معاينة أطر عمل تحديد الأولويات التي تساعد على اتخاذ خيارات استراتيجية قائمة على البيانات من خلال تحديد نموذج للأولويات وحساب درجة الأولوية.
BSC Designer للوصول الفوري إلى 31 قالب بطاقة الأداء ومؤشرات الأداء الرئيسية. في التخطيط الاستراتيجي، يبدأ تحديد الأولويات بتحديد الموضوعات الاستراتيجية عالية المستوى التي تعمل كركائز لبقية الاستراتيجية. ماذا عن اتخاذ الخيارات على المستويات الأدنى؟ بعد استخدام الموضوعات الاستراتيجية كمرشح أولي، سنظل أمام عدد كبير جداً من الخيارات والأفكار المتنافسة.
في هذه المقالة، نتحدث عن أطر عمل تحديد الأولويات المختلفة التي تساعد المؤسسات على معالجة هذا التحدي. الموضوعات الرئيسية للمقالة:
- مخططات تحديد الأولويات: مصفوفة أيزنهاور، نموذج القيمة/التعقيد، نموذج كانو، مخطط التقارب
- أطر عمل التقييم: تحليل الفجوة، RICE، AARRR، المقياس المحوري، ICE، نقطة ألم الأعمال، تحليل باريتو
- قالب تحديد الأولويات. مثال على استخدام بطاقة الأداء لتحديد أولويات الأهداف.
تحدي تحديد الأولويات
دعونا نأخذ حالة نموذجية موجودة في أي شركة منتجات. قائمة الأعمال المتراكمة مليئة بالأفكار المثيرة للاهتمام التي يقترحها أصحاب المصلحة المختلفون:
- العملاء المهمون بحاجة إلى شيء ما على وجه السرعة
- الدعم الفني يعتقد أن ميزة معينة ستجعل عملهم أسهل
- المطورون يقترحون تغييرات معمارية لتحسين جودة المنتج
- أعضاء مجلس الإدارة يعتقدون أن بعض الميزات ستساعد على الوصول إلى سوق جديدة
يمكن لعدد من أطر عمل تحديد الأولويات أن يساعد على التركيز على الأفكار الأكثر أهمية. ويمكن تقسيم هذه الأطر إلى:
- مخططات تحديد الأولويات – مخططات رسومية تساعد على إجراء تحليل سريع للأفكار.
- أطر عمل التقييم – بطاقات الأداء لتحديد الأولويات التي تأخذ في الاعتبار عوامل مختلفة موزونة وتحسب الدرجة النهائية للأولوية.
فيما يلي، سنناقش كلا النوعين من أطر عمل تحديد الأولويات. أيهما نستخدم؟ يشير المنطق السليم إلى البدء بمخطط تحديد أولويات خفيف ثم الانتقال إلى إطار عمل التقييم المدعوم بالبيانات.
مصفوفات ومخططات تحديد الأولويات
للبدء بتحديد الأولويات، يمكننا استخدام أحد مخططات تحديد الأولويات.
مصفوفة الأولويات (أيزنهاور)
تُعرَف طريقة أيزنهاور أو مصفوفة العاجل/المهم على نطاق واسع في مجال إدارة الوقت. ومحورا الأرباع هما «الإلحاح» و«الأهمية».
- تُعد الأهداف من ربع «عاجل / مهم» الأولوية الأولى
- تُعد الأهداف من ربع «أقل إلحاحًا / مهم» أولوية ثانية من أجل التخطيط للعمل عليها لاحقًا
- تُعد الأهداف من «عاجل / أقل أهمية» أولوية ثالثة ويُفترض أن يتم تفويضها
- ينبغي استبعاد الأهداف من «أقل إلحاحًا / أقل أهمية»
تُغطّي نموذج MoSCoW فكرةً مشابهة. ويشير الاختصار إلى:
- M – لا بد منه
- S – ينبغي أن يتوفر
- C – يمكن أن يتوفر
- W – لن يتوفر
مصفوفة القيمة مقابل التعقيد
على غرار مصفوفة الأولويات، يُقسَّم المخطط إلى أربعة أرباع. المحوران هما «القيمة» و«التعقيد». أحيانًا يُستبدل التعقيد بـ«التكلفة» أو «الجهد».
