Revisione dei framework di prioritizzazione che aiutano a fare scelte strategiche basate sui dati definendo un modello di priorità e calcolando il punteggio di priorità.
BSC Designer per accesso immediato a 31 modelli di scorecard e KPI. Nella pianificazione strategica, la prioritizzazione inizia con la definizione dei temi strategici di alto livello che fungono da pilastri per il resto della strategia. E per quanto riguarda le scelte a livelli inferiori? Dopo aver utilizzato i temi strategici come filtro iniziale, avremmo comunque troppe scelte e idee concorrenti.
In questo articolo, parliamo dei vari framework di prioritizzazione che aiutano le organizzazioni ad affrontare questa sfida. I temi principali dell’articolo:
- Diagrammi di prioritizzazione: Matrice di Eisenhower, Modello Valore/Complessità, Modello Kano, Diagramma di Affinità
- Framework di valutazione: Analisi del Gap, RICE, AARRR, Metriche Fondamentali, ICE, Punto Dolente Aziendale, Analisi di Pareto
- Modello di prioritizzazione. Un esempio di utilizzo di una scheda di valutazione per prioritizzare gli obiettivi.
Sfida della Prioritizzazione
Prendiamo una situazione tipica che esiste in qualsiasi azienda di prodotti. L’arretrato è pieno di idee interessanti suggerite da diversi stakeholder:
- Clienti importanti necessitano urgentemente di qualcosa
- Supporto tecnico crede che una certa funzionalità renderà il loro lavoro più facile
- Sviluppatori suggeriscono cambiamenti architetturali per migliorare la qualità del prodotto
- Membri del consiglio pensano che una certa funzionalità aiuterà a raggiungere un nuovo mercato
Un certo numero di framework di prioritizzazione può aiutare a concentrarsi sulle idee più importanti. Questi framework possono essere divisi in:
- Diagrammi di prioritizzazione – diagrammi grafici che aiutano a fare un’analisi rapida delle idee.
- Framework di punteggio – schede di valutazione della prioritizzazione che tengono conto di vari fattori ponderati e calcolano il punteggio di priorità finale.
Di seguito, discuteremo entrambi i tipi di framework di prioritizzazione. Quale utilizzare? Il buon senso suggerisce di iniziare con un diagramma di prioritizzazione leggero e poi passare al framework di punteggio basato sui dati.
Matrici e diagrammi di prioritizzazione
Per iniziare con la prioritizzazione, possiamo utilizzare uno dei diagrammi di prioritizzazione.
Matrice delle priorità (Eisenhower)
Il Metodo Eisenhower o la matrice Urgente/Importante è ben noto nel dominio della gestione del tempo. Gli assi per i quadranti sono “Urgenza” e “Importanza”.
- Gli obiettivi del quadrante “Urgente/Importante” sono la prima priorità
- Gli obiettivi del quadrante “Meno urgente/Importante” sono la seconda priorità da pianificare per un secondo momento
- Gli obiettivi “Urgente/Meno Importante” sono la terza priorità e dovrebbero essere delegati
- Gli obiettivi “Meno Urgente/Meno Importante” dovrebbero essere eliminati
Un’idea simile è trattata dal modello MoSCoW. L’acronimo sta per:
- M – Deve avere
- S – Dovrebbe avere
- C – Potrebbe avere
- W – Non avrà
Matrice valore vs complessità
Simile alla matrice delle priorità, il diagramma è diviso in quattro quadranti. Gli assi sono “Valore” e “Complessità.” A volte, la complessità è sostituita con “Costo” o “Sforzo.”
- La prima priorità (le vittorie facili) sono gli obiettivi dal quadrante “Alto Valore – Bassa Complessità”
- La seconda priorità sono gli obiettivi dal quadrante “Alto Valore – Alta Complessità”
- Gli obiettivi dal quadrante “Basso Valore – Bassa Complessità” hanno la terza priorità
- Infine, gli obiettivi dal quadrante “Basso Valore – Alta Complessità” sono normalmente rifiutati
Eliminare la complessità potrebbe essere una buona priorità, poiché tipicamente è allineato con il valore per molti stakeholder.
