Riunioni strategiche per i team distribuiti

Un esempio pratico di come un team distribuito può affrontare delle nuove sfide con una combinazione di tre sessioni strategiche: Scoperta, Risposta, Revisione.

Ecco gli argomenti chiave dell’articolo:

• Riunione strategica per il team distribuito
• Uno schema per le riunioni strategiche
• Esempi di riunioni strategiche
• Kit di strumenti software
• Riepilogo esecutivo

Sessioni strategiche per un Team Distribuito

Ogni organizzazione ha il proprio approccio alle riunioni strategiche, in sostanza:

• Una riunione strategica è un modo per analizzare delle sfide importanti e trovare i modi per affrontarle.

BSC Designer è un team distribuito. Uno dei nostri valori fondamentali è “Supportare il lavoro a distanza, assumere talenti a livello globale”. In precedenza, abbiamo parlato di come gestiamo il nostro team remoto. Per quanto riguarda gli incontri strategici, il nostro approccio dipende da dove siamo in termini di comprensione della sfida.

Abbiamo definito tre tipi di sessioni strategiche:

• Scoperta
• Risposta
• Esecuzione

Tra ogni sessione di strategia, abbiamo una sessione di implementazione.

Rivediamo queste sessioni.

1 – Scoperta e analisi delle Sfide

Questa sessione si concentra sulla comprensione degli ostacoli e sull’esplorazione di nuove opportunità. Durante questa sessione, ci concentriamo sulla discussione delle sfide e le analizziamo dai punti di vista del:

• Valore che potrebbero creare per i clienti e dell’
• Allineamento tra la nuova idea e la strategia attuale

Qualsiasi schema di pianificazione strategica ti può aiutare a elaborare delle ipotesi strategiche interessanti. Per esempio:

• L’Analisi PESTEL per l’analisi dei fattori esterni
• L’analisi delle Cinque forze e VRIO come analisi competitiva

Nel nostro caso, oltre ai vari settori aziendali, molti input preziosi provengono dalle chiamate e dagli incontri con i clienti. Cerchiamo di raccogliere le idee, anche se sono solo implicite. Utilizzare costantemente il proprio prodotto aiuta anche a vedere le problematiche dal punto di vista del cliente.

Concludiamo la sessione della “scoperta” concentrandoci sulle ipotesi più promettenti. Nei casi difficili, il principio MECE (mutuamente esclusivo e collettivamente esaustivo) + la prioritizzazione formalizzata  aiutano a scegliere alcune ipotesi su cui concentrarsi in quel momento.

Sessione di convalida

Quando iniziamo a lavorare con una nuova ipotesi, in genere non ne abbiamo una comprensione profonda. Per questo motivo, subito dopo la sessione di Scoperta, eseguiamo una breve sessione di Convalida. Pianifichiamo una serie di esperimenti per dimostrare il nostro concetto di base.

L’obiettivo di questa sessione è formulare un’ipotesi dettagliata, spiegandone le varie sfumature e il ragionamento.

2 – Formulazione della Strategia di Risposta

Per questa sessione, il team ha più dati per definire una strategia di risposta dettagliata e descriverla su una mappa strategica .

In questo caso, per la descrizione della strategia, seguiamo il classico approccio della Balanced Scorecard K&N o talvolta abbozziamo uno schema OKR (Obiettivi e Risultati Chiave).

• Durante la sessione della Strategia di Risposta, le idee vaghe devono essere convertite in qualcosa di più specifico.

Ad esempio, non possiamo più parlare di “qualità” in modo astratto, dobbiamo fare una scomposizione e definire cosa intendiamo esattamente per qualità nel nostro contesto e come possiamo quantificarla.

Durante questa sessione, formuliamo:

• Obiettivi specifici
• KPI con target e limiti e
• Iniziative con le motivazioni, a volte con dei budget e con delle tempistiche specifiche

Come abbiamo discusso in precedenza, evitiamo di utilizzare i KPI per il calcolo della ricompensa (è una buona idea chiarire la tua opinione su questo con la tua squadra). Il ruolo più importante dei KPI è capire meglio quale sia davvero l’obiettivo e renderlo più tangibile.

Sessione di Implementazione

Questa sessione di implementazione è generalmente chiamata Esecuzione della strategia.

Il team ha un contesto strategico inquadrato con:

• Ipotesi iniziale,
• Ragionamento,
• Obiettivi formulati,
• Iniziative e
• Alcune metriche sul rendimento.

