Saiba como acompanhar e melhorar a eficácia da gestão de projetos com KPIs. Utilize métricas de desempenho para demonstrar o valor do projeto às Partes interessadas.
- “Projetos” e “Iniciativas” – qual é a diferença?
- Gestão de projetos: por que medir e quem são as Partes interessadas?
- KPIs para gestão de projetos: Escopo, Custo, Tempo, Risco, Qualidade, Recursos
Projeto vs. Iniciativa: A posição dos projetos no planejamento estratégico
Qual é o papel dos projetos no planejamento estratégico? Antes, falámos sobre diferentes níveis de abstração no planejamento estratégico.
Começámos pelo nível mais alto (missão, visão, valores fundamentais), passámos para o nível de prioridades estratégicas, metas de negócios, métricas de desempenho e, por fim, para o nível de ação (Nível 5 no diagrama).
No planejamento estratégico, os itens acionáveis normalmente são chamados de “iniciativas”. Por que não os chamamos de “projetos”?
Qual é a diferença entre uma iniciativa e um projeto?
- Uma definição de iniciativa que podemos encontrar nos dicionários destaca a novidade ou a dificuldade da atividade.
- Em contraste, o termo projeto é explicado como um método elaborado com antecedência ou algum trabalho planejado com um prazo.
Gosto de usar uma viagem como analogia para explicar a diferença:
- Quando uma família planeia a sua primeira viagem de carro de Paris para Barcelona, isso soa muito como uma iniciativa. As nuances da estrada não são bem conhecidas, as taxas de estrada são estimadas de forma muito aproximada, encontrar um bom restaurante no caminho é uma questão de sorte.
- Agora, imagine uma situação diferente: um motorista de camião que percorre a mesma rota. O tempo, as taxas de estrada, os custos de combustível e de alojamento são calculados com elevada precisão. Para o centro logístico, responsável por este camião, isto é um pequeno projeto.
Quais são os atributos de um projeto? Vejamos o clássico triângulo de gestão de projetos:
- Orçamento
- Linha do Tempo
- Escopo
E quanto a uma iniciativa? Ela pode ter exatamente os mesmos atributos! Por exemplo, aqui está uma janela de diálogo de iniciativa do software de planejamento estratégico; ela se parece muito com o que temos em uma ferramenta de gestão de projetos.
Project Management KPIs. Com uma iniciativa, estamos testando as águas. E, para testar as águas, precisamos de orçamento e tempo.
Do que uma organização precisa? De uma iniciativa ou de um projeto? Embora falemos principalmente sobre as iniciativas no planejamento estratégico, essas iniciativas precisam ser executadas de alguma forma. É aí que precisaremos de projetos.
Precisamos de ambos — iniciativas e projetos!
No contexto da automação de software, também há uma diferença. O software de gestão de projetos vem com gráficos de Gantt e planejamento intensivo de recursos, enquanto o software de execução de estratégia é focado em mapas estratégicos e KPIs.
Para um exemplo prático de como manter iniciativas estratégicas no BSC Designer enquanto se gere a execução detalhada de projetos em ferramentas como Jira, Asana ou Monday.com, veja como conectar o planejamento estratégico a ferramentas de gestão de projetos.
Por que medir a gestão de projetos
No sistema de KPI, concordamos que, antes de medir as coisas, é importante compreender o contexto da medição:
- Por que queremos medir a gestão de projetos?
Aqui estão alguns motivos típicos:
- Para melhorar a eficiência e a eficácia
- Para melhorar os processos existentes e o seu desempenho
- Para melhorar o estilo de gestão, as comunicações, a infraestrutura
- Para demonstrar o valor do projeto às partes interessadas
Todas essas respostas se ajustam bem à ideia da análise de lacunas aplicada à gestão de projetos.
As Partes interessadas da Gestão de Projetos
Outra pergunta que um sistema de KPI sugere fazer é:
- Quem são as partes interessadas da gestão de projetos?
A lista de partes interessadas certamente incluirá:
- O gerente de projetos
- A equipe que trabalha no projeto
- O patrocinador do projeto
- Os clientes externos e internos
- Os reguladores externos e a equipe interna de conformidade
- A equipe de garantia da qualidade
A lista de partes interessadas ajudará a concentrar nossos esforços de medição de desempenho.
Algumas partes interessadas terão interesse em conhecer os KPIs para medir o sucesso do projeto, enquanto outras partes interessadas terão interesse em medir o sucesso da gestão de projetos.
KPIs para gestão de projetos
Agora, temos a lista das partes interessadas e sabemos qual resposta nos interessa. Vamos definir alguns KPIs (Indicadores-Chave de Desempenho) para a gestão de projetos.
