En el camino hacia la transformación digital, empiece por digitalizar la manera en que su equipo presenta y analiza la estrategia.
¿Qué viene a su mente cuando escucha “presentación de la estrategia”? En la mayoría de los casos, la respuesta es «presentación aburrida de diapositivas». Puede hacerlo mucho mejor con un mapa estratégico y un software de planificación estratégica especializado. En este artículo, compartimos algunos consejos prácticos sobre cómo migrar de diapositivas a software profesional para presentaciones de estrategia efectivas.
¿Qué es una presentación de estrategia?
Es una manera de contar una historia sobre la estrategia. ¿Qué tipo de historia es? Depende del público objetivo y del mensaje…
- Una startup presenta una estrategia de comercialización a posibles inversores
- Una organización sin ánimo de lucro comparte su historia con la comunidad y donantes financieros
- La empresa SMB utilizará la presentación de la estrategia para mantener a todos informados sobre lo que está pasando
- Las organizaciones más grandes harán presentaciones estratégicas para sincronizar los esfuerzos de las unidades funcionales en torno a una estrategia coherente
Idealmente, debería haber algún intercambio de ideas con los participantes.
En última instancia, el público al que va dirigida la presentación debería tener algunas ideas tangibles que aplicar en sus estrategias de funciones y operaciones diarias.
A la antigua: Estrategia actual con diapositivas
Aquí hay un enfoque clásico para presentar la estrategia de diseño:
- Cree diapositivas visualmente atractivas
- Explica el mensaje en el que se centra
- Añada gráficos que respalden el mensaje
- Cuente la historia diapositiva a diapositiva
- Al final, haga la sesión de preguntas y respuestas
Tales presentaciones de estrategia rara vez se usaban fuera de la sala de juntas. El verdadero trabajo de estrategia se hacía en numerosas hojas de cálculo de Excel.
El escenario ideal: Hacer la presentación directamente en el software de planificación estratégica
Durante su transformación digital, muchas organizaciones trasladaron sus actividades relacionadas con la estrategia desde las hojas de cálculo a un software especializado. Esto abrió la posibilidad de tener una mejor presentación de la estrategia invirtiendo menos esfuerzo en la preparación.
El escenario ideal sería hacer una presentación directamente en el software especializado de planificación estratégica utilizando cuadros de mando estratégicos reales con datos.
Estos son los principales beneficios de este enfoque:
- El mapa estratégico es una herramienta de descripción de la estrategia reconocido, y la mayoría de los profesionales de negocios podrán «leer” el mapa
- No es necesario crear diapositivas: el mapa estratégico es su diapositiva más importante y se crea automáticamente
- No es necesario agregar gráficos: solo use los paneles que utiliza regularmente para el trabajo de estrategia real
- La lógica de su discurso sigue de forma natural la lógica del mapa estratégico
- Los comentarios de sus colegas se pueden implementar de inmediato o recopilar automáticamente
Muchas organizaciones no han liberado todo el potencial de las herramientas de ejecución de la estrategia; todavía les piden a sus gerentes que:
- Extraigan los datos y gráficos necesarios del software,
- Los pongan en diapositivas,
- Hagan la presentación, y
- Procesen manualmente los comentarios de los colegas.
Cambio cultural a presentaciones estratégicas más efectivas
A continuación, discutimos algunas técnicas específicas para hacer una presentación efectiva de la estrategia con el software de planificación de estrategias.
El mapa estratégico es la diapositiva principal de su presentación de estrategia
Un mapa estratégico es una imagen visual que el software de ejecución de estrategias crea y actualiza automáticamente utilizando la información sobre sus objetivos, indicadores e iniciativas.
La presentación de la estrategia consiste en “leer” correctamente un mapa estratégico:
- Empiece con un panorama general, especialmente si su empresa es nueva para los participantes. Hable sobre la misión, la visión, los valores, los temas estratégicos y la estrategia general de la organización
- Explique que la estrategia tiene los impulsores y los resultados que desea lograr
- Las perspectivas Interna y el Aprendizaje son los impulsores o facilitadores de la estrategia
- La perspectiva del cliente y de las partes interesadas son los resultados deseados
- Los colores de los objetivos en el mapa corresponden al tema estratégico al que pertenece el objetivo
- Hable sobre las partes interesadas involucradas y sus intereses
Siga la lógica del mapa estratégico para continuar con el discurso:
- Las preguntas formuladas en la descripción de las perspectivas serán sus puntos de partida
En un mapa estratégico correctamente diseñado, el panorama general de la estrategia debe estar dividido en subobjetivos pequeños e independientes medibles por el valor creado para las partes interesadas.
