Una panoramica dei modelli per la definizione delle priorità che aiutano a compiere delle scelte strategiche basate sui dati e su calcoli appositi relativi al punteggio delle priorità.
BSC Designer per ottenere l'accesso immediato a 31 scorecard e modelli per i KPI. Nella pianificazione strategica, la definizione delle priorità inizia dalla definizione dei temi strategici di alto livello che fungono da pilastri per il resto la strategia. E per quanto concerne le scelte ai livelli inferiori? Dopo aver utilizzato i temi strategici come filtro iniziale, avremmo ancora troppe scelte e idee contrastanti.
In questo articolo, parliamo dei vari modelli per la definizione delle priorità che aiutano le aziende ad affrontare questa sfida. Gli argomenti chiave dell’articolo:
- Diagrammi di prioritizzazione: Matrice di Eisenhower, Modello di valore/complessità, Modello di Kano, Diagramma di affinità
- Modelli per il calcolo dei punteggi: Gap Analysis, RICE, AARRR, Metrica Keystone, ICE, Punti Deboli del Business, Analisi di Pareto
- Modelli di prioritizzazione. Un esempio dell’utilizzo di una scorecard per stabilire la priorità degli obiettivi.
Definizione delle priorità
Prendiamo сome esempio una situazione tipica che si presenta in qualsiasi azienda. Il backlog è ricco di idee interessanti suggerite da diversi stakeholder:
- I clienti importanti hanno bisogno di qualcosa con urgenza
- Il supporto tecnico ritiene che alcune funzionalità semplificheranno il loro lavoro
- Gli sviluppatori suggeriscono delle modifiche per migliorare la qualità del prodotto
- I membri del consiglio di amministrazione pensano che alcune funzionalità aiuteranno ad espandersi in un nuovo mercato
Una serie di modelli per la definizione delle priorità possono aiutare a concentrarsi sulle idee più importanti. Questi modelli possono essere suddivisi in:
- Diagrammi di prioritizzazione – diagrammi grafici che aiutano ad eseguire una rapida analisi delle idee.
- Strumenti per il calcolo dei punteggi: scorecard relative alla prioritizzazione che tengono conto di diversi fattori ponderati e calcolano il punteggio finale della priorità.
Di seguito, illustreremo entrambi i tipi di modelli di prioritizzazione. Quale è meglio? Il buon senso ci suggerisce di iniziare con un diagramma di prioritizzazione semplice, per poi passare a dei modelli più complessi, che tengano conto di molti dati.
Matrici e Diagrammi di Prioritizzazione
Per iniziare con l’assegnazione delle priorità, possiamo utilizzare uno dei diagrammi appositi.
Matrice delle priorità (Eisenhower)
Il Metodo di Eisenhower o la Matrice Urgente/Importante è molto celebre nel contesto del time management. I dati sono distribuiti in base ai quadranti dell’ “Urgenza” e dell’ “Importanza”.
- Gli obiettivi nel quadrante “Urgente / Importante” sono le prime priorità
- Gli obiettivi nel quadrante “Meno urgente/importante” sono delle priorità secondarie su cui pianificare di lavorare in seguito
- Gli obiettivi nella zona “Urgente/Meno importante” sono al terzo posto a livello di priorità e dovrebbero essere delegati
- Gli obiettivi nel quadrante “Meno urgente/meno importante” dovrebbero essere eliminati
Un’idea simile è coperta dal modello MoSCoW. L’acronimo sta per:
- M – Must Have (Deve)
- S – Should Have (Dovrebbe)
- C – Could Have (Potrebbe)
- W – Will Not Have (Non Avrà)
Valore vs. Matrice delle Complessità
Analogamente alla matrice delle priorità, il diagramma è diviso in quattro quadranti. Gli assi sono “Valore” e “Complessità”. A volte, la complessità viene sostituita con “Costo” o “Sforzo”.
