Quali KPI dell’Approvvigionamento dovrebbero essere monitorati dal consiglio di amministrazione? Quali metriche dovrebbero esserci nella dashboard del dipartimento degli approvvigionamenti per valutare e migliorare le loro prestazioni?
Parte 1. Introduzione all’Approvvigionamento
Parte 2. Scorecard strategica per l’Approvvigionamento
- KPI finanziari e ROI
- Metriche per i clienti interni
- KPI per il processo di approvvigionamento
- Prospettiva delle competenze e delle infrastrutture
Processo di Approvvigionamento, Stakeholders ed Obiettivi
L’Approvvigionamento è diventato una parte importante di qualsiasi azienda. Non solo garantisce l’acquisizione della merce ad un prezzo e una qualità ragionevoli, ma supporta anche la gestione del rischio.
In questo articolo, parleremo dei vari Indicatori Chiave di Prestazione (KPI) per l’Approvvigionamento. Se preferisci, puoi passare subito alla parte dei KPI, ma ti suggerirei prima di dedicare qualche minuto a ragionare sul contesto di quei KPI.
Gli stakeholder dell’Approvvigionamento
Iniziamo l’analisi del contesto dei KPI dell’Approvvigionamento con gli stakeholder coinvolti. Nel contesto dell’azienda, essi sono:
- Il team per l’Approvvigionamento guidato dal CPO (Chief Procurement Officer). Sono interessati a mantenere il processo di approvvigionamento efficace, a ricevere una formazione adeguata e a raggiungere gli obiettivi previsti della performance.
- Clienti interni. I clienti interni al contesto dell’Approvvigionamento sono interessati ad un accesso efficiente ai materiali richiesti che soddisfino le loro aspettative a livello qualitativo.
- Consiglio di amministrazione. È interessato ad aumentare le prestazioni del settore degli Approvvigionamenti in generale o, più specificamente, a controllare il ROI. Anche la conformità legale è tra i loro argomenti di interesse.
Il personale addetto all’approvvigionamento gestisce i rapporti con i fornitori. In alcuni casi, le catene dell’acquisizione dei prodotti sono sotto il controllo di regolatori esterni. Rispettivamente, dobbiamo aggiungere altri due stakeholder:
- Fornitori. Sono interessati ad instaurare delle relazioni vantaggiose per tutti.
- Regolatori. Sono interessati alla conformità legale.
Tutte queste parti interessate hanno dei punti di vista diversi su ciò che è considerato un approvvigionamento efficace. Rispettivamente, tali idee possono essere quantificate e misurate da diversi indicatori di prestazione.
Processo di approvvigionamento
Analizziamo il processo dal punto di vista del team di approvvigionamento. Qual è un processo tipico in questo ambito? Dipende dall’attività specifica. Normalmente, consiste di questi cinque passaggi:
- Analisi dei requisiti
- Analisi del mercato
- Identificazione e comunicazione del fornitore
- Negoziazione e contrattazione
- Gestione della performance (logistica e gestione della qualità)
Se la tua sfida principale è l’efficienza operativa dell’approvvigionamento, allora una buona idea è quella di definire i KPI attorno a queste fasi del processo.
Scorecard dell'Approvvigionamento.I Cinque fattori “Giusti”
Un’altra prospettiva popolare per esaminare gli approvvigionamenti è suggerita dal Chartered Institute of Procurement and Supply (CIPS). Si chiama “I cinque fattori giusti”. Vi sono, infatti, 5 punti di controllo specifici:
- La giusta Qualità
- La giusta Quantità
- Il giusto Prezzo
- Il Posto giusto
- Al Momento giusto
Possiamo utilizzare questi cinque attributi dell’approvvigionamento per creare in seguito un indice di conformità.
Le Sfide dell’Approvvigionamento
Infine, possiamo analizzare l’approvvigionamento dal punto di vista del management (il consiglio di amministrazione e il CPO). Di cosa dovrebbe trattare una strategia di approvvigionamento? Quali sono le principali sfide su cui il reparto degli approvvigionamenti dovrebbe concentrarsi?
Elenchiamo gli obiettivi/sfide più importanti:
- Gestire le acquisizioni dell’azienda
- Ottimizzare costi, qualità, tempistiche
- Gestire i rapporti con i fornitori
- Gestisci i rischi, ad esempio, stabilendo un profilo diversificato di fornitori (vedi il caso del coronavirus come esempio).