- تتمثل الأولوية الأولى (الـمكاسب السهلة) في الأهداف من ربع «قيمة مرتفعة – تعقيد منخفض»
- تتمثل الأولوية الثانية في الأهداف من ربع «قيمة مرتفعة – تعقيد مرتفع»
- الأهداف من «قيمة منخفضة – تعقيد منخفض» لها الأولوية الثالثة
- وأخيرًا، تُرفَض الأهداف من «قيمة منخفضة – تعقيد مرتفع» عادةً رفضًا
قد يكون التخلّص من التعقيد نفسه أولوية جيدة، إذ يتوافق عادةً مع القيمة لدى العديد من أصحاب المصلحة.
نموذج كانو
باستخدام نموذج كانو، نقيس رضا أصحاب المصلحة مقابل التقدم نحو الهدف. يتم قياس رضا أصحاب المصلحة على مقياس غير خطي يمتد من عدم الرضا إلى اللامبالاة والحماس.
- باستخدام نموذج كانو، يتم تحديد الأولويات وفقًا للقيمة التي يدركها أصحاب المصلحة.
في سياق التخطيط الاستراتيجي، يكون استخدام نموذج كانو مثيرًا للاهتمام بشكل خاص عند تحديد أهداف الأداء للأهداف. على سبيل المثال، قد يكون العملاء متحمسين جدًا لخفض معدل العيوب من 1% إلى 0.01%، لكن خفض العيوب إلى 0.001% قد لا يخلق أي قيمة ملموسة (انظر تكلفة الجودة العالية كتوضيح لهذه الفكرة).
يؤكد نموذج كانو على الحاجة إلى التفكير في دورة الحياة الكاملة للفكرة. بالنسبة لبعض الأفكار، علينا أن نقول “لا”، حتى لو كانت سهلة التنفيذ في البداية.
- فكّر في الآثار طويلة المدى لـ”تحسين صغير” يقترحه أصحاب المصلحة. كيف ستؤثر تلك التغييرات على التعقيد الكلي للنظام؟
مخططات التقارب
في التخطيط الاستراتيجي، تُعد مخططات التقارب جيدة للمراجعة الأولية لمشهد الأعمال. تخيّل أن أصحاب المصلحة لديهم قائمة طويلة من الأفكار.
- اعثر على الأفكار المتشابهة
- اجمع الأفكار في مجموعات أكبر
- أعد صياغة أهدافك وفقًا لذلك
إليك مثالًا من ممارستنا:
- طلب أحد مستخدمي BSC Designer عرض القيم على الرسم البياني عند تصدير لوحات المعلومات
- اقترح مستخدم آخر أنه سيكون من الجيد عرض التسميات التوضيحية مع القيم على الرسم البياني
كانت فكرة المجموعة الشائعة، في هذه الحالة، هي أن تحتوي جميع الرسوم البيانية التي تتضمن البيانات على خيار «إظهار التعليقات التوضيحية»:
لم تكتسب فكرتان مستقلتان وزنًا كافيًا لتصبحا أولوية، ولكن عند النظر إليهما كمجموعة، أصبح من الواضح أن هذه الوظيفة مطلوبة بأشكال مختلفة من قبل العديد من المستخدمين.
تحديد الأولويات باستخدام أطر عمل «استراتيجية»
أخيرًا، تجدر الإشارة إلى أن هناك بعض أطر العمل التي تنتمي تقليديًا إلى مجموعة أدوات التخطيط الاستراتيجي، بينما هي في جوهرها أطر عمل لتحديد الأولويات:
يمكننا أيضًا ذكر تحليل باريتو و تحليل الفجوة الذين نناقشهما أدناه.
تحديد الأولويات باستخدام أطر عمل التسجيل
الآن، دعونا نرَ ما إذا كان بإمكاننا دعم الخيارات الاستراتيجية بشكل أفضل من خلال حساب درجة أولوية. في جوهر الأمر، تتمحور جميع أطر عمل التسجيل حول تحليل الأفكار الممكنة باستخدام معلمات معينة.
