Quais KPIs de compras o conselho de administração deve monitorar? Quais métricas devem estar no painel de controle do departamento de compras para medir e melhorar o seu desempenho?
Parte 1. Introdução às compras
Parte 2. Scorecard de estratégia para compras
- KPIs financeiros e ROI
- Métricas para clientes internos
- KPIs para o processo de compras
- Perspectiva de competências e infraestrutura
Processo de compras, partes interessadas e metas
Compras tornou-se uma parte importante de qualquer organização. Não só garante a aquisição a um preço e com uma qualidade razoáveis, como também apoia a gestão de riscos e a conformidade.
Neste artigo, discutimos vários Indicadores-Chave de Desempenho (KPIs) para compras. Se preferir, pode passar diretamente para a parte de KPIs, mas eu sugeriria dedicar alguns minutos a refletir sobre o contexto desses KPIs.
As partes interessadas em compras
Vamos iniciar a análise do contexto para os KPIs de compras com as partes interessadas envolvidas. Do lado da organização, são:
- Equipe de compras liderada pelo CPO (Chief Procurement Officer). Eles têm interesse em manter um processo de compras eficaz, obter treinamento adequado e atingir as metas de desempenho esperadas.
- Clientes internos. Os clientes internos de compras têm interesse no acesso oportuno aos materiais necessários que atendam às suas expectativas de qualidade.
- Conselho de administração. Tem interesse em aumentar o desempenho do departamento de compras em geral ou, mais especificamente, em controlar o ROI. A conformidade legal também está entre seus temas de interesse.
A equipe de compras gerencia relacionamentos com fornecedores. Em alguns casos, as cadeias de suprimentos estão sob o controle de órgãos reguladores externos. Consequentemente, precisamos adicionar mais duas partes interessadas:
- Fornecedores. Têm interesse em relações eficazes de ganha-ganha.
- Órgãos reguladores. Têm interesse na conformidade legal.
Todas essas partes interessadas têm diferentes pontos de vista sobre o que as compras eficazes devem ser. Consequentemente, essas ideias podem ser quantificadas e medidas por diferentes indicadores de desempenho.
Processo de compras
Vamos analisar as compras do ponto de vista da equipa de compras. Qual é um processo típico de compras? Depende da organização. Normalmente, estamos a falar destes cinco passos:
- Análise de requisitos
- Análise de mercado
- Identificação e comunicação com fornecedores
- Negociação e contratação
- Gestão de desempenho (logística e gestão da qualidade)
Se o seu principal desafio for a eficiência operacional das compras, então é uma boa ideia definir KPIs em torno destas etapas do processo.
Scorecard for Procurement. Cinco “direitos” das compras
Outra perspectiva popular para analisar as compras é sugerida pelo Chartered Institute of Procurement and Supply (CIPS). Ela é chamada de cinco “direitos”. Esses “direitos” nos fornecem 5 pontos de controle específicos:
- A Qualidade certa
- A Quantidade certa
- O Preço certo
- O Local certo
- No Tempo certo
Podemos usar esses cinco atributos das compras para construir um índice de conformidade abaixo.
Desafios de aquisição
Por fim, podemos analisar a aquisição a partir dos pontos de vista da gestão (o conselho de administração e o CPO). Sobre o que deve tratar uma estratégia de aquisição? Quais são os principais desafios nos quais o departamento de aquisição deve concentrar-se?
Vamos listar as metas/desafios mais importantes:
- Gerenciar as aquisições da empresa
- Otimizar custos, qualidade e prazos
- Gerenciar o relacionamento com fornecedores
- Gerenciar riscos, por exemplo, estabelecendo um perfil diversificado de fornecedores (consulte o caso do coronavírus como exemplo).
- Prever gastos, identificando anomalias e reportando
De acordo com o relatório da Deloitte, a aquisição também desempenha um papel ativo em:
- Desenvolvimento de novos produtos/mercados
- Apoio às decisões de “produzir vs. comprar”
É uma boa prática construir um scorecard de aquisição em torno dessas metas, em vez de apenas copiar uma longa lista de KPIs.