- Prevedi la spesa, identificando le anomalie e segnalandole
Secondo il report di Deloitte, l’approvvigionamento svolge un ruolo attivo anche:
- Nello sviluppo di nuovi prodotti/mercati;
- Nel supporto alle decisioni “produrre o acquistare”
È una buona pratica costruire una scorecard dell’approvvigionamento attorno a questi obiettivi, invece di copiare semplicemente un lungo elenco di KPI.
Scorecard dell’Approvvigionamento
Ora, mettiamo insieme gli obiettivi, i processi e gli stakeholders di cui abbiamo trattato in precedenza per creare una scorecard della strategia per l’approvvigionamento. A tal fine, seguiremo il modello con quattro prospettive della Balanced Scorecard classica:
- Prospettiva finanziaria
- Prospettiva del cliente
- Prospettiva dei processi interni
- Prospettiva delle competenze e dello schema
Userò il software BSC Designer per automatizzare questa scorecard. Gli utenti di BSC Designer troveranno il modello della scorecard dell’approvvigionamento nei loro account. Se non sei ancora un utente della piattaforma, puoi iscriverti con un piano gratuito.
Una dichiarazione degli intenti in questo caso può essere formulata come: “Garantire un approvvigionamento efficace in linea con la strategia aziendale”.
Scorecard dell'Approvvigionamento.Metriche finanziarie dell’approvvigionamento
L’obiettivo finanziario fondamentale del dipartimento dell’approvvigionamento può essere formulato come:
- Garantire il risparmio dei costi
Le metriche finanziarie principali per l’approvvigionamento sono:
- Il risparmio dei costi, % misurato come una riduzione dei costi come percentuale della spesa totale. Secondo il report di Ardent 1, il benchmark medio per il risparmio sui costi è di circa il 7,5%.
- L’evitamento dei costi, % che è il risparmio sui costi futuri.
Scorecard dell'Approvvigionamento.Quali costi dovrebbero essere considerati? Secondo il report della Deloitte, 2, la metrica più popolare del risparmio dei costi è la metrica del risparmio delle spese operative (“risparmi OPEX”) che è utilizzata dal 74% dei partecipanti al sondaggio. In seguito vi è la metrica di risparmio delle spese fondamentali a lungo termine (“risparmi CAPEX”) utilizzata dal 63% delle aziende.
Abbiamo anche bisogno di conoscere i costi per l’approvvigionamento. Questi costi sono formati da:
- Salari del personale, costi di formazione e simili
- Investimenti in infrastrutture e nuove tecnologie
Inoltre, possiamo osservare queste metriche:
- Il costo totale dell’approvvigionamento
- La percentuale delle spese di approvvigionamento rispetto alle spese totali dell’azienda. Secondo il report della Ardent, il benchmark per questa metrica è inferiore all’1%.
Abbiamo discusso del risparmio sui costi e sulle spese dell’approvvigionamento. Un’altra buona domanda da porsi è se il reparto aziendale dedicato agli approvvigionamenti stia operando in modo efficiente.
Per rispondere a questa domanda, possiamo monitorare:
- La spesa gestita dal team di approvvigionamento, %. : la percentuale della spesa gestita dal team di approvvigionamento rispetto alle spese totali dell’azienda.
Il punto di riferimento per questa metrica dipenderà dal settore specifico della tua attività. La stima media del report della Ardent è del 63,2%.
Il ROI degli approvvigionamenti
Il ROI è uno degli indicatori fondamentali che il CPO/CEO e il consiglio di amministrazione dovrebbero vedere sul pannello di controllo aziendale.
Scorecard dell'Approvvigionamento.Un punto di partenza è la redditività di base dell’approvvigionamento:
- ROI dell’approvvigionamento = (risparmio sui costi/costo totale per effettuare l’approvvigionamento) * 100%
Un approccio più completo sarebbe quello di guardare oltre i risultati finanziari ovvi. Potremmo trovare un equivalente in dollari dei benefici ottenuti come conseguenza… :
- Delle innovazioni abilitate (idealmente, dovrebbero essere allineate con le metriche della scorecard dell’innovazione)
- Della trasparenza della conformità
- Della velocità e qualità dell’approvvigionamento
KPI per clienti interni
Il dipartimento dei rifornimenti lavora con i fornitori per soddisfare le esigenze dei clienti interni.
