الانتقال من إكسل إلى برنامج متخصص في الاستراتيجية: التحديات والنتائج

عندما تصل الاستراتيجية إلى مستوى معين من التعقيد، لا يصبح من المستدام إدارتها باستخدام برامج الجداول والعروض التقديمية.

في هذا البرنامج التعليمي، سنقوم بتحديد أجندة التغيير لأتمتة الاستراتيجية.

• سنستخدم ستة مناظير مختلفة للتغيير لتحليل الحالة الماضية – النهج العشوائي للاستراتيجية و
• سنقوم بصياغة حالة مستقبلية حيث يتم أتمتة الاستراتيجية باستخدام برامج التخطيط الاستراتيجي المتخصصة

مناظير التغيير:

• المنظور 1. مؤشرات الأداء
• المنظور 2. خرائط الاستراتيجية
• المنظور 3. الأطر والقوالب التجارية
• المنظور 4. المواءمة الاستراتيجية
• المنظور 5. التقارير
• المنظور 6. العمل الجماعي
• تحميل الشرائح
• Video tutorial

المنظور 1. مؤشرات الأداء

الجداول الإلكترونية تعمل بشكل جيد في مرحلة النموذج الأولي، ولكن الحفاظ على مثل هذه بطاقات الأداء يصبح أكثر تحديًا مع زيادة حجم وتعقيد الاستراتيجية.

• خطأ بسيط في صيغة يمكن أن يؤدي إلى حسابات خاطئة.
• بسبب صعوبات الصيانة، استراتيجيات الجداول الإلكترونية النموذجية محدودة إلى 2-3 مستويات من الأهداف.

في المقابل، يجعل البرنامج المتخصص التخطيط الاستراتيجي أكثر تنظيمًا من البداية:

• يمكن للمستخدمين إضافة مؤشرات جديدة دون خطر كسر بطاقة الأداء، ويتم إدارة جميع الحسابات بواسطة الأداة.
• يدعم البرنامج المتخصص تحليل الاستراتيجية بلا حدود.

علاوة على ذلك، البرنامج العام يفتقر إلى الوعي بنوع البيانات التي تديرها.

في المقابل، يفهم البرنامج المتخصص العملية ويضمن اتساق البيانات:

• يتتبع KPIs وفقًا للفواصل الزمنية المحددة للتحديث.
• يدير الأوزان ويقوم بتطبيع البيانات لجعل المؤشرات قابلة للمقارنة.
• يعرف كيفية تتبع تأثير كل من المؤشرات القائدة والمتأخرة.
• يقوم بحساب البيانات المجمعة بناءً على إعدادات تجميع المؤشرات والوراثة.
• يساعد في الحفاظ على مجموعة مقاييس الأداء متزامنة مع قالب التقييم المعتمد.

مثال على بطاقة الأداء KPIs في BSC Designer. المصدر: استراتيجية التحول الرقمي.

المنظور 2. خرائط الاستراتيجية

تمثل خرائط الاستراتيجية نقطة ألم أخرى…

إن مخطط الخريطة الذي يتم إنشاؤه في برنامج العروض التقديمية هو صورة ثابتة يصعب تحديثها برؤى جديدة وتفتقر إلى البيانات الحديثة. لهذا السبب، فإنها تساهم بالقليل من القيمة في مناقشات أو عروض الاستراتيجية.

على النقيض من ذلك، يستخدم البرنامج المتخصص مثل BSC Designer البيانات من بطاقة الأداء الخاصة بك لإنشاء خريطة استراتيجية تلقائيًا:

• لا حاجة للرسم اليدوي،
• هي دائمًا محدثة.
• تُظهر صورة مفصلة عن الاستراتيجية، بما في ذلك الأهداف والمخاطر والمؤشرات والمبادرات.

مثال على خريطة الاستراتيجية في BSC Designer. المصدر: بطاقة الأداء المتوازن للموارد البشرية.

• يتم استخدامها بشكل أكثر فعالية في مناقشات وعروض الاستراتيجية.
• التفاصيل الداعمة على بعد بضع نقرات فقط، و
• يمكن لأعضاء الفريق إضافة رؤاهم مباشرة إلى خريطة الاستراتيجية أثناء جلسات العصف الذهني.

المنظور 3. الأطر والنماذج التجارية

في التخطيط الاستراتيجي، نجمع بين أدوات الأعمال المختلفة للحصول على صورة مفصلة عن بيئة التشغيل.

على سبيل المثال، نستخدم تحليل القوى الخمس لفهم أفضل للمشهد التنافسي، وPESTEL لتقييم العوامل الخارجية، أو مصفوفة أنسوف لتخطيط استراتيجيات النمو.

من السهل العثور على بعض النماذج الجذابة بصريًا لهذه الأطر التجارية على الإنترنت. المشكلة هي أنها تبقى منفصلة عن بعضها البعض وعن الاستراتيجية العامة.

لتنفيذ الاستراتيجية بفعالية، يجب أن تكون الأطر التجارية وبطاقات الأداء الاستراتيجية متاحة في مساحة العمل الاستراتيجية المشتركة.

