مؤشرات الأداء الرئيسية لتدبيرات التوريد وبطاقة الأداء المتوازن

ما مؤشرات KPI (مؤشر الأداء الرئيسي) الخاصة بالمشتريات التي ينبغي على مجلس الإدارة مراقبتها؟ ما المقاييس التي ينبغي أن تكون على لوحة معلومات قسم المشتريات لقياس أدائهم وتحسينه؟

عملية المشتريات، أصحاب المصلحة، والأهداف

المشتريات أصبحت جزءًا مهمًا من أي منظمة. فهي لا تضمن فقط الحصول على المشتريات بسعر وجودة معقولين، بل تدعم أيضًا إدارة المخاطر والامتثال.

في هذه المقالة، نناقش مؤشرات الأداء الرئيسي KPI (مؤشر الأداء الرئيسي) المختلفة للمشتريات. إذا كنت تفضل ذلك، يمكنك الانتقال إلى جزء مؤشرات الأداء مباشرةً، لكنني أقترح قضاء بضع دقائق في التفكير في السياق الخاص بتلك مؤشرات الأداء.

أصحاب المصلحة في المشتريات

لنبدأ تحليل سياق مؤشرات الأداء KPI الخاصة بالمشتريات مع أصحاب المصلحة المعنيين. ومن جانب المنظمة، فهم:

• فريق المشتريات بقيادة CPO (رئيس المشتريات). يهتمون بالحفاظ على عملية مشتريات فعّالة، والحصول على التدريب المناسب، وتحقيق أهداف الأداء المتوقعة.
• الزبائن الداخليون. يهتم الزبائن الداخليون للمشتريات بالحصول في الوقت المناسب على المواد المطلوبة التي تتوافق مع توقعاتهم للجودة.
• مجلس الإدارة. يهتم بزيادة أداء قسم المشتريات بشكل عام أو، وبشكل أكثر تحديدًا، بالتحكم في عائد الاستثمار ROI. كما أن الامتثال القانوني من بين موضوعات اهتمامهم.

يدير موظفو المشتريات العلاقات مع المورّدين. وفي بعض الحالات، تكون سلاسل التوريد تحت سيطرة الجهات التنظيمية الخارجية. وبناءً على ذلك، نحتاج إلى إضافة صاحبَي مصلحة إضافيين:

• المورّدون. يهتمون بعلاقات فعّالة تحقق المنفعة المتبادلة.
• الجهات التنظيمية. تهتم بالامتثال القانوني.

لدى جميع أصحاب المصلحة هؤلاء وجهات نظر مختلفة حول ما ينبغي أن تكون عليه المشتريات الفعّالة. وبناءً على ذلك، يمكن تكميم تلك الأفكار وقياسها بواسطة مؤشرات أداء مختلفة.

عملية المشتريات

لننظر إلى المشتريات من منظور فريق المشتريات. ما هي العملية النموذجية للمشتريات؟ يعتمد ذلك على المؤسسة. عادةً، نتحدث عن هذه الخطوات الخمس:

1. تحليل المتطلبات
2. تحليل السوق
3. تحديد المورّدين والتواصل معهم
4. التفاوض وإبرام العقود
5. إدارة الأداء (الخدمات اللوجستية وإدارة الجودة)

إذا كان التحدي الرئيسي لديك هو الكفاءة التشغيلية للمشتريات، فمن الجيد تحديد KPI (مؤشر الأداء الرئيسي) حول خطوات هذه العملية.

تتضمن لوحة معلومات بطاقات الاداء للمشتريات رسوماً بيانية للتقدم لمؤشرات محددة، ومخطط جانت للمبادرات الاستراتيجية، وقائمة بالمخاطر، وقائمة بالمبادرات وحالاتها وميزانياتها. المصدر: بطاقات الاداء للمشتريات.

