Analyse der Anforderungen der ISO 9001:2015 an Ziele und Messungen und deren praktische Umsetzung in Form von Strategie und KPI Scorecard.
Dieser Artikel wird nützlich sein für:
- Strategen, die eine Anpassung der bestehenden Strategie und der KPI-Scorecards an das Qualitätsmanagementsystem gemäß den Anforderungen der ISO 9001:2015 planen.
- Manager, die sich auf ein internes ISO 9001:2015-Audit vorbereiten und eine Automatisierung der Planung und Messung anstreben.
Stakeholder und ihre Interessen
In Abschnitt 4.2 der ISO 9001 wird vorgeschlagen, die Begriffe „interessierte Parteien“ und „Anforderungen“ zu verwenden. Wie ein roter Faden durch alle Dokumente zieht sich die Empfehlung, interessierte Parteien zu „definieren und zu überwachen“
.
In der strategischen Planung werden interessierte Parteien üblicherweise Stakeholder genannt. Ähnlich wie bei der ISO-Norm empfehlen wir auch bei der strategischen Planung:
- Bestimmen Sie die Liste der Stakeholder, ihre Bedürfnisse, Ressourcen und Beschränkungen.
- Stimmen Sie die spezifischen Ziele, KPIs und Initiativen mit den relevanten Interessengruppen ab.
Letzteres wird dazu beitragen, klare Verantwortlichkeiten festzulegen und die Beteiligten auf dem Laufenden zu halten.
Die Veränderungen bei den Stakeholdern und ihren Interessen sind Teil der regelmäßigen Strategiegespräche. Zu diesem Zweck empfehlen wir eine wertbasierte Strategiezerlegung, die Quantifizierung von Teilzielen mit dem für die Stakeholder geschaffenen Wert und die Verwendung der Ergebnisse der Leistungsanalyse zur Unterstützung der Diskussion mit den Stakeholdern.
Benutzer von BSC Designer können:
- Stakeholder und ihre Interessen über die Registerkarte Strategie in den Anwendungseinstellungen definieren, und
- Stakeholder über das Feld Besitzer auf die Ziele, KPIs und Initiativen ausrichten.
Funktionale Scorecards und Zielvorgaben
Ein typischer Strategiearbeitsbereich ist eine Kombination aus abgestimmter Strategie und funktionalen Scorecards. Die Schwerpunktbereiche der Scorecards sowie ihre Struktur hängen von den Herausforderungen der Organisation ab.
Wir sehen typischerweise:
- Hauptstrategiescorecard
- Funktionale Scorecards für spezifische Herausforderungen, wie Qualität, Cybersicherheit, digitale Transformation, Führung, Beschaffung, Leitung, Unternehmensführung
- Eigene Scorecards für Geschäftseinheiten und lokale Niederlassungen
Die Norm ISO 9001:2015 enthält allgemeine Richtlinien zur Formulierung von Zielen für relevante Funktionen (Abschnitt 6.2.1) sowie einige spezifische Anforderungen für den Betrieb (Abschnitt 8), Führung (Abschnitt 5) und Bewertung der Leistung (Abschnitt 9).
Die Ziele für die jeweiligen Funktionen können in separaten funktionalen Scorecards formuliert werden, die später mit der Gesamtstrategie abgestimmt werden.
Benutzer von BSC Designer haben Zugang zu einer Reihe von Vorlagen für funktionale Scorecards, die einige gemeinsame Ziele und Leistungsmessungen für den Anfang vorschlagen.
Lern- und Infrastrukturperspektive
Im Rahmen der K&N Balanced Scorecard sind die treibenden Kräfte der Strategie die Interne Perspektive und Lern- und Wachstumsperspektive. In der Lern- und Wachstumsperspektive formulieren wir das Ziel in Bezug auf die Fähigkeiten und die Infrastruktur, die zur Umsetzung der Strategie erforderlich sind.
Die ISO 9001:2015 schlägt einen ähnlichen Ansatz in Abschnitt 7. Unterstützung durch Definition der Mechanismen, die eine angemessene Qualitätsinfrastruktur unterstützen, vor.
Mit den richtig definierten Zielen und Leistungsmetriken der Lern- und Infrastrukturperspektive erfüllt das Strategieteam die in Abschnitt 7 festgelegten Anforderungen.
Auf Automatisierungsebene:
- Quantifizieren Sie die Ziele der Lernperspektive mit geeigneten vor- und nachlaufenden Indikatoren.
- Bestimmen Sie spezifische Aktionen und richten Sie diese an relevanten Fortschrittsindikatoren aus.
Ziele und Zielsetzungen
Abschnitt 6.2.1 des Standards definiert die Anforderungen für Ziele wie:
- Konsequent
- Quantifiziert und messbar
- Mitgeteilt
- Verwirklicht
Dies entspricht genau dem Ansatz zur Formulierung von Organisationszielen, der in der strategischen Planungsdisziplin verwendet wird.
Ein wichtiger Unterschied ist, wie die Aktionspläne behandelt werden:
- In der Norm hat man das Gefühl, dass Aktionspläne (Abschnitt 6.2.2 – Qualitätsziele und Planung zu deren Erreichung) Teil der Ziele sind,
- Bei der strategischen Planung argumentieren wir, dass die Ziele, die Initiativen und die Leistungsmessung drei Artefakte sein sollten, die einen gemeinsamen Kontext haben (definiert durch das Ziel), aber separat definiert werden
In BSC Designer kann das Dreieck aus Ziel, Initiative und KPI als separate Elemente dargestellt werden. Die Initiativen und KPIs werden im Kontext eines bestimmten Ziels definiert und bieten dem Benutzer unabhängige Darstellungen der Planungs-, Aktions- und Messebenen.