فيما يلي بعض المبادئ الشائعة لأطر عمل التسجيل:
- هناك عوامل تؤثر في درجة الأولوية إيجاباً، مثل القيمة التي تُنشأ للمستخدمين النهائيين وفرص التسويق
- هناك عوامل تؤثر في درجة الأولوية سلباً، مثل التكاليف والجهود والمخاطر
- يُكمَّم أثر العوامل على هيئة درجة أولوية
- تُحدَّد درجة مساهمة عامل معيّن بواسطة وزنه
- تُطبَّع درجات العوامل لتطبيعها من أجل حساب درجة الأولوية النهائية
دعونا نُراجع بعض أطر عمل التسجيل بالتفصيل.
تحليل الفجوة
يُعد تحليل الفجوة إطارًا أساسيًا للتقييم. وبدلًا من تقديم العوامل وتقييم الخيارات وفقًا لتلك العوامل، نستخدم بيانات متاحة بسهولة – أداء أهداف معينة كما يُقاس بواسطة مؤشرات أدائها.
تُمنح الأولوية الأعلى للأهداف ذات فجوة الأداء الأكثر أهمية وأعلى وزن مطلق.
توجد مشتقات متعددة لتحليل الفجوة، مثلًا تقييم الفرص الذي ينبع من عملية ابتكار مدفوعة بالنتائج.
إطار عمل RICE
تم تطوير نموذج تسجيل RICE بواسطة شركة البرمجيات Intercom. يشير اختصار إطار العمل إلى:
- الوصول – تقدير عدد أصحاب المصلحة المتأثرين
- تأثير – قياس كمي للقيمة المتوقعة التي سيتم إنشاؤها لأصحاب المصلحة نتيجة تحقيق الهدف (في حالة Intercom، كان المقياس من 0.25 إلى 3)
- الثقة – ما إذا كان القرار مبنياً على الحدس البحت أم أن هناك بعض البيانات التي تدعم الاختيار
- الجهد – تقدير الموارد اللازمة لتحقيق الهدف
إطار عمل AARRR
إطار عمل AARRR (ويُسمّى أيضًا مقاييس القراصنة) شائع بين الشركات الناشئة. يرمز الاختصار إلى:
- الاكتساب – الحصول على المزيد من المستخدمين للمنتج
- التفعيل – تمكين المستخدمين من إطلاق إمكانات المنتج
- الاحتفاظ – منح المستخدمين أسبابًا لاستخدام المنتج لمدة أطول
- الإيرادات – زيادة الإيرادات عبر، على سبيل المثال، زيادة متوسط قيمة الفاتورة
- الإحالة – جعل المستخدمين يوصون بمنتجك للآخرين
يتم تقييم الأفكار والأهداف باستخدام مكونات AARRR كمعلمات. الهدف ذو الدرجة الأعلى يمتلك أعلى إمكانات لإحداث تأثير إيجابي على الأعمال.
مقياس نجم الشمال أو المقياس المحوري
يشير كلٌّ من مقياس “نجم الشمال” والمقياس “المحوري” إلى الفكرة نفسها:
مقياس واحد يكمّم القيمة التي تنشئها المؤسسة للعملاء
بدلاً من استخدام العديد من معايير التحقق، كما فعلنا مع أطر العمل السابقة، ننظر إلى عامل واحد فقط – التأثير المحتمل للفكرة المقترحة على المقياس المحوري.
على سبيل المثال، عندما كنا نتحدث عن مقاييس السلامة، استخدمنا شركة Alcoa كمثال على مقياس محوري. في حالتهم، كان المقياس يركز على عدد حوادث السلامة.
- تبدو فكرة استخدام مقياس واحد فقط لتحديد أولويات جميع أهداف العمل جذابة للغاية، ولكن في الواقع، لم تكن تعقيد عملية الاختيار محدوداً، بل تم نقله إلى مكان مختلف.
على سبيل المثال، إذا أردنا فهم كيفية تأثير شبكة الشراكة الجديدة على مقياس نجم الشمال، فسنحتاج إلى تحليل وتكميم جميع التحديات في الوسط، وهذا لا يجعل مهمة تحديد الأولويات أسهل.
