Quando a estratégia atinge um certo nível de complexidade, não é mais sustentável gerenciá-la com software de planilhas e apresentações.
Neste tutorial, vamos delinear uma agenda de mudança para a automação de estratégia.
- Usaremos seis perspectivas de mudança diferentes para analisar o estado passado – a abordagem ad-hoc para a estratégia e
- Formularemos um estado futuro onde a estratégia é automatizada com software especializado de planejamento estratégico
Perspectivas de mudança:
- Perspectiva 1. Indicadores de Desempenho
- Perspectiva 2. Mapas Estratégicos
- Perspectiva 3. Estruturas de Negócios e Modelos
- Perspectiva 4. Alinhamento Estratégico
- Perspectiva 5. Relatórios
- Perspectiva 6. Trabalho em Equipe
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Perspectiva 1. Indicadores de desempenho
Planilhas funcionam bem em uma fase de protótipo, mas manter tais scorecards se torna mais desafiador à medida que a escala e a complexidade da estratégia aumentam.
- Um pequeno erro em uma fórmula pode levar a cálculos incorretos.
- Devido às dificuldades de manutenção, estratégias típicas baseadas em planilhas são limitadas a 2-3 níveis de metas.
Em contraste, software especializado torna o planejamento estratégico mais organizado desde o início:
- Os usuários podem adicionar novos indicadores sem o risco de quebrar o scorecard, e todos os cálculos são geridos pela ferramenta.
- O software especializado suporta decomposição de estratégia ilimitada.
Além disso, o software de propósito geral carece de consciência do tipo de dados que você está gerenciando.
Em contraste, o software especializado entende o processo e garante a consistência dos dados:
- Ele rastreia KPIs de acordo com intervalos de atualização definidos.
- Ele gerencia os pesos e normaliza os dados para tornar os indicadores comparáveis.
- Ele sabe como rastrear o impacto de indicadores de tendência e de resultado.
- Ele calcula dados agregados com base nas configurações de agrupamento e herança de indicadores.
- Ele ajuda a manter o conjunto de métricas de desempenho sincronizado com o modelo de avaliação estabelecido.
Digital Transformation Strategy. Perspectiva 2. Mapas estratégicos
Os mapas estratégicos são outro ponto crítico…
Um diagrama de mapa criado em software de apresentação é uma imagem estática que é difícil de atualizar com novos insights e carece de dados atualizados. Por essa razão, contribui pouco valor para discussões ou apresentações de estratégia.
Em contraste, software especializado como o BSC Designer usa os dados do seu scorecard para gerar automaticamente um mapa estratégico:
- Não há necessidade de desenho manual,
- Está sempre atualizado.
- Mostra uma imagem detalhada da estratégia, incluindo metas, riscos, indicadores e iniciativas.
Balanced Scorecard para RH. Isso muda o papel do mapa estratégico:
- É usado de forma mais ativa para discussões de estratégia e apresentações.
- Os detalhes de apoio estão a apenas alguns cliques de distância, e
- Os membros da equipe podem adicionar seus insights diretamente ao mapa estratégico durante sessões de brainstorming.
Perspectiva 3. Estruturas e Modelos de Negócios
No planejamento estratégico, combinamos várias ferramentas de negócios para obter uma visão detalhada do ambiente operacional.
Por exemplo, usamos a análise das Cinco Forças para entender melhor o cenário competitivo, PESTEL para avaliar fatores externos, ou a Matriz de Ansoff para planejar estratégias de crescimento.
É fácil encontrar alguns modelos visualmente atraentes para essas estruturas de negócios na Internet. O problema é que eles permanecem desconectados entre si e da estratégia geral.
Para uma execução eficaz da estratégia, a estrutura de negócios e os scorecards de estratégia devem estar disponíveis no espaço de trabalho de estratégia compartilhado.
Com o BSC Designer, você tem acesso às ferramentas de negócios mais populares diretamente no software.
