Il framework OKR, idealizzato come uno strumento leggero di definizione degli obiettivi per monitorare gli obiettivi più ambiziosi, si sta affermando come uno strumento di pianificazione strategica di uso generale.
OKRs - Example. Content:
Il ruolo degli OKR nella pianificazione strategica
Inizialmente, l’OKR era un framework di definizione degli obiettivi con un’attenzione a criteri di scomposizione piuttosto vaghi – obiettivi ambiziosi/ispiratori supportati da alcuni Risultati chiave tangibili. Oggi, la sua semplicità ha portato le organizzazioni1 a implementarlo per la pianificazione e l’esecuzione della strategia complessiva, creando concorrenza alla Scheda di valutazione bilanciata e a Hoshin Kanri.
Detto questo, la domanda pratica è quale ruolo ciascuno dovrebbe svolgere nell’esecuzione della strategia.
Nel nostro diagramma dell’ecosistema per i framework di pianificazione strategica, abbiamo collocato l’OKR nel segmento Esecuzione della strategia insieme alla Scheda di valutazione bilanciata e a Hoshin Kanri. Per quanto riguarda il suo metodo di scomposizione, è principalmente incentrato sulla logica causa-effetto, ad esempio collegando gli obiettivi ai Risultati chiave e collegando gli OKR di livelli diversi.
Nell’OKR troviamo i blocchi costitutivi necessari per la descrizione e l’esecuzione della strategia:
- Definizione degli obiettivi
- Quantificazione degli obiettivi con i Risultati chiave
- Definizione di rischi e piani d’azione per gli obiettivi
- Allineamento tra obiettivi e strategie funzionali
Integrando l’OKR con strumenti di definizione della strategia e, forse, con un rebranding interno, il framework può essere facilmente adattato per essere utilizzato come soluzione primaria di pianificazione strategica.
OKR – Best practice
Iniziamo delineando alcune best practice per l’implementazione pratica degli OKR:
- Monitora i risultati, non solo gli output.2 Guarda oltre i risultati immediati dell’attività per arrivare ai risultati che hanno un impatto sulle prestazioni.
- Salta gli OKR individuali, soprattutto per le piccole aziende.3 Gli OKR sono pensati per concentrarsi su scelte di alto livello, non per creare un elenco di cose da fare.
- Non collegare il sistema di ricompense agli OKR. I dipendenti troveranno un modo per manipolare il sistema. Invece, usa gli OKR per l’autovalutazione, sostituendo le ricompense monetarie con ricompense intrinseche.4
- Punta a un tasso di successo del 70% per i risultati chiave.5 Questo criterio garantisce che gli obiettivi siano stati sufficientemente ambiziosi.
- Gli OKR devono essere pubblici all’interno di un’organizzazione.6 Incoraggia OKR interfunzionali in cui gli obiettivi di un team siano allineati con gli obiettivi di un altro team.
- Il sistema OKR è vincolato nel tempo (normalmente rendicontato trimestralmente) con check-in settimanali.7 Il periodo di pianificazione trimestrale aiuta a mantenere gli OKR più agili e li differenzia dalla pianificazione strategica annuale.
Implementare software OKR
Di seguito condivideremo alcuni consigli pratici su come automatizzare gli OKR utilizzando il software BSC Designer.
Parleremo di:
- Preparare l’area di lavoro per gli OKR
- Configurare Obiettivi e risultati chiave
- OKR a cascata e allineamento con altre scorecard strategiche e scorecard funzionali
- Automatizzare i regolari check-in e la revisione finale degli OKR
Prepara l’area di lavoro per gli OKR
Prima di configurare OKR specifici, prepariamo un’area di lavoro.
Inserisci i membri del team
Aggiungi i membri del tuo team a BSC Designer come utenti (tramite la sezione Menu > Utenti) e organizzali in team.
Assegna un utente o un team come Proprietario degli OKR. I Proprietari riceveranno promemoria sui check-in e altre notifiche pertinenti sui loro OKR.
