تعرّف على كيفية تتبّع وتحسين فعالية إدارة المشاريع باستخدام KPI (مؤشر الأداء الرئيسي). استخدم مقاييس الأداء لإظهار قيمة المشروع لأصحاب المصلحة.
- «المشاريع» و«المبادرات» – ما الفرق؟
- إدارة المشاريع: لماذا نقيس، ومن هم أصحاب المصلحة؟
- KPI (مؤشر الأداء الرئيسي) لإدارة المشاريع: النطاق، التكلفة، الوقت، المخاطرة، الجودة، الموارد
المشروع مقابل المبادرة: موقع المشاريع في التخطيط الاستراتيجي
ما دور المشاريع في التخطيط الاستراتيجي؟ تحدثنا سابقًا عن مستويات مختلفة من التجريد في التخطيط الاستراتيجي.
بدأنا بأعلى مستوى (الرسالة، الرؤية، القيم الأساسية)، ثم انتقلنا إلى مستوى الأولويات الاستراتيجية، وأهداف العمل، ومقاييس الأداء، وأخيرًا إلى مستوى التنفيذ (المستوى 5 في المخطط).
في التخطيط الاستراتيجي، تُسمّى العناصر القابلة للتنفيذ عادةً «مبادرات». لماذا لا نسمّيها «مشاريع»؟
ما الفرق بين المبادرة والمشروع؟
- إن تعريف المبادرة الذي يمكن أن نجده في القواميس يسلّط الضوء على الجِدّة أو الصعوبة في النشاط.
- وعلى النقيض، يُشرح مصطلح المشروع على أنه أسلوب جرى إعداده مسبقًا أو عمل مخطَّط له موعد نهائي.
أحب استخدام الرحلة كتشبيه لشرح الفرق:
- عندما تخطط عائلة لأول رحلة بالسيارة من باريس إلى برشلونة، يبدو ذلك أشبه بـمبادرة. فتعقيدات الطريق غير معروفة جيدًا، ورسوم الطريق تُقدَّر بشكل تقريبي جدًا، والعثور على مطعم جيد على طول الطريق مسألة حظ.
- والآن، تخيّل موقفًا مختلفًا: سائق شاحنة يقطع المسار نفسه. يتم حساب التوقيت ورسوم الطريق وتكاليف الوقود والإقامة بدقة عالية. وبالنسبة لمركز الخدمات اللوجستية المسؤول عن هذه الشاحنة، فهذا مشروع صغير.
ما سمات المشروع؟ لنأخذ مثلث إدارة المشاريع الكلاسيكي:
- الميزانية
- الجدول الزمني
- النطاق
وماذا عن المبادرة؟ يمكن أن تمتلك السمات نفسها تمامًا! على سبيل المثال، إليك مربع حوار لمبادرة من برنامج التخطيط الاستراتيجي؛ يبدو مشابهًا جدًا لما نجده في أداة لإدارة المشاريع.
KPIs لإدارة المشاريع. مع المبادرة، نحن نختبر المياه. ولاختبار المياه، نحتاج إلى الميزانية والوقت.
ما الذي تحتاجه المؤسسة؟ مبادرة أم مشروع؟ بينما سنتحدث في الغالب عن المبادرات في التخطيط الاستراتيجي، فإن تلك المبادرات تحتاج إلى أن تُنفَّذ بطريقة ما. وهنا سنحتاج إلى المشاريع.
نحن بحاجة إلى كليهما: المبادرات والمشاريع!
وفي سياق أتمتة البرمجيات، يوجد فرق أيضًا. فبرنامج إدارة المشاريع يأتي مع مخطط جانت وتخطيط مكثف للموارد، بينما يركّز برنامج تنفيذ الاستراتيجية على خرائط الاستراتيجية وKPI (مؤشر الأداء الرئيسي).
