Usando a Análise de Lacunas para Revisão da Execução da Estratégia

Use a análise de lacunas para a revisão regular do processo de execução da estratégia: compare a realidade versus as expectativas e planeje ações corretivas.

Análise de lacunas para execução da estratégia

Pré-requisitos: Prepare Seu Mapa Estratégico

Neste artigo, falaremos sobre a aplicação da análise de lacunas na execução da estratégia. Isso será relevante para organizações que:

Um mapa estratégico com objetivos e indicadores de negócios

A Origem do Conceito de “Análise de Lacunas”

O conceito de “análise de lacunas” não contribui para nenhum autor ou organização específica. Mesmo um artigo da Wikipedia fornece apenas uma visão geral, sem mencionar fontes específicas ou técnicas estabelecidas. Ainda assim, existem algumas idéias compartilhadas:

  • A análise de lacunas é normalmente formulada como uma análise da diferença entre o estado atual e o estado desejado.
  • A análise normalmente consiste em entender as razões para a lacuna e na formulação de um plano de resposta.

O que pode ser analisado? Basicamente, qualquer coisa em que a empresa detenha uma participação.

Imagem visual da lacuna

Se você deseja visualizar a diferença, observe o gráfico de medidores típico:

A área (o delta) entre a marca atual e a marca de destino é a diferença representada visualmente.

A área (o delta) entre a marca atual e a marca de destino é o espaço que você está enfrentando.

Modelo de Análise de Lacunas

Se tivéssemos que fazer uma análise de lacunas para algum processo ou tecnologia, começaríamos com:

  • Descrevendo a situação atual,
  • Encontrar pontos de análise e
  • Quantificando-os

No nível da estratégia, podemos pular esta etapa:

  • Os pontos de análise são perfeitamente definidos – são nossos objetivos de negócios.
  • Provavelmente, são quantificados com métricas principais e atrasadas

Aqui estão as etapas da análise de lacunas quando aplicadas ao processo de execução da estratégia.

Etapa de Análise Etapa de Descrição Automação de softwaren
1.  Identificação de lacunas. Objetivos e seu estado.

Pergunta a fazer: Onde estamos agora?

Selecione uma meta no mapa estratégico. Use indicadores alinhados para comparar o estado atual (o valor real do indicador) e o estado desejado (o valor alvo do indicador). Semáforos. Alertas automáticos no BSC Designer.
2. Análise de Causa raiz. Análise de lacunas.

Pergunta a fazer: Quais são as razões para essa lacuna?

Analise os motivos da lacuna (vá fundo o suficiente para encontrar motivos reais). Anote suas descobertas para manter um registro para futuras análises. Mapeie suas descobertas em um diagrama de espinha de peixe. No BSC Designer, use um mapa separado.
3. Plano de melhoria. Ações corretivas.

Pergunta a ser feita: Como podemos melhorar?

Defina um plano de resposta. Crie uma nova meta para o mapa estratégico ou adicione uma iniciativa. Adicione novos objetivos ao mapa estratégico. Use uma Estrutura OKR.

Concentre a Análise de Lacunas nas Lacunas
Menos Esperadas

Em um ambiente de negócios em constante mudança, sempre existem muitas lacunas. Concentre-se nos menos esperados.

Por exemplo:

  • O número de leads de língua brasileira é 7% mais do que o esperado – não é uma surpresa, pois o produto foi completamente localizado em português e também temos uma equipe local.
  • O número de leads que falam japonês é 7% mais que o esperado – o que foi completamente inesperado para nós, portanto, devemos nos concentrar aqui e analisar os motivos.

Viés de Más Notícias

Devido à nossa natureza humana, tendemos a atribuir mudanças positivas às nossas ações e mudanças negativas às flutuações aleatórias.

Por exemplo:

  • As vendas de produtos aumentaram 10% a mais do que o esperado! Ótimo trabalho feito! (Sim, mas esquecemos cerca de 15% do crescimento geral do mercado.).
  • Parece que os visitantes estão retornando ao nosso site com 5% menos frequência. São apenas flutuações sazonais. (Provavelmente não é, mas precisamos ter dados para dizer isso com certeza).

