ما مؤشرات KPI (مؤشر الأداء الرئيسي) الخاصة بالمشتريات التي ينبغي على مجلس الإدارة مراقبتها؟ ما المقاييس التي ينبغي أن تكون على لوحة معلومات قسم المشتريات لقياس أدائهم وتحسينه؟
الجزء 1. مقدمة إلى المشتريات
الجزء 2. بطاقات الاداء الاستراتيجية للمشتريات
- مؤشرات الأداء و العائد على الاستثمار
- مقاييس الزبائن الداخليين
- مؤشرات الأداء لـ عملية المشتريات
- منظور المهارات والبنية التحتية
مؤشرات KPI (مؤشر الأداء الرئيسي) الرئيسية للمشتريات في لمحة
يمكن قياس أداء المشتريات من خلال النتائج المالية، وموثوقية المورّدين، وكفاءة العمليات، والامتثال، ورضا الزبون الداخلي. تشمل مؤشرات KPI الشائعة ما يلي:
- توفير التكاليف، % — خفض تكاليف المشتريات مقارنةً بالإنفاق ذي الصلة.
- الإنفاق تحت الإدارة، % — حصة إنفاق المؤسسة التي تديرها المشتريات.
- عائد الاستثمار في المشتريات — العائد المالي مقارنةً بتكاليف المشتريات، باستخدام منهجية حساب محددة بوضوح.
- معدل التسليم في الوقت المحدد — نسبة التسليمات التي تلتزم بالجدول الزمني المتفق عليه.
- جودة المورّد — معدلات العيوب، أو المرتجعات، أو غيرها من مقاييس الجودة.
- الامتثال للعقود، % — الالتزام بالأسعار والشروط والأحكام المتفق عليها.
- درجة تقييم المورّد — تقييم مرجّح عبر معايير المورّد ذات الصلة.
- رضا الزبون الداخلي، % — الرضا عن خدمات المشتريات.
ينبغي اختيار مؤشرات KPI هذه وفقًا لأهداف المشتريات لدى المؤسسة ومخاطر المورّدين. تشرح الأقسام أدناه كيفية تنظيمها ضمن بطاقة الأداء للمشتريات.
عملية المشتريات، أصحاب المصلحة، والأهداف
المشتريات أصبحت جزءًا مهمًا من أي منظمة. فهي لا تضمن فقط الحصول على المشتريات بسعر وجودة معقولين، بل تدعم أيضًا إدارة المخاطر والامتثال.
في هذه المقالة، نناقش مؤشرات الأداء الرئيسي KPI (مؤشر الأداء الرئيسي) المختلفة للمشتريات. إذا كنت تفضل ذلك، يمكنك الانتقال إلى جزء مؤشرات الأداء مباشرةً، لكنني أقترح قضاء بضع دقائق في التفكير في السياق الخاص بتلك مؤشرات الأداء.
أصحاب المصلحة في المشتريات
لنبدأ تحليل سياق مؤشرات الأداء KPI الخاصة بالمشتريات مع أصحاب المصلحة المعنيين. ومن جانب المنظمة، فهم:
- فريق المشتريات بقيادة CPO (رئيس المشتريات). يهتمون بالحفاظ على عملية مشتريات فعّالة، والحصول على التدريب المناسب، وتحقيق أهداف الأداء المتوقعة.
- الزبائن الداخليون. يهتم الزبائن الداخليون للمشتريات بالحصول في الوقت المناسب على المواد المطلوبة التي تتوافق مع توقعاتهم للجودة.
- مجلس الإدارة. يهتم بزيادة أداء قسم المشتريات بشكل عام أو، وبشكل أكثر تحديدًا، بالتحكم في عائد الاستثمار ROI. كما أن الامتثال القانوني من بين موضوعات اهتمامهم.
يدير موظفو المشتريات العلاقات مع المورّدين. وفي بعض الحالات، تكون سلاسل التوريد تحت سيطرة الجهات التنظيمية الخارجية. وبناءً على ذلك، نحتاج إلى إضافة صاحبَي مصلحة إضافيين:
- المورّدون. يهتمون بعلاقات فعّالة تحقق المنفعة المتبادلة.
