¿Qué KPIs de compras debe supervisar el consejo de administración? ¿Qué métricas deben estar en el panel de control del departamento de compras para medir y mejorar su desempeño?
Parte 1. Introducción a las compras
Parte 2. Cuadro de mando de estrategia para compras
- KPIs financieros y ROI
- Métricas para clientes internos
- KPIs para el proceso de compras
- Perspectiva de habilidades e infraestructura
Proceso de compras, partes interesadas y objetivos
Las compras se han convertido en una parte importante de cualquier organización. No solo garantizan la adquisición a un precio y una calidad razonables, sino que también respaldan la gestión de riesgos y el cumplimiento.
En este artículo, analizamos varios Indicadores clave de rendimiento (KPIs) para las compras. Si lo prefiere, puede pasar directamente a la parte de los KPIs, pero le sugeriría dedicar unos minutos a pensar en el contexto de esos KPIs.
Las partes interesadas de las compras
Comencemos el análisis del contexto para los KPIs de compras con las partes interesadas involucradas. Del lado de la organización, estas son:
- Equipo de compras dirigido por el CPO (Chief Procurement Officer). Están interesados en mantener un proceso de compras eficaz, recibir la formación adecuada y alcanzar los objetivos de desempeño esperados.
- Clientes internos. Los clientes internos de compras están interesados en el acceso oportuno a los materiales requeridos que cumplan con sus expectativas de calidad.
- Consejo de administración. Interesado en aumentar el desempeño del departamento de compras en general o, más específicamente, en controlar el ROI. El cumplimiento legal también se encuentra entre sus temas de interés.
El personal de compras gestiona las relaciones con los proveedores. En algunos casos, las cadenas de suministro están bajo el control de reguladores externos. En consecuencia, debemos añadir dos partes interesadas más:
- Proveedores. Interesados en relaciones eficaces de beneficio mutuo.
- Reguladores. Interesados en el cumplimiento legal.
Todas estas partes interesadas tienen diferentes puntos de vista sobre lo que deberían ser unas compras eficaces. En consecuencia, esas ideas pueden cuantificarse y medirse mediante diferentes indicadores de desempeño.
Proceso de aprovisionamiento
Veamos el aprovisionamiento desde el punto de vista del equipo de aprovisionamiento. ¿Cuál es un proceso típico de aprovisionamiento? Depende de la organización. Normalmente, hablamos de estos cinco pasos:
- Análisis de requisitos
- Análisis de mercado
- Identificación de proveedores y comunicación
- Negociación y contratación
- Gestión del desempeño (logistics y quality management)
Si su principal desafío es la eficiencia operativa del aprovisionamiento, entonces es una buena idea definir KPIs en torno a estos pasos del proceso.
Cuadro de mando para el aprovisionamiento. Cinco “correctos” de las compras
Otra perspectiva popular para analizar las compras es la sugerida por el Chartered Institute of Procurement and Supply (CIPS). Se denomina los cinco “correctos”. Esos “correctos” nos ofrecen 5 puntos de control específicos:
- La calidad correcta
- La cantidad correcta
- El precio correcto
- El lugar correcto
- En el tiempo correcto
Podemos utilizar estos cinco atributos de las compras para construir un índice de cumplimiento a continuación.
Desafíos de compras
Finalmente, podemos analizar las compras desde los puntos de vista de la dirección (el consejo de administración y el CPO). ¿De qué debería tratar una estrategia de compras? ¿Cuáles son los principales desafíos en los que debería centrarse el departamento de compras?
Enumeremos los objetivos/desafíos más importantes:
- Gestionar las adquisiciones de la empresa
- Optimizar los costes, la calidad y los plazos
- Gestionar la relación con los proveedores
- Gestionar los riesgos, por ejemplo, estableciendo un perfil diverso de proveedores (consulte como ejemplo el caso del coronavirus).
- Predecir el gasto, identificar anomalías e informar
Según el informe de Deloitte, las compras también desempeñan un papel activo en:
- Desarrollo de nuevos productos/mercados
- Apoyar las decisiones de “fabricar vs. comprar”
Es una buena práctica construir un cuadro de mando de compras en torno a estos objetivos, en lugar de limitarse a copiar una larga lista de KPIs.