- Le prime priorità (le “vincite facili”) sono gli obiettivi del quadrante “Alto valore – Bassa complessità”
- Le priorità secondarie sono gli obiettivi del quadrante “Alto valore – Alta complessità”
- Gli obiettivi di “Basso valore – Bassa complessità” hanno la terza priorità
- Infine, gli obiettivi di “Basso valore – Alta complessità” vengono normalmente respinti
Eliminare la complessità di per sé potrebbe essere una buona priorità, essendo in genere allineata al valore per molti stakeholder.
Modello Kano
Con il modello Kano, misuriamo la soddisfazione degli stakeholder rispetto ai progressi per il raggiungimento dell’obiettivo. La soddisfazione degli stakeholder è quantificata su una scala non lineare che va dall’insoddisfazione all’indifferenza e all’entusiasmo.
- Con il Modello Kano, le priorità vengono assegnate in base al valore percepito dagli stakeholder.
Nel contesto della pianificazione strategica, l’utilizzo del modello Kano è particolarmente interessante quando si definiscono dei target relativi alla performance per gli obiettivi. Ad esempio, i clienti potrebbero essere molto entusiasti della riduzione del tasso dei difetti dall’1% allo 0,01%, ma la riduzione dei difetti allo 0,001% potrebbe non creare alcun valore tangibile (vedi il costo dell’alta qualità che illustra questa idea).
Il modello Kano sottolinea la necessità di pensare al ciclo di vita completo di un’idea. Per alcune idee, dobbiamo dire “No”, anche se all’inizio sono facili da implementare.
- Pensa agli effetti a lungo termine di un “piccolo miglioramento” suggerito dai tuoi stakeholder. In che modo queste modifiche influiranno sulla complessità totale del sistema?
Diagrammi di affinità
Nella pianificazione strategica, i diagrammi di affinità sono utili per la revisione iniziale del panorama aziendale. Immagina che gli stakeholders abbiano una lunga lista di idee.
- Trova delle idee simili
- Raggruppa le idee in dei cluster più grandi
- Riformula i tuoi obiettivi di conseguenza
Ecco un esempio tratto dalla nostra esperienza:
- Un utente di BSC Designer ha richiesto la visualizzazione dei valori sui grafici durante l’esportazione delle dashboard
- Un altro utente ha suggerito che sarebbe una buona idea visualizzare le didascalie con i valori sui grafici
In questo caso, quindi, un’idea comune del cluster era che tutti i grafici con i dati avrebbero dovuto avere l’opzione “mostrare le annotazioni”:
Le due idee separate non avrebbero acquisito abbastanza peso per diventare una priorità, ma se viste come un cluster hanno reso evidente che la funzione fosse richiesta in forme diverse da molti utenti.
Prioritizzazione con modelli “strategici”
Infine, è importante menzionare il fatto che ci siano alcuni modelli che tradizionalmente appartengono agli strumenti per la pianificazione strategica, mentre in sostanza sono modelli per la definizione delle proprietà:
Possiamo anche citare l’Analisi di Pareto e la Gap Analysis di cui parleremo di seguito.
La prioritizzazione con gli scoring frameworks
Ora, vediamo se possiamo supportare meglio le nostre scelte strategiche calcolando dei punteggi relativi alla priorità. In sostanza, tutti i modelli in questo ambito riguardano l’analisi delle idee possibili utilizzando dei parametri specifici.
Ecco alcuni principi comuni dei modelli per il calcolo dei punteggi:
- Ci sono fattori che influenzano positivamente il punteggio della priorità, come il valore creato per gli utenti finali e le opportunità di marketing
- Ci sono fattori che incidono negativamente sul punteggio della priorità, come i costi, gli sforzi e i rischi
- L’impatto dei fattori è quantificato come il punteggio della priorità
- Il grado del contributo di un determinato fattore è definito dal suo peso
- I punteggi del fattore sono normalizzati per calcolare il punteggio finale della priorità
Esaminiamo in dettaglio alcuni scoring frameworks.
