Analyse der Anforderungen der ISO 9001 an Ziele und Messungen sowie deren praktische Umsetzung in Form einer Strategie- und KPI-Scorecard.
Dieser Artikel ist nützlich für:
- Strategen, die planen, die bestehende Strategie auszurichten und KPI-Scorecards mit dem gemäß den Anforderungen der ISO 9001 etablierten Qualitätsmanagementsystem abzustimmen.
- Manager, die sich auf ein internes ISO-9001-Audit vorbereiten und nach einer Automatisierung der Planung und Messung suchen.
Stakeholder und Ihre Interessen
Abschnitt 4.2 der ISO 9001 schlägt vor, die Begriffe „interessierte Parteien“ und „Anforderungen“ zu verwenden. Als gemeinsames Thema in allen Dokumenten wird empfohlen, interessierte Parteien zu „definieren und zu überwachen“.
In der strategischen Planung werden interessierte Parteien typischerweise als Stakeholder bezeichnet. Ähnlich wie im ISO-Standard empfehlen wir in der strategischen Planung:
- Definieren Sie die Liste der Stakeholder, ihre Bedürfnisse, Ressourcen und Einschränkungen.
- Richten Sie die spezifischen Ziele, KPIs und Initiativen an den relevanten Stakeholdern aus.
Letzteres hilft dabei, klare Verantwortlichkeiten festzulegen und die Stakeholder informiert zu halten.
Änderungen bei den Stakeholdern und ihren Interessen sind Teil regelmäßiger Strategiediskussionen. Zu diesem Zweck empfehlen wir, eine wertbasierte Strategiezerlegung durchzuführen, Teilziele mit dem für Stakeholder geschaffenen Wert zu quantifizieren und die Ergebnisse der Leistungsanalyse zu nutzen, um die Diskussion mit Stakeholdern zu unterstützen.
Benutzer von BSC Designer können:
- Stakeholder und ihre Interessen über die Registerkarte Strategie in den Anwendungseinstellungen definieren und
- die Stakeholder über das Feld Eigentümer mit den Zielen, KPIs und Initiativen verknüpfen.
Funktionale Scorecards und Ziele
Ein typischer Strategie-Workspace ist eine Kombination aus ausgerichteter Strategie und funktionalen Scorecards. Die Fokusbereiche der Scorecards sowie ihre Struktur hängen von den Herausforderungen der Organisation ab.
Wir sehen typischerweise:
- Hauptstrategie-Scorecard
- Funktionale Scorecards für spezifische Herausforderungen wie Qualität, Cybersicherheit, digitale Transformation, Führung, Beschaffung, Führung, Corporate Governance
- Dedizierte Scorecards für Geschäftsbereiche und lokale Niederlassungen
Die Norm ISO 9001 gibt allgemeine Leitlinien zur Formulierung von Zielen für relevante Funktionen (Abschnitt 6.2.1) sowie einige spezifische Anforderungen für operative Funktionen (Abschnitt 8), Führung (Abschnitt 5) und Leistungsbewertung (Abschnitt 9).
Die Ziele für die relevanten Funktionen können in separaten funktionalen Scorecards formuliert werden, um später mit der Gesamtstrategie ausgerichtet zu werden.
Benutzer von BSC Designer haben Zugriff auf eine Reihe von Vorlagen für funktionale Scorecards, die einige gängige Ziele und Leistungsmessungen vorschlagen, um den Einstieg zu erleichtern.
Lern- und Infrastrukturperspektive
Im Balanced-Scorecard-Framework von K&N sind die Treiber der Strategie die Perspektiven Intern und Lern- und Wachstumsperspektive. In der Lern- und Wachstumsperspektive formulieren wir das Ziel in Bezug auf die Fähigkeiten und die Infrastruktur, die zur Umsetzung der Strategie erforderlich sind.
ISO 9001 schlägt in Abschnitt 7. Unterstützung einen ähnlichen Ansatz vor, indem die Mechanismen definiert werden, die eine angemessene Qualitätsinfrastruktur unterstützen.
