عندما تصل الاستراتيجية إلى مستوى معين من التعقيد، لن يكون من الممكن إدارتها باستخدام جدول البيانات وبرنامج العرض التقديمي.
في هذا البرنامج التعليمي، سنحدد أجندة التغيير لأتمتة الاستراتيجية.
- سنستخدم ستة منظورات تغيير مختلفة لتحليل الحالة السابقة – نهج التخصيص للاستراتيجية و
- سنقوم بصياغة حالة مستقبلية حيث يتم أتمتة الاستراتيجية باستخدام برنامج تخطيط استراتيجي متخصص
منظورات التغيير:
- المنظور الأول: مؤشرات الأداء
- المنظور الثاني: الخرائط الاستراتيجية
- المنظور الثالث: أطر العمل والقوالب
- المنظور الرابع: المواءمة الاستراتيجية
- المنظور الخامس: التقرير
- المنظور السادس: العمل الجماعي
- تنزيل الشرائح
- الفيديو التعليمي
المنظور الأول: مؤشرات الأداء
تعمل جداول البيانات بشكل جيد في مرحلة النموذج الأولي ، ولكن الحفاظ على بطاقات الأداء هذه يصبح أكثر صعوبة مع نمو حجم الاستراتيجية وتعقيدها.
- يمكن أن يؤدي خطأ بسيط في المعادلة إلى حسابات خاطئة.
- بسبب صعوبات الصيانة، تقتصر الاستراتيجيات النموذجية القائمة على جداول البيانات على مستويين أو ثلاثة من الأهداف.
في المقابل، تجعل البرامج المتخصصة التخطيط الاستراتيجي أكثر تنظيماً خارج الصندوق:
- يمكن للمستخدمين إضافة مؤشرات جديدة دون التعرض لخطر إتلاف بطاقة الأداء ، وتتم إدارة جميع الحسابات بواسطة الأداة.
- تدعم البرامج المتخصصة تقسيم الاستراتيجية بلا حدود.
علاوة على ذلك، تفتقر البرامج ذات الأغراض العامة إلى الوعي بنوع البيانات التي تديرها.
في المقابل، تفهم البرامج المتخصصة العملية وتضمن اتساق البيانات:
- تتبع مؤشرات الأداء الرئيسية وفقًا لفترات التحديث المحددة.
- تدير الأوزان وتوحد البيانات لجعل المؤشرات قابلة للمقارنة.
- تعرف كيفية تتبع تأثير كل من المؤشرات الرائدة والمتأخرة.
- تقوم بحساب البيانات المجمعة بناءً على تجميع المؤشرات وإعدادات التوريث.
المنظور الثاني: الخرائط الاستراتيجية
الخرائط الاستراتيجية هي مشكلة أخرى…
مخطط الخريطة الذي تم إنشاؤه في برنامج العرض التقديمي هو صورة ثابتة يصعب تحديثها برؤى جديدة ويفتقر إلى البيانات المحدثة. ولهذا السبب، لا يساهم إلا بنسبة ضئيلة في مناقشات الاستراتيجية أو العروض التقديمية.
في المقابل، تستخدم البرامج المتخصصة مثل بي إس سي ديزاينر البيانات من بطاقة الأداء الخاصة بك لإنشاء خريطة استراتيجية تلقائيًا:
- ليست هناك حاجة للرسم اليدوي،
- دائمًا تكون محدثة.
- وتعرض صورة مفصلة للاستراتيجية، بما في ذلك الأهداف والمخاطر والمؤشرات والمبادرات.
هذا يغير دور الخريطة الاستراتيجية:
- يتم استخدامها بشكل أكثر نشاطًا لمناقشات الاستراتيجية والعروض التقديمية.
- التفاصيل الداعمة على بعد بضع ضغطات فقط، و
- يمكن لأعضاء الفريق إضافة رؤاهم مباشرة إلى الخريطة الاستراتيجية أثناء جلسات العصف الذهني.
المنظور الثالث: أطر العمل والقوالب
في التخطيط الاستراتيجي، نجمع بين أدوات العمل المختلفة للحصول على صورة مفصلة لبيئة التشغيل.
على سبيل المثال، نستخدم تحليل القوى الخمس لفهم المشهد التنافسي بشكل أفضل، و مخطط بيستل لتقييم العوامل الخارجية، ومصفوفة أنسوف لتخطيط استراتيجيات النمو.
من السهل العثور على بعض القوالب الجذابة بصريًا لأطر العمل هذه على الإنترنت. ولكن تكمن المشكلة في أنها لا تزال منفصلة عن بعضها البعض وعن الاستراتيجية الشاملة.
من أجل التنفيذ الفعال للاستراتيجية، يجب أن يكون إطار العمل وبطاقات أداء الاستراتيجية متاحين في مساحة عمل الاستراتيجية المشتركة.
مع بي إس سي ديزاينر، يمكنك الوصول إلى أدوات العمل الأكثر شيوعًا داخل البرنامج مباشرةً.