I membri del team sono liberi di scegliere quale sia il modo migliore per raggiungere tali obiettivi o di introdurre degli indicatori aggiuntivi per comprendere meglio i risultati previsti.

3 – Revisione dei risultati dell’Esecuzione

Durante questa sessione, apprendiamo dai risultati raggiunti e pianifichiamo altre sessioni di scoperta.

• Alcuni concetti appresi diventano ovvi subito dopo la sessione di implementazione. Li scriviamo come commenti per gli obiettivi o le iniziative. Se un giorno dovessimo tornare a questa parte della strategia, avremo quelle conclusioni nel documento strategico.
• Alcune idee richiedono più tempo per farci ottenere i dati necessari. Abbiamo in programma di tornare ai KPI dove ci sono più dati da analizzare. In questo caso, il software ci aiuta a raccogliere automaticamente i dati oppure ci ricorda la necessità di aggiornare gli indicatori.

Solitamente, durante una sessione di revisione spuntano molte idee per migliorare. Per chiudere il ciclo dell’apprendimento, le convertiamo in vari input per le future sessioni della scoperta della strategia.

Programma fisso vs. Tempistiche variabili

Molte organizzazioni programmano delle riunioni strategiche regolari (trimestrali o annuali). Nel nostro caso (essendo un team distribuito), non esiste un programma fisso per le riunioni strategiche. L’organizzazione di una sessione di scoperta è in genere provocata da alcune considerazioni interessanti dei clienti, piuttosto che da una specifica data nel calendario.

Eseguiamo delle revisioni programmate dei dati sulle prestazioni, come un’analisi mensile delle prestazioni complessive. Queste revisioni possono generare un’ipotesi che discuteremo durante la prossima sessione di scoperta, ma cerchiamo di non pianificare più cose contemporaneamente.

Un modello per le riunioni strategiche

Ecco un modello perfetto per le riunioni strategiche. Funzionerà ancora meglio se il tuo team dà un’occhiata all’illustrazione dell’articolo e alla revisione e all’esempio discussi di seguito.

Esempio di riunioni strategiche del team distribuito

Utilizziamo alcuni esempi adattati dalla nostra pratica per vedere come funzionano esattamente le sessioni di strategia.

Incontro sulla Strategia di Scoperta

Osservando i dati sull’attività degli utenti, il nostro team ha notato che non tutti i clienti con l’abbonamento a pagamento utilizzavano attivamente il software. Nel contesto di uno dei nostri valori fondamentali – “Offrire un’esperienza eccellenza al cliente ” – non era un buon segnale.

Fonte: Esempio di una Riunione Strategica.

Questo è stato qualcosa di inaspettato, perciò abbiamo deciso di esplorare più a fondo questa scoperta. Abbiamo formulato un’ipotesi:

• Alcuni degli utenti poco attivi hanno acquistato un abbonamento a pagamento, quindi hanno compreso il potenziale del software per la loro attività, ma
  per qualche motivo, non hanno avuto abbastanza impulsi/motivazione per sbloccare ed iniziare ad utilizzare le funzioni chiave del software.

Subito dopo l’incontro, coloro che avevano esposto questa ipotesi hanno ricevuto un’e-mail automatica con un collegamento alla nuova scorecard della strategia.

Sessione di convalida

Chi aveva proposto l’ipotesi iniziale la sviluppò ulteriormente.

L’obiettivo fondamentale (“Fornire un’eccellente esperienza del cliente”) ha ottenuto una nuova misura:

• % di utenti con l’abbonamento attivi con i loro account

Per ottenere dei dati più precisi, abbiamo preso in considerazione un periodo di alcuni mesi dopo la data di iscrizione iniziale. Abbiamo impostato un aggiornamento trimestrale di questa metrica.

Era chiaro che dovevamo ancora capire un aspetto importante sulle esigenze degli utenti, quindi è stato formulato un nuovo obiettivo nella prospettiva dell’apprendimento e della crescita:

• Capire le problematiche dei nuovi clienti per scoprire cosa impedisce loro di utilizzare il software con costanza.