الحقوق الخمسة للمشتريات

من المناظير الشائعة الأخرى للنظر إلى المشتريات ما يقترحه المعهد المعتمد للمشتريات والتوريد (CIPS). ويُسمّى ذلك «الحقوق الخمسة». وتمنحنا هذه «الحقوق» خمس نقاط تحكّم محددة:

• الجودة المناسبة
• الكمية المناسبة
• السعر المناسب
• المكان المناسب
• في الوقت المناسب

يمكننا استخدام هذه السمات الخمس للمشتريات لبناء مؤشر امتثال أدناه.

تحديات المشتريات

أخيرًا، يمكننا النظر إلى المشتريات من وجهات نظر الإدارة (مجلس الإدارة ورئيس المشتريات). ما الذي ينبغي أن تتمحور حوله استراتيجية المشتريات؟ ما التحديات الرئيسية التي ينبغي أن يركز عليها قسم المشتريات؟

لنستعرض أهم الأهداف/التحديات:

• إدارة عمليات استحواذ الشركة
• تحسين التكاليف والجودة والتوقيت
• إدارة العلاقة مع الموردين
• إدارة المخاطر، على سبيل المثال، من خلال إنشاء ملف متنوع للموردين (انظر حالة فيروس كورونا كمثال).
• التنبؤ بالإنفاق، وتحديد الحالات الشاذة وإعداد التقارير

وفقًا لتقرير Deloitte، تلعب المشتريات أيضًا دورًا نشطًا في:

• تطوير المنتجات/الأسواق الجديدة
• دعم قرارات «التصنيع مقابل الشراء»

من الممارسات الجيدة بناء بطاقة الأداء للمشتريات حول هذه الأهداف، بدلًا من مجرد نسخ قائمة طويلة من KPI (مؤشر الأداء الرئيسي).

بطاقات الاداء للمشتريات

الآن، دعونا نجمع الأهداف والعمليات وأصحاب المصلحة التي تمت مناقشتها أعلاه لبناء بطاقة أداء استراتيجية للمشتريات. ولهذا الغرض، سنتبع نموذج الأربعة منظورات لبطاقة الأداء المتوازن الكلاسيكية:

• المنظور المالي
• منظور الزبون
• منظور العمليات الداخلية
• منظور المهارات والبنية

سأستخدم برنامج بي إس سي ديزاينر لأتمتة بطاقات الاداء هذه. سيجد مستخدمو بي إس سي ديزاينر قالب المشتريات متاحًا في حساباتهم. إذا لم تكن مستخدمًا بعد، يمكنك التسجيل باستخدام خطة مجانية.

يمكن صياغة بيان المهمة لهذه الحالة على النحو التالي: “ضمان مشتريات فعّالة متوائمة مع استراتيجية المنظمة.”

تشرح الخريطة الاستراتيجية الصورة الكبيرة لاستراتيجية المشتريات. يتم دعم محركات الاستراتيجية (المنظور الداخلي) بواسطة الأهداف من منظور التعلم. يتم التعبير عن النتائج المتوقعة لاستراتيجية مشتريات فعّالة في منظوري الزبون والمالية. المصدر: بطاقات الاداء للمشتريات.

المقاييس المالية للمشتريات

يمكن صياغة الهدف المالي على المستوى الأعلى لإدارة المشتريات على النحو التالي:

•  ضمن توفير التكاليف وتجنّب التكاليف

المقاييس المالية الرئيسية للمشتريات هي:

• توفير التكاليف، % يُقاس كتوفير في خفض التكاليف كنسبة مئوية من إجمالي الإنفاق. وفقًا لتقرير Ardent¹، فإن متوسط المعيار المرجعي لتوفير التكاليف يبلغ حوالي 7.5%.
• تجنّب التكاليف، % على غرار توفير التكاليف، يشير تجنّب التكاليف إلى توفير التكاليف المستقبلية.