- الجهات التنظيمية. تهتم بالامتثال القانوني.
لدى جميع أصحاب المصلحة هؤلاء وجهات نظر مختلفة حول ما ينبغي أن تكون عليه المشتريات الفعّالة. وبناءً على ذلك، يمكن تكميم تلك الأفكار وقياسها بواسطة مؤشرات أداء مختلفة.
عملية المشتريات
لننظر إلى المشتريات من منظور فريق المشتريات. ما هي العملية النموذجية للمشتريات؟ يعتمد ذلك على المؤسسة. عادةً، نتحدث عن هذه الخطوات الخمس:
- تحليل المتطلبات
- تحليل السوق
- تحديد المورّدين والتواصل معهم
- التفاوض وإبرام العقود
- إدارة الأداء (الخدمات اللوجستية وإدارة الجودة)
إذا كان التحدي الرئيسي لديك هو الكفاءة التشغيلية للمشتريات، فمن الجيد تحديد KPI (مؤشر الأداء الرئيسي) حول خطوات هذه العملية.
بطاقات الاداء للمشتريات. الحقوق الخمسة للمشتريات
من المناظير الشائعة الأخرى للنظر إلى المشتريات ما يقترحه المعهد المعتمد للمشتريات والتوريد (CIPS). ويُسمّى ذلك «الحقوق الخمسة». وتمنحنا هذه «الحقوق» خمس نقاط تحكّم محددة:
- الجودة المناسبة
- الكمية المناسبة
- السعر المناسب
- المكان المناسب
- في الوقت المناسب
يمكننا استخدام هذه السمات الخمس للمشتريات لبناء مؤشر امتثال أدناه.
تحديات المشتريات
أخيرًا، يمكننا النظر إلى المشتريات من وجهات نظر الإدارة (مجلس الإدارة ورئيس المشتريات). ما الذي ينبغي أن تتمحور حوله استراتيجية المشتريات؟ ما التحديات الرئيسية التي ينبغي أن يركز عليها قسم المشتريات؟
لنستعرض أهم الأهداف/التحديات:
- إدارة عمليات استحواذ الشركة
- تحسين التكاليف والجودة والتوقيت
- إدارة العلاقة مع الموردين
- إدارة المخاطر، على سبيل المثال، من خلال إنشاء ملف متنوع للموردين (انظر حالة فيروس كورونا كمثال).
- التنبؤ بالإنفاق، وتحديد الحالات الشاذة وإعداد التقارير
وفقًا لتقرير Deloitte، تلعب المشتريات أيضًا دورًا نشطًا في:
- تطوير المنتجات/الأسواق الجديدة
- دعم قرارات «التصنيع مقابل الشراء»
من الممارسات الجيدة بناء بطاقة الأداء للمشتريات حول هذه الأهداف، بدلًا من مجرد نسخ قائمة طويلة من KPI (مؤشر الأداء الرئيسي).
بطاقات الاداء للمشتريات
الآن، دعونا نجمع الأهداف والعمليات وأصحاب المصلحة التي تمت مناقشتها أعلاه لبناء بطاقة أداء استراتيجية للمشتريات. ولهذا الغرض، سنتبع نموذج الأربعة منظورات لبطاقة الأداء المتوازن الكلاسيكية:
- المنظور المالي
- منظور الزبون
- منظور العمليات الداخلية
- منظور المهارات والبنية
سأستخدم برنامج بي إس سي ديزاينر لأتمتة بطاقات الاداء هذه. سيجد مستخدمو بي إس سي ديزاينر قالب المشتريات متاحًا في حساباتهم. إذا لم تكن مستخدمًا بعد، يمكنك التسجيل باستخدام خطة مجانية.
يمكن صياغة بيان المهمة لهذه الحالة على النحو التالي: “ضمان مشتريات فعّالة متوائمة مع استراتيجية المنظمة.”
