Quali KPI degli acquisti dovrebbe monitorare il consiglio di amministrazione? Quali metriche dovrebbero essere presenti nel cruscotto del reparto acquisti per misurare e migliorare le loro performance?
Parte 1. Introduzione agli acquisti
Parte 2. Scorecard della strategia per gli acquisti
- KPI finanziari e ROI
- Metriche per i clienti interni
- KPI per il processo di acquisto
- Prospettiva competenze e infrastruttura
Principali KPI degli acquisti in sintesi
Le prestazioni degli acquisti possono essere misurate attraverso risultati finanziari, affidabilità dei fornitori, efficienza dei processi, conformità e soddisfazione dei clienti interni. I KPI comuni includono:
- Risparmio sui costi, % — riduzione dei costi di acquisto rispetto alla spesa pertinente.
- Spesa sotto gestione, % — quota della spesa organizzativa gestita dagli acquisti.
- ROI degli acquisti — rendimento finanziario rispetto ai costi degli acquisti, utilizzando un metodo di calcolo chiaramente definito.
- Tasso di consegna puntuale — percentuale di consegne che rispettano la pianificazione concordata.
- Qualità del fornitore — tassi di difettosità, resi o altre misure di qualità.
- Conformità contrattuale, % — conformità ai prezzi, termini e condizioni concordati.
- Punteggio di valutazione del fornitore — valutazione ponderata in base ai criteri pertinenti del fornitore.
- Soddisfazione del cliente interno, % — soddisfazione per i servizi di acquisto.
Questi KPI dovrebbero essere selezionati in base agli obiettivi di acquisto dell’organizzazione e ai rischi dei fornitori. Le sezioni seguenti spiegano come organizzarli in una scorecard degli acquisti.
Processo di approvvigionamento, parti interessate e obiettivi
Gli approvvigionamenti sono diventati una parte importante di qualsiasi organizzazione. Non solo garantiscono l’acquisizione a un prezzo e a una qualità ragionevoli, ma supportano anche la gestione del rischio e la conformità.
In questo articolo discutiamo vari Indicatori Chiave di Prestazione (KPI) per gli approvvigionamenti. Se preferisci, puoi passare subito alla sezione KPI, ma suggerirei di dedicare qualche minuto a riflettere sul contesto di tali KPI.
Le parti interessate degli acquisti
Iniziamo l’analisi del contesto per gli Indicatore chiave di prestazione degli acquisti con le parti interessate coinvolte. Dal lato dell’organizzazione, si tratta di:
- Team acquisti guidato dal CPO (Chief Procurement Officer). Sono interessati a mantenere un processo di acquisto efficace, a ricevere una formazione adeguata e a raggiungere i target di prestazioni attesi.
- Clienti interni. I clienti interni degli acquisti sono interessati ad avere accesso tempestivo ai materiali richiesti che soddisfino le loro aspettative di qualità.
- Consiglio di amministrazione. Interessato ad aumentare le prestazioni del reparto acquisti in generale o, più specificamente, a controllare il ROI. Anche la conformità legale rientra tra i loro temi di interesse.
Il personale degli acquisti gestisce le relazioni con i fornitori. In alcuni casi, le catene di fornitura sono sotto il controllo di regolatori esterni. Di conseguenza, dobbiamo aggiungere altre due parti interessate:
- Fornitori. Interessati a relazioni efficaci win-win.
- Regolatori. Interessati alla conformità legale.
Tutte queste parti interessate hanno punti di vista diversi su cosa debbano essere acquisti efficaci. Di conseguenza, tali idee possono essere quantificate e misurate tramite diversi indicatori di prestazioni.
Processo di approvvigionamento
Consideriamo l’approvvigionamento dal punto di vista del team di approvvigionamento. Qual è un tipico processo di approvvigionamento? Dipende dall’organizzazione. Normalmente, si tratta di questi cinque passaggi:
- Analisi dei requisiti
- Analisi di mercato
- Identificazione e comunicazione con i fornitori
- Negoziazione e contrattualizzazione
- Gestione delle prestazioni (logistica e gestione della qualità)
Se la vostra principale sfida è l’efficienza operativa dell’approvvigionamento, allora è una buona idea definire KPI attorno a questi passaggi del processo.
