في طريقك نحو التحول الرقمي، ابدأ برقمنة كيفية تقديم فريقك للاستراتيجية ومناقشتها.
ما الذي يخطر ببالك عندما تسمع عبارة “عرض الاستراتيجية”؟ في معظم الحالات، يكون الجواب “شرائح عرض مملة.” يمكنك أن تقوم بأفضل من ذلك باستخدام خريطة استراتيجية وبرامج تخطيط استراتيجية متخصصة. في هذا المقال، نشارك بعض النصائح العملية حول الانتقال من الشرائح إلى البرامج الاحترافية لعروض استراتيجية فعالة.
ما هي عرض الاستراتيجية؟
إنها وسيلة لعرض قصة حول الاستراتيجية. ما نوع القصة التي ستكون؟ يعتمد ذلك على من هو الجمهور المستهدف وما هي الرسالة…
- الشركات الناشئة تقدم عرضًا تقديميًا لاستراتيجية دخول السوق للمستثمرين المحتملين
- المنظمات غير الربحية تشارك قصتها مع المجتمع والمتبرعين الماليين
- ستستخدم الشركات الصغيرة والمتوسطة عرض الاستراتيجية لإبقاء الجميع على اطلاع بما يحدث
- ستقوم المؤسسات الكبيرة بعروض استراتيجية لمزامنة جهود الوحدات الوظيفية حول استراتيجية منسجمة
من الناحية المثالية، يجب أن يكون هناك بعض تبادل الأفكار مع المشاركين.
في النهاية، يجب أن يكون لدى الجمهور المستهدف للعرض بعض النتائج الملموسة لتطبيقها في استراتيجياتهم الوظيفية وعملياتهم اليومية.
الطريقة القديمة: عرض الاستراتيجية على الشرائح
هنا نهج كلاسيكي لتصميم عرض الاستراتيجية:
- إنشاء شرائح جذابة بصريًا
- شرح الرسالة التي تركز عليها
- إضافة رسوم بيانية تدعم الرسالة
- سرد القصة شريحة تلو الأخرى
- إجراء جلسة الأسئلة والأجوبة في النهاية
نادراً ما كانت تُستخدم مثل هذه العروض التقديمية للاستراتيجية خارج غرفة الاجتماعات. العمل الحقيقي للاستراتيجية حدث في العديد من جداول بيانات Excel.
السيناريو المثالي: العرض مباشرة في برنامج تخطيط الاستراتيجية
أثناء التحول الرقمي، قامت العديد من المنظمات بنقل أنشطتها المتعلقة بالاستراتيجية من الجداول الإلكترونية إلى برامج متخصصة. وقد فتح هذا إمكانية الحصول على عرض استراتيجي أفضل مع استثمار جهد أقل في التحضير.
الـسيناريو المثالي يكون من خلال تقديم العرض مباشرة في برنامج تخطيط الاستراتيجية المتخصص باستخدام بطاقات الأداء الاستراتيجية الحقيقية مع بيانات حقيقية.
إليك الفوائد الرئيسية لهذا النهج:
- خريطة الاستراتيجية هي أداة معترف بها لوصف الاستراتيجية، ومعظم المهنيين في مجال الأعمال سيتمكنون من “قراءة” الخريطة
- لا حاجة لإنشاء شرائح – خريطة الاستراتيجية هي شريحتك الأهم وتُنشأ تلقائيًا
- لا حاجة لإضافة الرسوم البيانية – فقط استخدم لوحات المعلومات التي تستخدمها بانتظام للعمل الاستراتيجي الحقيقي
- منطق حديثك يتبع بشكل طبيعي منطق خريطة الاستراتيجية
- يمكن تنفيذ ملاحظات زملائك على الفور أو جمعها تلقائيًا
العديد من المنظمات لم تطلق بعد الإمكانات الكاملة لأدوات تنفيذ الاستراتيجية – لا يزالون يطلبون من مديريهم:
- استخراج البيانات والرسومات الضرورية من البرنامج،
- عرضها على الشرائح،
- تقديم العرض، و
- معالجة ملاحظات الزملاء يدويًا.
