Cómo elaborar un cuadro de mando de formación que le ayudará a separar el tiempo dedicado al infoentretenimiento y la formación altamente útil que cambia el desempeño.
La formación y los talleres se han convertido en una parte estándar del proceso de aprendizaje en cualquier organización. En mi opinión, el desafío más importante para las organizaciones es poder detectar la diferencia entre el infoentretenimiento menos útil y la formación altamente útil que cambia el desempeño. En este artículo, analizaremos cómo estimar la eficacia de la formación y elaborar un cuadro de mando de formación.
Navegación del artículo:
- Modelo de niveles de Kirkpatrick Niveles
- El coste de la medición
- Plantilla del cuadro de mando de formación: Preparación
- Nivel 1: Reacción, Nivel 2: Aprendizaje, Nivel 3: Comportamiento, Nivel 4 – Impacto
- KPIs para eLearning
El problema de la medición de la capacitación
Imagine un taller impartido por un capacitador carismático, que conoce el tema y se relaciona fácilmente con los participantes.
Suena bien, pero aun así necesitamos plantear una serie de preguntas:
- ¿Esta capacitación proporcionó a nuestro equipo los conocimientos y habilidades requeridos?
- ¿Esas nuevas habilidades se aplicaron realmente?
- ¿Cómo sabemos que esta capacitación finalmente conducirá a mejoras del desempeño?
También es una buena idea saber:
- ¿Qué partes de la capacitación funcionaron bien y qué partes necesitan mejorarse?
- ¿Deberíamos repetir la capacitación sobre este tema?
- ¿Deberíamos contratar a este capacitador de nuevo o encontrar a alguien nuevo?
Estos son los desafíos a los que se enfrentan el CEO/RR. HH.
Los capacitadores, a su vez, necesitan un ciclo de retroalimentación basado en datos que les ayude a mejorar sus productos de capacitación.
Los capacitadores necesitan entender cómo evolucionar el programa de capacitación para aumentar los resultados y el Impacto en el desempeño de la organización.
Modelo de niveles de Kirkpatrick
Una medición única no nos proporcionará resultados objetivos. Para una evaluación eficaz de la formación, necesitaremos contar con varios puntos de control separados en períodos de tiempo.
El marco de niveles de Kirkpatrick sugiere revisar una formación desde 4 perspectivas:
- Nivel 1. Reacción (comentarios posteriores a la formación)
- Nivel 2. Aprendizaje (los aprendizajes de la formación)
Después de algún tiempo, podemos realizar el seguimiento de:
- Nivel 3. Comportamiento (conocimientos/habilidades aplicados en la práctica)
- Nivel 4. Impacto (impacto en el desempeño empresarial final)
Evaluación del formador
Si la formación es impartida por un experto externo, también necesitamos tener en cuenta un proceso de preselección. Debe haber algunos requisitos previos para los formadores y la formación:
- Qué tan cualificado está el formador, y
- Cómo la formación sugerida está alineada con la estrategia de la empresa.
El costo de la medición
Si colocamos estos cuatro pasos en un gráfico con «El costo de la medición» en un eje y «El beneficio de la medición» en otro, veremos que:
- Lo más fácil de medir es la reacción inmediata (Nivel 1) después de la capacitación y los aprendizajes de la capacitación (Nivel 2).
- Medir los requisitos previos requiere cierta cuantificación de un proceso de evaluación, pero aun así es posible.
- Aunque los niveles Nivel 3 y Nivel 4 son los más interesantes desde el punto de vista de los posibles hallazgos, el costo de la medición aumenta.
Plantilla de cuadro de mando de formación
Analicemos una plantilla que se puede utilizar para evaluar la eficacia de la formación en su organización. Utilizaré el software BSC Designer para demostrar cómo se puede automatizar este proceso.
Preparación
Mi recomendación es que empiece con un buen mapa estratégico que vincule sus objetivos financieros, relacionados con el cliente e internos con sus 
iniciativas de aprendizaje. Esto dará una dirección a todos los esfuerzos de gestión siguientes.