Scorecard per l’approvvigionamento. Cinque “diritti” degli acquisti
Un’altra prospettiva diffusa per analizzare gli acquisti è proposta dal Chartered Institute of Procurement and Supply (CIPS). È chiamata i Cinque “diritti”. Questi “diritti” ci forniscono 5 punti di controllo specifici:
- La qualità giusta
- La quantità giusta
- Il prezzo giusto
- Il luogo giusto
- Al momento giusto
Possiamo utilizzare questi cinque attributi degli acquisti per costruire l’indice di conformità riportato di seguito.
Sfide degli acquisti
Infine, possiamo analizzare gli acquisti dal punto di vista del management (il consiglio di amministrazione e il CPO). Su cosa dovrebbe concentrarsi una strategia di approvvigionamento? Quali sono le principali sfide su cui dovrebbe focalizzarsi il reparto acquisti?
Elenchiamo gli obiettivi/sfide più importanti:
- Gestire gli acquisti dell’azienda
- Ottimizzare costi, qualità e tempistiche
- Gestire la relazione con i fornitori
- Gestire i rischi, ad esempio definendo un profilo diversificato di fornitori (si veda, come esempio, il caso del coronavirus).
- Prevedere la spesa, identificare anomalie e generare report
Secondo il report Deloitte, gli acquisti svolgono inoltre un ruolo attivo in:
- Sviluppo di nuovi prodotti/mercati
- Supporto alle decisioni “make vs. buy”
È una buona prassi costruire una scorecard degli acquisti attorno a questi obiettivi, invece di limitarsi a copiare un lungo elenco di KPI.
Scorecard degli approvvigionamenti
Ora mettiamo insieme gli obiettivi, i processi e le parti interessate discussi sopra per creare una scorecard strategica per gli approvvigionamenti. A tal fine, seguiremo il modello delle quattro prospettive della classica Scheda di valutazione bilanciata:
- Prospettiva finanziaria
- Prospettiva Cliente
- Prospettiva Processi Aziendali Interni
- Prospettiva competenze e architettura
Utilizzerò il software BSC Designer per automatizzare questa scorecard. Gli Utenti di BSC Designer troveranno il modello di approvvigionamento disponibile nei loro account. Se non sei ancora un utente, puoi registrarti con un piano gratuito.
Una dichiarazione di missione per questo caso può essere formulata come: “Garantire un approvvigionamento efficace allineato alla strategia dell’organizzazione.”
Scorecard per gli approvvigionamenti. Metriche finanziarie per gli approvvigionamenti
L’obiettivo finanziario di alto livello del reparto approvvigionamenti può essere formulato come:
- Assicurare risparmio sui costi ed evitamento dei costi
Le principali metriche finanziarie per gli approvvigionamenti sono:
- Risparmio sui costi, % misurato come risparmio nella riduzione dei costi in percentuale della spesa totale. Secondo il report di Ardent1, un benchmark medio per il risparmio sui costi è intorno al 7,5%.
- Evitamento dei costi, % simile al risparmio sui costi, l’evitamento dei costi si riferisce al risparmio di costi futuri.
Scorecard for Procurement. Quali costi dovrebbero essere presi in considerazione? Secondo il report di Deloitte2, la metrica di risparmio sui costi più diffusa è la metrica di risparmio sulle spese operative (“OPEX savings”), utilizzata dal 74% dei rispondenti al sondaggio. Seguono le metriche di risparmio sulle spese in conto capitale (“CAPEX savings”), utilizzate dal 63% delle aziende.