ولمثال عملي حول كيفية الاحتفاظ بالمبادرات الاستراتيجية في بي إس سي ديزاينر مع إدارة تنفيذ المشاريع التفصيلي في أدوات مثل Jira وAsana أو Monday.com، اطّلع على كيفية ربط التخطيط الاستراتيجي بأدوات إدارة المشاريع.
لماذا تقيس إدارة المشاريع
في نظام KPI، اتفقنا على أنه قبل قياس الأشياء، من المهم فهم سياق القياس:
- لماذا نريد قياس إدارة المشاريع؟
فيما يلي بعض الأسباب النموذجية:
- لتحسين الكفاءة والفعالية
- لتحسين العمليات الحالية وأدائها
- لتحسين أسلوب الإدارة والاتصالات والبنية التحتية
- لإظهار القيمة التي يحققها المشروع إلى أصحاب المصلحة
تنسجم جميع هذه الإجابات جيدًا مع فكرة تحليل الفجوة المطبق على إدارة المشاريع.
أصحاب المصلحة في إدارة المشاريع
سؤال آخر يقترح نظام KPI طرحه هو:
- من هم أصحاب المصلحة في إدارة المشاريع؟
ستتضمن قائمة أصحاب المصلحة بالتأكيد ما يلي:
- مدير المشروع
- الفريق الذي يعمل على المشروع
- راعي المشروع
- العملاء الخارجيون والداخليون
- الجهات التنظيمية الخارجية وفريق الامتثال الداخلي
- فريق ضمان الجودة
ستساعدنا قائمة أصحاب المصلحة على التركيز على جهود قياس الأداء.
سيهتم بعض أصحاب المصلحة بمعرفة مؤشرات الأداء (KPI (مؤشر الأداء الرئيسي)) لقياس نجاح المشروع، بينما سيهتم أصحاب مصلحة آخرون بقياس نجاح إدارة المشاريع.
مؤشرات الأداء للمشروع
الآن، لدينا قائمة أصحاب المصلحة، ونعرف ما هي الإجابة التي نهتم بها. دعونا نحدد بعض KPI (مؤشر الأداء الرئيسي) لإدارة المشاريع.
يمكننا تجميع مؤشرات الأداء حول أحد نماذج إدارة المشاريع:
- نموذج المثلث الكلاسيكي: النطاق، التكلفة، الوقت -> الجودة
أو النموذج المتطور وفقًا لمعايير PMBOK:
- النطاق، التكلفة، الوقت + المخاطرة، الجودة، الموارد
مؤشرات الأداء لإدارة المشاريع. النطاق
يركّز مفهوم النطاق في إدارة المشاريع بشكلٍ أساسي على متطلبات المنتج المستقبلي وفقًا لاحتياجات أصحاب المصلحة.
أحد أهم معايير المتطلبات هو:
- عدم غموض المتطلبات، %
كيف يمكن قياس عدم الغموض كمّيًا؟
يمكننا أن نطلب من عدة خبراء قراءة المتطلبات وعدّ العبارات التي تُصنَّف على أنها غامضة. وهناك نهج أقل رسمية، لكنه لا يزال فعّالًا، وهو قياس هذا KPI (مؤشر الأداء الرئيسي) باستخدام مقياس شائع:
KPI لإدارة المشروع. مواءمة الاستراتيجية / المشروع
أمرٌ آخر ينبغي النظر إليه في سياق المتطلبات هو وجود مواءمة بين استراتيجية المؤسسة ومشاريعها.
- إذا كنا نعمل على مشاريع داخلية، فإن وجود خريطة استراتيجية جيدة يُعدّ طريقة ممتازة لشرح سياق الأعمال (القيود والأولويات) الخاص بالمشروع للفريق.
