Indicadores e Balanced Scorecard de Aprovisionamento

Quais KPIs de Aprovisionamento (ou “procurement”) o conselho de administração deve monitorar? Quais métricas devem estar no painel do departamento de aprovisionamento para medir e melhorar o seu desempenho?

Processo de Aprovisionamento, Partes Interessadas, e Objetivos

O Aprovisionamento tornou-se uma parte importante de qualquer organização. Além de garantir a aquisição a um preço e qualidade razoáveis, também suporta o gerenciamento e a conformidade de riscos.

Neste artigo, discutimos vários KPIs (indicadores-chave de desempenho) para aprovisionamento. Se preferir, pode mudar para a parte dos KPIs imediatamente, mas sugiro que dedique alguns minutos para pensar no contexto destes KPIs.

As Partes Interessadas no Aprovisionamento

Vamos começar a análise do contexto dos KPIs de aprovisionamento com as partes interessadas envolvidas. No lado da organização, esses são:

• Equipe de aprovisionamento liderada pelo CPO (Diretor de Aprovisionamento). Eles estão interessados em manter um processo eficaz de aprovisionamento, obter o treinamento adequado e atingir as metas de desempenho esperadas.
• Clientes internos. Os clientes internos de aprovisionamento estão interessados no acesso oportuno aos materiais necessários que atendem às suas expectativas de qualidade.
• Conselho Administrativo. Interessado em aumentar o desempenho do departamento de aprovisionamento em geral ou, mais especificamente, no controle do ROI. A conformidade legal também está entre seus tópicos de interesse.

A equipe de aprovisionamento gere os relacionamentos com os fornecedores. Em alguns casos, as cadeias de suprimentos estão sob o controle de reguladores externos. Respectivamente, precisamos adicionar mais duas partes interessadas:

• Fornecedores. Interessados em relacionamentos ganha-ganha eficazes.
• Reguladores. Interessados na conformidade legal.

Todas essas partes interessadas têm pontos de vista diferentes sobre o que deve ser um aprovisionamento eficaz. Respectivamente, essas ideias podem ser quantificadas e medidas por diferentes indicadores de desempenho.

Processo de Aprovisionamento

Vamos analisar a aquisição do ponto de vista da equipe de aprovisionamento. O que é um processo típico de aprovisionamento? Depende da organização. Normalmente, estamos falando destes cinco passos:

1. Análise de requisitos
2. Análise de mercado
3. Identificação e comunicação de fornecedores
4. Negociação e contratação
5. Gestão de desempenho (logística e gestão da qualidade)

Se o seu principal desafio for a eficiência operacional de aprovisionamento, é uma boa ideia definir KPIs em torno dessas etapas do processo.

Fonte: KPIs de Aprovisionamento.

Cinco Coisas “Certas” do Aprovisionamento

Outra perspectiva popular para analisar o aprovisionamento é sugerida pelo Instituto De Aprovisionamento e Suprimentos – Chartered Institute of Procurement and Supply (CIPS). É chamado Cinco Coisas “Certas”. Essas coisas “certas” nos dão 5 pontos de controle específicos:

• A Qualidade Certa
• A Quantidade Certa
• O Preço Certo
• O Lugar Certo
• E o Tempo Certo

Podemos usar esses cinco atributos do aprovisionamento para criar um índice de conformidade abaixo.

Desafios do Aprovisionamento

Por fim, podemos analisar o aprovisionamento do ponto de vista da gerência (o conselho de administração e o CPO). Sobre o que deve ser uma estratégia de aprovisionamento? Quais são os principais desafios nos quais o departamento de aprovisionamento deve se concentrar?

Vamos listar os objetivos/desafios mais importantes:

• Gerir a aquisição da companhia
• Otimizar custos, qualidade, tempo
• Gerir relacionamento com fornecedores
• Gerir riscos, por exemplo, estabelecendo um perfil diversificado de fornecedores (consulte o caso do coronavírus como um exemplo).
• Preveja gastos, identificando anomalias e relate

De acordo com o relatório Deloitte, o aprovisionamento também desempenha um papel ativo no:

• Desenvolvimento de novos produtos/mercado
• Apoio de decisões de “fazer versus aprovisionar”

É uma boa prática criar um indicador de desempenho de aprovisionamento em torno dessas metas, em vez de apenas copiar uma longa lista de KPIs.