- Sua equipe pode organizar esses modelos em seu espaço de trabalho de estratégia e alinhar os insights gerados pelas estruturas diretamente com a estratégia.
- Também temos modelos para alguns scorecards de estratégia e funcionais populares, como cibersegurança, cadeia de suprimentos, gestão de talentos que economizarão seu tempo ao focar em novos desafios.
Perspective 4. Alinhamento estratégico
O alinhamento estratégico é provavelmente o desafio mais importante para softwares de planilhas.
É resolvido em um nível baixo quando alinhamos metas com KPIs e iniciativas, mas quando se trata de alinhar scorecards de estratégia, scorecards funcionais, insights dos frameworks, cenários, estratégias de crescimento alternativas… as ferramentas de uso geral falham.
Com o BSC Designer, o alinhamento é direto…
- Em um nível baixo, as metas, KPIs, riscos e iniciativas são alinhados por design dentro do scorecard.
- Em um nível alto, os scorecards podem ser alinhados entre si por perspectivas, metas normalizadas ou simplesmente por um contexto compartilhado.
Juntos, esses scorecards de estratégia e funcionais criam uma única fonte de verdade em relação à estratégia.
Perspectiva 5. Relatórios
O relatório automático é outra razão pela qual as empresas estão migrando para softwares especializados em planejamento estratégico.
O software especializado fornece um paradigma diferente para relatórios.
- Primeiramente, a ideia de relatórios muda com o uso da ferramenta. Em muitos casos, não há necessidade de gerar PDFs. Em vez disso, pode-se simplesmente compartilhar um link para os dados necessários.
- Em segundo lugar, se houver necessidade de um relatório, ele pode ser gerado automaticamente pelo software com o perfil de relatório definido pelo usuário.
- Em terceiro lugar, o software pode enviar esses relatórios para as principais partes interessadas conforme o cronograma.
Perspectiva 6. Trabalho em equipe
Finalmente, a falta de responsabilidade é outro problema para software de propósito geral.
Por exemplo, não há como rastrear quem introduziu as mudanças e por que elas foram feitas.
A ferramenta especializada de planejamento estratégico está melhor equipada para o trabalho em equipe relacionado à estratégia.
- Há um rastro de auditoria adaptado para o fluxo de trabalho de estratégia.
- Administradores podem conceder acesso de “modificar” ou “visualizar” para um grupo de scorecards, scorecards individuais, ou até mesmo indicadores específicos.
- Os proprietários dos objetivos, KPIs e iniciativas recebem notificações automáticas.
- As metas e os dados históricos podem ser bloqueados para edição, e
- Todos os novos dados podem passar pelo fluxo de trabalho de aprovação.
Slides
- Acesse os slides para a ‘Agenda de Mudança para Automação de Estratégia’
Tutorial em Vídeo
O que os especialistas dizem
Entrevistamos alguns praticantes dos scorecards de estratégia, e entre outras perguntas, pedimos a opinião deles sobre ferramentas de automação. Aqui estão algumas citações:
Da entrevista com James Creelman:
Comece com ferramentas de escritório, etc. Depois de um ano ou mais, migre para uma ferramenta de automação de scorecard. A automação permite que uma empresa tire o melhor proveito do scorecard – acompanhamento de progresso e relatórios, compartilhamento de melhores práticas, etc.
Da entrevista com Jeroen De Flander:
Eu sugeriria que você escolha uma solução de software padrão e mude seu processo ou adie a automação até estar 100 por cento satisfeito com o processo subjacente.
Da entrevista com Dan Montgomery:
Uma boa visualização é necessária para criar uma perspectiva estratégica compartilhada entre sua equipe…
Você precisa de um banco de dados comum de informações válidas, com uma interface frontal personalizável que a torne realmente útil para um indivíduo, e boas ferramentas de apresentação para apoiar a conversa e a tomada de decisões.
Planilhas, por design, não fazem um bom trabalho nisso.
