La planificación de escenarios ayuda a las organizaciones a incrementar la resiliencia del negocio y prepararse para los desafíos futuros. Aprenda a formular diferentes tipos de escenarios y alinearlos con la estrategia general.
Temas clave del artículo:
Ejemplos de los escenarios:
- Formulación de escenarios de continuidad del Negocio
- Formulación de escenarios de alta prioridad
- Formulación de escenarios para monitoreo
¿Qué es la planificación de escenarios?
La planificación de escenarios es una manera disciplinada de formular hipótesis estratégicas en el contexto de las fuerzas motoras existentes y sus incertidumbres.
Ayuda a:
- Preparar mejor a la organización para los nuevos desafíos, e
- Incrementar la resiliencia general del negocio: la capacidad de la organización para adaptarse mejor a un entorno de cambio constante.
El papel de los escenarios en la planificación estratégica y la gestión de riesgos
Cualquier estrategia se basa en hipótesis y escenarios. ¿Qué valor agrega la planificación de escenarios a la planificación estratégica?
Con la planificación de escenarios, intentamos obtener una imagen más amplia de las hipótesis extrapolando las fuerzas motrices existentes y creando escenarios plausibles.
Desde el punto de vista del proceso de planificación estratégica, la planificación de escenarios se puede usar en la etapa de formulación de la estrategia1 (paso 2) juntos con otros marcos que ayuden a generar hipótesis estratégicas.
El mismo panorama amplio de hipótesis ayuda a entender mejor el panorama de riesgo. Diversos escenarios y simulaciones a través de wargames2 ayudan a crear modelos de riesgo y planes de mitigación de riesgos más detallados.
¿Con la planificación de escenarios podríamos estar mejor preparados para el Covid-19?
De un vistazo al artículo Análisis PESTEL publicado justo antes de que el Covid-19 se convirtiera en pandemia. Algunas de las tendencias mencionadas fueron:
- Estabilidad política
- Crecimiento económico, tasas de inflación, tipos de cambio
- Cambios en el espacio de trabajo y estilo de vida
- Cambios climáticos, catástrofes naturales
No se mencionó el «Covid-19» (aunque en ese momento había algunas advertencias serias procedentes de países asiáticos). Aun así, teniendo en cuenta esas tendencias generales, cualquier organización podría empezar a planificar el escenario planteándose una serie de preguntas del tipo «¿qué pasaría si…?»:
- ¿Qué pasaría si cambiara el régimen político en el país con el que estamos trabajando? ¿Cuáles serían los primeros signos de esto? ¿Cuál podría ser nuestra estrategia de mitigación?
- ¿Qué pasaría si la tasa de inflación aumentara? ¿Qué indicadores financieros podrían predecir esto? ¿Cómo se vería afectada nuestra sostenibilidad financiera?
- ¿Qué pasaría si nuestros mejores talentos prefirieran trabajar desde casa para lograr un mejor equilibrio entre trabajo y vida personal? ¿Cómo nos comunicaríamos? ¿Cómo mediríamos su desempeño?
- ¿Qué pasaría si un desastre natural ocurriera mañana? ¿Cuál sería nuestro plan de continuidad comercial?
Con la planificación de escenarios basada en los resultados del análisis PESTEL, podríamos tener escenarios para cerca del 30% de los retos a los que nos enfrentamos durante la pandemia y después.
Los pasos de la planificación de escenarios
Aquí hay un enfoque de tres pasos para la planificación de escenarios por parte del equipo de BSC Designer:
- Paso 1. Desglosar las fuerzas motrices en incertidumbres
- Paso 2. Formular escenarios y clasificarlos en tres grupos
- Paso 3. Formular planes de respuesta y cuantificar escenarios
Paso 1. Desglosar las fuerzas motrices en incertidumbres
Identifique las fuerzas motrices de su organización usando:
- Análisis PESTEL para examinar el entorno externo
- Cinco Fuerzas para analizar el panorama competitivo
Las fuerzas motrices globales deben desglosarse en incertidumbres más específicas relevantes para su organización. Utilicemos nuestra plantilla PESTEL para practicar con algunas fuerzas motrices.
Fuerza motriz: cambio climático
En el último Informe de Evaluación del IPCC3, se presentaron varios escenarios de cambio climático. En esencia, el informe analiza diferentes escenarios de calentamiento en función de los esfuerzos de descarbonización.
Plantilla de Análisis PESTEL.Los escenarios mencionados tendrán un impacto directo en la industria energética. Para otras industrias, una idea compleja del cambio climático debe descomponerse en consecuencias específicas relevantes para regiones y entornos específicos de negocios.
Un punto de partida sería mirar el Programa de Investigación del Cambio Global o la web de la Comisión Europea, donde se describen algunas consecuencias específicas del cambio climático:
- Clima extremo,
- Oleadas de calor,
- Incendios forestales,
- Inundaciones,
- Sequías,
- Aumento de la acidez del océano.
Más allá del impacto obvio en la agricultura, el cambio climático afectará:
- La energía,
- la cadena de suministro,
- la calidad del aire
- La calidad del agua, y
- La salud.
Con estas ideas en mente, en lugar de enfocarse en el cambio climático en general, su equipo puede centrarse en algunas incertidumbres que son más relevantes para su región o industria.
