Prendere una decisione implica diversi passaggi, dall’analisi della situazione alla formulazione di un piano d’azione. Vediamo in che modo una decisione basata sui dati sia diversa dal semplice far accadere le cose.
Argomenti chiave dell’articolo:
- Perché abbiamo bisogno di decisioni basate sui dati?
- Caratteristiche principali delle decisioni basate sui dati
- Alternative: Gestione basata sui KPI, Big Data
- Esempio: decisioni basate sui dati e decisioni senza dati
Perché abbiamo bisogno di decisioni basate sui dati?
Una risposta di una sola parola è: complessità. Qualsiasi decisione che prendiamo si basa sui dati. Anche decidendo di attraversare la strada, intuitivamente, raccogli molti dati: traffico, condizioni meteorologiche, dati sul comportamento degli altri pedoni.
Nel contesto aziendale, possiamo anche prendere delle decisioni seguendo intuitivamente il nostro istinto, ma la loro complessità è elevata, quindi questo approccio naturale non ci porterà lontano. A un certo punto, è necessario passare ad un processo decisionale basato sui dati.
Caratteristiche principali delle decisioni basate sui dati
Il processo decisionale basato sui dati (Data-Driven Decision Making, noto anche con l’abbreviazione DDDM) consiste nella raccolta e nell’analisi dei dati rilevanti per supportare le proprie decisioni.
Non vi è un accordo comune su un processo specifico da seguire. Sebbene molti autori si avvicinino al DDDM dal punto di vista dei dati, vorrei mostrarti come il processo decisionale basato sui dati coincida con le idee della pianificazione strategica.
Ecco le caratteristiche principali di un approccio disciplinato al processo decisionale basato sui dati:
- Tracciamento dei KPI. Utilizzare gli Indicatori Chiave di Performance (KPI) allineati a una strategia; fai attenzione alle vanity metrics e alle metriche semplici.
- Tenere conto del fondamento logico. Annotare cosa ti ha portato a questa decisione, i motivi della decisione.
- Imparare dagli errori. Analizzare i risultati delle decisioni sbagliate e buone, creare dei cicli di apprendimento e miglioramento.
Di seguito, parliamo di cosa significhino in pratica queste caratteristiche.
Alternative alle decisioni basate sui dati
Vediamo alcune alternative al processo decisionale basato sui dati.
Gestione basata sui KPI
Il termine “gestione guidata dai KPI” si riferisce in genere alla pratica di costruire una gerarchia di KPI e prendere delle decisioni aziendali in base alle tendenze dei KPI.
- Sostanzialmente, stiamo parlando di una scorecard con dei KPI. In buone mani, sarà allineata al contesto aziendale e guiderà l’azienda verso gli obiettivi giusti.
A volte, il termine è usato in maniera ironica per descrivere il bias del team del management che si concentra sulla misurazione delle prestazioni piuttosto che sul creare realmente valore aziendale.
Big Data
Quando si parla delle decisioni basate sui dati, si presume che i dati siano già disponibili. Al contrario, con le iniziative sui big data, ci stiamo concentrando sulla raccolta di informazioni a partire da una grande mole di dati complessi.
Se vengono raccolti, analizzati e segnalati correttamente, i big data saranno la fonte per un processo decisionale basato sui dati.
Decisioni basate sui dati e decisioni senza dati
Ho confrontato i passaggi di un tipico processo decisionale senza dati (chiamiamolo “far accadere le cose”) con un processo decisionale basato sui dati.
1. Comprendi il contesto aziendale
| “Far accadere le cose” | Processo decisionale basato sui dati |
|---|---|
| Abbiamo un’ottima idea: mettiamola in pratica! | Non si tratta di una sola decisione, ma di comprendere il contesto, definire le priorità e trovare le connessioni di causa ed effetto. Diamo prima un’occhiata ad una mappa strategica. |
Idealmente, il processo decisionale dovrebbe essere una parte tattica di un processo di pianificazione strategica organizzato.
Le buone decisioni sono coerenti con una visione condivisa di un’azienda presentata su una mappa strategica.
2. Definisci i KPI
| “Far accadere le cose” | Processo decisionale basato sui dati |
|---|---|
| L’idea sembra interessante! Troviamo alcuni KPI correlati su Internet. | Vogliamo rendere una decisione più tangibile e più specifica con i KPI. Progettiamo dei KPI personalizzati. Ecco le domande che ci poniamo:
|
I KPI sono il punto dolente di qualsiasi sistema di gestione delle prestazioni. Alcune persone preferiscono lavorare senza KPI, mentre altre preferiscono utilizzare dei KPI dalla lunga lista di indicatori trovati su Internet. Secondo me, ha senso investire del tempo nel trovare degli indicatori di performance specifici per il tuo contesto aziendale.
3. Visualizza
| “Far accadere le cose” | Processo decisionale basato sui dati |
|---|---|
| Creiamo delle dashboard! | È più facile cogliere le tendenze e le anomalie dopo aver inserito i nostri dati su una dashboard. Mettiamo i dati sulle prestazioni per gli indicatori leading e lagging sullo stesso grafico. |
Non è un problema progettare una dashboard degna di nota con qualsiasi software. Il problema è rendere queste informazioni sufficientemente contestuali da fare la differenza per i decision maker.
