Utilizza la gap analysis (analisi degli scostamenti) per la revisione periodica del processo di esecuzione della tua strategia: confronta la realtà con le aspettative e pianifica delle azioni correttive.
- Introduzione: origine del concetto, immagine visiva
- Modello della gap analysis
- Migliori pratiche per la gap analysis
- Esempio di gap analysis
Prerequisiti: prepara la tua mappa strategica
In questo articolo parleremo dell’applicazione della gap analysis all’esecuzione della strategia. Ciò sarà rilevante per le aziende che:
- Hanno progettato correttamente e allineato delle mappe strategiche nelle quali
- Gli obiettivi sono quantificati con dei KPI.
BSC Designer per ottenere l'accesso immediato a 31 scorecard e modelli per i KPI. L’origine del concetto di “Analisi degli scostamenti”
Il concetto di “analisi degli scostamenti” non viene fornito a nessun autore o azienda specifica. Anche un articolo di Wikipedia fornisce solo una panoramica generale senza citare delle fonti specifiche o delle tecniche consolidate. Tuttavia, ci sono alcune idee condivise:
- L’analisi degli scostamenti è normalmente definita come l’analisi della differenza (il divario) tra lo stato attuale e lo stato desiderato.
- L’analisi consiste in genere nella comprensione delle ragioni del divario e nella formulazione di un piano di risposta.
Cosa si può analizzare? Fondamentalmente, qualsiasi cosa sia correlata agli investimenti dell’azienda.
Immagine visiva del divario
Se vuoi visualizzare il divario, guarda il classico diagramma per le misurazioni:
BSC Designer per ottenere l'accesso immediato a 31 scorecard e modelli per i KPI. L’area (il delta) tra la cifra attuale e la cifra desiderata è il divario che stai cercando di diminuire.
Modello per l’analisi degli scostamenti
Se dovessimo condurre un’analisi degli scostamenti per dei processi o per delle tecnologie, inizieremmo con:
- Una descrizione della situazione attuale,
- L’individuazione dei punti di analisi e
- La loro quantificazione
Al livello della strategia, possiamo saltare questi passaggi:
- I punti di analisi sono perfettamente definiti: sono i nostri obiettivi aziendali.
- Molto probabilmente, sono quantificati con delle metriche leading e lagging
Di seguito sono riportati i passaggi dell’analisi degli scostamenti applicata al processo di esecuzione della strategia.
| Fase di analisi | Descrizione del passaggio | Automazione del software |
| 1. Identificazione dello scostamento. Gli obiettivi e il loro stato. Domanda da porsi: dove siamo adesso? | Seleziona un obiettivo sulla mappa strategica. Usa gli indicatori allineati per confrontare lo stato corrente (il valore effettivo dell’indicatore) e lo stato desiderato (il valore target dell’indicatore). | Segnali di avviso. Avvisi automatici in BSC Designer. |
| 2. Analisi della causa principale. Analisi dello scostamento. Domanda da porsi: quali sono le cause del divario? | Analizza le ragioni del divario (scava abbastanza in profondità per trovare le vere ragioni). Annota i tuoi risultati per tenere un registro per le revisioni future. | Rappresenta le tue riflessioni su un diagramma “a lisca di pesce”. Su BSC Designer, utilizza una mappa apposita. |
| 3. Piano di miglioramento. Azioni correttive. Domanda da porsi: come possiamo migliorare? | Definisci un piano di risposta. Crea un nuovo obiettivo per la mappa strategica o aggiungi un’iniziativa. | Aggiungi dei nuovi obiettivi alla mappa strategica. Utilizza il modello OKR. |
Gap analysis focalizzata sugli scostamenti meno attesi
In un ambiente aziendale in evoluzione, ci sono sempre troppe lacune. Concentrati su quelle meno previste. Per esempio:
- Il numero di contatti di lingua brasiliana è del 7% in più del previsto, ma non è una sorpresa, poiché il prodotto è stato completamente localizzato in portoghese e abbiamo anche un team locale lì.
- Il numero di contatti di lingua giapponese è del 7% in più del previsto: per noi è stato del tutto inaspettato, quindi dovremmo concentrarci su questo aspetto e analizzarne i motivi.
Bias delle cattive notizie
Per via della nostra natura umana, tendiamo ad attribuire i cambiamenti positivi alle nostre azioni e i cambiamenti negativi a delle fluttuazioni casuali. Per esempio:
- Le vendite dei prodotti sono aumentate del 10% in più del previsto! Abbiamo fatto un ottimo lavoro! (Sì, ma ci siamo dimenticati della crescita generale del mercato per circa il 15%.).
- Sembra che i visitatori ritornino sul nostro sito Web il 5% in meno rispetto che in precedenza. Sono solo delle fluttuazioni stagionali. (Probabilmente non lo sono, ma abbiamo bisogno di dati per dirlo con certezza).
