استخدم تحليل الفجوة للمراجعة المنتظمة لعملية تنفيذ الإستراتيجية الخاصة بك: قارن بين الواقع والتوقعات وخطط للإجراءات التصحيحية.
المتطلبات الأساسية: جهز خريطة الإستراتيجية الخاصة بك
في هذه المقالة، سوف نتحدث عن تطبيق تحليل الفجوة لتنفيذ الإستراتيجية. سيكون هذا مناسبًا للمنظمات التي:
- لديها خرائط إستراتيجية مصممة بشكل صحيح و متتالية حيث
- يتم قياس الأهداف باستخدام مؤشرات الأداء الرئيسية.
BSC Designer للوصول الفوري إلى 30 قالباً لبطاقات الأداء و مؤشرات الأداء الرئيسية. أصل مفهوم “تحليل الفجوة”
لا يعود مفهوم “تحليل الفجوة” إلى مؤلف بعينه أو منظمة محددة. حتى مقالة ويكيبيديا تعطي لمحة عامة فقط دون ذكر مصادر محددة أو تقنيات راسخة. مع ذلك، هناك بعض الأفكار المشتركة:
- يُصاغ تحليل الفجوة عادةً كتحليل للفرق (الفجوة) بين الحالة الحالية و الحالة المرغوبة .
- يتكون التحليل عادةً من فهم أسباب الفجوة وصياغة خطة استجابة.
ما الذي يمكن تحليله؟ في الأساس، أي شيء تمتلك فيه الشركة حصة.
الصورة المرئية للفجوة
إذا كنت تريد تصور الفجوة، فقم بإلقاء نظرة على مخطط القياس النموذجي:
BSC Designer للوصول الفوري إلى 30 قالباً لبطاقات الأداء و مؤشرات الأداء الرئيسية. المنطقة (دلتا) بين العلامة الحالية وعلامة الهدف هي الفجوة التي تحاربها.
نموذج تحليل الفجوة
إذا كان علينا إجراء تحليل فجوة لبعض العمليات أو التكنولوجيا، فسنبدأ بـ:
- وصف الوضع الحالي،
- البحث عن نقاط التحليل،
- وتحديدها
على مستوى الإستراتيجية، يمكننا تخطي هذه الخطوات:
- نقاط التحليل محددة تمامًا – إنها أهداف أعمالنا.
- على الأرجح، يتم قياسها كمياً باستخدام المقاييس الرائدة والمتأخرة
فيما يلي خطوات تحليل الفجوة عند تطبيقها على عملية تنفيذ الإستراتيجية.
| خطوة التحليل | وصف الخطوة | أتمتة البرمجيات |
| 1. تحديد الفجوة. الأهداف وحالتها.
سؤال لطرحه : أين نحن الآن؟ |
حدد هدفًا على خريطة الإستراتيجية. استخدم المؤشرات المتوافقة لمقارنة الحالة الحالية (القيمة الفعلية للمؤشر) والحالة المطلوبة (القيمة المستهدفة للمؤشر). | أضواء التوقف. تنبيهات تلقائية في بي اس سي ديزاينر. |
| 2. تحليل السبب الجذري.تحليل الفجوة .
سؤال لطرحه : ما هي أسباب الفجوة؟ |
تحليل أسباب الفجوة (تعمق بما يكفي للعثور على أسباب حقيقية). قم بتدوين النتائج الخاصة بك للاحتفاظ بسجل للمراجعات المستقبلية. | . ضع خريطة لنتائجك على مخطط هيكل السمكة. في بي اس سي ديزاينر، استخدم خريطة منفصلة |
| 3. خطة التحسين. الإجراءات التصحيحية.
سؤال لطرحه : كيف يمكن أن نتحسن؟ |
حدد خطة استجابة. أنشئ هدفًا جديدًا لخريطة الإستراتيجية أو أضف مبادرة. | أضف أهدافًا جديدة إلى خريطة الإستراتيجية. استخدم إطار عمل OKR . |
تركيز تحليل الفجوة على الفجوات الأقل توقعًا
في بيئة الأعمال المتغيرة، هناك دائمًا الكثير من الفجوات. ركز على الأشياء الأقل توقعًا. .