Cuadro de mando de aprovisionamiento
Ahora, vamos a reunir los objetivos, procesos y partes interesadas analizados anteriormente para crear un cuadro de mando de estrategia para el aprovisionamiento. Para este propósito, seguiremos el modelo de las cuatro perspectivas del Cuadro de mando integral clásico:
- Perspectiva financiera
- Perspectiva del cliente
- Perspectiva de procesos internos
- Perspectiva de habilidades y arquitectura
Utilizaré el software BSC Designer para automatizar este cuadro de mando. Los usuarios de BSC Designer encontrarán la plantilla de aprovisionamiento disponible en sus cuentas. Si todavía no es usuario, puede registrarse con un plan gratuito.
Una declaración de misión para este caso puede formularse como: “Garantizar un aprovisionamiento eficaz alineado con la estrategia de la organización”.
Cuadro de mando para aprovisionamiento. Métricas financieras para aprovisionamiento
El objetivo financiero de alto nivel del departamento de aprovisionamiento se puede formular como:
- Asegure el ahorro de costes y la evitación de costes
Las principales métricas financieras para aprovisionamiento son:
- Ahorro de costes, % medido como ahorro en la reducción de costes como porcentaje del gasto total. Según el informe de Ardent1, un benchmark promedio para el ahorro de costes es de alrededor del 7,5%.
- Evitación de costes, % similar al ahorro de costes, la evitación de costes se refiere a ahorrar costes futuros.
Cuadro de mando para aprovisionamiento. ¿Qué costes se deben tener en cuenta? Según el informe de Deloitte2, la métrica de ahorro de costes más popular es la métrica de ahorro de gastos operativos (“OPEX savings”), que es utilizada por el 74% de los encuestados. Le siguen las métricas de ahorro de gastos de capital (“CAPEX savings”), utilizadas por el 63% de las empresas.
También necesitamos conocer los costes para realizar el aprovisionamiento. Estos costes están formados por:
- Salarios del personal, costes de formación y similares
- Inversión en infraestructura y tecnología
En cuanto a las métricas, podemos analizar estas dos métricas:
- Coste total para realizar el aprovisionamiento
- % de los gastos de aprovisionamiento en el gasto de la empresa. Según el informe de Ardent, el benchmark para esta métrica es inferior al 1%.
Hemos analizado el ahorro de costes y la parte de los gastos del aprovisionamiento. Otra buena pregunta es si la empresa utiliza el departamento de aprovisionamiento de manera eficiente.
Para responder a esta pregunta, puede supervisar:
- Gasto gestionado por el equipo de aprovisionamiento, %. Porcentaje del gasto total de la empresa gestionado por el equipo de aprovisionamiento.
El benchmark para esta métrica dependerá de su sector. La estimación promedio del informe de Ardent es del 63,2%.
ROI de aprovisionamiento
El ROI del departamento de aprovisionamiento es uno de los indicadores clave que el CPO/CEO y el consejo de administración desean ver en el panel de control de gobierno corporativo.
Cuadro de mando para aprovisionamiento. Un punto de partida es la rentabilidad básica del aprovisionamiento:
- ROI de aprovisionamiento = (Ahorro de costes / Coste total de realizar el aprovisionamiento) * 100%
Un enfoque más integral sería mirar más allá de los resultados financieros evidentes. Podríamos encontrar un equivalente en dólares de los beneficios obtenidos como resultado de:
- Innovaciones habilitadas (idealmente, debería estar alineado con las métricas del cuadro de mando de innovación)
- Transparencia del cumplimiento
- Velocidad y calidad del aprovisionamiento
KPIs para clientes internos
El departamento de aprovisionamiento trata con proveedores para satisfacer las necesidades de los clientes internos.
¿Cuáles son las necesidades de los clientes internos? Podemos formularlas en forma de este objetivo:
- Comunicación eficaz con el equipo de aprovisionamiento
¿Cómo cuantificar este objetivo? Para cuantificar el aprovisionamiento tal como lo perciben los clientes internos, podemos utilizar esta métrica sencilla:
- Satisfacción del cliente interno, %
Cuadro de mando para aprovisionamiento. Desde el punto de vista del equipo de aprovisionamiento, la comunicación eficaz se puede cuantificar como:
- Compra basada en catálogo o compras bajo contrato
- Compra de emergencia, %
Las compras fuera de contrato y de emergencia implican mayores costes. Es importante utilizar estas métricas para comprender la diferencia de costes y las razones de la compra fuera de contrato.
