¿Qué KPIs de aprovisionamiento («procurement» en ingles) debe monitorear la junta directiva? ¿Qué métricas deberían estar en el panel del departamento de aprovisionamiento para medir y mejorar su desempeño?
Parte 1. Introducción al aprovisionamiento
Parte 2. Cuadro de mando estratégico para aprovisionamiento
- KPIs financieros y ROI
- Métricas para clientes internos
- KPIs para procesos de aprovisionamiento
- Perspectiva de habilidades e infraestructura
Proceso de Aprovisionamiento, Partes Interesadas y Objetivos
El aprovisionamiento se ha convertido en parte importante de cualquier organización. No solo garantiza la adquisición a un precio y calidad razonables, sino que también respalda la gestión de riesgos y el cumplimiento.
En este artículo, discutimos varios indicadores clave de rendimiento (KPIs) para el aprovisionamiento. Si usted lo prefiere, puede cambiar a la parte de KPIs de inmediato, pero sugeriría pasar unos minutos pensando en el contexto de esos KPIs.
Las Partes Interesadas del Aprovisionamiento
Comencemos el análisis del contexto para los KPIs de aprovisionamiento con las partes interesadas involucradas. Del lado de la organización, esos son:
- Equipo de aprovisionamiento dirigido por el CPO (Chief Procurement Officer). Ellos están interesados en mantener un proceso de adquisición eficaz, obtener la capacitación adecuada y alcanzar los objetivos de rendimiento esperados.
- Clientes internos. Los clientes internos de aprovisionamiento están interesados en el acceso oportuno a los materiales requeridos que cumplan con sus expectativas de calidad.
- Junta directiva. Interesado en aumentar el desempeño del departamento de aprovisionamiento en general o, más específicamente, en controlar el ROI. El cumplimiento legal también se encuentra entre sus temas de interés.
El personal de aprovisionamiento gestiona las relaciones con los proveedores. En algunos casos, las cadenas de suministro están bajo el control de reguladores externos. Respectivamente, necesitamos agregar dos partes interesadas más:
- Proveedores. Interesados en relaciones efectivas beneficiosas para todos.
- Reguladores. Interesados en el cumplimiento legal.
Todos estos interesados tienen diferentes puntos de vista sobre lo que debería ser la adquisición efectiva. Esas ideas pueden cuantificarse y medirse mediante diferentes indicadores de desempeño.
Proceso de Aprovisionamiento
Veamos el aprovisionamiento desde el punto de vista del equipo de aprovisionamiento. ¿Qué es un proceso típico de aprovisionamiento? Depende de la organización. Normalmente, estamos hablando de estos cinco pasos:
- Análisis de requisitos
- Análisis de mercado
- Identificación y comunicación con el proveedor
- Negociación y contratación
- Gestión del rendimiento (logística y gestión de calidad)
Si su principal desafío es la eficiencia operativa del provisionamiento, es una buena idea definir los KPIs en torno a estos pasos del proceso.
Cuadro de Mando para Aprovisionamiento.Cinco Aspectos «Correctos» del Aprovisionamiento
El Chartered Institute of Procurement and Supply (CIPS) sugiere otra perspectiva popular para analizar el aprovisionamiento. Se llama los Cinco Aspectos «Correctos». Esos aspectos «correctos» nos dan 5 puntos de control específicos:
- La Calidad Correcta
- La Cantidad Correcta
- El Precio Correcto
- El Lugar Correcto
- El Tiempo Correcto
A continuación, podemos usar estos cinco atributos de aprovisionamiento para crear un índice de cumplimiento.
Desafíos de Aprovisionamiento
Finalmente, podemos ver el aprovisionamiento desde los puntos de vista de la administración (la junta directiva y el CPO). ¿De qué debe tratarse una estrategia de aprovisionamiento? ¿Cuáles son los desafíos fundamentales en los que el departamento del aprovisionamiento debe enfocarse?
Hagamos una lista de los objetivos/desafíos más importantes:
- Gestionar el aprovisionamiento de la empresa
- Optimizar costos, calidad, tiempo
- Gestionar relaciones con proveedores
- Administrara riesgos, por ejemplo, estableciendo un perfil diverso de proveedores (vea el caso del coronavirus como ejemplo).