Dobbiamo anche conoscere i costi per svolgere le attività di approvvigionamento. Questi costi sono costituiti da:
- Stipendi del personale, costi di formazione e simili
- Investimenti in infrastrutture e tecnologia
Per quanto riguarda le metriche, possiamo considerare queste due metriche:
- Costo totale per svolgere le attività di approvvigionamento
- % delle spese di approvvigionamento sulla spesa aziendale. Secondo il report di Ardent, il benchmark per questa metrica è inferiore all’1%.
Abbiamo discusso del risparmio sui costi e della parte delle spese degli approvvigionamenti. Un’altra buona domanda da porsi è se l’azienda utilizzi il reparto approvvigionamenti in modo efficiente.
Per rispondere a questa domanda, possiamo monitorare:
- Spesa gestita dal team di approvvigionamento, %. Percentuale della spesa totale dell’azienda gestita dal team di approvvigionamento.
Il benchmark per questa metrica dipenderà dal vostro settore. La stima media del report di Ardent è del 63,2%.
ROI degli approvvigionamenti
Il ROI del reparto approvvigionamenti è uno degli indicatori chiave che CPO/CEO e il consiglio di amministrazione vorrebbero vedere nel cruscotto di governance aziendale.
Scorecard per gli approvvigionamenti. Un punto di partenza è la redditività di base degli approvvigionamenti:
- ROI degli approvvigionamenti = (Risparmio sui costi / Costo totale per eseguire gli approvvigionamenti) * 100%
Un approccio più completo sarebbe quello di guardare oltre gli esiti finanziari più evidenti. Potremmo trovare un equivalente in dollari dei benefici ottenuti come risultato di:
- Innovazioni abilitate (idealmente, dovrebbe essere allineato alle metriche della scorecard dell’innovazione)
- Trasparenza della conformità
- Velocità e qualità dell’approvvigionamento
KPI per i clienti interni
Il reparto approvvigionamenti si occupa dei fornitori per soddisfare le esigenze dei clienti interni.
Quali sono le esigenze dei clienti interni? Possiamo formularle sotto forma di questo obiettivo:
- Comunicazione efficace con il team approvvigionamenti
Come quantificare questo obiettivo? Per quantificare gli approvvigionamenti dal punto di vista dei clienti interni, possiamo utilizzare questa semplice metrica:
- Soddisfazione dei clienti interni, %
Scorecard for Procurement. Dal punto di vista del team approvvigionamenti, la comunicazione efficace può essere quantificata come:
- Acquisto basato su catalogo o acquisti a contratto
- Acquisto di emergenza, %
Gli acquisti fuori contratto e di emergenza implicano costi più elevati. È importante utilizzare queste metriche per comprendere la differenza di costo e le ragioni dell’acquisto fuori contratto.
Scorecard for Procurement. Possiamo formulare questa idea come un’iniziativa:
- Esegui un’analisi delle cause alla radice degli acquisti imprevisti
Tra le ragioni che potremmo individuare:
- Comunicazione scarsa con i clienti interni
- Architettura IT obsoleta
- Basso livello di automazione
KPI per i processi di approvvigionamento
Che dire dei processi aziendali all’interno del reparto approvvigionamenti?
Un obiettivo generale, in questo caso, è:
- Gestire le relazioni con i fornitori
Questo obiettivo può essere quantificato mediante le seguenti metriche:
- Numero di fornitori. Un numero elevato comporta costi gestionali non necessari; un numero ridotto di fornitori implica il rischio di dipendenza.
- Tempo di consegna. Tempo totale necessario per completare un ordine. Può essere ulteriormente articolato nel tempo necessario per discutere i dettagli, elaborare il pagamento, ottenere i beni.
- Disponibilità del fornitore, %. Simile all’indicatore del tempo di consegna, ma nel caso della disponibilità ci concentriamo sulla capacità del fornitore di evadere ordini di emergenza.
- Soddisfazione del fornitore, %
- Indice di conformità, %. Mostra se le consegne dei fornitori rispettano i termini stabiliti.