Un piano d’azione specifico era quello di dialogare con gli utenti iscritti, che è stato tracciato dalla metrica lagging:

• Numero di colloqui qualificati

Il team ha fissato degli obiettivi per questo indicatore avendo in mente un tasso di partecipazione del 20%:

• Inviare 60 inviti per un colloquio
• L’obiettivo per la seconda metrica era 10 colloqui qualificati in un periodo di 2 settimane
• Nel campo della descrizione di un indicatore è stato spiegato il concetto di “colloquio qualificato”

In poche settimane abbiamo avuto abbastanza spunti da discutere durante il prossimo incontro strategico.

Riunione Strategica di risposta

Abbiamo esaminato i nuovi dati ottenuti. Sembrava che ci fossero due problemi principali per gli utenti:

• Trasferimento dei dati da un foglio di calcolo. La maggior parte degli utenti disponeva già di una sorta di scorecard strategica in un software per fogli di calcolo, quindi il loro problema era il trasferimento dei dati a BSC Designer.
• Aiuto per iniziare. Molti utenti non conoscevano la pianificazione strategica e non sapevano bene come iniziare.

Una persona responsabile dell’obiettivo ha aggiunto un collegamento con le interviste trascritte all’iniziativa, per assicurarsi che potessimo tornare ai dettagli più interessanti quando sarebbe stato necessario.

Con questi due input, siamo stati in grado di formulare una strategia di risposta.

L’idea di un trasferimento più immediato dei dati a partire da un foglio di calcolo ha generato molti obiettivi per la nostra scorecard strategica:

• [Prospettiva di apprendimento] Comprendere i formati dei dati dei fogli di calcolo. Questo è ciò che il nostro team aveva bisogno di capire meglio prima di convertire questa informazione in delle richieste specifiche per gli sviluppatori.</ li>
• [Prospettiva interna] Migliorare la funzione di importazione dei dati nel software. Esisteva già una funzione di importazione, ma risultava troppo complicata per la maggior parte degli utenti.
• [Prospettiva interna] Fornire il trasferimento dei dati come servizio. Non era chiaro se i clienti avrebbero utilizzato la funzione di importazione migliorata o se avrebbero preferito ricevere direttamente il nostro aiuto nel trasferimento dei loro dati.

Per quanto riguarda la seconda grande problematica, la pianificazione strategica sembrava ancora una sfida complessa per i nostri clienti. Avevamo alcuni articoli sul nostro sito web che spiegavano il processo dettagliatamente, ma sembrava che non fosse abbastanza.

La nostra nuova idea era quella di automatizzare le fasi della pianificazione strategica in uno strumento di automazione che abbiamo chiamato procedura guidata della strategia. Abbiamo formulato questo obiettivo nella prospettiva interna:

• Sviluppare uno strumento per la procedura guidata della strategia

Abbiamo discusso sui modi migliori per quantificare gli obiettivi. I KPI non sono stati formulati, ma abbiamo annotato l’approccio consigliato tramite dei commenti.

Quell’incontro strategico si è concluso con alcuni piani specifici.

Fonte: Esempio di Riunione Strategica.

Attuazione della strategia

Il team responsabile dell’obiettivo ha definito alcune metriche delle prestazioni per assicurarsi che fossero sulla strada giusta.

• Leading:numero di colloqui sui formati dei dati
• Lagging: gli sviluppatori hanno due-tre strutture di dati popolari da supportare [indicatore binario]

• • Lagging: Indice di complessità della funzione di importazione, % (basato sulla nostra precedente esperienza con la complessità) [ottimizzazione=minimizzare ]

• Lagging: % di utenti che hanno utilizzato il servizio di trasferimento dei dati da un foglio di calcolo
• Leading: % di scorecard create con la procedura guidata della strategia

Hanno copiato i commenti della sessione precedente nei campi di descrizione per i KPI e hanno definito le proprietà generali per i KPI:

• Nome
• Unità di misura
• Scala di misurazione con linea di base e obiettivo (per poter normalizzare la performance degli indicatori)
• Descrizione
• Funzione di ottimizzazione (massimizzare o minimizzare il valore)
• Tipo di metrica nel contesto dell’obiettivo (leading o lagging)

Per dare priorità agli sforzi del team di sviluppo e rendere più precisa la valutazione delle prestazioni totali, i pesi degli obiettivi dalla prospettiva interna sono stati regolati così:

• Funzione di importazione, 50%
• Servizio di trasferimento dei dati, 30%
• Strategia guidata, 20%