- Predecir gastos, identificar anomalías e informar
De acuerdo con el Informe Deloitte, el aprovisionamiento también juega un papel activo en:
- Nuevos productos/desarrollo del mercado
- Apoyo a las decisiones de «hacer vs comprar»
Es una buena práctica crear un cuadro de mando de aprovisionamiento en torno a estos objetivos, en lugar de simplemente copiar una larga lista de KPIs.
Cuadro de Mando de Aprovisionamiento
Ahora, juntemos los objetivos, procesos y partes interesadas discutidos anteriormente para construir un cuadro de mando estratégico para el aprovisionamiento. Para este propósito, seguiremos el modelo de las cuatro perspectivas del Cuadro de Mando Integral clásico:
- Perspectivas financieras
- Perspectiva del cliente
- Perspectiva de procesos internos
- Habilidades y perspectiva de la arquitectura
Usaré el software BSC Designer para automatizar este cuadro de mando. Los usuarios de BSC Designer encontrarán la plantilla de aprovisionamiento disponible en sus cuentas. Si usted aún no es usuario, puede registrarse con un plan gratuito.
Una declaración de misión para este caso puede formularse como: «Asegurar un aprovisionamiento efectivo alineado con la estrategia de la organización».
Cuadro de Mando para Aprovisionamiento.Métricas Financieras para Aprovisionamiento
El objetivo financiero de nivel superior del departamento de aprovisionamiento puede formularse como:
- Garantizar el ahorro de costos y evitar costos
Las principales métricas financieras para el aprovisionamiento son:
- Ahorro de costos, % medido como ahorro en la reducción de costos como porcentaje del gasto total. Según el informe de Ardent1, un punto de referencia promedio para el ahorro de costos es de alrededor del 7,5%.
- Reducción de costos, % similar al ahorro de costos, la reducción de costos se refiere al ahorro en costos futuros.
Cuadro de Mando de Aprovisionamiento.¿Qué costos deben tenerse en cuenta? Según el informe Deloitte2, la métrica de ahorro de costos más popular es la métrica de ahorro de gastos operativos («ahorro OPEX») que utiliza el 74% de los encuestados. Seguido de métricas de ahorro de gastos de capital («ahorro de CAPEX») utilizado por el 63% de las empresas.
También necesitamos conocer los costos para realizar aprovisionamiento. Estos costos están formados por:
- Salarios del personal, costos de capacitación y similares
- Inversión en infraestructura y tecnología
En cuanto a las métricas, podemos ver estas dos métricas:
- Costo total para realizar aprovisionamiento
- % de gastos de aprovisionamiento en los gastos de la empresa. Según el informe Ardent, el punto de referencia para esta métrica es inferior al 1%.
Hemos discutido el ahorro de costos y la parte de gastos de aprovisionamiento. Otra buena pregunta es si la empresa utiliza el departamento de aprovisionamiento de manera eficiente.
Para responder a esta pregunta, podemos monitorear:
- Gasto administrado por el equipo de aprovisionamiento, %. Porcentaje del gasto total de la empresa administrado por el equipo de aprovisionamiento.
El punto de referencia para esta métrica dependerá de su industria. La estimación promedio del informe Ardent es del 63,2%.
ROI de Aprovisionamiento
El ROI del departamento de aprovisionamiento es uno de los indicadores clave que el CPO/CEO y el consejo de administración desearían ver en el panel de administración corporativa.
Cuadro de Mando de Aprovisionamiento.Un punto de partida es la rentabilidad básica del aprovisionamiento:
- ROI de aprovisionamiento =(Ahorro de costos / Costo total para realizar aprovisionamiento) * 100%
Un enfoque más integral sería mirar más allá de los resultados financieros obvios. Podríamos encontrar un equivalente en dólares de los beneficios obtenidos como resultado de:
- Innovaciones habilitadas (idealmente, debe estar alineado con las métricas del cuadro de mando de innovación)
- Transparencia de cumplimiento
- Velocidad y calidad de abastecimiento
KPIs para Clientes Internos
El departamento de aprovisionamiento trata con proveedores para satisfacer las necesidades de los clientes internos.
¿Cuáles son las necesidades de los clientes internos? Podemos formularlas en forma de este objetivo:
- Comunicación efectiva con el equipo de aprovisionamiento
¿Cómo cuantificar este objetivo? Para cuantificar el aprovisionamiento según lo visto por los clientes internos, podemos usar esta métrica simple:
- Satisfacción interna del cliente, %
Cuadro de Mando de Aprovisionamiento.Desde el punto de vista del equipo de compras, la comunicación efectiva se puede cuantificar como:
- Compra basada en catálogo o compras por contrato
- Compra de emergencia, %
Las compras fuera de contacto y de emergencia implican mayores costos. Es importante utilizar estas métricas para comprender la diferencia de costos y los motivos de la compra fuera de contrato.