Modello Kano
Con il Modello Kano, misuriamo la soddisfazione degli stakeholder rispetto al progresso verso l’obiettivo. La soddisfazione degli stakeholder è quantificata su una scala non lineare che va dalla insoddisfazione all’indifferenza e all’entusiasmo.
- Con il Modello Kano, le priorità vengono assegnate in base al valore percepito dagli stakeholder.
Nel contesto della pianificazione strategica, l’uso del Modello Kano è particolarmente interessante quando si fissano gli obiettivi di prestazione per i traguardi. Ad esempio, i clienti potrebbero essere molto entusiasti di ridurre il tasso di difetti dall’1% allo 0,01%, ma ridurre i difetti allo 0,001% potrebbe non creare alcun valore tangibile (vedi il costo dell’alta qualità come esempio per questa idea).
Il Modello Kano sottolinea la necessità di pensare al ciclo di vita completo di un’idea. Per alcune idee, dobbiamo dire “No,” anche se sono facili da implementare all’inizio.
- Pensa agli effetti a lungo termine di un “piccolo miglioramento” suggerito dai tuoi stakeholder. Come influenzeranno questi cambiamenti la complessità totale del sistema?
Diagrammi di Affinità
Nella pianificazione strategica, i diagrammi di affinità sono utili per la revisione iniziale del panorama aziendale. Immaginate che le parti interessate abbiano una lunga lista di idee.
- Trovare idee simili
- Raggruppare le idee in cluster più grandi
- Riformulare i vostri obiettivi di conseguenza
Ecco un esempio dalla nostra pratica:
- Un utente di BSC Designer richiedeva la visualizzazione dei valori sui grafici durante l’esportazione dei cruscotti
- Un altro utente ha suggerito che sarebbe una buona idea visualizzare le didascalie con i valori sui grafici
Un’idea di cluster comune, in questo caso, era che tutti i grafici con i dati dovessero avere l’opzione “mostra annotazioni”:
Due idee autonome non hanno acquisito abbastanza peso per diventare una priorità, ma quando viste come un cluster, è diventato evidente che la funzione è richiesta in forme diverse da molti utenti.
Prioritizzazione con framework “strategici”
Infine, vale la pena menzionare che ci sono alcuni framework che tradizionalmente appartengono alla cassetta degli attrezzi della pianificazione strategica, mentre in sostanza, sono framework di prioritizzazione:
Possiamo anche menzionare Analisi di Pareto e Analisi del Gap di cui discutiamo di seguito.
Prioritizzazione con strutture di punteggio
Ora, vediamo se possiamo supportare meglio le scelte strategiche calcolando un punteggio di priorità. In sostanza, tutte le strutture di punteggio riguardano l’analisi delle idee possibili utilizzando determinati parametri.
Ecco alcuni principi comuni delle strutture di punteggio:
- Ci sono fattori che influenzano il punteggio di priorità positivamente, come il valore creato per gli utenti finali e le opportunità di marketing
- Ci sono fattori che influenzano il punteggio di priorità negativamente, come costi, sforzi e rischi
- L’impatto dei fattori è quantificato come un punteggio di priorità
- Il grado di contributo di un certo fattore è definito dal suo peso
- I punteggi dei fattori sono normalizzati per calcolare il punteggio di priorità finale
Rivediamo alcune delle strutture di punteggio in dettaglio.
Analisi del divario
L’Analisi del divario è un quadro di valutazione di base. Invece di introdurre i fattori e valutare le opzioni secondo quei fattori, utilizziamo dati facilmente disponibili – il rendimento di certi obiettivi misurati dai loro indicatori di performance. 
La priorità più alta è assegnata agli obiettivi con il divario di performance più significativo e il peso assoluto più alto.
Esistono vari derivati dell’analisi del divario, come, ad esempio, il Punteggio di Opportunità che deriva da un processo di innovazione guidato dai risultati.
