مؤشرات الأداء الرئيسية وبطاقة الأداء المتوازن لعملية تدبيرات التوريد

ما هي مؤشرات الأداء الرئيسية لتدبيرات التوريد التي يجب على الادارة مراقبتها؟ ما هي المقاييس التي يجب أن تكون على لوحة البيانات لقسم المشتريات لقياس وتحسين أدائهم؟

عملية تدبيرات التوريد والأطراف المعنية والأهداف

تدبيرات التوريد أصبحت عملية مهمة لأي منظمة فهى لا تضمن الحصول على سعر وجودة معقولين فحسب، بل إنها تدعم أيضًا إدارة المخاطر والامتثال.

فى هذه المقالة، سوف نناقش العديد من مؤشرات الأداء الرئيسية لتدبيرات التوريد. إذا كنت تفضل ذلك، يمكنك التبديل إلى جزء مؤشرات الأداء الرئيسية على الفور، لكنني اقترح قضاء بضع دقائق في التفكير في سياق مؤشرات الأداء الرئيسية هذه.

الأطراف المعنية فى عملية تدبيرات التوريد

لنبدأ تحليل سياق مؤشرات الأداء الرئيسية لتدبيرات التوريدات مع أصحاب المصلحة المعنيين. من جانب المنظمة، هؤلاء هم:

• فريق المشتريات بقيادة رئيس قسم المشتريات.إنهم مهتمون بالحفاظ على عملية توريد فعالة، والحصول على التدريب المناسب، وتحقيق أهداف الأداء المتوقعة.
• العملاء الداخليون. يهتم العملاء الداخليون للمشتريات بالوصول في الوقت المناسب إلى المواد المطلوبة التي تتوافق مع توقعات الجودة الخاصة بهم.
• مجلس الإدارة يهتم بزيادة أداء قسم المشتريات بشكل عام أو بشكل أكثر تحديدًا في التحكم في عائد الاستثمار. من بين الموضوعات التي تهمهم أيضاً الامتثال والتطابق القانوني .

يدير موظفو المشتريات العلاقات مع الموردين. في بعض الحالات، تخضع سلاسل التوريد لسيطرة جهات تنظيمية خارجية. وبالتالي، نحتاج إلى إضافة اثنين من الأطراف المعنية:

• الموردون. يهتمون بعلاقات فعالة ومربحة للجانبين.
• المنظمون . يهتمون بالتطابق القانوني.

كل هؤلاء الأطراف المعنية لديهم وجهات نظر مختلفة حول ماهية الشراء الفعال. وبالتالى، يمكن جمع هذه الأفكار وقياسها من خلال مؤشرات أداء مختلفة.

عملية تدبيرات التوريد

دعونا نلقي نظرة على تدبيرات التوريدات من وجهة نظر فريق المشتريات. ما هي عملية الشراء النموذجية؟ ذلك يعتمد على المنظمة. عادة نتحدث عن هذه الخطوات الخمس:

1. تحليل المتطلبات
2. تحليل السوق
3. تحديد المورد والتواصل
4. التفاوض والتعاقد
5. إدارة الأداء (إدارة الخدمات اللوجستية والجودة)

إذا كان التحدي الرئيسي الذي تواجهه هو الكفاءة التشغيلية للمشتريات، فمن الجيد تحديد مؤشرات الأداء الرئيسية حول خطوات هذه العملية.

قم بالتسجيل بخطة مجانية للوصول إلى بطاقة الأداء لتدبيرات التوريد و كذلك 30 قالباً آخر لبطاقات الأدء.

الخمسة “الصحيحة” فى عملية تدبيرات التوريد

هناك منظور آخر شائع للنظر في المشتريات يقترحه معهد تشارترد للمشتريات والتوريد (CIPS). يطلق عليها الخمسة الصحيحة حيث تمنحنا 5 نقاط تحكم محددة:

• الجودة الصحيحة
• الكمية الصحيحة
• السعر الصحيح
• المكان الصحيح
• الوقت الصحيح

يمكننا استخدام هذه السمات الخمسة لتدبيرات التوريد لبناء مؤشر تطابق كما هو موضح أدناه.

