Compreensão do envolvimento dos funcionários no planejamento estratégico e seu efeito nas práticas relacionadas à estratégia de uma organização.
Eles dizem que “a estratégia deve ser responsabilidade de todos” – isso é verdade para a execução da estratégia em geral, mas e quanto ao desenvolvimento da estratégia? Quem é responsável? Quem precisa estar envolvido? Que tipo de envolvimento estamos falando?
Este artigo ajudará os estrategistas a:
- Definir os níveis de envolvimento dos funcionários no planejamento estratégico
- Autoavaliar o nível de maturidade atual de sua organização
- Orquestração do planejamento estratégico – o Escritório de Gerenciamento de Estratégia
- Slides de apresentação
Como fornecedor de software de planejamento estratégico, também temos como objetivo orientar nossos potenciais clientes em seus esforços para melhorar o processo de planejamento estratégico e na aquisição de um número apropriado de assinaturas do software BSC Designer.
3 Níveis de Envolvimento no Planejamento Estratégico
Frequentemente ouvimos que os funcionários precisam ser envolvidos na estratégia. Vale a pena definir o significado de “envolvimento” no contexto do planejamento estratégico. Abaixo, discutiremos os três níveis de envolvimento e compartilharemos exemplos de como esse envolvimento se parece na prática.
Nível 1. Consciência Estratégica
Quando perguntamos “Quem deve estar envolvido no planejamento estratégico” e ouvimos a resposta “Todos!”, estamos falando de envolvimento no sentido de consciência estratégica.
Uma estratégia tem mais chances de ser executada com sucesso se as pessoas que trabalham nela tiverem uma compreensão geral do contexto estratégico de suas responsabilidades.
Como podemos testar essa compreensão? Discutimos isso em um artigo anterior. Aqui, podemos definir três subníveis de consciência estratégica:
- Consciente da missão. Os funcionários conhecem a missão formal e a declaração de visão da empresa.
- Consciente da função. Os funcionários podem explicar como sua unidade contribui para a estratégia da empresa.
- Consciente do contexto. Os funcionários podem explicar como eles apoiam a estratégia de sua unidade.
No software BSC Designer, os usuários com acesso somente para visualização da estratégia podem ser considerados funcionários no nível de consciência estratégica.
As melhores práticas para consciência estratégica incluem:
- Usar componentes gráficos de missão, visão e valores no painel global disponível para todos os usuários da conta.
- Compartilhar links para os mapas e painéis relevantes em comunicações internas para incentivar os usuários a revisar as últimas mudanças.
- Praticar apresentações de estratégia em uma página.
Nível 2. Contribuição
Aqui, o papel dos funcionários muda de meros observadores para contribuintes. Isso pode envolver contribuir com:
- ideias e
- relatórios de dados.
Por exemplo, além de ter acesso a um mapa de estratégia geral (nível de consciência), os contribuintes podem ter acesso a metas e indicadores específicos. Eles podem ver como suas contribuições impactam a estratégia de sua unidade.
No BSC Designer, os usuários de entrada de dados podem ser considerados funcionários no nível de contribuição, pois informam seus dados diretamente nos indicadores de desempenho e podem adicionar seus comentários aos dados informados nos KPIs.
Nível 3. Colaboração / Propriedade
Neste nível, os funcionários estão envolvidos em atividades típicas de planejamento estratégico, como:
- Analisar as necessidades das partes interessadas e convertê-las em metas de alto nível.
- Descompor metas de alto nível em subcomponentes menores (submetas, iniciativas, métricas).
- Estabelecer medição de desempenho para as metas (método de medição, regularidade, tipo de agregação, proprietários).
- Conduzir análise de risco e definir métricas de risco no contexto das metas.
- Definir planos de ação e iniciativas.
- Validar hipóteses na prática.
- Adaptar a estratégia a novos fatores.
No BSC Designer, os Usuários Avançados estão no nível de colaboração / propriedade.
Avaliando Abordagens de Planejamento Estratégico em Unidades de Negócios
Com os níveis de envolvimento dos funcionários em mente, podemos estimar onde unidades de negócios específicas estão em termos de sua abordagem em relação ao planejamento estratégico.
Nível 1. Estratégia Formal
Nessas unidades de negócios, a estratégia é uma formalidade que precisa ser relatada em reuniões anuais. Não é uma ferramenta que é regularmente usada para apoiar decisões de negócios. A estratégia formal pode ser definida em um plano estratégico, mas não é usada pela gerência como uma ferramenta orientadora.
Exemplos típicos incluem:
- Orçamento camuflado como planejamento estratégico.
- Planos estratégicos criados principalmente com investidores, reguladores ou a imprensa em mente.
Número estimado de funcionários envolvidos no planejamento estratégico:
- 1% envolvidos no nível de colaboração/propriedade.
- 2-3% envolvidos no nível de contribuição.
- Consciência da estratégia dos outros funcionários: nível consciente da missão.
Nível 2. Estratégia Cascateada
Neste nível, a estratégia da unidade de negócios é formulada e mantida por 1-2 estrategistas e gerentes seniores. O know-how sobre a estratégia permanece com alguns estrategistas. A estratégia é cascateada/imposta para outros funcionários; a equipe de operações aceita a estratégia como está e, no melhor dos casos, está envolvida com a inserção de dados, mas não no nível de colaboração/propriedade.
Exemplos típicos incluem:
- Organizações com estratégia em nível corporativo estabelecida definida pelo CEO e equipe executiva.
- Organizações com uma unidade de planejamento estratégico dedicada que estabelece métricas e metas para outras unidades de negócios e funcionais.
Número estimado de funcionários envolvidos no planejamento estratégico:
- 3-5% envolvidos no nível de colaboração/propriedade.