Non esiste una soluzione universale al bias delle cattive notizie: semplicemente, occupati della formazione del tuo team, esortando a scavare abbastanza in profondità per comprendere a fondo gli eventi.
Pianificazione delle azioni correttive
Le azioni correttive possono variare nel loro ambito di esecuzione:
- Alcune idee di miglioramento potrebbero diventare dei nuovi obiettivi sulla tua mappa strategica,
- Alcune potrebbero essere più di natura operativa: potrebbe trattarsi di nuove iniziative per gli obiettivi sulla mappa.
Quando stai pianificando delle azioni correttive, prendi nota delle riflessioni derivate dalla gap analysis, ad es. il ragionamento alla base delle prestazioni passate e le tue aspirazioni sul nuovo approccio. Come ogni pianificazione, funziona molto meglio se:
- C’è un termine per l’esecuzione
- La revisione è pianificata
- Viene definita una persona responsabile appositamente
Un buon modello che aiuta ad indirizzare le riflessioni sulla gap analysis è il modello OKR.
Identificazione dello scostamento. Il ruolo dei modelli.
All’inizio, abbiamo detto che avremmo illustrato la gap analysis applicata ad una strategia correttamente descritta ed allineata.
E se la strategia non fosse stata ancora formulata completamente? In questo caso, la gap analysis, insieme ad altri modelli come SWOT, MBO, 7-S, Fishbone, PESTEL, Modello Burke-Litwin, Tre orizzonti, Nadler-Tushman ci aiuterà a plasmare i nostri pensieri sulla strategia. Questo è ciò di cui abbiamo parlato nell’articolo sulla pianificazione strategica (vedi passaggio 2).
Quale scostamento dovrebbe essere la nostra priorità? Normalizzazione del gap.
I divari delle prestazioni possono essere diversi… supponiamo che stiamo analizzando l’indicatore “ore di formazione” e gli indicatori “Mancati incidenti segnalati”:
- Ore di formazione. Valore effettivo: 5 ore; valore obiettivo: 8 ore; divario di 3 ore.
- Mancati incidenti segnalati. Valore effettivo: 2 mancati incidenti segnalati. Valori target: zona verde compresa tra le 3 e le 6 segnalazioni; zona rossa se le segnalazioni ricevute sono meno di 3 o più di 6. Divario di una segnalazione dei mancati incidenti.
Come possiamo confrontare questi due divari? Cosa è più importante? Le 3 ore di differenza o il fatto di aver ricevuto 1 solo report sui mancati incidenti? Non possiamo confrontare subito questi due scostamenti. Dobbiamo prima normalizzarli.
Durante la normalizzazione, possiamo utilizzare diverse opzioni:
- Per l’indicatore delle ore di formazione, la funzione della performance dovrebbe essere lineare (sarebbe meglio se ci fosse più formazione.)
- Per la segnalazione dei mancati incidenti, potremmo utilizzare la funzione sinusoidale della performance: la presenza di pochi report indica che le persone non prendono sul serio le segnalazioni dei mancati incidenti, troppe segnalazioni, invece, indicano la presenza di alcuni problemi cronici riguardanti la sicurezza
Dopo aver eseguito la normalizzazione, riusciremo ad interpretare correttamente i dati. Se stai utilizzando un software di automazione per i tuoi KPI, eseguirà tutti i calcoli per te, mostrando solo i dati dell’avanzamento, i segnali di avviso o il relativo diagramma dell’indicatore. Non è necessario eseguire la normalizzazione manualmente.
Esempio di Gap Analysis
Illustriamo le idee di questo articolo con alcuni esempi reali. A questo scopo utilizzerò la scorecard della strategia di sicurezza. Puoi trovare questo modello di scorecard tra i numerosi modelli visibili dopo aver effettuato la registrazione alla versione gratuita di BSC Designer.
Fase 1. Gap Identificati
Diamo un’occhiata alla mappa. Include tutte le informazioni necessarie per identificare visivamente gli scostamenti. Per individuare gli scostamenti possiamo semplicemente guardare i segnali di avviso accanto agli indicatori o i grafici delle prestazioni.
Un altro modo per identificare gli scostamenti:
Utilizzo delle luci di stop per gli indicatori
Guarda i singoli indicatori presenti nella scheda dei KPI. Le colonne della tabella possono essere personalizzate. Ad esempio, la colonna con i dati sulle prestazioni e le luci di stop ci aiuterà a trovare gli indicatori con una performance scarsa.
Utilizzo della funzione di analisi
Un modo più efficace per individuare i divari nella performance consiste nel passare alla scheda Analisi e utilizzare l’analisi “progresso” o “maggior guadagno/perdita” per individuare le maggiori differenze tra i valori attuali e il valore target previsto.