Modello OKR. Rendi trasparenti gli OKR all’interno di un’organizzazione
Una delle best practice degli OKR è rendere gli OKR del team e individuali visibili in tutta l’organizzazione. In BSC Designer, utilizza la funzione Condividi per assegnare agli OKR i diritti di accesso appropriati.
Una configurazione tipica è la seguente:
- Tutti i team di utenti hanno accesso di sola visualizzazione a tutti gli OKR
- I Proprietari hanno diritti di modifica per i propri OKR
Rendi OKR un modello predefinito
Se OKR è il principale strumento di pianificazione strategica nella tua organizzazione, puoi renderlo un modello predefinito per tutte le nuove scorecard.
- Crea e apri una scorecard OKR che utilizzerai come modello per tutti i nuovi OKR
- Seleziona Strumenti > Salva come modello
- Vai a Menu > Impostazioni > scheda Flusso di lavoro
- In Modelli scorecard, imposta il modello richiesto come predefinito per le nuove scorecard
Pianifica il ritiro degli OKR
Alla fine del periodo trimestrale, gli OKR accumuleranno informazioni preziose sotto forma di iniziative, motivazioni e dati sulle prestazioni dei Risultati chiave.
Quando è il momento di riscrivere i Suoi OKR, ne faccia una copia della versione corrente (Le mie Scorecards > Gestisci > Copia) per utilizzarla come riferimento per analisi future.
Configura obiettivi e risultati chiave in BSC Designer
Di seguito, discutiamo i passaggi per configurare gli OKR in BSC Designer, inclusi:
- Utilizza il modello OKR
- Configura gli obiettivi
- Configura i risultati chiave
- Aggiungi iniziative e rischi
- Personalizza il calcolo delle prestazioni
Crea OKR da un modello
Un modello OKR pronto all’uso faciliterà la configurazione iniziale:
- Passi alla sezione Le mie Scorecards
- Selezioni Nuovo > Nuova scorecard > Altri modelli…
- Scelga OKR dal gruppo dei framework aziendali
Modello OKR. Crea un obiettivo
Il modello OKR ha già alcuni obiettivi predefiniti. Se devi aggiungerne uno nuovo:
- Seleziona un elemento padre per un nuovo obiettivo (un elemento radice o un altro obiettivo)
- Fai clic sul pulsante Aggiungi nella barra degli strumenti
Per modificare le proprietà dell’obiettivo:
- Passa alla scheda Generale per modificare il nome dell’obiettivo
- Specifica la descrizione dell’obiettivo
- Usa il campo Proprietario per assegnare uno degli utenti del tuo account come proprietario
- Fai clic sul Simbolo accanto al nome dell’obiettivo per modificarlo
OKR Template. Crea un risultato chiave
Il modello OKR include alcuni risultati chiave allineati agli obiettivi. Se è necessario aggiungere un nuovo risultato chiave:
- Seleziona un obiettivo
- Fai clic sul pulsante Aggiungi sulla barra degli strumenti
Per personalizzare le proprietà dei risultati chiave:
- Passa alla scheda Generale per definire il nome e la descrizione del risultato chiave
- Passa alla scheda Dati per quantificare i risultati chiave impostando lo stato attuale e lo stato obiettivo desiderato
- Passa alla scheda Contesto per definire il tipo di risultato chiave
OKR Template. Una delle migliori pratiche per gli OKR è combinare risultati chiave Leading e Lagging:
- Il tipo Lagging dovrebbe essere utilizzato per i risultati correlati agli esiti
- Il tipo Leading dovrebbe essere utilizzato per la quantificazione delle attività
Crea iniziative
Il modello OKR include iniziative di diversi tipi allineate agli obiettivi. Troverà la motivazione, il rischio, il fattore di successo, il risultato atteso e il piano d’azione.
OKR Template. Per aggiungere una nuova iniziativa a un obiettivo:
- Selezioni un obiettivo
- Faccia clic sul pulsante Iniziative accanto all’obiettivo
- Modifichi il tipo dell’iniziativa, se necessario
Calcola le prestazioni degli obiettivi
Per impostazione predefinita, le prestazioni di un obiettivo vengono calcolate come media ponderata delle prestazioni dei Risultati chiave.
