Cuando la estrategia alcanza un cierto nivel de complejidad, ya no es sostenible gestionarla con software de hojas de cálculo y presentaciones.
En este tutorial, esbozaremos una agenda de cambio para la automatización de la estrategia.
- Usaremos seis perspectivas de cambio diferentes para analizar el estado pasado – el enfoque ad-hoc a la estrategia y
- Formularemos un estado futuro donde la estrategia se automatiza con software especializado en planificación estratégica
Perspectivas de cambio:
- Perspectiva 1. Indicadores de rendimiento
- Perspectiva 2. Mapas estratégicos
- Perspectiva 3. Marcos de negocio y plantillas
- Perspectiva 4. Alineación estratégica
- Perspectiva 5. Informes
- Perspectiva 6. Trabajo en equipo
- Descargar diapositivas
- Video tutorial
Perspectiva 1. Indicadores de rendimiento
Las hojas de cálculo funcionan bien en una etapa de prototipo, pero mantener dichos cuadros de mando se vuelve más desafiante a medida que la escala y la complejidad de la estrategia aumentan.
- Un error menor en una fórmula puede llevar a cálculos incorrectos.
- Debido a las dificultades de mantenimiento, las estrategias típicas basadas en hojas de cálculo están limitadas a 2-3 niveles de objetivos.
En contraste, el software especializado hace que la planificación estratégica sea más organizada desde el principio:
- Los usuarios pueden agregar nuevos indicadores sin el riesgo de romper el cuadro de mando, y todas las cálculos son gestionados por la herramienta.
- El software especializado admite una descomposición de estrategia ilimitada.
Además, el software de propósito general carece de conocimiento sobre el tipo de datos que está gestionando.
En contraste, el software especializado entiende el proceso y asegura la consistencia de los datos:
- Rastrea los KPIs según los intervalos de actualización definidos.
- Gestiona los pesos y normaliza los datos para hacer los indicadores comparables.
- Sabe cómo rastrear el impacto de los indicadores de actuación y de resultado.
- Calcula datos agregados basados en la agrupación de indicadores y configuraciones de herencia.
Estrategia de Transformación Digital. Perspectiva 2. Mapas estratégicos
Los mapas estratégicos son otro punto problemático…
Un diagrama de mapa creado en un software de presentación es una imagen estática que es difícil de actualizar con nuevos conocimientos y carece de datos actualizados. Por esta razón, contribuye poco valor a las discusiones o presentaciones de estrategia.
En contraste, un software especializado como BSC Designer utiliza los datos de su cuadro de mando para generar automáticamente un mapa estratégico:
- No hay necesidad de dibujo manual,
- Siempre está actualizado.
- Muestra una imagen detallada de la estrategia, incluyendo objetivos, riesgos, indicadores e iniciativas.
Cuadro de Mando Integral para RRHH. Esto cambia el papel del mapa estratégico:
- Se utiliza más activamente para discusiones de estrategia y presentaciones.
- Los detalles de apoyo están a solo unos clics de distancia, y
- Los miembros del equipo pueden agregar sus ideas directamente al mapa estratégico durante las sesiones de lluvia de ideas.
Perspectiva 3. Marcos empresariales y plantillas
En la planificación estratégica, combinamos varias herramientas empresariales para obtener una imagen detallada del entorno operativo.
Por ejemplo, utilizamos el análisis de las Cinco Fuerzas para entender mejor el panorama competitivo, PESTEL para evaluar factores externos o la Matriz Ansoff para planificar estrategias de crecimiento.
Es fácil encontrar algunas plantillas visualmente atractivas para estos marcos empresariales en Internet. El problema es que permanecen desconectadas entre sí y de la estrategia general.
Para una ejecución efectiva de la estrategia, el marco empresarial y los cuadros de mando de estrategia deben estar disponibles en el espacio de trabajo estratégico compartido.
Con BSC Designer, usted tiene acceso a las herramientas empresariales más populares directamente en el software.
