuni indicatori lagging. Ad esempio, per un attacco alla sicurezza informatica, possiamo tracciare:

• Il tempo per recuperare dai backup
• Il tempo per ripristinare le transazioni perse tra l’ultimo backup e l’attacco avvenuto
• Una stima della perdita diretta e indiretta

Queste metriche aiuteranno il tuo team a prioritizzare meglio i propri sforzi.

Wargaming e Gap Analysis

Rispetto ad altri tipi di scenari, gli scenari della continuità aziendale comportano meno incertezze. È più semplice studiare la natura di tali scenari. Ad esempio, potremmo non sapere dove e quando colpirà il prossimo uragano, ma sappiamo cosa sia un uragano, che tipo di danni può comportare e cosa possiamo fare per ridurli al minimo.

Il piano della continuità aziendale può essere testato tramite simulazioni degli scenari o wargaming, dove vengono definite le regole del “gioco”, nonché i risultati attesi.

Ad esempio, cosa succede se la tua azienda subisce un attacco ransomware? Quali dati possono essere ripristinati in modo efficace da un backup? Esegui la simulazione dell’attacco per trovare le lacune e migliorare i punti deboli.

Dopo aver testato gli scenari, avremo dei dati aggiuntivi per l’indicatore della prontezza.

Formulazione degli scenari ad alta priorità

Gli scenari ad alta priorità non hanno un impatto così drammatico sulle operazioni aziendali principali come gli scenari di continuità aziendale, ma potrebbero influire in modo significativo sull’esecuzione della strategia attuale.

Ipotesi strategica

Il nostro obiettivo è quello di allineare uno scenario ad alta priorità con la strategia attuale. Per fare ciò, convertiamo gli scenari in un’ipotesi strategica.

Ad esempio, uno degli aspetti su cui si può agire nell’ambito della forza trainante del lavoro da remoto è la necessità di accedere alle prestazioni del team che lavora da remoto perché le modalità esistenti per tenere traccia delle loro prestazioni potrebbero non funzionare bene.

Usiamo il modello della scorecard del CEO disponibile su BSC Designer per illustrare i passaggi per l’allineamento. Nella prospettiva di apprendimento, c’è l’obiettivo di Creare e mantenere un team coinvolto.

Il passaggio alla valutazione delle prestazioni basata sui risultati è una buona ipotesi per verificare questo obiettivo.

Fonte: Scorecard del CEO.

Quantificazione dell’ipotesi: indicatori dell’impatto

In genere, gli scenari ad alta priorità hanno già, in qualche modo, un impatto sulle prestazioni aziendali. Nel nostro esempio, possiamo quantificare l’impatto derivato dallo scenario del lavoro da remoto con questi indicatori;

• % dei dipendenti che lavorano da remoto
• % delle attività completate in “tempo, per intero” (rispetto alle attività in ufficio)
• Mancata corrispondenza tra il rendimento riportato e il rendimento effettivo

Inoltre, possiamo trovare alcuni indicatori relativi al processo. Per esempio:

• % del team da remoto che è stata valutata secondo il nuovo standard

Formulazione degli scenari per il monitoraggio

Lo scenario del lavoro da remoto da remoto transnazionale, di cui abbiamo discusso prima, sembra qualcosa che si verificherà frequentemente in futuro. Possiamo rappresentarlo in una scorecard apposita con degli scenari plausibili.

Possibile piano di risposta

Per definire le modalità possibili in cui si svilupperà lo scenario, possiamo riflettere sui casi peggiori/migliori dello sviluppo di un’incertezza e valutarli. Per esempio:

• Caso peggiore: una nuova normativa renderà illegale il lavoro da remoto da nazioni diverse
• Caso migliore: la nuova legislazione per il lavoro da remoto in nazioni diverse è accettata in molti paesi e fornisce una guida dettagliata

In questo esempio, il panorama legale può essere modificato, quindi formuliamo dei piani di risposta per questo scenario:

• Consulenza legale secondo la normativa vigente
• Aggiornare i sistemi aziendali per garantire l’aggiunta di clausole internazionali agli accordi
• Garantire la conformità dal punto di vista della sicurezza informatica e della privacy dei dati
• Formare il team delle risorse umane

Quantificazione: indicatori dei segni precoci

A differenza degli scenari ad alta priorità, molto probabilmente non troveremo degli indicatori dell’impatto, poiché non c’è ancora nessun impatto. Possiamo riflettere sulle possibili conseguenze, ma potrebbe essere troppo presto.