على سبيل المثال:
- يزيد عدد العملاء المتوقعين من البرازيل عن المتوقع بنسبة 7٪ – وهذه ليست مفاجأة، حيث تم ترجمة المنتج بالكامل إلى اللغة البرتغالية، ولدينا أيضًا فريق محلي هناك.
- عدد العملاء المتوقعين الناطقين باليابانية هو 7٪ أكثر مما كان متوقعًا – هذا غير متوقع تمامًا بالنسبة لنا، لذلك يجب أن نركز هنا ونحلل الأسباب.
التحيز للأخبار السيئة
نظرًا لطبيعتنا البشرية، فإننا نميل إلى إرجاع التغييرات الإيجابية إلى أفعالنا والتغييرات السلبية إلى التقلبات العشوائية.
على سبيل المثال:
- زادت مبيعات المنتجات بنسبة 10٪ أكثر مما كان متوقعا! تم إنجاز عمل رائع! (نعم، لكننا نسينا حوالي 15٪ نموًا عامًا للسوق).
- يبدو أن الزوار يعودون إلى موقعنا بنسبة 5٪ أقل. إنها مجرد تقلبات موسمية. (ربما ليس كذلك، لكننا نحتاج إلى بيانات لنؤكد هذا).
لا يوجد حل شامل للانحياز للأخبار السيئة – ما عليك سوى تدريب فريقك على البحث بعمق كافٍ للوصول إلى القصة الحقيقية.
تخطيط الإجراءات التصحيحية
قد تختلف الإجراءات التصحيحية في نطاق تنفيذها:
- قد تصبح بعض أفكار التحسين أهدافًا جديدة على خريطة إستراتيجيتك،
- قد يكون بعضها ذا طبيعة تشغيلية – المبادرات الجديدة للأهداف على الخريطة.
عند التخطيط للإجراءات التصحيحية، دوِّن نتائج تحليل الفجوة، على سبيل المثال السبب وراء الأداء السابق وتطلعاتك حول النهج الجديد.
مثل أي تخطيط، فإنه يعمل بشكل أفضل إذا:
- هناك موعد نهائي للتنفيذ
- تم التخطيط للمراجعة
- تم تعيين شخص مسؤول
يُعد إطار OKR إطارًا جيدًا لمعالجة نتائج تحليل الفجوة ..
تحديد الفجوة. دور الأطر.
في البداية، اتفقنا على أننا سنناقش تحليل الفجوة المطبق على الإستراتيجية الموصوفة والمتتالية بشكل صحيح. ماذا لو لم تتم صياغة الإستراتيجية بالكامل بعد؟
في هذه الحالة، تحليل الفجوة، مع أطر أخرى مثل SWOT سوات , MBO الادارة بالأهداف , 7-S اطار عمل ماكينزى , Fishbone هيكل السمكة , PESTEL بيستل , Burke-Litwin Model نموذج بورك ليتوين , Three Horizons الثلاثة افاق , Nadler-Tushman نادلر توشمان سيساعد هذا في تشكيل الأفكار حول الإستراتيجية. هذا ما تحدثنا عنه في مقال التخطيط الاستراتيجي (انظر الخطوة 2).
ما هي الفجوة التي يجب أن تكون أولوية؟ تطبيع الفجوة.
تختلف فجوات الأداء … دعنا نقول أننا ننظر في مؤشر “ساعات التدريب” ومؤشرات “الحوادث الوشيكة التي تم الإبلاغ عنها”:
- ساعات التدريب . القيمة الفعلية: 5 ساعات ؛ القيمة المستهدفة 8 ساعات ؛ فجوة 3 ساعات .
