Aprenda a desarrollar un cuadro de mando de evaluación que incluya criterios de evaluación ponderados y alinéelo con otros cuadros de mando estratégicos. Úselo para evaluaciones de desempeño de empleados y equipos.
Los cuadros de mando de evaluación (o assessment) son herramientas empresariales ampliamente utilizadas en áreas como la gestión del desempeño, planificación estratégica, aseguramiento de la calidad, gestión de riesgos, monitoreo de cumplimiento (por ejemplo, para evaluación de proveedores), satisfacción de las partes interesadas, aprovisionamiento, y la evaluación de capacitación y esfuerzos de innovación.
Evaluation Scorecard. En este artículo, discutimos los principales desafíos de crear un cuadro de mando de evaluación:
- Prepare un cuadro de mando de evaluación con sujetos y criterios para la evaluación.
- Capture datos de evaluación cuantitativos (puntuaciones) y cualitativos (retroalimentación) a lo largo del tiempo.
- Visualice el desempeño a lo largo del tiempo, basado en criterios y sujetos de evaluación.
- Alinee el cuadro de mando de evaluación con la estrategia general.
Usaremos la “Plantilla de Evaluación de Desempeño” disponible en BSC Designer para mostrar cómo estos desafíos pueden ser automatizados en la práctica.
Plantilla de evaluación: Preparando criterios de evaluación y sujetos de evaluación
Un cuadro de mando de evaluación típico se basa en un conjunto fijo de criterios/factores de evaluación definidos para cada sujeto de evaluación. Para asegurar la comparabilidad de los resultados de la evaluación tanto internamente como con otros cuadros de mando, normalizamos los criterios de evaluación basados en la escala de medición y la función de optimización.
Crear una estructura de criterios
En BSC Designer, comenzamos creando una estructura de indicadores que utilizaremos para la evaluación.
- Use el botón Añadir para incluir un tema de evaluación (referido como «Equipo 1» en la plantilla).
- Seleccione «Equipo 1» y haga clic en Añadir para especificar los criterios de evaluación dentro (Factor 1..n).
Evaluation Scorecard. - Si es necesario, cree subfactores para los factores.
- Use el campo Descripción para definir los estándares de medición y subir políticas orientativas relevantes.
Los criterios pueden ser cuantitativos (números) o cualitativos (elección natural):
- Para criterios cualitativos, configure unidades de medida personalizadas a través de la pestaña General > Unidad de Medida > Editar Propiedades. Por ejemplo, use una calificación según la escala de Likert.
- Para criterios cuantitativos, vaya directamente al campo Valor en la pestaña Datos.
Configurar el periodo de actualización
De forma predeterminada, el factor de evaluación está configurado para actualizaciones mensuales. Para personalizar el intervalo de actualización:
- Seleccione un factor de evaluación.
- Haga clic en el Editor de valores.
- Utilice el control de Intervalo de actualización.
Cuadro de mando de evaluación. Normalización de factores
Podría haber diferentes unidades de medida y escalas de medición para los factores, por ejemplo:
- Factor de satisfacción del cliente, medido en % en una escala de 0 a 100%.
- Factor de tiempo de respuesta, medido en horas en una escala de 0 a 48 horas.
Necesitamos hacer que estos factores sean comparables mediante la normalización. El software hará esto automáticamente utilizando información sobre la escala de medición (vea la pestaña Data) y la función de optimización (vea la pestaña Performance).
Cuadro de mando de evaluación. Además, en la pestaña Performance, podemos especificar el peso relativo de un cierto factor en el cálculo de la puntuación total.
Propagar criterios de evaluación
Hemos creado un índice de factores que ahora se utiliza para la evaluación. Necesitamos propagar el mismo índice para otros sujetos de evaluación. Para hacer esto:
- Seleccione «Equipo 1» y cópielo (Herramientas > Copiar indicador).
- Seleccione el elemento raíz («Plantilla de Evaluación de Desempeño») y pegue el elemento (Herramientas > Pegar):
- Utilice la opción «Pegar» si desea una copia simple de los criterios de evaluación.
- Utilice «Pegar y Mantener Sincronización» si prefiere que la plataforma actualice la copia cuando se modifique la plantilla original.
- Cambie el nombre del elemento creado a «Equipo 2».
- Repita los pasos para más sujetos de evaluación.
La estructura principal para el cuadro de mando de evaluación ahora está lista.
Alternativamente, puede propagar todo el cuadro de mando utilizando uno como plantilla y creando copias sincronizadas. Para hacer esto, abra el cuadro de mando de la plantilla, seleccione Herramientas > Guardar como …, y marque la opción Guardar y Mantener Sincronización.
- Este estudio de caso proporciona un ejemplo de implementación de sincronización basada en plantillas de cuadros de mando de evaluación.
Evaluación continua: Capturar evaluaciones y comentarios a lo largo del tiempo
En el siguiente paso, utilizamos el cuadro de mando para capturar datos de evaluación fecha por fecha. Además de las puntuaciones asignadas a los criterios de evaluación, es crucial capturar comentarios e ideas de mejora.
Evaluación de la puntuación fecha por fecha
En BSC Designer, podemos evaluar los temas de acuerdo con los factores de evaluación fecha por fecha.
- Seleccione un período de actualización en el calendario de intervalos.
- Elija el factor a actualizar.
- Cambie a la pestaña Datos e ingrese una nueva puntuación de evaluación en el campo Valor.
Alternativamente, haga clic en el Editor de valores e ingrese nuevos datos en la tabla de datos allí.
El software calculará automáticamente el cuadro de mando de evaluación utilizando las puntuaciones de evaluación actuales para los factores y el peso de los factores.
