Nel processo verso la trasformazione digitale, inizia con la digitalizzazione delle presentazioni delle strategie svolte dal tuo team.
Cosa ti viene in mente parlando di “presentazione della strategia”? Nella maggior parte dei casi, la risposta è “delle noiose slides di presentazione”. Si può fare molto di meglio con una mappa strategica e con un software specializzato per la pianificazione delle strategie aziendali. In questo articolo, condividiamo alcuni consigli pratici sul passaggio dalle slides ad un software professionale per aumentare l’efficacia delle presentazioni delle strategie.
Cos’è una presentazione della strategia?
È un modo per raccontare una storia sulla strategia. Che tipo di storia sarà? Dipende dal target di riferimento e dal messaggio da trasmettere…
- Le Startup presentano una strategia go-to-market ai potenziali investitori
- Le organizzazioni non profit condividono la propria storia con la comunità e con i donatori finanziari
- Le PMI utilizzano le presentazioni delle strategie per tenere tutti costantemente aggiornati sui cambiamenti
- Le organizzazioni più grandi svolgono le presentazioni delle strategie per sincronizzare gli sforzi delle unità funzionali su una strategia coerente
Idealmente, dovrebbe esserci uno scambio di idee con i partecipanti.
Il pubblico target della presentazione dovrebbe trarne dei suggerimenti concreti da implementare nelle strategie funzionali e nelle proprie operazioni quotidiane.
La vecchia maniera: presentazione della strategia sulle slides
Ecco come viene svolta solitamente una presentazione della strategia:
- Creazione di diapositive visivamente accattivanti
- Spiegazione del messaggio fondamentale che si vuole trasmettere
- Aggiunta di grafici che supportano il messaggio
- Racconto della storia per ciascuna diapositiva
- Sessione finale di domande e risposte
Queste presentazioni della strategia venivano implementate raramente al di fuori della sala riunioni. Il vero lavoro sulla strategia avveniva in numerosi fogli di calcolo Excel.
Lo scenario ideale: presentazioni nel software per la pianificazione strategica
Durante la propria trasformazione digitale, molte aziende hanno spostato le loro attività relative all’implementazione della strategia dai fogli di calcolo a dei software specializzati. Ciò ha dato loro la possibilità di svolgere delle presentazioni migliori, investendo meno sforzi nella preparazione.
Lo scenario ideale sarebbe quello di svolgere le presentazioni direttamente all’interno di un software specializzato per la pianificazione strategica, utilizzando delle scorecard strategiche reali con dei dati reali.
Ecco i principali vantaggi di questo approccio:
- La mappa strategica è uno strumento riconosciuto per la descrizione delle strategie, e la maggior parte dei professionisti sarà in grado di “leggere ” la mappa
- Non è necessario creare diapositive: la mappa strategica è di per sé la tua diapositiva più importante e viene creata automaticamente
- Non c’è bisogno di aggiungere grafici: basta usare le dashboard che si utilizzano regolarmente per l’implementazione delle strategie
- La logica del discorso segue naturalmente la logica della mappa strategica
- Il feedback dei colleghi può essere implementato nell’immediato, viene raccolto automaticamente
Molte aziende non hanno ancora sbloccato il vero potenziale degli strumenti per l’esecuzione delle strategie aziendali.
Spesso chiedono ancora ai propri manager di:
- Estrarre i dati ed i grafici necessari dal software,
- Inserirli nelle diapositive,
- Svolgere le presentazioni e
- Elaborare manualmente il feedback dei colleghi.
Cambiamento verso delle presentazioni strategiche più efficaci
Di seguito, mostreremo delle tecniche specifiche per realizzare delle presentazioni efficaci con il software per la pianificazione strategica.
La mappa strategica è la diapositiva principale della tua presentazione
Una mappa strategica è un’immagine visiva che il software per l’implementazione delle strategie crea ed aggiorna automaticamente, utilizzando le informazioni che hai inserito sui tuoi obiettivi, gli indicatori e le iniziative.