- Su equipo puede organizar estas plantillas en su espacio de trabajo estratégico y alinear las ideas generadas por los marcos directamente con la estrategia.
- También tenemos plantillas para algunos cuadros de mando estratégicos y funcionales populares, como ciberseguridad, cadena de suministro, gestión del talento que le ahorrarán tiempo al enfocarse en nuevos desafíos.
Perspectiva 4. Alineación estratégica
La alineación estratégica es probablemente el desafío más importante para el software de hojas de cálculo.
Se resuelve a un nivel bajo cuando alineamos los objetivos con los KPIs e iniciativas, pero cuando se trata de alinear cuadros de mando estratégicos, cuadros de mando funcionales, insights de los marcos de trabajo, escenarios, estrategias de crecimiento alternativas… las herramientas de propósito general fallan.
Con BSC Designer, la alineación es sencilla…
- En un nivel bajo, los objetivos, KPIs, riesgos e iniciativas se alinean por diseño dentro del cuadro de mando.
- En un nivel alto, los cuadros de mando pueden alinearse entre sí por perspectivas, objetivos normalizados o simplemente por un contexto compartido.
En conjunto, esos cuadros de mando estratégicos y funcionales crean una única fuente de verdad respecto a la estrategia.
Perspectiva 5. Informes
La generación automática de informes es otra razón por la cual las empresas están migrando a software especializado en planificación estratégica.
El software especializado ofrece un paradigma diferente para los informes.
- En primer lugar, la idea de los informes cambia con el uso de la herramienta. En muchos casos, no es necesario generar PDFs en absoluto. En su lugar, se puede simplemente compartir un enlace a los datos requeridos.
- En segundo lugar, si se necesita un informe, el software puede generarlo automáticamente con el perfil de informes definido por el usuario.
- En tercer lugar, el software puede enviar esos informes a los principales interesados según lo programado.
Perspectiva 6. Trabajo en equipo
Finalmente, la falta de responsabilidad es otro problema para el software de propósito general.
Por ejemplo, no hay manera de rastrear quién introdujo los cambios y por qué se hicieron.
La herramienta especializada de planificación estratégica está mejor equipada para el trabajo en equipo relacionado con la estrategia.
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- Hay un registro de auditoría adaptado para el flujo de trabajo de la estrategia.
- Los administradores pueden otorgar acceso de “modificar” o “ver” para un grupo de cuadros de mando, cuadros de mando individuales, o incluso indicadores específicos.
- Los responsables de los objetivos, KPIs e iniciativas reciben notificaciones automáticas.
- Los objetivos y los datos históricos pueden ser bloqueados para edición, y
- Todos los nuevos datos pueden pasar por el flujo de trabajo de aprobación.
Diapositivas
- Acceda a las diapositivas de la ‘Agenda de Cambio para la Automatización de Estrategias’
Video Tutorial
Lo que dicen los expertos
Hemos entrevistado a algunos practicantes de los cuadros de mando estratégicos, y entre otras preguntas, les pedimos su opinión sobre las herramientas de automatización. Aquí tiene algunas citas:
De la entrevista con James Creelman:
Comience con herramientas de oficina, etc. Después de un año más o menos, migre a una herramienta de automatización de cuadros de mando. La automatización permite a una empresa sacar lo mejor del cuadro de mando: seguimiento del progreso e informes, intercambio de mejores prácticas, etc.
De la entrevista con Jeroen De Flander:
Le sugeriría que elija una solución de software estándar y cambie su proceso o posponga la automatización hasta que esté 100 por ciento satisfecho con el proceso subyacente.
De la entrevista con Dan Montgomery:
Una buena visualización es necesaria para crear una perspectiva estratégica compartida entre su equipo…
Necesita una base de datos común de información válida, con una interfaz personalizable que la haga realmente útil para un individuo, y buenas herramientas de presentación que apoyen la conversación y la toma de decisiones.
Las hojas de cálculo, por diseño, no hacen un buen trabajo en esto.