Não existe uma solução universal para o viés das más notícias – basta treinar sua equipe para se aprofundar o suficiente para chegar à história real.

Planejando Ações Corretivas

As ações corretivas podem variar em seu escopo de execução:

  • Algumas idéias de melhoria podem se tornar novas metas no seu mapa estratégico,
  • Algumas podem ter uma natureza mais operacional – as novas iniciativas para os objetivos no mapa.

Ao planejar ações corretivas, anote as descobertas da análise de lacunas, por ex. o raciocínio por trás do desempenho passado e suas aspirações sobre a nova abordagem.

Como qualquer planejamento, funciona muito melhor se:

  • Existe um prazo final para a execução
  • A revisão está planejada
  • Uma pessoa responsável é designada

Uma boa estrutura para abordar as conclusões da análise de lacunas é a estrutura OKR.

Identificando a Lacuna. O Papel das Estruturas.

No início, concordamos que discutiremos a análise de lacunas aplicada à estratégia em cascata e adequadamente descrita. E se a estratégia ainda não estiver completamente formulada?

Nesse caso, a análise de lacunas, juntamente com outras estruturas, como SWOT, MBO, 7-S, Espinha de peixe, PESTEL, modelo Burke-Litwin, Três Horizontes, Nadler-Tushman ajudará a moldar os pensamentos sobre a estratégia. Foi sobre isso que falamos em o artigo de Planejamento estratégico (consulte a etapa 2).

Qual Lacuna Deve ser uma Prioridade? Normalização de Lacunas.

As lacunas de desempenho são diferentes… digamos que estamos analisando os indicadores “horas de treinamento” e “relatados quase incidentes”:

  • Horas de treinamento. Valor real: 5 horas; valor alvo: 8 horas; intervalo de 3 horas.
  • Situações quase acidentais relatadas. Valor real: 2 situações quase acidentais relatadas. Valores-alvo: Zona verde, entre 3 e 6 relatórios; Zona vermelha se menos de 3 relatórios ou mais de 6 relatórios. 1 lacuna de relatório para situações quase acidentais.

Como podemos comparar essas duas lacunas? O que é mais importante? A diferença de três horas ou um relatório de incidente quase fatal? Não podemos comparar esses dois imediatamente. Precisamos normalizar primeiro.

Durante a normalização, podemos usar funções de desempenho diferentes:

  • Para o indicador horas de treinamento, a função de desempenho pode ser linear (mais treinamento é melhor).
  • Para as ituações quase acidentais, podemos usar a função de desempenho senoidal – poucos relatórios significam que as pessoas não estão levando a sério os relatórios quase acidentais, muitos relatórios significam que há alguns problemas crônicos de segurança

Após a normalização, sabemos como interpretar os dados corretamente. Se você estiver usando um software de automação para seus KPIs, ele fará todos os cálculos para você, mostrando apenas os números de progresso, semáforos ou o diagrama de medidores relevante. Não há necessidade de fazer a normalização manualmente.

Exemplo da Análise de Lacunas

Vamos ilustrar as idéias deste artigo com alguns exemplos reais. Utilizarei um Scorecard de estratégia de segurança para esse fim. Você pode encontrar esse modelo de scorecard entre outros modelos ao se inscrever com um plano gratuito no BSC Designer.

Etapa 1. Identificação de Lacunas

Vamos ver o mapa. Inclui todas as informações necessárias para identificar as lacunas visualmente. Podemos simplesmente observar os semáforos ao lado dos indicadores ou dos gráficos dos indicadores de desempenho para encontrar as lacunas.

Outra maneira de identificar lacunas:

Usar Luzes para os Indicadores

Veja os indicadores individuais na guia KPIs. As colunas da tabela podem ser personalizadas. Por exemplo, a coluna com os números de desempenho e as luzes de parada nos ajudará a encontrar os indicadores de baixo desempenho.