مع BSC Designer، لديك الوصول إلى أكثر أدوات الأعمال شعبية مباشرة داخل البرنامج.

• يمكن لفريقك تنظيم هذه النماذج في مساحة العمل الاستراتيجية ومواءمة الأفكار المستخلصة من الأطر مباشرة مع الاستراتيجية.
• لدينا أيضًا نماذج لبعض بطاقات الأداء الاستراتيجية والوظيفية الشهيرة، مثل الأمن السيبراني، سلسلة التوريد، إدارة المواهب التي ستوفر لك الوقت عند التركيز على التحديات الجديدة.

المنظور 4. المواءمة الاستراتيجية

المواءمة الاستراتيجية ربما تكون التحدي الأهم لبرمجيات الجداول الإلكترونية.

يتم حلها على مستوى منخفض عندما نقوم بمواءمة الأهداف مع KPI (مؤشر الأداء الرئيسي) والمبادرات، ولكن عندما يتعلق الأمر بمواءمة بطاقات الأداء الاستراتيجية، بطاقات الأداء الوظيفية، الرؤى المستخلصة من الأطر، السيناريوهات، استراتيجيات النمو البديلة… فإن الأدوات العامة الغرض تفشل.

مع BSC Designer، المواءمة تكون بسيطة…

• على مستوى منخفض، يتم مواءمة الأهداف، KPI (مؤشر الأداء الرئيسي)، المخاطر، والمبادرات بتصميم داخل بطاقة الأداء.
• على مستوى عالٍ، يمكن مواءمة بطاقات الأداء بين بعضها البعض بواسطة المنظورات، الأهداف الموحدة، أو ببساطة بواسطة سياق مشترك.

مجتمعة، تلك البطاقات الاستراتيجية والوظيفية تخلق مصدراً وحيداً للحقيقة فيما يتعلق بالاستراتيجية.

المنظور 5. التقارير

التقارير التلقائية هي سبب آخر وراء انتقال الشركات إلى برامج التخطيط الاستراتيجي المتخصصة.

يوفر البرنامج المتخصص نموذجًا مختلفًا لإعداد التقارير.

• أولاً، يتغير مفهوم إعداد التقارير باستخدام الأداة. في العديد من الحالات، لا توجد حاجة لإنشاء ملفات PDF على الإطلاق. بدلاً من ذلك، يمكن ببساطة مشاركة رابط للبيانات المطلوبة.
• ثانياً، إذا كانت هناك حاجة لتقرير، يمكن للبرنامج إنشاؤه تلقائيًا باستخدام ملف تعريف إعداد التقارير الذي يحدده المستخدم.
• ثالثاً، يمكن للبرنامج إرسال تلك التقارير إلى أصحاب المصلحة الرئيسيين وفقًا للجدول الزمني.

المنظور 6. العمل الجماعي

أخيرًا، نقص المساءلة هو مشكلة أخرى في برامج الأغراض العامة.

على سبيل المثال، لا توجد طريقة لتتبع من قام بإدخال التغييرات ولماذا تم إجراؤها.

الأداة المتخصصة في التخطيط الاستراتيجي مجهزة بشكل أفضل للعمل الجماعي المتعلق بالاستراتيجية.

• • يوجد سجل تدقيق مخصص لسير العمل الاستراتيجي.

• يمكن للمسؤولين منح صلاحية “التعديل” أو “المشاهدة” لمجموعة من بطاقات الأداء أو بطاقات أداء فردية أو حتى مؤشرات محددة.
• يتلقى مالكو الأهداف وKPI والمبادرات إشعارات تلقائية.
• يمكن قفل الأهداف والبيانات التاريخية من أجل التعديل، و
• يمكن تمرير جميع البيانات الجديدة من خلال سير العمل للموافقة عليها.

الشرائح

• الوصول إلى الشرائح لأجندة التغيير لأتمتة الاستراتيجية

فيديو تعليمي

ماذا يقول الخبراء

لقد أجرينا مقابلات مع بعض ممارسي بطاقات الأداء الاستراتيجية، ومن بين الأسئلة الأخرى، سألناهم عن رأيهم في أدوات الأتمتة. هنا بعض الاقتباسات:

من المقابلة مع جيمس كريل مان:

ابدأ بأدوات المكتب، وما إلى ذلك. بعد سنة أو نحو ذلك، انتقل إلى أداة أتمتة بطاقة الأداء. تمكّن الأتمتة الشركة من تحقيق أقصى استفادة من بطاقة الأداء – تتبع التقدم والتقارير، ومشاركة أفضل الممارسات، وما إلى ذلك.

من المقابلة مع جيروين دي فلاندر:

أقترح إما اختيار حل برمجي قياسي وتغيير عمليتك أو تأجيل الأتمتة حتى تكون راضياً بنسبة 100% عن العملية الأساسية.