Capture comentarios e ideas de mejora
También podemos documentar comentarios e ideas de mejora dentro del contexto de los factores de evaluación.
- Siga los pasos anteriores para actualizar la puntuación de evaluación para una fecha específica.
- Use el botón Comentario al lado del campo Valor.
Cuadro de Mando de Evaluación. El objetivo final de la evaluación de rendimiento es elaborar un plan de desarrollo.
- Seleccione el sujeto de evaluación (por ejemplo, Equipo 1).
- Haga clic en el botón Iniciativas.
- Elija un tipo de registro apropiado (Iniciativa, Riesgo, Hipótesis, etc.).
- Agregue los detalles del plan de desarrollo (cargue documentos, especifique presupuesto, cronograma, responsable).
Entrada a través de la plantilla de Excel
Un método eficaz para automatizar evaluaciones es distribuir un cuestionario. Por ejemplo, al realizar una evaluación de riesgo de proveedores, puede proporcionar a los proveedores preguntas relevantes utilizando una plantilla de Excel.
Para crear una plantilla de Excel en BSC Designer:
- Vaya a Herramientas > Exportar datos
- Haga clic en Siguiente
- Seleccione la opción Exportar como plantilla
Puede importar posteriormente el cuestionario de nuevo en la herramienta usando Herramientas > Importar datos.
Panel de control de rendimiento: Herramienta visual para el cuadro de mando de evaluación
Una representación visual de la progresión de las puntuaciones de evaluación a lo largo del tiempo ayuda a comprender las tendencias y facilita la toma de decisiones.
Cuadro de mando de evaluación. Agregar nuevos diagramas
Utilice los Paneles de control en BSC Designer para visualizar evaluaciones por tema, por factores, y observar su dinámica a lo largo del tiempo.
Para agregar un nuevo diagrama:
- Cambie a la pestaña del Panel de control.
- Haga clic en el botón Agregar.
- Seleccione la fuente de datos, el tipo de diagrama y configure sus ajustes.
Evaluación general del desempeño
El primer diagrama visualiza el desempeño general mes a mes según el cuadro de mando de evaluación:
- El diagrama utiliza el elemento raíz («Plantilla de Evaluación del Desempeño» como fuente de datos).
- Las opciones «Mostrar anotaciones» y «Mostrar tendencia» están activadas.
- La opción «Mostrar subelementos» está desactivada ya que estamos interesados en ver el desempeño general.
- Se definió un título personalizado para el diagrama para capturar mejor su función.
Cuadro de mando de evaluación. Rendimiento de los sujetos de evaluación
El diagrama a la derecha es similar, pero en este caso, activamos la opción Mostrar subelementos, por lo que el diagrama presenta el rendimiento de sujetos de evaluación específicos (Equipos) por meses.
Estado actual de la evaluación
A continuación, añadimos un diagrama de Serie que muestra el rendimiento actual por sujetos de evaluación (Equipos) y factores de evaluación.
Planes de desarrollo
El diagrama de Iniciativas a la derecha enumera todos los datos relevantes para la evaluación capturados en forma de Iniciativas, Riesgos, Factores de Éxito, o Resultados Esperados.
Diagramas para factores específicos
Los diagramas a continuación presentan el rendimiento de factores específicos y sujetos de evaluación.
Alineación: conectar los resultados de la evaluación con otros cuadros de mando
Con el cuadro de mando de evaluación, evaluamos el estado actual del sujeto de evaluación basado en los criterios/factores establecidos. Para mejorar la toma de decisiones y la ejecución de la estrategia en general, es crucial integrar los resultados de la evaluación tanto en cuadros de mando estratégicos como funcionales.
Por ejemplo, podemos crear un cuadro de mando de evaluación para validar que todas las terceras partes (sujetos de evaluación) cumplan con ciertos requisitos de conformidad (factores de evaluación). La puntuación general de dicho cuadro de mando puede usarse como entrada para el indicador “Puntuación de Conformidad General del Socio” en el cuadro de mando de conformidad.
Para alinear dos cuadros de mando:
- Seleccione el elemento fuente y cópielo al portapapeles.
- Cambie al cuadro de mando de destino; seleccione el elemento padre y péguelo desde el portapapeles.
El software ofrecerá varias opciones para alinear dos cuadros de mando.
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Conclusiones
Hemos discutido cómo automatizar las evaluaciones de desempeño en BSC Designer. El proceso se puede presentar en estos pasos clave:
- Crear el cuadro de mando de evaluación con los temas de evaluación y los factores de evaluación.
- Capturar datos cuantitativos (puntuaciones) y cualitativos (comentarios, planes de mejora) a lo largo del tiempo.
- Visualizar las evaluaciones en el panel de control.
- Utilizar los resultados de la evaluación para otros cuadros de mando.
Use la plantilla Cuadro de Mando de Evaluación
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Cuadro de Mando de Evaluación como punto de partida. La encontrará en Nuevo > Nuevo cuadro de mando > Más plantillas. - Siga nuestro Sistema de Implementación de Estrategias para alinear a los interesados y las ambiciones estratégicas en una estrategia integral.
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Alexis es un Consultor Senior de Estrategia y CEO en BSC Designer, con más de 20 años de experiencia en planificación estratégica. Con formación en matemáticas aplicadas y tecnología de la información, aporta una fuerte perspectiva analítica y orientada a sistemas en la gestión de estrategia y desempeño. Alexis desarrolló el «Sistema de Implementación de Estrategias de 5 Pasos» que ayuda a las empresas con la implementación práctica de sus estrategias. Es un orador habitual en conferencias de la industria y ha escrito más de 100 artículos sobre estrategia y gestión del desempeño, así como el libro «Sistema KPI de 10 Pasos». Su trabajo es frecuentemente citado en investigaciones académicas.