Apresentação da Estratégia: Transformação Digital saindo de Slides para um Software de Planejamento Estratégico

No caminho para a transformação digital, comece digitalizando como sua equipe apresenta e discute a estratégia.

Apresentação de estratégia com mapa de estratégia

O que vem à sua mente quando você ouve “apresentação de estratégia”? Na maioria dos casos, a resposta é “slides de apresentação chatos”. Você pode fazer algo muito melhor com um mapa estratégico e um software de planejamento estratégico especializado. Neste artigo, compartilhamos alguns conselhos práticos sobre como migrar de slides para o software profissional para apresentações de estratégia eficazes.

O que é uma Apresentação de Estratégia?

É uma forma de contar uma história sobre estratégia. Que tipo de história seria ela? Depende de quem é o público-alvo e qual é a mensagem…

  • Startup apresenta uma estratégia go-to-market para potenciais investidores
  • Organização Sem Fins Lucrativos compartilha a sua história com a comunidade e doadores financeiros
  • A empresa SMB utiliza a apresentação da estratégia para manter todos atualizados sobre o que está acontecendo
  • Organizações maiores farão apresentações de estratégia para sincronizar esforços de unidades funcionais em torno de uma estratégia coerente

Idealmente, deve haver uma troca de ideias com os participantes.

Por fim, o público-alvo da apresentação deve ter algumas conclusões tangíveis para implementar em suas estratégias de função e operações diárias.

A Maneira Antiga: Apresentar a Estratégia nos Slides

Aqui está uma abordagem clássica para a apresentação da estratégia de design:

  • Crie slides visualmente atraentes
  • Explique uma mensagem na qual você se concentra
  • Adicione gráficos que apoiam a mensagem
  • Conte a história slide por slide
  • Faça a sessão de P&R no final

Essas apresentações de estratégia raramente eram usadas fora da sala de reuniões. O verdadeiro trabalho de estratégia acontecia em várias planilhas do Excel.

O Cenário Ideal: Apresentar Diretamente no Software de Planejamento Estratégico

Durante sua transformação digital, muitas organizações mudaram suas atividades relacionadas à estratégia de planilhas para um software especializado. Isso abriu a possibilidade de ter uma melhor apresentação da estratégia, investindo menos esforço em seu preparo.

O cenário ideal seria fazer uma apresentação diretamente no software de planejamento estratégico especializado usando tabelas de desempenho de estratégia com dados reais.

Aqui estão os principais benefícios desta abordagem:

  • O mapa de estratégia é uma ferramenta de descrição de estratégia reconhecida, e a maioria dos profissionais de negócios será capaz de “ler” o mapa
  • Não há necessidade de criar slides – o mapa estratégico é o seu slide mais importante e ele é criado automaticamente
  • Não há necessidade de adicionar gráficos – basta utilizar os painéis que você usa regularmente para um trabalho de estratégia real
  • A lógica da sua apresentação segue naturalmente a lógica do mapa estratégico
  • O feedback de seus colegas pode ser implementado imediatamente ou coletado automaticamente

Muitas organizações não liberaram todo o potencial das ferramentas de execução de estratégia – elas ainda pedem a seus gerentes que:

  • Extraiam os dados e gráficos necessários do software,
  • Os apresentem nos slides,
  • Façam a apresentação, e
  • Processem o feedback dos colegas manualmente.

Mudança Cultural Para Apresentações de Estratégia Mais Eficazes

Abaixo, nós discutimos algumas técnicas específicas para fazer uma apresentação de estratégia eficaz com software de planejamento estratégico.

O Mapa Estratégico é o Slide Principal da Apresentação da Sua Estratégia

Um mapa estratégico é uma imagem visual que o software de execução de estratégia cria e atualiza automaticamente utilizando as informações sobre seus objetivos, indicadores e iniciativas.

Um mapa de estratégia para inovações

A apresentação de estratégia se trata de “ler” um mapa de estratégia corretamente:

  • Comece com uma visão geral, principalmente se sua empresa for nova para os participantes. Fale sobre a missão, visão, valores, temas estratégicos e estratégia geral da organização
  • Explique que a estratégia possui os motivadores e os resultados que você deseja alcançar
  • As perspectivas Interna e de Aprendizagem são os motivadores ou facilitadores da estratégia
  • As perspectivas do Cliente e das Partes Interessadas são os resultados desejados
  • As cores dos objetivos no mapa correspondem ao tema estratégico ao qual o objetivo pertence
  • Fale sobre as partes interessadas envolvidas e seus interesses

Siga a lógica do mapa estratégico para continuar com a apresentação:

  • As perguntas formuladas na descrição das perspectivas serão seus pontos de partida

Em um mapa estratégico bem projetado, a visão geral da estratégia deve ser dividida em subobjetivos pequenos e independentes mensuráveis pelo valor criado para as partes interessadas.

