Passer d’Excel à un logiciel spécialisé de planification stratégique

Quand une stratégie atteint un certain niveau de complexité, il n’est plus viable de la gérer avec des logiciels de tableur et de présentation.

Dans ce tutoriel, nous allons définir un agenda du changement pour l’automatisation de la stratégie.

• Nous utiliserons six perspectives de changement différentes pour analyser l’état passé – l’approche ad-hoc de la stratégie et
• Nous formulerons un état futur où la stratégie est automatisée avec un logiciel spécialisé de planification stratégique

Perspectives de changement :

• Perspective 1. Indicateurs de performance
• Perspective 2. Cartes stratégiques
• Perspective 3. Cadres et modèles d’affaires
• Perspective 4. Alignement stratégique
• Perspective 5. Reporting
• Perspective 6. Travail en équipe
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Perspective 1. Indicateurs de performance

Les tableurs fonctionnent bien à l’étape de prototype, mais maintenir de tels tableaux de bord devient plus difficile à mesure que l’échelle et la complexité de la stratégie augmentent.

• Une erreur mineure dans une formule peut entraîner des calculs incorrects.
• En raison des difficultés de maintenance, les stratégies typiques basées sur des tableurs sont limitées à 2-3 niveaux d’objectifs.

En revanche, un logiciel spécialisé rend la planification stratégique plus organisée dès le départ :

• Les utilisateurs peuvent ajouter de nouveaux indicateurs sans risque de casser le tableau de bord, et tous les calculs sont gérés par l’outil.
• Le logiciel spécialisé prend en charge une décomposition de stratégie illimitée.

En outre, le logiciel à usage général manque de conscience du type de données que vous gérez.

En revanche, le logiciel spécialisé comprend le processus et assure la cohérence des données :

• Il suit les KPI selon les intervalles de mise à jour définis.
• Il gère les pondérations et normalise les données pour rendre les indicateurs comparables.
• Il sait comment suivre l’impact des indicateurs avancés et retardés.
• Il calcule les données agrégées en fonction des paramètres de regroupement et d’héritage des indicateurs.

Un exemple de tableau de bord KPI dans BSC Designer. Source : Stratégie de transformation numérique.

Perspective 2. Cartes stratégiques

Les cartes stratégiques sont un autre point sensible…

Un diagramme de carte créé dans un logiciel de présentation est une image statique qui est difficile à mettre à jour avec de nouvelles informations et manque de données à jour. Pour cette raison, il apporte peu de valeur aux discussions ou présentations stratégiques.

En revanche, un logiciel spécialisé comme BSC Designer utilise les données de votre tableau de bord pour générer automatiquement une carte stratégique :

• Il n’est pas nécessaire de dessiner manuellement,
• Elle est toujours à jour.
• Elle montre une image détaillée de la stratégie, y compris les objectifs, les risques, les indicateurs et les initiatives.

Un exemple de carte stratégique dans BSC Designer. Source : Tableau de bord équilibré pour RH.

Cela change le rôle de la carte stratégique :

• Elle est utilisée plus activement pour les discussions et présentations stratégiques.
• Les détails de soutien sont à quelques clics, et
• Les membres de l’équipe peuvent ajouter leurs idées directement à la carte stratégique lors des sessions de brainstorming.

Perspective 3. Cadres et modèles d’affaires

Dans la planification stratégique, nous combinons divers outils d’affaires pour obtenir une image détaillée de l’environnement opérationnel.

Par exemple, nous utilisons l’analyse des cinq forces pour mieux comprendre le paysage concurrentiel, PESTEL pour évaluer les facteurs externes, ou la matrice d’Ansoff pour planifier les stratégies de croissance.

Il est facile de trouver des modèles visuellement attrayants pour ces cadres d’affaires sur Internet. Le problème est qu’ils restent déconnectés les uns des autres et de la stratégie globale.

Pour une exécution efficace de la stratégie, le cadre d’affaires et les tableaux de bord stratégiques doivent être disponibles dans l’espace de travail stratégique partagé.

