Cuando la estrategia alcanza cierto nivel de complejidad, ya no es sostenible gestionarla con hojas de cálculo y software de presentación.
En este tutorial, describiremos un cambio de agenda para la automatización de las estrategias.
- Usaremos seis perspectivas de cambio distintas para analizar el estado pasado – el enfoque ad hoc de la estrategia y
- Formuláremos un estado futuro en el que la estrategia se automatiza con un software especializado de planificación estratégica
Cambiar perspectivas:
- Perspectiva 1. Indicadores de rendimiento
- Perspectiva 2. Mapas estratégicos
- Perspectiva 3. Marcos y plantillas empresariales
- Perspectiva 4. Alineación estratégica
- Perspectiva 5. Informes
- Perspectiva 6. Trabajo en equipo
- Descargar diapositivas
- Video tutorial
Perspectiva 1. Indicadores de rendimiento
Las hojas de cálculo funcionan bien en una etapa de prototipo, pero mantener dichos cuadros de mando se convierte en un reto cuando la escala y la complejidad de la estrategia crecen.
- Un pequeño error en una fórmula puede provocar cálculos incorrectos.
- Debido a dificultades de mantenimiento, las estrategias típicas basadas en hojas de cálculo se limitan a 2 o 3 niveles de objetivos.
En cambio, los programas informáticos especializados hacen que la planificación estratégica sea más organizada desde el primer momento:
- Los usuarios pueden añadir nuevos indicadores sin riesgo de estropear el cuadro de mando, y todos los cálculos son gestionados por la herramienta.
- El software especializado permite una descomposición de estrategias ilimitada.
Además, el software de uso general carece de conocimiento del tipo de datos que gestiona.
En cambio, el software especializado entiende el proceso y garantiza la coherencia de los datos:
- Realiza el seguimiento de los KPIs según intervalos de actualización definidos.
- Gestiona las ponderaciones y normaliza los datos para que los indicadores sean comparables.
- Sabe cómo dar seguimiento al impacto de los indicadores de actuación y de resultado.
- Calcula datos agregados en función de la agrupación de indicadores y la configuración de herencia.
Estrategia de transformación digital.Perspectiva 2. Mapas estratégicos
Los mapas estratégicos son otro punto débil…
Un diagrama de mapa creado en un software de presentación es una imagen estática que es difícil de actualizar con nuevas perspectivas y carece de datos actualizados. Por este motivo, aporta poco valor a las discusiones o presentaciones estratégicas.
En cambio, un software especializado como BSC Designer usa los datos de su cuadro de mando para generar automáticamente un mapa estratégico:
- No es necesario dibujar manualmente
- Siempre está actualizado.
- Muestra una imagen detallada de la estrategia, incluyendo objetivos, riesgos, indicadores e iniciativas.
.Esto cambia el papel del mapa estratégico:
- Se utiliza más activamente en discusiones estratégicas y presentaciones.
- Los detalles de soporte están a solo unos clics de distancia y
- Los miembros del equipo pueden añadir sus puntos de vista directamente al mapa estratégico durante las sesiones de lluvia de ideas.
Perspectiva 3. Marcos y plantillas empresariales
En la planificación estratégica, combinamos varias herramientas empresariales para obtener una imagen detallada del entorno operativo.
Por ejemplo, usamos el análisis de las Cinco Fuerzas para entender mejor el panorama competitivo, PESTEL para evaluar los factores externos o la Matriz de Ansoff para planificar estrategias de crecimiento.
Es fácil encontrar en Internet plantillas visualmente atractivas para estos marcos empresariales. El problema es que permanecen desconectados entre sí y de la estrategia global.
Para una ejecución eficaz de la estrategia, el marco empresarial y los cuadros de mando estratégicos deben estar disponibles en el espacio de trabajo estratégico compartido.
Con BSC Designer, tendrá acceso a las herramientas empresariales más populares directamente desde el software.