  • Os subobjetivos são os retângulos no mapa
  • As ligações entre os objetivos explicam a lógica de causa e efeito
  • Os indicadores mostram como o valor criado para as partes interessadas é quantificado

Explore detalhadamente os objetivos que requerem mais atenção:

  • Como o objetivo é quantificado?
  • Qual é o progresso atual?
  • Quais riscos foram identificados?
  • Quais são os planos de ação?
  • Quais hipóteses você irá testar na execução?

Utilize painéis para apresentar uma história visual da estratégia

Os recursos de automatização o ajudarão a tornar a história mais cativante:

  • Dobre/desdobre certas partes do mapa
  • Mude para os painéis para ver as tendências e gráficos dos KPIs mais importantes
  • Adicione um gráfico de Gantt ao painel para visualizar as iniciativas, as conexões entre elas e o cronograma geral da estratégia
  • Mude para os KPIs para apoiar seus argumentos com dados ao vivo
  • Clique nos riscos para ver as definições de risco e os planos de mitigação sugeridos
  • Abra as iniciativas para ver orçamentos, cronograma e outros detalhes de seus planos de ação

Se você estiver apenas começando a trabalhar em sua estratégia, a ferramenta de pontuação de estratégia com inteligência artificial o ajudará a criar um mapa estratégico de acordo com os padrões mais recentes do setor, incluindo todas as informações necessárias e evitando erros típicos.

Você não está limitado a apenas um mapa!

Mapa do processo

Por exemplo, em uma tabela de desempenho para inovações, nós utilizamos mapas de processo para ilustrar os principais processos envolvidos na estratégia de inovação. Essa é uma excelente maneira de demonstrar como o valor é criado em sua organização.

Um exemplo de mapa de processo que ilustra a apresentação da estratégia

Mapa de visão geral

Ao fazer uma apresentação para o público em geral, você pode criar um mapa de estratégia de visão geral que não inclua tantos detalhes – apenas as principais perspectivas e os objetivos internos.

Mapa de visão geral para ilustrar ideias gerais de estratégia

Consulte os Dados Subjacentes Para Responder a Perguntas Difíceis

Durante a apresentação da estratégia, você pode ter algumas perguntas complicadas…

Nós estamos olhando para dados novos? Quando foi a última atualização?

Na guia KPis, altere a exibição para Atualizações. A tabela abaixo mostrará quando os indicadores foram atualizados pela última vez e qual é o cronograma de atualização.

Visualizar intervalo de atualização dos indicadores

Como nós chegamos ao número para esse indicador?

Esta resposta é normalmente formulada no campo de descrição do indicador. Para objetivos de alto nível que são calculados usando os valores de outros indicadores, mude para a visualização Cálculos na guia KPIs. Ela mostrará as fórmulas usadas para os indicadores.

Visualização de cálculos da árvore de KPIs

Que lógica/contexto está por trás desse objetivo?

A justificativa pode ser alinhada com o objetivo ou indicador por meio da caixa de diálogo Iniciativas.

Um exemplo da lógica alinhada com um objetivo

Para algumas informações contextuais mais gerais, utilize o botão Histórico de mudanças disponível para os objetivos, indicadores e iniciativas. Isso pode mostrar, por exemplo, que a origem de algum objetivo é análise PESTEL ou SWOT realizada há algum tempo, ou que o objetivo foi formulado anteriormente de forma diferente.

Entenda o contexto visualizando o histórico de alterações

O que nós decidimos fazer sobre esse objetivo na última reunião?

Os comentários dos participantes da apresentação podem ser anotados imediatamente. Na próxima reunião de estratégia, você pode conferir esses comentários na visualização Iniciativas na guia KPIs.

Visualização das iniciativas da árvore de KPIs

Como esse objetivo contribui para a estratégia geral?

Quando duas tabelas de desempenho são vinculadas pelos dados, o software cria um indicador importado . Vá para a guia Dados para ver a fonte dos dados e a árvore de dependências. Abra as tabelas de desempenho de suporte, se necessário.

Acesse as tabelas de desempenho alinhadas através da fonte de dados e árvore de dependências

Quem sugeriu este objetivo, mudou as metas, adicionou iniciativas…?