Mentre eravamo nella fase di “implementazione”, le discussioni sui vari dettagli sono continuate. Quando avevano bisogno di scambiare alcune idee veloci, i proprietari delle iniziative potevano semplicemente inviare un messaggio, dicendo qualcosa come:

• “Ho finito un altro colloquio, ho aggiunto alcune riflessioni a questa iniziativa: %link_here%. Team di sviluppo, ditemi se ritenete che riusciremo a farlo”

Il team di sviluppo si è concentrato sull’implementazione di nuove funzionalità in base ai nuovi requisiti…

Sessione di revisione della strategia

In pochi mesi abbiamo avuto molte cose di cui discutere. La mappa strategica in una sola pagina che abbiamo utilizzato per la discussione è passata da un’ipotesi iniziale a sei obiettivi, due iniziative, due fattori di successo e sette indicatori di prestazione.

Fonte: Esempio di una riunione strategica.

Il team ha fatto alcuni colloqui aggiuntivi con i clienti. Molti utenti sono stati gentili a partecipare ai colloqui e hanno persino condiviso con noi le loro scorecard strategiche. Come risultato, abbiamo trovato due strutture molto comuni dei dati che il software non riusciva ad elaborare in modo efficiente. Ciò ha dato al team di sviluppo un’idea fondamentale su cosa dovesse automatizzare il software.

Con nostra sorpresa, la procedura guidata della strategia (inizialmente, all’obiettivo era stato assegnato il peso di solo il 20%) è diventata uno strumento molto popolare, ma la sua funzionalità era ancora limitata. Il nostro nuovo obiettivo era dargli più potenzialità, mantenendola semplice allo stesso tempo.

Fonte: Esempio di riunione strategica.

Il servizio di trasferimento dei dati da un foglio di calcolo che abbiamo promosso come parte dell’abbonamento non ha funzionato come previsto. Gli utenti hanno preferito eseguire da soli l’importazione dai fogli di calcolo utilizzando la funzione di importazione del software e solo pochi ci hanno contattato per chiederci aiuto. Alcuni utenti hanno commentato che la possibilità di ricevere il nostro aiuto se avessero avuto dei problemi è stato un fattore che ha influenzato positivamente le loro decisioni di acquisto.

Questi risultati sono stati annotati come commenti per i rispettivi obiettivi/KPI in modo che nel caso in cui dovessimo tornare su questo argomento, il nostro team sarebbe in grado di rivedere i risultati precedenti.

Alcuni dei risultati sono stati formulati come ipotesi da discutere durante la prossima sessione della strategia di scoperta. Ad esempio, una nuova ipotesi era che uno strumento automatico di valutazione per le mappe strategiche avrebbe aiutato gli utenti a sbloccare maggiormente il valore del software.

Come sempre, volevamo che i membri chiave del team tenessero traccia dell’evoluzione degli obiettivi/KPI:

• Il software ha automatizzato il processo per i proprietari degli obiettivi (tutti i proprietari ricevono delle notifiche).
• I proprietari dei KPI ricevono un promemoria per aggiornare i KPI con i nuovi dati (se non sono stati automatizzati).

Inoltre, abbiamo programmato un report periodico in formato PDF da inviare all’utente supervisore via e-mail ogni mese per vedere come si sarebbe evoluta l’ipotesi iniziale.

Software che facilita le nostre riunioni strategiche

Prevedo le domande sul software che abbiamo utilizzato. Cerchiamo di spiegarlo nel modo più semplice possibile.

Scheda Kanban

Usiamo Shortcut per tutte le discussioni interne e le riunioni strategiche non fanno eccezione. Preferiamo evitare le chiamate in tempo reale, poiché non aggiungono valore al nostro formato preferito (spiegato in precedenza) per lavorare da remoto.

Discutere la strategia in forma scritta richiede tempo per formulare le idee, ma è vantaggioso perché le comunicazioni sono più focalizzate. Tali comunicazioni sono documentate per impostazione predefinita, quindi possiamo aggiungere un riferimento correlato a un obiettivo/iniziativa nella scorecard della strategia o aggiungere un collegamento a una determinata storia dell’iniziativa in modo da poterci sempre ritornare.

Software per l’Esecuzione delle Strategie

La nostra scelta ovvia è il nostro strumento – BSC Designer. Essere un utente del proprio prodotto aiuta a pianificare delle nuove funzionalità e a comprendere meglio le esigenze di un cliente.