- Su equipo puede organizar estas plantillas en su espacio de trabajo de estrategia y alinear los conocimientos generados por los marcos directamente con la estrategia.
- También disponemos de plantillas para algunos cuadros de mando estratégicos y funcionales populares, como ciberseguridad, cadena de suministro, gestión del talento, eso le ahorrará tiempo para enfocarse en nuevos desafíos.
Perspectiva 4. Alineación estratégica
La alineación estratégica es probablemente el desafío más importante para el software de hojas de cálculo.
Se resuelve a bajo nivel cuando alineamos objetivos con KPIs e iniciativas, pero cuando se desea alinear cuadros de mando estratégicos, cuadros de mando funcionales, perspectivas de los marcos, escenarios, estrategias de crecimiento alternativas… las herramientas de propósito general fallan.
Con BSC Designer, la alineación es sencilla…
- A bajo nivel, los objetivos, los KPIs, los riesgos y las iniciativas están alineados por diseño dentro del cuadro de mando.
- En un nivel alto, los cuadros de mando pueden alinearse entre sí por perspectivas, objetivos normalizados o simplemente por un contexto compartido.
En conjunto, esos cuadros de mando estratégicos y funcionales crean una fuente única de verdad con respecto a la estrategia.
Perspectiva 5. Informes
La elaboración automática de informes es otra de las razones por las que las empresas están migrando a un software especializado en planificación estratégica.
El software especializado ofrece un paradigma distinto para la presentación de informes.
- En primer lugar, la idea de informar cambia con el uso de la herramienta. En muchos casos, no es necesario generar ningún PDF, basta con compartir un enlace a los datos requeridos.
- En segundo lugar, si se necesita un informe, el software puede generarlo automáticamente con el perfil de informes definido por el usuario.
- En tercer lugar, el software puede enviar esos informes a las partes interesadas en el plazo previsto.
Perspectiva 6. Trabajo en equipo
Por último, la falta de responsabilidad es otro problema del software de uso general.
Por ejemplo, no hay forma de saber quién introdujo los cambios y por qué se hicieron.
La herramienta de planificación estratégica especializada está mejor equipada para el trabajo en equipo relacionado con la estrategia.
- Dispone de un registro de auditoría adaptado al flujo de trabajo estratégico.
- Los administradores pueden otorgar acceso para “modificar” o “ver” a un grupo de cuadros de mando, cuadros de mando individuales o incluso indicadores específicos.
- Los propietarios de los objetivos, KPIs e iniciativas reciben notificaciones automáticas.
- Los objetivos y los datos históricos se pueden bloquear para su edición, y
- Todos los datos nuevos pueden pasar por el flujo de trabajo de aprobación.
Diapositivas
- Cambio de agenda de la automatización de estrategias [Descargar PDF]
Video Tutorial
Qué dicen los expertos
Hemos entrevistado a algunos profesionales del cuadro de mando de estrategias y, entre otras preguntas, les hemos pedido su opinión sobre las herramientas de automatización. Aquí tienes algunas citas:
De la entrevista con James Creelman:
Comience con herramientas de oficina, etc. Después de aproximadamente un año, migre a una herramienta de automatización de cuadros de mando. La automatización permite a una empresa obtener lo mejor del cuadro de mando: seguimiento e informes de progreso, intercambio de mejores prácticas, etc.
De la entrevista con Jeroen De Flander:
Le sugiero que elija una solución de software estándar y cambie su proceso o posponga la automatización hasta que esté 100% satisfecho con el proceso subyacente.
De la entrevista con Dan Montgomery:
Se necesita una buena visualización para crear una perspectiva estratégica compartida con su equipo …
Usted necesita de una base de datos común con información válida, con una interfaz personalizable que la haga realmente útil para un individuo, y buenas herramientas de presentación para apoyar la conversación y la toma de decisiones.
Las hojas de cálculo, por diseño, no hacen un buen trabajo en esto.