Einrichtung von Leistungsindikatoren
Heute wird der Begriff KPI (Key Performance Indicator) weithin für jede Zahl, jeden Indikator oder jede Messung verwendet.
Die Norm ISO 9001:2015 verwendet den sicheren und neutralen Begriff „Messwert„, wenn sie sich auf eine ähnliche Idee bezieht.
Aus offensichtlichen Gründen werden keine spezifischen Messwerte erwähnt (mit Ausnahme der „Kundenzufriedenheit“).
Die allgemeinen Anforderungen an die korrekte Messung werden in Abschnitt 9.1.1 wie folgt formuliert:
- a) Die Notwendigkeit, den Gegenstand der Messung zu definieren
- b) Die Notwendigkeit, eine Messmethode zu definieren
- c) Die Notwendigkeit, ein Aktualisierungsintervall zu definieren
Benutzer von BSC Designer können Messwerte/Indikatoren auf der Registerkarte KPIs erstellen. Um die Einrichtung abzuschließen, verwenden Sie die Registerkarten Allgemein, Daten und Leistung.
Über den Werte-Editor können Benutzer das erforderliche Aktualisierungsintervall für den Indikator festlegen, um die Daten des Indikators organisiert zu halten und die Eigentümer darüber zu informieren, dass der Wert des Indikators aktualisiert werden muss.
Spezifischere Indikatoren für Qualität finden Sie im Artikel Qualitäts-KPIs und Scorecard.
Initiativen im Einklang mit den Zielen
In der strategischen Planung ist ein gängiger Begriff für einen Aktionsplan Initiative. Ähnlich wie im Fall der KPI/Messung verwendet die ISO 9001:2015-Norm den neutralen Begriff „Maßnahmen“.
Den Hinweis auf die erforderlichen Attribute von „Aktion“ finden wir in Abschnitt 6.2.2, der sich mit gängigen Projektmanagement Vorstellungen wie Umfang, Ressourcen, Verantwortlicher, Fälligkeitsdatum, Bewertungskriterien überschneidet.
Benutzer von BSC Designer finden die erforderlichen Attribute für eine Maßnahme/Initiative im Dialog Initiativen.
Risikobasiertes Denken
Neben den Zielen wird in Abschnitt 6.1 auch der Ansatz für das Risikomanagement definiert.
Wie in Abschnitt A.4 des Standards erläutert, sollte die Organisation eine Risikoanalyse und -minderung planen, aber es gibt keine Anforderung für eine bestimmte Risikomanagementmethode.
Zuvor haben wir die Rolle des Risikos in der strategischen Planung diskutiert. Eine grundlegende Risikoplanung umfasst:
- Identifizierung von Risiken für die Ziele
- Quantifizierung von Risiken
- Vorschlag für einen Risikominderungsplan
Im BSC Designer ist das Risiko eine Art von Initiative, die einen Reaktionsplan, einen angepassten Schlüsselrisikoindikator, ein zugewiesenes Budget, Verantwortliche usw. haben kann.
Der Hauptrisikoindikator wird als Indikator mit „Minimierung“ als Leistungsformel, Auswirkungs- und Wahrscheinlichkeitsfeldern automatisiert. Das Risiko kann im Risikodiagramm visualisiert werden.
Management-Review: Qualitative Inputs und Outputs
Abschnitt 9.3 des Standards enthält die Forderung nach einer Überprüfung des Qualitätssystems durch das Management.
Die Überprüfung der Ergebnisse früherer Audits und die Umsetzung von Korrekturmaßnahmen ist ein Ausgangspunkt für das ISO 9001-Audit.
Bei der strategischen Planung wird eine ähnliche Überprüfung in regelmäßigen Strategiesitzungen vorgenommen:
- Qualitatives Feedback und Verbesserungsvorschläge können über Kommentare und Hypothesen formuliert werden.
- Quantitative Einschätzung der Maßnahmen und der erzielten Ergebnisse wird über vorlaufende und nachlaufende Indikatoren dargestellt.
Im BSC Designer wird qualitatives Feedback über datumsbezogene Kommentare zu den Werten von KPIs sowie über Initiativen, Berichte und BI-Dashboards automatisiert.
Was die quantitativen Schätzungen betrifft, so ermöglicht die Software die getrennte Verfolgung von Früh- und Spätindikatoren. Die Art des Indikators (Früh-/Spätindikator) kann auf der Registerkarte Kontext geändert werden. Die Software berechnet separat die vor- und nachlaufende Leistung der Ziele.
Prüfungspfad für Strategie-Scorecards
In der ISO 9001-Norm wird die Notwendigkeit, Nachweise über Ziele, Messungen und Korrekturmaßnahmen aufzubewahren, an vielen Stellen unterstrichen, so z. B. in den Abschnitten 6.2.1 oder 9.1.1.
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Im Falle einer strategischen Planung sind ähnliche kontextbezogene Informationen für eine angemessene Strategiediskussion, Ausführung und allgemeine Rechenschaftspflicht von entscheidender Bedeutung.
BSC Designer liefert die notwendigen Kontextinformationen über die Funktionen Anderungsverlauf und Audit Trail.
Selbstverbesserungsmechanismen
Die eingebaute Qualitätsbewertung hilft Benutzern von BSC Designer, eine KPI-Scorecard zu erstellen, die der bewährten Praxis der strategischen Planung folgt und sich mit den Anforderungen der ISO-Norm überschneidet.
Klicken Sie auf den Qualitätsindikator, um detaillierte Verbesserungsvorschläge zu erhalten.
BSC Designer ist eine Balanced Scorecard-Software, die Unternehmen dabei hilft, ihre Strategien besser zu formulieren und den Prozess der Strategieumsetzung mit Kennzahlen greifbarer zu machen.