تتم صياغة النتائج المالية المتوقعة لاستراتيجية المشتريات كهدف عام 'ضمن توفير التكاليف وتجنّب التكاليف'. يتم شرح هذا الهدف بشكل أوسع من خلال ثلاثة مؤشرات لاحقة (باللون الرمادي) - 'توفير التكاليف'، 'تجنّب التكاليف'، 'ROI'. يوجد عدد من المؤشرات السابقة (باللون الأخضر) التي تشرح كيفية تحقيق هذا التوفير في التكاليف. المصدر: بطاقات الاداء للمشتريات.

ما التكاليف التي ينبغي أخذها في الاعتبار؟ وفقًا لتقرير Deloitte²، فإن أكثر مقياس لتوفير التكاليف شيوعًا هو مقياس توفير النفقات التشغيلية (“OPEX savings”) الذي يستخدمه 74% من المشاركين في الاستبيان. يليه مقاييس توفير النفقات الرأسمالية (“CAPEX savings”) المستخدمة لدى 63% من الشركات.

نحتاج أيضًا إلى معرفة التكاليف اللازمة لتنفيذ المشتريات. تتكون هذه التكاليف من:

• رواتب الموظفين، وتكاليف التدريب، وما شابه ذلك
• الاستثمار في البنية التحتية والتكنولوجيا

أما بالنسبة للمقاييس، فيمكننا النظر إلى هذين المقياسين:

• إجمالي تكلفة تنفيذ المشتريات 
• % من نفقات المشتريات ضمن إنفاق الشركة. وفقًا لتقرير Ardent، فإن المعيار المرجعي لهذا المقياس أقل من 1%.

لقد ناقشنا جزء توفير التكاليف وجزء النفقات في المشتريات. سؤال جيد آخر هو ما إذا كانت الشركة تستفيد من إدارة المشتريات بكفاءة.

للإجابة عن هذا السؤال، يمكننا متابعة:

• الإنفاق المُدار بواسطة فريق المشتريات، %. نسبة إجمالي إنفاق الشركة الذي يديره فريق المشتريات.

سيعتمد المعيار المرجعي لهذا المقياس على قطاعك. ويبلغ متوسط التقدير وفقًا لتقرير Ardent نسبة 63.2%.

العائد على الاستثمار في المشتريات

يُعدّ العائد على الاستثمار في قسم المشتريات أحد مؤشرات الأداء الرئيسي KPI (مؤشر الأداء الرئيسي) التي يودّ كلٌّ من CPO/CEO ومجلس الإدارة الاطلاع عليها في لوحة معلومات حوكمة الشركات.

تُحسب قيمة مؤشر العائد على الاستثمار باستخدام البيانات المستمدة من المؤشرين الآخرين. المصدر: بطاقات الاداء للمشتريات.

نقطة البداية هي الربحية الأساسية للمشتريات:

• العائد على الاستثمار في المشتريات = (توفير التكاليف / إجمالي التكلفة لتنفيذ المشتريات) * 100%

قد يكون النهج الأكثر شمولاً هو النظر إلى ما وراء النتائج المالية الواضحة. يمكننا إيجاد ما يعادل بالدولار للفوائد المتحققة نتيجةً لـ:

• الابتكارات المُتاحة (ومن المثالي أن تكون في مواءمة مع المقاييس الواردة في بطاقات الاداء للابتكار)
• شفافية الامتثال
• سرعة وجودة التوريد

KPI (مؤشر الأداء الرئيسي) للزبائن الداخليين

يتعامل قسم المشتريات مع الموردين لتلبية احتياجات الزبائن الداخليين.

ما هي احتياجات العملاء الداخليين؟ يمكننا صياغتها في شكل هذا الهدف:

• تواصل فعّال مع فريق المشتريات

كيف يمكن قياس هذا الهدف كمّياً؟ لقياس المشتريات كما يراها الزبائن الداخليون، يمكننا استخدام هذا المؤشر البسيط:

• رضا الزبون الداخلي، %

يُصاغ هدف المخرجات لاستراتيجية المشتريات على أنه 'تواصل فعّال مع فريق المشتريات'. ولتحقيق الهدف، تمت صياغة مبادرة 'قم بإجراء تحليل السبب الجذري للشراء غير المتوقع'. ويتم قياس إنجازات الهدف بواسطة المؤشر اللاحقة 'رضا الزبون الداخلي%'. المصدر: بطاقات الاداء للمشتريات.

