إن إطار عمل OKR، الذي يُنظر إليه على أنه أداة خفيفة لتحديد الأهداف وتتبع أكثر الأهداف طموحًا، يشق طريقه ليصبح أداة تخطيط استراتيجي متعددة الأغراض.
OKRs - Example. المحتوى:
دور OKRs في التخطيط الاستراتيجي
في البداية، كان OKR إطاراً لتحديد الأهداف مع تركيز على معايير تحليل غير واضحة إلى حد ما – أهداف طموحة/ملهمة مدعومة بعدد قليل من النتائج الرئيسية الملموسة. اليوم، أدت بساطته إلى قيام المنظمات1 بتطبيقه لأغراض التخطيط والتنفيذ الشاملين للاستراتيجية، مما خلق منافسة لبطاقة الأداء المتوازن وهوشين كانري.
ومع ذلك، فإن السؤال العملي هو ما الدور الذي ينبغي أن يؤديه كل منهما في تنفيذ الاستراتيجية.
في مخطط النظام البيئي لدينا لأطر التخطيط الاستراتيجي، وضعنا OKR ضمن قسم تنفيذ الاستراتيجية إلى جانب بطاقة الأداء المتوازن وهوشين كانري. وفيما يتعلق بأسلوب التحليل الخاص به، فإنه يركز أساساً على منطق السبب والنتيجة، مثل ربط الأهداف بالنتائج الرئيسية وربط OKRs ذات المستويات المختلفة.
في OKR، نجد لبنات البناء المطلوبة لوصف الاستراتيجية وتنفيذها:
- تعريف الأهداف
- قياس الأهداف بالنتائج الرئيسية
- تحديد المخاطر وخطط العمل للأهداف
- مواءمة بين الأهداف والاستراتيجيات الوظيفية
من خلال دمج OKR مع أدوات تعريف الاستراتيجية وربما بعض إعادة التسمية الداخلية، يمكن تكييف الإطار بسهولة لاستخدامه كحل أساسي للتخطيط الاستراتيجي.
OKR – أفضل الممارسات
لنبدأ بتحديد بعض أفضل الممارسات للتطبيق العملي لـ OKRs:
- تتبّع النتائج، وليس المخرجات فقط.2 انظر إلى ما وراء النتائج الفورية للنشاط للوصول إلى النتائج التي لها تأثير على الأداء.
- تخطَّ OKRs الفردية، خاصةً للشركات الصغيرة.3 صُمِّمت OKRs للتركيز على الخيارات رفيعة المستوى، لا لإنشاء قائمة بالأشياء الواجب القيام بها.
- لا تربط نظام المكافآت بـ OKRs. سيجد الموظفون طريقة لـ التحايل على النظام. بدلاً من ذلك، استخدم OKRs للتقييم الذاتي، مع استبدال المكافآت المالية بمكافآت جوهرية.4
- استهدف معدل نجاح قدره 70% للنتائج الرئيسية.5 يضمن هذا المعيار أن الأهداف كانت طموحة بما يكفي.
- يجب أن تكون OKRs علنية داخل المنظمة.6 شجّع OKRs متعددة الوظائف حيث تتم مواءمة أهداف فريق مع أهداف فريق آخر.
- نظام OKR محدد بإطار زمني (يُبلّغ عنه عادةً كل ثلاثة أشهر) مع مراجعات أسبوعية.7 تساعد فترة التخطيط ربع السنوية على إبقاء OKRs أكثر مرونة وتميّزها عن التخطيط الاستراتيجي السنوي.
تنفيذ البرمجيات لـ OKR
فيما يلي، سنشارك بعض النصائح العملية حول أتمتة OKRs باستخدام برنامج بي إس سي ديزاينر.
سنتحدث عن:
- إعداد مساحة العمل لـ OKRs
- إعداد الأهداف والنتائج الرئيسية
- تسلسل OKRs ومواءمتها مع بطاقات الأداء الأخرى الخاصة بالاستراتيجية والبطاقات الوظيفية
- أتمتة عمليات المتابعة والمراجعة النهائية المنتظمة لـ OKRs
إعداد مساحة العمل لـ OKRs
قبل إعداد OKRs محددة، دعنا نُعِدّ مساحة عمل.
إدراج أعضاء الفريق
أضف أعضاء فريقك إلى بي إس سي ديزاينر كمستخدمين (عبر القائمة > قسم المستخدمون) ونظّمهم ضمن فرق.
عيّن مستخدمًا أو فريقًا ليكون المالك لـ OKRs. سيتلقى الملاك تذكيرات بشأن عمليات التحقق والإشعارات الأخرى ذات الصلة حول OKRs الخاصة بهم.