Indicador de Desempenho de Aprovisionamento

Agora, vamos reunir as metas, processos e partes interessadas discutidos acima para criar um scorecard de estratégia para aprovisionamento. Para esse fim, seguiremos o quatro perspectivas modelo do Balanced Scorecard clássico:

• Perspectiva financeira
• Perspectiva do cliente
• Perspectiva de processos internos
• Perspectiva de habilidades e arquitetura

Usarei o software BSC Designer para automatizar esse indicador de desempenho. Os usuários do BSC Designer encontrarão o modelo de aprovisionamento disponível nas suas contas. Se você ainda não é usuário, pode se inscrever com um plano gratis.

Uma declaração de missão para este caso pode ser formulada da seguinte forma: “Garanta um aprovisionamento eficaz alinhado com a estratégia da organização.”

Fonte: KPIs de Aprovisionamento.

Métricas Financeiras de Aprovisionamento

O objetivo financeiro de alto nível do departamento de aprovisionamento pode ser formulado como:

• Garantir economia e redução de custos

As principais medidas financeiras de aprovisionamento são:

• Economizar custos, % medido como economia na redução de custos como uma porcentagem do gasto total. De acordo com o relatório da Ardent¹, uma referência média para economia de custos é de cerca de 7,5%.
• Evitar custos, % semelhante a economizar custos, evitar custos refere-se à economia de custos futuros.

Fonte: KPIs de Aprovisionamento.

Quais custos devem ser levados em consideração? De acordo com o relatório da Deloitte², a métrica de economia de custos mais popular são as métricas de economia de despesas operacionais (“economia de OPEX”) usadas por 74% dos participantes da pesquisa. Seguida pelas métricas de economia de despesas de capital (Economia de “CAPEX”) usadas por 63% das companhias.

Também precisamos saber os custos para realizar aprovisionamento. Esses custos são formados por:

• Salários, custos de treinamento e similares
• Investimento em infraestrutura e tecnologia

Quanto às métricas, podemos observar essas duas métricas:

• Custo total para realizar aprovisionamento
• % das despesas de aprovisionamento nos gastos da companhia. De acordo com o relatório Ardent, a referência para essa métrica está abaixo do 1%.

Discutimos a parte de economia de custos e despesas da aquisição. Outra boa pergunta é se a companhia utiliza o departamento de aprovisionamento com eficiência.

Para responder a essa pergunta, podemos monitorar:

• Gastos geridos pela equipe de aprovisionamento, %. Porcentagem do total de gastos da companhia geridos pela equipe de aprovisionamento.

A referência para essa métrica dependerá do seu setor. A estimativa média do relatório da Ardent é 63.2%.

ROI de Aprovisionamento

O ROI do departamento de aprovisionamento é um dos principais indicadores que o CPO/CEO e o conselho de administração gostariam de ver no painel de governança corporativa.

Fonte: KPIs de Aprovisionamento.

Um ponto de partida é a lucratividade básica do aprovisionamento:

• ROI de Aprovisionamento = (Economia De Custos/Custo Total Para Realizar Aprovisionamento)* 100%

Uma abordagem mais abrangente seria olhar além dos resultados financeiros óbvios. Poderíamos encontrar um equivalente em dólar dos benefícios obtidos como resultado de:

• Inovações ativadas (idealmente, elas devem estar alinhadas com as métricas do indicador de desempenho de inovação)
• Transparência de conformidade
• Velocidade e qualidade da fonte

KPIs para Clientes Internos

O departamento de aprovisionamento lida com os fornecedores para satisfazer as necessidades dos clientes internos.