Scorecard de compras
Agora, vamos reunir as metas, os processos e as partes interessadas discutidos acima para criar um scorecard de estratégia para compras. Para esse propósito, seguiremos o modelo das quatro perspectivas do Balanced Scorecard clássico:
- Perspectiva Financeira
- Perspectiva do Cliente
- Perspectiva dos Processos Internos
- Perspectiva de Aprendizado e Crescimento
Usarei o software BSC Designer para automatizar este scorecard. Os usuários do BSC Designer encontrarão o modelo de compras disponível em suas contas. Se você ainda não é usuário, pode se inscrever com um plano gratuito.
Uma declaração de missão para este caso pode ser formulada como: “Garantir compras eficazes alinhadas à estratégia da organização.”
Scorecard para compras. Métricas financeiras para compras
O objetivo financeiro de nível superior do departamento de compras pode ser formulado como:
- Garantir economia de custos e evitar custos
As principais métricas financeiras para compras são:
- Economia de custos, % medida como a economia na redução de custos como uma percentagem do gasto total. De acordo com o relatório da Ardent1, um benchmark médio para economia de custos é de cerca de 7,5%.
- Evitar custos, % semelhante à economia de custos, evitar custos refere-se a poupar custos futuros.
Scorecard for Procurement. Que custos devem ser tidos em conta? De acordo com o relatório da Deloitte2, a métrica de economia de custos mais popular é a métrica de economia em despesas operacionais (“OPEX savings”), utilizada por 74% dos respondentes do inquérito. Seguem-se as métricas de economia em despesas de capital (“CAPEX savings”), utilizadas por 63% das empresas.
Também precisamos de conhecer os custos para realizar as compras. Estes custos são formados por:
- Salários do pessoal, custos de formação e similares
- Investimento em infraestruturas e tecnologia
Quanto às métricas, podemos analisar estas duas métricas:
- Custo total para realizar compras
- % das despesas de compras no gasto da empresa. De acordo com o relatório da Ardent, o benchmark para esta métrica é inferior a 1%.
Discutimos a economia de custos e a parte das despesas das compras. Outra boa pergunta a fazer é se a empresa utiliza o departamento de compras de forma eficiente.
Para responder a esta pergunta, podemos monitorizar:
- Gasto gerido pela equipa de compras, %. Percentagem do gasto total da empresa gerido pela equipa de compras.
O benchmark para esta métrica dependerá do seu setor. A estimativa média do relatório da Ardent é de 63,2%.
ROI de compras
O ROI do departamento de compras é um dos indicadores-chave que o CPO/CEO e o conselho de administração gostariam de ver no painel de controle de governança corporativa.
Scorecard para compras. Um ponto de partida é a rentabilidade básica de compras:
- ROI de compras = (Economia de custos / Custo total para realizar compras) * 100%
Uma abordagem mais abrangente seria olhar além dos resultados financeiros óbvios. Poderíamos encontrar um equivalente em dólares dos benefícios obtidos como resultado de:
- Inovações viabilizadas (idealmente, deve estar alinhado com as métricas do scorecard de inovação)
- Transparência de conformidade
- Velocidade e qualidade de sourcing
KPIs para clientes internos
O departamento de compras lida com fornecedores para satisfazer as necessidades dos clientes internos.
Quais são as necessidades dos clientes internos? Podemos formulá-las na forma deste objetivo:
- Comunicação eficaz com a equipe de compras
Como quantificar esse objetivo? Para quantificar as compras conforme vistas pelos clientes internos, podemos usar esta métrica simples:
- Satisfação do cliente interno, %
Scorecard for Procurement. Do ponto de vista da equipe de compras, a comunicação eficaz pode ser quantificada como:
- Compra baseada em catálogo ou compras sob contrato
- Compra de emergência, %
Compras fora do contrato e de emergência implicam custos mais altos. É importante usar essas métricas para entender a diferença de custos e os motivos da compra fora do contrato.