التغيير الثقافي نحو عروض استراتيجية أكثر فعالية
فيما يلي، نناقش بعض التقنيات المحددة لجعل عرض الاستراتيجية فعالاً باستخدام برامج تخطيط الاستراتيجية.
خريطة الاستراتيجية هي الشريحة الرئيسية في عرض الاستراتيجية الخاص بك
خريطة الاستراتيجية هي صورة بصرية يقوم برنامج تنفيذ الاستراتيجية بإنشائها وتحديثها تلقائيًا باستخدام المعلومات عن أهدافك، ومؤشراتك، ومبادراتك.
عرض الاستراتيجية يتعلق بـ “قراءة” خريطة الاستراتيجية بشكل صحيح:
- ابدأ بالصورة الكبيرة، خاصة إذا كانت شركتك جديدة على المشاركين. تحدث عن مهمة المنظمة، ورؤيتها، وقيمها، ومواضيعها الاستراتيجية، واستراتيجيتها العامة
- اشرح أن الاستراتيجية تحتوي على محركات ونتائج تريد تحقيقها
- المنظورات الداخلية والتعلم هي المحركات أو الممكنات للاستراتيجية
- منظور العميل وأصحاب المصلحة هو النتائج المرغوبة
- ألوان الأهداف على الخريطة تتوافق مع الموضوع الاستراتيجي الذي ينتمي إليه الهدف
- تحدث عن أصحاب المصلحة المعنيين واهتماماتهم
اتبع منطق خريطة الاستراتيجية لمواصلة الحديث:
- الأسئلة الموضوعة في وصف المنظورات ستكون نقاط البداية لديك
في خريطة الاستراتيجية المصممة بشكل صحيح، يجب أن تكون الصورة الكبيرة للاستراتيجية مقسمة إلى أهداف فرعية صغيرة ومستقلة قابلة للقياس من خلال القيمة التي تم إنشاؤها لأصحاب المصلحة.
- الأهداف الفرعية هي المستطيلات على الخريطة
- الروابط بين الأهداف تشرح منطق السبب والنتيجة
- المؤشرات تبين كيفية تحديد القيمة التي تم إنشاؤها لأصحاب المصلحة
استكشف بالتفصيل الأهداف التي تتطلب مزيدًا من الاهتمام:
- كيف يتم تحديد الهدف؟
- ما هو التقدم الحالي؟
- ما المخاطر التي تم تحديدها؟
- ما هي خطط العمل؟
- ما هي الفرضيات التي ستختبرها في التنفيذ؟
ستساعدك ميزات الأتمتة على جعل القصة أكثر جاذبية:
- طي/فتح أجزاء معينة من الخريطة
- التبديل إلى لوحات التحكم لرؤية الاتجاهات والمخططات لأهم مؤشرات الأداء الرئيسية
- إضافة مخطط غانت إلى لوحة التحكم لتصور المبادرات، والروابط بينها، والجدول الزمني العام للاستراتيجية
- التبديل إلى مؤشرات الأداء الرئيسية لدعم حججك ببيانات حية
- انقر على المخاطر لرؤية تعريفات المخاطر وخطط التخفيف المقترحة
- افتح المبادرات لرؤية الميزانيات، والجدول الزمني، والتفاصيل الأخرى لخطط العمل الخاصة بك
إذا كنت قد بدأت للتو في العمل على استراتيجيتك، فإن أداة درجة الاستراتيجية المدعومة بالذكاء الاصطناعي ستساعدك على إنشاء خريطة استراتيجية وفقًا لأحدث معايير الصناعة من خلال تضمين جميع المعلومات المطلوبة وتجنب الأخطاء الشائعة.
أنت لست محدودًا بخريطة واحدة فقط!
خريطة العملية
على سبيل المثال، في بطاقة الأداء للابتكارات، استخدمنا خرائط العمليات لتوضيح العمليات الرئيسية المشاركة في استراتيجية الابتكار. هذه طريقة ممتازة لإظهار كيفية خلق القيمة في مؤسستك.
