Modello OKR per la definizione degli obiettivi e per l’autovalutazione

L’OKR è uno strumento eccellente per definire degli obiettivi concreti e per valutare i risultati raggiunti.

Il modello Objectives and Key Results (OKR) sta diventando molto popolare in questi giorni. È stato adottato da Intel, Google, LinkedIn e molte altre aziende. È semplice, trasparente e dovrebbe essere più imparziale rispetto ad altri strumenti simili. I risultati chiave rendono gli obiettivi quantificabili e più tangibili.

Fonte: Modello OKR.

• Cos’è il modello OKR? Storia del modello OKR e i suoi processi fondamentali.
• Autovalutazione – Utilizzo dell’OKR per l’autovalutazione dei dipendenti
• Perché l’OKR? Esempi dell’utilizzo dell’OKR.
• Migliorare l’OKR – Non solo i risultati, ma anche i fattori leading
• Migliorare l’OKR – Collegamento degli obiettivi alla strategia
• OKR vs. BSC: la differenza tra i modelli OKR e Balanced Scorecard.
• Checklist del modello OKR – Le parti indispensabili dell’OKR

Storia dell’OKR

L’idea di gestire un’impresa puntando su degli obiettivi tangibili non è nuova:

• Nel 1954, Peter Drucker in “The Practice of Management” ha introdotto il Management by Objectives (MBO) [ 1. La pratica del management, Peter F. Drucker, HarperBusiness, 2006].
• Negli anni ’70, Intel stava esplorando le pratiche dell’OKR ¹. In quel periodo John Doerr, sotto la guida di Andy Grove, stava lavorando con il modello OKR.
• In seguito, John Doerr ha presentato l’OKR al team dirigenziale di Google ².

Oggi, l’elenco delle aziende che utilizzano l’OKR include ³ Amazon, Intel , Google, LinkedIn, Oracle, Salesforce.com. Ma ovviamente, è difficile dire se questo sistema abbia lo stesso significato per aziende diverse.

In cosa consiste un classico sistema OKR?

Il modello OKR è abbastanza flessibile. Non esiste un “manifesto” ufficiale per l’OKR e si consiglia alle imprese di adattarlo alla propria cultura aziendale. Tuttavia, ci sono alcune funzionalità comuni.

• Punto di partenza: l’OKR è un sistema per la definizione degli obiettivi e la misurazione dei risultati
• Vantaggio maggiore: il modello OKR aiuta a comunicare e stabilire le priorità degli obiettivi
• Gli obiettivi sono obiettivi qualitativi (sogni)
• I risultati chiave sono dei risultati quantitativi (metriche)
• Normalmente ci sono 3-4 obiettivi e 3-5 risultati per ciascuno
• Il sistema OKR è limitato nel tempo (normalmente viene effettuato ogni tre mesi)
• I modelli OKR possono essere utilizzati a livello personale, di squadra e a livello aziendale
• Gli OKR devono essere pubblici all’interno di un’azienda
• Il sistema OKR non è collegato alla revisione diretta della performance (o perlomeno l’OKR non è l’unica parte della revisione)

Processo dell’OKR

Il processo dell’OKR è relativamente semplice. Sebbene l’implementazione finale vari da azienda a azienda, è possibile definire 4 fasi comuni.

Autovalutazione dei dipendenti con l’OKR

Possiamo usare l’OKR per valutare i dipendenti? La risposta è sia “sì” che “no”.

• No, la direzione non dovrebbe utilizzare l’OKR per valutare i dipendenti
• Sì, i dipendenti possono utilizzare l’OKR per eseguire delle autovalutazioni

Cosa succede se la direzione vuole comunque utilizzare l’OKR per la valutazione della performance? Ecco alcuni possibili scenari.