Avec BSC Designer, vous avez accès aux outils d’affaires les plus populaires directement dans le logiciel.

• Votre équipe peut organiser ces modèles dans leur espace de travail stratégique et aligner les perspectives générées par les cadres directement avec la stratégie.
• Nous avons également des modèles pour certains tableaux de bord stratégiques et fonctionnels populaires, tels que la cybersécurité, la chaîne d’approvisionnement, la gestion des talents qui vous feront gagner du temps lorsque vous vous concentrez sur de nouveaux défis.

Perspective 4. Alignement stratégique

L’alignement stratégique est probablement le défi le plus important pour les logiciels de tableurs.

Il est résolu à un bas niveau lorsque nous alignons les objectifs avec les KPI et les initiatives, mais lorsqu’il s’agit d’aligner les tableaux de bord stratégiques, les tableaux de bord fonctionnels, les insights des cadres, les scénarios, les stratégies de croissance alternatives… les outils à usage général échouent.

Avec BSC Designer, l’alignement est simple…

• À un bas niveau, les objectifs, les KPI, les risques et les initiatives sont alignés par conception à l’intérieur du tableau de bord.
• À un haut niveau, les tableaux de bord peuvent être alignés entre eux par perspectives, objectifs normalisés, ou simplement par un contexte partagé.

Ensemble, ces tableaux de bord stratégiques et fonctionnels créent une source unique de vérité concernant la stratégie.

Perspective 5. Rapports

Les rapports automatiques sont une autre raison pour laquelle les entreprises migrent vers des logiciels spécialisés en planification stratégique.

Le logiciel spécialisé offre un paradigme différent pour les rapports.

• Premièrement, l’idée de rapport change avec l’utilisation de l’outil. Dans de nombreux cas, il n’est pas nécessaire de générer des PDF du tout. Au lieu de cela, on peut simplement partager un lien vers les données requises.
• Deuxièmement, s’il y a besoin d’un rapport, il peut être généré automatiquement par le logiciel avec le profil de rapport défini par l’utilisateur.
• Troisièmement, le logiciel peut envoyer ces rapports aux parties prenantes clés selon un calendrier.

Perspective 6. Travail d’équipe

Enfin, l’absence de responsabilité est un autre problème pour les logiciels à usage général.

Par exemple, il n’y a aucun moyen de suivre qui a introduit les modifications et pourquoi elles ont été faites.

L’outil spécialisé de planification stratégique est mieux équipé pour le travail d’équipe lié à la stratégie.

• • Il existe une piste d’audit adaptée au flux de travail stratégique.

• Les administrateurs peuvent accorder un accès “modifier” ou “voir” pour un groupe de tableaux de bord, des tableaux de bord individuels, ou même des indicateurs spécifiques.
• Les propriétaires des objectifs, des KPI et des initiatives reçoivent des notifications automatiques.
• Les cibles et les données historiques peuvent être verrouillées pour l’édition, et
• Toutes les nouvelles données peuvent être soumises au flux de travail d’approbation.

Diapositives

• Accédez aux diapositives pour le ‘Programme de changement pour l’automatisation de la stratégie’

Tutoriel vidéo

Ce que disent les experts

Nous avons interviewé certains praticiens des tableaux de bord stratégiques, et parmi d’autres questions, nous leur avons demandé leur avis sur les outils d’automatisation. Voici quelques citations :

De l’entretien avec James Creelman :

Commencez avec des outils bureautiques, etc. Après environ un an, migrez vers un outil d’automatisation de tableau de bord. L’automatisation permet à une entreprise de tirer le meilleur parti du tableau de bord – suivi des progrès et rapports, partage des meilleures pratiques, etc.

De l’entretien avec Jeroen De Flander :

Je vous suggérerais soit de choisir une solution logicielle standard et de modifier votre processus, soit de reporter l’automatisation jusqu’à ce que vous soyez entièrement satisfait du processus sous-jacent.

