Exemplo de apresentação de estratégia em um formato de “Estratégia em uma página”

No caminho rumo à transformação digital, comece por digitalizar a forma como a sua equipa apresenta e discute a estratégia.

O que lhe vem à mente quando ouve “apresentação de estratégia”? Na maioria dos casos, a resposta é “slides de apresentação aborrecidos”. Pode fazer muito melhor com um mapa estratégico e um software especializado de planeamento estratégico. Neste artigo, partilhamos alguns conselhos práticos sobre como migrar de slides para software profissional para apresentações de estratégia eficazes.

O que é uma apresentação de estratégia?

É uma forma de contar uma história sobre estratégia. Que tipo de história será? Depende de quem é o público-alvo e de qual é a mensagem…

• Startup apresenta um pitch deck com estratégia de go-to-market a potenciais investidores
• Organização sem fins lucrativos compartilha sua história com a comunidade e doadores financeiros
• Uma empresa de SMB usará a apresentação de estratégia para manter todos atualizados sobre o que está acontecendo
• Organizações maiores farão apresentações de estratégia para sincronizar os esforços das unidades funcionais em torno de uma estratégia coerente

Idealmente, deve haver alguma troca de ideias com os participantes.

Em última análise, o público-alvo da apresentação deve ter alguns resultados tangíveis para implementar em suas estratégias funcionais e nas operações diárias.

A maneira antiga: Apresente a estratégia nos slides

Aqui está uma abordagem clássica para elaborar uma apresentação de estratégia:

• Crie slides visualmente atraentes
• Explique a mensagem na qual você se concentra
• Adicione gráficos que sustentem a mensagem
• Conte a história slide a slide
• Realize a sessão de perguntas e respostas no final

Essas apresentações de estratégia raramente eram usadas fora da sala de reuniões. O verdadeiro trabalho de estratégia acontecia em numerosas planilhas do Excel.

O cenário ideal: apresente diretamente no software de planejamento estratégico

Durante sua transformação digital, muitas organizações transferiram suas atividades relacionadas à estratégia de planilhas para software especializado. Isso abriu a possibilidade de ter uma melhor apresentação da estratégia, investindo menos esforço na preparação.

O cenário ideal seria fazer uma apresentação diretamente no software de planejamento estratégico especializado, usando scorecards estratégicos reais com dados reais.

Aqui estão os principais benefícios dessa abordagem:

• Mapa estratégico é uma ferramenta reconhecida de descrição da estratégia, e a maioria dos profissionais de negócios será capaz de “ler” o mapa
• Não há necessidade de criar slides — o mapa estratégico é o seu slide mais importante e é criado automaticamente
• Não há necessidade de adicionar gráficos — basta usar os painéis de controle que você utiliza regularmente para o trabalho real com a estratégia
• A lógica da sua apresentação segue naturalmente a lógica do mapa estratégico
• O feedback dos seus colegas pode ser implementado imediatamente ou coletado automaticamente

Muitas organizações ainda não desbloquearam todo o potencial das ferramentas de execução da estratégia — elas ainda pedem aos seus gestores que:

• Extraiam os dados e gráficos necessários do software,
• Apresentem-nos nos slides,
• Façam a apresentação e
• Processem manualmente o feedback dos colegas.

Mudança cultural para apresentações de estratégia mais eficazes

A seguir, discutimos algumas técnicas específicas para criar uma apresentação de estratégia eficaz com software de planejamento estratégico.

O mapa estratégico é o slide principal da sua apresentação de estratégia

Um mapa estratégico é uma representação visual que o software de execução de estratégia cria e atualiza automaticamente usando as informações sobre suas metas, indicadores e iniciativas.

A apresentação de estratégia consiste em “ler” um mapa estratégico corretamente:

• Comece com uma visão geral, especialmente se sua empresa for nova para os participantes. Fale sobre a missão, visão, valores, temas estratégicos e a estratégia geral da organização
• Explique que a estratégia tem os impulsionadores e os resultados que você deseja alcançar
• As perspectivas Interna e de Aprendizado são os impulsionadores ou viabilizadores da estratégia
• As perspectivas do Cliente e da Parte interessada são os resultados desejados
• As cores das metas no mapa correspondem ao tema estratégico ao qual a meta pertence
• Fale sobre as partes interessadas envolvidas e seus interesses

Siga a lógica do mapa estratégico para continuar a apresentação:

• As perguntas formuladas na descrição das perspectivas serão seus pontos de partida

Em um mapa estratégico devidamente projetado, a visão geral da estratégia deve ser dividida em sub-metas pequenas e independentes, mensuráveis pelo valor criado para as partes interessadas.

