Scopri come migliorare la tua efficacia nella gestione dei progetti con i KPI. Utilizza le metriche delle prestazioni per mostrare il valore del tuo progetto agli stakeholders.
- “Progetti” e “Iniziative” – qual è la differenza?
- Gestione dei progetti: perché misurarla e chi sono gli stakeholder?
- KPI per la gestione dei progetti: Mole di lavoro, Costo, Tempo, Rischio, Qualità, Risorse
Progetto vs Iniziativa: la posizione dei progetti nella pianificazione strategica
Qual è il ruolo dei progetti nella pianificazione strategica? Prima abbiamo parlato di diversi livelli di astrazione nella pianificazione strategica.
Abbiamo iniziato con il livello più alto (missione, visione, valori fondamentali), siamo passati al livello delle priorità strategiche, degli obiettivi aziendali e delle metriche delle prestazioni e, infine, al livello dell’azione (Livello 5 nel diagramma ).
Nella pianificazione strategica, le azioni che possono essere eseguite sono solitamente chiamate “iniziative”. Perché non vengono definite “progetti?”
Qual è la differenza tra un’iniziativa e un progetto?
- Le definizioni del termine iniziativa che possiamo trovare nei dizionari sottolineano la novità o la difficoltà dell’attività.
- Al contrario, il termine progetto è definito come un metodo elaborato in anticipo o alcuni lavori pianificati con una scadenza.
Per spiegare questa differenza, mi piace usare un viaggio come analogia:
- Quando una famiglia pianifica il suo primo viaggio in auto da Parigi a Barcellona, è simile a un’iniziativa. Non si conosce bene la strada da percorrere, i pedaggi sono stimati in modo molto approssimativo e trovare un buon ristorante lungo il tragitto è una questione di fortuna.
- Ora immagina una situazione diversa: un camionista che percorre lo stesso tragitto. I tempi, i pedaggi stradali, il carburante e i costi di alloggio sono calcolati con alta precisione. Per il centro logistico responsabile di questo camion, questo è un piccolo progetto.
Quali sono i parametri di un progetto? Analizziamo il classico triangolo per la gestione dei progetti:
- Budget
- Tempo
- Mole di lavoro
E per quanto riguarda le iniziative? Possono avere esattamente gli stessi parametri! Ad esempio, la schermata delle iniziative del nostro software di pianificazione strategica sembra molto simile a quella per la gestione dei progetti.
KPI della Gestione dei Progetti.Con un’iniziativa, analizziamo la situazione. E per fare ciò, abbiamo bisogno di un budget e di un lasso di tempo specifico.
Di cosa ha bisogno un’azienda? Di iniziative o di progetti? Nella pianificazione strategica, si parla principalmente di iniziative, ma in qualche modo devono essere realizzate. E qui avremo bisogno dei progetti.
Abbiamo bisogno di entrambi: sia di iniziative che di progetti!
Anche nel contesto dell’automazione del software vi è una differenza. Il software per la gestione dei progetti consiste in dei diagrammi di Gantt e permette di effettuare una minuziosa pianificazione delle risorse, mentre il software di esecuzione della strategia si concentra sulle mappe strategiche e sui KPI.
Perché bisogna misurare la gestione dei progetti
In base al sistema dei KPI, prima di iniziare a misurare qualsiasi parametro, è importante comprendere il contesto della misurazione:
- Perché vogliamo misurare la gestione dei progetti?
Ecco alcuni motivi:
- Miglioramento dell’efficienza e dell’efficacia
- Miglioramento dei processi esistenti e delle prestazioni
- Miglioramento delle modalità di gestione dei progetti, delle comunicazioni, dell’infrastruttura
- Per mostrare il valore del progetto agli stakeholder
Tutte queste risposte si adattano bene all’idea della gap analysis applicata alla gestione dei progetti.
Gli stakeholders della gestione dei progetti
Un’altra domanda che il sistema dei KPI ci suggerisce di porci è:
- Chi sono gli stakeholders della gestione dei progetti?
L’elenco degli stakeholder includerà sicuramente:
- Il responsabile del progetto
- Il team che lavora al progetto
- Lo sponsor del progetto
- I clienti esterni ed interni
- Le autorità di regolamentazione esterne e il team interno che garantisce la conformità
- Il team del controllo della qualità
Questo elenco ci aiuterà a concentrarci sul monitoraggio delle prestazioni.
Alcuni stakeholders saranno interessati a conoscere i KPI per misurare il successo del progetto, mentre altri saranno interessati a misurare il successo della gestione del progetto.
KPI per la gestione dei progetti
Ora abbiamo l’elenco degli stakeholders e sappiamo a quale risposta siamo interessati. Definiamo alcuni KPI (Key Performance Indicators) per la gestione dei progetti.