De la entrevista con Gavin Lawrie (2GC):
En nuestra opinión, un cuadro de mando integral bien diseñado comprende una selección de aproximadamente 20 mediciones financieras y no financieras, que se reportan trimestralmente. La idea de que usted pueda necesitar un software especializado para respaldar esta actividad para un solo cuadro de mando integral es ridícula. Nuestra opinión es que no se requiere un software especializado (y a veces es una distracción) para informar un solo cuadro de mando integral – el software suele ser costoso en comparación con las alternativas (por ejemplo, Excel) y, por lo general, no es mucho más funcional.
Sin embargo, si usted tiene que informar muchos cuadros de mando integral en un período (más de cinco es nuestro proceso actual), las soluciones de informes automatizados se vuelven más atractivas. Sin embargo, esto realmente depende de su organización, y no hay reglas confiables y rápidas que usted pueda seguir. Sin embargo, lo que está claro es que ninguna de las (aproximadamente 100) soluciones de software disponibles le ayudará a diseñar un Cuadro de Mando Integral – ellas son simplemente autómatas que facilitan la presentación de informes sobre un diseño de Cuadro de Mando Integral (independientemente de lo que el proveedor pueda decir).
Qué dicen los Usuarios
Algunos usuarios de BSC Designer compartieron su experiencia con respecto al cambio de cuadros de mando creados en un software de hoja de cálculo a BSC Designer.
Encontramos que BSC Designer es una herramienta muy ergonómica e intuitiva. Se adapta rápidamente a su forma de llevar a cabo el análisis de la información. Es simple, rápido y efectivo. BSC Designer ayuda a evitar el uso y mantenimiento de hojas de Excel caseras y genera resultados profesionales. Leer más…
Emmanuel Jaunart, fundador de Mielabelo, Bélgica
Tenemos una muy buena experiencia con BSC Designer, ya que esta herramienta puede facilitar la implementación del Cuadro de Mando Integral en nuestra unidad. Estuvimos tratando de diseñar una hoja de cálculo en MS Excel, pero este enfoque resultó ser más difícil de lo previsto. BSC Designer, por lo tanto, es un intento muy bien recibido en una versión electrónica del Cuadro de Mando Integral. Leer más…
Pierre de Montfort, SA Escuela ADA del Ejército, Kimberley, Sudáfrica
Yo estaba buscando una herramienta que me ayudara a construir un índice general para el desempeño del departamento de Supply Chain. BSC Designer parece ser la herramienta adecuada, es fácil de usar y también muy útil para compartir con otros. Hasta ahora, estaba tratando de preparar algo similar en MS Excel, sin embargo, era demasiado complicado actualizar con nuevos datos. Veré si su BSC Designer satisface todas mis necesidades. Leer más…
Jiri Kratochvil, Gerente de Proyectos de Supply Chaiin, PMI, República Checa
Cómo migrar de un Cuadro de Mando Integral basado en Excel a un software especializado
Hemos analizado los pros y contras de tener un Cuadro de Mando Integral de estrategia o KPI en Excel. Ahora, abordemos cómo migrar desde estos cuadros de mando a aquellos mantenidos en un software especializado.
Conclusiones
Como puede ver, la transición a un software especializado de planificación estratégica, como BSC Designer, es un factor clave de éxito para la gestión eficaz de la estrategia.
Ahora lo invitamos a registrarse con un plan gratuito de BSC Designer y poner en práctica las ideas discutidas. No dude en contactar a nuestro equipo de atención al cliente si tiene alguna pregunta.
Alexis es el CEO de BSC Designer con más de 20 años de experiencia en planificación estratégica. Tiene una formación académica en matemáticas aplicadas y ciencias de la computación. Alexis es autor del «Sistema de Despliegue de Estrategia en 5 Pasos», del libro «Sistema de KPI en 10 Pasos», y «Tu Guía para el Cuadro de Mando Integral». Es orador habitual en conferencias de la industria y ha escrito más de 100 artículos sobre estrategia y medición del rendimiento. Su trabajo es citado con frecuencia en investigaciones académicas y por profesionales de la industria.