Mit korrekt definierten Zielen und Leistungskennzahlen der Lern- und Infrastrukturperspektive erfüllt das Strategieteam die durch Abschnitt 7 festgelegten Anforderungen.
Auf der Automatisierungsebene:
- Quantifizieren Sie die Ziele der Lernperspektive mit geeigneten Frühindikatoren und Spätindikatoren.
- Definieren Sie spezifische Maßnahmen und richten Sie sie an relevanten Fortschrittsindikatoren aus.
Ziele und Zielsetzungen
Abschnitt 6.2.1 der Norm definiert die Anforderungen an Zielsetzungen wie:
- Seien Sie konsistent
- Seien Sie quantifiziert und messbar
- Seien Sie kommuniziert
- Seien Sie aktualisiert
Dies entspricht perfekt dem Ansatz zur Formulierung von Organisationszielen, der in der Disziplin der strategischen Planung verwendet wird.
Ein wichtiger Unterschied besteht darin, wie die Aktionspläne behandelt werden:
- In der Norm wirkt es so, als seien die Aktionspläne (Abschnitt 6.2.2 – wie Zielsetzungen erreicht werden) Teil der Zielsetzungen,
- In der strategischen Planung argumentieren wir, dass Zielsetzungen, Initiativen und Leistungsmessung drei Artefakte sein sollten, die einen gemeinsamen Kontext (durch die Zielsetzung definiert) teilen, jedoch separat definiert werden
In der Software BSC Designer kann das Dreieck aus Ziel, Initiative und KPI als separate Elemente dargestellt werden. Die Initiativen und KPIs werden im Kontext eines bestimmten Ziels definiert und bieten dem Benutzer unabhängige Darstellungen der Planungs-, Handlungs- und Messebenen.
Richten Sie Leistungsindikatoren ein
Heute wird der Begriff KPI (Key Performance Indicator) weithin für jede Zahl, jeden Indikator oder jede Messgröße verwendet.
Wenn auf eine ähnliche Idee Bezug genommen wird, verwendet die Norm ISO 9001 den sicheren und neutralen Begriff „Messung“.
Aus naheliegenden Gründen werden keine spezifischen Messungen genannt (mit Ausnahme der „Kundenzufriedenheit“).
Die allgemeinen Anforderungen an die korrekte Messung sind in Abschnitt 9.1.1 wie folgt formuliert:
- a) Die Notwendigkeit, den Gegenstand der Messung zu definieren
- b) Die Notwendigkeit, die Methode der Messung zu definieren
- c) Die Notwendigkeit, das Aktualisierungsintervall zu definieren
Benutzer der Software BSC Designer können Messungen/Indikatoren auf der Registerkarte KPIs erstellen. Um die Einrichtung abzuschließen, verwenden Sie die Registerkarten Allgemein, Daten und Leistung.
Über den Werte-Editor können Benutzer das erforderliche Aktualisierungsintervall für den Indikator festlegen, um die Daten des Indikators organisiert zu halten und Verantwortliche über die Notwendigkeit zu informieren, den Wert des Indikators zu aktualisieren.
Weitere spezifische Indikatoren für Qualität finden Sie im Artikel Qualitäts-KPIs und Scorecard.
Initiativen, Die Mit Zielen Abgestimmt Sind
In der strategischen Planung ist ein gängiger Begriff für einen Aktionsplan eine Initiative. Ähnlich wie im Fall von KPI/Messung verwendet die Norm ISO 9001 den neutralen Begriff „Maßnahme“.
Den Hinweis auf die erforderlichen Attribute einer „Maßnahme“ finden wir in Abschnitt 6.2.2, der sich mit gängigen Projektmanagement-Ideen wie Umfang, Ressourcen, Verantwortlicher, Fälligkeitsdatum, Bewertungskriterien überschneidet.
Benutzer von BSC Designer finden die erforderlichen Attribute für eine Maßnahme/Initiative im Dialog Initiativen .
