Aprenda a desarrollar un cuadro de mando de evaluación que presente criterios de evaluación ponderados y alínelo con otros cuadros de mando estratégicos. Úselo para las evaluaciones de rendimiento de los empleados y equipos.
Los cuadros de mando de evaluación (o de valoración) son herramientas empresariales ampliamente utilizadas en áreas como la gestión del rendimiento, planificación estratégica, aseguramiento de la calidad, gestión de riesgos, monitoreo de cumplimiento (por ejemplo, para evaluación de proveedores), satisfacción de las partes interesadas, adquisiciones, y la evaluación de formación y esfuerzos de innovación.
En este artículo, discutimos los principales desafíos de crear un cuadro de mando de evaluación:
- Prepare un cuadro de mando de evaluación con sujetos y criterios para la evaluación.
- Capture datos de evaluación cuantitativos (puntuaciones) y cualitativos (retroalimentación) a lo largo del tiempo.
- Visualice el rendimiento a lo largo del tiempo, basado en criterios y sujeto de evaluación.
- Alinee el cuadro de mando de evaluación con la estrategia general.
Usaremos la “Plantilla de Evaluación de Rendimiento” disponible en BSC Designer para mostrar cómo estos desafíos pueden ser automatizados en la práctica.
Plantilla de Evaluación: Preparando Criterios de Evaluación y Sujetos de Evaluación
Un cuadro de mando de evaluación típico se basa en un conjunto fijo de criterios/factores de evaluación definidos para cada sujeto de evaluación. Para asegurar la comparabilidad de los resultados de la evaluación tanto internamente como con otros cuadros de mando, normalizamos los criterios de evaluación basándonos en la escala de medición y la función de optimización.
Creando una Estructura de Criterios
En BSC Designer, comenzamos creando una estructura de indicadores que utilizaremos para la evaluación.
- Use el botón Agregar para incluir un sujeto de evaluación (referido como “Equipo 1” en la plantilla).
- Seleccione “Equipo 1” y haga clic en Agregar para especificar los criterios de evaluación dentro (Factor 1…n).
- Si es necesario, cree subfactores para los factores.
- Use el campo Descripción para definir los estándares de medición y subir las políticas guía relevantes.
Los criterios pueden ser cuantitativos (números) o cualitativos (elección natural):
- Para los criterios cualitativos, configure las unidades de medida personalizadas a través de la pestaña General > Unidad de Medida > Editar Propiedades. Por ejemplo, use la calificación según la escala de Likert.
- Para los criterios cuantitativos, vaya directamente al campo Valor en la pestaña Datos.
Configurando el Período de Actualización
Por defecto, el factor de evaluación está configurado para actualizaciones mensuales. Para personalizar el intervalo de actualización:
- Seleccione un factor de evaluación.
- Haga clic en el Editor de Valores.
- Use el control de Intervalo de Actualización.
Normalización de Factores
Puede haber diferentes unidades de medida y escalas de medición para los factores, por ejemplo:
- Factor de satisfacción del cliente, medido en % en una escala del 0 al 100%.
- Factor de tiempo de respuesta, medido en horas en una escala de 0 a 48 horas.
Necesitamos hacer estos factores comparables mediante la normalización. El software lo hará automáticamente utilizando la información sobre la escala de medición (ver la pestaña Datos) y la función de optimización (ver la pestaña Rendimiento).
Cuadro de Mando de Evaluación. Además, en la pestaña Rendimiento, podemos especificar el peso relativo de un cierto factor en el cálculo de la puntuación total.
Propagar Criterios de Evaluación
Hemos creado un índice de factores que ahora se utiliza para la evaluación. Necesitamos propagar el mismo índice para otros sujetos de evaluación. Para hacer esto:
- Seleccione «Equipo 1» y cópielo (Herramientas > Copiar indicador).
- Seleccione el elemento raíz («Plantilla de Evaluación de Rendimiento») y pegue el elemento.
- Renombre el elemento creado a «Equipo 2».
- Repita los pasos para más sujetos de evaluación.
La estructura principal para el cuadro de mando de evaluación ya está lista.
Valoración Continua: Capturar Evaluaciones y Retroalimentación a lo Largo del Tiempo
En el siguiente paso, utilizamos el cuadro de mando para capturar datos de evaluación fecha por fecha. Además de las puntuaciones asignadas a los criterios de evaluación, es crucial capturar retroalimentación e ideas de mejora.
Puntuación de Evaluación Fecha por Fecha
En BSC Designer, podemos evaluar los sujetos de acuerdo con los factores de evaluación fecha por fecha.
- Seleccione un período de actualización en el calendario de intervalos.
- Elija el factor a actualizar.
- Cambie a la pestaña Datos e introduzca una nueva puntuación de evaluación en el campo Valor.
Alternativamente, haga clic en el Editor de Valores e introduzca nuevos datos en la tabla de datos allí.
El software calculará el cuadro de mando de evaluación automáticamente utilizando las puntuaciones de evaluación actuales para los factores y el peso de los factores.
Capturar Retroalimentación e Ideas de Mejora
También podemos documentar retroalimentación e ideas de mejora dentro del contexto de los factores de evaluación.
- Siga los pasos anteriores para actualizar la puntuación de evaluación para una fecha específica.
- Use el botón Comentario junto al campo Valor.
Cuadro de Mando de Evaluación. El objetivo final de la evaluación del rendimiento es elaborar un plan de desarrollo.
