الانتقال من إكسل إلى برامج تخطيط استراتيجي متخصصة

عندما تصل الاستراتيجية إلى مستوى معين من التعقيد، لا يصبح من المستدام إدارتها باستخدام برامج الجداول والعروض التقديمية.

في هذا البرنامج التعليمي، سنقوم بتحديد أجندة التغيير لأتمتة الاستراتيجية.

• سنستخدم ستة مناظير مختلفة للتغيير لتحليل الحالة الماضية – النهج العشوائي للاستراتيجية و
• سنقوم بصياغة حالة مستقبلية حيث يتم أتمتة الاستراتيجية باستخدام برامج التخطيط الاستراتيجي المتخصصة

مناظير التغيير:

• المنظور 1. مؤشرات الأداء
• المنظور 2. خرائط الاستراتيجية
• المنظور 3. الأطر والقوالب التجارية
• المنظور 4. المواءمة الاستراتيجية
• المنظور 5. التقارير
• المنظور 6. العمل الجماعي
• تحميل الشرائح
• Video tutorial

المنظور 1. مؤشرات الأداء

تعمل جداول البيانات بشكل جيد في مرحلة النموذج الأولي، ولكن يصبح الحفاظ على مثل هذه بطاقات الأداء أكثر تحديًا مع زيادة حجم وتعقيد الاستراتيجية.

• يمكن أن يؤدي خطأ بسيط في صيغة إلى حسابات غير صحيحة.
• بسبب صعوبات الصيانة، تقتصر الاستراتيجيات النموذجية المعتمدة على جداول البيانات على مستويين إلى ثلاثة مستويات من الأهداف.

على النقيض من ذلك، يجعل البرنامج المتخصص التخطيط الاستراتيجي أكثر تنظيمًا من البداية:

• يمكن للمستخدمين إضافة مؤشرات جديدة دون خطر كسر بطاقة الأداء، وتُدار جميع الحسابات بواسطة الأداة.
• يدعم البرنامج المتخصص تحليل الاستراتيجية دون حدود.

علاوة على ذلك، يفتقر البرنامج العام إلى الوعي بنوع البيانات التي تقوم بإدارتها.

على النقيض من ذلك، يفهم البرنامج المتخصص العملية ويضمن اتساق البيانات:

• يتتبع مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs) وفقًا لفترات التحديث المحددة.
• يدير الأوزان ويطبع البيانات لجعل المؤشرات قابلة للمقارنة.
• يعرف كيف يتتبع تأثير كل من المؤشرات القيادية والمتأخرة.
• يحسب البيانات المجمعة بناءً على إعدادات تجميع المؤشرات والإرث.

مثال على بطاقة الأداء لمؤشرات الأداء الرئيسية في BSC Designer. المصدر: استراتيجية التحول الرقمي.

المنظور 2. خرائط الاستراتيجية

تمثل خرائط الاستراتيجية نقطة ألم أخرى…

إن مخطط الخريطة الذي يتم إنشاؤه في برنامج العروض التقديمية هو صورة ثابتة يصعب تحديثها برؤى جديدة وتفتقر إلى البيانات الحديثة. لهذا السبب، فإنها تساهم بالقليل من القيمة في مناقشات أو عروض الاستراتيجية.

على النقيض من ذلك، يستخدم البرنامج المتخصص مثل BSC Designer البيانات من بطاقة الأداء الخاصة بك لإنشاء خريطة استراتيجية تلقائيًا:

• لا حاجة للرسم اليدوي،
• هي دائمًا محدثة.
• تُظهر صورة مفصلة عن الاستراتيجية، بما في ذلك الأهداف والمخاطر والمؤشرات والمبادرات.

مثال على خريطة الاستراتيجية في BSC Designer. المصدر: بطاقة الأداء المتوازن للموارد البشرية.

هذا يُغير دور خريطة الاستراتيجية:

• يتم استخدامها بشكل أكثر فعالية في مناقشات وعروض الاستراتيجية.
• التفاصيل الداعمة على بعد بضع نقرات فقط، و
• يمكن لأعضاء الفريق إضافة رؤاهم مباشرة إلى خريطة الاستراتيجية أثناء جلسات العصف الذهني.

المنظور 3. الأطر والنماذج التجارية

في التخطيط الاستراتيجي، نجمع بين أدوات الأعمال المختلفة للحصول على صورة مفصلة عن بيئة التشغيل.

على سبيل المثال، نستخدم تحليل القوى الخمس لفهم أفضل للمشهد التنافسي، وPESTEL لتقييم العوامل الخارجية، أو مصفوفة أنسوف لتخطيط استراتيجيات النمو.

من السهل العثور على بعض النماذج الجذابة بصريًا لهذه الأطر التجارية على الإنترنت. المشكلة هي أنها تبقى منفصلة عن بعضها البعض وعن الاستراتيجية العامة.