• As sub-metas são os retângulos no mapa
• As ligações entre as metas explicam a lógica de causa e efeito
• Os indicadores mostram como o valor criado para as partes interessadas é quantificado

Explore em detalhes as metas que exigem mais atenção:

• Como a meta é quantificada?
• Qual é o progresso atual?
• Quais riscos foram identificados?
• Quais são os planos de ação?
• Quais hipóteses você vai testar na execução?

Os recursos de automação ajudarão a tornar a história mais envolvente:

• Dobre/desdobre certas partes do mapa
• Alterne para os painéis de controle para ver as tendências e os gráficos dos KPIs mais importantes
• Adicione um gráfico de Gantt ao painel de controle para visualizar iniciativas, as conexões entre elas e a linha do tempo geral da estratégia
• Alterne para os KPIs para apoiar seus argumentos com dados em tempo real
• Clique nos riscos para ver as definições de risco e os planos de mitigação sugeridos
• Abra as iniciativas para ver os orçamentos, a linha do tempo e outros detalhes dos seus planos de ação

Se você está apenas começando a trabalhar na sua estratégia, a ferramenta de pontuação de estratégia com tecnologia de IA ajudará você a criar um mapa estratégico de acordo com os padrões mais recentes do setor, incluindo todas as informações necessárias e evitando erros típicos.

Você não está limitado a apenas um mapa!

Mapa de processos

Por exemplo, em um scorecard de inovações, utilizámos mapas de processos para ilustrar os processos-chave envolvidos na estratégia de inovação. Essa é uma excelente forma de demonstrar como o valor é criado na sua organização.

Mapa de perspectiva geral

Quando você faz uma apresentação para o público em geral, pode criar um mapa estratégico de perspectiva geral que não incluirá tantos detalhes — apenas as perspectivas principais e as metas dentro delas.

Consulte os dados subjacentes para responder a perguntas difíceis

Durante a apresentação da estratégia, você pode ter algumas perguntas complicadas…

Estamos analisando dados recentes? Quando foi a última atualização?

Na guia KPIs, altere a vista para Atualizações. A tabela abaixo exibirá quando os indicadores foram atualizados pela última vez e qual é o seu cronograma de atualização.

Como obtivemos o número para este indicador?

Esta resposta é normalmente formulada no campo de descrição do indicador. Para metas de alto nível que são calculadas usando os valores de outros indicadores, altere para a vista Cálculos na aba KPIs. Ela mostrará as fórmulas usadas para os indicadores.

Que racionalidade/contexto está por trás desta meta?

A racionalidade pode ser alinhada com a meta ou o indicador por meio da caixa de diálogo Iniciativas.

Para obter informações contextuais mais gerais, utilize o botão Histórico de mudanças disponível para as metas, indicadores e iniciativas. Ele pode mostrar, por exemplo, que a origem de alguma meta é uma análise PESTEL ou SWOT realizada há algum tempo, ou que a meta foi anteriormente formulada de uma forma diferente.

O que decidimos fazer em relação a esta meta na última reunião?

Os comentários dos participantes da apresentação podem ser registrados imediatamente. Na próxima reunião de estratégia, você pode verificar esses comentários por meio da vista Iniciativas na aba KPIs.

Como esta meta contribui para a estratégia geral?

Quando dois scorecards são vinculados pelos dados, o software cria um indicador importado. Vá para a guia Dados para ver a fonte de dados e a árvore de dependências. Abra scorecards de apoio, se necessário.

Quem sugeriu esta meta, alterou metas, adicionou iniciativas…?

Todas as metas e iniciativas no software têm seu Responsável. Além disso, com uma trilha de auditoria, os usuários podem ver o histórico dos itens, incluindo eventos como a atualização de valores, metas e a adição de iniciativas.

Apresentação em movimento

Às vezes, surgem perguntas interessantes quando você não está na sala de reuniões, não tem laptop, nem slides, apenas um smartphone.