بطاقات الاداء للمشتريات. المقاييس المالية للمشتريات
يمكن صياغة الهدف المالي على المستوى الأعلى لقسم المشتريات على النحو التالي:
- اضمن توفير التكاليف وتجنّب التكاليف
المقاييس المالية الرئيسية للمشتريات هي:
- توفير التكاليف، % يُقاس على أنه التوفير في خفض التكاليف كنسبة مئوية من إجمالي الإنفاق. وفقاً للتقرير الصادر عن Ardent1, فإن متوسط المعيار المرجعي لتوفير التكاليف يبلغ حوالي 7.5%.
- تجنّب التكاليف، % على غرار توفير التكاليف، يشير تجنّب التكاليف إلى توفير التكاليف المستقبلية.
بطاقات الاداء للمشتريات. ما التكاليف التي ينبغي أخذها في الاعتبار؟ وفقاً لتقرير Deloitte2، فإن أكثر مقياس لتوفير التكاليف شيوعاً هو مقياس توفير النفقات التشغيلية (“OPEX savings”) الذي يستخدمه 74% من المشاركين في الاستطلاع. يليه مقاييس توفير النفقات الرأسمالية (“CAPEX savings”) المستخدمة لدى 63% من الشركات.
نحتاج أيضاً إلى معرفة تكاليف تنفيذ المشتريات. وتتكوّن هذه التكاليف من:
- رواتب الموظفين وتكاليف التدريب وما شابه ذلك
- الاستثمار في البنية التحتية والتكنولوجيا
أما بالنسبة للمقاييس، فيمكننا النظر إلى هذين المقياسين:
- إجمالي تكلفة تنفيذ المشتريات
- % من نفقات المشتريات ضمن إنفاق الشركة. وفقاً لتقرير Ardent، فإن المعيار المرجعي لهذا المقياس أقل من 1%.
لقد ناقشنا جزء توفير التكاليف وجزء النفقات في المشتريات. وسؤال جيد آخر يمكن طرحه هو ما إذا كانت الشركة تستفيد من قسم المشتريات بكفاءة.
للإجابة عن هذا السؤال، يمكننا مراقبة:
- الإنفاق الذي يديره فريق المشتريات، %. نسبة إجمالي إنفاق الشركة الذي يديره فريق المشتريات.
سيعتمد المعيار المرجعي لهذا المقياس على مجال عملك. ويبلغ متوسط التقدير وفقاً لتقرير Ardent نحو 63.2%.
العائد على الاستثمار في المشتريات
يُعدّ العائد على الاستثمار في قسم المشتريات أحد مؤشرات الأداء الرئيسي KPI (مؤشر الأداء الرئيسي) التي يودّ كلٌّ من CPO/CEO ومجلس الإدارة الاطلاع عليها في لوحة معلومات حوكمة الشركات.
بطاقات الاداء للمشتريات. نقطة البداية هي الربحية الأساسية للمشتريات:
- العائد على الاستثمار في المشتريات = (توفير التكاليف / إجمالي التكلفة لتنفيذ المشتريات) * 100%
قد يكون النهج الأكثر شمولاً هو النظر إلى ما وراء النتائج المالية الواضحة. يمكننا إيجاد ما يعادل بالدولار للفوائد المتحققة نتيجةً لـ:
- الابتكارات المُتاحة (ومن المثالي أن تكون في مواءمة مع المقاييس الواردة في بطاقات الاداء للابتكار)
- شفافية الامتثال
- سرعة وجودة التوريد
KPI (مؤشر الأداء الرئيسي) للزبائن الداخليين
يتعامل قسم المشتريات مع الموردين لتلبية احتياجات الزبائن الداخليين.