In questo caso, possiamo tracciare l’indicatore del segno precoce qualitativo o quantitativo. Ad esempio, possiamo esaminare i progetti per la creazione di nuove leggi che riguardino nello specifico il lavoro da remoto da nazioni diverse.

Fonte: Modello dell'Analisi PESTEL.

Quantificare l’esistenza e lo stato di avanzamento di tali progetti in maniera diretta potrebbe richiedere molto tempo, quindi, piuttosto, possiamo trovare una metrica proxy. In genere, le nuove leggi vengono ampiamente annunciate e discusse dalla stampa. Possiamo quantificare il numero di pubblicazioni con determinate parole chiave. Ad esempio, se cerco su Google “smart-working transnazionale”, ora ottengo solo 63 risultati nella sezione delle Notizie e 4460 risultati nella ricerca classica. Ci sono alcune pubblicazioni di fonti affidabili come PWC che confermano l’esistenza del trend, ma ancora non c’è segnale di una normativa specifica in arrivo.

Possiamo utilizzare Il numero di notizie specifiche in base alle parole chiave sull’argomento come indicatore iniziale dello scenario. Questo indicatore non è privo di bias, ma ci fornisce una buona stima.

Cambiare la Priorità dello Scenario

Cosa dovremmo fare con uno scenario in cui un indicatore di segni precoci ci mostra che le cose stiano iniziando a cambiare?

A seconda dell’entità delle modifiche, abbiamo due opzioni:

• Per i cambiamenti evolutivi, aggiungi lo scenario come ipotesi strategica alla strategia attuale, come abbiamo fatto prima per gli scenari ad alta priorità, oppure
• Per i cambiamenti dirompenti, crea una scorecard strategica apposita focalizzata esclusivamente sulle ipotesi di questo scenario, come abbiamo fatto per il Covid-19.

Un’altra possibilità è che con il tempo gli scenari perdano rilevanza. Ad esempio, con il passaggio all’energia sostenibile e alla produzione di energia distribuita, alcuni scenari legati all’energia non avranno più senso. In questo caso, ne interrompiamo il monitoraggio e li archiviamo.

Qual ​​è il nostro livello di resilienza adesso?

Abbiamo iniziato garantendo che la pianificazione degli scenari aumenta la resilienza aziendale. Una domanda logica sarebbe:

Qual ​​è il nostro attuale livello di resilienza aziendale?

Quantificare la resilienza, in generale, non ha senso. In tal caso, scopriremo quanto sia stata resiliente l’azienda rispetto alle problematiche del passato.

Parlando della resilienza, siamo interessati a comprendere la prontezza dell’azienda per le problematiche del futuro. Possiamo fare un’ipotesi ragionevole:

Avere una panoramica diversificata delle forze trainanti esistenti e investire tempo nella discussione degli scenari basati su di esse aumenta la resilienza aziendale

E ora?

Prova la pianificazione degli scenari! Riformulando un detto famoso… il momento migliore per iniziare l’analisi degli scenari era qualche anno fa, il secondo momento migliore è adesso.

Cos'altro?

• Accedi ai modelli. Iscriviti a BSC Designer con un piano gratuito per ottenere un accesso immediato a 30 modelli di scorecard, incluso l'Modello dell'Analisi PESTEL discusso in questo articolo.
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Altri Esempi di Balanced Scorecard

Tabella Comparativa dei Modelli per la Pianificazione Strategica

Nel contesto della pianificazione strategica ci sono due tipi di modelli:

• Modelli per l'esecuzione della strategia.Come la Balanced Scorecard per la strategia generale e il modello più semplice OKR per delle problematiche specifiche.
• Modelli per la formulazione della strategia. Analisi SWOT, Tre Orizzonti, Constraints Analysis, PESTEL, Gap Analysis, etc. che aiutano le aziende a generare delle nuove idee.

Dai un'occhiata alla tabella comparativa per i modelli per la pianificazione strategica.

Alexis Savkín

Direttore Generale | Formatore | Autore

BSC Designer è un  Software di Balanced Scorecard  che sta aiutando le aziende a formulare meglio le proprie strategie e a rendere più tangibile il processo di esecuzione della strategia con i KPI.