Sur la voie de la transformation numérique, commencez par numériser la façon dont votre équipe présente et discute de la stratégie.
Qu’est-ce qui vous vient à l’esprit lorsque vous entendez « présentation de la stratégie » ? Dans la plupart des cas, la réponse est « des diapositives de présentation ennuyeuses ». Vous pouvez faire beaucoup mieux avec une carte stratégique et un logiciel de planification stratégique spécialisé. Dans cet article, nous partageons quelques conseils pratiques sur la migration des diapositives vers un logiciel professionnel pour des présentations stratégiques efficaces.
Qu’est-ce qu’une présentation de stratégie ?
C’est une façon de raconter une histoire sur la stratégie. De quel genre d’histoire s’agit-il ? Cela dépend du public cible et du message à faire passer…
- Une startup présente une stratégie de mise sur le marché à des investisseurs potentiels.
- Une organisation à but non lucratif partage son histoire avec ses donateurs communautaires et financiers.
- Les PME utilisent la présentation de leur stratégie pour tenir tout le monde au courant de ce qui se passe.
- Les grandes organisations font des présentations stratégiques pour synchroniser les efforts des unités fonctionnelles autour d’une stratégie cohérente.
Idéalement, il devrait y avoir un échange d’idées avec les participants.
En fin de compte, le public cible de la présentation doit avoir des éléments tangibles à mettre en œuvre dans ses stratégies fonctionnelles et ses opérations quotidiennes.
L’ancienne méthode : Présenter la stratégie sur les diapositives
Voici une approche classique de la présentation de la stratégie de conception :
- Créez des diapositives visuellement attrayantes
- Expliquez un message sur lequel vous vous concentrez
- Ajoutez des graphiques qui soutiennent le message
- Racontez l’histoire diapositive par diapositive
- Faites une session de questions-réponses à la fin.
Ces présentations stratégiques étaient rarement utilisées en dehors de la salle du conseil. Le véritable travail de stratégie se faisait dans de nombreuses feuilles de calcul Excel.
Le scénario idéal : Présenter directement dans un logiciel de planification stratégique
Au cours de leur transformation numérique, de nombreuses organisations ont déplacé leurs activités liées à la stratégie des feuilles de calcul vers des logiciels spécialisés. Cela a ouvert la possibilité d’avoir une meilleure présentation de la stratégie en investissant moins d’efforts dans la préparation.
Le scénario idéal serait de faire une présentation directement dans le logiciel spécialisé de planification de la stratégie en utilisant de vrais tableaux de bord de stratégie avec de vraies données.
Voici les principaux avantages de cette approche :
- La carte stratégique est un outil reconnu de description de la stratégie, et la plupart des professionnels de l’entreprise seront capables de « lire » la carte
- Pas besoin de créer des diapositives – la carte stratégique est votre diapositive la plus importante et elle est créée automatiquement.
- Il n’est pas nécessaire d’ajouter des graphiques – utilisez simplement les tableaux de bord que vous utilisez régulièrement pour un vrai travail de stratégie.
- La logique de votre discours suit naturellement la logique de la carte stratégique.
- Les commentaires de vos collègues peuvent être mis en œuvre immédiatement ou recueillis automatiquement.
De nombreuses organisations n’ont pas exploité tout le potentiel des outils d’exécution de la stratégie – elles demandent encore à leurs responsables de :
- Extraire les données et les graphiques nécessaires du logiciel,
- De les présenter sur les diapositives,
- De faire la présentation, et
- De traiter manuellement les commentaires de leurs collègues.
Un changement de culture pour des présentations stratégiques plus efficaces
Nous abordons ci-dessous quelques techniques spécifiques permettant de réaliser une présentation stratégique efficace à l’aide d’un logiciel de planification stratégique.
La carte stratégique est la diapositive principale de votre présentation stratégique
Une carte stratégique est une image visuelle que le logiciel d’exécution de la stratégie crée et met à jour automatiquement en utilisant les informations sur vos objectifs, vos indicateurs et vos actions.
La présentation de la stratégie consiste à « lire » correctement une carte stratégique :
- Commencez par une vue d’ensemble, surtout si votre entreprise est nouvelle pour les participants. Parlez de la mission, de la vision, des valeurs, des thèmes stratégiques et de la stratégie globale de l’organisation.
- Expliquez que la stratégie comprend les moteurs et les résultats que vous voulez atteindre.
- Les perspectives internes et d’apprentissage sont les moteurs ou les catalyseurs de la stratégie.