Quais são as necessidades dos clientes internos? Podemos formulá-las na forma deste objetivo:

• Comunicação eficaz com a equipe de aprovisionamento

Como quantificar esse objetivo? Para quantificar o aprovisionamento como é visto pelos clientes internos, podemos usar essa métrica simples:

• Satisfação do cliente interno, %

Fonte: KPIs de Aprovisionamento.

Do ponto de vista da equipe de aprovisionamento, a comunicação eficaz pode ser quantificada como:

• Aprovisionamento com base no catálogo ou aprovisionamento sob contrato
• Aprovisionamento de emergência, %

Aprovisionamento sem contrato e emergenciais implicam custos mais altos. É importante usar essas métricas para entender a diferença de custo e os motivos do aprovisionamento sem contrato.

Fonte: KPIs de Aprovisionamento.

Podemos formular essa ideia como uma iniciativa:

• Fazer uma análise da causa do aprovisionamento inesperado

Entre as razões que podemos encontrar:

• Má comunicação com os clientes internos
• Arquitetura de TI desatualizada
• Baixa automação

KPIs para Processos de Aprovisionamento

E os processos de negócios dentro do departamento de aprovisionamento?

Um objetivo geral, neste caso, é:

• Gerir os relacionamentos com os fornecedores

Esse objetivo pode ser quantificado pelas seguintes métricas:

• Número de fornecedores. Um elevado número resulta em custos gerenciais desnecessários, o baixo número de fornecedores implica risco de dependência.
• Prazo de entrega. Tempo total para concluir um pedido. Isso pode ser desenvolvido ainda mais no tempo necessário para discutir detalhes, processar pagamentos, obter mercadorias.
• Disponibilidade do fornecedor, %. Semelhante ao indicador de tempo de lead, mas no caso da disponibilidade, estamos focando na capacidade do fornecedor de atender pedidos de emergência.
• Satisfação do fornecedor, %
• Índice de conformidade, %. Mostra se as entregas dos fornecedores cumprem os termos estabelecidos.

Fonte: KPIs de Aprovisionamento.

O indicador “Índice de Conformidade” pode ser apresentado pelas seguintes métricas (cada uma com seu próprio peso):

• Entrega pontual
• Conformidade de preços
• Conformidade com os termos e condições
• % de devoluções
• Valor em dólares das devoluções
• % de defeitos e outros métricas de qualidade

O software de automação, como o BSC Designer, calculará o valor do índice de conformidade automaticamente, usando as informações sobre o peso e o desempenho das métricas dentro do índice. Se você não estiver usando software especializado, os cálculos de peso podem ser facilmente reproduzidos em ferramentas de planilha.

Outro desafio típico do departamento de aprovisionamento é encontrar parceiros de fornecimento confiáveis. Vamos formular a meta do mapa estratégico como:

• Encontrar os melhores fornecedores de acordo com as necessidades da companhia

Um simples indicador de desempenho de avaliação pode ser construído a partir dessas métricas:

• Eficácia da comunicação. Em outro artigo, discutimos como quantificar a qualidade da comunicação.
• O prazo de entrega e os pedidos em atraso – mostrarão quão bem o fornecedor está gerindo os pedidos recebidos.
• Preços. Uma opção é comparar preços de diferentes fornecedores quantitativamente, ou se concentrar na competitividade dos preços, por exemplo, comparar preços qualitativamente.
• Qualidade de fornecimento. A qualidade é um conceito amplo que vai muito além do óbvio “número de defeitos”. Para quantificar a qualidade, sugiro usar um indicador de desempenho de qualidade separado.

Em alguns casos, também é uma boa ideia examinar o inventário e sua disponibilidade para os clientes internos. Uma métrica chave nesse caso é:

• Precisão do inventário, % Pode ser medida como ((Inventário de acordo com registros/inventário físico) * 100).

Se a sua organização exige um grande inventário, ter um Indicador de Desempenho de Armazém separado é uma boa ideia.

Fonte: KPIs de Aprovisionamento.