ما هي احتياجات العملاء الداخليين؟ يمكننا صياغتها في شكل هذا الهدف:
- تواصل فعّال مع فريق المشتريات
كيف يمكن قياس هذا الهدف كمّياً؟ لقياس المشتريات كما يراها الزبائن الداخليون، يمكننا استخدام هذا المؤشر البسيط:
- رضا الزبون الداخلي، %
بطاقات الاداء للمشتريات. من وجهة نظر فريق المشتريات، يمكن قياس التواصل الفعّال كمّياً على النحو التالي:
- شراء قائم على الكتالوج أو مشتريات ضمن العقد
- شراء طارئ، %
تشير المشتريات خارج العقد والمشتريات الطارئة إلى تكاليف أعلى. من المهم استخدام هذه المؤشرات لفهم فرق التكلفة وأسباب الشراء خارج العقد.
بطاقات الاداء للمشتريات. يمكننا صياغة هذه الفكرة على أنها مبادرة:
- قم بإجراء تحليل السبب الجذري للمشتريات غير المتوقعة
ومن بين الأسباب التي قد نجدها:
- ضعف التواصل مع الزبائن الداخليين
- بنية تقنية المعلومات قديمة
- انخفاض مستوى الأتمتة
KPI (مؤشر الأداء الرئيسي) لعمليات المشتريات
ماذا عن عمليات الأعمال داخل قسم المشتريات؟
هدف عام، في هذه الحالة هو:
- أدر العلاقات مع المورّدين
يمكن قياس هذا الهدف بالمقاييس التالية:
- عدد المورّدين. يؤدي العدد المرتفع إلى تكاليف إدارية غير ضرورية، بينما يشير انخفاض عدد المورّدين إلى خطر الاعتماد.
- المهلة الزمنية للتسليم. الوقت الإجمالي لإتمام الطلب. ويمكن تطوير ذلك أكثر إلى الوقت اللازم لمناقشة التفاصيل، ومعالجة الدفع، والحصول على البضائع.
- توافر المورّد، %. مماثل لمؤشر المهلة الزمنية، ولكن في حالة التوافر نركّز على قدرة المورّد على تلبية الطلبات الطارئة.
- رضا المورّد، %
- مؤشر الامتثال، %. يُظهر ما إذا كانت عمليات التسليم من المورّدين تمتثل للشروط المعتمدة.
بطاقات الاداء للمشتريات. يمكن عرض مؤشر “مؤشر الامتثال” بالمقاييس التالية (لكل منها وزنها الخاص):
- التسليم في الوقت المحدد
- الامتثال للسعر
- الامتثال للشروط والأحكام
- % من المرتجعات
- القيمة بالدولار للمرتجعات
- % من العيوب وغيرها من مقاييس الجودة
ستقوم برمجيات الأتمتة، مثل بي إس سي ديزاينر، بحساب قيمة مؤشر الامتثال تلقائياً باستخدام معلومات الوزن وأداء المقاييس داخل المؤشر. إذا لم تكن تستخدم برمجيات متخصصة، فيمكن إعادة تنفيذ حسابات الوزن بسهولة في أدوات جداول البيانات.
تحدٍ نموذجي آخر لقسم المشتريات هو العثور على شركاء توريد موثوقين. دعونا نصوغ الهدف للخريطة الاستراتيجية على النحو التالي:
- اعثر على أفضل المورّدين وفقاً لاحتياجات الشركة
يمكن بناء بطاقة أداء تقييم بسيطة من هذه المقاييس:
- فعالية التواصل. في مقال آخر، ناقشنا كيفية قياس جودة التواصل.
- الجدول الزمني للتسليم و تراكم الطلبات – سيُظهران مدى جودة إدارة المورّد للطلبات الواردة.
- السعر. أحد الخيارات هو مقارنة الأسعار من مورّدين مختلفين كمياً، أو يمكنك التركيز على القدرة التنافسية للسعر، على سبيل المثال مقارنة السعر نوعياً.
- جودة التوريد. الجودة مفهوم واسع يتجاوز بكثير مفهوم “عدد العيوب” الواضح. لقياس الجودة، أقترح استخدام بطاقة أداء للجودة منفصلة.
عندما تصبح تقييمات المورّدين عملية متكررة عبر عدة مورّدين، قد تصبح جداول البيانات صعبة
الصيانة بشكل متسق.