- Les perspectives du client et des parties prenantes sont les résultats souhaités.
- Les couleurs des objectifs sur la carte correspondent au thème stratégique auquel l’objectif appartient.
- Parlez des parties prenantes impliquées et de leurs intérêts
Suivez la logique de la carte stratégique pour poursuivre l’entretien :
- Les questions formulées dans la description des perspectives seront vos points de départ.
Sur une carte stratégique correctement conçue, la grande image de la stratégie doit être divisée en petits sous-objectifs indépendants, mesurables par la valeur créée pour les parties prenantes.
- Les sous-objectifs sont les rectangles de la carte.
- Les liens entre les objectifs expliquent la logique de cause à effet
- Les indicateurs montrent comment la valeur créée pour les parties prenantes est quantifiée.
Examinez en détail les objectifs qui requièrent une plus grande attention :
- Comment l’objectif est-il quantifié?
- Quels sont les progrès actuels?
- Quels risques ont été identifiés ?
- Quels sont les plans d’action ?
- Quelles hypothèses allez-vous tester lors de l’exécution ?
Les fonctionnalités d’automatisation permettront de rendre l’histoire plus attrayante :
- Plier/déplier certaines parties de la carte.
- Passez aux tableaux de bord pour voir les tendances et les graphiques des KPI les plus importants.
- Ajoutez un diagramme de Gantt au tableau de bord pour visualiser les actions, les liens entre elles et le calendrier général de la stratégie
- Passez aux KPI pour étayer vos arguments avec des données en temps réel
- Cliquez sur les risques pour voir les définitions des risques et les plans d’atténuation suggérés.
- Ouvrez les actions pour voir les budgets, le calendrier et d’autres détails de vos plans d’action
Si vous commencez tout juste à travailler sur votre stratégie, l’outil de carte stratégique alimenté par l’IA vous aidera à créer une carte stratégique conforme aux dernières normes du secteur en incluant toutes les informations requises et en évitant les erreurs typiques.
Vous n’êtes pas limité à une seule carte !
Carte de processus
Par exemple, dans une fiche d’évaluation des innovations, nous avons utilisé des cartes de processus utilisé pour illustrer les principaux processus impliqués dans la stratégie d’innovation. C’est un excellent moyen de montrer comment la valeur est créée dans votre organisation.
Carte de synthèse
Lorsque vous faites une présentation pour le grand public, vous pouvez créer une carte stratégique générale qui ne comprendra pas autant de détails – juste les perspectives clés et les objectifs à l’intérieur.
Consultez les données sous-jacentes pour répondre aux questions difficiles
Pendant la présentation de la stratégie, vous pouvez vous poser des questions délicates…
Considérons-nous les données récentes ? Quand ont-elles été mises à jour pour la dernière fois ?
Dans l’onglet KPI, changez la vue en Mises à jour. Le tableau ci-dessous affichera quand les indicateurs ont été mis à jour pour la dernière fois et quel est leur calendrier de mise à jour.
Comment avons-nous obtenu le chiffre pour cet indicateur ?
Cette réponse est généralement formulée dans le champ de description de l’indicateur. Pour les objectifs de haut niveau qui sont calculés à partir des valeurs d’autres indicateurs, passez à la vue Calculs de l’onglet KPI. Elle montrera les formules utilisées pour les indicateurs.
Quel est le raisonnement/contexte qui sous-tend cet objectif ?
La justification peut être alignée avec l’objectif ou l’indicateur via la boîte de dialogue Actions.
Pour obtenir des informations contextuelles plus générales, utilisez le bouton
Historique des changements disponible pour les objectifs, les indicateurs et les actions. Il peut montrer, par exemple, que l’origine d’un certain objectif est une analyse PESTEL ou SWOT réalisée il y a quelque temps, ou que l’objectif a été précédemment formulé d’une manière différente.
Qu’avons-nous décidé de faire à propos de cet objectif lors de la dernière réunion ?
Les commentaires des participants à la présentation peuvent être notés immédiatement. Lors de la prochaine réunion stratégique, vous pourrez vérifier ces commentaires via la vue des actions dans l’onglet KPI.
Comment cet objectif contribue-t-il à la stratégie globale ?
Lorsque deux tableaux de bord sont liés par les données, le logiciel crée un indicateur importé. Allez dans l’onglet Données pour voir la source de données et l’arbre de dépendance. Ouvrez les fiches d’évaluation complémentaires si nécessaire.