Cuadro de Mando de Aprovisionamiento.Podemos formular esta idea como una iniciativa:
- Haga un análisis de caso raíz de las compras inesperadas
Entre las razones que podemos encontrar están:
- Mala comunicación con los clientes internos
- Arquitectura de TI obsoleta
- Baja automatización
KPIs para Procesos de Aprovisionamiento
¿Qué pasa con los procesos de negocios dentro del departamento del aprovisionamiento?
Un objetivo general, en este caso es:
- Gestionar relaciones con proveedores
Este objetivo puede cuantificarse mediante las siguientes métricas:
- Número de proveedores. El alto número de resultados en costos administrativos innecesarios, el bajo número de proveedores implica el riesgo de dependencia.
- Plazo de entrega. Tiempo total para completar un pedido. Esto puede desarrollarse más en el tiempo necesario para discutir detalles, procesar pagos, obtener bienes.
- Disponibilidad del proveedor, %. Similar al indicador de tiempo de entrega, pero en el caso de disponibilidad, nos estamos enfocando en la capacidad del proveedor para atender pedidos de emergencia.
- Satisfacción del proveedor, %
- Índice de cumplimiento, %. Muestra si las entregas de los proveedores cumplen con los términos establecidos.
Cuadro de Mando de Aprovisionamiento.El indicador «Índice de cumplimiento» puede presentarse mediante las siguientes métricas (cada una con su propio peso):
- Entrega a tiempo
- Cumplimiento de precios
- Cumplimiento de términos y condiciones
- % de devoluciones
- Valor en dólares de las devoluciones
- % de defectos y otras métricas de calidad
Un software de automatización, como BSC Designer, calculará el valor del índice de cumplimiento automáticamente utilizando la información sobre el peso y el rendimiento de las métricas dentro del índice. Si usted no está utilizando un software especializado, los cálculos de peso se pueden reproducir fácilmente en las herramientas de hoja de cálculo.
Otro desafío típico del departamento de aprovisionamiento es encontrar socios de suministro confiables. Formulemos el objetivo para el mapa estratégico como:
- Encuentre los mejores proveedores de acuerdo con las necesidades de la empresa
Se puede construir un cuadro de mando de evaluación simple a partir de estas métricas:
- Eficacia de la comunicación. En otro artículo, hemos discutido cómo cuantificar la calidad de comunicación.
- Cronograma de entrega y retraso en los pedidos– mostrará qué tan bien el proveedor gestiona los pedidos entrantes.
- Precios. Una opción es comparar precios de diferentes proveedores cuantitativamente, o usted puede enfocarse en la competitividad de los precios, por ejemplo, comparar precios cualitativamente.
- Calidad de suministro. La calidad es un concepto amplio que va mucho más allá del obvio «número de defectos». Para cuantificar la calidad, yo sugeriría usar un cuadro de mando de calidad.
En algunos casos, también es una buena idea mirar el inventario y su disponibilidad para los clientes internos. Una métrica clave en este caso es:
- Precisión de inventario, % Se puede medir como ((Inventario según registros / Inventario físico) * 100).
Si su organización requiere un inventario grande, entonces tener un cuadro de mando de almacén es una buena idea.
Cuadro de Mando de Aprovisionamiento.Métricas para Cuantificar Habilidades e Infraestructura
El dominio de negocios de aprovisionamiento está involucrado en muchas tendencias tecnológicas y de talento. En esta parte del cuadro de mando estratégico, nos estamos enfocando en los objetivos de aprendizaje y crecimiento para el departamento de aprovisionamiento.
Objetivo:
- Mejorar las habilidades del equipo de aprovisionamiento
Métricas (de actuación):
- % del presupuesto gastado en capacitación. Según el informe de Deloitte, el punto de referencia para esta métrica varía de menos del 1% a aproximadamente el 4%.
- Diversidad en habilidades, %. Esta métrica garantiza que los talentos de aprovisionamiento aprueben un programa de capacitación integral. Aprenda más sobre la formulación de la estrategia de diversidad e inclusión.