تحديات عملية تدبيرات التوريد

أخيرًا، يمكننا النظر إلى تدبيرات التوريد من وجهة نظر الإدارة (مجلس الإدارة و رئيس قسم المشتريات). ما الذي يجب أن تدور حوله استراتيجية الشراء؟ ما هي التحديات الرئيسية التي يجب أن يركز عليها قسم المشتريات ؟

دعونا نذكر أهم الأهداف / التحديات:

• إدارة اكتساب الشركة
• تحسين التكاليف والجودة والتوقيت
• إدارة العلاقة مع الموردين
• إدارة المخاطر، على سبيل المثال، من خلال إنشاء ملف تعريف متنوع للموردين (انظر حالة فيروس كورونا كمثال).
• التنبؤ بالإنفاق وتحديد الحالات الشاذة والإبلاغ عنها

وفقاً لـتقرير ديليوت , تلعب المشتريات دور مهم فى

• المنتجات الجديدة / تطوير السوق
• دعم قرارات “عمل الشىء أو شراءه “

من الممارسات الجيدة إنشاء بطاقة أداء للمشتريات حول هذه الأهداف، بدلاً من مجرد نسخ قائمة طويلة من مؤشرات الأداء الرئيسية.

بطاقة أداء تدبيرات التوريد

الآن، دعنا نجمع الأهداف والعمليات والأطراف المعنية التي تمت مناقشتها أعلاه لبناء بطاقة أداء إستراتيجية لتدبيرات التوريد لهذا الغرض، سوف نتبع. أربعة نماذج لبطاقة الأداء المتوازن الكلاسيكية:

• المنظور المالي
• منظور العميل
• منظور العمليات الداخلية
• منظور المهارات والبنية

سأستخدم برنامج بي اس سي ديزاينر لأتمتة بطاقة قياس الأداء هذه. سيجد مستخدموا بي اس سي ديزاينر نموذج الشراء متاح فى حساباتهم. إذا لم تكن مستخدمًا بعد، فيمكنك التسجيل باستخدام خطة مجانية .

يمكن صياغة بيان المهمة لهذه الحالة على النحو التالي: “ضمان الشراء الفعال المتوافق مع استراتيجية المنظمة”.

قم بالتسجيل بخطة مجانية للوصول إلى بطاقة أداء تدبيرات التوريد و كذلك 30 قالباً آخر لبطاقات الأدء.

المقاييس المالية لتدبيرات التوريد

يمكن صياغة الهدف المالي الأسمى لقسم المشتريات على النحو التالي:

• ضمان توفير وتجنب التكاليف

المقاييس المالية الرئيسية لتدبيرات التوريد هي:

• النسبة المئوية للتوفير في التكاليف : يتم قياسها على أنها توفير في خفض التكلفة كنسبة مئوية من إجمالي الإنفاق. وفقا لتقرير اردنت [2. Ardent Partners’ Procurement Metrics that Matter in 2019], يبلغ متوسط معيار توفير التكلفة حوالي 7.5٪.
• النسبة المئوية لتجنب التكاليف : على غرار توفير التكاليف، يشير تجنب التكلفة إلى توفير التكاليف المستقبلية.

قم بالتسجيل بخطة مجانية للوصول إلى بطاقة أداء تدبيرات التوريد و كذلك 30 قالباً آخر لبطاقات الأدء.

ما هى التدبيرات التى يجب أن تؤخذ بعين الإعتبار وفقاً لتقرير ديليوت[1. The Deloitte Global Chief Procurement Officer Survey, 2018], مقياس توفير التكلفة الأكثر شيوعًا هو مقياس توفير النفقات التشغيلية (“مدخرات النفقات التشغيلية OPEX”) التي يستخدمها 74٪ من المشاركين في الاستطلاع. تليها مقاييس توفير النفقات الرأسمالية (“توفير النفقات الرأسمالية CAPEX”) مستخدمة من قبل 63٪ من الشركات.
نحتاج أيضًا إلى معرفة تكاليف إجراء المشتريات. تتكون هذه التكاليف من:

• رواتب الموظفين وتكاليف التدريب وما في حكمها
• الاستثمار في البنية التحتية والتكنولوجيا

بالنسبة للمقاييس، يمكننا إلقاء نظرة على هذين المقياسين:

• التكلفة الإجمالية لأداء المشتريات
• النسبة المئوية لمصاريف المشتريات في إنفاق الشركة . وفقا لتقرير اردنت، فان معيار هذا المقياس أقل من 1 %

