Exemplo de 4 Níveis de Indicadores de Treinamento + Balanced Scorecard

Como criar um indicador de desempenho de treinamento que ajudará a separar tempo gasto em infotainment (mostra de informações) e treinamento altamente útil para mudar o desempenho.

O treinamento e os workshops tornaram-se parte padrão do processo de aprendizado em qualquer organização. Na minha opinião, o desafio mais importante para as organizações é ser capaz de detectar a diferença entre a infotainment menos útil e o treinamento de mudança de desempenho altamente útil. Neste artigo, discutiremos como estimar a eficácia do treinamento e criar um indicador de desempenho de treinamento.

Artigo para navegar:

Introdução à medição do treinamento
O Nível 1 e o Nível 2 de medição de treinamento
Prepare-se para a medição do treinamento
O Nível 3 e o Nível 4 do modelo de medição de desempenho para um treinamento

O Problema da Medição do Treinamento

Imagine um workshop levado por um treinador carismático, que conhece o tópico e se envolve facilmente com os formandos.

Parece bom, mas ainda precisamos fazer várias perguntas:

  • Esse treinamento deu à nossa equipe conhecimentos e habilidades necessários?
  • Essas novas habilidades foram realmente aplicadas?
  • Como sabemos que esse treinamento finalmente levará a aprimoramentos de desempenho?

Também é uma boa ideia saber:

  • Quais partes do treinamento funcionaram bem e quais partes precisam ser aprimoradas?
  • Devemos repetir o treinamento sobre este tópico?
  • Devemos contratar este treinador novamente ou encontrar alguém novo?

Esses são os desafios que o CEO ou RH enfrenta.

Introdução à medição de treinamento

Os treinadores, por sua vez, precisam de um ciclo de feedback com dados que os ajude a melhorar seus produtos de treinamento.

Os instrutores precisam entender como evoluir o programa de treinamento para aumentar os resultados e o impacto no desempenho da organização.

Modelo de Níveis de Kirkpatrick

A medição única não nos fornecerá os resultados objetivos. Para uma avaliação eficaz do treinamento, precisaremos ter vários pontos de controle separados em períodos de tempo.

A estrutura de níveis de Kirkpatrick sugere a revisão de um treinamento sob quatro perspectivas:

  • Nível 1. Reação (feedback depois do treinamento)
  • Nível 2. Aprendizagem (os tópicos do treinamento)

Depois de algum tempo, podemos acompanhar:

  1. Nível 3. Comportamento (conhecimentos/habilidades aplicadas na prática)
  2. Nível 4. Impacto (impacto no desempenho final dos negócios)

Avaliação do Instrutor

Se o treinamento for realizado por um especialista terceirizado, também precisamos levar em consideração um processo de seleção. Deve haver alguns pré-requisitos para treinadores e treinamentos:

  • Qual é a qualificação do treinador e
  • Como o treinamento sugerido está alinhado com a estratégia da companhia.

O Custo da Medição

Se colocarmos essas quatro etapas em um gráfico com “O custo da medição” em um eixo e “O benefício da medição” em outro, veremos que:

  • A mais fácil de medi é a reação imediata (Nível 1) depois do treinamento e as recomendações do treinamento (Nível 2).
  • A medição de pré-requisitos requer alguma quantificação de um processo de triagem, mas ainda é possível.
  • Embora o Nível 3 e o Nível 4 sejam os mais interessantes do ponto de vista de possíveis descobertas, o custo da medição aumenta.

O custo da medição aumenta com os níveis

Modelo de Índice de Desempenho de Treinamento

Vamos discutir um modelo que se pode usar para avaliar a eficácia do treinamento na sua organização. Usarei o software BSC Designer para demonstrar como esse processo pode ser automatizado.

Preparação

Minha recomendação é começar com um bom mapa de estratégia que vincule suas metas financeiras, relacionadas ao cliente e internas às suas Perspectiva de aprendizado e crescimento do Balanced Scorecard iniciativas de aprendizagem. Isso orientará todos os seguintes esforços de gestão.