Quali sono le esigenze dei clienti interni? Possiamo formularli sotto forma di questo obiettivo:
- Comunicazione efficace con il team di approvvigionamento
Come quantificare questo obiettivo? Per quantificare l’approvvigionamento visto dai clienti interni, possiamo utilizzare questa semplice metrica:
- Soddisfazione del cliente interno, %
Scorecard dell'Approvvigionamento.Dal punto di vista del team dei rifornimenti, una comunicazione efficace può essere quantificata sotto forma di:
- Acquisti basati su cataloghi o acquisti derivanti da un contratto
- Acquisti di emergenza, %
Gli acquisti fuori contatto e di emergenza comportano dei costi maggiori. È importante utilizzare queste metriche per comprendere la differenza dei costi e i motivi dell’acquisto fuori contratto.
Scorecard dell'Approvvigionamento.Possiamo formulare questa idea come un’ iniziativa:
- Eseguire un’analisi alla radice degli acquisti non previsti
Tra i motivi potremmo trovare:
- Una scarsa comunicazione con i clienti interni
- Una struttura informatica obsoleta
- Uno scarso livello di automazione
KPI per i processi di approvvigionamento
E per quanto concerne i processi aziendali all’interno del reparto dei rifornimenti?
Un obiettivo generale, in questo caso, è:
- Gestire i rapporti con i fornitori
Questo obiettivo può essere quantificato dalle seguenti metriche:
- Numero di fornitori. Un numero elevato si traduce in inutili costi di gestione, un numero basso di fornitori invece comporta il rischio di dipendere da essi.
- Tempo di consegna. Tempo totale per completare un ordine: questo può essere ulteriormente caratterizzato come il tempo necessario per discutere dei dettagli, elaborare il pagamento ed ottenere le merci.
- Disponibilità del fornitore, %. Simile all’indicatore del tempo di consegna, ma in questo caso ci concentriamo sulla capacità del fornitore di gestire gli ordini di emergenza.
- Soddisfazione del fornitore, %
- Indice di conformità, %. Mostra se le consegne dei fornitori rispettano i termini stabiliti.
Scorecard dell'Approvvigionamento.L’indicatore “Indice di conformità” può essere rappresentato dalle seguenti metriche (ognuna con il proprio peso):
- Consegna puntuale
- Conformità dei prezzi
- Conformità di termini e condizioni
- % di resi
- Valore in dollari dei resi
- % di difetti e altre metriche di qualità
I software di automazione, come BSC Designer, calcoleranno automaticamente il valore dell’indice di conformità utilizzando le informazioni sul peso e sulle prestazioni delle metriche all’interno dell’indice. Se non utilizzi un software specializzato, i calcoli dei pesi possono essere facilmente riprodotti utilizzando degli strumenti per la creazione di fogli di calcolo.
Un altro obiettivo specifico del reparto degli approvvigionamenti è quello di trovare dei partner di fornitura affidabili. Formuliamo l’obiettivo per la mappa strategica in questo modo:
- Trovare i migliori fornitori in base alle esigenze dell’azienda
Una semplice scheda di valutazione può essere costruita da queste metriche:
- Efficacia della comunicazione. In un articolo apposito abbiamo discusso su come quantificare la qualità della comunicazione.
- Tempistiche delle consegne e registro degli ordini – mostreranno con quanta efficacia il fornitore stia gestendo gli ordini in entrata.
- Prezzi. Un’opzione è confrontare i prezzi di diversi fornitori quantitativamente, oppure puoi concentrarti sulla competitività dei prezzi, ad esempio confrontando i prezzi qualitativamente.
- Qualità della fornitura. La qualità è un concetto ampio che va ben oltre l’ovvio “numero di difetti”. Per quantificare la qualità, suggerirei di utilizzare una scorecard della qualità apposita.
In alcuni casi, una buona idea è anche quella di esaminare l’inventario e la sua disponibilità per i clienti interni. Una metrica chiave in questo caso è:
- L’efficienza dell’inventario, % Può essere misurata come ((Inventario secondo gli obiettivi / Inventario fisico) * 100).
Se la tua organizzazione richiede un inventario ampio, una buona idea è quella di avere una scorecard del magazzino separata.
Scorecard dell'Approvvigionamento.Metriche per quantificare le competenze e le infrastrutture
Il settore dei rifornimenti è coinvolto in molte tendenze tecnologiche e dei talenti. In questa parte della scorecard strategica, ci concentriamo sugli obiettivi di apprendimento e crescita per il reparto degli approvvigionamenti.