Scorecard per l’approvvigionamento. L’indicatore “Indice di conformità” può essere rappresentato dalle seguenti metriche (ciascuna con il proprio peso):
- Consegna puntuale
- Conformità dei prezzi
- Conformità di termini e condizioni
- % di resi
- Valore in dollari dei resi
- % di difetti e altre metriche di qualità
Un software di automazione, come BSC Designer, calcolerà automaticamente il valore dell’indice di conformità utilizzando le informazioni sul peso e sulle performance delle metriche all’interno dell’indice. Se non si utilizza un software specializzato, i calcoli del peso possono essere facilmente riprodotti con strumenti di foglio di calcolo.
Un’altra sfida tipica del reparto approvvigionamenti è trovare partner di fornitura affidabili. Formuliamo l’obiettivo per la mappa strategica come:
- Trovi i migliori fornitori in base alle esigenze dell’azienda
Una scorecard di valutazione semplice può essere costruita a partire da queste metriche:
- Efficacia della comunicazione. In un altro articolo, abbiamo discusso come quantificare la qualità della comunicazione.
- Tempistiche di consegna e arretrato degli ordini – mostreranno quanto bene il fornitore gestisce gli ordini in arrivo.
- Prezzi. Un’opzione è confrontare i prezzi di fornitori diversi quantitativamente, oppure ci si può concentrare sulla competitività dei prezzi, ad es. confrontare i prezzi qualitativamente.
- Qualità della fornitura. La qualità è un concetto ampio che va ben oltre l’ovvio “numero di difetti”. Per quantificare la qualità, suggerirei di utilizzare una scorecard di qualità separata.
Quando le valutazioni dei fornitori diventano un processo ricorrente su più fornitori, i fogli di calcolo possono diventare difficili
da mantenere in modo coerente.
Il software di valutazione dei fornitori di BSC Designer aiuta i team di approvvigionamento a standardizzare i criteri di valutazione ponderati, confrontare le performance dei fornitori nel tempo, documentare le evidenze di supporto e gestire le azioni correttive.
Per un’implementazione pratica, veda come un operatore logistico ha utilizzato modelli di valutazione sincronizzati per gestire le valutazioni di circa 1.200 fornitori in questo caso di studio sulla valutazione dei fornitori.
In alcuni casi, è anche una buona idea considerare l’inventario e la sua disponibilità per i clienti interni. Una metrica chiave in questo caso è:
- Accuratezza dell’inventario, % Può essere misurata come ((Inventario secondo i registri / Inventario fisico) * 100).
Se la Sua organizzazione richiede un inventario ampio, allora avere una scorecard di magazzino separata è una buona idea.
Scorecard per gli approvvigionamenti. Metriche per quantificare competenze e infrastruttura
Il dominio aziendale degli approvvigionamenti è coinvolto in numerose tendenze tecnologiche e relative ai talenti. In questa parte della scorecard strategica, ci concentriamo sugli obiettivi di apprendimento e crescita per il reparto approvvigionamenti.
Obiettivo:
- Migliora le competenze del team di approvvigionamenti
Metriche (anticipatrici):
- % del budget destinato alla formazione. Secondo il report di Deloitte, il benchmark per questa metrica varia da meno dell’1% a circa il 4%.
- Diversità delle competenze, %. Questa metrica assicura che i talenti negli approvvigionamenti completino un programma di formazione completo. Scopri di più sulla formulazione della strategia di diversità e inclusione.
Metrica (ritardata):
- % di dipendenti certificati negli approvvigionamenti. % di personale certificato negli approvvigionamenti sul numero totale di addetti agli approvvigionamenti.
La metrica anticipatrice “Diversità delle competenze, %” è un indicatore indice che può essere calcolato tramite le seguenti metriche:
- Formazione su negoziazione e gestione dei conflitti, ore
- Formazione sull’intelligenza emotiva, ore
- Formazione su big data e analisi predittiva, ore
Nel modello di scorecard per gli approvvigionamenti, ciascuna di queste metriche può avere un proprio peso e prestazioni. Ad esempio, possiamo assegnare un peso del 25% alla “formazione sull’intelligenza emotiva,” mentre la “formazione sull’analisi” avrà un peso del 15%. Utilizzando questi dati, il software può calcolare l’indice totale di diversità delle competenze.