من المقابلة مع دان مونتغمري:

التصور الجيد ضروري لخلق منظور استراتيجي مشترك بين فريقك…

تحتاج إلى قاعدة بيانات مشتركة من المعلومات الصحيحة، مع واجهة أمامية قابلة للتخصيص تجعلها مفيدة فعلاً للفرد، وأدوات تقديم جيدة لدعم المحادثات واتخاذ القرارات.

التصميم الجداول الحسابية لا يقوم بعمل جيد في ذلك.

من المقابلة مع غافين لوري (2GC):

في رأينا، تتكون بطاقة الأداء المتوازن المصممة بشكل جيد من حوالي 20 مقياسًا ماليًا وغير مالي، يتم الإبلاغ عنها ربع سنويًا. الفكرة أنك قد تحتاج إلى برنامج متخصص لدعم هذا النشاط لبطاقة أداء متوازنة واحدة أمر يدعو للسخرية. رأينا هو أن البرنامج المتخصص غير مطلوب (وأحيانًا يكون ملهيًا) لتقرير بطاقة أداء متوازنة واحدة – البرنامج عادة ما يكون مكلفًا مقارنة بالبدائل (مثل إكسل) وعادة ما يكون غير وظيفي بشكل أكبر.

ومع ذلك، إذا كان عليك الإبلاغ عن العديد من بطاقات الأداء المتوازن في فترة زمنية (أكثر من خمسة هو تفكيرنا الحالي)، تصبح حلول التقارير المؤتمتة أكثر جاذبية. يعتمد الأمر حقًا على مؤسستك، ولا توجد قواعد صارمة وموثوقة يمكنك اتباعها. ما هو واضح، مع ذلك، هو أن أيًا من الحلول البرمجية المتاحة (حوالي 100) لن يساعدك في تصميم بطاقة أداء متوازنة – فهي ببساطة أدوات أتمتة تجعل تقرير تصميم بطاقة الأداء المتوازن أسهل (بغض النظر عما قد يقوله البائع).

ماذا يقول المستخدمون

شارك بعض مستخدمي BSC Designer تجربتهم المتعلقة بالانتقال من بطاقات الأداء التي تم إنشاؤها في برامج الجداول الحسابية إلى BSC Designer.

نجد أن BSC Designer أداة مريحة وبديهية للغاية. يتكيف بسرعة مع طريقتك في إجراء تحليل المعلومات. إنه بسيط وسريع وفعال. يساعد BSC Designer في تجنب استخدام وصيانة جداول Excel المنزلية ويقدم نتائج احترافية. اقرأ المزيد…

إيمانويل جونارت، مؤسس ميليابيلو، بلجيكا

لدينا تجربة جيدة جدًا مع BSC Designer، حيث يمكن لهذه الأداة تسهيل تنفيذ بطاقة الأداء المتوازن في وحدتنا. كنا نحاول تصميم جدول بيانات MS Excel ولكن هذه الطريقة تبين أنها أكثر صعوبة مما توقعنا. لذلك، يعد BSC Designer محاولة مرحب بها لنسخة إلكترونية من بطاقة الأداء المتوازن. اقرأ المزيد…

بيير دي مونتفورت، مدرسة جيش جنوب أفريقيا للدفاع الجوي، كيمبرلي، جنوب أفريقيا

كنت أبحث عن أداة تساعدني في بناء مؤشر شامل لأداء قسم سلسلة التوريد. يبدو أن BSC Designer هو الأداة المناسبة – سهل الاستخدام والمشاركة مع الآخرين. حتى الآن، كنت أحاول إعداد شيء مشابه في MS Excel، ولكن كان من الصعب تحديثه ببيانات جديدة. سأرى إذا كان BSC Designer يلبي جميع احتياجاتي. اقرأ المزيد…

جيري كراتوشفيل، مدير مشاريع سلسلة التوريد، PMI، جمهورية التشيك

كيفية الانتقال من بطاقة الأداء المعتمدة على Excel إلى برنامج متخصص

ناقشنا الإيجابيات والسلبيات لوجود بطاقة أداء استراتيجية أو KPI في Excel. دعونا نناقش كيفية الانتقال من هذه البطاقات إلى بطاقة الأداء التي تتم إدارتها في برنامج متخصص.

الاستنتاجات

كما ترى، فإن الانتقال إلى برامج التخطيط الاستراتيجي المتخصصة، مثل BSC Designer، هو عامل نجاح رئيسي في الإدارة الفعالة للاستراتيجية.

• المقال الموصى به: شراء برامج التخطيط الاستراتيجي.

ندعوك إلى التسجيل بخطة BSC Designer المجانية وتطبيق الأفكار التي نوقشت عمليًا. لا تتردد في الاتصال بفريق دعم العملاء لدينا لأي استفسارات.

BSC Designer

برنامج BSC Designer هو برنامج تنفيذ الاستراتيجية الذي يعزز صياغة وتنفيذ الاستراتيجية من خلال KPIs وخرائط الاستراتيجية ولوحات التحكم. نظامنا الخاص بـ تنفيذ الاستراتيجية يوجه الشركات في التطبيق العملي للتخطيط الاستراتيجي.