Assurer la cohérence des données pour les KPI gérés dans BSC Designer

Définir les intervalles de mise à jour, gérer les preuves et les approbations pour assurer la cohérence des données des indicateurs de performance dans le tableau de bord.

  • Planifier la mise à jour (intervalle) d’un KPI.
  • Comportement des dates lorsque la valeur n’est pas spécifiquement définie (héritage des données).
  • Définir la méthode de regroupement (par exemple, moyenne, somme, max).
  • Synchroniser les critères d’évaluation avec un modèle.
  • Verrouiller les données historiques pour garantir l’intégrité des données et l’accès autorisé.
  • Mettre en place un flux de travail d’approbation.
  • Gérer les documents de preuve.

Intervalle de mise à jour

Pour tout KPI sur le tableau de bord, un intervalle de mise à jour peut être ajusté :

  1. Sélectionnez un KPI
  2. Cliquez sur Éditeur de valeurs
  3. Trouvez les paramètres de Type d'intervalle de mise à jour
  4. Sélectionnez l'intervalle de mise à jour requis et cliquez sur Fermer

Changez l'intervalle de mise à jour que le logiciel utilise par défaut pour les nouveaux indicateurs via le menu Outils > Options > Intervalle de mise à jour par défaut.

Héritage des valeurs

L'héritage des valeurs définit si le logiciel utilisera les valeurs précédentes pour les dates sans données, ou s'il utilisera uniquement les valeurs spécifiquement saisies.

Pour ajuster les paramètres d'héritage :

  • Sélectionnez un indicateur
  • Cliquez sur le bouton Éditeur de valeurs dans la barre d'outils
  • Utilisez l'option Héritage des valeurs

Mettez à jour l'héritage par défaut via Outils > Options > Héritage de valeur par défaut.

Regroupement de données

Lors de l'affichage de données agrégées par périodes, le logiciel utilise le paramètre de regroupement pour un indicateur.

Pour définir le regroupement de données :

  1. Sélectionnez un indicateur
  2. Cliquez sur le bouton Éditeur de valeurs dans la barre d'outils
  3. Utilisez la liste déroulante Regrouper par

Synchroniser les indicateurs depuis le modèle

BSC Designer vous permet de créer des répliques qui se synchronisent unidirectionnellement à partir d'un élément de modèle. Toute modification du modèle s'applique automatiquement aux répliques, garantissant ainsi la cohérence.

Cas d'utilisation typique :

  • Tableaux de bord d'évaluation où les mêmes critères évaluent plusieurs sujets.

Pour créer une réplique :

  1. Sélectionnez et copiez l'élément du modèle (Outils > Copier).
  2. Collez-le à l'emplacement cible (Outils > Coller).
  3. Dans la boîte de dialogue, sélectionnez Coller et garder la synchronisation, puis cliquez sur le bouton Coller.
  4. Renommez la réplique et répétez ces étapes pour des répliques supplémentaires.

Pour créer une réplique d'un tableau de bord entier :

  1. Ouvrez le tableau de bord du modèle.
  2. Sélectionnez la commande Enregistrer sous ... dans le menu Outils.
  3. Cochez la case Enregistrer et garder la synchronisation.

Modification par lots des indicateurs

Pour appliquer des modifications à plusieurs indicateurs dans le tableau de bord :

  1. Sélectionnez un indicateur.
  2. Cliquez sur le bouton « Éditeur de valeurs ».
  3. Cliquez sur le bouton « Avancé » ci-dessous.
Bouton avancé dans l'éditeur de valeurs

Sélectionnez le type de modification nécessaire parmi les options ci-dessous :

  • « Supprimer les dates pour une période » supprimera les données pour l'indicateur sélectionné pour la période de dates choisie.
  • « Définir l'intervalle de mise à jour » changera l'intervalle de mise à jour pour les indicateurs sélectionnés.

