Como Tomar Decisões Baseadas em Dados

Tomar uma decisão envolve vários passos, desde a análise da situação à formulação de um plano de ação. Vejamos como uma decisão baseada em dados é diferente de simplesmente fazer as coisas acontecerem.

7 Passos da Decisão Baseada em Dados

Principais tópicos do artigo:

Por Que Precisamos de Decisões Baseadas em Dados?

Uma resposta de uma palavra é complexidade. Qualquer decisão que tomamos é baseada em dados. Você decide atravessar a rua e, intuitivamente, você coleta muitos dados: trânsito, clima, dados sobre o comportamento de outros pedestres.

No contexto do negócio, podemos tomar decisões ao intuitivamente seguir seus instintos, mas sua complexidade é alta, então esta abordagem natural não nos levará muito longe. Em um certo ponto, precisamos mudar para uma tomada de decisão baseada em dados.

Principais Recursos das Decisões Baseadas em Dados

A tomada de decisões baseada em dados (também conhecida pela abreviação DDDM) é uma prática da coleta e análise de dados relevantes para apoiar as decisões.

Não há um acordo sobre um processo específico para seguir. Enquanto muitos autores abordam a DDDM do lado dos dados, eu gostaria de mostrar como a tomada de decisões baseada em dados é compatível com as ideias do planejamento estratégico.

Aqui estão os principais recursos de uma abordagem disciplinada e baseada em dados para a tomada de decisões:

  • Monitorar KPIs. Utilize Indicadores Chave de Performance (KPIs) alinhados com a estratégia. Tenha cuidado com as métricas de vaidade e métricas simples.
  • Mantenha um registro do seu raciocínio. Escrever o que levou você a tomar esta decisão, os motivos para a decisão.
  • Aprenda com seus erros. Analisar os resultados de boas e más decisões, criar loops de aprendizado e melhoria.

Abaixo, discutimos o significado destes recursos na prática.

Alternativas para Decisões Baseadas em Dados

Vamos discutir algumas alternativas para a tomada de decisões baseada em dados.

Gestão Baseada em KPIs

O termo “gestão baseada em KPIs” tipicamente se refere à prática de construir uma hierarquia de KPIs e tomar decisões de negócios de acordo com as tendências dos KPIs.

  • Basicamente, estamos falando sobre um scorecard de KPIs. Em boas mãos, ele estará alinhado com o contexto do negócio e guiará a organização para os alvos corretos.

Às vezes, o termo é utilizado ironicamente para descrever o viés do time de gestão que foca na medição de performance em vez de criar um valor de negócio real.

Big Data

Ao discutir decisões baseadas em dados, assumimos que os dados já estão disponíveis. Em contraste, com iniciativas de big data, estamos focando em extrair informações de grandes volumes de dados complexos.

Quando coletada, analisada e reportada corretamente, a big data será uma fonte de decisões baseadas em dados.

Decisões Baseadas em Dados x Decisões Sem Dados

Eu comparei os passos de um processo típico de tomada de decisões sem dados (vamos chamá-lo de “fazendo as coisas acontecerem”) com a tomada de decisão baseada em dados.

1. Entenda o Contexto do Negócio

“Fazendo as coisas acontecerem” Tomada de decisão baseada em dados
Temos uma ótima ideia – vamos colocá-la em prática! Não se trata de apenas uma decisão, se trata de entender o contexto, priorização e encontrar conexões de causa e efeito. Vamos ver o mapa estratégico primeiro.

Idealmente, a tomada de decisão deveria ser uma parte tática de um processo de planejamento estratégico.

Boas decisões são coerentes com uma visão compartilhada de uma organização que é apresentada em um mapa estratégico.

2. Defina os KPIs

“Fazendo as coisas acontecerem” Tomada de decisão baseada em dados
A ideia parece interessante! Vamos encontrar alguns KPIs na internet para ela. Queremos tornar uma decisão mais tangível e mais específica com KPIs. Podemos desenvolver KPIs customizados. Aqui estão as perguntas que fazemos:

  • Como iremos controlar o progresso de execução (indicadores de tendência)?
  • Como iremos validar os resultados alcançados?
  • Quando planejamos alcançar estes resultados? (estabelecer metas de valores)

Os KPIs são o ponto de dor de qualquer sistema de gestão de performance. Algumas pessoas preferem trabalhar sem KPIs enquanto outras preferem utilizar KPIs de uma longa lista de indicadores encontrados na internet. Na minha opinião, faz sentido investir tempo em encontrar indicadores de performance especificamente para os seus desafios de negócio.

3. Visualize

“Fazendo as coisas acontecerem” Tomada de decisão baseada em dados
Vamos fazer alguns dashboards! É mais fácil acompanhar as tendências e anomalias quando temos nossos dados em um dashboard. Vamos colocar os dados de performance para os indicadores de tendência e resultado no mesmo gráfico.