Oltre all’ovvia funzionalità – la schematizzazione degli obiettivi aziendali su delle mappe strategiche e l’impostazione dei KPI – molti dettagli importanti sono scritti nelle iniziative – alcune annotazioni prese durante il percorso, ragionamenti, pensieri sui successi e sui fallimenti. Tutto ciò aiuta a vedere una storia dietro i dati sulle prestazioni.

Richieste sulle funzionalità

Prima della sessione di Scoperta, tutte le idee relative allo sviluppo del software arrivano al backlog. Un backlog è un foglio di calcolo su Google Sheets dove i requisiti sono ponderati in base al cliente che è interessato ad essi.

Di solito selezioniamo una richiesta con un peso elevato e le richieste che sono state poste indipendentemente da molti clienti. L’elenco aiuta anche ad inviare un follow-up al cliente quando viene rilasciata la funzione richiesta.

Documentazione di supporto

Le sessioni di implementazione generano dei documenti di supporto, come, ad esempio, le trascrizioni dei colloqui con i clienti. Vengono generalmente condivisi tramite Google Docs e possono essere collegati con un’iniziativa strategica per poter esaminare i dati iniziali, se necessario.

Chiamate in diretta

La maggior parte delle chiamate dal vivo sono con i clienti. La piattaforma dipende dalle preferenze dei clienti. In genere, dopo una conversazione con un utente, creiamo una storia, in cui discutiamo brevemente delle informazioni principali. Siamo felici di vedere che il nostro strumento può risolvere la maggior parte dei problemi dei clienti, ma siamo concentrati sulla ricerca di quei problemi che lo strumento non è stato in grado di risolvere in modo efficace. Queste storie vengono utilizzate per le sessioni di Scoperta.

Riepilogo esecutivo

Nell’articolo abbiamo discusso di alcune idee chiave che aiuteranno un team distribuito ad essere più efficace nelle riunioni strategiche:

• Le sessioni di strategia più produttive scaturiscono da alcune informazioni interessanti derivate dal feedback di un cliente o dal mercato.
• Il momento migliore per svolgere la sessione è poco dopo aver avuto un’idea; le riunioni trimestrali programmate non si adattano bene a questo contesto.

Il grado di comprensione dell’ipotesi cambierà – bisogna adattare le riunioni strategiche di conseguenza:

• La sessione di Scoperta è dove il team formula meglio l’ipotesi e scopre se/come è collegata alla creazione di valore per i clienti.
• L’obiettivo della Sessione di Risposta è di descrivere correttamente la strategia con gli obiettivi, i KPI e le iniziative.
• La strategia viene eseguita con successo quando il team analizza i risultati e discute delle lezioni apprese – c’è una Riunione di Revisione per questo.
• Le ipotesi e gli obiettivi ambiziosi richiedono sempre dei compiti da svolgere, pianifica le sessioni di convalida e di implementazione tra gli incontri strategici.

Il software dovrebbe aiutare a:

• Facilitare e documentare le discussioni.
• Vedere il quadro generale con il contesto aziendale e i rispettivi numeri.

non si tratta di effettuare chiamate di gruppo ogni giorno.

Cos'altro?

• Accedi ai modelli. Iscriviti a BSC Designer con un piano gratuito per ottenere un accesso immediato a 30 modelli di scorecard, incluso l'Esempio di una Riunione Strategica discusso in questo articolo.
• Migliora le tue competenze. Impara a scomporre obiettivi ambiziosi come "migliorare la qualità " ed "aumentare la resilienza" in strategie specifiche.
• Automatizza. Impara cosa sia un Software di Balanced Scorecard e come può semplificarti la vita automatizzando l'esecuzione della strategia, i KPI e le mappe strategiche.

Procedura Guidata per la creazione di una Mappa Strategica – Balanced Scorecard in 6 Minuti

Rispondi a delle semplici domande - costruisci una mappa strategica professionale in 6 minuti.

La formulazione e la descrizione della strategia potrebbero essere dei processi molto lunghi anche per uno strategist esperto. Questa Procedura Guidata per le Scorecard Strategiche renderà l'intero processo molto più veloce ed intuitivo.

Inizia ora!

Altri Esempi di Balanced Scorecard

Alexis Savkín

Direttore Generale | Formatore | Autore

BSC Designer è un  Software di Balanced Scorecard  che sta aiutando le aziende a formulare meglio le proprie strategie e a rendere più tangibile il processo di esecuzione della strategia con i KPI.