RICE Framework
Il modello di punteggio RICE è stato sviluppato dalla società di software Intercom. L’acronimo del framework sta per:
- Raggiungere – una stima del numero di stakeholder coinvolti
- Impatto – una quantificazione del valore atteso creato per gli stakeholder come risultato del raggiungimento dell’obiettivo (nel caso di Intercom, la scala andava da 0,25 a 3)
- Fiducia – se la decisione si basa su pura intuizione o se ci sono dati che supportano la scelta
- Sforzo – una stima delle risorse necessarie per raggiungere l’obiettivo
Struttura AARRR
La struttura AARRR (chiamata anche Pirate Metrics) è popolare tra le startup. L’acronimo sta per:
- Acquisition – ottenere più utenti per il prodotto
- Activation – far sì che gli utenti sblocchino il potenziale del prodotto
- Retention – dare agli utenti le ragioni per usare il prodotto per un periodo più lungo
- Revenue – aumentare le entrate, ad esempio, aumentando il controllo medio
- Referral – far sì che gli utenti raccomandino il tuo prodotto ad altri
Le idee e gli obiettivi sono valutati utilizzando i componenti di AARRR come parametri. L’obiettivo con il punteggio più alto ha il massimo potenziale per influenzare positivamente il business.
North Star o metrica Keystone
Sia la “North Star” che la metrica “Keystone” si riferiscono alla stessa idea:
Una singola metrica che quantifica il valore che l’organizzazione crea per i clienti
Invece di utilizzare molti parametri di convalida, come abbiamo fatto con le strutture precedenti, consideriamo solo un fattore: il potenziale impatto dell’idea suggerita sulla metrica keystone.
Ad esempio, quando abbiamo parlato di metriche per la sicurezza, abbiamo utilizzato l’azienda Alcoa come esempio di una metrica keystone. Nel loro caso, la metrica era focalizzata sul numero di incidenti di sicurezza.
- L’idea di utilizzare una sola metrica per dare priorità a tutti gli obiettivi aziendali sembra molto attraente, ma in realtà, la complessità della scelta non era limitata, era solo spostata in un altro luogo.
Ad esempio, se vogliamo capire come la nuova rete di partnership influenzerebbe la metrica North Star, dovremmo analizzare e quantificare tutte le sfide nel mezzo, e questo non rende il compito di prioritizzazione più facile.
Punteggio ICE
Il punteggio ICE è un interessante derivato della metrica North Star. La formula ICE è semplice come:
- Punteggio ICE = Impatto * Convinzione * Facilità
Dove:
- Impatto è un impatto previsto sulla metrica del valore chiave (la metrica North Star)
- Convinzione è una quantificazione del grado di accuratezza della stima dell’impatto
- Facilità è una stima degli sforzi (costi, risorse necessarie, ecc.)
I valori delle parti ICE sono presentati su una scala da 1 a 10. Una volta moltiplicati, ci forniscono una stima della priorità per confrontare un’idea con un’altra.
Assegnare i punteggi è piuttosto soggettivo. Ad esempio, per Convinzione, la scala potrebbe essere così:
- 10 – risultati delle implementazioni reali
- 6 – risultati del test, MVP
- 4 – richiesto dai principali utenti
- 3 – supportato da alcuni dati dei clienti
- 1 – menzionato da pochi potenziali clienti
- 0.1 – idee da non utenti (menzionate da esperti del settore o stampa)
Punto critico aziendale
Simile al modello North Star e al modello Kano, il focus di questo modello è sul valore per i clienti. La principale differenza è che guardiamo al valore dal punto di vista dei punti critici.
Come trovare questi punti critici? Sii il cliente del tuo prodotto come abbiamo discusso nell’articolo sulla complessità, o semplicemente chiedi ai tuoi clienti utilizzando sondaggi leggeri.
