Analisi dei requisiti della ISO 9001 relativi a obiettivi e misurazioni e della loro implementazione pratica sotto forma di scorecard di strategia e Indicatore chiave di prestazione.
Questo articolo sarà utile per:
- Strategist che intendono allineare la strategia esistente e le scorecard degli Indicatore chiave di prestazione con il sistema di gestione della qualità stabilito in conformità ai requisiti della ISO 9001.
- Manager che si stanno preparando per un audit interno ISO 9001 e cercano l’automazione della pianificazione e della misurazione.
Parti interessate e relativi interessi
La sezione 4.2 della ISO 9001 suggerisce di usare i termini “parti interessate” e “requisiti”. Come tema comune in tutti i documenti, si consiglia di “definire e monitorare” le parti interessate.
Nella pianificazione strategica, le parti interessate sono tipicamente chiamate stakeholder. In modo analogo allo standard ISO, nella pianificazione strategica raccomandiamo di:
- Definire l’elenco degli stakeholder, le loro esigenze, risorse e vincoli.
- Allineare gli obiettivi specifici, i KPI e le iniziative agli stakeholder pertinenti.
Quest’ultimo punto aiuterà a stabilire responsabilità chiare, nonché a mantenere informati gli stakeholder.
Le modifiche negli stakeholder e nei loro interessi fanno parte delle regolari discussioni sulla strategia. A tal fine, raccomandiamo di eseguire una scomposizione della strategia basata sul valore, quantificando i sotto-obiettivi con il valore creato per gli stakeholder, e di utilizzare i risultati dell’analisi delle prestazioni per supportare la discussione con gli stakeholder.
Gli utenti di BSC Designer possono:
- Definire gli stakeholder e i loro interessi tramite la scheda Strategia nelle Impostazioni dell’applicazione e
- Allineare gli stakeholder con gli obiettivi, i KPI e le iniziative tramite il campo Proprietario.
Scorecards funzionali e obiettivi
Un tipico spazio di lavoro strategico è una combinazione di scorecard strategiche e scorecard funzionali allineate. Le aree di interesse delle scorecard, così come la loro struttura, dipendono dalle sfide dell’organizzazione.
In genere vediamo:
- Scorecard strategica principale
- Scorecards funzionali per sfide specifiche, come qualità, cybersicurezza, trasformazione digitale, leadership, approvvigionamento, leadership, governance aziendale
- Scorecards dedicate per unità aziendali e uffici locali
La norma ISO 9001 fornisce linee guida generali per formulare obiettivi per le funzioni pertinenti (sezione 6.2.1), nonché alcuni requisiti specifici per le funzioni operative (sezione 8), la leadership (sezione 5), la valutazione delle performance (sezione 9).
Gli obiettivi per le funzioni pertinenti possono essere formulati in scorecards funzionali separate, da allineare successivamente con la strategia complessiva.
Gli utenti di BSC Designer hanno accesso a una serie di modelli di scorecards funzionali che suggeriscono alcuni obiettivi comuni e misurazioni delle performance per iniziare.
Prospettiva dell’apprendimento e dell’infrastruttura
Nel framework della Scheda di valutazione bilanciata di K&N, i driver della strategia sono le Prospettiva dei Processi Aziendali Interni e Apprendimento e crescita. Nella Prospettiva dell’Apprendimento e crescita, formuliamo l’obiettivo relativo alle competenze e all’infrastruttura necessarie per eseguire la strategia.
La ISO 9001 suggerisce un approccio simile nella sezione 7. Supporto definendo i meccanismi che supportano un’adeguata infrastruttura della qualità.
Con obiettivi e metriche di performance della Prospettiva dell’apprendimento e dell’infrastruttura definiti in modo appropriato, il team di strategia soddisfa i requisiti stabiliti dalla sezione 7.
A livello di automazione:
- Quantifica gli obiettivi della Prospettiva dell’apprendimento con opportuni indicatori anticipatori e ritardati.
- Definisci azioni specifiche e allineale con i relativi indicatori di avanzamento.
Obiettivi e finalità
La sezione 6.2.1 della norma definisce i requisiti per gli obiettivi, quali:
- Siano coerenti
- Siano quantificati e misurabili
- Siano comunicati
- Siano attuati
Questo corrisponde perfettamente all’approccio alla formulazione degli obiettivi organizzativi utilizzato nella disciplina della pianificazione strategica.
Una differenza importante riguarda il modo in cui vengono trattati i piani d’azione:
- Nella norma, sembra che i piani d’azione (sezione 6.2.2 – come conseguire gli obiettivi) facciano parte degli obiettivi,
- Nella pianificazione strategica, sosteniamo che obiettivi, iniziative e misurazione delle prestazioni debbano essere tre artefatti che condividono un contesto comune (definito dall’obiettivo), ma siano definiti separatamente
Nel software BSC Designer, il triangolo composto da obiettivo, iniziativa e Indicatore chiave di prestazione può essere presentato come elementi separati. Le iniziative e gli Indicatori chiave di prestazione sono definiti nel contesto di un determinato obiettivo, offrendo all’utente rappresentazioni indipendenti dei livelli di pianificazione, azione e misurazione.
Configura gli indicatori di performance
Oggi, il termine KPI (Indicatore chiave di prestazione) è ampiamente utilizzato per qualsiasi numero, indicatore o misurazione.
Quando si fa riferimento a un’idea simile, lo standard ISO 9001 utilizza un termine sicuro e neutro: “misurazione”.