Prepare-se para a medição do treinamento

O próximo passo é medir os pré-requisitos. Para fazer isso, precisaremos quantificar os seguintes dados:

  • Qualificação do instrutor
  • Habilidades de comunicação do instrutor
  • Custos estimados de treinamento (despesas de viagem, acomodação, taxa de treinamento)
  • A partida entre o programa de treinamento e as metas estratégicas

Ao quantificar esses parâmetros, certifique-se de que a estimativa não seja feita apenas pelo chefe de RH, peça aos principais membros da sua equipe que compartilhem suas opiniões.

KPIs de treinamento e sindicadores de desempenho

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Quando medir? Algumas semanas antes do treinamento.

O software ajudará a:

  • Atribuir peso a cada critério
  • Criar série de dados para vários candidatos
  • Armazenar avaliações individuais e os pesos dos parâmetros
  • Calcular a pontuação para cada um dos candidatos

Qualificação de séries de dados

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Nível 1. Reação

Nesse nível, precisamos medir o feedback depois do treinamento que ajudará a ter uma ideia de como esse treinamento foi envolvente. Essas perguntas podem fornecer alguns dados para os indicadores:

  • Como você se sente com o treinamento? (negativo, neutral, positivo)
  • Você recomendaria este treinamento a seus colegas?
  • Deseja repetir este treinamento no futuro?

A lista pode continuar, pois podem ser encontradas mais indicações de alto envolvimento:

  • O número de perguntas feitas durante e depois do treinamento
  • Estimativa subjetiva do envolvimento do público (as pessoas estavam participando ou verificando e-mails nos seus smartphones?)

O software ajuda a:

  • Coletar a avaliação para cada indicador compartilhado por cada participante
  • Dar opções de escolha de linguagem natural
  • Calcular as pontuações médias

Escolha de linguagem natural para os valores de KPIs

Data da medição: na data do treinamento.

Nível 1 e Nível 2 da medição de treinamento

Nível 2. Aprendizagem

A maneira mais fácil de quantificar os resultados da aprendizagem é realizar um teste final que mostre quão bem os alunos entenderam o material.

As métricas podem ser:

  • Taxa de aprovação no exame, %
  • Pontuação média no exame, %
  • Resultados dos testes antes e depois do treinamento

Os resultados da aprendizagem podem ser testados de diferentes maneiras. Por exemplo:

Em vez de usar um teste simples, pode-se pedir aos formandos para praticar algo que foi aprendido e avaliar o comportamento real.

Respectivamente, os indicadores relacionados à prática precisarão ser implementados.

Dessa forma, estamos não só testando, senão ajudando os alunos a a estabelecer novos padrões de comportamento.

Data da medição: no final do treinamento.

4 níveis de KPIs para estimar a eficiência e a eficácia do treinamento

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Mínimo Exigido

Fizemos o mínimo necessário. O custo da medição para os próximos níveis aumentará. Devemos ir para lá?

Se pararmos nossa medição nesse nível, corremos o risco de situações de “falso positivo“, quando um treinador carismático oferece uma conversa envolvente que é bem aceita pelo público (uma espécie de infotainment), mas raramente resultará em melhorias de desempenho na organização.

Nível 3. Comportamento

A realização de testes é um bom ponto de partida para garantir que os formandos obtenham o conhecimento necessário, mas o que realmente queremos ver é uma certa mudança nos seus padrões de comportamento. A quantificação, neste caso, depende da natureza do processo.

Em alguns casos, os indicadores do novo comportamento serão tão específicos quanto:

  • Redução de tempo alcançada, %. Se o objetivo do treinamento era fazer algo de forma mais eficaz ou simplesmente mais rápida, você pode acompanhá-lo por um KPI.
  • Redução de custos alcançada, %. Se o objetivo do treinamento era fazer algo de uma maneira mais eficaz, você pode acompanhar a redução direta de custos, que é o resultado do treinamento.
  • Maior qualidade (discutimos antes a maneira de quantificar a qualidade) ou mais especificamente Reduzir a taxa de problemas de retorno, %. O KPI é aplicável onde o problema está claramente definido e vinculado ao resultado final.