De l’entretien avec Dan Montgomery :

Une bonne visualisation est nécessaire pour créer une perspective stratégique partagée parmi votre équipe…

Vous avez besoin d’une base de données commune d’informations valides, avec une interface personnalisable qui la rend vraiment utile pour un individu, et de bons outils de présentation pour soutenir la conversation et la prise de décision.

Les tableurs, par conception, ne font pas bien ce travail.

De l’entretien avec Gavin Lawrie (2GC) :

À notre avis, un tableau de bord équilibré bien conçu comprend une sélection d’environ 20 mesures financières et non financières, rapportées trimestriellement. L’idée que vous pourriez avoir besoin d’un logiciel spécialisé pour soutenir cette activité pour un seul tableau de bord équilibré est risible. Notre avis est qu’un logiciel spécialisé n’est pas nécessaire (et est parfois une distraction) pour rapporter un seul tableau de bord équilibré – le logiciel est généralement coûteux par rapport aux alternatives (par exemple, Excel) et généralement pas beaucoup plus fonctionnel.

Cependant, si vous devez rapporter de nombreux tableaux de bord équilibrés sur une période (plus de cinq selon notre réflexion actuelle), les solutions de reporting automatisé deviennent plus attrayantes. Cela dépend vraiment de votre organisation, et il n’y a pas de règles rigides et fiables que vous pouvez suivre. Ce qui est clair cependant, c’est qu’aucune des (environ 100) solutions logicielles disponibles ne vous aidera à concevoir un tableau de bord équilibré – ce sont simplement des automates qui facilitent le reporting d’une conception de tableau de bord équilibré (peu importe ce que le fournisseur pourrait dire).

Ce que disent les utilisateurs

Certains utilisateurs de BSC Designer ont partagé leur expérience concernant le passage des tableaux de bord créés dans un logiciel de feuille de calcul à BSC Designer.

Nous trouvons BSC Designer un outil très ergonomique et intuitif. Il s’adapte rapidement à votre manière d’effectuer l’analyse de l’information. Il est simple, rapide et efficace. BSC Designer aide à éviter l’utilisation et la maintenance de feuilles Excel faites maison et produit des résultats professionnels. Lire la suite…

Emmanuel Jaunart, fondateur de Mielabelo, Belgique

Nous avons une très bonne expérience avec BSC Designer, car cet instrument peut faciliter la mise en œuvre du Balanced Scorecard dans notre unité. Nous avons essayé de concevoir une feuille de calcul MS Excel mais cette approche s’est avérée plus difficile que prévu. BSC Designer est donc une tentative très bienvenue pour une version électronique du Balanced Scorecard. Lire la suite…

Pierre de Montfort, École ADA de l’Armée SA, Kimberley, Afrique du Sud

Je cherchais un outil qui m’aiderait à construire un indice global pour la performance du département de la chaîne d’approvisionnement. BSC Designer semble être le bon outil – facile à utiliser et à partager avec d’autres. Jusqu’à présent, je tentais de préparer quelque chose de similaire dans MS Excel, cependant, il était trop compliqué de mettre à jour avec de nouvelles données. Je verrai si votre BSC Designer satisfera tous mes besoins. Lire la suite…

Jiri Kratochvil, Responsable des projets de chaîne d’approvisionnement, PMI, République Tchèque

Comment migrer d’une carte de pointage basée sur Excel vers un logiciel spécialisé

Nous avons discuté des avantages et inconvénients d’avoir une carte de pointage stratégique ou KPI dans Excel. Discutons de la manière de migrer de ces cartes de pointage vers celles gérées dans un logiciel spécialisé.

Conclusions

Comme vous pouvez le voir, passer à un logiciel spécialisé de planification stratégique, tel que BSC Designer, est un facteur clé de succès dans la gestion efficace de la stratégie.

• Article recommandé : approvisionnement pour un logiciel de planification stratégique.

Nous vous invitons à vous inscrire avec un plan gratuit de BSC Designer et à mettre en pratique les idées discutées. N’hésitez pas à contacter notre équipe de support client pour toute question.