Per personalizzare il calcolo delle prestazioni:
- Seleziona un obiettivo
- Passa alla scheda Prestazioni per specificare come devono essere calcolate le prestazioni dell’obiettivo
Per modificare il peso dei Risultati chiave:
- Seleziona un Risultato chiave
- Passa alla scheda Prestazioni
- Modifica il relativo peso nel punteggio complessivo delle prestazioni dell’obiettivo
Calcola le prestazioni dei risultati chiave
Per rendere i risultati chiave confrontabili, BSC Designer calcola prestazioni normalizzate. Utilizza lo stato attuale del risultato chiave e una scala di misurazione (baseline… obiettivo) per calcolarne le prestazioni.
Per personalizzare la funzione di prestazione per un risultato chiave:
- Seleziona un risultato chiave
- Passa alla scheda Performance
- Modifica la formula nella sezione Ottimizzazione
Modello OKR. Ad esempio, utilizza “Minimizzazione” per il caso “meno è meglio”, oppure personalizza la formula in base a requisiti più specifici.
Esegui il cascading e l’allineamento degli OKR con le Scorecards Funzionali
Gli OKR possono essere raggruppati in gerarchie. Vediamo come queste connessioni sono automatizzate con BSC Designer.
Crea un sotto-obiettivo
Quando si crea un obiettivo, si seleziona un elemento padre che può essere un altro obiettivo. In questo caso, il software creerà un sotto-obiettivo.
- Se esistono obiettivi che devono essere collegati a un altro obiettivo, spostare un obiettivo (trascina e rilascia) all’interno di un altro obiettivo.
In entrambi i casi, il software considererà automaticamente il risultato del sotto-obiettivo come un Risultato chiave per l’obiettivo padre.
Cross-link
In questo caso, ci occupiamo di diversi rami di obiettivi. Un obiettivo di un ramo dovrebbe contribuire come Risultato chiave a un obiettivo in un altro ramo.
Per collegare gli obiettivi in questo modo:
- Selezionare un obiettivo che svolgerà il ruolo di Risultato chiave
- Selezionare Strumenti > Copia l’indicatore
- Selezionare un obiettivo che accetterà il Risultato chiave
- Selezionare Strumenti > Incolla l’indicatore
- Quando richiesto, fare clic sul pulsante Link Elemento
Link tra scorecard
Simile al caso precedente di collegamento incrociato, ma l’obiettivo che dovrebbe essere il Risultato chiave per un altro obiettivo si trova in una scorecard diversa.
I passaggi per collegare Risultati chiave e obiettivi sono simili:
- Apri una scorecard con un obiettivo che svolgerà il ruolo di Risultato chiave e seleziona l’obiettivo
- Fai clic su Strumenti > Copia l’indicatore
- Apri una scorecard con un obiettivo che accetterà Risultati chiave
- Fai clic su Strumenti > Incolla l’indicatore
- Quando richiesto, fai clic sul pulsante Elemento Link
Seguendo la stessa logica, possiamo collegare scorecard basate su OKR con strategie nella Scheda di valutazione bilanciata, così come scorecard funzionali.
Check-in e revisione degli OKR
Utilizza gli OKR settimanalmente per concentrarti sugli obiettivi ad alta priorità. In BSC Designer, sono presenti alcune funzioni di automazione che saranno d’aiuto.
Automatizza la frequenza dei check-in
La frequenza di revisione è automatizzata tramite gli intervalli di aggiornamento utilizzati per i Risultati chiave.
- I Proprietari degli OKR riceveranno notifiche automatiche sui prossimi check-in (aggiornamenti) per i Risultati chiave.
Nel modello OKR, l’intervallo di aggiornamento predefinito per i Risultati chiave è impostato su “mensile” (vedere Strumenti > Opzioni > Intervallo di aggiornamento predefinito). Se necessario, è possibile personalizzarlo tramite l’Editor dei valori per specifici Risultati chiave.