خريطة نظرة عامة
عند تقديم عرض للجمهور العام، يمكنك إنشاء خريطة استراتيجية نظرة عامة لا تتضمن الكثير من التفاصيل – فقط المنظورات الرئيسية والأهداف الموجودة داخلها.
استشر البيانات الأساسية للإجابة على الأسئلة الصعبة
أثناء عرض الاستراتيجية، قد تواجه بعض الأسئلة المعقدة…
هل ننظر إلى البيانات المحدثة؟ متى تم تحديثها آخر مرة؟
في علامة تبويب KPI، قم بتغيير العرض إلى التحديثات. ستعرض الجدول أدناه متى تم تحديث المؤشرات آخر مرة وما هو جدول تحديثها.
كيف حصلنا على الرقم لهذا المؤشر؟
تتم صياغة هذا الجواب عادة في حقل الوصف للمؤشر. بالنسبة للأهداف عالية المستوى التي تُحسب باستخدام قيم مؤشرات أخرى، انتقل إلى عرض الحسابات في علامة تبويب KPIs. ستظهر الصيغ المستخدمة للمؤشرات.
ما هو المبرر/السياق الذي يقف وراء هذا الهدف؟
يمكن مواءمة المبرر مع الهدف أو المؤشر عبر حوار المبادرات.
للحصول على بعض المعلومات السياقية العامة، استخدم زر تاريخ التغييرات المتاح للأهداف والمؤشرات والمبادرات. يمكن أن يظهر، على سبيل المثال، أن أصل بعض الأهداف هو تحليل PESTEL أو SWOT الذي تم إجراؤه منذ بعض الوقت، أو أن الهدف كان مصاغاً بطريقة مختلفة سابقاً.
ماذا قررنا أن نفعل بشأن هذا الهدف في الاجتماع الأخير؟
يمكن تدوين التعليقات من المشاركين في العرض التقديمي على الفور. في اجتماع الاستراتيجية التالي، يمكنك الاطلاع على هذه التعليقات عبر عرض المبادرات في علامة تبويب KPIs.
كيف يساهم هذا الهدف في الاستراتيجية العامة؟
عندما ترتبط بطاقتا الأداء بالبيانات، يقوم البرنامج بإنشاء مؤشر مستورَد. انتقل إلى علامة تبويب البيانات لرؤية مصدر البيانات وشجرة الاعتمادية. افتح بطاقات الأداء الداعمة إذا لزم الأمر.
من الذي اقترح هذا الهدف، غيّر الأهداف، أضاف المبادرات…؟
جميع الأهداف والمبادرات في البرنامج لها مالكها. بالإضافة إلى ذلك، مع سجل التدقيق، يمكن للمستخدمين رؤية تاريخ العناصر، بما في ذلك الأحداث مثل تحديث القيم والأهداف وإضافة المبادرات.
عرض تقديمي أثناء التنقل
أحيانًا، تطرأ أسئلة مثيرة عندما لا تكون في قاعة الاجتماعات، ولا تملك حاسوبًا محمولًا، ولا شرائح عرض، فقط هاتف ذكي.
في BSC Designer، يتم تفعيل وضع العرض التقديمي تلقائيًا على الشاشة الصغيرة. حيث يخفي جميع العناصر التحكم غير الضرورية، مما يساعدك على التنقل بسهولة عبر خرائط الاستراتيجية ولوحات المعلومات.
اكتب الملاحظات فورًا
الجزء الأكثر قيمة من أي عرض تقديمي للاستراتيجية هو النقاش الذي يحدث بعده. فائدة كبيرة لاستخدام برنامج تخطيط الاستراتيجية للعروض التقديمية هي إمكانية تدوين تلك التعليقات القيمة مباشرة في بطاقة الأداء الاستراتيجية.
التعليق على قيم مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs)
قد يكون هناك بعض النقاش المثير للاهتمام حول بعض مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs).