من وجهة نظر فريق المشتريات، يمكن قياس التواصل الفعّال كمّياً على النحو التالي:

• شراء قائم على الكتالوج أو مشتريات ضمن العقد 
• شراء طارئ، % 

تشير المشتريات خارج العقد والمشتريات الطارئة إلى تكاليف أعلى. من المهم استخدام هذه المؤشرات لفهم فرق التكلفة وأسباب الشراء خارج العقد.

يمكن أن تتضمن المبادرة في بي إس سي ديزاينر تفاصيل إضافية، مثل الميزانية، والجدول الزمني، والحالة، والمستندات التي تمت مواءمتها. المصدر: بطاقات الاداء للمشتريات.

يمكننا صياغة هذه الفكرة على أنها مبادرة:

• قم بإجراء تحليل السبب الجذري للمشتريات غير المتوقعة

ومن بين الأسباب التي قد نجدها:

• ضعف التواصل مع الزبائن الداخليين
• بنية تقنية المعلومات قديمة
• انخفاض مستوى الأتمتة

مؤشرات الأداء لـ KPI (مؤشر الأداء الرئيسي) لعمليات المشتريات

ماذا عن عمليات الأعمال داخل قسم المشتريات؟

الهدف العام، في هذه الحالة هو:

• إدارة العلاقات مع المورّدين

يمكن قياس هذا الهدف بواسطة المقاييس التالية:

• رقم المورّدين. الرقم المرتفع يؤدي إلى تكاليف إدارية غير ضرورية، بينما يشير الرقم المنخفض للمورّدين إلى مخاطر الاعتماد.
• المهلة الزمنية للتسليم. الوقت الإجمالي لإكمال طلب. ويمكن تطوير ذلك أكثر بتقسيمه إلى الوقت اللازم لمناقشة التفاصيل، ومعالجة الدفع، والحصول على البضائع.
• توافر المورّد، %. مشابه لمؤشر المهلة الزمنية، ولكن في حالة التوافر نركّز على قدرة المورّد على تلبية الطلبات الطارئة.
• رضا المورّد، %
• مؤشر الامتثال، %. يوضح ما إذا كانت عمليات التسليم من المورّدين تمتثل للشروط المعتمدة.

يتم حساب أداء مؤشر الامتثال هذا تلقائياً باستخدام الأداء الموزون للمؤشرات الموجودة داخله. المصدر: بطاقات الاداء للمشتريات.

يمكن عرض مؤشر “مؤشر الامتثال” بواسطة المقاييس التالية (لكل منها وزنها الخاص):

• التسليم في الوقت المحدد
• الامتثال للسعر
• الامتثال للشروط والأحكام
• % من المرتجعات
• القيمة الدولارية للمرتجعات
• % من العيوب وغيرها من مقاييس الجودة

ستقوم برمجيات الأتمتة، مثل بي إس سي ديزاينر، بحساب قيمة مؤشر الامتثال تلقائياً باستخدام المعلومات المتعلقة بالوزن وأداء المقاييس داخل المؤشر. إذا لم تكن تستخدم برمجيات متخصصة، فيمكن إعادة إنتاج حسابات الوزن بسهولة في أدوات جداول البيانات.