تقييم ICE
يُعد تقييم ICE مشتقًا مثيرًا للاهتمام من مقياس نجم الشمال. معادلة ICE بسيطة كما يلي:
- درجة ICE = I التأثير * C الثقة * E السهولة
حيث:
- تأثير هو التأثير المتوقع على مقياس القيمة الرئيسي (مقياس نجم الشمال)
- الثقة هي قياس كمي لدرجة دقة تقدير التأثير
- السهولة هي تقدير للجهود (التكاليف، الموارد المطلوبة، إلخ.)
تُعرض قيم أجزاء ICE على مقياس من 1 إلى 10. وعند ضربها، تمنحنا تقديرًا للأولوية لمقارنة فكرة بأخرى.
إن إسناد الدرجات أمرٌ ذاتي إلى حد كبير. على سبيل المثال، بالنسبة إلى الثقة، قد يكون المقياس على النحو التالي:
- 10 – نتائج التطبيقات الفعلية
- 6 – نتائج الاختبار، MVP
- 4 – طلب المستخدمون الأكثر نشاطًا ذلك
- 3 – مدعوم ببعض بيانات العملاء
- 1 – ذكر ذلك عدد قليل من العملاء المحتملين
- 0.1 – أفكار من غير المستخدمين (ذكرها خبراء الصناعة أو الصحافة)
نقطة الألم في الأعمال
على غرار نجم الشمال ونموذج كانو، يتركّز هذا النموذج على القيمة المقدَّمة للعملاء. ويتمثّل الاختلاف الرئيسي في أننا ننظر إلى القيمة من منظور نقاط الألم.
كيف نعثر على نقاط الألم تلك؟ كن عميلاً لمنتجك كما ناقشنا في مقال التعقيد، أو ببساطة اسأل عملاءك باستخدام استبيانات خفيفة.
تحليل باريتو
سابقاً، ناقشنا تحليل باريتو كأداة للتخطيط الاستراتيجي. ومن حيث تحديد الأولويات، يروّج تحليل باريتو لفكرة بسيطة للغاية:
يُنسب 80% من القيمة المتحققة إلى 20% من الأنشطة
وبينما يؤكد التحليل التاريخي عادةً نسبة 80/20، لا توجد طريقة بسيطة للعثور على تلك الـ 20% مسبقاً.
قالب تحليل باريتو. بشكل أساسي، النسبة المذكورة:
- تبرّر استخدام أطر عمل تحديد الأولويات و
- تقترح حصر التجارب في أكثر 20% الواعدة.
استخدام بطاقة الأداء لتحديد أولويات الأهداف
ما أطر عمل تحديد أولويات الاستراتيجية التي ينبغي لمؤسستك استخدامها وكيفية حساب درجة الأولوية؟
عملياً، تقوم معظم المؤسسات ببناء نسختها الخاصة من إطار عمل تحديد الأولويات. وبالنسبة لمستخدمي بي إس سي ديزاينر، قمنا بتضمين قالب تحديد الأولويات ضمن القوالب المتاحة في البرنامج.
فيما يلي نناقش:
- كيفية إنشاء بطاقة أداء لتحديد الأولويات الخاصة بك
- مثال على استخدام هذا القالب
قم بإعداد قالب تحديد الأولويات وبطاقة الأداء
قم بإنشاء بطاقة أداء جديدة باستخدام قالب “تحديد الأولويات”:
قالب تحديد الأولويات. في مجموعة “قالب تحديد الأولويات”، سترى قائمة بمعلمات التقييم الافتراضية. استخدمنا معلمات من إطار عمل RICE لهذا المثال.
قالب تحديد الأولويات. دعونا نرى كيف تم إعداد هذه المعلمات مسبقاً وكيف يمكن تعديلها وفقاً لاحتياجات نموذج تحديد الأولويات لديك.
وزن المعلمات
لكل معلمة وزن ذو صلة (راجع عمود “الوزن”). يمكن تغيير وزن معلمة محددة في علامة التبويب “الأداء”.