Analisi di Pareto
In precedenza, abbiamo discusso l’Analisi di Pareto come uno strumento di pianificazione strategica. In termini di prioritizzazione, l’Analisi di Pareto promuove un’idea molto semplice:
Il 80% del valore creato è attribuito al 20% delle attività
Mentre l’analisi storica tipicamente conferma il rapporto 80/20, non esiste un modo semplice per individuare quel 20% in anticipo.
Template per l'analisi di Pareto. Fondamentalmente, il rapporto menzionato:
- Giustifica l’uso di framework di prioritizzazione e
- Suggerisce di limitare gli esperimenti a quel promettente 20%.
Utilizzare la Scorecard per dare priorità agli obiettivi
Quali framework di prioritizzazione strategica dovrebbe utilizzare la vostra organizzazione e come calcolare un punteggio di priorità?
In pratica, la maggior parte delle organizzazioni costruisce la propria versione del framework di prioritizzazione. Per gli utenti di BSC Designer, abbiamo incluso il modello di prioritizzazione nei modelli disponibili nel software.
Di seguito discutiamo:
- Come costruire la propria scorecard di prioritizzazione
- Un esempio di utilizzo di questo modello
Prepara il modello di prioritizzazione e la scheda di valutazione
Crea una nuova scheda di valutazione utilizzando il modello “Prioritizzazione”:
Prioritization Template. Nel gruppo “modello di prioritizzazione”, vedrai l’elenco dei parametri di valutazione predefiniti. Abbiamo utilizzato i parametri del framework RICE per questo esempio.
Prioritization Template. Vediamo come questi parametri sono preconfigurati e come possono essere adattati secondo le esigenze del tuo modello di prioritizzazione.
Peso dei parametri
Ogni parametro ha un peso rilevante (vedi la colonna “Peso”). Il peso di un parametro specifico può essere modificato nella scheda “Performance”.
Modello di prioritizzazione. Parametri positivi vs. negativi
Alcuni parametri sono preconfigurati come parametri con un impatto positivo sul punteggio di priorità finale (portata, impatto, fiducia), alcuni come parametri negativi (Sforzo).
La direzione di ottimizzazione del parametro può essere modificata nella scheda Performance.
Modello di Prioritizzazione. Unità di Misura
Tutti i parametri sono preconfigurati per utilizzare le unità di misura “Punteggio Esperto” che quantificano i parametri su una scala non lineare:
Prioritization Template. In questo modo, possiamo decidere il valore di ciascun parametro utilizzando un’opzione di scelta naturale:
Prioritization Template. Se l’unità di misura suggerita “Punteggio Esperto” non soddisfa le esigenze del tuo modello di priorità, puoi configurare diverse unità di misura nella scheda “Generale”:
Prioritization Template. Icona del parametro
Per rendere il punteggio di priorità più facile da leggere, abbiamo regolato le icone per i parametri. Puoi cambiare l’icona cliccando sull’icona accanto al nome del parametro:
Modello di Prioritizzazione. Descrizione del parametro
Un nome breve, come “Impatto”, necessita di ulteriori spiegazioni. Utilizzare il campo “Descrizione” a questo scopo.
Un esempio: modello di prioritizzazione in pratica
Per mostrare il modello di prioritizzazione in azione, utilizzerò due idee concorrenti:
- Localizzare il prodotto in latino
- Localizzare il prodotto in portoghese
Crea una copia del modello di prioritizzazione
Per organizzare le cose un po’, creiamo un nuovo gruppo chiamato “Esempio: analisi delle priorità.”
Modello di Prioritizzazione. Ora, possiamo copiare e incollare il modello di prioritizzazione nel gruppo.
Ho rinominato la prima copia in “Localizzazione in Latino” e il secondo gruppo in “Localizzazione in Portoghese.”
Modello di Prioritizzazione. Valuta idee concorrenti
Ora è il momento di valutare due idee secondo i parametri suggeriti.