Come puoi vedere, l’autovalutazione è lo scenario più sicuro poiché stiamo sostituendo i premi monetari e reputazionali con delle ricompense intrinseche. Secondo Kenneth Thomas 4, ci sono quattro ricompense intrinseche:

• Senso di importanza. Nel nostro caso, è fornito da una dichiarazione degli intenti ben formulata sulla Balanced Scorecard.
• Senso di scelta. La maggior parte degli obiettivi dell’OKR derivano da diverse conversazioni e sono suggeriti dai dipendenti.
• Senso di competenza. I “risultati chiave” scelti in maniera corretta indicano che il lavoro effettuato sia di alta qualità.
• Senso di progresso. Viene percepito dal dipendente mediante il cambiamento nei valori delle metriche leading e dei risultati chiave.

Come implementare l’autovalutazione nel modello OKR?

• In realtà, è già lì. Guarda di nuovo il processo OKR (in particolare la parte della revisione).

Qui puoi vedere un Modulo di autovalutazione del dipendente con il modello OKR .

Perché utilizzare l’OKR?

Il modello OKR non è solo un modo per avere una lista di cose da fare. Aiuta a risolvere molti problemi gestionali comuni. Ecco alcuni vantaggi dell’utilizzo del modello OKR:

• Capire le priorità. Conoscere (e comunicare) ciò che è importante
• Focalizzazione degli sforzi. Ecco perché limitiamo il numero di obiettivi a 3-4
• Allineare le azioni con ciò che è importante per gli altri (ecco perché i modelli OKR sono pubblici all’interno delle aziende)
• Visione imparziale dei risultati raggiunti (ecco perché non si consiglia di collegare un sistema OKR direttamente alle valutazioni delle prestazioni)

Esempio di OKR: atterraggio verticale

Obiettivo (difficile, ma non impossibile): atterraggio verticale di un razzo

Di cosa si necessita per raggiungere l’obiettivo?

• Risultato chiave 1: Un migliore calcolo della deviazione verticale (il concetto di “migliore” deve essere definito numericamente)
• Risultato chiave 2: Mantenere l’angolo corretto (bisogna quantificare il concetto di “corretto”, ad es. un determinato livello di errore)

Esempio di OKR: landing page di un sito web

Obiettivo: creare una landing page di un sito Web perfetta! In questo caso il termine “perfetto” significa:

• Risultato chiave 1: design del tema responsive (risultato binario)
• Risultato chiave 2: bounce rate regolato <= 30%
• Risultato chiave 3: tasso di conversione da visitatore a iscritto >= 20%+

Fonte: Modello OKR.

Svantaggi dell’OKR o come utilizzarlo meglio

I rischi evidenti sono associati all’utilizzo del modello OKR “in modo sbagliato”:

• Avere troppi obiettivi (non ci si focalizza su ciò che conta davvero)
• Collegamento “aggressivo” del sistema OKR alla valutazione della performance o al piano di retribuzione (che implica, di conseguenza, una misurazione distorta)
• Costruire dei silos di informazioni e mantenere privato l’OKR (non c’è modo di allinearsi agli obiettivi degli altri)

Ci sono anche degli svantaggi meno evidenti che vedremo a breve, insieme a dei possibili modi per migliorare.

Trucco 1. Non solo “risultati” chiave: come considerare i fattori leading

I “risultati chiave” sono lagging per definizione, aiutano a convalidare il risultato, ma non a quantificare i fattori di successo. Si potrebbe obiettare che, nel contesto dell’obiettivo, anche il risultato chiave potrebbe essere un fattore determinante. È corretto, ed è importante tenerlo a mente quando si parla dei risultati chiave e in seguito si effettua la revisione.

• Per avere una panoramica completa del motivo per cui l’obiettivo sia stato un successo/fallimento, dobbiamo avere entrambi: fattori leading e risultati lagging.

Dai un’occhiata all’obiettivo “creare una landing page del sito Web perfetta” nell’esempio che abbiamo visto sopra. Uno dei risultati chiave è stato “Bounce rate regolato <= 30%”. Questo è un risultato previsto, ma come dovremmo arrivarci? Il bounce rate del sito web dipende da molti fattori, ad esempio la qualità del contenuto; un contenuto dovrebbe essere regolato in base al pubblico, quindi in questo caso è una buona idea allineare il risultato chiave “Bounce rate regolato <= 30%” con i fattori leading:

• Fattore leading: analizzare il comportamento dei visitatori del sito web; trovare i 5 argomenti di maggiore interesse per i visitatori;
• Fattore lagging: riscrivere i contenuti utilizzando le informazioni sul comportamento dei visitatori

Fonte: Modello OKR.