قالب OKR. شفافية OKR داخل المنظمة
من أفضل ممارسات OKR جعل OKR الخاصة بالفريق والأفراد مرئية عبر المنظمة. في بي إس سي ديزاينر، استخدم وظيفة المشاركة لتعيين حقوق المنفذ المناسبة لـ OKR.
يكون الإعداد النموذجي كالتالي:
- تمتلك جميع فرق المستخدمين منفذ عرض إلى جميع OKR
- يمتلك الملاك حقوق التعديل لـ OKR الخاصة بهم
جعل OKR قالباً افتراضياً
إذا كان OKR هو أداة التخطيط الاستراتيجي الرئيسية في منظمتك، يمكنك جعله قالباً افتراضياً لجميع بطاقات الأداء الجديدة.
- أنشئ وافتح بطاقة أداء OKR التي ستستخدمها كقالب لجميع OKRs الجديدة
- حدد أدوات > حفظ كقالب
- انتقل إلى القائمة > الإعدادات > علامة تبويب سير العمل
- في قوالب بطاقات الأداء، عيّن القالب المطلوب كالقالب الافتراضي لبطاقات الأداء الجديدة
التخطيط لإيقاف OKR
في نهاية الفترة الربع سنوية، ستتراكم لدى OKRs معلومات قيّمة على شكل مبادرات ومبررات وبيانات الأداء للنتائج الرئيسية.
عندما يحين وقت إعادة كتابة OKRs الخاصة بك، انسخ النسخة الحالية (بطاقات الأداء الخاصة بي > إدارة > نسخ) لاستخدامها كمرجع للتحليل المستقبلي.
إعداد الأهداف والنتائج الرئيسية في بي إس سي ديزاينر
فيما يلي، نناقش الخطوات اللازمة لإعداد OKRs في بي إس سي ديزاينر، بما في ذلك:
- استخدام قالب OKR
- إعداد الأهداف
- إعداد النتائج الرئيسية
- إضافة مبادرات ومخاطر
- تخصيص حساب الأداء
إنشاء OKR من قالب
سيسهّل قالب OKR الجاهز للاستخدام الإعداد الأولي:
- انتقل إلى قسم بطاقات الأداء الخاصة بي
- حدد جديد > بطاقة أداء جديدة > المزيد من القوالب…
- اختر OKR من مجموعة أطر العمل للأعمال
قالب OKR. إنشاء هدف
يحتوي قالب OKR بالفعل على بعض الأهداف القالبية. إذا كنت بحاجة إلى إضافة هدف جديد:
- حدّد عنصرًا رئيسيًا لهدف جديد (عنصرًا جذريًا أو هدفًا آخر)
- انقر فوق زر إضافة على شريط الأدوات
لتعديل خصائص الهدف:
- انتقل إلى علامة التبويب معلومات عامة لتغيير اسم الهدف
- حدّد وصف الهدف
- استخدم حقل المالك لتعيين أحد مستخدمي حسابك كمالك
- انقر على رمز بجوار اسم الهدف لتغييره
قالب OKR. إنشاء نتيجة رئيسية
يتضمن قالب OKR بعض النتائج الرئيسية التي تمت مواءمتها مع الأهداف. إذا كنت بحاجة إلى إضافة نتيجة رئيسية جديدة:
- حدّد هدفًا
- انقر على زر إضافة في شريط الأدوات
لتخصيص خصائص النتائج الرئيسية:
- انتقل إلى علامة التبويب معلومات عامة لتحديد اسم ووصف النتيجة الرئيسية
- انتقل إلى علامة التبويب بيانات لقياس النتائج الرئيسية عبر تعيين الحالة الحالية والحالة المستهدفة المطلوبة
- انتقل إلى علامة التبويب السياق لتحديد نوع النتيجة الرئيسية
قالب OKR. إحدى أفضل الممارسات في OKRs هي الجمع بين النتائج الرئيسية الرائدة والمتأخرة:
- يجب استخدام النوع متأخرة للنتائج المرتبطة بالمخرجات
- يجب استخدام النوع رائدة لقياس الأنشطة كميًا
إنشاء مبادرات
يحتوي قالب OKR على مبادرات من أنواع مختلفة مع مواءمة مع الأهداف. ستجد المبررات، والمخاطرة، وعامل النجاح، والنتيجة المتوقعة، وخطة العمل.
قالب OKR. لإضافة مبادرة جديدة إلى هدف:
- حدّد هدفًا
- انقر زر مبادرات بجانب الهدف
- غيّر النوع للمبادرة إذا لزم الأمر
حساب أداء الأهداف
افتراضياً، يتم حساب أداء الهدف باعتباره المتوسط المرجّح لأداء النتائج الرئيسية.