- لماذا انخفضت أو زادت قيمتها فجأة أكثر من المتوقع؟
- ماذا يمكننا أن نفعل لإخراج مؤشر الأداء الرئيسي من المنطقة الحمراء؟
دوّن هذه النتائج باستخدام وظيفة التعليقات لقيمة مؤشر الأداء الرئيسي (KPI).
تعديل الخريطة أثناء العرض
قم بتنفيذ الأفكار على خريطة الاستراتيجية فورًا – أنشئ أهدافاً جديدة، مؤشرات، فرضيات، مخاطر أو مبادرات.
قناة مخصصة للأفكار الجديدة
في إدارة التغيير، من الضروري وجود قناة مخصصة للأفكار الجديدة. الاستراتيجية ليست استثناء. يمكن لأعضاء فريقك إرسال أفكارهم إلى البريد الإلكتروني المخصص. سيقوم البرنامج بتحويل رسائل البريد الإلكتروني إلى مبادرات وحفظها في بطاقة أداء خاصة تسمى أفكار للاستراتيجية.
تغيير الاستراتيجية بشكل ديناميكي
العرض التقديمي النموذجي هو وثيقة ثابتة. الاستراتيجية الحقيقية ليست كذلك. مع برامج متخصصة مثل BSC Designer، يمكنك أن تطلب من الاستراتيجيين الرئيسيين إدخال تغييرات في الاستراتيجية على الفور.
إنه لأمر رائع أن ترى كيف يعمل الناس على الاستراتيجية في الوقت نفسه، ويضيفون فرضيات جديدة، ويقومون بتحليل الأهداف المعقدة إلى أجزاء أكثر ملموسة.
أتمت توزيع المستندات والمتابعة
قبل العرض التقديمي، يتوقع الحضور الحصول على بعض المستندات. طباعة المواد لا تبدو فكرة مستدامة. بدلاً من ذلك، أرسل رابط بطاقة الأداء للاستراتيجية التي ستناقشها حتى يتمكن المشاركون من متابعتك والبحث في البيانات التي تهمهم.
بعد العرض التقديمي للاستراتيجية، يمكنك إرسال بريد إلكتروني للمتابعة. لتوضيح بعض النقاط المحددة، يمكنك إضافة روابط مباشرة إلى مؤشرات الأداء الرئيسية أو الأهداف أو المبادرات المحددة.
إذا كنت بحاجة إلى وثيقة رسمية تحتوي على بعض الأهداف ومؤشرات الأداء الرئيسية وخريطة الاستراتيجية، يمكنك استخدام وظيفة التقرير. انظر على سبيل المثال، تقرير الخطة الاستراتيجية.
عرض استراتيجي قصير
بيتشا كوتشا هو أسلوب عرض جاء إلينا من اليابان. لديك 20 شريحة، وكل شريحة تُعرض لمدة 20 ثانية فقط. يُعرف هذا الأسلوب في العرض بأنه قاتل الشرائح المملة في PowerPoint.
استراتيجية المنظمة هي شيء معقد – تأكد من أن كل فريق يقدم جزءه الخاص من الاستراتيجية.
قالب عرض الاستراتيجية
هنا قالب لعرض استراتيجية قصير بأسلوب بيشا كوتشا.
- في وحدة أعمالنا، نرى أن التحدي الرئيسي لدينا هو …
- وهناك 3 اتجاهات سنعالجها في عام 2020 للمضي قدمًا في هذا الاتجاه.
- اذكر هدفًا رئيسيًا من الموضوع الاستراتيجي 1.
- ما هي المبادرات الرئيسية المتعلقة بهذا الهدف التجاري؟
- اشرح ما هو المؤشر التوجيهي الذي ستراقبه للتأكد من أنك على المسار الصحيح.
- اشرح ما هو المؤشر المتأخر الذي ستتابعه للتأكد من تحقيق النتيجة.
- كيف يرتبط الهدف المذكور سابقًا بالهدف الكبير التالي؟ استخدم خريطة استراتيجيتك لإظهار العلاقة بين السبب والنتيجة.
- اذكر هدفًا رئيسيًا من الموضوع الاستراتيجي 2.