قالب تحديد الأولويات. المعلمات الإيجابية مقابل المعلمات السلبية
تمت تهيئة بعض المعلمات مسبقًا كمعلمات ذات تأثير إيجابي على درجة الأولوية النهائية (المدى، التأثير، الثقة)، وبعضها كمعلمات سلبية (الجهد).
يمكن تغيير اتجاه التحسين للمعلمة في علامة تبويب الأداء.
قالب تحديد الأولويات. وحدات القياس
جميع المعلمات مُهيأة مسبقًا لاستخدام وحدات قياس “درجة الخبير” التي تكمّم المعلمات على مقياس غير خطي:
Prioritization Template. بهذه الطريقة، يمكننا اتخاذ قرار بشأن قيمة كل معلمة باستخدام خيار الاختيار الطبيعي:
Prioritization Template. إذا كانت وحدة قياس “درجة الخبير” المقترحة لا تلائم احتياجات نموذج الأولويات لديك، فيمكنك تكوين وحدات قياس مختلفة في علامة التبويب “معلومات عامة”:
Prioritization Template. رمز المعلمة
لجعل بطاقة أداء الأولويات أسهل قراءة، قمنا بتعديل رموز المعلمات. يمكنك تغيير الرمز بالنقر على الرمز بجوار اسم المعلمة:
Prioritization Template. وصف المعلمة
الاسم القصير، مثل “تأثير”، يحتاج إلى مزيد من التوضيح. استخدم حقل “وصف” لهذا الغرض.
مثال: نموذج تحديد الأولويات في التطبيق العملي
لعرض قالب تحديد الأولويات قيد التطبيق، سأستخدم فكرتين متنافستين:
- توطين المنتج إلى اللاتينية
- توطين المنتج إلى البرتغالية
أنشئ نسخة من نموذج تحديد الأولويات
لتنظيم الأمور قليلاً، دعنا ننشئ مجموعة جديدة باسم “مثال: التحليل الخاص بالأولويات”.
قالب تحديد الأولويات. والآن، يمكننا نسخ ولصق قالب تحديد الأولويات داخل المجموعة.
لقد أعدت تسمية النسخة الأولى إلى “التوطين إلى اللاتينية”، والمجموعة الثانية إلى “التوطين إلى البرتغالية”.
قالب تحديد الأولويات. قيّم الأفكار المتنافسة
حان الوقت الآن لتقييم فكرتين وفقًا للمعلمات المقترحة.
بينما لا تزال اللاتينية لها مجال تطبيق، فإننا في مثالنا نعتبر أنه لا يوجد العديد من أصحاب المصلحة المهتمين بالحصول على توطين للاتينية. وبناءً على ذلك، ستكون الدرجة لـ “Reach” (انظر حقل “Value”) هي “منخفض“:
Prioritization Template. لنُسنِد درجات لفكرة التوطين إلى البرتغالية:
- من جهة، فإن استخدام البرتغالية من قبل جمهورنا المستهدف (معلمة “Reach“) هو “مرتفع،” ومن المفترض أن يكون تأثير التوطين “مهمًا.“
- ومن جهة أخرى، لا نعرف على وجه اليقين ما إذا كان سيتم الوصول إلى ملاءمة المنتج للسوق في السوق الناطقة بالبرتغالية، لذا تم تعيين مستوى الثقة إلى المتوسط:
Prioritization Template. إذا كنت تخطط لاستخدام نتائج تحديد الأولويات في التخطيط الاستراتيجي، فإنني أوصي بتدوين الأفكار التي تقف وراء الدرجة المُسنَدة.
في BSC Designer، توجد أداة “مبادرات” لهذا الغرض.
على سبيل المثال، بالنسبة لمعامل “الثقة“، يمكننا إنشاء مبادرة باسم “تحليل أصحاب المصلحة من السوق المحلي“، حيث سنراجع بيانات تحليلات الموقع ونحلل المبيعات التاريخية من السوق المحلي:
Prioritization Template. يمكن أن تكون هناك مبادرة أخرى هي “الموارد اللازمة للتوطين” مواءمةً مع معامل “الجهود“. ويمكن أن تتضمن هذه المبادرة الميزانية اللازمة للتوطين، وكذلك الجدول الزمني التقديري.