Métricas para quantificar habilidades e infraestrutura

O domínio de negócios de aprovisionamento está envolvido em muitas tendências tecnológicas e de talentos. Nesta parte do indicador de desempenho de estratégia, estamos nos concentrando nas metas de aprendizado e crescimento para o departamento de aprovisionamento.

Objetivo:

• Melhorar as habilidades da equipe de aprovisionamento

Métrica (de tendência):

• % do orçamento gasto em treinamento. Segundo o relatório da Deloitte, a referência para essa métrica varia de menos de 1% a cerca de 4%.
• Diversidade de habilidades, %. Essa métrica garante que os talentos de aprovisionamento passem por um programa abrangente de treinamento. Saiba mais sobre a formulação da estratégia de diversidade e inclusão.

Métrica (de resultados):

• % de empregados certificados em aprovisionamento. % do pessoal certificado em aprovisionamento do número total de empregados.

A métrica de tendência “Diversidade em habilidades, %” é um indicador de índice que pode ser calculado pelas seguintes métricas:

• Treinamento em negociação e gerenciamento de conflitos, horas
• Treinamento de inteligência emocional, horas
• Big data, treinamento de análise preditiva, horas

No modelo de indicador de desempenho de aprovisionamento, cada uma dessas métricas pode ter seu próprio peso e desempenho. Por exemplo, podemos atribuir um peso de 25% ao “treinamento de inteligência emocional“, enquanto o “treinamento de análise” terá um peso de 15%. Usando esses dados, o software pode calcular o índice total de diversidade de habilidades.

Fonte: Indicador De Desempenho De Aprovisionamento.

Se o treinamento dos talentos de aprovisionamento for seu foco principal, recomendo alinhar o indicador de desempenho de aprovisionamento com um indicador de desempenho de treinamento, que implementou o modelo de quatro níveis.

Vamos seguir em frente com outras metas de aprendizado. O próximo objetivo pode ser formulado como:

• Compreender o contexto da aquisição. A efetividade do aprovisionamento depende muito da compreensão da estratégia, do ambiente de negócios, da concorrência e das tendências relacionadas aos clientes da companhia.

Uma iniciativa simples, neste caso, é fornecer à equipe de aprovisionamento acesso à análise de resultados PESTEL. Por exemplo, isso pode ser entregue na forma de instruções regulares.

Fonte: KPIs de Aprovisionamento.

Métricas:

• As instruções regulares sem aprovisionamento [intervalo de atualização = trimestral]

Para automatizar essa métrica, podemos especificar o intervalo de atualização para este indicador. Por exemplo, pode ser definido como “trimestral”. Além disso, podemos configurar o software para lembrar a pessoa responsável pela necessidade de fazer as instruções.

Por fim, o CPO deve se concentrar não apenas nos desafios operacionais, mas nos objetivos estratégicos. Um deles pode ser formulado como:

• Manter uma arquitetura eficaz de aprovisionamento

As iniciativas relevantes, neste caso, podem ser:

• Melhoria e automação para arquitetura existente
• Treinamento de conscientização para fornecedores
• Treinamento para clientes internos

Resumo

Neste artigo, discutimos alguns KPIs amplamente utilizados para o departamento de aprovisionamento e usamos algumas metas típicas para criar um exemplo do mapa estratégico.

• Encontre KPIs personalizados. Embora você possa começar com os KPIs padrão, as melhores métricas são aquelas feitas sob medida para sua organização. Como você encontra as melhores métricas de aprovisionamento? Comece com as partes interessadas e seus desafios. Você pode encontrar orientações mais específicas em nosso Sistema KPI de 12 Etapas.
• Reutilize o mapa estratégico. O modelo de indicador de desempenho que discutimos no artigo é um bom ponto de partida para sua própria estratégia de aprovisionamento. Sinta-se à vontade para aplicar as ideias deste artigo na sua organização e compartilhar suas descobertas nos comentários.
• Use software de automação. Considere usar o software de automação para os KPIs/Balanced Scorecard como nosso BSC Designer. Antes, discutimos por que as ferramentas de planilha podem não resolver efetivamente os desafios dos indicadores de desempenho.

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