El siguiente paso es medir los requisitos previos. Para ello, necesitaremos cuantificar los siguientes datos:
- Cualificación del formador
- Habilidades de comunicación del formador
- Costes de formación estimados (gastos de viaje, alojamiento, honorarios del formador)
- La correspondencia entre el programa de formación y los objetivos estratégicos
Al cuantificar estos parámetros, asegúrese de que la estimación no la realice únicamente el responsable de RR. HH.; pida a miembros clave de su equipo que compartan sus opiniones.
Training Scorecard. ¿Cuándo medir? Unas semanas antes de la formación.
El software ayudará a:
- Asignar peso a cada criterio
- Almacenar las evaluaciones individuales y los pesos de los parámetros
- Calcular la puntuación de cada uno de los candidatos
Nivel 1. Reacción
En este nivel, necesitamos medir los comentarios posteriores a la capacitación que ayudarán a hacerse una idea de cuán atractiva fue esta capacitación. Estas preguntas podrían aportar algunos datos para los indicadores:
- ¿Cómo se siente con respecto a la capacitación? (negativo, neutral, positivo)
- ¿Recomendaría esta capacitación a sus colegas?
- ¿Quiere repetir esta capacitación en el futuro?
La lista podría continuar, ya que se pueden encontrar más indicios de un alto nivel de compromiso:
- El número de preguntas formuladas durante y después de la capacitación
- Estimación subjetiva del compromiso de la audiencia (¿las personas participaban o revisaban correos electrónicos en sus teléfonos inteligentes?)
El software ayuda a:
- Recopilar la evaluación de cada indicador compartida por cada participante
- Ofrecer opciones de elección en lenguaje natural
- Calcular las puntuaciones promedio
Training Scorecard. Fecha de medición: en la fecha de la capacitación.
Nivel 2. Aprendizaje
La forma más sencilla de cuantificar los resultados del aprendizaje es realizar una prueba final que mostrará qué tan bien los estudiantes comprendieron el material.
Las métricas podrían ser:
- Tasa de aprobación del examen, %
- Puntuación promedio del examen, %
- Resultados de las pruebas antes/después de la capacitación
Los resultados del aprendizaje pueden evaluarse de diferentes maneras. Por ejemplo:
En lugar de utilizar una prueba simple, se puede pedir a los participantes que practiquen algo que se haya aprendido y evaluar el comportamiento real.
En consecuencia, será necesario implementar los indicadores relacionados con la práctica.
De este modo, no solo estamos evaluando, sino ayudando a los estudiantes a establecer nuevos patrones de comportamiento.
Fecha de medición: al final de la capacitación.
Training Scorecard. Mínimo requerido
Hicimos el mínimo requerido. El costo de la medición para los siguientes niveles aumentará. ¿Deberíamos ir allí?
Si detenemos nuestra medición en este nivel, entonces corremos el riesgo de situaciones de «falso positivo«, cuando un formador carismático ofrece una charla atractiva que es bien aceptada por una audiencia (una especie de infotenimiento), pero que rara vez dará como resultado mejoras del desempeño en la organización.
Nivel 3. Comportamiento
Realizar pruebas es un buen punto de partida para asegurarse de que los participantes han adquirido los conocimientos necesarios, pero lo que realmente queremos ver es un determinado cambio en sus patrones de comportamiento. La cuantificación, en este caso, depende de la naturaleza del proceso.
En algunos casos, los indicadores del nuevo comportamiento serán tan específicos como:
- Reducción de tiempo lograda, %. Si el objetivo de la formación era hacer algo de forma más eficaz o simplemente más rápido, entonces usted podría realizar el seguimiento mediante un KPI.
- Reducción de costes lograda, %. Si el objetivo de la formación era hacer algo de una forma más eficaz, entonces usted podría realizar el seguimiento de la reducción directa de costes, que es el resultado de la formación.
- Aumento de la calidad (antes analizamos la forma de cuantificar la calidad) o, de forma más específica, Reducción de la tasa de problemas de devoluciones, %. El KPI es aplicable cuando el problema está claramente definido y vinculado al resultado final.
Por cierto, un problema repetido es uno de los impulsores negativos de la lealtad del cliente. Si usted puede disminuir este número, hará que sus clientes estén más satisfechos.