Scorecard for Procurement. Podemos formular essa ideia como uma iniciativa:
- Realize uma análise de causa raiz de compras inesperadas
Entre os motivos que podemos encontrar:
- Comunicação deficiente com os clientes internos
- Arquitetura de TI desatualizada
- Baixa automação
KPIs para processos de aprovisionamento
E quanto aos processos empresariais dentro do departamento de aprovisionamento?
Um objetivo geral, neste caso, é:
- Gerenciar relacionamentos com fornecedores
Este objetivo pode ser quantificado pelas seguintes métricas:
- Número de fornecedores. Um número elevado resulta em custos de gestão desnecessários; um número reduzido de fornecedores implica o risco de dependência.
- Prazo de entrega. Tempo total para concluir um pedido. Pode ser detalhado no tempo necessário para discutir detalhes, processar o pagamento e obter os bens.
- Disponibilidade do fornecedor, %. Semelhante ao indicador de prazo de entrega, mas, no caso da disponibilidade, o foco está na capacidade do fornecedor de atender pedidos de emergência.
- Satisfação do fornecedor, %
- Índice de conformidade, %. Mostra se as entregas dos fornecedores estão em conformidade com os termos estabelecidos.
Scorecard for Procurement. O indicador “Índice de conformidade” pode ser apresentado pelas seguintes métricas (cada uma com o seu próprio peso):
- Entrega no prazo
- Conformidade de preços
- Conformidade com termos e condições
- % de devoluções
- Valor em dólares das devoluções
- % de defeitos e outras métricas de qualidade
Software de automação, como o BSC Designer, calculará automaticamente o valor do índice de conformidade utilizando as informações sobre o peso e o desempenho das métricas dentro do índice. Se não estiver a utilizar software especializado, os cálculos de peso podem ser facilmente reproduzidos em ferramentas de folha de cálculo.
Outro desafio típico do departamento de aprovisionamento é encontrar parceiros de fornecimento fiáveis. Vamos formular o objetivo para o mapa estratégico como:
- Encontrar os melhores fornecedores de acordo com as necessidades da empresa
Um scorecard de avaliação simples pode ser construído a partir destas métricas:
- Eficácia da comunicação. Noutro artigo, discutimos como quantificar a qualidade da comunicação.
- Cronograma de entrega e backlog de pedidos – mostrarão quão bem o fornecedor está a gerir os pedidos recebidos.
- Preço. Uma opção é comparar preços de diferentes fornecedores quantitativamente, ou pode focar-se na competitividade de preços, por exemplo, comparar preços qualitativamente.
- Qualidade do fornecimento. Qualidade é um conceito amplo que vai muito além do óbvio “número de defeitos”. Para quantificar a qualidade, sugiro utilizar um scorecard de qualidade separado.
Em alguns casos, também é uma boa ideia observar o inventário e a sua disponibilidade para os clientes internos. Uma métrica-chave, neste caso, é:
- Precisão do inventário, % Pode ser medida como ((Inventário de acordo com os registos / Inventário físico) * 100).
Se a sua organização exigir um inventário grande, então ter um scorecard de armazém separado é uma boa ideia.
scorecard para Aquisições. Métricas para quantificar competências e infraestrutura
O domínio de negócios de compras está envolvido em muitas tendências tecnológicas e de talentos. Nesta parte do scorecard de estratégia, estamos focando nas metas de aprendizado e crescimento do departamento de compras.
Meta:
- Melhorar as competências da equipe de compras
Métricas (indicador de tendência):
- % do orçamento gasto em treinamento. De acordo com o relatório da Deloitte, o benchmark para essa métrica varia de menos de 1% a cerca de 4%.
- Diversidade de competências, %. Essa métrica garante que os talentos de compras passem por um programa de treinamento abrangente. Ver mais sobre a formulação da estratégia de diversidade e inclusão.
Métrica (indicador de resultado):
- % de funcionários certificados em compras. % de colaboradores certificados em compras em relação ao número total de colaboradores de compras.