لقد ناقشنا توفير التكاليف وجزء المصاريف من عملية تدبيرات التوريد. هناك سؤال جيد آخر يجب طرحه وهو ما إذا كانت الشركة تستخدم قسم المشتريات بكفاءة.
للإجابة على هذا السؤال يمكننا مراقبة:

• إدارة الإنفاق من قبل فريق المشتريات: النسبة المئوية لإجمالى نفقات الشركة التى يديرها فريق المشتريات

سيعتمد معيار هذا المقياس على مجال عملك.متوسط التقدير من تقرير اردنت هو 63.2 %

عائد الاستثمار من عملية تدبيرات التوريد

يعد عائد الاستثمار لقسم المشتريات أحد المؤشرات الرئيسية التي يرغب رئيس قسم المشتريات والرئيس التنفيذي ومجلس الإدارة في رؤيتها على لوحة بيانات حوكمة الشركة .

قم بالتسجيل بخطة مجانية للوصول إلى بطاقة الأداء لتدبيرات التوريد و كذلك 30 قالباً آخر لبطاقات الأدء.

نقطة البداية هي الربحية الأساسية لتدبيرات التوريد:

• عائد الاستثمار لتدبيرات التوريد = (توفير التكلفة / التكلفة الإجمالية لأداء المشتريات) * 100٪

قد يكون النهج الأكثر شمولاً هو النظر إلى ما وراء النتائج المالية الواضحة. يمكننا أن نجد ما يعادله بالدولار من الفوائد التي تم الحصول عليها نتيجة لما يلي:

• الابتكارات التى تم تفعيلها (من الناحية المثالية، يجب أن تتماشى مع المقاييس من حيث بطاقة أداء الابتكار)
• مدى التطابق
• تحديد مصادر السرعة والجودة

مؤشرات الأداء الرئيسية للعملاء الداخليين

يتعامل قسم المشتريات مع الموردين لتلبية احتياجات العملاء الداخليين.
ما هي احتياجات العملاء الداخليين؟ يمكننا صياغتها في شكل هذا الهدف:

• التواصل الفعال مع فريق المشتريات

كيف تحدد هذا الهدف؟ لتحديد حجم تدبيرات التوريد كما يراه العملاء الداخليون، يمكننا استخدام هذا المقياس البسيط:

• النسبة المئوية لرضا العملاء الداخليين

قم بالتسجيل بخطة مجانية للوصول إلى بطاقة الأداء لتدبيرات التوريد و كذلك 30 قالباً آخر لبطاقات الأدء.

من وجهة نظر فريق المشتريات، يمكن قياس الاتصال الفعال على النحو التالي:

• الشراء القائم على الكتالوج أو مشتريات بموجب عقد
• النسبة المئوية للشراء في حالات الطوارئ

المشتريات خارج الاتصال وفى حالات الطوارئ تنطوي على تكاليف أعلى. من المهم استخدام هذه المقاييس لفهم فرق التكلفة وأسباب الشراء خارج العقد.

قم بالتسجيل بخطة مجانية للوصول إلى بطاقة الأداء للمشتريات و كذلك 30 قالباً آخر لبطاقات الأدء.

يمكننا صياغة هذه الفكرة على أنها مبادرة :

• قم بتحليل السبب الجذري لعمليات الشراء غير المتوقعة

من بين الأسباب التي قد نجدها:

• ضعف التواصل مع العملاء الداخليين
• هندسة تكنولوجيا المعلومات التي عفا عليها الزمن
• أتمتة منخفضة

مؤشرات الأداء الرئيسية لعمليات تدبيرات التوريد

ماذا عن العمليات التجارية داخل قسم المشتريات؟

الهدف العام في هذه الحالة هو:

• إدارة العلاقات مع الموردين

يمكن قياس هذا الهدف من خلال المقاييس التالية:

• عدد الموردين. يؤدي العدد الكبير إلى تكاليف إدارية غير ضرورية، وينطوي انخفاض عدد الموردين على مخاطر التبعية.
• مهلة التسليم.إجمالي الوقت لإكمال الطلب. يمكن تطوير هذا بشكل أكبر في الوقت اللازم لمناقشة التفاصيل، وعملية الدفع، والحصول على البضائع.
• النسبة المئوية لتوافر المورد. على غرار مؤشر المهلة الزمنية، ولكن في حالة التوافر، فإننا نركز على قدرة المورد على معالجة حالة طوارئ الطلبات.
• النسبة المئوية لرضا المورد
• النسبة المئوية لمؤشر الامتثال . يوضح ما إذا كانت عمليات التسليم من الموردين تتوافق مع الشروط المعمول بها.