لتخصيص حساب الأداء:
- حدّد هدفاً
- انتقل إلى علامة التبويب الأداء لتحديد كيفية احتساب أداء الهدف
لتغيير وزن النتائج الرئيسية:
- حدّد نتيجة رئيسية
- انتقل إلى علامة التبويب الأداء
- غيّر وزنها ذي الصلة ضمن درجة الأداء الإجمالية للهدف
حساب الأداء للنتائج الرئيسية
لجعل النتائج الرئيسية قابلة للمقارنة، يقوم بي إس سي ديزاينر بحساب الأداء المُطَبَّع. ويستخدم الحالة الحالية للنتيجة الرئيسية ومقياس القياس (خط الأساس… الهدف) لحساب أدائها.
لتخصيص دالة الأداء لنتيجة رئيسية:
- حدد نتيجة رئيسية
- انتقل إلى علامة التبويب الأداء
- غيّر الصيغة في قسم التحسين
OKR Template. على سبيل المثال، استخدم «التقليل» لحالة «الأقل أفضل»، أو خصّص الصيغة وفقًا لمتطلبات أكثر تحديدًا.
تسلسل ومواءمة OKRs مع بطاقات الأداء الوظيفية
يمكن تجميع OKRs في تسلسلات هرمية. دعونا نناقش كيف تتم أتمتة هذه الروابط باستخدام بي إس سي ديزاينر.
الهدف الفرعي
عند إنشاء هدف، نقوم بتحديد عنصر أصلي يمكن أن يكون هدفًا آخر. في هذه الحالة، سيقوم البرنامج بإنشاء هدف فرعي.
- إذا كانت هناك أهداف موجودة تحتاج إلى ربطها بهدف آخر، فانقل هدفًا (سحب وإفلات) إلى داخل هدف آخر.
في كلتا الحالتين، سيعتبر البرنامج تلقائيًا ناتج الهدف الفرعي كنتيجة رئيسية للهدف الأصلي الخاص به.
الروابط المتقاطعة
في هذه الحالة، نتعامل مع فروع مختلفة من الأهداف. يجب أن يساهم هدف من أحد الفروع بوصفه نتيجة رئيسية في هدف ضمن فرع آخر.
لربط الأهداف بهذه الطريقة:
- حدّد هدفًا سيلعب دور النتيجة الرئيسية
- حدّد أدوات > نسخ المؤشر
- حدّد هدفًا سيستقبل النتيجة الرئيسية
- حدّد أدوات > لصق المؤشر
- عند سؤالك، انقر زر ربط عنصر
روابط بطاقات الأداء المتقاطعة
على غرار حالة الربط المتقاطع السابقة، ولكن الهدف الذي يُفترض أن يكون النتيجة الرئيسية لهدف آخر يقع في بطاقة أداء مختلفة.
الخطوات لربط النتائج الرئيسية والأهداف متشابهة:
- افتح بطاقة أداء تحتوي على هدف سيلعب دور النتيجة الرئيسية وحدد الهدف
- انقر أدوات > نسخ المؤشر
- افتح بطاقة أداء تحتوي على هدف سيقبل النتائج الرئيسية
- انقر أدوات > لصق المؤشر
- عند الطلب، انقر زر ربط عنصر
باتباع المنطق نفسه، يمكننا ربط بطاقات الأداء المستندة إلى OKR بالاستراتيجيات في بطاقة الأداء المتوازن، وكذلك بطاقات الأداء الوظيفية.
عمليات المتابعة والمراجعة لـ OKRs
استخدم OKRs أسبوعيًا للتركيز على الأهداف ذات الأولوية العالية. في بي إس سي ديزاينر، توجد بعض وظائف الأتمتة التي ستساعد.
أتمتة تكرار تسجيلات المتابعة
يتم أتمتة تكرار المراجعة عبر فواصل التحديث المستخدمة للنتائج الرئيسية.
- سيتلقى الملاك في OKR إشعارات تلقائية حول تسجيلات المتابعة (التحديثات) القادمة للنتائج الرئيسية.
في قالب OKR، يتم تعيين الفاصل الافتراضي للتحديث للنتائج الرئيسية على “شهرياً” (راجع أدوات > خيارات > التحديث الافتراضي الفاصل). إذا لزم الأمر، يمكن تخصيص ذلك عبر محرر القيم لنتائج رئيسية محددة.
قالب OKR. إسناد الدرجة إلى النتائج الرئيسية
لإسناد درجة إلى نتيجة رئيسية:
- حدد التاريخ المناسب (الربع) في التقويم الداخلي
- حدد نتيجة رئيسية
- انتقل إلى علامة التبويب بيانات
- أدخل الدرجة الحالية في حقل القيمة
استخدم محرر القيم للاطلاع على الدرجات الحالية، وكذلك لمراجعة مسار التدقيق للتغييرات التي تم إجراؤها.