Possiamo raggruppare i KPI in base a uno dei modelli tipici per il project management:
- Il classico modello a triangolo: mole di lavoro, costo, tempo -> qualità
Oppure il nuovo modello aggiornato in base agli standard PMBOK:
- Mole di lavoro, costo, tempo + rischio, qualità, risorse
KPI della Gestione dei Progetti.Mole di lavoro
Il concetto della mole di lavoro nel project management si concentra principalmente sui requisiti per il prodotto futuro in base alle esigenze degli stakeholders.
Uno dei criteri più importanti è:
- La chiarezza dei requisiti, %
Come si quantifica la chiarezza?
Potremmo chiedere a diversi esperti di leggere i requisiti e di contare quanti, tra di essi, contengano affermazioni ambigue. Un approccio meno formale, ma comunque efficace, consiste nel quantificare questo KPI con la famosa metrica:
KPI della Gestione dei Progetti.Allineamento strategia/progetto
Un’altra cosa da considerare nel contesto dei requisiti è l’esistenza di un allineamento tra la strategia dell’azienda e i suoi progetti.
- Se stiamo lavorando a dei progetti interni, avere una buona mappa strategica è un ottimo modo per spiegare al team il contesto aziendale del progetto (cioè per spiegarne i limiti e le priorità).
Perché il contesto aziendale è importante? Per rispondere a questa domanda, pensa alla differenza tra:
- Fare correttamente le cose
- Fare le cose corrette
“Fare le cose correttamente” è uno degli obiettivi nella gestione dei progetti. Dei buoni manager possono rendere i progetti davvero efficienti, ma è sicuro che ciò avvicinerà l’azienda alla realizzazione degli obiettivi prefissati?
Il KPI, in questo caso, può essere formulato in questo modo:
- Allineamento strategia/progetto, %
Il modo migliore per ottenere questo allineamento consiste nell’iniziare con la strategia e costruire nuove iniziative e progetti in base ai suoi obiettivi.
Costo
Le metriche per il costo, generalmente, sono facili da trovare. I KPI classici in questo caso sono:
- Il budget pianificato
- Il budget effettivo
- La varianza del budget: la differenza tra il budget pianificato e quello effettivo
Se stai utilizzando BSC Designer per la pianificazione strategica, nel software troverai queste proprietà per le iniziative nell’albero dei KPI:
BSC Designer per ottenere l'accesso immediato a 31 scorecard e modelli per i KPI. I derivati finanziari di un project management di successo:
- Risparmio sui costi
- Possibilità di evitamento dei costi
- ROI – Ritorno sull’investimento
- Equivalente in denaro del valore creato (earned value) – la stima del valore creato dal progetto
Earned value
Il parametro Earned Value può essere calcolato in questo modo:
- Earned Value (EV) = Budget Totale * Progresso, %
Un’altra metrica confronta l’earned value con il budget effettivo utilizzato:
- Cost Variance (CV) = Earned Value – Budget Effettivo
Un valore negativo della CV potrebbe indicare uno sforamento del budget.
BSC Designer calcolerà l’Earned Value e la Cost Variance se all’iniziativa è stato assegnato un indicatore del progresso e se è stato specificato il budget totale.
Tempo
In questo contesto, le metriche classiche per la gestione dei progetti sono:
- Durata del ciclo
- Deviazione dalla pianificazione, % (ore pianificate vs. ore effettive)
- Completamento in tempo, %
- Obiettivi non raggiunti, %
Sebbene queste metriche siano facili da calcolare utilizzando il software per la gestione dei progetti, dobbiamo prestare attenzione quando interpretiamo i loro risultati.
KPI della Gestione dei Progetti.Esegui l’analisi delle cause principali
Una scadenza non è stata rispettata a causa di una cattiva gestione, perché i requisiti sono cambiati inaspettatamente, o perché la mole di lavoro del progetto deve essere rivista a causa di alcuni nuovi input?
Conosci i tuoi criteri
Cosa significa che il tuo team non è riuscito a raggiungere il 15% degli obiettivi prefissati questo mese? È qualcosa che capita di frequente?
Come si fa a confrontare questo tasso con quello del mese precedente o con i risultati di un altro team? I dati ci forniscono informazioni importanti solo in un determinato contesto, quindi assicurati di comprenderlo a pieno prima di trarre le conclusioni.
Quale comportamento inducono i KPI?
Pensaci due volte prima di collegare i KPI del project management al calcolo delle ricompense. Il completamento puntuale al 100% di un progetto sembra un aspetto fantastico sulla carta, ma non dovrebbero esserci variazioni nella qualità della consegna finale. I KPI non efficaci sono quelli che fanno riflettere il tuo team su come manipolare il sistema invece che su come migliorare il prodotto.