Gap Analysis
La Gap Analysis è uno scoring framework di base. Invece di introdurre i fattori e di valutare le opzioni in base a tali fattori, utilizziamo dei dati facilmente disponibili: la performance di determinati obiettivi misurata dai loro indicatori di performance.
La priorità più alta è assegnata agli obiettivi con il divario di prestazioni più significativo e con il peso assoluto più elevato.
Esistono vari strumenti derivati dalla Gap Analysis, come, ad esempio, l’Opportunity Scoring, che deriva da un processo di innovazione orientato sul risultato.
Modello RICE
Lo scoring model RICE è stato sviluppato dalla società di software Intercom. L’acronimo del modello sta per:
- Reach – una stima del numero di stakeholders interessati
- Impact – una quantificazione della stima del valore creato per gli stakeholders in seguito al raggiungimento dell’obiettivo (nel caso di Intercom la scala era da 0,25 a 3)
- Confidence – se la decisione si basa sulla pura intuizione o se ci sono alcuni dati che supportano la scelta
- Effort – una stima delle risorse necessarie per raggiungere l’obiettivo
Modello AARRR
Il modello AARRR (chiamato anche Pirate Metrics) è popolare tra le startup. L’acronimo sta per:
- Acquisition: ottenere più utenti per il prodotto
- Activation: consentire agli utenti di sbloccare a pieno il potenziale del prodotto
- Retention – fornire agli utenti dei motivi per utilizzare il prodotto per un periodo di tempo più lungo
- Revenue: aumento delle entrate, ad esempio aumentando le vendite
- Referral: fare in modo che gli utenti consiglino il tuo prodotto ad altre persone
Alle idee e agli obiettivi vengono assegnati dei punteggi utilizzando come parametri le componenti del modello AARRR. L’obiettivo con il punteggio più alto ha il più alto potenziale di impatto positivo sul business.
Metrica North Star o Keystone
Sia la metrica “North Star” che “Keystone” si riferiscono alla stessa idea:
Una metrica unica che quantifica il valore che l’azienda crea per i clienti
Invece di utilizzare molti parametri di convalida, come abbiamo fatto con i modelli precedenti, esaminiamo un solo fattore: il potenziale impatto dell’idea suggerita sulla metrica keystone.
Ad esempio, quando abbiamo parlato delle metriche per la sicurezza, abbiamo utilizzato l’azienda Alcoa per fare un esempio di metrica keystone. Nel loro caso, la metrica si è concentrata sul numero di incidenti relativi alla sicurezza.
- L’idea di utilizzare una sola metrica per dare priorità a tutti gli obiettivi aziendali sembra molto allettante, ma in realtà la complessità della scelta non è stata diminuita, è stata semplicemente spostata in secondo piano.
Ad esempio, se vogliamo capire in che modo la nuova rete di partnership avrebbe un impatto sulla metrica North Star, dovremmo analizzare e quantificare tutte le sfide nel mezzo, e questo non semplifica il processo della definizione delle priorità.
Punteggio ICE
Il punteggio ICE è un interessante derivato della metrica North Star. La formula è molto semplice:
- Punteggio ICE = Impact * Confidence * Easy
Dove:
- Impact è l’impatto previsto sulla metrica fondamentale (la metrica North Star)
- Confidence è una quantificazione del grado di accuratezza della stima dell’impatto
- Easy è una stima degli sforzi (costi, risorse necessarie, ecc.)
I valori delle componenti del punteggio ICE sono presentati su una scala da 1 a 10. Una volta moltiplicati, ci danno una stima delle priorità che ci permette di confrontare le idee.
L’assegnazione dei punteggi è piuttosto soggettiva. Ad esempio, per la componente Confidence, la scala potrebbe essere questa:
- 10 – risultati delle implementazioni reali
- 6 – risultati del test, MVP (Prodotto minimo funzionante)
- 4 – richiesto dai clienti principali
- 3 – basato su alcuni dati dei clienti
- 1 – Pochi potenziali clienti ne hanno parlato
- 0.1 – idee da persone che non sono nostri clienti (citazioni dei media, dichiarazioni di esperti)
Punti deboli dell’azienda
Simile al modello North Star e Kano, il focus di questo modello è sul valore per i clienti. La differenza principale è che il valore è analizzato dal punto di vista dei punti deboli.