لماذا يهم سياق الأعمال؟ للإجابة عن هذا السؤال، فكّر في الفرق بين:
- القيام بالأشياء على نحو صحيح، و
- القيام بالأشياء الصحيحة
إن «القيام بالأشياء على نحو صحيح» هو جوهر إدارة المشاريع. يمكن لأفضل المدراء جعل المشروع بأكمله عالي الكفاءة، ولكن هل سيدفع ذلك المؤسسة نحو الأهداف المنشودة؟
يمكن صياغة KPI (مؤشر الأداء الرئيسي)، في هذه الحالة، على النحو التالي:
- مواءمة الاستراتيجية/المشروع، %
أفضل طريقة لتحقيق هذه المواءمة هي البدء بالاستراتيجية وبناء مبادرات ومشاريع جديدة حول أهدافها.
التكلفة
عادةً ما يكون العثور على مقاييس التكلفة سهلاً. تشمل KPI (مؤشر الأداء الرئيسي) الكلاسيكية في هذه الحالة:
- الميزانية المخططة
- الميزانية الفعلية
- تباين الميزانية – الفرق بين الميزانيات المخططة والفعلية
إذا كنت تستخدم بي إس سي ديزاينر للتخطيط الاستراتيجي، فستجد هذه الخصائص للمبادرات، وكذلك في شجرة KPI:
KPI لإدارة المشاريع. المشتقات المالية لإدارة المشاريع الناجحة:
- توفير التكاليف
- تجنب التكاليف
- ROI – العائد على الاستثمار
- المعادِل بالدولار للقيمة المُنشأة (القيمة المكتسبة) – تقدير القيمة التي أنشأها المشروع
القيمة المكتسبة
يمكن حساب القيمة المكتسبة المذكورة كما يلي:
- القيمة المكتسبة (EV) = Total_Budget * %التقدم،
يقارن مقياس آخر القيمة المكتسبة بالميزانية الفعلية المستخدمة:
- التباين في التكلفة (CV) = Earned_Value – Budget_Actual
قد تكون القيمة السالبة لـ CV مؤشرًا على حالة تجاوز الميزانية.
سيقوم بي إس سي ديزاينر بحساب القيمة المكتسبة والتباين في التكلفة إذا كانت المبادرة قد عُيِّن لها مؤشر التقدم وتم تحديد إجمالي الميزانية.
وقت
المقاييس الكلاسيكية لإدارة المشاريع هي:
- وقت الدورة
- التباين في الجدولة، % (الساعات المخططة مقابل الساعات الفعلية)
- إكمال في الوقت المحدد، %
- فائت المعالم الرئيسية، %
بينما يسهل حساب هذه المقاييس باستخدام برامج إدارة المشاريع، نحتاج إلى توخي الحذر عند تفسير نتائجها.
مؤشرات الأداء الرئيسي (KPI) لإدارة المشاريع. أجرِ التحليل لتحديد السبب الجذري
هل كان الموعد النهائي فائتًا بسبب سوء الإدارة، أم لأن المتطلبات تغيّرت بشكل غير متوقع، أم لأن نطاق المشروع يحتاج إلى مراجعة بسبب بعض المدخلات الجديدة؟
اعرف معاييرك المرجعية
ماذا يعني أن فريقك فاته 15% من المعالم هذا الشهر؟ هل هذا أمر معتاد بالنسبة لهم؟
كيف تقارن هذه النسبة بالشهر السابق أو بفريق آخر؟ لا تكون البيانات ذات معنى إلا ضمن سياق معين، لذا احرص على فهم هذا السياق قبل استخلاص الاستنتاجات.
ما السلوك الذي تحفّزه KPI (مؤشر الأداء الرئيسي)؟
فكّر مرتين قبل ربط KPI (مؤشر الأداء الرئيسي) لإدارة المشاريع بـ حساب المكافأة. إن إنجاز 100% في الوقت المحدد يبدو رائعًا على الورق، لكن يجب ألا تكون هناك أي مقايضات على حساب جودة التسليم النهائي. إن KPIs السيئة هي تلك التي تجعل فريقك يفكر في كيفية التلاعب بالنظام بدلًا من جعل المنتج أفضل.
