Scopri come monitorare e migliorare l’efficacia della gestione dei progetti con i KPI. Usa le metriche delle prestazioni per dimostrare il valore del progetto alle parti interessate.
- “Progetti” e “Iniziative” – qual è la differenza?
- Gestione dei progetti: perché misurare e chi sono le parti interessate?
- KPI per la gestione dei progetti: Ambito, Costo, Tempo, Rischio, Qualità, Risorse
Progetto vs. iniziativa: la posizione dei progetti nella pianificazione strategica
Qual è il ruolo dei progetti nella pianificazione strategica? In precedenza, abbiamo parlato di diversi livelli di astrazione nella pianificazione strategica.
Abbiamo iniziato dal livello più alto (missione, visione, valori fondamentali), siamo passati al livello delle priorità strategiche, degli obiettivi aziendali, delle metriche di performance e, infine, al livello dell’azione (Livello 5 nel diagramma).
Nella pianificazione strategica, gli elementi attuabili sono normalmente chiamati “iniziative”. Perché non le chiamiamo “progetti”?
Qual è la differenza tra un’iniziativa e un progetto?
- Una definizione di iniziativa che possiamo trovare nei dizionari sottolinea la novità o la difficoltà dell’attività.
- Al contrario, il termine progetto è spiegato come un metodo elaborato in anticipo o un lavoro pianificato con una scadenza.
Mi piace usare un viaggio come analogia per spiegare la differenza:
- Quando una famiglia pianifica il suo primo viaggio in auto da Parigi a Barcellona, suona molto come un’iniziativa. Le sfumature della strada non sono ben note, i pedaggi sono stimati in modo molto approssimativo, trovare un buon ristorante lungo il percorso è questione di fortuna.
- Ora, immagina una situazione diversa: un camionista che percorre lo stesso itinerario. Tempistiche, pedaggi, costi di carburante e alloggio sono calcolati con elevata accuratezza. Per il centro logistico, responsabile di questo camion, questo è un piccolo progetto.
Quali sono gli attributi di un progetto? Consideriamo il classico triangolo della gestione dei progetti:
- Budget
- Sequenza temporale
- Ambito
E un’iniziativa? Può avere esattamente gli stessi attributi! Per esempio, ecco una finestra di dialogo dell’iniziativa nel software di pianificazione strategica; assomiglia molto a ciò che troviamo in uno strumento di gestione dei progetti.
KPI per la gestione dei progetti. Con un’iniziativa, stiamo sondando il terreno. E per sondare il terreno, abbiamo bisogno di budget e tempo.
Di cosa ha bisogno un’organizzazione? Di un’iniziativa o di un progetto? Anche se parleremo soprattutto delle iniziative nella pianificazione strategica, tali iniziative devono essere eseguite in qualche modo. È qui che avremo bisogno dei progetti.
Abbiamo bisogno di entrambi: iniziative e progetti!
Nel contesto dell’automazione software, c’è una differenza anche qui. Il software di gestione dei progetti include diagrammi di Gantt e una pianificazione delle risorse articolata, mentre il software per l’esecuzione della strategia è focalizzato su mappe strategiche e KPI.
Perché misurare la gestione dei progetti
Nel sistema KPI, abbiamo concordato che, prima di misurare le cose, è importante comprendere il contesto della misurazione:
- Perché vogliamo misurare la gestione dei progetti?
Ecco alcuni motivi tipici:
- Per migliorare l’efficienza e l’efficacia
- Per migliorare i processi esistenti e le loro prestazioni
- Per migliorare lo stile di gestione, le comunicazioni, l’infrastruttura
- Per dimostrare il valore del progetto alle parti interessate
Tutte queste risposte si adattano bene all’idea dell’analisi del gap applicata alla gestione dei progetti.
Le parti interessate della gestione dei progetti
Un’altra domanda che un sistema KPI suggerisce di porsi è:
- Chi sono le parti interessate della gestione dei progetti?
L’elenco delle parti interessate includerà certamente:
- Il project manager
- Il team che lavora al progetto
- Lo sponsor del progetto
- I clienti esterni e interni
- Gli enti regolatori esterni e il team interno di conformità
- Il team di assicurazione qualità
L’elenco delle parti interessate ci aiuterà a concentrarci sugli sforzi di misurazione delle prestazioni.
Alcune parti interessate saranno interessate a conoscere i KPI per misurare il successo del progetto, mentre altre parti interessate saranno interessate a misurare il successo della gestione del progetto.
KPI per la gestione dei progetti
Ora abbiamo l’elenco delle parti interessate e sappiamo quale risposta ci interessa. Definiamo alcuni KPI (Indicatori Chiave di Prestazione) per la gestione dei progetti.
Possiamo raggruppare i KPI attorno a uno dei modelli di gestione dei progetti:
- Il modello classico del triangolo: Ambito, Costo, Tempo -> Qualità
Oppure il modello evoluto secondo gli standard PMBOK:
- Ambito, Costo, Tempo + Rischio, Qualità, Risorse
KPI di gestione dei progetti. Ambito
Il concetto di ambito nella gestione dei progetti si concentra principalmente sui requisiti del prodotto futuro in base alle esigenze delle parti interessate.