Come si individuano questi punti deboli? In primis devi essere tu stesso un cliente del tuo prodotto, come abbiamo discusso nell’articolo relativo alla complessità, oppure basta chiedere ai tuoi clienti utilizzando dei semplici sondaggi.
Analisi di Pareto
In precedenza, abbiamo discusso dell’Analisi di Pareto come strumento di pianificazione strategica. In termini di priorità, l’Analisi di Pareto promuove un’idea molto semplice:
L’80% del valore creato è attribuito al 20% delle attività
Sebbene l’analisi storica in genere confermi il rapporto 80/20, non esiste un modo semplice per trovare in anticipo quel 20%.
Modello dell'Analisi di Pareto.Fondamentalmente, il rapporto menzionato:
- Giustifica l’uso dei modelli di prioritizzazione e
- Suggerisce di limitare gli esperimenti al 20% più promettente.
Utilizzare le Scorecard per dare priorità agli obiettivi
Quali modelli per la definizione delle priorità dovrebbe utilizzare la tua azienda e come si calcola il punteggio delle priorità?
In pratica, la maggior parte delle aziende crea la propria versione personalizzata dei modelli per la definizione delle priorità. Per gli utenti di BSC Designer, abbiamo incluso tale modello tra i numerosi modelli disponibili nel software.
Adesso parleremo di:
- Come creare la tua scorecard della prioritizzazione
- Un esempio dell’utilizzo di questo modello
Prepara il Modello della Prioritizzazione e la Scorecard
Crea una nuova scorecard utilizzando il modello “Prioritizzazione”:
.Nel gruppo del “Modello della Prioritizzazione”, vedrai l’elenco dei parametri di valutazione predefiniti. Per questo esempio abbiamo utilizzato i parametri del modello RICE.
Modello della Prioritizzazione.Vediamo come siano preconfigurati questi parametri e come possano essere regolati in base alle esigenze del tuo modello di prioritizzazione.
Peso dei parametri
Ciascun parametro ha un peso corrispondente (vedi la colonna “Peso”). Il peso di un parametro specifico può essere modificato nella scheda “Performance”.
Parametri positivi e negativi
Alcuni parametri sono preconfigurati come parametri con un impatto positivo sul punteggio finale della priorità (copertura, impatto, affidabilità), altri come parametri negativi (Sforzo).
La direzione di ottimizzazione del parametro può essere modificata nella scheda della Performance.
Modello della Prioritizzazione.Unità di misura
Tutti i parametri sono preconfigurati per utilizzare le unità di misura “Expert Score” che quantificano i parametri su una scala non lineare:
Modello della Prioritizzazione.In questo modo, possiamo decidere il valore di ogni parametro mediante una scelta naturale:
Se l’unità di misura suggerita “Expert score” non soddisfa le esigenze del tuo modello di prioritizzazione, puoi configurare diverse unità di misura nella scheda “Generale”:
Modello della Prioritizzazione.Icona del parametro
Per semplificare la lettura della Scorecard della Prioritizzazione, abbiamo modificato le icone per i parametri. È possibile farlo cliccando sull’icona accanto al nome del parametro:
Descrizione del parametro
Un nome breve, come “Impatto”, ha bisogno di qualche spiegazione in più. Utilizza il campo della “Descrizione” per questo scopo.
Un esempio: modello della prioritizzazione in pratica
Per mostrare come funzioni in pratica il modello per la definizione delle priorità, utilizzerò due idee opposte:
- Localizzare il prodotto in latino
- Localizzare il prodotto in portoghese
Crea una copia del Modello della Prioritizzazione
Per organizzare un po’ le cose, creiamo un nuovo gruppo chiamato “Esempio: analisi delle priorità”.
Modello della Prioritizzazione.Ora possiamo copiare e incollare il modello per la definizione delle priorità nel gruppo.