BSC Designer per ottenere l'accesso immediato a 31 scorecard e modelli per i KPI. Utilizzo del la funzione degli Avvisi
È possibile utilizzare la funzione degli Avvisi per impostare delle notifiche automatiche sui KPI nella zona rossa. In questo modo individuerai automaticamente gli scostamenti più rilevanti. Per questo esempio, concentriamoci sull’obiettivo “Implementare l’aumento della sicurezza nei comportamenti effettivi”. Potremmo aver notato che le sue prestazioni lagging sono nella zona rossa.
Fase 2. Analisi della causa leading
Osservando due indicatori lagging che contribuiscono alle prestazioni lagging dell’obiettivo, possiamo vedere che il motivo del divario è che abbiamo meno segnalazioni dei mancati incidenti di quanto ci aspettassimo. Abbiamo notato che quest’anno abbiamo avuto il 30% in meno di segnalazioni di mancati incidenti, mentre il numero di incidenti relativi alla sicurezza è rimasto lo stesso. Dobbiamo analizzare le ragioni per questa diminuzione nella frequenza delle segnalazioni. In questo caso, possiamo semplicemente parlare con gli stakeholder coinvolti per capire i motivi per cui non sono stati segnalati i mancati incidenti:
- Le persone sanno cosa devono fare?
- Sanno cosa sia un mancato incidente?
- Sanno come effettuare delle segnalazioni?
- Sanno come verrà utilizzato (e non verrà utilizzato) il loro report?
L’analisi mostra che il problema riguardava la consapevolezza generale sulla segnalazione dei mancati incidenti.
Fase 3. Piano di miglioramento
L’analisi della causa leading ha mostrato che il team non sia ben informato su come e quando debba segnalare i mancati incidenti.
- Abbiamo già l’obiettivo “consapevolezza della sicurezza” sulla mappa, quindi non è necessario creare un nuovo obiettivo a riguardo. Invece, possiamo aggiungere una nuova iniziativa a tale obiettivo.
L’iniziativa includerà i dettagli della nostra analisi, l’azione di risposta (formazione sulla consapevolezza relativa alla sicurezza) e il budget necessario.
BSC Designer per ottenere l'accesso immediato a 31 scorecard e modelli per i KPI. Nome: Formazione sulla consapevolezza relativa alla sicurezza
Ragionamento: Abbiamo notato che quest’anno abbiamo avuto il 30% in meno di segnalazioni di mancati incidenti, mentre il numero di incidenti relativi alla sicurezza è rimasto invariato. Probabilmente, il nostro team non è così serio nel segnalare i quasi incidenti. Azione correttiva: condurre un corso di formazione sulla sicurezza basato su dei casi reali.
Miglioramento previsto:
— aumento del 15% del numero di segnalazioni dei mancati incidenti entro i prossimi 3 mesi;
— Diminuzione del 5% del numero di incidenti relativi alla sicurezza in un periodo di 12 mesi.
Budget: $ 12000
Tempo: 2 mesi
Inoltre, possiamo passare alla scheda dei KPI e utilizzare l’editor dei valori per aggiornare gli obiettivi per l’indicatore per il prossimo periodo di revisione. Per rendere più visivo l’impatto della formazione sulla sensibilizzazione alla sicurezza, possiamo creare una dashboard e posizionare l’indicatore “mancati incidenti segnalati”.
Riepilogo
In questo articolo, abbiamo parlato di come applicare una gap analysis alla revisione dell’esecuzione della strategia. Ecco alcune idee chiave:
- Prepara la tua mappa strategica: quantifica gli obiettivi con delle metriche leading e lagging
- Individua gli scostamenti – analizza gli indicatori con delle differenze significative tra il valore attuale e l’obiettivo (es. indicatori nella zona rossa)
- Analizza le ragioni degli scostamenti, annota tali ragioni e tornaci durante la prossima revisione
- Prepara un piano di risposta
- Ultimo, ma non per importanza: utilizza un software per l’esecuzione della strategia, come BSC Designer, per automatizzare le fasi della gap analysis
Tabella Comparativa dei Modelli per la Pianificazione Strategica
- Modelli per l'esecuzione della strategia.Come la Balanced Scorecard per la strategia generale e il modello più semplice OKR per delle problematiche specifiche.
- Modelli per la formulazione della strategia. Analisi SWOT, Tre Orizzonti, Constraints Analysis, PESTEL, Gap Analysis, etc. che aiutano le aziende a generare delle nuove idee.
Direttore Generale | Formatore | Autore
BSC Designer è un Software di Balanced Scorecard che sta aiutando le aziende a formulare meglio le proprie strategie e a rendere più tangibile il processo di esecuzione della strategia con i KPI.