Podemos agrupar os KPIs em torno de um dos modelos de gestão de projetos:
- O modelo clássico do triângulo: Escopo, Custo, Tempo -> Qualidade
Ou o modelo evoluído de acordo com os padrões do PMBOK:
- Escopo, Custo, Tempo + Risco, Qualidade, Recursos
KPIs de gestão de projetos. Escopo
O conceito de escopo na gestão de projetos concentra-se principalmente nos requisitos para o produto futuro, de acordo com as necessidades das partes interessadas.
Um dos critérios mais importantes dos requisitos é:
- Ausência de ambiguidade dos requisitos, %
Como quantificar a ausência de ambiguidade?
Podemos pedir a vários especialistas que leiam os requisitos e contem as declarações qualificadas como ambíguas. Uma abordagem menos formal, mas ainda eficaz, é quantificar este KPI com uma métrica popular:
KPIs de Gestão de Projetos. Alinhamento de estratégia/projeto
Outra questão a considerar no contexto dos requisitos é a existência de alinhamento entre a estratégia da organização e os seus projetos.
- Se estivermos a trabalhar com projetos internos, então ter um bom Mapa estratégico é uma excelente forma de explicar à equipa o contexto empresarial (restrições e prioridades) do projeto.
Porque é que o contexto empresarial é importante? Para responder a esta questão, pense na diferença entre:
- Fazer as coisas corretamente e
- Fazer as coisas certas
“Fazer as coisas corretamente” é o que a gestão de projetos procura. Os melhores gestores conseguem tornar todo o projeto realmente eficiente, mas será que isso conduzirá a organização aos objetivos desejados?
O KPI, neste caso, pode ser formulado como:
- Alinhamento de estratégia/projeto, %
A melhor forma de alcançar este alinhamento é começar pela estratégia e desenvolver novas iniciativas e projetos em torno dos seus objetivos.
Custo
As métricas de custo normalmente são fáceis de encontrar. Os KPIs clássicos, neste caso, são:
- Orçamento planejado
- Orçamento executado
- Disponível do orçamento – a diferença entre os orçamentos planejado e executado
Se você estiver usando o BSC Designer para planejamento estratégico, encontrará essas propriedades para as iniciativas, bem como na árvore de KPI:
KPIs de Gestão de Projetos. Os derivados financeiros de uma gestão de projetos bem-sucedida:
- Economia de custos
- Evitação de custos
- ROI – Retorno sobre o investimento
- Equivalente em dólares do valor criado (valor recebido) – a estimativa do valor criado pelo projeto
Valor Recebido
O mencionado Valor Recebido pode ser calculado como:
- Valor Recebido (EV) = Total_Budget * Progresso, %
Outra métrica compara o valor recebido com o orçamento executado utilizado:
- Disponível (CV) = Earned_Value – Budget_Actual
Um valor negativo de CV pode ser uma indicação de uma situação de orçamento excedido.
O BSC Designer calculará o Valor Recebido e a Disponível se a iniciativa tiver um indicador de progresso atribuído e o orçamento total especificado.
Tempo
As métricas clássicas para a gestão de projetos são:
- Tempo de ciclo
- Variação do cronograma, % (horas planejadas vs. horas executadas)
- Conclusão no prazo, %
- Marcos perdidos, %
Embora essas métricas sejam fáceis de calcular usando software de gestão de projetos, precisamos ter cuidado ao interpretar seus resultados.
KPIs de Gestão de Projetos. Faça Análise de causa raiz
Um prazo foi perdido devido à má gestão, ou porque os requisitos mudaram inesperadamente, ou o escopo do projeto precisa ser revisado devido a novas informações?
Conheça seus benchmarks
O que significa que sua equipe não atingiu 15% dos marcos neste mês? Isso é algo típico para eles?
Como essa taxa se compara ao mês anterior ou a outra equipe? Os dados fazem sentido apenas em um determinado contexto, portanto, certifique-se de compreender esse contexto antes de tirar conclusões.
Que comportamento os KPIs induzem?
Pense duas vezes antes de vincular KPIs de gestão de projetos ao cálculo de recompensas. 100% de conclusão no prazo soa ótimo no papel, mas não deve haver concessões em relação à qualidade da entrega final. KPIs ruins são aqueles que fazem a sua equipa pensar em como manipular o sistema, em vez de tornar o produto melhor.
Risco
Anteriormente, discutimos o conceito de risco e os KRI (Indicadores chave de risco). Uma das ideias apresentadas nesse artigo foi que os KRI (Indicadores chave de risco) não são tão diferentes dos KPI (Indicadores-Chave de Desempenho).
Por exemplo, se quisermos mitigar o risco de ter requisitos ambíguos, acompanharíamos o KPI Ausência de ambiguidade dos requisitos, % (ou KRI, se preferir).
Em outras palavras, qualquer risco com um plano de mitigação de risco pode ser acompanhado por um KPI.