- ما هي المبادرات الرئيسية المتعلقة بهذا الهدف التجاري؟
- اشرح ما هو المؤشر التوجيهي الذي ستراقبه للتأكد من أنك على المسار الصحيح.
- كيف يرتبط الهدف المذكور سابقًا بالهدف الكبير السابق و/أو التالي؟ استخدم خريطة استراتيجيتك لإظهار العلاقة بين السبب والنتيجة.
- اشرح ما هو المؤشر المتأخر الذي ستتابعه للتأكد من تحقيق النتيجة.
- اذكر هدفًا رئيسيًا من الموضوع الاستراتيجي 3.
- ما هي المبادرات الرئيسية المتعلقة بهذا الهدف التجاري؟
- اشرح ما هو المؤشر التوجيهي الذي ستراقبه للتأكد من أنك على المسار الصحيح.
- اشرح ما هو المؤشر المتأخر الذي ستتابعه للتأكد من تحقيق النتيجة.
- كيف يرتبط الهدف المذكور سابقًا بالأهداف الكبيرة السابقة؟ استخدم خريطة استراتيجيتك لإظهار العلاقة بين السبب والنتيجة.
- كيف تتماشى استراتيجيتك مع استراتيجية الشركة العامة؟ كيف يتم تسلسلها إلى المستويات الأدنى.
- من سيكون مسؤولاً عن تنفيذ استراتيجيتك؟ اذكر بعض الأسماء وأظهر صور الرأس حتى يعرف الناس من سيكون المسؤول.
- إذا سمح لك الوقت، كرر مرة أخرى ما تخطط لتحقيقه، ولماذا، وما هي عوامل النجاح الرئيسية.
الملخص
فيما يلي الفوائد العامة لتقديم العرض الاستراتيجي مباشرة في برنامج تخطيط الاستراتيجية:
- لا يتطلب جهداً إضافياً من فريقك – لديك بالفعل جميع البيانات اللازمة في البرنامج، ولا حاجة لقضاء الوقت في العمل على الشرائح
- سيكون العرض أكثر إنتاجية مقارنةً بالعرض الكلاسيكي – ستعرض بيانات جديدة، وستتعمق في التفاصيل الداعمة والمعلومات السياقية، ويمكنك إدخال تغييرات وأفكار مباشرة في بطاقة الأداء الاستراتيجية
- يمكن القيام به في أي وقت، وعلى الأرجح ستتوقف عن تسميته عرض استراتيجي، سيكون مجرد اجتماع بسيط حيث تتحدث عن الاستراتيجية بطريقة منظمة
- بدلاً من توزيعات الورقية، سيكون لدى المشاركين رابط لبطاقة الأداء الاستراتيجية؛ في ملاحظات المتابعة، يمكنك الإشارة إلى الأهداف المحددة أو مؤشرات الأداء الرئيسية أو المبادرات
- لا يوجد فجوة بين العرض والعمل الحقيقي – ستستخدم نفس المنصة للعرض الذي تستخدمه لإدارة مؤشرات الأداء الرئيسية والأهداف يومياً.
أليكسيس هو مستشار استراتيجي أول والرئيس التنفيذي في BSC Designer، مع أكثر من 20 عامًا من الخبرة في التخطيط الاستراتيجي. بخلفية في الرياضيات التطبيقية وتكنولوجيا المعلومات، يجلب منظورًا تحليليًا ونظاميًا قويًا لإدارة الاستراتيجية والأداء. قام أليكسيس بتطوير “نظام تنفيذ الاستراتيجية من 5 خطوات” الذي يساعد الشركات في التنفيذ العملي لاستراتيجياتها. وهو متحدث منتظم في المؤتمرات الصناعية وقد كتب أكثر من 100 مقالة حول إدارة الاستراتيجية والأداء، بالإضافة إلى كتاب “نظام KPI (مؤشر الأداء الرئيسي) من 10 خطوات”. ويتم الاقتباس من أعماله بشكل متكرر في الأبحاث الأكاديمية.