La presentazione della strategia consiste nella “lettura” corretta di una mappa strategica:
- Inizia con una panoramica generale, soprattutto se i partecipanti non conoscono bene la tua azienda. Parla della missione, della visione, dei valori, dei temi strategici e della strategia generale dell’azienda
- Spiega i driver della strategia, ed i risultati che vuoi ottenere
- La prospettiva dei Processi aziendali interni e quella dell’Apprendimento sono i driver (o gli abilitatori) della strategia
- Il punto di vista del cliente e dello stakeholder mostrano i risultati desiderati
- I colori degli obiettivi sulla mappa corrispondono al tema strategico a cui appartiene l’obiettivo
- Parla degli stakeholder coinvolti e dei loro interessi
Segui la logica della mappa strategica per continuare con il discorso:
- Il tuo punto di partenza saranno le domande inserite nella descrizione delle prospettive
Quando una mappa strategica è progettata correttamente, la panoramica generale della strategia dovrebbe essere suddivisa in tanti piccoli sotto-obiettivi indipendenti, quantificabili in base al valore creato per gli stakeholder.
- Gli obiettivi secondari sono i rettangoli sulla mappa
- I collegamenti tra gli obiettivi spiegano la logica di causa ed effetto
- Gli indicatori mostrano come venga quantificato il valore creato per gli stakeholder
Esplora nel dettaglio gli obiettivi che richiedono un’attenzione maggiore:
- Come viene quantificato l’obiettivo?
- Quali sono i progressi attuali?
- Quali rischi sono stati identificati?
- Quali sono i piani d’azione?
- Quali ipotesi verranno testate?
Le funzionalità di automazione contribuiranno a rendere la storia più coinvolgente:
- Mostra/nascondi alcune parti della mappa
- Passa alle dashboard per vedere le tendenze ed i grafici per i KPI più importanti
- Aggiungi un diagramma di Gantt alla dashboard per visualizzare le iniziative, le connessioni tra di esse e la linea temporale generale della strategia
- Passa ai KPI per supportare le tue argomentazioni con dei dati in tempo reale
- Clicca sui rischi per visualizzare le definizioni dei rischi ed i piani di mitigazione suggeriti
- Apri le iniziative per vedere i budget, le tempistiche ed altri dettagli dei tuoi piani d’azione
Se hai appena iniziato a lavorare sulla tua strategia, lo strumento del punteggio strategico, basato sull’intelligenza artificiale, ti aiuterà a creare una mappa strategica secondo i più recenti standard del settore, includendo tutte le informazioni richieste ed evitando gli errori più comuni.
Non sei limitato ad una sola mappa!
Mappa dei processi
Ad esempio, in una scorecard per le innovazioni, abbiamo utilizzato delle mappe dei processi che illustravano i processi fondamentali delle relative strategie. Questo è un modo eccellente per dimostrare come viene creato il valore nella tua azienda.
Mappa panoramica
Quando effettui una presentazione per un pubblico generico, puoi creare una mappa strategica panoramica che non includerà molti dettagli, ma solo le prospettive chiave e gli obiettivi all’interno.
Vedi i dati sottostanti per rispondere alle domande difficili
Durante la presentazione della strategia, potrebbero sorgerti delle domande complicate…
Stiamo analizzando i dati aggiornati? Quando sono stati aggiornati l’ultima volta?
Nella scheda dei KPI, clicca sul tasto Aggiornamenti. Ti apparirà una tabella che ti mostrerà quando sono stati aggiornati gli indicatori e quale sia il loro programma di aggiornamento.
Come è stato ottenuto il valore di questo indicatore?
Questa risposta viene solitamente formulata nel campo della descrizione dell’indicatore. Per gli obiettivi principali che vengono calcolati utilizzando i valori di altri indicatori, clicca su Calcoli, all’interno della scheda dei KPI. In questo modo, vedrai le formule utilizzate per gli indicatori.
Quale logica/contesto c’è alla base di questo obiettivo?
La logica può essere allineata con l’obiettivo o con l’indicatore tramite la scheda delle Iniziative.
Per delle informazioni contestuali più generali, utilizza il tasto della Cronologia delle modifiche, che è disponibile per gli obiettivi, gli indicatori e le iniziative. Ci può mostrare, ad esempio, che la fonte di un obiettivo sia un’analisi PESTEL o SWOT condotta qualche tempo fa, o che l’obiettivo in precedenza fosse stato formulato in modo diverso.
Cosa abbiamo deciso di fare per questo obiettivo nell’ultimo incontro?
I commenti dei partecipanti alla presentazione possono essere annotati subito. Alla prossima riunione strategica, puoi controllare questi commenti tramite la visualizzazione delle Iniziative nella scheda dei KPI.
In che modo questo obiettivo contribuisce alla strategia generale?
Quando due scorecard sono collegate da alcuni dati, il software crea un indicatore importato. Vai alla sezione dei Dati per visualizzare l’origine dei dati e le varie correlazioni. Apri delle scorecard di supporto, se necessario.