L’OKR finale potrebbe essere simile a questo:

Obiettivo: creare una landing page del sito Web perfetta! Dove “perfetta” significa:

• Risultato chiave 1 (leading): Individuazione dei 5 argomenti di maggiore interesse per i visitatori; riformulazione dei contenuti utilizzando degli approfondimenti;
• Risultato chiave 2 (lagging): bounce rate regolato<= 30%

Trucco 2. Collegare gli obiettivi a una strategia

Durante la fase di discussione, i team avrebbero dovuto fare del loro meglio per trovare degli obiettivi che fossero allineati alla strategia aziendale. Sebbene il problema dell’allineamento tra gli obiettivi e la strategia sia chiaro, il modello OKR non ci suggerisce nessun modo esplicito per risolverlo.

Un buon approccio in questo caso sarebbe collegare gli obiettivi del sistema OKR agli obiettivi della scorecard strategica, come ad esempio la K&N Balanced Scorecard.

• Una mappa strategica in questo caso funzionerà come filtro di primo livello per le possibili idee.

Il collegamento tra l’OKR e la scorecard strategica potrebbe essere concettuale (“questo obiettivo supporta quell’obiettivo strategico!”) o potrebbe essere un collegamento tra gli OKR di vari livelli (ad es. il cascading dell’OKR).

In entrambi i casi, l’uso di un software di automazione è molto utile. Ad esempio, BSC Designer può visualizzare gli obiettivi strategici di un’azienda su una mappa strategica, collegare le prestazioni dell’obiettivo ai risultati chiave specifici e aggiungere degli OKR allineati, se necessario.

Come eseguire il cascading dell’OKR?

In molti esempi di OKR, i risultati sono binari. Sono simili a qualcosa del tipo: “Funzione ABC aggiunta”, che ha come punteggi possibili le opzioni “sì” o “no”. Ciò funziona bene su piccola scala, ma non è un approccio efficace a lungo termine.

Ad esempio, l’aggiunta di nuove funzionalità al software non riguarda solo la programmazione in base ai nuovi requisiti, ma anche l’analisi del comportamento degli utenti, la comprensione di come le cose possano essere semplificate, la verifica di alcune ipotesi e così via.

In questo caso, suggerirei di supportare il risultato “Funzione ABC aggiunta” con dei risultati secondari più specifici, come “Analisi dei test A/b”, “Requisiti chiari scritti”, “Test delle unità aggiunti”.

• Questo approccio fornirà al proprietario dell’OKR un piano d’azione migliore.
• Gli altri membri del team avranno un’idea migliore dei modi in cui possano contribuire.

Questo è un modo semplice per il cascading dell’OKR in modo naturale, soprattutto mediante l’utilizzo di un software di automazione.

Qual ​​è la differenza tra il modello OKR e la Balanced Scorecard?

A prima vista, potrebbero sembrare simili poiché entrambi i modelli si occupano di obiettivi aziendali. In realtà, l’area di applicazione di questi strumenti è abbastanza diversa.

Per dare una risposta dettagliata a questa domanda, dobbiamo esaminare il processo di pianificazione strategica. Analizziamo le cinque fasi del processo di pianificazione strategica dal punto di vista dell’applicabilità del modello OKR.

Fase 1. Definizione di missione, visione, valori – Nessuna applicazione dell’OKR

Il modello della Balanced Scorecard aiuta a rappresentare la missione, la visione, i valori.

• Il modello OKR non è applicabile qui.

Fase 2. Formulazione della strategia: utilizza i risultati trimestrali degli OKR

Per la fase di formulazione della strategia (fase 2 della pianificazione strategica), dobbiamo elaborare l’ipotesi che descriveremo in seguito (fase 3 della pianificazione strategica) e che dimostreremo durante l’esecuzione della strategia (fase 5).