Obiettivo:
- Migliorare le competenze del team di approvvigionamento
Metriche (leading):
- Percentuale del budget speso per la formazione. Secondo il rapporto della Deloitte, il benchmark per questa metrica varia da meno dell’1% a circa il 4%.
- Diversità nelle competenze, %. Questa metrica garantisce che il personale del settore dell’approvvigionamento superi un programma di formazione completo. Scopri ulteriori informazioni sulla formulazione della strategia per la diversità e l’inclusione.
Metrica (lagging):
- Percentuale di dipendenti specializzati nei rifornimenti. % dei membri del personale specializzati nei rifornimenti sul numero totale dei membri addetti al settore.
La metrica leading “Diversità nelle competenze, %” è un indicatore che può essere calcolato con le seguenti metriche:
- Formazione sulla negoziazione e sulla gestione dei conflitti, ore
- Formazione sull’intelligenza emotiva, ore
- Big data, formazione sull’analisi predittiva, ore
Nel modello della scorecard dell’approvvigionamento, ciascuna di queste metriche può avere il proprio peso e le proprie prestazioni. Ad esempio, possiamo assegnare un peso del 25% alla ”formazione sull’intelligenza emotiva“, mentre la “formazione sull’analisi predittiva” avrà un peso del 15%. Utilizzando questi dati, il software può calcolare l’indice totale della diversità delle competenze.
Scorecard dell'Approvvigionamento.Se la formazione del personale addetto all’approvvigionamento è il tuo obiettivo principale, ti consiglio di allineare la scorecard dell’approvvigionamento con una scorecard della formazione, che ha già implementato il modello a quattro livelli.
Andiamo avanti con altri obiettivi di apprendimento. Il prossimo può essere formulato come:
- Comprendere il contesto dei rifornimenti. Un approvvigionamento efficace dipende molto dalla comprensione della strategia di un’azienda, dell’ambiente aziendale, della concorrenza e delle tendenze dei clienti.
Una semplice iniziativa, in questo caso, è quella di fornire al team di approvvigionamento un accesso ai risultati dell’analisi PESTEL. Ad esempio, esso può essere offerto durante una riunione regolare.
Scorecard dell'Approvvigionamento.Metrica:
- Riunioni periodiche non relative ai rifornimenti [intervallo di aggiornamento = trimestrale]
Per automatizzare questa metrica, possiamo specificare l’intervallo di aggiornamento di questo indicatore. Ad esempio, può essere impostato sull’opzione “trimestralmente”. Inoltre, possiamo configurare il software per ricordare al responsabile dell’indicatore la necessità di fare una riunione.
Infine, il CPO dovrebbe concentrarsi non solo sulle sfide operative, ma anche sugli obiettivi strategici. Uno di essi può essere formulato come:
- Mantenere uno schema efficace dell’approvvigionamento
Le iniziative rilevanti, in questo caso, possono essere:
- Il miglioramento e l’automazione dello schema esistente
- La formazione sulla consapevolezza dei fornitori
- La formazione per i clienti interni
Riepilogo
In questo articolo, abbiamo discusso di alcuni KPI che vengono ampiamente utilizzati dai reparti dei rifornimenti e abbiamo utilizzato alcuni obiettivi tipici per costruire un esempio di mappa strategica.
- Creare dei KPI personalizzati. Anche se puoi iniziare con dei KPI standard, le metriche migliori sono quelle su misura per la tua organizzazione. Come trovi le metriche migliori per l’approvvigionamento? Inizia con gli stakeholders e le loro problematiche. Puoi trovare una guida più specifica a riguardo nel nostro sistema dei KPI in 12 passaggi.
- Riutilizzare la mappa strategica. Il modello di scorecard di cui abbiamo discusso nell’articolo è un buon punto di partenza per la tua strategia di approvvigionamento, sentiti libero di applicare le idee di questo articolo alla tua organizzazione e condividi i tuoi risultati nei commenti.
- Utilizzare un software di automazione. Prendi in considerazione l’utilizzo di un software di automazione per KPI/Balanced Scorecard come il nostro BSC Designer. In precedenza, abbiamo discusso del motivo per cui gli strumenti per la creazione di fogli di calcolo potrebbero non risolvere efficacemente le sfide delle scorecard.
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