Uno dei criteri più importanti dei requisiti è:
- Non ambiguità dei requisiti, %
Come quantificare la non ambiguità?
Potremmo chiedere a diversi esperti di leggere i requisiti e contare le affermazioni qualificate come ambigue. Un approccio meno formale, ma comunque efficace, è quantificare questo Indicatore chiave di prestazione con una popolare:
- WTF/pagina metrica
KPI di gestione dei progetti. Allinea strategia e progetti
Un altro aspetto da considerare, nel contesto dei requisiti, è l’esistenza di un allineamento tra la strategia dell’organizzazione e i suoi progetti.
- Se stiamo lavorando con progetti interni, allora disporre di una buona mappa strategica è un modo eccellente per spiegare al team il contesto aziendale (vincoli e priorità) del progetto.
Perché il contesto aziendale è importante? Per rispondere a questa domanda, pensa alla differenza tra:
- Fare le cose nel modo giusto e
- Fare le cose giuste
“Fare le cose nel modo giusto” è ciò di cui si occupa la gestione dei progetti. I migliori manager possono rendere l’intero progetto davvero efficiente, ma lo porterà a far avanzare l’organizzazione verso gli obiettivi desiderati?
L’Indicatore chiave di prestazione, in questo caso, può essere formulato come:
- Allineamento strategia/progetto, %
Il modo migliore per ottenere questo allineamento è iniziare dalla Strategia e costruire nuove Iniziative e Progetti attorno ai suoi obiettivi.
Costo
Le metriche relative al costo sono in genere facili da individuare. I KPI classici in questo caso sono:
- Budget pianificato
- Budget effettivo
- Varianza di budget – la differenza tra budget pianificato ed effettivo
Se utilizza BSC Designer per la pianificazione strategica, troverà queste proprietà per le iniziative, così come nell’albero dei KPI:
Project Management KPI. I derivati finanziari di una gestione di progetto di successo:
- Risparmio sui costi
- Evitamento dei costi
- ROI – Ritorno sull’investimento
- Equivalente in dollari del valore creato (valore guadagnato) – la stima del valore creato dal progetto
Valore Guadagno
Il suddetto Valore Guadagno può essere calcolato come:
- Valore Guadagno (EV) = Budget Totale * Progresso, %
Un’altra metrica confronta il valore guadagnato con il budget effettivamente utilizzato:
- Parte rimanente (CV) = Valore_Guadagno – Budget_Parte utilizzata
Un valore negativo di CV potrebbe essere un’indicazione di una situazione di superamento del budget.
BSC Designer calcolerà il Valore Guadagno e la Parte rimanente se all’iniziativa è assegnato un indicatore di progresso ed è specificato il budget totale.
Tempo
Le metriche classiche per la gestione dei progetti sono:
- Tempo di ciclo
- Parte rimanente, % (ore pianificate vs. ore effettive)
- Completamento puntuale, %
- Traguardi persi, %
Sebbene queste metriche siano facili da calcolare utilizzando un software di gestione dei progetti, dobbiamo prestare attenzione nell’interpretazione dei loro risultati.
Project Management KPIs. Esegui l’analisi delle cause alla radice
Una scadenza è stata mancata a causa di una gestione carente oppure perché i requisiti sono cambiati inaspettatamente, o perché l’ambito del progetto deve essere rivisto a seguito di nuovi input?
Conosci i tuoi benchmark
Cosa significa che il tuo team ha mancato il 15% delle milestone questo mese? È qualcosa di tipico per loro?
Come si confronta questo tasso con il mese precedente o con un altro team? I dati hanno senso solo in un determinato contesto, quindi assicurati di comprendere questo contesto prima di trarre conclusioni.
Quale comportamento inducono i KPI?
Riflettete bene prima di collegare i KPI di gestione dei progetti al calcolo dei premi. Il completamento puntuale al 100% suona ottimo sulla carta, ma non dovrebbero esserci compromessi con la qualità della consegna finale. I KPI sbagliati sono quelli che portano il team a pensare a come manipolare il sistema, invece di migliorare il prodotto.
Rischio
In precedenza, abbiamo discusso il concetto di rischio e gli Indicatori chiave di prestazione del rischio. Una delle idee espresse in quell’articolo era che i KPI (Indicatori Chiave di Prestazione del Rischio) non sono poi così diversi dai KPI (Indicatori chiave di prestazione).
Ad esempio, se vogliamo mitigare il rischio di avere requisiti ambigui, monitoreremmo l’Indicatore chiave di prestazione Non ambiguità dei requisiti, % (o KPI, se preferisce).
In altre parole, qualsiasi rischio con un piano di mitigazione del rischio può essere monitorato tramite un Indicatore chiave di prestazione.