- Los objetivos secundarios son los rectángulos en el mapa
- Los vínculos entre los objetivos explican la lógica de causa y efecto
- Los indicadores muestran cómo se cuantifica el valor creado para las partes interesadas
Explore en detalle los objetivos que requieren más atención:
- ¿Cómo se cuantifica el objetivo?
- ¿Cuál es el progreso actual?
- ¿Qué riesgos se identificaron?
- ¿Cuáles son los planes de acción?
- ¿Qué hipótesis va a probar con la ejecución?
Las funciones de automatización ayudarán a que la historia sea más atractiva:
- Plegar/desplegar ciertas partes del mapa
- Cambie a los paneles para ver las tendencias y los gráficos más importantes de los KPIs
- Agregue un diagrama de Gantt al panel para visualizar las iniciativas, las conexiones entre ellas y la cronología general de la estrategia
- Cambie a los KPIs para respaldar sus argumentos con datos en vivo
- De clic en los riesgos para ver las definiciones de riesgoy los planes de mitigación sugeridos
- Abra las iniciativas para ver los presupuestos, el cronograma y otros detalles de sus planes de acción
Si recién está empezando a trabajar en su estrategia, la herramienta puntaje de la estrategia impulsada por IA lo ayudará a crear un mapa estratégico según los últimos estándares de la industria al incluir toda la información requerida y evitar errores típicos.
¡Usted no está limitado a un solo mapa!
Mapa de procesos
Por ejemplo, en un cuadro de mando para innovaciones, usamos mapas de procesos para ilustrar los principales procesos involucrados en la estrategia de innovación. Esa es una excelente manera de demostrar cómo se crea el valor en su organización.
Mapa general
Cuando usted hace una presentación para el público en general, puede crear un mapa estratégico de descripción general que no incluirá tantos detalles, solo las perspectivas importantes y los objetivos internos.
Consulte los datos subyacentes para responder preguntas difíciles
Durante la presentación de la estrategia, es posible que tenga algunas preguntas difíciles…
¿Estamos mirando los datos recientes? ¿Cuándo se actualizó por última vez?
En la pestaña KPis, cambie a Actualizaciones. La siguiente tabla le mostrará cuándo se actualizaron los indicadores por última vez y cuál es su calendario de actualización.
¿Cómo obtuvimos el número de este indicador?
Esta respuesta suele formularse en el campo de descripción del indicador. Para los objetivos de alto nivel que se calculan utilizando los valores de otros indicadores, cambie a la vista Cálculos en la pestaña KPIs. Se mostrarán las fórmulas utilizadas para los indicadores.
¿Qué razonamiento/contexto se esconde detrás de este objetivo?
El razonamiento se puede alinear con el objetivo o el indicador a través del cuadro de diálogo Iniciativas.
Para obtener información contextual más general, utilice el botón Historial de cambios disponible para los objetivos, indicadores e iniciativas. Puede mostrar, por ejemplo, que el origen de algún objetivo es el análisis PESTEL o DAFO realizado hace tiempo, o que el objetivo se formuló anteriormente de forma diferente.
¿Qué decidimos hacer con respecto a este objetivo en la última reunión?
Los comentarios de los participantes de la presentación pueden anotarse de inmediato. En la siguiente reunión de estrategia, puede consultar estos comentarios a través de la vista Iniciativas en la pestaña KPIs.
¿Cómo contribuye este objetivo a la estrategia general?
Cuando los datos vinculan dos cuadros de mando, el software crea un indicador importado. Vaya a la pestaña Datos para ver la fuente de datos y el árbol de dependencia. De ser necesario, abra cuadros de mando de apoyo.