- Sono sicuro che conosci dei casi in cui vengono utilizzate delle dashboard fantasiose per i report trimestrali, ma le vere decisioni vengono prese utilizzando tonnellate di fogli di calcolo personalizzati.
In questo senso, un software per l’esecuzione della strategia (qui abbiamo parlato della differenza tra una dashboard e una Balanced Scorecard) avvicina i tuoi dati alle sfide strategiche della tua azienda.
4. Piano d’azione
| “Far accadere le cose” | Processo decisionale basato sui dati |
|---|---|
| Abbiamo un piano e abbiamo un budget! | Formuliamo un piano d’azione basato sulla nostra comprensione attuale della situazione. Descriviamo:
|
Il budget è una parte importante di qualsiasi piano d’azione, ma è ancora più importante formulare tutti i dettagli che stanno alla base dei processi decisionali. Tale approccio semplifica l’inserimento di nuovi membri del team, l’allineamento dei processi decisionali in tutta l’azienda e l’analisi dei risultati ottenuti (vedi il passaggio 7).
5. Dai priorità alle decisioni
| “Far accadere le cose” | Processo decisionale basato sui dati |
|---|---|
| Smetti di fare quello che stavi facendo e passa ad una nuova idea. | Utilizziamo la priority scorecard per confrontare le nuove decisioni con le idee in competizione. Normalmente, verrà prima quella che otterrà un punteggio più alto. |
La strategia consiste nella scelta delle priorità, nel decidere cosa fare per primo e cosa ignorare. A volte, è sufficiente dare una rapida occhiata all’idea per approvarla o rifiutarla (vedi il passaggio 1), mentre, in altri casi, bisogna creare il proprio modello di definizione delle priorità che tenga conto di tutti i fattori importanti per la tua azienda.
6. Esegui
| “Far accadere le cose” | Processo decisionale basato sui dati |
|---|---|
| Abbiamo un piano, qualcuno lo eseguirà. | Una persona che è stata coinvolta nella discussione ora seguirà il piano approvato. Utilizziamo delle metriche leading e lagging come punti di controllo. Prendiamo nota di tutti gli eventuali riscontri inaspettati. |
È ottimo avere una panoramica di come stiano andando le cose in tempo reale, ma fai attenzione con i KPI. Nella maggior parte dei casi, i KPI utilizzati per il controllo diretto sbaglieranno. Piuttosto, utilizza la misurazione delle prestazioni come base per la discussione e il miglioramento.
7. Analizza i risultati
| “Far accadere le cose” | Processo decisionale basato sui dati |
|---|---|
| Sembra che l’idea abbia funzionato/non ha funzionato per noi… | Per ogni decisione, prevediamo di analizzare i risultati. Utilizziamo la gap analysis o il modello OKR per rivedere formalmente i risultati. |
È qui che una logica descritta nei dettagli (vedi il passaggio 4) sarà utile. I dati sulle prestazioni finali non sono importanti quanto il lavoro svolto dal tuo team durante il percorso. Non limitarti a “valutare”: analizza le ragioni profonde del fallimento/successo e suggerisci dei miglioramenti strategici.
8. Ciclo di apprendimento
| “Far accadere le cose” | Processo decisionale basato sui dati |
|---|---|
| Le decisioni sbagliate sono inevitabili… | Esaminiamo il processo decisionale stesso:
Stiamo migliorando la nostra cultura decisionale: cerchiamo i problemi ricorrenti, rimuoviamo le complessità non necessarie, aggiorniamo i modelli e gli standard. |
È la tua occasione per parlare con il te stesso del passato. Utilizza questo passaggio come una visione retrospettiva sui principi seguiti dal tuo team. Migliora le comunicazioni, migliora l’infrastruttura, allinea meglio i meccanismi interni con la creazione di valore per gli utenti finali.
Se pianifichi seriamente le decisioni basate sui dati, dai un’occhiata ai KPI per i big data che ti aiuteranno a quantificare i dati riguardanti le attività di approvvigionamento e saranno utili nell’analisi e nel reporting.
Conclusioni
Prendere delle decisioni basate sui dati non significa solo guardare delle dashboard di Business Intelligence piacevoli. Si tratta più di un approccio disciplinato alla formulazione del problema, di quantificare i punti di controllo e quindi di continuare con i progressi e i risultati.
Dei modelli aziendali correttamente implementati, come la Balanced Scorecard o il modello OKR, supportano il processo decisionale basato sui dati “by design”.
Quali pratiche utilizza il tuo team per il processo decisionale basato sui dati? Sentiti libero di parlarcene nei commenti.
Direttore Generale | Formatore | Autore
BSC Designer è un Software di Balanced Scorecard che sta aiutando le aziende a formulare meglio le proprie strategie e a rendere più tangibile il processo di esecuzione della strategia con i KPI.