Risikobasiertes Denken
Zusammen mit den Zielen wird in Abschnitt 6.1 der Ansatz für das Risikomanagement definiert.
Wie in Abschnitt A.4 der Norm erläutert, sollte die Organisation eine Risikoanalyse und Risikominderung planen, es besteht jedoch keine Anforderung an eine spezifische Risikomanagementmethode.
Zuvor haben wir die Rolle des Risikos in der strategischen Planung besprochen. Eine grundlegende Risikoplanung umfasst:
- Identifizierung von Risiken für die Ziele
- Quantifizierung von Risiken
- Vorschlag eines Plans zur Risikominderung
In BSC Designer ist ein Risiko eine Art von Initiative, die einen Reaktionsplan, einen abgestimmten Schlüsselrisikoindikator, ein zugewiesenes Budget, Verantwortliche usw. haben kann.
Der Schlüsselrisikoindikator wird als Indikator mit „Minimierung“ als Leistungsformel sowie Feldern für Auswirkung und Wahrscheinlichkeit automatisiert. Das Risiko kann im Risikodiagramm visualisiert werden.
Managementbewertung: Qualitative Inputs und Outputs
Abschnitt 9.3 der Norm enthält die Anforderung an die Managementbewertung des Qualitätssystems.
Die Überprüfung der Ergebnisse früherer Audits und die Umsetzung von Korrekturmaßnahmen ist ein Ausgangspunkt des ISO-9001-Audits.
In der strategischen Planung wird eine ähnliche Überprüfung in regelmäßigen Strategiemeetings durchgeführt:
- Qualitatives Feedback und Verbesserungsideen können über Kommentare und Hypothesen formuliert werden.
- Quantitative Einschätzung der Maßnahmen und der erzielten Ergebnisse wird über Frühindikatoren und Spätindikatoren dargestellt.
In BSC Designer wird qualitatives Feedback durch datumsbezogene Kommentare zu den Werten von KPIs sowie über Initiativen, Reporting und BI-Dashboards automatisiert.
Was quantitative Einschätzungen betrifft, ermöglicht die Software die getrennte Nachverfolgung von Frühindikatoren und Spätindikatoren. Der Indikatortyp (führend/nachlaufend) kann auf der Registerkarte Kontext geändert werden. Die Software berechnet die führende und nachlaufende Leistung der Ziele getrennt.
Audit-Trail für Strategie-Scorecards
Im Rahmen der Norm ISO 9001 wird die Notwendigkeit, dokumentarische Nachweise zu Zielen, Messungen und Korrekturmaßnahmen zu führen, mehrfach hervorgehoben, wie beispielsweise in den Abschnitten 6.2.1 oder 9.1.1.
Im Fall der strategischen Planung sind ähnliche Kontextinformationen entscheidend für eine angemessene Strategiediskussion, die Umsetzung und die allgemeine Rechenschaftspflicht.
Die Software BSC Designer stellt die erforderlichen Kontextinformationen über die Funktionen Änderungsverlauf und Audit-Trail bereit.
Mechanismen zur Selbstverbesserung
Die integrierte Qualitätsbewertung hilft BSC Designer-Benutzern, eine KPI-Scorecard gemäß den Best Practices der strategischen Planung zu erstellen, die sich mit den Anforderungen der ISO-Norm überschneiden.
Klicken Sie auf den Indikator für die Qualitätsbewertung, um detaillierte Empfehlungen zur Verbesserung zu erhalten.
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Alexis Savkin ist ein Architekt für Strategieumsetzung und Gründer von BSC Designer, einer Softwareplattform für Strategieumsetzung und Balanced Scorecard. Er unterstützt Organisationen dabei, das Leistungsmanagement zu automatisieren und Strategie in messbare Ergebnisse zu überführen. Alexis ist der Entwickler des „Strategy Execution Canvas“, Autor von über 100 Artikeln zu Strategie und Leistungsmessung sowie regelmäßiger Redner auf Branchenveranstaltungen.