Prioritization Template. يمكن أن تتطور درجة الأولوية
في BSC Designer، تكون درجات الأولوية محددة بزمن. تخيل أن فريقك عمل على مبادرة تحليل السوق المذكورة وأصبح الآن أكثر ثقة بشأن ملاءمة المنتج للسوق المتوقعة.
لعكس ذلك في البرنامج، يمكننا اختيار تاريخ آخر في التقويم الداخلي وتحديث القيمة لمعامل “الثقة”.
إذا كنت تخطط لتصور ديناميكية درجة الأولوية على لوحة معلومات، يمكنك تتبع أن التحسن في درجة الأولوية كان بسبب إكمال المبادرة:
Prioritization Template. اعثر على الأفكار ذات الأولوية الأعلى
طالما أننا نقدم بيانات جديدة، يقوم البرنامج بتحديث درجات الأولوية للأفكار:
Prioritization Template. حصلت Latin، في هذا المثال، على درجة أولوية تبلغ 15.5%، بينما حصلت Portuguese على 59.17%. كيف يحصل البرنامج على هذه البيانات؟ يقوم بتطبيع المعلمات، وحساب أولوية كل معلمة، ثم يستخدم أوزان المعلمات لحساب إجمالي درجة الأولوية. ناقشنا تفاصيل الحساب في هذه المقالة.
مع وجود فكرتين متنافستين فقط، من الواضح أيهما حصلت على أولوية أعلى. عندما يكون لديك المزيد من الأفكار للمقارنة، استخدم وظيفة التحليل. رتّب النتائج حسب درجة الأولوية (الأداء) وركّز التحليل على الحاويات فقط (الأفكار المتنافسة):
Prioritization Template. تم الآن ترتيب قائمة العناصر حسب أولوياتها.
مراقبة المبادرات بعد تحديد الأولويات
لا تنتهي عملية تحديد الأولويات عند اعتماد المبادرات. إذ تستمر قيمتها المتوقعة، والأدلة الداعمة، والمخاطر، واستخدام الميزانية، وأداء المراحل في التطور. يوضح هذا الفيديو كيفية مراقبة محفظة مختارة بمرور الوقت، مما يساعد أصحاب القرار على إعادة تقييم الافتراضات وتحديد المبادرات التي قد تحتاج إلى دعم إضافي أو تعديل أو إعادة النظر.
الاستنتاجات
في هذه المقالة، ناقشنا أطر عمل مختلفة لتحديد الأولويات: الأساسية منها المعتمدة على مخطط بسيط أو الأكثر تعقيدًا التي تساعد على حساب درجة الأولوية. كما ناقشنا كيفية استخدام قالب تحديد الأولويات عمليًا.
قد تبدو درجة الأولوية أداة جيدة. وبوجه عام، هي كذلك، لكن توجد دائمًا بعض الأفكار المجنونة التي لا تحصل أبدًا على درجة أولوية كافية. تأكد من أن مؤسستك تظل منفتحة على تلك الأفكار وأن تمررها عبر التحليل الابتكاري المناسب.
استخدم قالب Prioritization Template
يساعد BSC Designer المؤسسات في تنفيذ استراتيجياتها المعقدة:
- سجل للحصول على خطة مجانية على المنصة.
- استخدم
قالب Prioritization Template كنقطة بداية. ستجده في جديد > بطاقة أداء جديدة > المزيد من القوالب. - اتبع نظام تنفيذ الاستراتيجية الخاص بنا لمواءمة أصحاب المصلحة والطموحات الاستراتيجية في استراتيجية شاملة.
ابدأ اليوم وشاهد كيف يمكن لـ BSC Designer تبسيط تنفيذ استراتيجيتك!
Alexis Savkín هو مهندس استراتيجيات ومؤسس BSC Designer، وهي منصة لتنفيذ الاستراتيجية تتمحور حول بطاقة الأداء المتوازن. وهو مبتكر لوحة تنفيذ الاستراتيجية، ومؤلف كتابين وأكثر من 100 مقال حول الاستراتيجية وقياس الأداء، ومتحدث في مؤتمرات دولية. تواصل مع أليكسيس عبر LinkedIn.