Ci sono molti strumenti che potrebbero aiutarci in questo, come la Balanced Scorecard, la SWOT, il 7-S,  il modello dei Tre orizzonti e il modello VRIO.

E l’OKR?

L’OKR non è stato progettato nello specifico per formulare degli obiettivi strategici.

Le domande della fase di discussione del processo OKR (“Che cosa conta? Qual è la nostra strategia? Dove siamo ora? Dove vogliamo andare? Come possiamo arrivarci?”) sicuramente aiutano a iniziare. Ma questo è diverso da un’analisi completa.

Tuttavia, il modello OKR può contribuire molto nella fase di formulazione della strategia. Per raggiungere questo obiettivo, dobbiamo utilizzare i risultati derivati dalle revisioni periodiche (fase 4 del processo OKR). L’analisi degli OKR raggiunti o meno aiuta ad elaborare una strategia migliore.

• I risultati delle revisioni periodiche dell’OKR sono preziosi per la prossima sessione di revisione della strategia.

Fase 3. Descrizione della strategia: utilizza l’OKR per i livelli inferiori

Tutte le intuizioni generate dai diversi modelli aziendali devono essere articolate in qualche modo. A seconda del livello di astrazione, possiamo acquisire alcuni dettagli dal modello OKR o BSC.

• Per una strategia per i livelli alti, la mappa strategica della Balanced Scorecard è una scelta eccellente
• Per i livelli inferiori (orientati all’azione), il modello OKR potrebbe aiutare a rappresentare le idee (vedi in basso per l’applicazione dell’OKR per il cascading)

Fase 4. Cascading e allineamento – Area di applicazione dell’OKR

In questo passaggio, dobbiamo convertire gli obiettivi strategici di primo livello in qualcosa di più specifico, qualcosa a cui ogni dipendente potrebbe contribuire.

• Un’opzione è il cascading della Balanced Scorecard (ad es. creare una mappa strategica locale da collegare ad una mappa strategica di primo livello)
• Un’altra opzione, più agile e semplice, consiste nell’utilizzare il modello OKR

Gli obiettivi allineati della mappa strategica ed i relativi indicatori diventeranno rispettivamente gli “Obiettivi” ed i “Risultati chiave” del modello OKR.

Fase 5. Esecuzione – Area di applicazione dell’OKR

Come nel passaggio precedente, abbiamo un’ampia scelta di strumenti da poter utilizzare. Possiamo descrivere il nostro approccio all’esecuzione tramite delle iniziative sulla mappa strategica oppure possiamo formularlo come un piano d’azione supportato dagli OKR, come è stato dimostrato in questo articolo.

OKR vs BSC: qual è il modello migliore?

Come abbiamo visto sopra, la risposta a questa domanda dipende da dove si prevede di applicare il modello:

• La Balanced Scorecard è utile per la pianificazione strategica di alto livello (passaggi 1-5 del processo di pianificazione strategica). Fornirà una solida base per ulteriori discussioni sulla strategia.
• Il modello OKR è uno strumento semplice che aiuta a concentrarsi su degli obiettivi specifici e sulla loro esecuzione (fasi 4 e 5 del processo di pianificazione strategica).

Come sono collegati l’OKR e la BSC?

I due modelli sono collegati dagli obiettivi e dagli indicatori.

• Da dove provengono gli obiettivi degli OKR? Idealmente, dovrebbero provenire da una strategia ben strutturata (descritta nella mappa strategica della Balanced Scorecard).
• Da dove provengono i “risultati chiave” degli OKR? Idealmente, sono derivati ​​dagli indicatori di performance definiti per gli obiettivi strategici sulla mappa strategica.

Quando utilizziamo l’OKR per l’esecuzione della strategia (fase 5), le conclusioni tratte dalle revisioni periodiche dell’OKR saranno degli input per il prossimo ciclo di revisione della strategia (fase 2).

