Compreendendo o envolvimento dos funcionários no planejamento estratégico e seu efeito nas práticas relacionadas à estratégia de uma organização.
Dizem que “estratégia deve ser o trabalho de todos” – isso é verdade para a execução da estratégia em geral, mas e quanto ao desenvolvimento da estratégia? Quem é responsável? Quem precisa estar envolvido? De que tipo de envolvimento estamos falando?
Este artigo ajudará os estrategistas a:
- Definir os níveis de envolvimento dos funcionários no planejamento estratégico
- Avaliar por si mesmos o nível de maturidade atual de sua organização
- Orquestrar o planejamento estratégico – o Escritório de Gestão de Estratégia
- Apresentação de slides
Como fornecedor de software de planejamento estratégico, também buscamos orientar nossos potenciais clientes em seus esforços para melhorar o processo de planejamento estratégico e adquirir um número apropriado de assinaturas para o software BSC Designer.
3 níveis de envolvimento no planejamento estratégico
Costumamos ouvir que os funcionários precisam estar envolvidos na estratégia. Vale a pena definir o significado de “envolvimento” no contexto do planejamento estratégico. A seguir, discutiremos os três níveis de envolvimento e compartilharemos exemplos de como esse envolvimento se manifesta na prática.
Nível 1. Conscientização Estratégica
Quando perguntamos “Quem deve estar envolvido no planejamento estratégico” e ouvimos a resposta “Todos!”, estamos falando sobre envolvimento no sentido de conscientização estratégica.
Uma estratégia tem mais chances de execução bem-sucedida se as pessoas que estão trabalhando nela tiverem um entendimento geral do contexto estratégico de suas responsabilidades.
Como podemos testar esse entendimento? Discutimos isso em um artigo anterior. Aqui, podemos definir três subníveis de conscientização estratégica:
- Consciente da missão. Os funcionários conhecem a missão e a visão formal da empresa.
- Consciente da função. Os funcionários podem explicar como sua unidade contribui para a estratégia da empresa.
- Consciente do contexto. Os funcionários podem explicar como apoiam a estratégia de sua unidade.
No software BSC Designer, usuários com acesso somente para visualização da estratégia podem ser considerados como funcionários no nível de conscientização estratégica.
As melhores práticas para conscientização estratégica incluem:
- Usar widgets de missão, visão e valores no painel de controle global disponível para todos os usuários da conta.
- Compartilhar links para os mapas e painéis de controle relevantes nas comunicações internas para incentivar os usuários a revisar as últimas mudanças.
- Praticar apresentações de estratégia em uma página.
Nível 2. Contribuição
Aqui, o papel dos funcionários muda de meros observadores para contribuidores. Isso pode envolver a contribuição:
- de insights, e
- relatórios de dados.
Por exemplo, além de ter acesso a um mapa estratégico geral (nível de conscientização), os contribuidores podem ter acesso a metas e indicadores específicos. Eles podem ver como suas contribuições impactam a estratégia de sua unidade.
No BSC Designer, os usuários de entrada de dados podem ser considerados como funcionários no nível de contribuição, pois reportam seus dados diretamente para os indicadores de desempenho e podem adicionar seus comentários aos dados reportados aos KPIs.
Camada 3. Colaboração / Propriedade
Nesta camada, os funcionários estão envolvidos em atividades típicas de planejamento estratégico, tais como:
- Analisar as necessidades das partes interessadas e convertê-las em metas de alto nível.
- Decompor metas de alto nível em subcomponentes menores (submetas, iniciativas, métricas).
- Estabelecer a medição de desempenho para as metas (método de medição, regularidade, tipo de agregação, responsáveis).
- Conduzir análises de risco e definir métricas de risco no contexto das metas.
- Definir planos de ação e iniciativas.
- Validar hipóteses na prática.
- Adaptar a estratégia a novos fatores.
No BSC Designer, usuários avançados estão na camada de colaboração / propriedade.
Avaliar abordagens de planejamento estratégico em unidades de negócios
Com os níveis de envolvimento dos funcionários em mente, podemos estimar onde unidades de negócios específicas estão em termos de sua abordagem ao planejamento estratégico.
Nível 1. Estratégia Formal
Em tais unidades de negócio, a estratégia é uma formalidade que precisa ser relatada em reuniões anuais. Não é um instrumento regularmente usado para apoiar decisões empresariais. A estratégia formal pode ser definida em um plano estratégico, mas não é utilizada pela gestão como uma ferramenta orientadora.