- الحوادث الوشيكة التي تم الإبلاغ عنها . القيمة الفعلية: تم الإبلاغ عن 2. القيم المستهدفة: المنطقة الخضراء بين 3 و 6 تقارير ؛ المنطقة الحمراء إذا كان أقل من 3 تقارير أو أكثر من 6 تقارير. فجوة تقرير وشيك واحد
كيف يمكننا مقارنة الفجوتين ؟ أيهما أكثر أهمية؟ فارق 3 ساعات أم تقرير حادث وشيك الوقوع ؟. لا يمكننا المقارنة على الفور. نحن بحاجة إلى تطبيعهم أولاً.
أثناء التطبيع، يمكننا استخدام وظائف أداء الفرق:
- بالنسبة لمؤشر ساعات التدريب، قد تكون وظيفة الأداء خطية (المزيد من التدريب أفضل).
- بالنسبة للحوادث وشيكة الوقوع، قد نستخدم وظيفة أداء شرط – عدد قليل جدًا من التقارير يعني أن الأشخاص لا يأخذون الإبلاغ عن الأخطاء الوشيكة على محمل الجد، ويعني وجود عدد كبير جدًا من التقارير أن هناك بعض المشكلات المزمنة المتعلقة بالسلامة
بعد التطبيع، نعرف كيفية تفسير البيانات بشكل صحيح. إذا كنت تستخدم برنامج التشغيل الآلي لمؤشرات الأداء الرئيسية الخاصة بك، فسيقوم بإجراء جميع الحسابات نيابةً عنك، مع عرض أرقام التقدم فقط أو أضواء التوقف أو مخطط القياس ذي الصلة. ليست هناك حاجة لإجراء التطبيع يدويًا.
مثال على تحليل الفجوة
دعنا نوضح أفكار هذه المقالة ببعض الأمثلة الحقيقية. سأستخدم بطاقة أداء استراتيجية السلامة لهذا الغرض. يمكنك العثور على نموذج بطاقة الأداء هذا من بين النماذج الأخرى عند التسجيل بخطة مجانية في بي اس سي ديزاينر .
الخطوة 1. تحديد الفجوة
دعونا نلقي نظرة على الخريطة. فهي تحتوي على جميع المعلومات اللازمة لتحديد الفجوات بصريًا. يمكننا ببساطة إلقاء نظرة على أضواء التوقف بجوار المؤشرات أو مخططات مقياس الأداء للعثور على الفجوات.
طريقة أخرى لتحديد الفجوات:
استخدم أضواء التوقف للمؤشرات
انظر إلى المؤشرات الفردية في علامة التبويب مؤشرات الأداء الرئيسية. يمكن تخصيص أعمدة الجدول. على سبيل المثال، سيساعدنا العمود الذي يحتوي على أرقام الأداء وأضواء التوقف في العثور على مؤشرات الأداء الضعيفة.
استخدم وظيفة التحليل
هناك طريقة أكثر فاعلية للعثور على فجوات الأداء وهي التبديل إلى علامة تبويب “التحليل” واستخدام تحليل “التقدم” أو “أكبر ربح / خسارة” لتحديد أكبر الاختلافات بين القيم الحالية والقيمة المستهدفة المتوقعة.
BSC Designer للوصول الفوري إلى 30 قالباً لبطاقات الأداء و مؤشرات الأداء الرئيسية. استخدام وظيفة التنبيهات
يمكنك استخدام وظائف التنبيهات لإعداد إشعارات تلقائية حول مؤشرات الأداء الرئيسية في المنطقة الحمراء. بهذه الطريقة، ستتعرف تلقائيًا على أهم الفجوات.
في هذا المثال، دعنا نركز على هدف “تنفيذ السلامة في السلوك الفعلي”. ربما لاحظنا أن الأداء المتأخر يقع في المنطقة الحمراء.
الخطوة 2. تحليل السبب الجذري
بالنظر إلى مؤشرين متأخرين يسهمان في الأداء المتأخر للهدف، يمكننا أن نرى أن سبب الفجوة هو أن عدد الحوادث الوشيكة التي تم الإبلاغ عنها أقل مما توقعنا. لقد لاحظنا أنه في هذا العام، كان لدينا نسبة 30٪ أقل من تقارير الحوادث وشيكة الوقوع، بينما ظل عدد حوادث السلامة كما هو.