- Seleccione el sujeto de evaluación (por ejemplo, Equipo 1).
- Haga clic en el botón Iniciativas.
- Elija un tipo de registro apropiado (Iniciativa, Riesgo, Hipótesis, etc.).
- Agregue los detalles del plan de desarrollo (suba documentos, especifique presupuesto, cronograma, propietario).
Entrada a través de Plantilla de Excel
Un método efectivo para automatizar las evaluaciones es distribuir un cuestionario. Por ejemplo, al realizar una evaluación de riesgos del proveedor, puede proporcionar a los proveedores preguntas relevantes utilizando una plantilla de Excel.
Para crear una plantilla de Excel en BSC Designer:
- Navegue a Herramientas > Exportar datos
- Haga clic en Siguiente
- Seleccione la opción Exportar como plantilla
Puede importar el cuestionario de vuelta a la herramienta usando Herramientas > Importar Datos.
Cuadro de Mando de Rendimiento: Herramienta Visual para el Cuadro de Mando de Evaluación
Una representación visual de la progresión de las puntuaciones de evaluación a lo largo del tiempo ayuda a entender las tendencias y facilita la toma de decisiones.
Cuadro de Mando de Evaluación. Agregar Nuevos Diagramas
Use los Cuadros de Mando en BSC Designer para visualizar las evaluaciones por sujeto, por factores, y observar su dinámica a lo largo del tiempo.
Para agregar un nuevo diagrama:
- Cambie a la pestaña Cuadro de Mando.
- Haga clic en el botón Agregar.
- Seleccione la fuente de datos, el tipo de diagrama, y configure sus ajustes.
Rendimiento de Evaluación General
El primer diagrama visualiza el rendimiento general mes a mes de acuerdo con el cuadro de mando de evaluación:
- El diagrama utiliza el elemento raíz («Plantilla de Evaluación de Rendimiento») como fuente de datos.
- Las opciones «Mostrar anotaciones» y «Mostrar tendencia» están activadas.
- La opción «Mostrar subelementos» está desactivada ya que estamos interesados en ver el rendimiento general.
- Se definió un título personalizado para el diagrama para capturar mejor su función.
Cuadro de Mando de Evaluación. Rendimiento de los Sujetos de Evaluación
El diagrama de la derecha es similar, pero en este caso, activamos la opción Mostrar subelementos, por lo que el diagrama presenta el rendimiento de los sujetos de evaluación específicos (Equipos) por meses.
Estado Actual de la Evaluación
A continuación, añadimos un diagrama de Series que muestra el rendimiento actual por sujetos de evaluación (Equipos) y factores de evaluación.
Planes de Desarrollo
El diagrama de Iniciativas a la derecha enumera todos los datos relevantes para la evaluación capturados en forma de Iniciativas, Riesgos, Factores de Éxito o Resultados Esperados.
Diagramas para Factores Específicos
Los diagramas a continuación muestran el rendimiento de factores específicos y sujetos de evaluación.
Alineación: Conectar las Salidas de la Evaluación con Otros Cuadros de Mando
Con el cuadro de mando de evaluación, evaluamos el estado actual del sujeto de evaluación basándonos en los criterios/factores establecidos. Para mejorar la toma de decisiones y la ejecución de la estrategia en general, es crucial integrar los resultados de la evaluación en los cuadros de mando de estrategia y funcionales.
Por ejemplo, podemos crear un cuadro de mando de evaluación para validar que todas las terceras partes (sujetos de evaluación) cumplan con ciertos requisitos de cumplimiento (factores de evaluación). La puntuación total de dicho cuadro de mando puede utilizarse como entrada para el indicador «Puntuación Total de Cumplimiento del Socio» en el Cuadro de Mando de Cumplimiento.
Para alinear dos cuadros de mando:
- Seleccione el elemento fuente y copie al portapapeles.
- Cambie al cuadro de mando de destino; seleccione el elemento padre y pegue desde el portapapeles.
El software ofrecerá varias opciones para alinear dos cuadros de mando.
Conclusiones
Hemos discutido cómo automatizar las evaluaciones de rendimiento en BSC Designer. El proceso puede presentarse en estos pasos clave:
- Cree el cuadro de mando de evaluación con sujetos de evaluación y factores de evaluación.
- Capture datos cuantitativos (puntuaciones) y cualitativos (retroalimentación, planes de mejora) a lo largo del tiempo.
- Visualice las evaluaciones en el tablero.
- Utilice las salidas de la evaluación para otros cuadros de mando.
Use la plantilla Cuadro de Evaluación
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Cuadro de Evaluación como punto de partida. La encontrará en Nuevo > Nuevo cuadro de mando > Más plantillas. - Siga nuestro Sistema de Implementación de Estrategias para alinear a los interesados y las ambiciones estratégicas en una estrategia integral.
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Alexis es un Consultor Senior de Estrategia y CEO en BSC Designer, con más de 20 años de experiencia en planificación estratégica. Alexis desarrolló el «Sistema de Implementación de Estrategias en 5 Pasos» que ayuda a las empresas con la implementación práctica de sus estrategias. Es un orador habitual en conferencias de la industria y ha publicado más de 100 artículos sobre estrategia y gestión del rendimiento, incluyendo el libro «Sistema KPI de 10 Pasos». Su trabajo es frecuentemente citado en investigaciones académicas.