تحدٍ نموذجي آخر لقسم المشتريات هو العثور على شركاء توريد موثوقين. لنصغ الهدف للخريطة الاستراتيجية على النحو التالي:

• اعثر على أفضل المورّدين وفقاً لاحتياجات الشركة

يمكن بناء بطاقة أداء بسيطة للتقييم من هذه المقاييس:

• فعالية التواصل. في مقال آخر، ناقشنا كيفية قياس جودة التواصل.
• الجدول الزمني للتسليم وتراكم الطلبات – سيُظهران مدى جودة إدارة المورّد للطلبات الواردة.
• السعر. أحد الخيارات هو مقارنة الأسعار من مورّدين مختلفين كمياً، أو يمكنك التركيز على تنافسية السعر، على سبيل المثال مقارنة السعر نوعياً.
• جودة التوريد. الجودة مفهوم واسع يتجاوز بكثير “رقم العيوب” الواضح. لقياس الجودة، أقترح استخدام بطاقة أداء للجودة منفصلة.

في بعض الحالات، من الجيد أيضاً النظر إلى المخزون وتوافره للزبائن الداخليين. المقياس الرئيسي في هذه الحالة هو:

• دقة المخزون، % يمكن قياسها على أنها ((المخزون وفقاً للسجلات / المخزون الفعلي) * 100).

إذا كانت مؤسستك تتطلب مخزوناً كبيراً، فإن وجود بطاقة أداء للمستودع منفصلة يُعد فكرة جيدة.

يُعدّ منظور التعلم والمنظور الداخلي في الخريطة الاستراتيجية محرّكات استراتيجية المشتريات. ويُفسَّر كلّ هدف بمؤشرات محددة استباقية (باللون الأخضر) ولاحقة (باللون الرمادي). وتتضمن بعض الأهداف ('الحفاظ على بنية مشتريات فعّالة') أمثلة على خطط العمل. المصدر: بطاقات الاداء للمشتريات.

مقاييس لقياس المهارات والبنية التحتية

يشارك مجال أعمال المشتريات في العديد من الاتجاهات التكنولوجية واتجاهات المواهب. في هذا الجزء من بطاقة الأداء الاستراتيجية، نركز على أهداف التعلم والنمو لقسم المشتريات.

الهدف:

• تحسين مهارات فريق المشتريات

المقاييس (سابقة):

• % من الميزانية المُنفقة على التدريب. وفقًا لتقرير صادر عن Deloitte، يتراوح المعيار المرجعي لهذا المؤشر من أقل من 1% إلى حوالي 4%.
• التنوع في المهارات، %. يضمن هذا المقياس أن مواهب المشتريات تجتاز برنامج تدريب شامل. تعرف على المزيد حول صياغة استراتيجية التنوع والشمول.

المؤشر (لاحقة):

• % من الموظفين المعتمدين في المشتريات. % من الموظفين المعتمدين في المشتريات من إجمالي عدد موظفي المشتريات.

يُعد المقياس القيادي “التنوع في المهارات، %” مؤشراً فهرسياً يمكن حسابه باستخدام المقاييس التالية:

• التدريب على التفاوض وإدارة النزاعات، ساعات
• تدريب الذكاء العاطفي، ساعات
• البيانات الضخمة، تدريب التحليلات التنبؤية، ساعات

في قالب بطاقات الاداء للمشتريات، يمكن أن يكون لكلٍ من هذه المقاييس وزن وأداء خاصان به. على سبيل المثال، يمكننا تعيين وزن قدره 25% لـ “تدريب الذكاء العاطفي”، بينما سيكون لـ “تدريب التحليلات” وزن قدره 15%. باستخدام هذه البيانات، يمكن للبرنامج حساب مؤشر إجمالي تنوع المهارات.

The leading indicator 'Diversity in skills' is a weighted index formed by three other indicators. Each of the indicators inside has its own weight (impact factor on the index). المصدر: Scorecard for Procurement.

إذا كان تدريب مواهب المشتريات هو محور تركيزك الأساسي، فإنني أوصي بمواءمة بطاقات الاداء للمشتريات مع بطاقة الأداء للتدريب، التي طبّقت نموذج المستويات الأربعة.