يساعد برنامج تقييم المورّدين من بي إس سي ديزاينر فرق المشتريات على توحيد معايير التقييم المرجّحة، ومقارنة أداء المورّدين عبر الزمن، وتوثيق الأدلة الداعمة، وإدارة الإجراءات التصحيحية.
ولتنفيذ عملي، اطّلع على كيفية استخدام مشغّل لوجستي لقوالب تقييم متزامنة لإدارة التقييمات لنحو 1,200 مورّد في دراسة حالة تقييم المورّدين هذه.
في بعض الحالات، من الجيد أيضاً النظر إلى المخزون وتوافره للزبائن الداخليين. مقياس رئيسي في هذه الحالة هو:
- دقة المخزون، % يمكن قياسها على أنها ((المخزون وفقاً للسجلات / المخزون الفعلي) * 100).
إذا كانت مؤسستك تتطلب مخزوناً كبيراً، فإن وجود بطاقة أداء للمستودع منفصلة يعد فكرة جيدة.
بطاقات الاداء للمشتريات. مقاييس لقياس المهارات والبنية التحتية كمّياً
يشارك مجال أعمال المشتريات في العديد من الاتجاهات التكنولوجية واتجاهات المواهب. في هذا الجزء من بطاقات الاداء الخاصة بالاستراتيجية، نركّز على أهداف التعلّم والنمو لقسم المشتريات.
الهدف:
- حسّن مهارات فريق المشتريات
المقاييس (سابقة):
- % من الميزانية المُنفَقة على التدريب. وفقاً لتقرير صادر عن Deloitte، يتراوح المعيار المرجعي لهذا المقياس من أقل من 1% إلى نحو 4%.
- التنوّع في المهارات، %. يضمن هذا المقياس أن مواهب المشتريات تجتاز برنامج تدريب شامل. تعرف على المزيد حول صياغة استراتيجية التنوّع والشمول.
المقياس (لاحقة):
- % من الموظفين الحاصلين على شهادات في المشتريات. % من الموظفين الحاصلين على شهادات في المشتريات من إجمالي عدد موظفي المشتريات.
المقياس السابق «التنوّع في المهارات، %» هو مؤشر فهرسي يمكن حسابه بالمقاييس التالية:
- تدريب التفاوض وإدارة النزاعات، ساعات
- تدريب الذكاء العاطفي، ساعات
- تدريب البيانات الضخمة، والتحليلات التنبؤية، ساعات
في قالب بطاقات الاداء للمشتريات، يمكن أن يكون لكلٍّ من هذه المقاييس وزنه وأداؤه الخاص. على سبيل المثال، يمكننا تعيين وزن قدره 25% لـ «تدريب الذكاء العاطفي»، بينما يأتي «تدريب التحليلات» بوزن قدره 15%. وباستخدام هذه البيانات، يمكن للبرنامج حساب مؤشر التنوّع الإجمالي للمهارات.
بطاقات الاداء للمشتريات. إذا كان تدريب مواهب المشتريات هو محور تركيزك الأساسي، فأوصي بمواءمة بطاقات الاداء للمشتريات مع بطاقات الاداء للتدريب، التي طبّقت نموذج المستويات الأربعة.
لننتقل إلى أهداف تعلّم أخرى. يمكن صياغة الهدف التالي على النحو الآتي:
- افهم سياق المشتريات. تعتمد المشتريات الفعّالة إلى حد كبير على فهم استراتيجية الشركة وبيئة الأعمال والمنافسة والاتجاهات المرتبطة بالزبون.
مبادرة بسيطة، في هذه الحالة، هي تزويد فريق المشتريات بإمكانية الوصول إلى نتائج تحليل PESTEL. على سبيل المثال، يمكن تقديم ذلك في شكل إحاطة منتظمة.
بطاقات الاداء للمشتريات. المقياس:
- إحاطة منتظمة غير متعلقة بالمشتريات [فاصل التحديث = ربع سنوي]
لأتمتة هذا المقياس، يمكننا تحديد فاصل التحديث لهذا المؤشر. على سبيل المثال، يمكن ضبطه على «ربع سنوي». بالإضافة إلى ذلك، يمكننا تهيئة البرنامج لتذكير الشخص المسؤول بضرورة إجراء الإحاطة.