Cuadro de mando para aprovisionamiento. Podemos formular esta idea como una iniciativa:
- Realice un análisis de causa raíz de compras inesperadas
Entre las razones que podríamos encontrar:
- Comunicación deficiente con los clientes internos
- Arquitectura de TI obsoleta
- Baja automatización
KPIs para procesos de aprovisionamiento
¿Qué ocurre con los procesos empresariales dentro del departamento de aprovisionamiento?
Un objetivo general, en este caso, es:
- Gestionar las relaciones con los proveedores
Este objetivo puede cuantificarse mediante las siguientes métricas:
- Número de proveedores. Un número alto se traduce en costes de gestión innecesarios; un número bajo de proveedores implica el riesgo de dependencia.
- Plazo de entrega. Tiempo total para completar un pedido. Esto puede desglosarse además en el tiempo necesario para discutir detalles, procesar el pago y obtener los bienes.
- Disponibilidad del proveedor, %. Similar al indicador de plazo de entrega, pero en el caso de la disponibilidad, nos centramos en la capacidad del proveedor para atender pedidos de emergencia.
- Satisfacción del proveedor, %
- Índice de cumplimiento, %. Muestra si las entregas de los proveedores cumplen con los términos establecidos.
Scorecard for Procurement. El indicador “Índice de cumplimiento” puede presentarse mediante las siguientes métricas (cada una con su propio peso):
- Entrega a tiempo
- Cumplimiento de precios
- Cumplimiento de términos y condiciones
- % de devoluciones
- Valor en dólares de las devoluciones
- % de defectos y otras métricas de calidad
El software de automatización, como BSC Designer, calculará automáticamente el valor del índice de cumplimiento utilizando la información sobre el peso y el desempeño de las métricas incluidas en el índice. Si usted no está utilizando software especializado, los cálculos de ponderación pueden reproducirse fácilmente en herramientas de hoja de cálculo.
Otro desafío típico del departamento de aprovisionamiento es encontrar socios de suministro fiables. Formulemos el objetivo para el mapa de estrategia como:
- Encontrar los mejores proveedores según las necesidades de la empresa
Un cuadro de mando de evaluación simple puede construirse a partir de estas métricas:
- Eficacia de la comunicación. En otro artículo, hemos analizado cómo cuantificar la calidad de la comunicación.
- Cronograma de entrega y cartera de pedidos : mostrarán qué tan bien está gestionando el proveedor los pedidos entrantes.
- Precios. Una opción es comparar los precios de diferentes proveedores cuantitativamente, o usted puede centrarse en la competitividad de precios; por ejemplo, comparar los precios cualitativamente.
- Calidad del suministro. La calidad es un concepto amplio que va mucho más allá del evidente “número de defectos”. Para cuantificar la calidad, sugeriría utilizar un cuadro de mando de calidad independiente.
En algunos casos, también es una buena idea revisar el inventario y su disponibilidad para los clientes internos. Una métrica clave en este caso es:
- Precisión del inventario, % Puede medirse como ((Inventario según los registros / Inventario físico) * 100).
Si su organización requiere un inventario grande, entonces es una buena idea contar con un cuadro de mando de almacén independiente.
Cuadro de mando para aprovisionamiento. Métricas para cuantificar las habilidades y la infraestructura
El dominio empresarial de compras está involucrado en muchas tendencias tecnológicas y de talento. En esta parte del cuadro de mando de estrategia, nos centramos en los objetivos de aprendizaje y crecimiento del departamento de compras.
Objetivo:
- Mejorar las habilidades del equipo de compras
Métricas (indicadores de actuación):
- % del presupuesto destinado a formación. Según el informe de Deloitte, el valor de referencia para esta métrica varía desde menos del 1% hasta aproximadamente el 4%.
- Diversidad de habilidades, %. Esta métrica garantiza que los talentos de compras completen un programa de formación integral. Aprende más sobre cómo formular la estrategia de diversidad e inclusión.
Métrica (indicador de resultado):
- % de empleados certificados en compras. % del personal certificado en compras respecto al número total de personal de compras.