لنتقدم إلى أهداف تعلم أخرى. يمكن صياغة الهدف التالي على النحو التالي:

• افهم سياق المشتريات. يعتمد الشراء الفعّال إلى حد كبير على فهم استراتيجية الشركة وبيئة الأعمال والمنافسة والاتجاهات المتعلقة بالزبائن.

مبادرة بسيطة، في هذه الحالة، هي تزويد فريق المشتريات بإمكانية الوصول إلى نتائج تحليل PESTEL. على سبيل المثال، يمكن تقديم ذلك على شكل إحاطة منتظمة.

 

يوضح مربع الحوار محرر القيم لهذا المؤشر أنه مُهيأ ليتم تحديثه ربع سنويًا في اليوم الأول من الربع. المصدر: بطاقات الاداء للمشتريات.

المقياس:

• إحاطة منتظمة لغير المشتريات [فترة التحديث = ربع سنوي]

لأتمتة هذا المقياس، يمكننا تحديد فترة التحديث لهذا المؤشر. على سبيل المثال، يمكن ضبطها على “ربع سنوي”. بالإضافة إلى ذلك، يمكننا تهيئة البرنامج لتذكير الشخص المسؤول بضرورة إجراء إحاطة.

وأخيرًا، ينبغي على CPO ألا يركز فقط على التحديات التشغيلية، بل على الأهداف الاستراتيجية. ويمكن صياغة أحدها كما يلي:

• حافظ على هيكلية مشتريات فعّالة

يمكن أن تكون المبادرات ذات الصلة، في هذه الحالة، كما يلي:

• تحسين وأتمتة البنية المعمارية الحالية
• تدريب توعية الموردين
• التدريب للزبائن الداخليين

الملخص

في هذه المقالة، ناقشنا بعض مؤشرات الأداء KPI (مؤشر الأداء الرئيسي) الشائعة الاستخدام لقسم المشتريات، واستخدمنا بعض الأهداف النموذجية لبناء مثال على الخريطة الاستراتيجية.

• اعثر على KPI مصممة خصيصًا. بينما يمكنك البدء بمؤشرات أداء قياسية، فإن أفضل المقاييس هي تلك المصممة خصيصًا لمؤسستك. كيف تعثر على مقاييس ناجحة للمشتريات؟ ابدأ بأصحاب المصلحة وتحدياتهم. يمكنك العثور على إرشادات أكثر تحديدًا في نظام KPI المكوّن من 12 خطوة.
• أعد استخدام الخريطة الاستراتيجية. إن قالب بطاقات الاداء الذي ناقشناه في المقالة يُعد نقطة انطلاق جيدة لاستراتيجية المشتريات الخاصة بك؛ لا تتردد في تطبيق الأفكار الواردة في هذه المقالة على مؤسستك ومشاركة نتائجك في التعليقات.
• استخدم برنامج الأتمتة. فكّر في استخدام برنامج أتمتة لمؤشرات الأداء/بطاقة الأداء المتوازن مثل بي إس سي ديزاينر. سابقًا، ناقشنا لماذا قد لا تحل أدوات جداول البيانات تحديات بطاقات الاداء بفعالية.

للحصول على رؤية أوسع لأداء المشتريات، اطّلع على كيفية ربط برنامج أداء المورّدين مؤشرات الأداء الخاصة بالمشتريات بمخاطر المورّد وتتبع الجودة.

استخدم قالب مشروع للمشتريات

يساعد BSC Designer المؤسسات في تنفيذ استراتيجياتها المعقدة:

1. سجل للحصول على خطة مجانية على المنصة.
2. استخدم قالب مشروع للمشتريات كنقطة بداية. ستجده في جديد > بطاقة أداء جديدة > المزيد من القوالب.
3. اتبع نظام تنفيذ الاستراتيجية الخاص بنا لمواءمة أصحاب المصلحة والطموحات الاستراتيجية في استراتيجية شاملة.

ابدأ اليوم وشاهد كيف يمكن لـ BSC Designer تبسيط تنفيذ استراتيجيتك!