- Mejora del desempeño, %. El KPI debe estar vinculado a un índice de desempeño específico. Para los vendedores, podría ser el número de ventas generadas; para un redactor publicitario, podría ser la conversión de lectores a clientes potenciales. Es posible encontrar métricas de desempeño incluso para equipos creativos, como los diseñadores gráficos.
En la mayoría de los casos, necesitaremos dedicar tiempo a encontrar buenos indicadores que cuantifiquen nuevos patrones de comportamiento. Nuestro sistema de KPI ayudará a estructurar el proceso de lluvia de ideas.
Es una buena idea preguntar al formador de antemano sobre los cambios esperados en el comportamiento y la mejor manera de lograrlos en la organización.
- Por ejemplo, uno de los cambios esperados después de la formación de KPIs es que los empleados debatan las métricas, y no solo utilicen la lista de indicadores sugerida por la dirección. Después de un cierto periodo, podríamos entrevistar a los líderes de equipo para ver si ese patrón de comportamiento se implementó con éxito.
¿Cuándo medir? 1-2 meses después de la formación.
El papel del software:
- Visualizar las mejoras esperadas (en los mapas de procesos)
- Realizar el seguimiento de los indicadores de comportamiento en el cuadro de mando
- La función de Análisis ayudará a realizar el seguimiento de los cambios en el desempeño
Nivel 4. Impacto
En el paso anterior, pudimos ver los cambios en el comportamiento de los empleados.
- Por ejemplo, un taller podría estar dedicado a la adopción de una nueva técnica ágil, y podríamos ver que los empleados realmente comenzaron a utilizar esas técnicas (Nivel 3. Comportamiento).
Tales cambios en el comportamiento son importantes y demuestran que el formador fue capaz de influir en los participantes lo suficiente como para inspirarlos a cambiar, pero esto no implica que el cambio haya sido de alguna utilidad para la organización.
El resultado final de cualquier capacitación o taller es si ayudó a la organización a ejecutar su estrategia de manera más eficiente y eficaz o no.
Podríamos empezar a buscar indicios de dicha mejora varios meses después de la capacitación, pero es más prudente pensar en el impacto esperado y en cómo vamos a medirlo de antemano (en el sistema de KPI, a este enfoque lo llamamos «medición por diseño»).
¿Cuándo medir? 4-6 meses después de la capacitación.
El papel del software:
- Presentar el mapa de estrategia de la empresa,
- Visualizar los objetivos empresariales estratégicos, y
- Alinear indicadores con los objetivos empresariales.
Cuadro de mando de capacitación. Los KPIs de formación populares no ayudan
En los artículos anteriores, analizamos algunos KPIs populares de RR. HH., como Rotación y Tiempo de contratación.
Aunque algunos KPIs sean populares, eso no significa que usted quiera tenerlos en su panel de control.
¿Qué ocurre con los KPIs de formación? El objetivo de cualquier programa de formación es desarrollar nuevas habilidades y mejorar la eficiencia de un empleado. Veamos algunos KPIs populares y si/cómo pueden ayudarnos en este aspecto.
| KPI de formación | Por qué NO lo necesita |
|---|---|
| Promedio de costo de formación por empleado a tiempo completo, $ | Este KPI muestra cuánto invertimos en la formación de cada empleado, pero no nos dice nada sobre los resultados que esperamos. ¿La formación fue exitosa? ¿Un empleado aprendió algo nuevo que le permitió mejorar la eficiencia? |
| Promedio de número de horas por empleado a tiempo completo, horas | El mismo problema que con el KPI anterior. Su empleado podría estudiar a tiempo completo un programa de MBA, pero ¿ayudará a su empleado a ofrecer mejores resultados y en qué medida? |
| % del presupuesto de RR. HH. destinado a formación | Con este KPI, podríamos tener una idea aproximada sobre un balance en el departamento de RR. HH. Si gastan el 90% del presupuesto en encontrar nuevos candidatos, entonces probablemente su programa de formación no será el mejor.