OKR in un business in rapida evoluzione – L’esempio di Spotify Rhythm

L’OKR aggiunge valore nel caso di un ambiente aziendale in rapida evoluzione o semplicemente rallenta l’attività?

Prendiamo come esempio il caso di Spotify. Hanno provato ad utilizzare il modello OKR e hanno scoperto che hanno dedicato più tempo a far funzionare l’OKR piuttosto che a far funzionare l’attività. 

L’OKR non è stato davvero efficace per loro. Come sono giunti a questa conclusione? Hanno esaminato l’OKR in azione e hanno analizzato alcuni risultati chiave:

• [Contesto] I loro obiettivi di primo livello stavano cambiando rapidamente (una cosa naturale per un settore aziendale emergente)
• [Sforzi vs. Valore] L’adeguamento degli OKR a livello individuale è diventato dispendioso in termini di tempo e, allo stesso tempo, i migliori risultati a livello individuale non sono stati i risultati dell’allineamento con gli OKR di primo livello.

Qual era un’alternativa adatta? Nel loro nuovo approccio Spotify Rhythm, hanno iniziato a “concentrarsi sul perché” invece di “concentrarsi sul come.”

• Invece di dire alle persone cosa fare, spiegano le loro priorità fondamentali (le previsioni dell’azienda) e si aspettano che il loro team trovi il modo migliore per fare le cose.

Per me, questo ricorda molto una famosa citazione di Steve Jobs: “Non ha senso assumere delle persone intelligenti e dire loro cosa fare; assumiamo delle persone intelligenti, così possono dirci cosa fare”.

Lezioni imparate:

• Confronta gli sforzi investiti nel mantenimento del modello rispetto al valore fornito da esso.
• Trova il sistema che si allinei meglio alla natura della tua attività e all tuo stile di gestione.

Strumenti di automazione per l’OKR

Ecco un percorso che suggerisco per l’implementazione di uno strumento di automazione per l’OKR:

• Inizia con un semplice sistema di valutazione che non richiede degli strumenti di automazione
• Assicurati che gli OKR siano accettati sia a livello emotivo che pratico
• Assicurati che gli OKR siano pubblici all’interno dell’azienda
• Quando il processo OKR è ben definito, prendi in considerazione l’utilizzo di un software specializzato

Il software BSC Designer è una scelta interessante in questo caso, poiché è molto efficace nella gestione delle metriche di performance e nella creazione di mappe strategiche. Il modello OKR può essere automatizzato con un supporto per le metriche leading/lagging (risultati chiave), creando una mappa degli obiettivi e collegando l’OKR alle scorecard strategiche.

Checklist dell’OKR

Infine, ecco una checklist per il modello OKR. Qui troverai anche la sua versione live automatizzata con il software BSC Designer.

Conclusioni

Il modello OKR non è soltanto un altro modo per quantificare gli obiettivi, come potrebbe sembrare a prima vista:

• Facilita la discussione e la comunicazione degli obiettivi e aiuta a mantenere i team focalizzati su ciò che è importante;
• I migliori OKR sono allineati con la strategia di un’azienda; considerano sia i risultati attesi che i fattori leading.

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Altri Esempi di Balanced Scorecard

Tabella Comparativa dei Modelli per la Pianificazione Strategica

Nel contesto della pianificazione strategica ci sono due tipi di modelli:

• Modelli per l'esecuzione della strategia.Come la Balanced Scorecard per la strategia generale e il modello più semplice OKR per delle problematiche specifiche.
• Modelli per la formulazione della strategia. Analisi SWOT, Tre Orizzonti, Constraints Analysis, PESTEL, Gap Analysis, etc. che aiutano le aziende a generare delle nuove idee.

Dai un'occhiata alla tabella comparativa per i modelli per la pianificazione strategica.

Alexis Savkín

Direttore Generale | Formatore | Autore

BSC Designer è un  Software di Balanced Scorecard  che sta aiutando le aziende a formulare meglio le proprie strategie e a rendere più tangibile il processo di esecuzione della strategia con i KPI.