Da entrevista com Gavin Lawrie (2GC):
Em nossa opinião, um Balanced Scorecard bem projetado compreende uma seleção de cerca de 20 medidas financeiras e não financeiras, relatadas trimestralmente. A ideia de que você possa precisar de software especializado para apoiar esta atividade para um único Balanced Scorecard é risível. Nossa opinião é que software especializado não é necessário (e às vezes é uma distração) para relatar um único Balanced Scorecard – o software é tipicamente caro em comparação com as alternativas (por exemplo, Excel) e geralmente não é muito mais funcional.
No entanto, se você precisar relatar muitos Balanced Scorecards em um período (mais de cinco é o nosso pensamento atual), soluções de relatórios automatizadas tornam-se mais atraentes. Realmente depende da sua organização, e não há regras rígidas e rápidas que você possa seguir. O que é claro, no entanto, é que nenhuma das (cerca de 100) soluções de software disponíveis ajudará você a projetar um Balanced Scorecard – elas são simplesmente autômatos que facilitam a elaboração de relatórios de um design de Balanced Scorecard (independentemente do que o fornecedor possa dizer).
O que dizem os usuários
Alguns usuários do BSC Designer compartilharam suas experiências relacionadas à transição de scorecards criados em software de planilhas para o BSC Designer.
Achamos o BSC Designer uma ferramenta muito ergonômica e intuitiva. Ele se adapta rapidamente à sua maneira de realizar a análise de informações. É simples, rápido e eficaz. O BSC Designer ajuda a evitar o uso e manutenção de planilhas Excel caseiras e produz resultados profissionais. Leia mais…
Emmanuel Jaunart, fundador da Mielabelo, Bélgica
Temos uma experiência muito boa com o BSC Designer, pois este instrumento pode facilitar a implementação do Balanced Scorecard em nossa unidade. Tentamos criar uma planilha em MS Excel, mas essa abordagem se revelou mais difícil do que o esperado. O BSC Designer, portanto, é uma tentativa muito bem-vinda de uma versão eletrônica do Balanced Scorecard. Leia mais…
Pierre de Montfort, SA Army ADA School, Kimberley, África do Sul
Eu estava procurando uma ferramenta que me ajudasse a construir um índice geral para o desempenho do departamento de Supply Chain. O BSC Designer parece ser a ferramenta certa – fácil de usar e também de compartilhar com outros. Até agora, eu estava tentando preparar algo similar no MS Excel, no entanto, era muito complicado atualizar com novos dados. Vou ver se o seu BSC Designer satisfará todas as minhas necessidades. Leia mais…
Jiri Kratochvil, Gerente de Projetos de Supply Chain, PMI, República Tcheca
Como migrar de um scorecard baseado em Excel para um software especializado
Discutimos os PRÓs e CONTRAs de ter um scorecard de estratégia ou KPI no Excel. Vamos discutir como migrar de tais scorecards para o scorecard mantido em um software especializado.
Conclusões
Como você pode ver, a transição para software especializado em planejamento estratégico, como o BSC Designer, é um fator chave para o sucesso na gestão eficaz de estratégias.
- Artigo recomendado: aquisição de software para planejamento estratégico.
Convidamos você a inscrever-se com um plano gratuito do BSC Designer e colocar as ideias discutidas em prática. Sinta-se à vontade para contatar nossa equipe de suporte ao cliente com quaisquer perguntas.
Alexis é Consultor Sênior de Estratégia e CEO na BSC Designer, com mais de 20 anos de experiência em planejamento estratégico. Alexis desenvolveu o “Sistema de Implementação de Estratégia em 5 Passos” que ajuda empresas na implementação prática de suas estratégias. Ele é palestrante regular em conferências do setor e publicou mais de 100 artigos sobre estratégia e gestão de desempenho, incluindo o livro “Sistema de KPI em 10 Passos”. Seu trabalho é frequentemente citado em pesquisas acadêmicas.