No BSC Designer, o modo de apresentação é ativado automaticamente na tela pequena. Ele oculta todos os controles desnecessários, ajudando você a navegar facilmente por mapas estratégicos e painéis de controle.

Anote o feedback imediatamente

A parte mais valiosa de qualquer apresentação de estratégia é a discussão que acontece depois. Um grande benefício de usar um software de planejamento estratégico para a apresentação é a possibilidade de anotar esses comentários valiosos diretamente no scorecard de estratégia.

Comente os valores dos KPIs

Pode haver uma discussão interessante sobre determinados KPIs.

• Por que o seu valor caiu repentinamente ou aumentou mais do que o esperado?
• O que podemos fazer para tirar o KPI da zona vermelha?

Anote essas constatações com a função de comentários para o valor do KPI.

Altere o mapa em tempo real

Implemente as ideias no mapa estratégico imediatamente – crie novas metas, indicadores, hipóteses, riscos ou iniciativas.

Um canal dedicado para novas ideias

Na gestão da mudança, é fundamental ter um canal dedicado para novas ideias. A estratégia não é uma exceção. Os membros da sua equipe podem enviar as suas ideias para o e-mail dedicado. O software converterá os e-mails em iniciativas e as salvará em um scorecard especial chamado Ideias para a estratégia.

Alterar a estratégia de forma dinâmica

Uma apresentação típica é um documento fixo. Uma estratégia real não é. Com um software especializado como o BSC Designer, você pode solicitar que os principais estrategistas introduzam alterações na estratégia imediatamente.

É incrível ver como as pessoas trabalham na estratégia simultaneamente, adicionando novas hipóteses, decompondo metas complexas em partes mais tangíveis.

Automatize materiais de apoio e acompanhamento

Antes da apresentação, os participantes esperam receber alguns materiais de apoio. Imprimir materiais não parece uma ideia sustentável. Em vez disso, envie o link para o scorecard de estratégia que será discutido, para que os participantes possam acompanhá-lo e aprofundar-se nos dados que lhes interessam.

Após a apresentação da estratégia, pode enviar um e-mail de acompanhamento. Para ilustrar alguns pontos específicos, pode adicionar links diretos para KPIs, metas ou iniciativas específicas.

Se precisar de um documento formal com algumas metas, KPIs e mapa estratégico, pode utilizar a função Relatório. Veja, por exemplo, o relatório Plano Estratégico.

Apresente uma estratégia curta

Pecha Kucha é um estilo de apresentação que nos veio do Japão. Você tem 20 slides, e cada slide é exibido por apenas 20 segundos. Este estilo de apresentação é conhecido como o assassino de slides entediantes do PowerPoint.

A estratégia de uma organização é algo complexo — certifique-se de que cada equipe esteja apresentando a sua própria parte da estratégia.

Modelo de apresentação de estratégia

Aqui está um modelo de uma breve apresentação de estratégia no estilo Pecha Kucha.

Resumo

Aqui estão os benefícios gerais de fazer uma apresentação de estratégia diretamente no software de planejamento estratégico:

• Não exige esforço adicional da sua equipe — vocês já têm todos os dados necessários no software; não há necessidade de gastar tempo trabalhando nos slides
• A apresentação será muito mais produtiva em comparação com uma apresentação clássica — você mostrará dados atualizados, fará drill-down em detalhes de suporte e informações contextuais, e poderá introduzir alterações e ideias diretamente no scorecard de estratégia
• Pode ser feita a qualquer momento; muito provavelmente, você deixará de chamá-la de apresentação de estratégia — será apenas uma reunião simples em que se discute a estratégia de forma disciplinada
• Em vez de handouts em papel, os participantes terão um link para o scorecard de estratégia; nas notas de acompanhamento, você poderá fazer referências a metas, KPIs ou iniciativas específicas
• Não há lacuna entre a apresentação e o trabalho real — você vai usar a mesma plataforma para a apresentação que utiliza para gerenciar seus KPIs e metas diariamente.

Alexis Savkín

Alexis Savkín é arquiteto de estratégia e fundador do BSC Designer, uma plataforma de execução de estratégia com o Balanced Scorecard como elemento central. É o criador do Strategy Execution Canvas, autor de dois livros e de mais de 100 artigos sobre estratégia e medição de desempenho, e palestrante em conferências internacionais. Conecte-se com Alexis no LinkedIn.