لتنفيذ الاستراتيجية بفعالية، يجب أن تكون الأطر التجارية وبطاقات الأداء الاستراتيجية متاحة في مساحة العمل الاستراتيجية المشتركة.

مع BSC Designer، لديك الوصول إلى أكثر أدوات الأعمال شعبية مباشرة داخل البرنامج.

• يمكن لفريقك تنظيم هذه النماذج في مساحة العمل الاستراتيجية ومواءمة الأفكار المستخلصة من الأطر مباشرة مع الاستراتيجية.
• لدينا أيضًا نماذج لبعض بطاقات الأداء الاستراتيجية والوظيفية الشهيرة، مثل الأمن السيبراني، سلسلة التوريد، إدارة المواهب التي ستوفر لك الوقت عند التركيز على التحديات الجديدة.

المنظور 4. المواءمة الاستراتيجية

المواءمة الاستراتيجية ربما تكون التحدي الأهم لبرمجيات الجداول الإلكترونية.

يتم حلها على مستوى منخفض عندما نقوم بمواءمة الأهداف مع KPI (مؤشر الأداء الرئيسي) والمبادرات، ولكن عندما يتعلق الأمر بمواءمة بطاقات الأداء الاستراتيجية، بطاقات الأداء الوظيفية، الرؤى المستخلصة من الأطر، السيناريوهات، استراتيجيات النمو البديلة… فإن الأدوات العامة الغرض تفشل.

مع BSC Designer، المواءمة تكون بسيطة…

• على مستوى منخفض، يتم مواءمة الأهداف، KPI (مؤشر الأداء الرئيسي)، المخاطر، والمبادرات بتصميم داخل بطاقة الأداء.
• على مستوى عالٍ، يمكن مواءمة بطاقات الأداء بين بعضها البعض بواسطة المنظورات، الأهداف الموحدة، أو ببساطة بواسطة سياق مشترك.

مجتمعة، تلك البطاقات الاستراتيجية والوظيفية تخلق مصدراً وحيداً للحقيقة فيما يتعلق بالاستراتيجية.

المنظور 5. التقارير

التقارير التلقائية هي سبب آخر وراء انتقال الشركات إلى برامج التخطيط الاستراتيجي المتخصصة.

يوفر البرنامج المتخصص نموذجًا مختلفًا لإعداد التقارير.

• أولاً، يتغير مفهوم إعداد التقارير باستخدام الأداة. في العديد من الحالات، لا توجد حاجة لإنشاء ملفات PDF على الإطلاق. بدلاً من ذلك، يمكن ببساطة مشاركة رابط للبيانات المطلوبة.
• ثانياً، إذا كانت هناك حاجة لتقرير، يمكن للبرنامج إنشاؤه تلقائيًا باستخدام ملف تعريف إعداد التقارير الذي يحدده المستخدم.
• ثالثاً، يمكن للبرنامج إرسال تلك التقارير إلى أصحاب المصلحة الرئيسيين وفقًا للجدول الزمني.

المنظور 6. العمل الجماعي

أخيرًا، يعتبر عدم المساءلة مشكلة أخرى في برامج الأغراض العامة.

على سبيل المثال، لا توجد طريقة لتتبع من قام بإدخال التغييرات ولماذا تم إجراؤها.

أداة التخطيط الاستراتيجي المتخصصة مجهزة بشكل أفضل للعمل الجماعي المرتبط بالاستراتيجية.

• • يوجد مسار تدقيق يتم تعديله ليتناسب مع سير العمل الاستراتيجي.

• يمكن للمسؤولين منح حق الوصول “للتعديل” أو “للعرض” لمجموعة من بطاقات الأداء، أو لبطاقات أداء فردية، أو حتى لمؤشرات معينة.
• يتلقى مالكو الأهداف وKPI (مؤشر الأداء الرئيسي) والمبادرات إشعارات تلقائية.
• يمكن قفل الأهداف والبيانات التاريخية لمنع التعديل، و
• يمكن أن تمر جميع البيانات الجديدة عبر سير العمل الخاص بالموافقة.

الشرائح

• الوصول إلى الشرائح لأجندة التغيير لأتمتة الاستراتيجية

فيديو تعليمي

ماذا يقول الخبراء

لقد أجرينا مقابلات مع بعض ممارسي بطاقات الأداء الاستراتيجية، ومن بين الأسئلة الأخرى، سألناهم عن رأيهم في أدوات الأتمتة. هنا لديك بعض الاقتباسات:

من المقابلة مع جيمس كريل مان:

ابدأ بأدوات المكتب، وما إلى ذلك. بعد حوالي عام أو ما شابه، انتقل إلى أداة أتمتة بطاقة الأداء. تُمكن الأتمتة الشركة من الاستفادة القصوى من بطاقة الأداء – تتبع التقدم والإبلاغ، ومشاركة أفضل الممارسات، وما إلى ذلك.

من المقابلة مع جيرون دي فلاندر:

أود أن أقترح عليك إما اختيار حل برمجي قياسي وتغيير عمليتك أو تأجيل الأتمتة حتى تكون راضيًا بنسبة 100 بالمئة عن العملية الأساسية.