أخيراً، ينبغي على CPO ألا يركّز فقط على التحديات التشغيلية، بل على الأهداف الاستراتيجية. ويمكن صياغة أحدها على النحو الآتي:
- حافظ على بنية مشتريات فعّالة
يمكن أن تكون المبادرات ذات الصلة، في هذه الحالة، كما يلي:
- تحسين وأتمتة البنية الحالية
- تدريب توعية المورّدين
- تدريب للزبائن الداخليين
نفّذ مشروعًا تجريبيًا لتتبع KPI للمشتريات وإعداد التقارير
شارك بطاقة الأداء الحالية للمشتريات أو الخطة الاستراتيجية، وسنناقش كيف يمكن لمدير المشتريات التنفيذي (CPO) وفريق المشتريات الانتقال من تتبع KPI المعتمد على جداول البيانات إلى بطاقة أداء مترابطة على مستوى القسم، تتضمن مقاييس التقارير الخاصة بالموردين والتكلفة والامتثال وتقارير مجلس الإدارة.
ناقش مشروعًا تجريبيًا للمشتريات
اختبر النهج في مجال واحد من مجالات المشتريات أو فئة من فئات الموردين قبل تنفيذ أوسع نطاقًا.
الملخص
في هذه المقالة، ناقشنا بعض KPI (مؤشر الأداء الرئيسي) الشائعة الاستخدام لقسم المشتريات، واستخدمنا بعض الأهداف النموذجية لبناء مثال على الخريطة الاستراتيجية.
- اعثر على KPI مُصمَّمة حسب الطلب. بينما يمكنك البدء بـ KPI القياسية، فإن أفضل المقاييس هي تلك المُصمَّمة خصيصًا لمؤسستك. كيف تعثر على المقاييس الفائزة للمشتريات؟ ابدأ مع أصحاب المصلحة وتحدياتهم. يمكنك العثور على إرشادات أكثر تحديدًا في نظام KPI من 12 خطوة.
- أعِد استخدام الخريطة الاستراتيجية. قالب بطاقة الأداء الذي ناقشناه في المقالة يُعد نقطة انطلاق جيدة لاستراتيجية المشتريات الخاصة بك؛ لا تتردد في تطبيق الأفكار الواردة في هذه المقالة على مؤسستك ومشاركة نتائجك في التعليقات.
استخدم قالب بطاقات الاداء للمشتريات
يساعد BSC Designer المؤسسات في تنفيذ استراتيجياتها المعقدة:
- سجل للحصول على خطة مجانية على المنصة.
- استخدم
قالب بطاقات الاداء للمشتريات كنقطة بداية. ستجده في جديد > بطاقة أداء جديدة > المزيد من القوالب. - اتبع نظام تنفيذ الاستراتيجية الخاص بنا لمواءمة أصحاب المصلحة والطموحات الاستراتيجية في استراتيجية شاملة.
ابدأ اليوم وشاهد كيف يمكن لـ BSC Designer تبسيط تنفيذ استراتيجيتك!
أليكسيس سافكين هو مؤسس BSC Designer، وهو برنامج لتنفيذ الاستراتيجية وإدارة الأداء يربط الأهداف وKPI (مؤشر الأداء الرئيسي) و مبادرات والمخاطر وبيانات الأداء. وبخبرة تزيد على 20 عامًا، يركز عمله على بنية تنفيذ الاستراتيجية — كيف تجمع المؤسسات بين الاستراتيجية والقياس والملكية والمخاطر وعمليات المراجعة ضمن نظام تنفيذ متماسك. وقد أنشأ لوحة تنفيذ الاستراتيجية ونظام KPI المكوّن من 10 خطوات، وألّف كتابين وأكثر من 100 مقالة حول الاستراتيجية وإدارة الأداء. تواصل مع أليكسيس عبر LinkedIn.