Todos os objetivos e iniciativas no software têm seu dono. Além disso, com uma trilha de auditoria, os usuários podem ver o histórico dos itens, incluindo eventos como atualização de valores, metas e inclusão de iniciativas.

Apresentação em Qualquer Lugar

Às vezes, surgem perguntas interessantes quando você não está na sala de reuniões, sem um laptop, nem slides, apenas um smartphone.

No BSC Designer, o modo de apresentação é ativado automaticamente na tela pequena. Ele oculta todos os controles desnecessários, ajudando-o a navegar facilmente pelos mapas estratégicos e painéis.

Anote o Feedback Imediatamente

A parte mais valiosa de qualquer apresentação de estratégia é a discussão que acontece depois. Um ótimo benefício de utilizar o software de planejamento estratégico para a apresentação é a possibilidade de anotar esses comentários valiosos diretamente na tabela de desempenho da estratégia.

Anote as ideias diretamente no mapa estratégico

Comente sobre os valores dos KPIs

Pode haver alguma discussão interessante sobre determinados KPIs.

Comente sobre mudanças interessantes dos valores

  • Por que seu valor caiu repentinamente ou aumentou mais do que o esperado?
  • O que podemos fazer para tirar o KPI da zona vermelha?

Anote essas descobertas com a função de comentários para o valor do KPI.

Modifique o mapa em tempo real

Implemente as ideias do mapa estratégico imediatamente – crie novos objetivos, indicadores, hipóteses, riscos ou iniciativas.

Adicione objetivos ao mapa durante a apresentação da estratégia

Um canal dedicado para novas ideias

Na gestão de mudanças, é fundamental ter um canal dedicado para novas ideias. A estratégia não é exceção. Os membros de sua equipe podem enviar suas ideias para o e-mail dedicado. O software converterá e-mails em iniciativas e os salvará em uma tabela de desempenho especial chamada Ideias para estratégia.

Aceite as ideias após a apresentação da estratégia por e-mail

Mude a Estratégia Dinamicamente

Uma apresentação típica é um documento fixo. Uma estratégia real não é. Com um software especializado como o BSC Designer, você pode solicitar aos principais estrategistas que introduzam mudanças na estratégia imediatamente.

É incrível ver como as pessoas trabalham na estratégia simultaneamente, adicionando novas hipóteses, dividindo objetivos complexos em partes mais tangíveis .

Automatize os Folhetos e o Acompanhamento

Antes da apresentação, os participantes esperam receber alguns folhetos. Imprimir materiais não parece uma ideia sustentável. Em vez disso, envie o link para a tabela de desempenho da estratégia que você discutirá para que os participantes possam segui-la e analisar os dados nos quais estão interessados.

Após a apresentação da estratégia, você pode enviar um e-mail de acompanhamento. Para ilustrar alguns pontos específicos, você pode adicionar links diretos para KPIs, objetivos ou iniciativas específicas.

Use links diretos para os indicadores ao escrever um e-mail de acompanhamento

Se você precisa de um documento formal com alguns objetivos, KPIs e mapa estratégico, você pode utilizar a função Relatório. Veja, por exemplo, o relatório Plano estratégico .

Resumo

Aqui estão os benefícios gerais de fazer a apresentação da estratégia diretamente no software de planejamento estratégico:

  • Isso não requer esforço adicional de sua equipe – você já possui todos os dados necessários no software, não há necessidade de perder tempo trabalhando nos slides
  • A apresentação será muito mais produtiva comparada a uma apresentação clássica – você mostrará novos dados, analisará os detalhes de suporte e as informações contextuais, poderá introduzir alterações e ideias diretamente na tabela de desempenho de estratégia
  • Isso pode ser feito a qualquer momento, muito provavelmente você vai parar de chamar isso de apresentação de estratégia, será apenas uma simples reunião onde você fala sobre estratégia de forma disciplinada
  • Em vez de folhetos de papel, os participantes terão um link para a tabela de desempenho da estratégia; nas notas de acompanhamento, você pode fazer referências a objetivos, KPIs ou iniciativas específicas
  • Não há diferença entre a apresentação e o trabalho real – você usará a mesma plataforma para a apresentação que usa para gerenciar seus KPIs e objetivos diariamente.
Citação: Alexis Savkín, "Apresentação da Estratégia: Transformação Digital saindo de Slides para um Software de Planejamento Estratégico", BSC Designer, fevereiro 25, 2023, https://bscdesigner.com/pt/estrategia-apresentacao.htm.

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