- يمكن لفريقك تنظيم هذه القوالب في مساحة عمل الاستراتيجية الخاصة بهم ومواءمة الرؤى التي تولدها الأطر مباشرة مع الاستراتيجية.
- لدينا أيضًا نماذج لبعض الاستراتيجيات الشائعة وبطاقات الأداء الوظيفية، مثل الأمن السيبراني وسلسلة التوريد وإدارة المواهب مما سيوفر لك الوقت عند التركيز على التحديات الجديدة.
المنظور الرابع: المواءمة الاستراتيجية
ربما تكون المواءمة الاستراتيجية هي التحدي الأكثر أهمية لبرامج جداول البيانات.
يتم حلها على مستوى منخفض عندما نوائم الأهداف مع مؤشرات الأداء الرئيسية والمبادرات، ولكن عندما يتعلق الأمر بمواءمة بطاقات الأداء الاستراتيجية وبطاقات الأداء الوظيفية والرؤى من الأطر والسيناريوهات واستراتيجيات النمو البديلة… تفشل أدوات الأغراض العامة.
مع بي إس سي ديزاينر، المواءمة واضحة و مباشرة…
- على مستوى منخفض، تتم مواءمة الأهداف ومؤشرات الأداء الرئيسية والمخاطر والمبادرات حسب التصميم داخل بطاقة الأداء.
- على مستوى عالٍ، يمكن مواءمة بطاقات الأداء بين بعضها البعض من خلال المنظورات أو الأهداف الموحدة أو ببساطة من خلال سياق مشترك.
إجمالاً، تخلق بطاقات الأداء الاستراتيجية والوظيفية هذه مصدرًا واحدًا للحقيقة فيما يتعلق بالاستراتيجية.
المنظور الخامس: التقرير
يعد التقرير التلقائي سببًا آخر لانتقال الشركات إلى برامج التخطيط الاستراتيجي المتخصصة.
يوفر البرنامج المتخصص نموذجًا مختلفًا لإعداد التقارير.
- أولاً، فكرة التقرير تتغير باستخدام الأداة. في كثير من الحالات، ليست هناك حاجة لإنشاء ملفات بي دي إف على الإطلاق. بدلاً من ذلك، يمكن للمرء ببساطة مشاركة رابط للبيانات المطلوبة.
- ثانيًا، إذا كانت هناك حاجة إلى التقرير، فيمكن إنشاؤه تلقائيًا بواسطة البرنامج باستخدام ملف تعريف التقارير المحدد من قبل المستخدم.
- ثالثًا، يمكن للبرنامج إرسال هذه التقارير إلى أصحاب المصلحة الرئيسيين في الموعد المحدد.
المنظور السادس: العمل الجماعي
وأخيرًا، يعد الافتقار إلى المساءلة مشكلة أخرى لبرامج الأغراض العامة.
على سبيل المثال، لا توجد طريقة لتتبع من أدخل التغييرات ولماذا تم إجراؤها.
أداة التخطيط الاستراتيجي المتخصصة مجهزة بشكل أفضل للعمل الجماعي المتعلق بالاستراتيجية.
- هناك مسار تدقيق تم تكييفه لسير عمل الاستراتيجية.
- يمكن للمسؤولين منح حق وصول “التعديل” أو “العرض” لمجموعة من بطاقات الأداء أو بطاقات الأداء الفردية أو حتى لمؤشرات محددة.
- يتلقى أصحاب الأهداف ومؤشرات الأداء الرئيسية والمبادرات إشعارات تلقائية.
- يمكن قفلالأهداف والبيانات التاريخية للتعديل، و
- يمكن تمريرجميع البيانات الجديدة من خلال سير عمل الموافقة.
الشرائح
- تغيير الأجندة لأتمتة الاستراتيجية [تنزيل ملف بي دي إف]
الفيديو التعليمي
ما يقوله الخبراء
لقد أجرينا مقابلات مع بعض المتمرسين في مجال بطاقات الأداء الإستراتيجيّة، ومن بين أسئلتنا سألناهم عن رأيهم حول أدوات الأتمتة. هنا لدينا بعض الاقتباسات:
من المقابلة مع جيمس كريلمان:
ابدأ بأدوات المكتب وما يشابهها. بعد عام أو نحو ذلك انتقل إلى أداة لأتمتة بطاقات الأداء. تمكّن الأتمتةُ الشّركة من الحصول على أفضل النّتائج من بطاقة الأداء – تتبّع التّقدم وإعداد التّقارير، ومشاركة أفضل الممارسات ، وما إلى ذلك.
من المقابلة مع جيروين دي فلاندر:
أودّ أن أقترح عليك إما اختيار حلّ برمجي قياسي وتغيير العمليّة أو تأجيل الأتمتة حتّى تصبح راضياُ بنسبة 100% عن العمليّة الأساسيّة.
من المقابلة مع دان مونتغومري:
التّصوّر الجيّد ضروري لإنشاء منظور استراتيجي مشترك بين فريقك …
أنت بحاجة إلى قاعدة بيانات مشتركة للمعلومات الصّالحة، بواجهة أماميّة قابلة للتّخصيص لتجعلها مفيدة للفرد، وأدوات عرض جيّدة لدعم المحادثات واتّخاذ القرارات.