نحن بحاجة إلى تحليل أسباب التقارير الأقل تواترا. في هذه الحالة، يمكننا ببساطة التحدث إلى أصحاب المصلحة المعنيين ومعرفة الخطأ الذي حدث ولماذا لم يتم الإبلاغ عن الأخطاء الوشيكة:
- هل يعرف الناس ما يجب عليهم فعله؟
- هل يعرفون ما هو الحادث وشيك الوقوع؟
- هل يعرفون كيفية الإبلاغ؟
- هل يعرفون كيف سيتم استخدام تقريرهم (أو عدم استخدامها )؟
يُظهر التحليل أن المشكلة كانت تتعلق بالوعي العام حول الإبلاغ عن الحوادث الوشيكة.
الخطوة 3. خطة التحسين
أظهر تحليل السبب الجذري أن الفريق ليس على دراية جيدة بكيف و متى يتم الإبلاغ عن الحوادث الوشيكة
- لدينا بالفعل هدف “الوعي بالسلامة” على الخريطة، لذلك ليست هناك حاجة لإنشاء هدف جديد. بدلاً من ذلك، يمكننا إضافة مبادرة جديدة لهذا الهدف.
ستشمل المبادرة تفاصيل تحليلنا، وإجراءات الاستجابة (التدريب على الوعي بالسلامة) بالإضافة إلى الميزانية المطلوبة.
BSC Designer للوصول الفوري إلى 30 قالباً لبطاقات الأداء و مؤشرات الأداء الرئيسية. الإسم : تدريب للتوعية بالسلامة
السبب : لقد لاحظنا أنه خلال هذا العام، كان لدينا 30٪ أقل من تقارير الحوادث الوشيكة، بينما ظل عدد حوادث السلامة كما هو. من المحتمل أن فريقنا ليس جادًا في الإبلاغ عن الحوادث الوشيكة.
الإجراء التصحيحي: إجراء تدريب للتوعية بالسلامة بناءً على حالات حقيقية.
التحسن المتوقع:
– زيادة بنسبة 15٪ في عدد تقارير الحوادث الوشيكة خلال الأشهر الثلاثة المقبلة ؛
– انخفاض بنسبة 5٪ في عدد حوادث السلامة خلال فترة 12 شهرًا.
الميزانية : 12000 دولار
الإطار زمني : شهرين
بالإضافة إلى ذلك، يمكننا التبديل إلى علامة التبويب مؤشرات الأداء الرئيسية واستخدام محرر القيم لتحديث أهداف المؤشر لفترة المراجعة التالية.
لجعل تأثير التدريب على الوعي بالسلامة أكثر وضوحًا، يمكننا إنشاء لوحة معلومات ووضع مؤشر “تقارير الحوادث وشيكة الوقوع ” بها .
الخلاصة
في هذه المقالة، ناقشنا كيفية تطبيق تحليل الفجوة على مراجعة تنفيذ الاستراتيجية. فيما يلي بعض الأفكار الرئيسية:
- اجعل خريطة إستراتيجيتك جاهزة – حدد الأهداف بمقاييس رائدة ومتأخرة
- ابحث عن الفجوات – انظر إلى المؤشرات ذات الاختلافات الكبيرة بين القيمة الحالية والهدف (على سبيل المثال، المؤشرات في المنطقة الحمراء)
- قم بتحليل أسباب الفجوات ، وقم بتدوين هذه الأسباب والرجوع إليها خلال المراجعة التالية
- قم بإعداد خطة استجابة
- أخيرًا وليس آخرًا – استخدم برنامج تنفيذ الإستراتيجية مثل بي اس سي ديزاينر لأتمتة خطوات تحليل الفجوات
Comparative Table of Strategic Planning Frameworks
- Strategy execution frameworks. Such as the Balanced Scorecard for the overall strategy and the more lightweight OKR framework for specific challenges.
- Strategy formulation frameworks. SWOT, Three Horizons, Constraints Analysis, PESTEL, Gap Analysis, etc. that help organizations to generate new ideas.
رئيس تنفيذي | مُدرٍب | مُؤلِف