Scorecard for Procurement. Se la formazione dei talenti negli approvvigionamenti è il tuo focus principale, allora consiglierei di allineare la scorecard degli approvvigionamenti con una scorecard di formazione, che ha implementato il modello a quattro livelli.
Procediamo con altri obiettivi di apprendimento. Il prossimo obiettivo può essere formulato come:
- Comprendi il contesto degli approvvigionamenti. Un approvvigionamento efficace dipende in larga misura dalla comprensione della strategia di un’azienda, dell’ambiente di business, della concorrenza e delle tendenze relative ai clienti.
Una semplice iniziativa, in questo caso, consiste nel fornire al team di approvvigionamenti accesso ai risultati dell’analisi PESTEL. Ad esempio, ciò può essere erogato sotto forma di briefing regolare.
Scorecard for Procurement. Metrica:
- Briefing regolare non relativo agli approvvigionamenti [intervallo di aggiornamento = trimestrale]
Per automatizzare questa metrica, possiamo specificare l’intervallo di aggiornamento per questo indicatore. Ad esempio, può essere impostato su “trimestrale”. Inoltre, possiamo configurare il software affinché ricordi al responsabile la necessità di effettuare un briefing.
Infine, il CPO dovrebbe concentrarsi non solo sulle sfide operative, ma sugli obiettivi strategici. Uno di essi può essere formulato come:
- Mantieni un’architettura di approvvigionamento efficace
Le iniziative pertinenti, in questo caso, possono essere:
- Miglioramento e automazione dell’architettura esistente
- Formazione di sensibilizzazione per i fornitori
- Formazione per i clienti interni
Avvia un progetto pilota per il monitoraggio e il reporting degli Indicatori chiave di prestazione degli acquisti
Condividi la tua scorecard degli acquisti esistente o il piano strategico e discuteremo di come il tuo CPO e il team acquisti possano passare dal monitoraggio degli Indicatori chiave di prestazione basato su fogli di calcolo a una scorecard dipartimentale connessa, con metriche per fornitori, costi, conformità e reporting al consiglio di amministrazione.
Discuti un progetto pilota per gli acquisti
Metti alla prova l’approccio con un’area degli acquisti o una categoria di fornitori prima di un’implementazione più ampia.
Riepilogo
In questo articolo abbiamo discusso alcuni Indicatori chiave di prestazione ampiamente utilizzati per il reparto approvvigionamenti e abbiamo utilizzato alcuni obiettivi tipici per costruire un esempio di mappa strategica.
- Trova KPI su misura. Sebbene tu possa iniziare con KPI standard, le metriche migliori sono quelle su misura per la tua organizzazione. Come si trovano metriche vincenti per gli approvvigionamenti? Inizia dalle parti interessate e dalle loro sfide. Puoi trovare indicazioni più specifiche nel nostro sistema KPI in 12 passaggi.
- Riutilizza la mappa strategica. Il modello di scorecard che abbiamo discusso nell’articolo è un buon punto di partenza per la tua strategia di approvvigionamento; sentiti libero di applicare le idee di questo articolo alla tua organizzazione e condividere le tue conclusioni nei commenti.
Usa il modello Scorecard for Procurement
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Alexis Savkín è il fondatore di BSC Designer, un software per l’esecuzione della strategia e la gestione delle prestazioni che collega obiettivi, Indicatori chiave di prestazione, iniziative, rischi e dati sulle prestazioni. Con oltre 20 anni di esperienza, il suo lavoro si concentra sull’architettura di esecuzione della strategia — ovvero su come le organizzazioni integrano strategia, misurazione, responsabilità, rischi e processi di revisione in un sistema di esecuzione coerente. Ha creato lo Strategy Execution Canvas e il sistema KPI in 10 passaggi e ha scritto due libri e più di 100 articoli sulla strategia e la gestione delle prestazioni. Collegati con Alexis su LinkedIn.