إنّ جداول البيانات حسب تّصميمها غير جيّدة في هذا.
من المقابلة مع غيفن لاوري (شركة تو جي سي):
تشتمل بطاقة الأداء المتوازن المُصمّمة جيّداً في رأينا على مجموعة مختارة من حوالي 20 مقياساً ماليّاً وغير مالي، يتمّ الإبلاغ عنها كلّ ثلاثة أشهر. فكرة أنّك قد تحتاج إلى برنامج متخصّص لدعم هذا النّشاط لبطاقة أداء متوازن واحدة هي فكرة مثيرة للضّحك. وجهة نظرنا هي أنّ البرامج المتخصّصة ليست مطلوبة (وهي في بعض الأحيان مصدر إلهاء) للتقرير عن بطاقة أداء متوازن واحدة – فالبرنامج عادةً ما يكون باهظ الثمن مقارنة بالبدائل (مثل إكسل) وعادةً لا يكون أكثر فاعليّة.
أما إذا كان عليك التقرير عن العديد من بطاقات الأداء المتوازن في فترة ما (أكثر من خمسة هو تفكيرنا الحالي)، فإنّ إعداد التّقارير الآلي يصبح أكثر جاذبيّة. يعتمد الأمر حقّاً على مؤسّستك، ولا توجد قواعد ثابتة يمكنك اتّباعها. ولكن ما هو واضح هو أنّ أيّاً من الحلول البرمجية المتاحة (حوالي 100) لن تساعدك على تصميم بطاقة الأداء المتوازن – فهي مجرد عملية تلقائيّة تسهل عملية تصميم بطاقة الأداء المتوازن (بغض النظر عمّا قد يقوله البائع).
ما يقوله المستخدمون
شارك بعض مستخدمي بي إس سي ديزاينر تجربتهم المتعلّقة بالانتقال من بطاقات الأداء الّتي تمّ إنشاؤها في برنامج جداول البيانات إلى بي إس سي ديزاينر.
نجد بي إس سي ديزاينر أداة مريحة للغاية وبديهيّة. إنّه يتكيّف بسرعة مع طريقتك لإجراء تحليل المعلومات. إنّه بسيط وسريع وفعّال. يساعد بي إس سي ديزاينر في تجنّب استخدام أوراق إكسل محليّة الصّنع والإبقاء عليها وينتج عنه نتائج احترافيّة.. اقرأ المزيد …
إيمانويل جونارت, مؤسس ميلابيلو, بلجيكا
لدينا تجربة جيّدة جدّاً مع بي إس سي دايزاينر، حيث يمكن لهذه الأداة تسهيل تنفيذ بطاقة الأداء المتوازن في وحدتنا. كنّا نحاول تصميم جدول بيانات إكسل ولكنّ هذا النّهج أثبت أنّه أكثر صعوبة ممّا كان متوقّعاً.لذلك فإنّ بي إس سي ديزاينر هو محاولة مُرحّب بها للغاية في إصدار إلكتروني من بطاقة الأداء المتوازن.اقرأ المزيد…
بيير دي مونتفورت, مدرسة مدفعية الدفاع الجوي, كيمبرلي, جنوب أفريقيا
كنت أبحث عن أداة من شأنها أن تساعدني في بناء مؤشّر شامل لأداء قسم سلسلة التّوريد. يبدو أنّ بي إس سي ديزاينر هو الأداة الصّحيحة – فهو سهل الاستخدام ومن السّهل مشاركته مع الآخرين. كنت وحتّى الآن كنت أحاول إعداد شيء مشابه في إكسل، ولكن كان التّحديث مع البيانات الجديدة معقّداً للغاية. سأرى ما إذا كان برنامج بي إس سي ديزاينر الخاص بك سوف يلبّي جميع احتياجاتي. اقرأ المزيد…
جيري كراتوتشفيل, مدير مشاريع سلسلة التوريد, بي إم أي, جمهورية التشيك
كيفية الانتقال من بطاقة الأداء المعتمدة على برنامج Excel إلى برنامج متخصص
لقد ناقشنا مزايا وعيوب وجود بطاقة استراتيجية أو KPI في برنامج Excel. دعونا نناقش كيفية الانتقال من مثل هذه البطاقات إلى البطاقة المحتفظ بها في برنامج متخصص.
الاستنتاجات
كما ترون، فإن الانتقال إلى برامج التخطيط الاستراتيجي المتخصصة ، مثل بي إس سي ديزاينر، هو عامل نجاح رئيسي في الإدارة الفعالة للاستراتيجية.
الآن، ندعوكم للتسجيل مع خطة بي إس سي ديزاينر المجانية ووضع الأفكار التي تمت مناقشتها موضع التنفيذ. لا تتردد في الاتصال بفريق دعم العملاء لدينا لطرح أي أسئلة.