Pour finaliser la modification par lots :

  • Sélectionnez la période pour la modification.
  • Sélectionnez les indicateurs qui doivent être modifiés.
  • Cliquez sur OK pour appliquer les modifications.

Une approche alternative pour gérer les indicateurs par lots est d'utiliser la fonctionnalité IA. Les cas d'utilisation possibles incluent :

  • Importer des données non structurées
  • Charger des données d'exemple dans les KPI
  • Mettre à jour par lot les valeurs et objectifs des KPI

Verrouiller les données historiques pour modification

Pour protéger les données historiques contre les modifications non autorisées, définissez la période pendant laquelle les utilisateurs avec des droits limités sont autorisés à saisir ou modifier des données.

  1. Accédez à > Paramètres > Flux de travail.
  2. Dans la section Données historiques, configurez les paramètres Jours avant la date actuelle et Jours après la date actuelle.

Dans les paramètres utilisateur, les administrateurs de compte peuvent basculer l'option Autoriser la modification des valeurs historiques pour contrôler si un utilisateur est autorisé à modifier les valeurs historiques.

Automatiser l'approbation

Les administrateurs de compte peuvent activer la propriété Approbation requise pour les données saisies dans les réglages utilisateur afin de restreindre les droits des utilisateurs.

Les données saisies apparaîtront à côté du champ Valeur dans l’onglet Données :

  • Les utilisateurs avec Approbation requise activée peuvent rectifier les données saisies.
  • Les utilisateurs disposant de droits suffisants peuvent approuver ou rejeter les données saisies.

Gérer les documents de preuve

Pour confirmer l’exactitude d’une valeur saisie pour un indicateur, vous pouvez télécharger des documents de preuve à l’appui.

Pour configurer les preuves requises pour un indicateur :

  1. Sélectionnez un indicateur et passez à l’onglet Général.
  2. Cliquez sur le bouton Edit button Modifier à côté du champ Description.
    3. Cliquez sur le bouton Modifier pour accéder aux propriétés avancées du KPI
  3. Utilisez les commandes du groupe Exigences de preuve pour ajouter de nouveaux modèles de preuve.
Définir un modèle de preuve en décrivant la preuve requise et ses propriétés

Un modèle de preuve possède les propriétés suivantes :

  • Preuve à fournir – une description de la preuve attendue.
  • Périmètre – définit comment le modèle de preuve sera utilisé. Une preuve liée à une date est affichée en tant que modèle pour chaque intervalle de mise à jour, tandis qu'une preuve au niveau de l’indicateur s’applique à l’indicateur en général, sans être liée à une date précise.
  • Obligatoire – spécifie que la preuve doit obligatoirement être fournie pour pouvoir déclarer une valeur.

Pour télécharger une preuve spécifique à l’indicateur :

  1. Sélectionnez un indicateur et passez à l’onglet Général de l’indicateur.
  2. Cliquez sur le bouton Attachment button Pièce jointe.
  3. Utilisez la commande pour télécharger la preuve.

Pour télécharger une preuve liée à une date pour un suivi continu :

  1. Sélectionnez un indicateur et passez à l’onglet Données de l’indicateur.
  2. Sélectionnez une date dans le calendrier.
  3. Cliquez sur le bouton Attachment button Pièce jointe pour télécharger la preuve.

Envisagez de combiner les téléchargements de preuve avec le flux de travail d’approbation.

Outils supplémentaires

La plateforme fournit des outils supplémentaires pour garantir la cohérence et la responsabilité des données.

Sauvegarde de données

  • Une sauvegarde complète des données de compte est disponible via > Paramètres > Sauvegarde.
  • Une sauvegarde d'une carte de pointage spécifique est disponible via le menu Outils > Exporter les données > Exporter en tant que fichier BSC (XML).

Piste d'audit

  • Une piste d'audit générale est disponible via > Utilisateurs > Piste d'audit.
  • Une piste d'audit pour des éléments spécifiques est disponible dans l'onglet Contexte > Historique des modifications.