Chi ha suggerito questo obiettivo, cambiato gli obiettivi, aggiunto le iniziative…?
Tutti gli obiettivi e le iniziative nel software hanno un loro proprietario. Inoltre, con un audit trail, gli utenti possono visualizzare la cronologia delle modifiche, inclusi l’aggiornamento di valori ed obiettivi e l’aggiunta di iniziative.
Presentazioni in movimento
A volte, sorgono delle domande interessanti quando non sei nella sala riunioni, non hai un computer o delle slides con te, ma soltanto uno smartphone.
In BSC Designer, la modalità di presentazione viene attivata automaticamente su schermi piccoli. Nasconde tutti i controlli non necessari, aiutandoti a navigare facilmente tra le mappe strategiche e le dashboard.
Annota immediatamente il feedback
La parte più preziosa di qualsiasi presentazione sono le conversazioni che ne derivano. Un grande vantaggio dell’utilizzo di un software per la pianificazione strategica è la possibilità di annotare tutti i commenti più preziosi direttamente nella scorecard strategica.
Commenta i valori dei KPI
Potrebbero esserci dei commenti interessanti su alcuni KPI.
- Perché il valore è diminuito improvvisamente o è aumentato più del previsto?
- Cosa possiamo fare per far uscire il KPI dalla zona rossa?
Annota queste osservazioni con la funzione dei Commenti per il valore del KPI.
Modifica la mappa al volo
Implementa subito le nuove idee sulla mappa strategica: aggiungi nuovi obiettivi, indicatori, ipotesi, rischi o iniziative.
Un canale apposito per le nuove idee
Nella gestione dei cambiamenti, è fondamentale disporre di un canale dedicato alle nuove idee. La strategia non è un’eccezione. I membri del tuo team possono inviare le loro idee all’e-mail dedicata. Il software convertirà le email in iniziative e le salverà in una scorecard apposita, chiamata Idee per la strategia.
Cambia la strategia in modo dinamico
In genere, una presentazione è un documento fisso. Una vera strategia non lo è. Con un software specializzato come BSC Designer, puoi chiedere agli strategist di introdurre costantemente nuove modifiche alla strategia.
È incredibile vedere come le persone possano lavorare simultaneamente sulla strategia, aggiungendo nuove ipotesi, scomponendo obiettivi complessi in parti più tangibili.
Automatizza le consegne e il follow-up
Prima di una presentazione, i partecipanti si aspettano di ricevere dei volantini. Stampare continuamente dei fogli non è un’idea sostenibile. Piuttosto, invia il link alla scorecard strategica di cui parlerai, in modo che i partecipanti possano seguirti e approfondire i dati a cui sono maggiormente interessati.
Dopo la presentazione della strategia, puoi inviare un’email di follow-up. Per illustrare alcuni punti specifici, puoi aggiungere dei link diretti a specifici KPI, obiettivi o iniziative.
Se hai bisogno di un documento formale con alcuni obiettivi, KPI ed una mappa strategica, puoi utilizzare la funzione Report. Vedi, ad esempio, il report del Piano strategico.
Riepilogo
Ecco i vantaggi dell’effettuare le presentazioni sulle strategie direttamente all’interno del software per la pianificazione strategica:
- Non richiede sforzi aggiuntivi da parte del tuo team: hai già tutti i dati necessari nel software, non c’è bisogno di perdere tempo a lavorare sulle diapositive;
- La presentazione sarà molto più produttiva rispetto a una presentazione classica: mostrerai nuovi dati, approfondirai i dettagli di supporto e le informazioni contestuali, potrai introdurre cambiamenti e idee direttamente nella scorecard strategica;
- Si può effettuare in qualsiasi momento, molto probabilmente smetterai di chiamarla “presentazione della strategia”, sarà solo una semplice riunione in cui parlerai della strategia con uno schema preciso;
- Invece di materiali cartacei, i partecipanti riceveranno un link alla scorecard strategica; nelle note di follow-up, puoi fare riferimento a specifici obiettivi, KPI o iniziative
- Non c’è nessun divario tra la presentazione ed il lavoro reale: per la presentazione utilizzerai la stessa piattaforma che utilizzi per gestire quotidianamente i tuoi KPI ed obiettivi.
Direttore Generale | Formatore | Autore
BSC Designer è un Software di Balanced Scorecard che sta aiutando le aziende a formulare meglio le proprie strategie e a rendere più tangibile il processo di esecuzione della strategia con i KPI.