Per ovvie ragioni, non vengono menzionate misurazioni specifiche (ad eccezione della “soddisfazione del cliente”).
I requisiti generali di una corretta misurazione sono formulati nella sezione 9.1.1 come:
- a) La necessità di definire l’oggetto della misurazione
- b) La necessità di definire il metodo di misurazione
- c) La necessità di definire l’intervallo di aggiornamento
Gli utenti del software BSC Designer possono creare misurazioni/indicatori nella scheda KPI. Per completare la configurazione, utilizzare le schede Generale, Dati e Performance.
Tramite il Editor dei valori, gli utenti possono specificare l’intervallo di aggiornamento richiesto per l’indicatore, per mantenere organizzati i dati dell’indicatore e tenere informati i proprietari sulla necessità di aggiornare il valore dell’indicatore.
Puoi trovare indicatori più specifici per la qualità nell’articolo KPI di qualità e scorecard.
Iniziative allineate con gli obiettivi
Nella pianificazione strategica, un termine comune per un piano d’azione è iniziativa. Analogamente al caso di KPI/misurazione, lo standard ISO 9001 utilizza un termine neutro, “azione”.
Possiamo trovare l’indicazione sugli attributi richiesti dell’“azione” nella sezione 6.2.2, che si sovrappone a comuni concetti di gestione dei progetti, come ambito, risorse, responsabile, data di scadenza, criteri di valutazione.
Gli utenti di BSC Designer troveranno gli attributi richiesti per un’azione/iniziativa nella finestra di dialogo Iniziative .
Pensiero basato sul rischio
Insieme agli obiettivi, nella sezione 6.1, viene definito l’approccio alla gestione del rischio.
Come spiegato nella clausola A.4 della norma, l’organizzazione dovrebbe pianificare l’analisi e la mitigazione dei rischi, ma non è richiesto un metodo specifico di gestione del rischio.
In precedenza, abbiamo discusso il ruolo del rischio nella pianificazione strategica. Una pianificazione di base del rischio include:
- Identificare i rischi per gli obiettivi
- Quantificare i rischi
- Suggerire un piano di mitigazione del rischio
In BSC Designer, il rischio è un tipo di iniziativa che può avere un piano di risposta, un Indicatore chiave di prestazione del rischio allineato, un budget allocato, proprietari, ecc.
L’Indicatore chiave di prestazione del rischio è automatizzato come un indicatore con “minimizzazione” come formula delle performance, campi di impatto e probabilità. Il rischio può essere visualizzato nel diagramma del rischio.
Revisione della direzione: input e output qualitativi
La sezione 9.3 della norma include il requisito della revisione da parte della direzione del sistema di qualità.
La revisione dei risultati degli audit precedenti e l’implementazione delle azioni correttive è un punto di partenza dell’audit ISO 9001.
Nella pianificazione strategica, una revisione simile viene effettuata durante le riunioni strategiche periodiche:
- Il feedback qualitativo e le idee di miglioramento possono essere formulati tramite commenti e ipotesi.
- La stima quantitativa delle azioni e dei risultati raggiunti viene presentata tramite indicatori anticipatori e ritardati.
In BSC Designer, il feedback qualitativo è automatizzato tramite commenti specifici per data relativi ai valori dei KPI, nonché tramite iniziative, reportistica e cruscotti BI.
Per quanto riguarda le stime quantitative, il software consente di monitorare separatamente gli indicatori anticipatori e ritardati. Il tipo di indicatore (anticipatore/ritardato) può essere modificato nella scheda Contesto. Il software calcolerà separatamente le performance anticipatrici e ritardate degli obiettivi.
Audit trail per le scorecards strategiche
Secondo lo standard ISO 9001, la necessità di mantenere prove documentali di obiettivi, misurazione e azioni correttive viene sottolineata molte volte, ad esempio nelle sezioni 6.2.1 o 9.1.1.
Nel caso della pianificazione strategica, informazioni contestuali simili sono fondamentali per una corretta discussione della strategia, per l’esecuzione e per la responsabilità generale.
Il software BSC Designer fornisce le informazioni contestuali necessarie tramite le funzioni Cronologia delle modifiche e Audit trail.
Meccaniche di auto-miglioramento
Il punteggio di qualità integrato aiuta gli Utenti BSC Designer a creare una scorecard di KPI seguendo le migliori pratiche della pianificazione strategica, che si sovrappongono ai requisiti dello standard ISO.
Fai clic sull’indicatore del punteggio di qualità per ottenere raccomandazioni di miglioramento dettagliate.
Diapositive di presentazione
Casi simili
Trova casi simili in cui i controlli di conformità sono stati una parte centrale dell’implementazione della strategia:
- Creare un ISMS pronto per l’audit ISO 27001 con un sovraccarico operativo minimo
- Società di consulenza che automatizza i controlli delle policy e la mappatura della strategia nei portafogli dei clienti
- Creare una misurazione delle prestazioni basata su evidenze nell’ingegneria elettrica
Alexis Savkin è un architetto dell’implementazione della strategia e fondatore di BSC Designer, una piattaforma software per l’esecuzione della strategia e la Scheda di valutazione bilanciata. Aiuta le organizzazioni ad automatizzare la gestione delle prestazioni e a trasformare la strategia in risultati misurabili. Alexis è il creatore dello “Strategy Execution Canvas”, l’autore di oltre 100 articoli su strategia e misurazione delle prestazioni, e un relatore abituale in occasione di eventi di settore.