مخاطرة
سابقًا، ناقشنا مفهوم المخاطرة وKRIs. كانت إحدى الأفكار المطروحة في تلك المقالة هي أن KRIs (مؤشرات المخاطر الرئيسية) لا تختلف كثيرًا عن KPI (مؤشر الأداء الرئيسي) (مؤشرات الأداء الرئيسي).
على سبيل المثال، إذا أردنا التخفيف من مخاطرة وجود متطلبات غامضة، فسنقوم بتتبع KPI عدم غموض المتطلبات، % (أو KRI، إذا أردت).
بعبارة أخرى، يمكن تتبع أي مخاطرة لديها خطة للتخفيف من المخاطر بواسطة KPI.
فكرة مهمة أخرى هي أن إدارة المخاطر نفسها يمكن تتبعها باستخدام مؤشرات الأداء:
- رقم المخاطر المحددة
- % من المخاطر المحددة مع خطة للتخفيف
- رقم المخاطر التي حدثت دون خطة للتخفيف
- المخاطر المتكررة، %
- تكاليف إدارة المخاطر، $
مؤشرات الأداء لإدارة المشاريع. الجودة
كيف يمكننا تقدير جودة إدارة المشاريع؟ يعتمد ذلك على أي جانب من الجودة نهتم به. كما نوقش في مقال KPI (مؤشر الأداء الرئيسي) للجودة، تُدرَك الجودة بشكل مختلف من قبل أصحاب المصلحة المختلفين.
جودة القيادة
يمكننا البدء بـ:
- جودة الإدارة (اطّلع على بعض الأفكار حول كيفية قياسها كمّياً)
- جودة القيادة
- جودة الاتصالات، % (راجع مقالة التعقيد للاطّلاع على بعض الأفكار)
جودة النتائج
إذًا يمكننا النظر في جودة النتائج المُنتَجة:
- % من إعادة العمل، أو
- عدد المرتجعات
قد تشير النسبة المرتفعة لإعادة العمل إلى وجود مشكلة في متطلبات المشروع، أو تقدير أولي غير مناسب، أو تخطيط غير كافٍ.
تشمل مقاييس الجودة الأكثر عمومية ما يلي:
- رضا العميل الداخلي، %
- رضا العميل الخارجي، %
يشمل مفهوم الجودة جودة المخرجات الداخلية التي يتم إنشاؤها نتيجةً للمشروع. على سبيل المثال، إذا كنت بحاجة إلى مصمم جرافيك لمشروعك، فيجب تسليم المواد النهائية وفقًا لمعايير داخلية محددة، باستخدام قوالب معينة وأفضل الممارسات. وفي هذه الحالة، يكون KPI (مؤشر الأداء الرئيسي) هو:
- الامتثال للمعايير الداخلية، %
مشتقات الجودة
ماذا عن الابتكارات?
قد يكون من الآثار الجانبية الجيدة لإدارة المشاريع المنظمة جيدًا ظهور أفكار مسار الابتكار. المؤشر الذي يجب تتبعه هو:
- عدد أفكار الابتكار المؤهلة التي تم توليدها
عند النظر إلى جانب الجودة في أي مشروع، ينبغي علينا أيضًا أخذ جوانب الاستدامة في الاعتبار.
ليس فقط الاستدامة البيئية الكلاسيكية، بل أيضًا الركائز الاجتماعية والاقتصادية. اطّلع على بطاقة الأداء للاستدامة لبعض KPI (مؤشر الأداء الرئيسي) المحددة مثل:
- % من المواد المعاد تدويرها المستخدمة
- السلامة في مكان العمل، %
الموارد
في سياق إدارة المشاريع، فإن KPI (مؤشر الأداء الرئيسي) ابتدائيًا للموارد هو:
- الوقت المنتج أو الوقت المستغرق في الأنشطة القابلة للفوترة، %
- الموارد المخططة مقابل الموارد المستخدمة
بشكل أساسي، نريد أن نعرف ما إذا كان فريقك يقضي وقتًا أطول في الاجتماعات الداخلية أم في أداء عمله.