A propósito, um problema que se repete é um dos fatores negativos da lealdade do cliente. Se você pode diminuir esse número, fará seus clientes mais felizes.

  • Melhoria de desempenho, %. O KPI deve estar vinculado a um índice de desempenho específico. Para os vendedores, pode ser o número de vendas geradas; para um redator, podem ser leitores para a conversão de leads. É possível encontrar métricas de desempenho mesmo para equipes criativas, como designers gráficos.

Na maioria dos casos, precisaremos gastar tempo encontrando bons indicadores que quantifiquem novos padrões de comportamento. Nosso sistema KPI ajudará a estruturar o processo de brainstorming.

É uma boa ideia perguntar ao treinador com antecedência sobre as mudanças esperadas no comportamento e a melhor maneira de alcançá-las na organização.

  • Por exemplo, uma das alterações esperadas depois do treinamento do KPI é que os empregados discutem métricas, e não só usam a lista de indicadores sugeridos pela gerência. Depois de um certo período, poderíamos entrevistar os líderes da equipe para verificar se esse padrão de comportamento foi implementado com sucesso.

Quando medir? 1-2 meses depois do treinamento.

O papel do software:

  • Visualizar as melhorias esperadas (nos mapas de processo)
  • Rastrear indicadores de comportamento no indicador de desempenho
  • A função de análise ajudará a rastrear alterações no desempenho

Nível 3 e Nível 4 do modelo de medição de desempenho para um treinamento

Nível 4. Impacto

Na etapa anterior, pudemos ver as mudanças no comportamento dos empregados.

  • Por exemplo, um workshop pode ser dedicado à adoção de uma nova técnica ágil e pudemos ver que os empregados realmente começaram a usar essas técnicas (Nível 3. Comportamento).

Tais mudanças no comportamento são importantes e demonstram que o treinador foi capaz de influenciar os formandos o suficiente para inspirá-los a mudar, mas isso não implica que a mudança tenha alguma utilidade para a organização.

O ponto principal de qualquer treinamento ou workshop é se ajudou à organização a executar sua estratégia com mais eficiência e eficácia ou não.

Poderíamos começar a procurar por indicações dessa melhoria vários meses depois do treinamento, mas é mais sensato pensar no impacto esperado e em como vamos medi-lo de antemão (no sistema KPI, nós chamamos essa abordagem de “medição por projeto”).

Quando medir? 4-6 meses após o treinamento.

O papel do software:

  • Apresentar o mapa estratégico da companhia,
  • Visualizar metas estratégicas de negócios e
  • Alinhar indicadores com objetivos de negócios.

Alinhar o treinamento com as metas estratégicas formalizadas em um mapa estratégico

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Os KPIs de treinamento popular não ajudam

Nos artigos anteriores, discutimos alguns KPIs populares de RH, como Rotatividade e Hora de contratar.

Embora alguns KPIs sejam populares, isso não significa que você deseja tê-los no seu painel.

E sobre o treinamento de KPIs? O objetivo de qualquer programa de treinamento é desenvolver novas habilidades e melhorar a eficiência de um empregado. Vamos dar uma olhada em alguns KPIs populares e como eles podem nos ajudar nessa preocupação.

Treinamento com KPI Por que você NÃO precisa disso
Custo médio de treinamento por empregado em período integral, $ Esse KPI mostra quanto investimos no treinamento de cada empregado, mas não nos diz nada sobre os resultados esperados. Se o treinamento foi bem sucedido? Um empregado aprendeu algo novo que lhe permitiu melhorar a eficiência?
Número médio de horas por empregado em período integral, horas O mesmo problema do KPI anterior. Seu empregado pode estudar em período integral no programa de MBA, mas ajudará ao seu empregado a obter melhores resultados e até que ponto?
% do orçamento de RH gasto em treinamento Usando esse KPI, poderíamos ter uma ideia aproximada sobre um saldo no departamento de RH. Se eles gastarem 90% do orçamento em encontrar novos candidatos, provavelmente o seu programa de treinamento não será o melhor.

Ainda assim, não há % do orçamento para a companhia gastar em treinamento. Um treinamento excelente pode custar apenas 1% do seu orçamento, mas resultará em alto crescimento na produtividade.

