Esempio di un’Analisi di Pareto per una Scorecard Strategica

Utilizza il modello illustrato in questo articolo per condurre l’analisi di Pareto per una strategia. Focalizzati sugli obiettivi strategici e sugli indicatori di performance in base al loro peso assoluto.

Ecco gli argomenti chiave dell’articolo:

• Introduzione – Analisi e strategia di Pareto.
• Modello – Analisi di Pareto sulla mappa strategica
• Dati rigidi – analisi di Pareto quantitativa basata sui pesi assoluti
• Svantaggi – i quattro rischi derivanti dall’utilizzo del principio “80/20”

Analisi e Strategia di Pareto

“L’essenza di una strategia consiste nello scegliere cosa NON fare.¹“

Michael Porter

Se osserviamo l’ambiente in cui lavora la maggior parte delle aziende, l’affermazione di Porter sulle strategie avrà perfettamente senso:

• Le possibili ipotesi strategiche sembrano essere illimitate, mentre
• Le risorse di qualsiasi azienda sono limitate

Una buona strategia dipende da molti fattori e uno di questi è la comprensione delle nostre priorità. Non si hanno a disposizione risorse per ogni ambito; un’azienda di successo deve concentrarsi su pochi aspetti fondamentali.

L’analisi di Pareto può aiutarci a focalizzarci su quei pochi aspetti fondamentali che genereranno la maggior parte dei benefici.

O, al contrario, a focalizzarci su quei pochi fattori che ci causano la maggior parte delle problematiche.

Modello: analisi di Pareto sulla mappa strategica

Nella tabella di confronto dei modelli per la pianificazione strategica, abbiamo classificato l’analisi di Pareto come uno strumento per la formulazione della strategia. Vediamo come possiamo applicare l’analisi di Pareto (o semplicemente la regola 80/20) ai diversi aspetti della strategia di un’azienda.

• Utilizzeremo le prospettive della mappa strategica come modello iniziale
• In ogni prospettiva, rappresenteremo alcuni esempi di possibili problematiche
• Ad ogni problematica, allineeremo la domanda guida del rapporto 80/20

Fonte: Modello dell'Analisi di Pareto.

Prospettiva finanziaria

• Cosa ci fa guadagnare di più? Quale 20% dei prodotti/servizi rappresenta l’80% del nostro profitto?
• Cosa ci ha provocato più perdite? Qual ​​è il 20% delle attività che ha causato l’80% delle perdite?

Servizio clienti

• Su quali clienti dovremmo focalizzarci? Quale 20% dei clienti genera l’80% delle entrate?
• Quale tipologia di partner dovremmo cercare? Chi fa parte di quel 20% dei partner che ci ha generato l’80% delle entrate?

Prospettiva Interna

• Quali sono le nostre priorità nella strategia relativa al prodotto? Qual è il 20% delle funzioni che viene utilizzato dall’80% dei clienti?
• Quali sono gli errori che dovremmo correggere in maniera prioritaria? Quale 20% delle funzioni genera l’80% delle problematiche?
• Come dovremmo regolare la gestione dei talenti? Chi sono il 20% dei dipendenti che consumano l’80% del tempo del manager? Quale 20% dei dipendenti ha generato più entrate?

Apprendimento e Crescita

• Che tipo di formazione dovremmo ripetere? In cosa consiste il 20% delle attività di apprendimento correlato all’80% delle conoscenze del team?
• Quale infrastruttura dovremmo sviluppare? Quale 20% dell’infrastruttura ci ha permesso di ottenere l’80% dei vantaggi?
• Dove dovrebbero essere concentrati gli sforzi per l’innovazione? Cosa rientra nel 20% dei sistemi aziendali che ha generato l’80% delle informazioni utili? Chi faceva parte del 20% del personale che ha generato l’80% di idee innovative che hanno dimostrato di funzionare?

Cosa dobbiamo fare con questa mappa?

• Trasformare le problematiche in degli obiettivi aziendali più specifici
• Trovare degli indicatori di performance per quantificare correttamente gli obiettivi
• Aggiungere delle iniziative e dei piani d’azione

Analisi di Pareto quantitativa per una Scorecard della Strategia

I risultati dell’analisi di Pareto sono spesso presentati su un diagramma in cui le cause sono correlate con gli effetti. Analizziamo come esempio il servizio di assistenza ai clienti per una soluzione di Saas (Software as a Service).

Quali sono i motivi per cui le persone contattano l’assistenza clienti?

• Richieste di codici temporanei – 40%
• Domande su password perse – 20%
• Richieste di aiuto per effettuare un ordine – 13%
• Richiesta di prenotazione di una chiamata – 10%
• Alcune funzioni non funzionano come previsto – 7%
• Domande su una possibile partnership 5%
• Altre domande – 5%

Un carico maggiore di assistenza ai clienti comporta dei costi più elevati per l’azienda. Allora, cosa possiamo fare? Possiamo ordinare questi fattori in base alla frequenza in cui si manifestano e presentarli sul diagramma. In questo caso, l’analisi di Pareto ci dirà che dobbiamo concentrarci principalmente sul problema relativo ai codici temporanei.