Métrica (de resultado):
- % de empleados certificados en aprovisionamiento. % del personal certificado en aprovisionamiento del total del personal de aprovisionamiento.
La métrica de actuación «Diversidad en habilidades, %» es un indicador de índice que se puede calcular mediante las siguientes métricas:
- Capacitación en negociación y gestión de conflictos, horas
- Capacitación en inteligencia emocional, horas
- Big data, capacitación en análisis predictivo, horas
En la plantilla del cuadro de mando de aprovisionamiento, cada una de estas métricas puede tener su propio peso y rendimiento. Por ejemplo, podemos asignar un peso del 25% a la «capacitación en inteligencia emocional«, mientras que la «capacitación analítica» tendrá un peso del 15%. Con estos datos, el software puede calcular el índice de diversidad total de habilidades.
Cuadro de Mando de Aprovisionamiento.Si el enfoque principal es la capacitación de talentos en aprovisionamiento, entonces yo recomendaría alinear el cuadro de mando de aprovisionamiento con un cuadro de mando de capacitación, que implementó el modelo de cuatro niveles.
Avancemos con otros objetivos de aprendizaje. El siguiente objetivo se puede formular como:
- Comprender el contexto de las aprovisionamiento. Las aprovisionamiento efectivas dependen en gran medida de comprender la estrategia, el entorno de negocios, la competencia y las tendencias relacionadas con el cliente de una empresa.
Una iniciativa simple, en este caso, es proporcionar al equipo de aprovisionamiento acceso a los resultados del análisis PESTEL. Por ejemplo, esto se puede entregar en forma de una sesión informativa periódica.
Cuadro de Mando de Aprovisionamiento.Métrica:
- Información periódica no relacionada con aprovisionamiento [intervalo de actualización=trimestral]
Para automatizar esta métrica, podemos especificar el intervalo de actualización para este indicador. Por ejemplo, se puede establecer en «trimestral». Además, podemos configurar el software para recordarle a la persona responsable, la necesidad de hacer una sesión informativa.
Finalmente, el CPO debe enfocarse no solo en los desafíos operativos sino también en los objetivos estratégicos. Uno de ellos puede formularse como:
- Mantener una arquitectura de aprovisionamiento efectivo
Las iniciativas relevantes, en este caso, pueden ser:
- Mejora y automatización para la arquitectura existente
- Capacitación de concientización de proveedores
- Capacitación para clientes internos
Resumen
En este artículo, discutimos algunos KPIs ampliamente utilizados por el departamento de aprovisionamiento y utilizamos algunos objetivos típicos para construir un ejemplo del mapa estratégico.
- Encuentre KPIs a la medida. Si bien usted puede comenzar con los KPIs estándar, las mejores métricas son las que están hechas a la medida de su organización. ¿Cómo encuentra usted métricas ganadoras para aprovisionamiento? Comience con las partes interesadas y sus desafíos. Usted puede encontrar orientación más específica en nuestro sistema KPI de 12 pasos.
- Reutilice el mapa estratégico. La plantilla de cuadro de mando que hemos discutido en el artículo es un buen punto de partida para su propia estrategia de aprovisionamiento, siéntase libre de aplicar las ideas de este artículo a su organización y compartir sus hallazgos en los comentarios.
- Utilice un software de automatización. Considere el uso de un software de automatización para KPIs/Cuadro de Mando Integral como nuestro BSC Designer. Antes, discutimos por qué las herramientas de hoja de cálculo podrían no resolver los desafíos de los cuadros de mando de manera efectiva.
¿Qué sigue?
- Plantillas de CMI. Regístrese con un plan gratuito de BSC Designer y tenga acceso inmediato a 31 plantillas de cuadro de mando, incluyendo el Cuadro de Mando de Aprovisionamiento discutido en este artículo.
- Domine habilidades. Aprenda a desglosar objetivos ambiguos como "mejorar la calidad" y "aumentar la resiliencia" en estrategias específicas.
- Automatice. Aprenda qué es el software de Cuadro de Mando Integral y cómo puede facilitarle la vida al automatizar la ejecución de la estrategia, los KPIs y los mapas estratégicos.
Más ejemplos del Cuadro de Mando Integral
BSC Designer es el software para CMI, está ayudando a las empresas a formular mejor sus estrategias y hacer que el proceso de ejecución de estrategias sea más tangible con los KPIs.