Un’altra idea importante è che la gestione del rischio stessa può essere monitorata con Indicatori chiave di prestazione:
- Numero di rischi identificati
- % di rischi identificati con piano di mitigazione
- Numero di rischi verificatisi senza piano di mitigazione
- Rischi ricorrenti, %
- Costi di gestione del rischio, $
KPI di gestione dei progetti. Qualità
Come possiamo stimare la qualità della gestione dei progetti? Dipende da quale aspetto della qualità ci interessa. Come discusso nell’articolo sugli Indicatori chiave di prestazione della qualità, la qualità è percepita in modo diverso dai diversi stakeholder.
Migliora la qualità della leadership
Possiamo iniziare con:
- Qualità della gestione (vedi alcune idee su come quantificarla)
- Qualità della leadership
- Qualità delle comunicazioni, % (vedi l’articolo sulla complessità per alcune idee)
Qualità dei risultati
Allora possiamo esaminare la qualità dei risultati prodotti:
- % di rilavorazioni, oppure
- Numero di resi
Un’alta % di rilavorazioni potrebbe indicare un problema con i requisiti del progetto, una stima iniziale inappropriata o una pianificazione insufficiente.
Metriche di qualità più generali includono:
- Soddisfazione del cliente interno, %
- Soddisfazione del cliente esterno, %
Il concetto di qualità include la qualità degli artefatti interni creati come risultato del progetto. Ad esempio, se per il tuo progetto hai bisogno di un graphic designer, allora i materiali finali devono essere consegnati secondo determinati standard interni, utilizzando modelli specifici e best practice. L’Indicatore chiave di prestazione, in questo caso, è:
- Conformità agli standard interni, %
Derivati della qualità
Che dire delle innovazioni?
Un buon effetto collaterale di una gestione dei progetti ben organizzata può essere rappresentato dalle idee per la pipeline dell’innovazione. L’indicatore da monitorare è:
- Numero di idee di innovazione qualificate generate
Quando si considera l’aspetto qualitativo di qualsiasi progetto, dovremmo anche tenere conto degli aspetti di sostenibilità.
Non solo la sostenibilità ambientale classica, ma anche i pilastri sociali ed economici. Consulta la scorecard della sostenibilità per alcuni KPI specifici come:
- % di materiali riciclati utilizzati
- Sicurezza sul luogo di lavoro, %
Risorse
Nel contesto della gestione dei progetti, un Indicatore chiave di prestazione iniziale per le risorse è:
- Tempo produttivo o tempo dedicato ad attività fatturabili, %
- Risorse pianificate vs. risorse utilizzate
In sostanza, vogliamo sapere se il tuo team dedica più tempo a riunioni interne o a svolgere il proprio lavoro.
Se il tuo progetto prevede approvvigionamenti complessi, logistica e la gestione delle relazioni con diversi fornitori, allora dai un’occhiata alla scorecard di approvvigionamento per altri KPI.
Gestione Dei Talenti
Infine, il vostro principale “capitale” è il vostro team:
- Iniziate con la metrica di base del turnover del personale . Trovate altre idee nella HR Scorecard.
- Utilizzate la metrica di base delle ore di formazione e mentoring . Se siete seriamente intenzionati a sviluppare le competenze del vostro team, create una scorecard di formazione completa utilizzando il modello di Kirkpatrick.
Da KPI di progetto individuali alle prestazioni del portafoglio
Le misure a livello di progetto forniscono solo una parte del quadro gestionale quando diverse iniziative competono per attenzione e risorse. In questo esempio, ogni iniziativa mantiene il proprio budget, rischio, valore e indicatori chiave di prestazione specifici per fase, mentre la piattaforma li consolida in una vista di portafoglio per il confronto, la reportistica e il controllo operativo.
Una parola finale
Dopo pochi minuti di ricerca su Internet, puoi ottenere un lungo elenco di KPI per la gestione dei progetti.
È una buona idea menzionare alcune best practice per selezionare questi KPI:
- Inizia con un contesto aziendale; una buona mappa strategica sarà davvero utile
- Definisci correttamente i KPI – vedi il modello in questo articolo
- Comprendi la differenza tra indicatori anticipatori e ritardati nonché la differenza tra fattori di successo e criteri di successo
- Mantieni l’elenco breve – una coppia di indicatore anticipatore e indicatore ritardato per ciascun obiettivo funzionerà molto meglio di un elenco di oltre 100 metriche
Usa il modello Project Management KPIs
BSC Designer aiuta le organizzazioni a implementare le loro strategie complesse:
- Iscriviti per un piano gratuito sulla piattaforma.
- Usa il modello
Project Management KPIs come punto di partenza. Lo troverai in Nuovo > Nuova Scorecard > Altri Modelli. - Segui il nostro Sistema di Implementazione della Strategia per allineare stakeholder e ambizioni strategiche in una strategia completa.
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Alexis Savkin è un architetto della strategia e fondatore di BSC Designer, una piattaforma software per l’esecuzione della strategia con la Scheda di valutazione bilanciata al centro. Aiuta le organizzazioni a tradurre la strategia in obiettivi misurabili, indicatori chiave di prestazione e iniziative. Alexis è il creatore dello Strategy Execution Canvas, l’autore di oltre 100 articoli su strategia e misurazione delle prestazioni e un relatore abituale.