Aun así, no existe un % requerido del presupuesto que la empresa deba gastar en formación. Una formación excelente podría costar solo el 1% de su presupuesto, pero dará como resultado un alto crecimiento de la productividad. |
| % de empleados formados | Este KPI le informará sobre el número de empleados que fueron formados. Tiene sentido utilizar este KPI cuando usted conoce la efectividad de cierta formación. Pero, de nuevo, lo que fue excelente para los empleados de un departamento podría no funcionar para los empleados de otro. |
| Índice de satisfacción del empleado con la formación | El problema de este KPI es que es realmente subjetivo. Estoy seguro de que usted conoce esa sensación cuando se siente inspirado y entusiasmado por nuevas ideas que acaba de aprender después de otra excelente ponencia magistral en alguna conferencia. .En unos días, estas ideas parecen ser solo historias atractivas, que usted no puede convertir en práctica (aprenda cómo cambiar la situación). |
| ROI de la formación, % | Para calcular un ROI, usted necesita conocer su inversión (estoy seguro de que puede calcularla) y la estimación financiera de los beneficios que su empresa obtuvo como resultado de la formación.
Eso nos devuelve a la pregunta inicial: cómo calcular la eficiencia de la formación. Este KPI podría funcionar cuando se disponga de medidas objetivas de la formación. |
Como puede ver, los KPIs de formación más populares se ajustan bien al panel de control de gobierno corporativo, pero realmente no ayudarán a medir la efectividad de la sesión de formación.
KPIs para eLearning
Como parte de la respuesta de gestión de crisis, muchas organizaciones deciden optar por equipos distribuidos. Al cambiar al modelo de equipo distribuido, es lógico elegir el formato en línea para la formación de incorporación de los nuevos miembros de estos equipos.
¿Qué sucede con los KPIs de la formación en este caso?
En esencia, los KPIs siguen siendo los mismos. Lo que va a cambiar es la forma en que se entregan los conocimientos y las habilidades requeridos.
Veamos cómo medir el desempeño del eLearning desde diversas perspectivas.
En BSC Designer, utilizamos el enfoque de eLearning para nuestra Formación en ejecución de la estrategia y, internamente, para la incorporación de los nuevos empleados a nuestro equipo remoto. Junto con ideas generales sobre cómo medir el eLearning, compartiré las mejores prácticas que demostramos que funcionan para nosotros.
Impacto financiero
En lugar de asistir a la formación en alguna ubicación física, los participantes utilizarán alguna plataforma en línea. En términos de impacto financiero, esto significa:
- Ahorro de costos, $ (en comparación con el aprendizaje presencial)
- Costos de la plataforma en línea
Estos números por sí solos no nos dirán nada nuevo, pero ayudarán a tener una estimación aproximada del ROI de la formación.
Métricas de compromiso para eLearning
La formación en línea debe utilizar diferentes mecanismos para interactuar con los asistentes.
El presupuesto de atención ya no está garantizado, como ocurría con los eventos presenciales. Los participantes ya no están en la misma sala durante un período de tiempo fijo.
Los materiales de las sesiones de formación en línea pueden estar pregrabados, y la clásica tasa de participación pierde su relevancia. Con esta idea en mente, necesitamos cambiar las métricas de compromiso en consecuencia. Por ejemplo, podemos realizar un seguimiento de:
- Tiempo de visualización de los materiales del curso en línea
- Estadísticas de acceso a los materiales de formación
Algunos productos de eLearning tienen una página de destino pública. Esto nos brinda la posibilidad de utilizar métricas de redes sociales para entender si existe alguna conexión emocional con el producto de eLearning. La métrica básica que se puede seguir en este caso puede ser:
- El número de veces que se comparte en redes sociales (para una página de destino de un producto de eLearning)
Validar el impacto empresarial del eLearning
¿Qué tal validar el impacto del eLearning? Mi recomendación es hacer que el proceso sea medible por diseño.
Intente hacer que los resultados empresariales importantes sean los pasos inevitables de la formación.
¿Cómo hacerlo? Depende de su producto de eLearning. Por ejemplo, en el caso de nuestra formación en línea, los participantes no realizan ninguna prueba o examen formal. Organizamos sesiones en línea en torno a la idea de construir un prototipo del cuadro de mando integral.
En nuestro caso, el KPI que valida el impacto empresarial es:
- La calidad del prototipo del cuadro de mando integral creado, %
El prototipo creado es la prueba de que el participante realmente obtuvo los conocimientos y habilidades esperados. Y lo sabemos con certeza porque vemos los resultados creados por el alumno. Además, podemos estimar la calidad del prototipo final y sugerir algunas ideas de mejora.