Exemplos típicos incluem:
- Orçamentação camuflada como planejamento estratégico.
- Planos estratégicos criados principalmente com investidores, reguladores ou a imprensa em mente.
Número estimado de funcionários envolvidos no planejamento estratégico:
- 1% envolvido no nível de colaboração/propriedade.
- 2-3% envolvido no nível de contribuição.
- Consciência estratégica de outros funcionários: nível de consciência da missão.
Nível 2. Estratégia em Cascata
Neste nível, a estratégia da unidade de negócios é formulada e mantida por 1-2 estrategistas e gerentes seniores. O know-how sobre a estratégia permanece com alguns estrategistas. A estratégia é em cascata/mandatada para outros funcionários; a equipe de operações aceita a estratégia como está e, na melhor das hipóteses, está envolvida no relatório de dados, mas não no nível de colaboração/propriedade.
Exemplos típicos incluem:
- Organizações com estratégia corporativa estabelecida definida pelo CEO e pela equipe executiva.
- Organizações com uma unidade de planejamento estratégico dedicada que estabelece métricas e metas para outras unidades de negócios e funcionais.
Número estimado de funcionários envolvidos no planejamento estratégico:
- 3-5% envolvidos no nível de colaboração/propriedade.
- 10-15% envolvidos no nível de contribuição.
- Consciência da estratégia pelos outros funcionários: nível de consciência funcional.
Nível 3. Estratégia Colaborativa
Neste nível, os principais funcionários estão envolvidos no planejamento estratégico no nível de colaboração/propriedade. Eles trabalham com hipóteses estratégicas, formulam metas de negócios, iniciativas, acompanham KPIs, etc.
Exemplos típicos incluem:
- Organizações com estratégias bem desenvolvidas a nível de unidade.
- Gerentes seniores projetando a estratégia corporativa na realidade de sua unidade.
Número estimado de funcionários envolvidos no planejamento estratégico:
- 5-10% envolvidos no nível de colaboração/propriedade.
- 15-30% envolvidos no nível de contribuição.
- Consciência de estratégia dos outros funcionários: nível de consciência contextual.
Orquestrando o Planejamento Estratégico – O Escritório de Gestão de Estratégia
O planejamento estratégico não é homogêneo em toda a organização.
Ao expandir unidades de negócios ou funcionais em departamentos, divisões, etc., veremos que o nível de maturidade do planejamento estratégico flutua.
Precisamos focar em:
- Estabelecer padrões para o desenvolvimento de estratégia,
- Compartilhar melhores práticas, e
- Comunicar a estratégia entre as unidades.
O papel do Escritório de Gestão de Estratégia (OGE) surge neste contexto.
Pense em várias unidades de negócios dentro das organizações trabalhando em seus próprios scorecards de estratégia. Todos com sua abordagem para planejamento estratégico, coleta de dados, relatórios, diferenças de terminologia e vários fundamentos teóricos:
- A estratégia em nível corporativo pode estar bem desenvolvida.
- A estratégia de algumas unidades de negócios pode ser detalhada, mas faltar alinhamento com a estratégia geral.
- A estratégia de outra unidade funcional pode usar métodos de medição de risco que não são compatíveis com métodos aceitos por outras unidades.
Com a crescente complexidade da organização, surge a necessidade de um regulador interno ou função de orquestração.
O conceito de Escritório de Gestão de Estratégia foi introduzido por Robert S. Kaplan e David P. Norton em seu artigo na HBR em 2005, articulando entre suas funções:
- Estabelecer um processo compartilhado de desenvolvimento de scorecard.
- Supervisionar a coleta, validação, integridade e relatório de dados.
- Padronizar a terminologia (os usuários da plataforma BSC Designer podem consultar este glossário de termos).
- Fornecer treinamento e educação sobre scorecard.
- Alinhar scorecards em toda a organização.
- Comunicar a estratégia.
O software BSC Designer ajudará a supervisionar e padronizar o processo de planejamento estratégico definindo modelos compartilhados para:
- Fórmulas de desempenho.
- Layout do painel de controle.
- Configuração de KPIs.
- Modelos de scorecard.
A ferramenta também apoiará o OGE em:
- Manter a consistência dos dados através de intervalos de atualização controlados.
- Automatizar o alinhamento.
- Automatizar a comunicação da estratégia via relatórios agendados.