إذا كان مشروعك يتضمن توريدًا معقدًا، والخدمات اللوجستية، وإدارة العلاقات مع عدة موردين، فاطّلع إذًا على بطاقة الأداء للمشتريات لمزيد من مؤشرات الأداء.
ادارة المواهب
أخيرًا، إن “رأس مالك” الرئيسي هو فريقك:
- ابدأ بمقياس معدل دوران الموظفين الأساسي. استلهم المزيد من الأفكار من بطاقات الاداء للموارد البشرية.
- استخدم مقياس ساعات التدريب والإرشاد الأساسي. إذا كنت جادًا بشأن تطوير مهارات فريقك، فقم ببناء بطاقة أداء التدريب شاملة باستخدام نموذج كيركباتريك.
من KPI (مؤشر الأداء الرئيسي) للمشاريع الفردية إلى أداء المحفظة
توفر المقاييس على مستوى المشروع جزءًا فقط من صورة الإدارة عندما تتنافس عدة مبادرات على الاهتمام والموارد. في هذا المثال، تحتفظ كل مبادرة بميزانيتها ومخاطرتها وقيمتها ومؤشرات الأداء الخاصة بمرحلتها، بينما تقوم المنصة بتجميعها في عرض للمحفظة لأغراض المقارنة وإعداد التقارير والرقابة التشغيلية.
كلمة أخيرة
بعد بضع دقائق من البحث على الإنترنت، يمكنك الحصول على قائمة طويلة من KPI (مؤشر الأداء الرئيسي) لإدارة المشاريع.
من الجيد ذكر بعض أفضل الممارسات حول إعداد قائمة مختصرة من مؤشرات الأداء:
- ابدأ بسياق العمل؛ ستكون خريطة الاستراتيجية الجيدة مفيدة للغاية
- عرّف مؤشرات الأداء بشكل صحيح – راجع القالب في هذه المقالة
- افهم الفرق بين المؤشرات السبّاقة واللاحقة وكذلك الفرق بين عوامل النجاح ومعايير النجاح
- حافظ على قصر القائمة – إن وجود زوج من المؤشرات السبّاقة واللاحقة لكل هدف سيعمل بشكل أفضل بكثير من قائمة تضم أكثر من 100 مقياس
استخدم قالب مؤشرات الأداء لإدارة المشاريع
يساعد BSC Designer المؤسسات في تنفيذ استراتيجياتها المعقدة:
- سجل للحصول على خطة مجانية على المنصة.
- استخدم
قالب مؤشرات الأداء لإدارة المشاريع كنقطة بداية. ستجده في جديد > بطاقة أداء جديدة > المزيد من القوالب. - اتبع نظام تنفيذ الاستراتيجية الخاص بنا لمواءمة أصحاب المصلحة والطموحات الاستراتيجية في استراتيجية شاملة.
ابدأ اليوم وشاهد كيف يمكن لـ BSC Designer تبسيط تنفيذ استراتيجيتك!
أليكسيس سافكين هو مؤسس BSC Designer، وهو برنامج لتنفيذ الاستراتيجية وإدارة الأداء يربط الأهداف وKPI (مؤشر الأداء الرئيسي) و مبادرات والمخاطر وبيانات الأداء. وبخبرة تزيد على 20 عامًا، يركز عمله على بنية تنفيذ الاستراتيجية — كيف تجمع المؤسسات بين الاستراتيجية والقياس والملكية والمخاطر وعمليات المراجعة ضمن نظام تنفيذ متماسك. وقد أنشأ لوحة تنفيذ الاستراتيجية ونظام KPI المكوّن من 10 خطوات، وألّف كتابين وأكثر من 100 مقالة حول الاستراتيجية وإدارة الأداء. تواصل مع أليكسيس عبر LinkedIn.