Rischio
In precedenza, abbiamo parlato del concetto di rischio e degli indicatori chiave di rischio. Una delle idee articolate in quell’articolo era che i KRI (Key Risk Indicators) non sono molto diversi dai KPI (Key Performance Indicators).
Ad esempio, se vogliamo ridurre il rischio di avere dei requisiti ambigui, terremo traccia del KPI (o KRI, se preferisci) della Non ambiguità dei requisiti, %.
In altre parole, qualsiasi rischio e qualsiasi piano di mitigazione del rischio possono essere monitorati da un KPI.
Un’altra idea importante è che la gestione del rischio stessa può essere monitorata con i KPI:
- Numero di rischi identificati
- % dei rischi identificati con un piano di mitigazione
- Numero di rischi verificatisi senza un piano di mitigazione
- Rischi ricorrenti, %
- Costi della gestione dei rischi, $
KPI della Gestione dei Progetti.Qualità
Come possiamo valutare la qualità della gestione dei progetti? Dipende da quale aspetto della qualità ci interessi. Come abbiamo discusso nell’articolo relativo ai KPI della Qualità, la qualità viene percepita in modo diverso da stakeholders differenti.
Qualità della leadership
Possiamo iniziare con:
- Qualità del management (vedi alcune idee su come quantificarla)
- Qualità della leadership
- Qualità delle comunicazioni, % (consulta l’articolo relativo alla complessità per trovare alcuni spunti)
Qualità dei risultati
Quindi possiamo analizzare la qualità dei risultati ottenuti mediante:
- La % di modifiche apportate in seguito o
- Il numero di resi
Una percentuale elevata delle modifiche apportate in seguito potrebbe indicare un problema nei requisiti del progetto, una stima iniziale inappropriata o una pianificazione insufficiente.
Delle metriche generali relative alla qualità includono:
- La Soddisfazione dei clienti interni, %
- La Soddisfazione dei clienti esterni, %
Il concetto di qualità include la qualità dei prodotti interni creati come risultato del progetto. Ad esempio, se hai bisogno di un graphic designer per il tuo progetto, i materiali finali devono essere consegnati in base a determinati standard interni, utilizzando dei modelli specifici e con i migliori metodi. Il KPI, in questo caso, è la:
- Conformità agli standard interni, %
Qualità derivate
E per quanto riguarda le innovazioni?
Un buon effetto collaterale di un project management ben organizzato è la nascita di numerose idee per le innovazioni. L’indicatore da tracciare in questo caso è il:
- Numero di idee qualificate per le nuove innovazioni
Quando esaminiamo l’aspetto della qualità di qualsiasi progetto, dovremmo anche prendere in considerazione gli aspetti della sostenibilità.
Non solo la classica sostenibilità ambientale, ma anche a livello sociale ed economico. Dai un’occhiata alla scorecard della sostenibilità per trovare alcuni KPI specifici come:
- % di materiali riciclati utilizzati
- Sicurezza sul posto di lavoro, %
Risorse
Nell’ambito del project management, dei KPI utili relativi alle risorse possono essere:
- Il Tempo produttivo o il Tempo dedicato ad attività retribuite, %
- Le Risorse pianificate e le risorse utilizzate
Fondamentalmente, vogliamo sapere se il tuo team dedica più tempo alle riunioni interne o allo svolgimento del proprio lavoro.
Se il tuo progetto prevede l’approvvigionamento, la logistica e la gestione di relazioni complesse con diversi fornitori, dai un’occhiata alla scorecard dell’approvvigionamento per trovare ulteriori KPI.
Gestione dei talenti
Infine, il tuo “capitale” principale è il tuo team:
- Inizia con la metrica di base del turnover delle risorse umane. Puoi trovare altre idee nella Scorecard delle Risorse Umane.
- Utilizza l’indicatore fondamentale relativo alle ore di formazione e training. Se vuoi sviluppare al massimo le capacità del tuo team, crea una Scorecard della formazione utilizzando il modello di Kirkpatrick.
Conclusione
Dopo pochi minuti di ricerche su Internet, puoi trovare un lungo elenco di KPI per la gestione dei progetti.
Ecco alcune delle migliori pratiche da adottare nella selezione di questi KPI:
- Inizia con il contesto aziendale, una buona mappa strategica sarà davvero utile
- Definisci correttamente i KPI – puoi trovare un modello molto utile in questo articolo
- Comprendi la differenza tra indicatori leading e lagging, nonché la differenza tra fattori di successo e criteri di successo
- Mantieni breve l’elenco: una coppia di indicatori leading e lagging per ciascun obiettivo funzionerà molto meglio di un elenco di oltre 100 metriche
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- Migliora le tue competenze. Impara a scomporre obiettivi ambiziosi come "migliorare la qualità " ed "aumentare la resilienza" in strategie specifiche.
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