A métrica de indicador de tendência “Diversidade de competências, %” é um indicador de índice que pode ser calculado pelas seguintes métricas:
- Treinamento em negociação e gestão de conflitos, horas
- Treinamento em inteligência emocional, horas
- Big data, treinamento em análise preditiva, horas
No modelo de scorecard de compras, cada uma dessas métricas pode ter seu próprio peso e desempenho. Por exemplo, podemos atribuir um peso de 25% ao “treinamento em inteligência emocional”, enquanto o “treinamento em análise” terá um peso de 15%. Usando esses dados, o software pode calcular o índice total de diversidade de competências.
Scorecard for Procurement. Se o treinamento dos talentos de compras for seu foco principal, então eu recomendaria alinhar o scorecard de compras com um scorecard de treinamento, que implementou o modelo de quatro níveis.
Vamos avançar com outras metas de aprendizado. A próxima meta pode ser formulada como:
- Entenda o contexto de compras. Compras eficazes dependem muito da compreensão da estratégia de uma empresa, do ambiente de negócios, da concorrência e das tendências relacionadas aos clientes.
Uma iniciativa simples, neste caso, é fornecer à equipe de compras acesso aos resultados da análise PESTEL. Por exemplo, isso pode ser entregue na forma de um briefing regular.
Scorecard for Procurement. Métrica:
- Briefing regular não relacionado a compras [intervalo de atualização = trimestral]
Para automatizar essa métrica, podemos especificar o intervalo de atualização para este indicador. Por exemplo, ele pode ser definido como “trimestral”. Além disso, podemos configurar o software para lembrar o responsável sobre a necessidade de realizar um briefing.
Por fim, o CPO deve se concentrar não apenas nos desafios operacionais, mas também nas metas estratégicas. Uma delas pode ser formulada como:
- Manter uma arquitetura de compras eficaz
As iniciativas relevantes, neste caso, podem ser:
- Melhoria e automação da arquitetura existente
- Treinamento de conscientização de fornecedores
- Treinamento para clientes internos
Acompanhe e relate KPIs de compras em um piloto
Compartilhe seu scorecard de compras ou plano estratégico existente, e discutiremos como seu CPO e a equipe de compras podem migrar do acompanhamento de KPIs baseado em planilhas para um scorecard departamental conectado, com métricas de relatórios de fornecedores, custos, conformidade e para o conselho.
Teste a abordagem com uma área de compras ou categoria de fornecedores antes de uma implementação mais ampla.
Resumo
Neste artigo, discutimos alguns KPIs amplamente utilizados para o departamento de compras e usamos algumas metas típicas para construir um exemplo de mapa estratégico.
- Encontre KPIs sob medida. Embora você possa começar com KPIs padrão, as melhores métricas são aquelas que são feitas sob medida para a sua organização. Como encontrar métricas vencedoras para compras? Comece pelas partes interessadas e seus desafios. Você pode encontrar orientações mais específicas em nosso sistema de KPIs em 12 etapas.
- Reutilize o mapa estratégico. O modelo de Scorecard que discutimos no artigo é um bom ponto de partida para a sua própria estratégia de compras; sinta-se à vontade para aplicar as ideias deste artigo à sua organização e compartilhar suas conclusões nos comentários.
Para uma visão mais ampla do desempenho de compras, veja como o software de desempenho de fornecedores conecta KPIs de compras com risco de fornecedores e acompanhamento de qualidade.
Use o modelo Scorecard for Procurement
O BSC Designer ajuda as organizações a implementarem suas estratégias complexas:
- Inscreva-se para um plano gratuito na plataforma.
- Use o modelo
Scorecard for Procurement como ponto de partida. Você o encontrará em Novo > Novo Scorecard > Mais Modelos. - Siga o nosso Sistema de Implementação de Estratégia para alinhar as partes interessadas e ambições estratégicas em uma estratégia abrangente.
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Alexis Savkín é arquiteto de estratégia e fundador do BSC Designer, uma plataforma de execução de estratégia com o Balanced Scorecard como elemento central. É o criador do Strategy Execution Canvas, autor de dois livros e de mais de 100 artigos sobre estratégia e medição de desempenho, e palestrante em conferências internacionais. Conecte-se com Alexis no LinkedIn.