Não é um problema fazer um dashboard impressionante com qualquer software. O problema é tornar esta informação contextual o suficiente para fazer a diferença para os tomadores de decisão.

  • Eu tenho certeza de que você conhece casos em que os dashboards refinados são utilizados para relatórios trimestrais, mas as decisões reais são feitas utilizando várias planilhas personalizadas.

Neste sentido, um software de execução estratégia (aqui falamos sobre a diferença entre um dashboard e um Balanced Scorecard) leva seus dados um passo mais próximo dos desafios estratégicos.

4. Plano de Ação

“Fazendo as coisas acontecerem” Tomada de decisão baseada em dados
Temos um plano e temos um orçamento! Formulamos um plano de ação baseado em nosso atual entendimento da situação. Descrevemos:

  • A decisão e atividades específicas envolvidas
  • O raciocínio
  • O tempo e orçamento necessários

O orçamento é uma parte importante de qualquer plano de ação, mas é ainda mais importante formular todos os detalhes por trás da decisão. Esta abordagem facilita a entrada de novos membros ao time, o alinhamento de decisões em toda a organização e a análise dos resultados (veja o passo 7).

5. Priorize Decisões

“Fazendo as coisas acontecerem” Tomada de decisão baseada em dados
Pare de fazer o que você estava fazendo e mude para uma nova ideia. Utilizamos o scorecard de prioridade para comparar novas decisões com ideias concorrentes. Aquela com a maior pontuação geralmente vai primeiro.

A estratégia se trata de escolher as prioridades, decidir o que fazer primeiro e o que ignorar. Às vezes, é suficiente dar uma rápida olhada na ideia para aprovar o rejeitá-la (veja o passo 1), enquanto em outros casos, você cria seu próprio modelo de priorização que leva em consideração fatores importantes para sua organização.

6. Execute

“Fazendo as coisas acontecerem” Tomada de decisão baseada em dados
Temos um plano, alguém irá executá-lo. Uma pessoa que estava envolvida na discussão agora seguirá o plano aprovado. Utilizamos métricas de tendência e resultado como pontos de controle. Anotamos qualquer descoberta inesperada.

É bom ter uma ideia de como as coisas estão indo em tempo real, mas tenha cuidado com os KPIs. Na maioria dos casos, os KPIs utilizados para controle direto irão falhar. Em vez disso, utilize a medição de performance como uma base para discussão e melhoria.

7. Analise os Resultados

“Fazendo as coisas acontecerem” Tomada de decisão baseada em dados
Parece que a ideia funcionou/não funcionou para nós… Para cada decisão, planejamos analisar os resultados. Utilizamos gap analysis ou o modelo OKR para revisar os resultados formalmente.

É aí que um raciocínio descrito em detalhes (veja o passo 4) irá ajudar. Os dados finais de performance não são tão importantes quanto o trabalho que o seu time fez no caminho. Não faça apenas as “avaliações” – analise os motivos profundos para o fracasso/sucesso e sugira melhorias estratégicas.

8. Loop de Aprendizado

“Fazendo as coisas acontecerem” Tomada de decisão baseada em dados
Más decisões são inevitáveis… Revisamos o processo de tomada de decisão em si:

  • Que princípios foram úteis?
  • Que abordagens precisam ser melhoradas?

Estamos melhorando a nossa cultura de tomada de decisão: olhamos para os problemas recorrentes, removemos complexidades desnecessárias, atualizamos modelos e padrões.

É a sua chance de falar com o seu “eu” do passado. Utilize este passo como uma visão retrospectiva dos princípios que o seu time seguiu. Melhore a comunicação, a infraestrutura, alinhe as mecânicas internas um pouco melhor com a criação de valor para os usuários finais.

Se você planejar decisões baseadas em dados seriamente, veja os KPIs para big data que ajudarão você a quantificar a obtenção, análise e relatório de dados.

Conclusões

Tomar decisões baseadas em dados não se trata apenas de olhar para dashboards bonitos. Trata-se de uma abordagem mais disciplinada para formular o problema, quantificar pontos de controle e então monitorar o progresso e resultados.

Modelos de negócio implementados corretamente, como o Balanced Scorecard ou OKR, apoiam a tomada de decisão baseada em dados “naturalmente”.

Que práticas são utilizadas pelo seu time para a tomada de decisões baseada em dados? Sinta-se à vontade para compartilhar nos comentários.

Perito em Scorecards | Palestrante | Autor

A BSC Designer é um software de Balanced Scorecard que está a ajudar as empresas a melhor formularem as suas estratégias e a tornarem o processo de execução da estratégia mais tangível com KPIs.

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