- 10-15% envolvidos no nível de contribuição.
- Consciência da estratégia dos outros funcionários: nível consciente da função.
Nível 3. Estratégia Colaborativa
Neste nível, funcionários-chave estão envolvidos no planejamento estratégico no nível de colaboração / propriedade. Eles trabalham com hipóteses estratégicas, formulam objetivos empresariais, iniciativas, acompanham KPIs, etc.
Exemplos típicos incluem:
- Organizações com estratégias em nível de unidade bem desenvolvidas.
- Gerentes seniores projetando a estratégia em nível corporativo para a realidade de sua unidade.
Número estimado de funcionários envolvidos no planejamento estratégico:
- 5-10% envolvidos no nível de colaboração/propriedade.
- 15-30% envolvidos no nível de contribuição.
- Consciência da estratégia dos outros funcionários: nível consciente do contexto.
Orquestrando o Planejamento Estratégico – O Escritório de Gerenciamento de Estratégia
O planejamento estratégico não é homogêneo em toda a organização.
Ao ampliar unidades de negócios ou funcionais em departamentos, divisões, etc., veremos que o nível de maturidade do planejamento estratégico flutua.
Precisamos nos concentrar em:
- Estabelecer padrões para o desenvolvimento da estratégia,
- Compartilhar melhores práticas, e
- Comunicar a estratégia entre unidades.
O papel do Escritório de Gerenciamento de Estratégia (EGE) emerge nesse contexto.
Pense em várias unidades de negócios dentro de organizações trabalhando em sua própria pontuação de estratégia. Todas com sua abordagem para o planejamento estratégico, coleta e relato de dados, diferenças em terminologia e diversos antecedentes teóricos:
- A estratégia em nível corporativo pode estar bem desenvolvida.
- A estratégia de algumas unidades de negócios pode ser detalhada, mas pode perder a alinhamento com a estratégia geral.
- A estratégia de outra unidade funcional pode usar métodos de medição de risco que não são compatíveis com métodos aceitos por outras unidades.
Com a crescente complexidade da organização, surge a necessidade de um regulador interno ou papel de orquestrador.
O conceito de Escritório de Gerenciamento de Estratégia foi introduzido por Robert S. Kaplan e David P. Norton em seu artigo HBR em 2005, articulando entre suas funções:
- Estabelecer um processo compartilhado de desenvolvimento de pontuação.
- Supervisionar a coleta, validação, integridade e inserção de dados.
- Padronizar a terminologia.
- Oferecer treinamento e educação em scorecard.
- Alinhar os scorecards com toda a organização.
- Comunicar a estratégia.
O software BSC Designer ajudará a supervisionar e padronizar o processo de planejamento estratégico, definindo modelos compartilhados para:
- Fórmulas de desempenho.
- Layout do painel.
- Configuração de KPI.
- Modelos de scorecards.
A ferramenta também apoiará o EGE em:
- Manter a consistência dos dados via intervalos de atualização controlados.
- Automatizar o alinhamento.
- Automatizar a comunicação da estratégia via relatórios agendados.
Unidade de Planejamento Estratégico vs. Escritório de Gerenciamento de Estratégia
Qual é a diferença entre a ideia de uma Unidade de Planejamento Estratégico e o Escritório de Gerenciamento de Estratégia?
Metaforicamente falando, se a unidade de planejamento estratégico é um spalla ou primeiro violino, então o escritório de gerenciamento de estratégia é o maestro da orquestra…
Ao discutir a unidade de planejamento estratégico e o escritório de gerenciamento de estratégia, estamos realmente falando sobre dois papéis diferentes:
- Desenvolvimento de estratégia de alto nível, e
- Papel de regulador/orquestrador interno
Para empresas menores, não há necessidade de um escritório de gerenciamento de estratégia; seu papel é desempenhado pela unidade de planejamento estratégico. No entanto, com o crescimento da escala e da complexidade das organizações, surge a necessidade de supervisionar o processo de desenvolvimento de pontuação.
Tutorial em Vídeo
Slides
- Acesse os slides para ‘Planejamento Estratégico: Quem é Responsável e Quem Precisa Estar Envolvido?’
Conclusões
Definimos três níveis de envolvimento dos funcionários no planejamento estratégico:
- Nível 1. Consciência estratégica (com três subníveis: consciente da missão, consciente da função e consciente do contexto)
- Nível 2. Contribuição
- Nível 3. Colaboração / propriedade
Escalando para o nível organizacional, o grau de envolvimento dos funcionários na estratégia define a abordagem da empresa no planejamento estratégico:
- Nível 1. Estratégia Formal – limitada ao planejamento estratégico anual
- Nível 2. Estratégia Cascateada com planejamento estratégico centralizado estabelecido
- Nível 3. Estratégia Colaborativa sugerida como a melhor prática a seguir
O nível “Estratégia Colaborativa” se refere a:
- 100% dos funcionários envolvidos no nível de consciência
- 15-30% dos funcionários envolvidos no nível de contribuição
- 5-10% dos funcionários envolvidos no nível de colaboração / propriedade
Quanto ao orientação prática durante a aquisição de software de planejamento estratégico, o mesmo modelo pode ser usado como uma estimativa para o número de usuários:
- 100% dos funcionários com acesso de usuário apenas para visualização
- 15-30% dos funcionários com acesso de entrada de dados
- 5-10% dos funcionários com acesso de Usuário Avançado
Fique à vontade para compartilhar nos comentários do artigo suas observações sobre os modelos de maturidade mencionados e que estão presentes em sua organização.
CEO | Palestrante | Autor
A BSC Designer é um software de Balanced Scorecard que está a ajudar as empresas a melhor formularem as suas estratégias e a tornarem o processo de execução da estratégia mais tangível com KPIs.