التعليق على النتائج
لماذا لا تتحسن بعض OKRs كما هو متوقع؟ ما الذي يمكننا القيام به بشكل أفضل للفترة القادمة؟
قالب OKR. في بي إس سي ديزاينر، انقر على رمز التعليق (بجانب الدرجة الخاصة بالنتيجة الرئيسية) لتدوين أفكارك حول الإنجازات الحالية والرؤى للدورة التالية من OKR.
رابط مباشر إلى OKRs
أثناء مناقشات الاستراتيجية، قد تحتاج إلى الإشارة إلى هدف محدد، أو نتيجة رئيسية، أو مبادرة. استخدم أداة الربط المتاحة لهذه العناصر لإنشاء رابط مباشر.
تصوّر الأهداف على الخريطة
يقوم بي إس سي ديزاينر تلقائياً بتصوّر OKRs على خريطة الاستراتيجية.
- يتم تصوّر الأهداف على هيئة مستطيلات ضمن المناظير
- يتم تصوّر النتائج الرئيسية على هيئة خطوط باللون الرمادي (نتائج لاحقة) وباللون الأخضر (أنشطة رائدة)
- يتم تصوّر مبادرات باستخدام رمز المبادرة المقابل
OKRs - Example. افتراضياً، يقوم بي إس سي ديزاينر بتصوّر جميع الأهداف على الخريطة. للحد من مستوى التفاصيل:
- حدّد هدفاً على خريطة الاستراتيجية
- استخدم زري طي / فرد (الأزرار الزرقاء التي تحمل رمزي + و -)
لإيقاف تصوّر OKRs المحددة على الخريطة:
- انتقل إلى علامة تبويب مؤشرات الأداء
- حدّد هدفاً
- انتقل إلى علامة تبويب السياق
- استخدم إعداد العرض على خريطة الاستراتيجية
تصوّر النتائج الرئيسية والمبادرات على لوحة البيانات
تعرض لوحة البيانات الإفتراضية لقالب OKR جميع المبادرات المتاحة في OKR.
- أضف مخطط جانت لتصوّر المبادرات التي لها تواريخ بدء وانتهاء
- أضف المخططات ذات الصلة للنتائج الرئيسية
OKRs - Example. التقارير المجدولة
قم بجدولة تقرير أسبوعي/شهري يمكن للنظام إرساله إلى أصحاب المصلحة الرئيسيين كملف PDF مع حالة OKR محدّثة، وتفريغ لخريطة الاستراتيجية الحالية، ولوحة البيانات.
الاستنتاجات
يتكيف إطار OKR الرشيق بشكل مثالي مع بيئة الأعمال التي تتسم بتقلبات عالية وتعقيد.
ومن خلال OKRs محددة بشكل صحيح ومؤتمتة، يمكن للمنظمات التركيز على أولوياتها والتعلم بسرعة من الأخطاء.
تشمل الخطوات الرئيسية لتطبيق OKR ما يلي:
- قصص عن النجاح والإخفاق ولحظات بينهما، What Matters، تم الوصول إليه في 26 أكتوبر 2023. ↩
- خمسة مبادئ موجِّهة لمدرّب OKRs، بن لامورت، 2020، OKRs.com ↩
- ريك كلاو، Google: OKRs (الأهداف والنتائج الرئيسية)، https://www.youtube.com/watch?v=6iFPyyXlQSw ↩
- المكافآت الجوهرية الأربع التي تعزّز مشاركة الموظف، كينيث توماس، 2009 ↩
- قِس ما يهم: كيف غيّرت Google وبونو ومؤسسة غيتس العالم باستخدام OKRs، جون دوير، 2018، Penguin Publishing Group. ↩
- الشفافية: كيف يمكن لـ OKRs استعادة الثقة العامة، 2019، What Matters ↩
- كيف يضع المستثمر المغامر جون دوير الأهداف (ويحققها)، دانيال مكغين، 2018، HBR ↩
أليكسيس سافكين هو مؤسس BSC Designer، وهو برنامج لتنفيذ الاستراتيجية وإدارة الأداء يربط الأهداف وKPI (مؤشر الأداء الرئيسي) و مبادرات والمخاطر وبيانات الأداء. وبخبرة تزيد على 20 عامًا، يركز عمله على بنية تنفيذ الاستراتيجية — كيف تجمع المؤسسات بين الاستراتيجية والقياس والملكية والمخاطر وعمليات المراجعة ضمن نظام تنفيذ متماسك. وقد أنشأ لوحة تنفيذ الاستراتيجية ونظام KPI المكوّن من 10 خطوات، وألّف كتابين وأكثر من 100 مقالة حول الاستراتيجية وإدارة الأداء. تواصل مع أليكسيس عبر LinkedIn.