OKR Template. Assegna un punteggio ai risultati chiave
Per assegnare un punteggio a un Risultato chiave:
- Selezionare la data appropriata (trimestre) nel calendario interno
- Selezionare un Risultato chiave
- Passare alla scheda Dati
- Inserire il punteggio corrente nel campo Valore
Utilizzare l’Editor dei valori per verificare i punteggi correnti, nonché consultare la traccia di controllo delle modifiche apportate.
Commenta i risultati
Perché alcuni OKR non stanno migliorando come previsto? Cosa possiamo fare meglio per il prossimo periodo?
Modello OKR. In BSC Designer, fai clic sull’icona di commento (accanto al punteggio del Risultato chiave) per annotare le tue considerazioni sui risultati attuali e gli insight per il prossimo ciclo OKR.
Collegati direttamente agli OKR
Durante le discussioni sulla strategia, potrebbe essere necessario fare riferimento a un obiettivo specifico, a un Key Result o a un’iniziativa. Utilizza lo strumento di link disponibile per questi elementi per creare un collegamento diretto.
Visualizza gli obiettivi sulla mappa
BSC Designer visualizza automaticamente gli OKR sulla mappa strategica.
- Gli obiettivi sono visualizzati come rettangoli all’interno delle prospettive
- I Risultati chiave sono visualizzati come linee grigie (risultati ritardati) e verdi (attività anticipatrici)
- Le Iniziative sono visualizzate con la corrispondente icona dell’iniziativa
OKRs - Example. Per impostazione predefinita, BSC Designer visualizza tutti gli obiettivi sulla mappa. Per limitare il livello di dettaglio:
- Seleziona un obiettivo sulla mappa strategica
- Usa i pulsanti Fold / Unfold (pulsanti blu con i simboli + e -)
Per interrompere la visualizzazione degli OKR selezionati sulla mappa:
- Passa alla scheda KPI
- Seleziona un obiettivo
- Passa alla scheda Contesto
- Usa l’impostazione Mostra sulla mappa strategica
Visualizzare i risultati chiave e le iniziative nel Dashboard
Il dashboard predefinito del modello OKR elenca tutte le iniziative disponibili nell’OKR.
- Aggiungere il diagramma di Gantt per visualizzare le iniziative che hanno date di inizio e di fine
- Aggiungere diagrammi pertinenti per i risultati chiave
OKRs - Example. Pianifica report
Pianifica un report settimanale/mensile che il sistema può inviare ai principali stakeholder come file PDF con lo stato OKR aggiornato, un dump della mappa strategica corrente e il dashboard.
Conclusioni
Il framework OKR agile si adatta perfettamente all’ambiente aziendale definito da elevata volatilità e complessità.
Con OKR definiti e automatizzati in modo appropriato, le organizzazioni possono concentrarsi sulle proprie priorità e imparare rapidamente dagli errori.
I passaggi chiave dell’implementazione degli OKR includono:
- Stories about triumph and failure and moments in between, What Matters, Accessed 26 October 2023. ↩
- Five Mantras for the OKRs Coach, Ben Lamorte, 2020, OKRs.com ↩
- Rick Klau, Google: OKRs (Objectives and Key Results), https://www.youtube.com/watch?v=6iFPyyXlQSw ↩
- The Four Intrinsic Rewards that Drive Employee Engagement, Kenneth Thomas, 2009 ↩
- Measure What Matters: How Google, Bono, and the Gates Foundation Rock the World with OKRs, John Doerr, 2018, Penguin Publishing Group. ↩
- Transparency: How OKRs Can Restore Public Trust, 2019, What Matters ↩
- How VC John Doerr Sets (and Achieves) Goals, Daniel McGinn, 2018, HBR ↩
Alexis Savkin è un architetto della strategia e fondatore di BSC Designer, una piattaforma software per l’esecuzione della strategia con la Scheda di valutazione bilanciata al centro. Aiuta le organizzazioni a tradurre la strategia in obiettivi misurabili, indicatori chiave di prestazione e iniziative. Alexis è il creatore dello Strategy Execution Canvas, l’autore di oltre 100 articoli su strategia e misurazione delle prestazioni e un relatore abituale.