Usar a Função de Análise

Uma maneira mais robusta de encontrar as lacunas de desempenho é alternar para a guia Análise e usar a análise de “progresso” ou “maior ganho/perda” para identificar as maiores diferenças entre os valores atuais e o valor esperado.

Guia de Análise no software BSC Designer - encontrar KPIs que precisam de sua atenção

Usar a Função de Alertas

Você pode usar as funções de Alertas para configurar notificações automáticas sobre os KPIs na zona vermelha. Dessa forma, você aprenderá sobre as lacunas mais importantes automaticamente.

Neste exemplo, vamos nos concentrar na meta “Implementar segurança no comportamento real”. Podemos ter notado que seu desempenho está na zona vermelha.

Etapa 2. Análise de Causa Raiz

Observando dois indicadores de atraso que contribuem para o desempenho de atraso da meta, podemos ver que o motivo da lacuna é que temos menos quase incidentes relatados do que esperávamos. Percebemos que este ano tínhamos 30% menos relatórios de quase incidentes, enquanto o número de acidentes de segurança permanecia o mesmo.

Precisamos analisar os motivos dos relatórios menos frequentes. Nesse caso, podemos simplesmente conversar com as partes interessadas envolvidas e descobrir o que deu errado e por que os quase acidentes não foram relatados:

  • As pessoas sabem o que precisam fazer?
  • Eles sabem o que é um quase acidente?
  • Eles sabem como denunciar?
  • Eles sabem como o relatório será usado (e não será usado)?

A análise mostra que o problema estava no conhecimento geral sobre o relatório de quase acidentes.

Etapa 3. Plano de Melhoria

A análise da causa raiz mostrou que a equipe não está bem informada sobre como e quando reportar quase acidentes.

  • Já temos a meta de “conscientização de segurança” no mapa, portanto não há necessidade de criar uma nova meta. Em vez disso, podemos adicionar uma nova iniciativa a esse objetivo.

A iniciativa incluirá os detalhes de nossa análise, a ação de resposta (treinamento de conscientização sobre segurança) e o orçamento necessário.

Os resultados da análise de lacunas na iniciativa do BSC Designer

Nome: Treinamento de conscientização de segurança

Rationale: Percebemos que este ano tínhamos 30% menos relatórios de quase acidente, enquanto o número de acidentes de segurança permanecia o mesmo. Provavelmente, nossa equipe não leva muito a sério a denúncia de quase acidentes.

Ação corretiva: Criar um treinamento de conscientização de segurança com base em casos reais.

Melhoria esperada:

– Aumento de 15% no número de relatórios de quase acidentes nos próximos 3 meses;

– Redução de 5% no número de acidentes de segurança em um período de 12 meses.

Orçamento: $12.000

Prazo: 2 meses

Além disso, podemos alternar para a guia KPIs e usar o editor de valores para atualizar as metas do indicador para o próximo período de revisão.

Para tornar o impacto do treinamento de conscientização de segurança mais visual, podemos criar um painel e colocar o indicador “quase acidentes” lá.

Resumo

Neste artigo, discutimos como aplicar uma análise de lacunas à revisão de execução da estratégia. Aqui estão algumas idéias-chave:

  • Preparar seu mapa estratégico – quantificar metas com métricas principais e atrasadas
  • Encontrar as lacunas – observar os indicadores com diferenças significativas entre o valor atual e a meta (por exemplo, indicadores na zona vermelha)
  • Analisar os motivos das lacunas, anotar esses motivos e retorne a eles durante a próxima revisão
  • Preparar um plano de resposta
  • Por último, mas não menos importante – usar um software de execução de estratégia como o BSC Designer para automatizar as etapas da análise de lacunas

Perito em Scorecards | Palestrante | Autor

A BSC Designer é um software de Balanced Scorecard que está a ajudar as empresas a melhor formularem as suas estratégias e a tornarem o processo de execução da estratégia mais tangível com KPIs.

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