La métrica de actuación “Diversidad de habilidades, %” es un indicador índice que puede calcularse mediante las siguientes métricas:
- Formación en negociación y gestión de conflictos, horas
- Formación en inteligencia emocional, horas
- Big data, formación en analítica predictiva, horas
En la plantilla del cuadro de mando de compras, cada una de estas métricas puede tener su propio peso y desempeño. Por ejemplo, podemos asignar un peso del 25% a la “formación en inteligencia emocional”, mientras que la “formación en analítica” tendrá un peso del 15%. Con estos datos, el software puede calcular el índice total de diversidad de habilidades.
Cuadro de mando for Procurement. Si la formación de los talentos de compras es su enfoque principal, entonces le recomendaría alinear el cuadro de mando de compras con un cuadro de mando de formación, que implementó el modelo de cuatro niveles.
Avancemos con otros objetivos de aprendizaje. El siguiente objetivo puede formularse como:
- Comprender el contexto de compras. Las compras eficaces dependen en gran medida de comprender la estrategia de una empresa, el entorno empresarial, la competencia y las tendencias relacionadas con los clientes.
Una iniciativa sencilla, en este caso, es proporcionar al equipo de compras acceso a los resultados del análisis PESTEL. Por ejemplo, esto puede entregarse en forma de una sesión informativa periódica.
Cuadro de mando for Procurement. Métrica:
- Sesión informativa periódica no relacionada con compras [intervalo de actualización = trimestral]
Para automatizar esta métrica, podemos especificar el intervalo de actualización para este indicador. Por ejemplo, puede configurarse como “trimestral”. Además, podemos configurar el software para que recuerde a la persona responsable la necesidad de realizar una sesión informativa.
Por último, el CPO debe centrarse no solo en los desafíos operativos, sino en los objetivos estratégicos. Uno de ellos puede formularse como:
- Mantener una arquitectura de compras eficaz
Las iniciativas pertinentes, en este caso, pueden ser:
- Mejora y automatización de la arquitectura existente
- Formación de concienciación de proveedores
- Formación para clientes internos
Ponga a prueba el seguimiento y los informes de KPIs de compras
Comparta su cuadro de mando de compras existente o su plan estratégico, y analizaremos cómo su CPO y el equipo de compras pueden pasar del seguimiento de KPIs basado en hojas de cálculo a un cuadro de mando departamental conectado con métricas de proveedores, costes, cumplimiento e informes para el consejo.
Pruebe el enfoque con un área de compras o una categoría de proveedores antes de una implementación más amplia.
Resumen
En este artículo, analizamos algunos KPIs ampliamente utilizados para el departamento de compras y utilizamos algunos objetivos típicos para construir un ejemplo del mapa de estrategia.
- Encuentre KPIs a medida. Aunque puede empezar con KPIs estándar, las mejores métricas son aquellas que están diseñadas a medida para su organización. ¿Cómo encuentra métricas ganadoras para compras? Empiece por las partes interesadas y sus desafíos. Puede encontrar orientación más específica en nuestro sistema de KPI en 12 pasos.
- Reutilice el mapa de estrategia. La plantilla del cuadro de mando que hemos analizado en el artículo es un buen punto de partida para su propia estrategia de compras; no dude en aplicar las ideas de este artículo a su organización y compartir sus conclusiones en los comentarios.
Para una visión más amplia del desempeño de compras, vea cómo el software de desempeño de proveedores conecta los KPIs de compras con el seguimiento del riesgo del proveedor y de la calidad.
Use la plantilla Cuadro de mando para compras
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Cuadro de mando para compras como punto de partida. La encontrará en Nuevo > Nuevo cuadro de mando > Más plantillas. - Siga nuestro Sistema de Implementación de Estrategias para alinear a los interesados y las ambiciones estratégicas en una estrategia integral.
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Alexis Savkin es arquitecto de estrategia y fundador de BSC Designer, una plataforma de software de ejecución de la estrategia con el cuadro de mando integral como núcleo. Ayuda a las organizaciones a traducir la estrategia en objetivos medibles, KPI e iniciativas. Alexis es el creador del Strategy Execution Canvas, autor de más de 100 artículos sobre estrategia y medición del desempeño, y ponente habitual.