قم بالتسجيل بخطة مجانية للوصول إلى بطاقة الأداء لتدبيرات التوريد و كذلك 30 قالباً آخر لبطاقات الأدء.

يمكن تقديم مؤشر “الامتثال” من خلال المقاييس التالية (لكل منها وزنه الخاص):

• التسليم في الوقت المحدد
• امتثال التسعير
• الامتثال للشروط والأحكام
• النسبة المئوية للعوائد
• قيمة العوائد بالدولار
• النسبة المئوية من العيوب وغيرها من مقاييس الجودة

سيحسب برنامج التشغيل الآلي، مثل بي اس سي ديزاينر، قيمة مؤشر التوافق تلقائيًا باستخدام المعلومات المتعلقة بوزن وأداء المقاييس داخل الفهرس. إذا كنت لا تستخدم برامج متخصصة ،. حسابات الوزن يمكن إعادة إنتاجها بسهولة في أدوات جداول البيانات.

التحدي النموذجي الآخر لقسم المشتريات هو العثور على شركاء توريد موثوق بهم. لنقم بصياغة هدف خريطة الإستراتيجية على النحو التالي:

• اعثر على أفضل الموردين وفقًا لاحتياجات الشركة

يمكن إنشاء بطاقة أداء تقييم بسيطة من هذه المقاييس:

• فعالية الاتصال في مقال آخر، ناقشنا كيفية تحديد جودة الاتصال .
• الجدول الزمني للتسليم و الطلبات المتراكمة – سيُظهر مدى جودة إدارة المورد للطلبات الواردة.
• التسعير . أحد الخيارات هو مقارنة الأسعار من موردين مختلفين كمياً ، أو يمكنك التركيز على القدرة التنافسية للأسعار، على سبيل المثال مقارنة الأسعار نوعيا .
• جودة التوريد . الجودة مفهوم واسع يتجاوز “عدد العيوب” الواضح. لتقدير الجودة، أود أن أقترح استخدام بشكل منفصل بطاقة أداء الجودة .

في بعض الحالات، من الجيد أيضًا إلقاء نظرة على المخزون ومدى توفره للعملاء الداخليين. المقياس الرئيسي في هذه الحالة هو:

• النسبة المئوية لدقة المخزون يمكن قياسها كـالتالى ((الجرد حسب السجلات / الجرد المادي) * 100).

إذا كانت مؤسستك تتطلب مخزونًا كبيرًا، فحينئذٍ تصبح فكرة جيدة أن يكون لديك بطاقة أداء المخزن بشكل منفصل.

قم بالتسجيل بخطة مجانية للوصول إلى بطاقة أداء تدبيرات التوريد و كذلك 30 قالباً آخر لبطاقات الأدء.

مقاييس لتحديد المهارات والبنية التحتية

يشارك مجال أعمال المشتريات في العديد من الاتجاهات التكنولوجية والمواهب. في هذا الجزء من بطاقة أداء الاستراتيجية، نركز على أهداف التعلم والنمو لقسم المشتريات.
الهدف:

• تحسين مهارات فريق المشتريات

المقاييس (توجيهية):

• النسبة المئوية من الميزانية التى يتم إنفاقها على التدريب .وفقاً لتقرير ديليوت، يختلف معيار هذا المقياس من أقل من 1٪ إلى حوالي 4٪.
• النسبة المئوية للتنوع في المهارات يضمن هذا المقياس اجتياز موهوبي المشتريات لبرنامج تدريبي شامل. تعرف على المزيد حول صياغة استراتيجية التنوع والاندماج

مقياس:

• النسبة المئوية للموظفين المعتمدين في المشتريات: النسبة المئوية للموظفين المعتمدين في المشتريات من إجمالي عدد موظفي المشتريات.