No todos los participantes llegarán a la meta. Las razones detrás de este hecho requieren cierta atención por su parte. En este contexto, un KPI que conviene revisar es:
- Tasas de abandono, %
Está en plural porque nos interesa saber qué partes de la formación en línea fueron las más desafiantes.
KPIs para cambios internos
El formato de eLearning afecta la mecánica de las sesiones de formación. Una sesión de formación presencial se realiza en tiempo real y requiere un conjunto determinado de herramientas y materiales. Un formato de eLearning requiere un conjunto diferente de herramientas.
Además de contar con un área privada con todos los materiales de formación, necesitamos disponer de herramientas convenientes para realizar el seguimiento del progreso de los participantes, desbloquear los siguientes pasos de la formación, realizar los exámenes finales y, por último, generar los certificados.
Los KPIs dependen del proceso de formación en su organización. Formulémoslo de esta manera:
- Adaptación de la mecánica de la formación al formato en línea, %
Encontrar puntos de mejora para el eLearning
Uno de los beneficios del formato de formación en línea es que contamos con muchos más análisis relacionados con los participantes de la formación.
- Podemos detectar los materiales en los que los participantes dedican más tiempo
- Las frases de búsqueda más utilizadas para la base de conocimientos de la formación
- Ver análisis por segundos de los vídeos de formación
- Analizar las preguntas formuladas al facilitador de la formación
Esto nos proporciona un indicador de actuación para la mejora del e-learning:
- Análisis de los análisis de la formación, %
¿Qué pasa si no podemos encontrar buenos indicadores?
Esa es una situación típica con los indicadores de desempeño, y me gustaría destacar dos puntos:
- La incapacidad de encontrar buenos indicadores de desempeño suele ser una señal de que no hay una comprensión clara de cómo los nuevos patrones de comportamiento se alinean con la estrategia de la empresa.
- No hay nada malo en enfrentarse a este problema. Al contrario, al enfrentarse a este problema, usted está un paso más cerca de una ejecución exitosa de la estrategia.
El objetivo principal del ejercicio de los KPIs es empezar a hacer las preguntas correctas, y usted acaba de llegar a ese punto. Lo primero que le sugeriría es revisar el mapa de estrategia de la organización.
Comprenda mejor su estrategia, y los KPIs surgirán de forma natural.
Encontrará una orientación más específica en nuestro sistema de KPI.
Realice el seguimiento del impacto de la formación piloto
Comparta su hoja de cálculo existente para los KPIs de formación y analizaremos cómo RR. HH. y los gerentes de departamento pueden pasar a un sistema conectado para realizar el seguimiento del aprendizaje, el cambio de comportamiento y los KPIs de impacto en el negocio.
Analice un piloto de formación
Empiece con un programa de formación o un departamento para probar el enfoque antes de un despliegue más amplio.
Conclusiones
A continuación, se presenta un resumen de las ideas analizadas:
- Mida la eficacia de la capacitación en 4 niveles: primera impresión, puntuación del examen, cambios de comportamiento, mejoras del desempeño.
- El coste de la medición aumenta con los niveles, al igual que el beneficio de la medición
- Comprenda la mejora de desempeño esperada antes de la capacitación
Por último, el propósito principal de cualquier medición no es la medición en sí, sino el comportamiento que esta medición induce.
Al crear un cuadro de mando de capacitación, usted invita a todas las partes interesadas a participar en la discusión sobre el programa de capacitación, sus objetivos y sus resultados a corto y largo plazo. Estas discusiones ayudan a centrar los esfuerzos de capacitación en lo que realmente importa para su organización.
Por favor, comparta sus comentarios sobre este artículo en los comentarios, así como sus ideas sobre la medición de la eficiencia y la eficacia de la capacitación/taller.
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Alexis Savkin es arquitecto de estrategia y fundador de BSC Designer, una plataforma de software de ejecución de la estrategia con el cuadro de mando integral como núcleo. Ayuda a las organizaciones a traducir la estrategia en objetivos medibles, KPI e iniciativas. Alexis es el creador del Strategy Execution Canvas, autor de más de 100 artículos sobre estrategia y medición del desempeño, y ponente habitual.
excelente!