¿Quién sugirió este objetivo, cambió los objetivos, agregó iniciativas…?
Todos los objetivos e iniciativas en el software tienen su propietario. Además, con una pista de auditoría, los usuarios pueden ver el historial de elementos, incluyendo eventos como la actualización de valores, objetivos y la adición de iniciativas.
Presentación sobre la marcha
A veces, surgen preguntas interesantes cuando usted no está en la sala de juntas, no tiene un computador portátil, ni diapositivas, solo un teléfono inteligente.
En BSC Designer, el modo de presentación se activa automáticamente en la pantalla pequeña. Oculta todos los controles innecesarios, ayudándolo a navegar fácilmente a través de mapas estratégicos y paneles.
Anote los comentarios de inmediato
La parte más valiosa de cualquier presentación de estrategia es el debate posterior. Una gran ventaja de utilizar un software de planificación estratégica para la presentación es la posibilidad de anotar esos valiosos comentarios directamente en el cuadro de mando de la estrategia
Comente los valores de los KPIs
Puede haber una discusión interesante sobre ciertos KPIs.
- ¿Por qué su valor cayó o se incrementó repentinamente más de lo esperado?
- ¿Qué podemos hacer para sacar el KPI de la zona roja?
Anote esos hallazgos con la función de comentarios para el valor de KPI.
Modificar el mapa sobre la marcha
Implemente de inmediato las ideas en el mapa estratégico: cree nuevos objetivos, indicadores, hipótesis, riesgos o iniciativas.
Un canal dedicado a nuevas ideas
En la gestión del cambio, es fundamental contar con un canal dedicado a las nuevas ideas. La estrategia no es una excepción. Los miembros de su equipo pueden enviar sus ideas al correo electrónico dedicado. El software convertirá los correos electrónicos en iniciativas y las guardará en un cuadro de mando especial llamado Ideas para la estrategia.
Cambie la estrategia dinámicamente
Una presentación típica es un documento fijo. Una verdadera estrategia no lo es. Con un software especializado como BSC Designer, usted puede solicitar a los estrategas principales que ingresen cambios en la estrategia de inmediato.
Es increíble ver cómo la gente trabaja en la estrategia simultáneamente, añadiendo nuevas hipótesis, descomponiendo objetivos complejos en partes más tangibles.
Automatizar folletos y seguimiento
Antes de la presentación, los asistentes esperan recibir algunos folletos. Imprimir materiales no parece una idea sostenible. Mejor, envíe el enlace al cuadro de mando estratégico que va a discutir para que los participantes puedan seguirlo y profundizar en los datos que les interesan.
Después de la presentación de la estrategia, usted puede enviar un correo electrónico de seguimiento. Para ilustrar algunos puntos específicos, puede añadir enlaces directos a los KPIs, objetivos o iniciativas específicos.
Si necesita un documento formal con algunos objetivos, KPIs y un mapa estratégico, puede usar la función Informe. Vea, por ejemplo, el informe Plan estratégico.
Resumen
Estos son los beneficios generales de hacer la presentación de la estrategia directamente en el software de planificación estratégica:
- No requiere esfuerzo adicional de su equipo: ya tiene todos los datos necesarios en el software, no hay necesidad de perder tiempo trabajando en las diapositivas
- La presentación será mucho más productiva en comparación con una presentación clásica: mostrará datos nuevos, profundizará en detalles de apoyo e información contextual, podrá introducir cambios e ideas directamente en el cuadro de mando de la estrategia
- Se puede hacer en cualquier momento, lo más probable es que deje de llamarlo presentación de estrategia, será solo una simple reunión donde se habla de estrategia de manera disciplinada
- En lugar de hangouts en papel, los participantes tendrán un enlace al cuadro de mando de la estrategia; en las notas de seguimiento, usted puede hacer referencia a los objetivos, KPIs o iniciativas específicos
- No existe una brecha entre la presentación y el trabajo real– usted utilizará la misma plataforma para la presentación que la que usa para gestionar sus KPIs y objetivos diariamente.
BSC Designer es el software para CMI, está ayudando a las empresas a formular mejor sus estrategias y hacer que el proceso de ejecución de estrategias sea más tangible con los KPIs.