المقياس الرائد “النسبة المئوية للتنوع فى المهارات” هو مؤشر يمكن حسابه بالمقاييس التالية:

• التدريب على التفاوض وإدارة الصراع (عدد الساعات)
• تدريب الذكاء العاطفي (عدد الساعات)
• البيانات الضخمة، التدريب على التحليلات التنبؤية (عدد الساعات)

في قالب بطاقة أداء المشتريات، يمكن أن يكون لكل من هذه المقاييس وزنه وادائه الخاص .على سبيل المثال، يمكننا تعيين وزن 25٪ من “ تدريب الذكاء العاطفي ,” بينما “التدريب على التحليلات” سوف يأتى بوزن 15 % وبإستخدام هذه البيانات سوف يحسب البرنامج مؤشر تنوع المهارات الإجمالي.

قم بالتسجيل بخطة مجانية للوصول إلى بطاقة أداء تدبيرات التوريد و كذلك 30 قالباً آخر لبطاقات الأدء.

إذا كان تدريب مواهب الشراء هو تركيزك الأساسي، فأنا أوصي بمواءمة بطاقة أداء تدبيرات التوريد مع بطاقة أداء التدريب , التي طبقت نموذج المستويات الأربعة.
دعونا نمضي قدما في أهداف التعلم الأخرى. يمكن صياغة الهدف التالي على النحو التالي:

• فهم سياق الشراء. تعتمد المشتريات الفعالة كثيرًا على فهم استراتيجية الشركة وبيئة الأعمال والمنافسة والاتجاهات المتعلقة بالعملاء.

تتمثل إحدى المبادرات البسيطة، في هذه الحالة، في تزويد فريق المشتريات بإمكانية الوصول إلى نتائج تحليلات بستل. على سبيل المثال، يمكن تقديم هذا في شكل إحاطة منتظمة.

قم بالتسجيل بخطة مجانية للوصول إلى بطاقة الأداء لتدبيرات التوريد و كذلك 30 قالباً آخر لبطاقات الأدء.

المقياس :

• إحاطة منتظمة حول العمليات غير المتعلقة بالمشتريات [مدة التحديث= ربع سنوية]

لأتمتة هذا المقياس، يمكننا تحديد الفاصل الزمني للتحديث لهذا المؤشر. على سبيل المثال، يمكن ضبطه على “ربع سنوي”. بالإضافة إلى ذلك، يمكننا ضبط البرنامج لتذكير الشخص المسؤول بالحاجة إلى عمل إحاطة.
وأخيراً، يجب أن يركز رئيس قسم المشتريات ليس فقط على التحديات التشغيلية ولكن يجب أن يركز أيضاً على الأهداف الإستراتيجية ويمكننا صياغة واحدة منهم على النحو التالى :

• الحفاظ على بنية تدبيرات التوريد بصورة فعالة

المبادرات ذات الصلة، في هذه الحالة، يمكن أن تكون:

• تحسين وأتمتة البنية الحالية
• تدريب توعية للموردين
• تدريب للعملاء الداخليين

الخلاصة

في هذه المقالة، ناقشنا بعض مؤشرات الأداء الرئيسية المستخدمة على نطاق واسع لقسم المشتريات واستخدمنا بعض الأهداف النموذجية لبناء مثال لخريطة الإستراتيجية.

• ابحث عن مؤشرات الأداء الرئيسية المصممة خصيصًا. بينما يمكنك البدء بمؤشرات الأداء الرئيسية القياسية، فإن أفضل المقاييس هي تلك المصممة خصيصًا لمؤسستك. كيف تجد المقاييس الفائزة لتدبيرات التوريد؟ ابدأ بالأطراف المعنية وتحدياتهم. يمكنك العثور على إرشادات أكثر تحديدًا في نظام 12 خطوة لمؤشرات الأداء الرئيسية .
• أعد استخدام الخريطة الإستراتيجية. يعد نموذج بطاقة الأداء الذي ناقشناه في المقالة نقطة انطلاق جيدة لاستراتيجية تدبيرات التوريد الخاصة بك، فلا تتردد في تطبيق الأفكار من هذه المقالة على مؤسستك ومشاركة نتائجك في التعليقات.
• استخدم برامج الأتمتة. ضع في اعتبارك استخدام برنامج التشغيل الآلي لمؤشرات الأداء الرئيسية / بطاقة الأداء المتوازن مثل بي اس سي ديزاينر من قبل,قد ناقشنا سبب عدم قدرة أدوات جداول البيانات على حل تحديات بطاقات قياس الأداء بشكل فعال.

المزيد من الأمثلة على بطاقة الأداء المتوازن