Sebbene il latino abbia ancora il suo ambito di applicazione, per il nostro esempio, consideriamo che non ci siano molti stakeholder interessati ad avere una localizzazione in latino. Rispetto a ciò, il punteggio per la “Portata” (vedi il campo “Valore”) sarà “Basso”:
Prioritization Template. Assegniamo punteggi all’idea di localizzazione in portoghese:
- Da un lato, l’uso del portoghese dal nostro pubblico di riferimento (il parametro “Portata”) è “Alto,” e l’impatto della localizzazione dovrebbe essere “Importante.”
- Dall’altro lato, non sappiamo con certezza se il product-market fit sarà raggiunto per il mercato di lingua portoghese, quindi il livello di fiducia è impostato su Medio:
Prioritization Template. Se si prevede di utilizzare i risultati della prioritizzazione per la pianificazione strategica, consiglio di annotare le idee che stanno dietro al punteggio assegnato.
In BSC Designer, c’è uno strumento “Iniziative” per questo scopo.
Ad esempio, per il parametro “Fiducia”, possiamo creare un’iniziativa chiamata “Analisi degli stakeholder del mercato locale”, dove esamineremo i dati di analisi del sito web e analizzeremo le vendite storiche del mercato locale:
Prioritization Template. Un’altra iniziativa può essere “Risorse per la localizzazione” allineata con il parametro “Sforzi”. Questa iniziativa può includere il budget necessario per la localizzazione, nonché il tempo stimato.
Prioritization Template. Il punteggio di priorità può evolversi
In BSC Designer, i punteggi di priorità sono specifici per il tempo. Immagina che il tuo team abbia lavorato sull’iniziativa di analisi di mercato menzionata e ora sia più fiducioso riguardo al previsto adattamento prodotto-mercato.
Per riflettere questo nel software, possiamo scegliere un’altra data nel calendario interno e aggiornare il valore per il parametro “Confidence”.
Se prevedi di visualizzare la dinamica del punteggio di priorità su un cruscotto, puoi tracciare che il miglioramento nel punteggio di priorità è dovuto al completamento dell’iniziativa:
Modello di Prioritizzazione. Trova le idee con la massima priorità
Finché introduciamo nuovi dati, il software aggiorna i punteggi di priorità per le idee:
Modello di prioritizzazione. Il latino, in questo esempio, ha ottenuto un punteggio di priorità del 15,5%, mentre il portoghese ha ottenuto il 59,17%. Come ottiene questi dati il software? Normalizza i parametri, calcola la priorità di ciascun parametro e poi utilizza i pesi dei parametri per calcolare il punteggio totale di priorità. Abbiamo discusso le sfumature del calcolo in questo articolo.
Avendo solo due idee concorrenti, è chiaro quale ha ottenuto una priorità più elevata. Quando hai più idee da confrontare, usa la funzione Analisi. Ordina i risultati per punteggio di priorità (performance) e concentra l’analisi solo sui contenitori (le idee concorrenti):
Modello di prioritizzazione. L’elenco degli elementi è ora ordinato per priorità.
Conclusioni
In questo articolo, abbiamo discusso varie strutture di prioritizzazione: quelle di base basate su un semplice diagramma o più complesse che aiutano a calcolare un punteggio di priorità. Abbiamo anche discusso come utilizzare il modello di prioritizzazione nella pratica.
Un punteggio di priorità potrebbe sembrare un buon strumento. In generale, lo è, ma ci sono sempre alcune idee folli che non ottengono mai un punteggio di priorità sufficiente. Assicurati che la tua organizzazione rimanga aperta a queste idee e le faccia passare attraverso un’adeguata analisi innovativa.
Usa il modello Prioritization Template
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Alexis Savkin è un Senior Strategy Consultant e il CEO di BSC Designer, una piattaforma di Scheda di valutazione bilanciata. Vanta oltre 20 anni di esperienza nel settore, con una formazione in matematica applicata e tecnologia dell’informazione. Alexis è autore del “Sistema di implementazione della strategia”. Ha pubblicato più di 100 articoli su strategia e misurazione delle prestazioni, interviene regolarmente a eventi di settore e il suo lavoro è spesso citato nella ricerca accademica.