% de empregados treinados Este KPI informará sobre o número de empregados que foram treinados. Faz sentido usar esse KPI quando você conhece a eficácia de determinado treinamento. Mas, novamente, o que foi excelente para empregados de um departamento pode não funcionar para empregados de outro departamento.
Índice de satisfação do treinamento dos empregados O problema desse KPI é que ele é realmente subjetivo. Tenho certeza de que conhece esse sentimento quando se sente inspirado e entusiasmado por novas ideias que acabou de aprender depois de outro excelente discurso em uma conferência.

Em alguns dias, essas ideias parecem ser apenas histórias envolventes, que não pode pôr em prática (saiba como mudar a situação).

ROI de treinamento, % Para calcular um ROI, precisa conhecer o seu investimento (tenho certeza de que pode calcular isso) e a estimativa financeira dos benefícios que seus negócios obtiveram como resultado do treinamento.

Isso está nos devolvendo à pergunta inicial – como calcular a eficiência do treinamento. Esse KPI pode funcionar quando estiverem disponíveis medidas objetivas de treinamento.

Como pode ver, os KPIs de treinamento mais populares são uma boa opção para o painel de governança corporativa, mas realmente não ajudam a medir a eficácia da sessão de treinamento.

Strategy Execution Training. 5 Training Products: Balanced Scorecard, OKR, Strategy Scorecard, KPIs, Automation. Training and Certification.

E Se Não Conseguirmos Encontrar Bons Indicadores?

Essa é uma situação típica dos indicadores de desempenho, e eu gostaria de destacar dois pontos:

  • A incapacidade de encontrar bons indicadores de desempenho costuma ser um sinal de que não há entendimento claro de como os novos padrões de comportamento estão alinhados com a estratégia da companhia.
  • Não há nada mau em enfrentar esse problema. Pelo contrário, ao enfrentar esse problema, você um passo mais perto da execução bem-sucedida da estratégia.

O ponto principal do exercício dos KPIs é começar a fazer as perguntas certas, e você chegou a esse ponto. A primeira coisa que sugiro é revisar o mapa estratégico da organização.

Entenda melhor sua estratégia e os KPIs surgirão naturalmente.

Encontrará orientações mais específicas em nossa KPI system.

Sistema de 12 etapas para as métricas e KPIs mais desafiadores

Conclusões

Aqui está um resumo das ideias discutidas:

  • Avalie a eficácia do treinamento em 4 níveis – primeira impressão, nota do exame, alterações de comportamento, melhorias de desempenho.
  • aumenta com os níveis, bem como os benefícios da medição
  • Entenda a melhoria de desempenho esperada antes do treinamento

Finalmente, o principal objetivo de qualquer medida não é a medida em si, senão o comportamento que essa medida induz.

Ao criar um indicador de desempenho de treinamento, você convida todas as partes interessadas para a discussão sobre o programa de treinamento, suas metas, resultados a curto e longo prazo. Essas discussões ajudam a concentrar os esforços de treinamento no que realmente importa para sua organização.

Compartilhe seus comentários sobre este artigo nos comentários, bem como suas ideias sobre como medir a eficiência e a eficácia do treinamento e oficina.

O que se segue?

  • Modelos de acesso. Registe-se com um plano grátis na BSC Designer para ter acesso imediato a 23 modelos de scorecards, incluindo o Scorecard de Formação discutido neste artigo.
  • Competências Chave. Veja gratuitamente o tutorial em vídeo para a Balanced Scorecard. Domine as suas competências de planeamento e execução de estratégias com a formação Execução Estratégica.
  • Automatizar. Aprenda o que o software Balanced Scorecard é e como pode facilitar a sua vida, automatizando a execução de estratégias, KPIs e mapas de estratégia.

Mais exemplos do Balanced Scorecard

8 PASSOS Para Criar um Mapa de Estratégia do BSC Designer

Perito em Scorecards | Palestrante | Autor

A BSC Designer é um software de Balanced Scorecard que está a ajudar as empresas a melhor formularem as suas estratégias e a tornarem o processo de execução da estratégia mais tangível com KPIs.

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