Outra ideia importante é que a própria gestão de riscos pode ser acompanhada com KPIs:
- Número de riscos identificados
- % de riscos identificados com plano de mitigação
- Número de riscos ocorridos sem plano de mitigação
- Riscos recorrentes, %
- Custos de gestão de riscos, $
KPIs de gestão de projetos. Qualidade
Como podemos estimar a qualidade da gestão de projetos? Depende de qual aspeto de qualidade nos interessa. Conforme discutido no artigo sobre KPIs de qualidade, a qualidade é percebida de forma diferente por diferentes partes interessadas.
Qualidade da liderança
Podemos começar com:
- Qualidade da gestão (consulte algumas ideias sobre como quantificá-la)
- Qualidade da liderança
- Qualidade das comunicações, % (consulte o artigo sobre complexidade para obter algumas ideias)
Qualidade dos resultados
Então, podemos analisar a qualidade dos resultados produzidos:
- % de retrabalho, ou
- Número de devoluções
Um alto % de retrabalho pode indicar um problema com os requisitos do projeto, uma estimativa inicial inadequada ou um planejamento insuficiente.
Métricas de qualidade mais gerais incluem:
- Satisfação do cliente interno, %
- Satisfação do cliente externo, %
O conceito de qualidade inclui a qualidade dos artefatos internos criados como resultado do projeto. Por exemplo, se você precisa de um designer gráfico para o seu projeto, então os materiais finais precisam ser entregues de acordo com determinados padrões internos, utilizando modelos específicos e as melhores práticas. O KPI, neste caso, é:
- Conformidade com padrões internos, %
Derivados de qualidade
E quanto às inovações?
Um bom efeito colateral de uma gestão de projetos bem organizada pode ser a geração de ideias para o pipeline de inovação. O indicador a acompanhar é:
- Número de ideias de inovação qualificadas geradas
Ao analisar o aspecto da qualidade de qualquer projeto, devemos também levar em consideração os aspectos de sustentabilidade.
Não apenas a sustentabilidade ambiental clássica, mas também os pilares social e econômico. Consulte o scorecard de sustentabilidade para alguns KPIs específicos, como:
- % de materiais reciclados utilizados
- Segurança no local de trabalho, %
Recursos
No contexto da gestão de projetos, um KPI inicial para os recursos é:
- Tempo produtivo ou Tempo gasto em atividades faturáveis, %
- Recursos planejados vs. recursos utilizados
Basicamente, queremos saber se a sua equipe dedica mais tempo a reuniões internas ou à execução do seu trabalho.
Se o seu projeto envolver compras complexas, logística e a gestão de relacionamentos com vários fornecedores, então consulte o scorecard de compras para mais KPIs.
Gestão de Talentos
Por fim, o seu principal “capital” é a sua equipa:
- Comece com a métrica básica de rotatividade de RH. Obtenha mais ideias a partir do HR Scorecard.
- Utilize a métrica básica de horas de formação e mentoria. Se leva a sério o desenvolvimento das competências da sua equipa, crie um scorecard de formação abrangente utilizando o modelo de Kirkpatrick.
De KPIs de projetos individuais ao desempenho do portfólio
As medidas no nível do projeto fornecem apenas parte do panorama de gestão quando várias iniciativas competem por atenção e recursos. Neste exemplo, cada iniciativa mantém seu próprio orçamento, risco, valor e indicadores de desempenho específicos da etapa, enquanto a plataforma os consolida em uma visão de portfólio para comparação, elaboração de relatórios e controle operacional.
Uma palavra final
Após alguns minutos de pesquisa na Internet, é possível obter uma longa lista de KPIs para a gestão de projetos.
É uma boa ideia mencionar algumas boas práticas sobre como selecionar esses KPIs:
- Comece com um contexto de negócios; um bom Mapa estratégico será muito útil
- Defina os KPIs corretamente – veja o modelo em este artigo
- Entenda a diferença entre indicadores de tendência e indicadores de resultado, bem como a diferença entre fatores de sucesso e critérios de sucesso
- Mantenha a lista curta – um par de indicador de tendência e indicador de resultado para cada objetivo funcionará muito melhor do que uma lista com mais de 100 métricas
Use o modelo Project Management KPIs
O BSC Designer ajuda as organizações a implementarem suas estratégias complexas:
- Inscreva-se para um plano gratuito na plataforma.
- Use o modelo
Project Management KPIs como ponto de partida. Você o encontrará em Novo > Novo Scorecard > Mais Modelos. - Siga o nosso Sistema de Implementação de Estratégia para alinhar as partes interessadas e ambições estratégicas em uma estratégia abrangente.
Comece hoje e veja como o BSC Designer pode simplificar a implementação da sua estratégia!
Alexis Savkín é arquiteto de estratégia e fundador do BSC Designer, uma plataforma de execução de estratégia com o Balanced Scorecard como elemento central. É o criador do Strategy Execution Canvas, autor de dois livros e de mais de 100 artigos sobre estratégia e medição de desempenho, e palestrante em conferências internacionais. Conecte-se com Alexis no LinkedIn.