Come visto per il diagramma di causa/effetto, possiamo analizzare una scorecard della strategia e i suoi obiettivi/indicatori in base al peso assoluto e alla performance dell’elemento.

Per peso assoluto si intende la rilevanza dell’elemento calcolato utilizzando le informazioni sul peso relativo degli elementi su ogni livello.

La performance dell’obiettivo o dell’indicatore viene calcolata utilizzando i suoi valori attuali e alcune scale di riferimento.

In maniera simile ad un classico diagramma di Pareto, possiamo ordinare gli obiettivi/indicatori in base al loro peso assoluto, rendendo così più chiare le priorità.

Il beneficio maggiore sarà ottenuto per gli elementi con il peso assoluto più alto (=l’impatto più elevato sulla performance complessiva) e la performance più bassa (=c’è molto spazio per migliorare).

Se stai utilizzando un software di automazione come il nostro BSC Designer, sarà facile individuare questi elementi.

Prendiamo come esempio la scorecard del servizio clienti.

• Qui abbiamo l’indicatore “Ore di formazione degli agenti” che, secondo l’analisi del “peso assoluto”, ha uno degli impatti maggiori sulla performance complessiva della scorecard.

• Inoltre, osservando i dati sulle prestazioni, possiamo vedere che le sue prestazioni attuali sono basse e c’è spazio per migliorare.

In questo caso, direi che i manager devono innanzitutto focalizzarsi sull’investimento nella formazione degli agenti.

Rischi e svantaggi dell’analisi di Pareto

Abbiamo discusso dei vantaggi dell’analisi di Pareto; ora parliamo dei possibili rischi:

Rischio 1. Pensare a breve termine

Corriamo il rischio di sviluppare una prospettiva di pensiero a breve termine.

Ad esempio, alcuni sforzi di innovazione richiedono molto tempo. Applicando la regola 20/80, potremmo creare un ambiente in cui ci si focalizzerà solo sulle innovazioni con un breve ciclo di investimenti-risultati. Nel contesto delle innovazioni, un modello più appropriato sarebbe quello dei Tre Orizzonti.

Rischio 2. Stime soggettive

Gli sforzi e i risultati potrebbero essere valutati in maniera soggettiva.

Abbiamo un’ipotesi plausibile dicendo che “l’80% delle entrate è stato generato dal 20% dei dipendenti”: ma gli strumenti di fatturazione non tengono conto di molte sfumature. In maniera simile a come accade con la matrice delle priorità, possiamo solo valutare ciò che è urgente e ciò che sembra importante, probabilmente non lo è davvero.

Rischio 3. Analisi soggettiva delle cause fondamentali

Un’azienda dipende dalla qualità dell’analisi delle cause fondamentali e dall’esperienza del proprio team.

Ad esempio, l’analisi del 20% delle caratteristiche del prodotto che hanno causato l’80% dei reclami potrebbe essere confusa con un problema diverso riguardante la struttura del prodotto.

Rischio 4. La proporzione 80/20 non è utile in una miniera d’oro

Sebbene la distribuzione 80/20 possa essere confermata, non significa automaticamente che sappiamo come lavorarci.

Pensa a una miniera d’oro: il 20% degli sforzi potrebbe generare l’80% dei risultati, ma non esiste un modo semplice per svolgere soltanto il 20% delle azioni più efficaci. Nel contesto aziendale, potremmo sapere che l’80% delle entrate sono state generate dal 20% dei clienti più grandi, ma potrebbe non esserci un modo specifico per raggiungere solo quel 20% dei clienti.

Conclusioni

L’analisi di Pareto è uno strumento facile da usare per la definizione delle priorità. Se ritieni che la tua strategia abbia troppe “priorità” o troppi obiettivi aziendali differenti, usa la regola “80/20” per focalizzare gli sforzi del tuo team sugli aspetti più promettenti.

Utilizza l’analisi quantitativa del peso dell’obiettivo/indicatore e delle sue prestazioni per supportare i tuoi risultati con dei dati concreti.

Usa il modello Modello dell’Analisi di Pareto

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Alexis Savkín

Alexis Savkin è un Senior Strategy Consultant e il CEO di BSC Designer, una piattaforma di Scheda di valutazione bilanciata. Vanta oltre 20 anni di esperienza nel settore, con una formazione in matematica applicata e tecnologia dell’informazione. Alexis è autore del “Sistema di implementazione della strategia”. Ha pubblicato più di 100 articoli su strategia e misurazione delle prestazioni, interviene regolarmente a eventi di settore e il suo lavoro è spesso citato nella ricerca accademica.