Qui a suggéré cet objectif, modifié les cibles, ajouté des actions… ?
Tous les objectifs et toutes les actions du logiciel ont leur propriétaire. De plus, grâce à un audit , les utilisateurs peuvent voir l’historique des éléments, y compris les événements tels que la mise à jour des valeurs, des objectifs et l’ajout d’actions.
Présentation en déplacement
Parfois, des questions intéressantes se posent lorsque vous n’êtes pas dans la salle de réunion, que vous n’avez pas d’ordinateur portable, pas de diapositives, juste un smartphone.
Dans BSC Designer, le mode présentation est activé automatiquement sur le petit écran. Il masque tous les contrôles inutiles, vous aidant à naviguer facilement dans les cartes stratégiques et les tableaux de bord.
Notez immédiatement les commentaires
La partie la plus précieuse de toute présentation de stratégie est la discussion qui s’ensuit. L’un des grands avantages de l’utilisation d’un logiciel de planification stratégique pour la présentation est la possibilité de noter ces précieux commentaires directement dans le tableau de bord de la stratégie.
Commentaire sur les valeurs des KPI
Il peut y avoir une discussion intéressante sur certains KPI.
- Pourquoi sa valeur a-t-elle soudainement baissé ou augmenté plus que prévu ?
- Que pouvons-nous faire pour que le KPI sorte de la zone rouge ?
Notez ces observations à l’aide de la fonction commentaires pour la valeur du KPI.
Modifiez la carte à la volée
Mettez immédiatement en œuvre les idées figurant sur la carte stratégique – créez de nouveaux objectifs, indicateurs, hypothèses, risques ou actions.
Un canal dédié aux nouvelles idées
Dans la gestion du changement, il est essentiel de disposer d’un canal dédié aux nouvelles idées. La stratégie ne fait pas exception à la règle. Les membres de votre équipe peuvent envoyer leurs idées à l’e-mail dédié. Le logiciel convertira les e-mails en actions et les enregistrera dans un tableau de bord spécial appelé Idées pour la stratégie.
Modifier la stratégie de manière dynamique
Une présentation typique est un document fixe. Une véritable stratégie ne l’est pas. Avec un logiciel spécialisé comme BSC Designer, vous pouvez demander aux stratèges clés d’introduire des changements dans la stratégie immédiatement.
Il est étonnant de voir comment les gens travaillent simultanément sur la stratégie, ajoutant de nouvelles hypothèses, décomposant des objectifs complexes en éléments plus tangibles.
Automatisez la distribution et le suivi des documents
Avant la présentation, les participants s’attendent à avoir des documents à distribuer. Imprimer des documents ne semble pas être une idée durable. Envoyez plutôt le lien vers le tableau de bord de la stratégie dont vous allez parler afin que les participants puissent vous suivre et approfondir les données qui les intéressent.
Après la présentation de la stratégie, vous pouvez envoyer un e-mail de suivi. Pour illustrer certains points spécifiques, vous pouvez ajouter des liens directs vers les KPI, les objectifs ou les actions spécifiques.
Si vous avez besoin d’un document formel contenant des objectifs, des KPI et un plan stratégique, vous pouvez utiliser la fonction Rapport Voir par exemple, le . rapport sur le plan stratégique.
Résumé
Voici les avantages généraux de la présentation de la stratégie directement dans le logiciel de planification stratégique :
- Cela ne demande pas d’effort supplémentaire de la part de votre équipe – vous avez déjà toutes les données nécessaires dans le logiciel, pas besoin de passer du temps à travailler sur les diapositives.
- La présentation sera beaucoup plus productive qu’une présentation classique – vous montrerez des données récentes, vous approfondirez les détails et les informations contextuelles, vous pourrez introduire des changements et des idées directement dans le tableau de bord de la stratégie.
- Elle peut être réalisée à tout moment, et il est probable que vous cesserez de l’appeler présentation de la stratégie, mais qu’il s’agira d’une simple réunion au cours de laquelle vous parlerez de stratégie de manière disciplinée.
- Au lieu d’utiliser des documents papier, les participants auront un lien vers le tableau de bord de la stratégie ; dans les notes de suivi, vous pourrez faire référence à des objectifs, des KPI ou des actions spécifiques.
- Il n’y a pas d’écart entre la présentation et le travail réel – vous allez utiliser la même plateforme pour la présentation que celle que vous utilisez pour gérer vos KPI et vos objectifs au quotidien.