De la entrevista con Gavin Lawrie (2GC):
En nuestra opinión, un Cuadro de Mando Integral bien diseñado comprende una selección de unas 20 medidas financieras y no financieras, informadas trimestralmente. La idea de que podría necesitar software especializado para apoyar esta actividad para un solo Cuadro de Mando Integral es risible. Nuestra opinión es que el software especializado no es necesario (y a veces es una distracción) para informar sobre un solo Cuadro de Mando Integral; el software suele ser caro en comparación con las alternativas (por ejemplo, Excel) y usualmente no es mucho más funcional.
Sin embargo, si tiene que informar sobre muchos Cuadros de Mando Integrales en un período (más de cinco es nuestro pensamiento actual), las soluciones de informes automatizados se vuelven más atractivas. Realmente depende de su organización, y no hay reglas estrictas y rápidas en las que pueda confiar. Sin embargo, lo que está claro es que ninguna de las (alrededor de 100) soluciones de software disponibles le ayudará a diseñar un Cuadro de Mando Integral; son simplemente autómatas que facilitan el informe de un diseño de Cuadro de Mando Integral (independientemente de lo que pueda decir el proveedor).
Lo que dicen los usuarios
Algunos usuarios de BSC Designer compartieron su experiencia relacionada con el cambio de cuadros de mando creados en software de hojas de cálculo a BSC Designer.
Encontramos que BSC Designer es una herramienta muy ergonómica e intuitiva. Se adapta rápidamente a su forma de realizar el análisis de información. Es simple, rápido y efectivo. BSC Designer ayuda a evitar el uso y mantenimiento de hojas de Excel caseras y produce resultados profesionales. Leer más…
Emmanuel Jaunart, fundador de Mielabelo, Bélgica
Tenemos una muy buena experiencia con BSC Designer, ya que este instrumento puede facilitar la implementación del Balanced Scorecard en nuestra unidad. Hemos estado tratando de diseñar una hoja de cálculo de MS Excel, pero este enfoque resultó ser más difícil de lo anticipado. BSC Designer, por lo tanto, es un intento muy bienvenido de una versión electrónica del Balanced Scorecard. Leer más…
Pierre de Montfort, SA Army ADA School, Kimberley, Sudáfrica
Estaba buscando una herramienta que me ayudara a construir un índice general para el desempeño del departamento de la Cadena de Suministro. BSC Designer parece ser la herramienta adecuada: fácil de usar y también de compartir con otros. Hasta ahora, estaba tratando de preparar algo similar en MS Excel, sin embargo, era demasiado complicado actualizar con nuevos datos. Veré si su BSC Designer satisfará todas mis necesidades. Leer más…
Jiri Kratochvil, Gerente de Proyectos de la Cadena de Suministro, PMI, República Checa
Cómo migrar de un cuadro de mando basado en Excel a un software especializado
Discutimos las ventajas y desventajas de tener un cuadro de mando de estrategia o KPI en Excel. Hablemos de cómo migrar de esos cuadros de mando al cuadro de mando mantenido en un software especializado.
Conclusiones
Como puede ver, la transición a software especializado en planificación estratégica, como BSC Designer, es un factor clave de éxito en la gestión efectiva de la estrategia.
- Artículo recomendado: adquisición de software para la planificación estratégica.
Lo invitamos a registrarse con un plan gratuito de BSC Designer y poner en práctica las ideas discutidas. No dude en contactar a nuestro equipo de soporte al cliente si tiene alguna pregunta.
Alexis es un Consultor Senior de Estrategia y CEO en BSC Designer, con más de 20 años de experiencia en planificación estratégica. Alexis desarrolló el «Sistema de Implementación de Estrategias en 5 Pasos» que ayuda a las empresas con la implementación práctica de sus estrategias. Es un orador habitual en conferencias de la industria y ha publicado más de 100 artículos sobre estrategia y gestión del rendimiento, incluyendo el libro «Sistema KPI de 10 Pasos». Su trabajo es frecuentemente citado en investigaciones académicas.