من المقابلة مع دان مونتجمري:

الرؤية الجيدة ضرورية لإنشاء منظور استراتيجي مشترك بين فريقك…

تحتاج إلى قاعدة بيانات مشتركة من المعلومات الصالحة، مع واجهة أمامية قابلة للتخصيص تجعلها فعلاً مفيدة للفرد، وأدوات عرض جيدة لدعم المحادثة واتخاذ القرار.

الجداول الحسابية، بحكم تصميمها، لا تقوم بعمل جيد في هذا.

من المقابلة مع جافين لوري (2GC):

في رأينا، تتكون بطاقة الأداء المتوازن المصممة جيدًا من مجموعة من حوالي 20 مقياسًا ماليًا وغير مالي، يتم الإبلاغ عنها بشكل ربع سنوي. فكرة أنك قد تحتاج إلى برنامج متخصص لدعم هذا النشاط لبطاقة أداء متوازنة واحدة هي فكرة مضحكة. رأينا هو أن البرامج المتخصصة ليست مطلوبة (وأحيانًا تكون مصدر إلهاء) للإبلاغ عن بطاقة أداء متوازنة واحدة – البرامج عادة ما تكون باهظة الثمن مقارنة بالبدائل (مثل Excel) وعادة لا تكون أكثر وظيفية بكثير.

ومع ذلك، إذا كان عليك الإبلاغ عن العديد من بطاقات الأداء المتوازن في فترة (أكثر من خمسة هو تفكيرنا الحالي)، تصبح حلول الإبلاغ الآلية أكثر جاذبية. الأمر يعتمد حقًا على مؤسستك، ولا توجد قواعد صارمة وموثوقة يمكنك اتباعها. ما هو واضح، مع ذلك، هو أنه لا أحد من (حوالي 100) الحلول البرمجية المتاحة سيساعدك في تصميم بطاقة أداء متوازنة – هي ببساطة أدوات آلية تجعل الإبلاغ عن تصميم بطاقة الأداء المتوازن أسهل (بغض النظر عما قد يقوله البائع).

ماذا يقول المستخدمون

بعض مستخدمي BSC Designer شاركوا تجربتهم المتعلقة بالانتقال من بطاقات الأداء التي تم إنشاؤها في برامج جداول البيانات إلى BSC Designer.

نجد BSC Designer أداة مريحة وبديهية للغاية. إنها تتكيف بسرعة مع طريقتك في تحليل المعلومات. إنها بسيطة وسريعة وفعالة. يساعد BSC Designer في تجنب استخدام وصيانة جداول Excel المنزلية ويقدم نتائج احترافية. اقرأ المزيد…

إيمانويل جونارت، مؤسس ميليابيلو، بلجيكا

لدينا تجربة جيدة جدًا مع BSC Designer، حيث يمكن لهذا الأداة تسهيل تنفيذ بطاقة الأداء المتوازن في وحدتنا. كنا نحاول تصميم جدول بيانات باستخدام MS Excel لكن هذه الطريقة ثبت أنها أكثر صعوبة مما كان متوقعًا. لذا، فإن BSC Designer هو محاولة مرحب بها لنسخة إلكترونية من بطاقة الأداء المتوازن. اقرأ المزيد…

بيير دي مونتفورت، مدرسة SA Army ADA، كيمبرلي، جنوب أفريقيا

كنت أبحث عن أداة تساعدني في بناء مؤشر شامل لأداء قسم سلسلة التوريد. يبدو أن BSC Designer هو الأداة المناسبة – سهل الاستخدام والمشاركة مع الآخرين. حتى الآن، كنت أحاول إعداد شيء مشابه في MS Excel، ولكن كان من الصعب جدًا تحديثه ببيانات جديدة. سأرى ما إذا كان BSC Designer سيلبي جميع احتياجاتي. اقرأ المزيد…

جيري كراتوشفيل، مدير مشاريع سلسلة التوريد، PMI، جمهورية التشيك

كيفية الانتقال من بطاقة الأداء المعتمدة على Excel إلى برنامج متخصص

ناقشنا الإيجابيات والسلبيات لوجود بطاقة أداء استراتيجية أو KPI في Excel. دعونا نناقش كيفية الانتقال من هذه البطاقات إلى بطاقة الأداء التي تتم إدارتها في برنامج متخصص.

الاستنتاجات

كما ترى، فإن الانتقال إلى برامج التخطيط الاستراتيجي المتخصصة، مثل BSC Designer، هو عامل نجاح رئيسي في الإدارة الفعالة للاستراتيجية.

• المقال الموصى به: شراء برامج التخطيط الاستراتيجي.

ندعوك إلى التسجيل بخطة BSC Designer المجانية وتطبيق الأفكار التي نوقشت عمليًا. لا تتردد في الاتصال بفريق دعم العملاء لدينا لأي استفسارات.