Unidade de Planejamento Estratégico vs. Escritório de Gestão da Estratégia
Qual é a diferença entre a ideia de uma Unidade de Planejamento Estratégico e o Escritório de Gestão da Estratégia?
Metaforicamente falando, se a unidade de planejamento estratégico é o concertino ou primeiro violino, então o escritório de gestão da estratégia é o maestro da orquestra…
Ao discutir a unidade de planejamento estratégico e o escritório de gestão da estratégia, estamos na verdade falando sobre dois papéis diferentes:
- Desenvolvimento de estratégia de alto nível, e
- Papel de regulador/orquestrador interno
Para empresas menores, não há necessidade de um escritório de gestão da estratégia; seu papel é desempenhado pela unidade de planejamento estratégico. No entanto, com o crescimento da escala e complexidade das organizações, surge a necessidade de supervisionar o processo de desenvolvimento do scorecard.
Tutorial em Vídeo
Slides
- Acesse os slides para o ‘Planejamento Estratégico: Quem é Responsável e Quem Precisa Estar Envolvido?’
Roteiro para Participação dos Funcionários
Os limites estabelecidos de engajamento dos funcionários, definidos como a porcentagem de funcionários envolvidos, não são prescritivos e precisam ser adaptados ao contexto específico da organização.
No sistema de implantação de estratégia, compartilhamos um roteiro de implementação típico com resultados de aprendizagem esperados, cronogramas e o número de funcionários envolvidos.
De acordo com este roteiro:
- Nas fases iniciais (testando as águas e piloto), apenas alguns estrategistas estão envolvidos no processo.
- Na fase de expansão, mais funcionários estão envolvidos, eventualmente alcançando uma porcentagem que reflete o nível atual de maturidade da organização no planejamento estratégico.
Sessão: 'Papéis e Envolvimento Organizacional no Planejamento Estratégico' está disponível como parte do programa de aprendizado contínuo do BSC Designer, oferecido tanto como workshop online quanto presencial. Saiba mais....
Principais pontos
Definimos três níveis de envolvimento dos funcionários no planejamento estratégico:
- Nível 1. Consciência da estratégia (com três subníveis: consciente da missão, consciente da função e consciente do contexto)
- Nível 2. Contribuição
- Nível 3. Colaboração / responsabilidade
Ampliando para o nível organizacional, o grau de envolvimento dos funcionários na estratégia define a abordagem da empresa ao planejamento estratégico:
- Nível 1. Estratégia Formal – limitada ao planejamento estratégico anual
- Nível 2. Estratégia em Cascata com planejamento estratégico centralizado estabelecido
- Nível 3. Estratégia Colaborativa sugerida como a melhor prática a seguir
O nível de “Estratégia Colaborativa” refere-se a:
- 100% dos funcionários envolvidos no nível de consciência
- 15-30% dos funcionários envolvidos no nível de contribuição
- 5-10% dos funcionários envolvidos no nível de colaboração / responsabilidade
No que diz respeito à orientação prática durante a aquisição de software de planejamento estratégico, o mesmo modelo pode ser usado como uma estimativa para o número de usuários:
- 100% dos funcionários tendo acesso como usuários de somente leitura (nível de consciência) – “usuários de somente leitura” no BSC Designer
- 15-30% dos funcionários tendo acesso como usuários de entrada de dados (nível de contribuição) – “usuários de entrada de dados” no BSC Designer
- 5-10% dos funcionários tendo acesso como usuários avançados (nível de colaboração / responsabilidade) – “usuários avançados” no BSC Designer
O número de funcionários envolvidos no planejamento estratégico deve ser adaptado ao estágio de implementação, começando com alguns estrategistas na fase de testes e aumentando ao longo do tempo para corresponder à maturidade da organização no planejamento estratégico.
Sinta-se à vontade para compartilhar suas observações sobre os modelos de maturidade mencionados na sua organização nos comentários do artigo.
Alexis Savkin é Consultor Sênior de Estratégia e CEO da BSC Designer, uma plataforma de Balanced Scorecard. Ele possui mais de 20 anos de experiência na área, com formação em matemática aplicada e tecnologia da informação. Alexis é o autor do “Sistema de Implementação de Estratégia”. Ele publicou mais de 100 artigos sobre estratégia e medição de desempenho, participa regularmente como palestrante em eventos do setor e seu trabalho é frequentemente citado em pesquisas acadêmicas.