Ho rinominato la prima copia in “Localizzazione in latino” e il secondo gruppo in “Localizzazione in portoghese”.
Assegna un punteggio alle idee
Ora è il momento di assegnare un punteggio alle due idee in base ai parametri suggeriti.
Sebbene il latino abbia ancora la sua area di applicazione, per il nostro esempio, riteniamo che non ci siano molti stakeholders che siano interessati alla localizzazione in latino. Rispettivamente, il punteggio per la “Reach” (vedi il campo “Valore”) sarà “Basso“:
Assegniamo dei punteggi all’idea della localizzazione in portoghese:
- Da un lato, l’uso del portoghese da parte del nostro pubblico target (il parametro “Reach“) è “Alto,” e l’impatto della localizzazione dovrebbe essere “Importante.“
- D’altra parte, non sappiamo con certezza se l’adattamento al mercato del prodotto verrà raggiunto per il mercato di lingua portoghese, quindi il livello della Confidence è impostato su Medio:
Modello della Prioritizzazione.Se vuoi utilizzare i risultati della definizione delle priorità per la pianificazione strategica, ti consiglio di annotare le idee che stanno alla base dei punteggi assegnati.
In BSC Designer, è presente lo strumento “Iniziative” per questo scopo.
Ad esempio, per il parametro “Confidence“, possiamo creare un’iniziativa denominata “Analisi degli stakeholder dal mercato locale” in cui esamineremo i dati degli analytics del sito web e analizzeremo i dati relativi alle vendite nel mercato locale:
Un’altra iniziativa può essere quella delle “Risorse per la localizzazione” allineata al parametro “Sforzi“. Questa iniziativa può includere il budget necessario per la localizzazione, nonché la tempistica stimata.
Modello della Prioritizzazione .Il Punteggio della Prioritizzazione può evolversi
In BSC Designer, i punteggi della prioritizzazione sono correlati al periodo specifico in cui vengono calcolati. Immagina che il tuo team abbia lavorato all’iniziativa menzionata dell’analisi del mercato e che ora sia più sicuro dell’adattamento del prodotto al mercato.
Per riflettere questa situazione nel software, possiamo scegliere un’altra data nel calendario interno ed aggiornare il valore per il parametro “Fiducia“.
Se prevedi di visualizzare la dinamica del punteggio della priorità su una dashboard, puoi monitorare che il miglioramento del punteggio sia dovuto al completamento dell’iniziativa:
Trova le idee con la massima priorità
Finché introduciamo nuovi dati, il software aggiorna i punteggi della priorità per le idee:
Il latino, in questo esempio, ha ottenuto il punteggio di priorità del 15,5%, mentre il portoghese ha ottenuto il 59,17%. In che modo il software ottiene questi dati? Normalizza i parametri, calcola la priorità di ciascun parametro e quindi utilizza i pesi dei parametri per calcolare il punteggio della priorità totale. Abbiamo discusso delle caratteristiche del calcolo in questo articolo.
Avendo solo due idee in competizione, è evidente quale abbia avuto la priorità maggiore. Quando hai più idee da confrontare, usa la funzione Analisi. Ordina i risultati in base al punteggio della priorità (performance) e concentra l’analisi solo sui contenitori (le idee in competizione):
Modello della Prioritizzazione.L’elenco degli elementi è ora ordinato in base alle loro priorità.
Conclusioni
In questo articolo abbiamo trattato di vari modelli per la prioritizzazione: quelli di base basati su un diagramma semplice o quelli più complessi che aiutano a calcolare un punteggio della priorità. Abbiamo anche discusso di come utilizzare in pratica il modello della definizione delle priorità.
Un punteggio della priorità potrebbe sembrare un buon strumento. In generale lo è, ma ci sono sempre alcune idee folli che non ottengono mai un punteggio di priorità sufficiente. Assicurati che la tua azienda rimanga aperta a queste idee nel contesto dell’analisi delle innovazioni.
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