Fuerza motriz: trabajo remoto
El trabajo remoto llegó para quedarse4. En 2021, vimos que:
- Más de 40 países introdujeron visas especiales para nómadas digitales
- Muchos países introdujeron nueva legislación para regular el trabajo remoto</li >
- La mayoría de los países, por ejemplo, España, enfocaron su legislación en el trabajo doméstico a distancia
Plantilla de Análisis PESTEL.¿Cuáles son los retos futuros del trabajo remoto? Según el informe de KPMG5, una de las tendencias emergentes son los acuerdos de trabajo remoto transfronterizo.
- Permitir que un empleado trabaje desde casa no es lo mismo que ofrecer a esa misma persona trabajar desde otro país.
¿Esta incertidumbre es relevante para su organización? En nuestro caso (somos un equipo de especialistas remotos), la amplia fuerza motriz «trabajo a distancia» puede proyectarse en una incertidumbre específica de «trabajo a distancia transfronterizo».
Fuerza motriz: las amenazas de ciberseguridad
La ciberseguridad es otra tendencia emergente. ¿Cómo podemos dividir esta amplia fuerza motriz en algo más específico?
Plantilla de Análisis PESTEL.Aquí están las amenazas típicas de ciberseguridad que discutimos en el artículo anterior:
- Ciberataques
- Ransomware
- Amenazas internas
- Pérdida de datos
- Corrupción de datos
Dependiendo de los flujos de datos de su organización y de la infraestructura informática subyacente, puede elegir algunas incertidumbres relevantes. Por ejemplo, una amenaza de ransomware parece relevante para cualquier organización.
El ransomware continúa siendo una incertidumbre muy amplia. Por ejemplo, su proyección más específica podría ser la incertidumbre asociada a que los despliegues en la nube sean el objetivo6 de los ataques de ransomware.
Paso 2. Formular y Clasificar Escenarios
Una vez que las amenazas generales se proyectan en incertidumbres, hay que formular mejor los escenarios y acordar cómo gestionarlos.
Describir escenarios como historias
Shell fue uno de los pioneros en la aplicación a gran escala de la planificación de escenarios para los negocios. Hay muchas cosas que podemos aprender de ellos, y quizás la más importante es que los posibles escenarios formulados como historias funcionan mejor. Esos escenarios son más fáciles de explicar y de inmediato captan la atención de su equipo.
Además de formular escenario básico como:
Ataque de ransomware en nuestra implementación en la nube
piense en la historia que hay detrás de este escenario:
“Un día, está intentando iniciar sesión en su cuenta en línea y devuelve un error extraño… Sus clientes comienzan a enviarle reportes sobre problemas con el servicio. Está hablando por teléfono con especialistas en TI, pero dicen que parece que no tienen acceso a…”
Los escenarios en forma de historias son mucho más fáciles de «vender» a los principales interesados.
Tres tipos de escenarios
Los escenarios varían en cuanto a su urgencia y probabilidad. Clasificamos los escenarios en tres categorías:
Escenarios relacionados con la continuidad del negocio.
Escenarios de alta prioridad que resuenan con la estrategia existente y que pueden implementarse ahora mismo como una nueva hipótesis estratégica.
Escenarios de monitoreo – escenarios importantes, pero sin una alineación clara con la estrategia actual.
Un escenario podría encajar en las tres categorías. Por ejemplo, ataque de ransomware:
- El escenario obviamente está relacionado con la continuidad del negocio
- Las mejores prácticas para la prevención de ataques de ransomware serán una excelente hipótesis estratégica para la estrategia de ciberseguridad existente, por lo que también encaja en la segunda categoría
- Se deben monitorear ciertas partes de los escenarios de ransomware – las nuevas políticas de las autoridades encargadas de hacer cumplir la ley, así como los nuevos escenarios de los ataques – la categoría de monitoreo
Paso 3. Formular el Plan de Respuesta y Cuantificar Escenarios
Diferentes tipos de escenarios requieren formas distintas de formular planes de respuesta y cuantificarlos. A continuación, encontrará nuestras sugerencias para:
Formulación de escenarios de continuidad del negocio
La recuperación de catástrofes o la planificación de la continuidad del negocio se enfoca en escenarios que podrían afectar las funciones críticas de la organización. Las amenazas potenciales, en este caso, son desastres naturales, ataques cibernéticos, corte de recursos, etc.
Análisis del impacto en el negocio
La planificación de la continuidad del negocio comienza con un análisis de impacto en el negocio. En palabras sencillas, tenemos que identificar las interrupciones que podrían afectar a nuestra organización, identificar las operaciones clave afectadas por esas amenazas, así como el tiempo de recuperación crítico.
Las amenazas específicas, en este caso, dependen de la naturaleza de su negocio. Un punto común de partida es:
- Riesgos de ciberseguridad
- Catástrofes naturales
- Ataques terroristas
Su equipo puede cuantificar las amenazas según su:
- Probabilidad
- Impacto
- Tiempo de alerta temprana
- Duración
- Prioridad de riesgo general
Estrategias de continuidad del negocio
Una vez descrita la amenaza, es necesario definir varios planes:
| Planificar | Función | Ejemplo |
| Continuidad | Describe lo que hacemos para garantizar la entrega de servicios críticos | Acceso a datos críticos usando un sistema aislado |
| Respuesta | Describe lo que hacemos en caso de que no podamos prevenir un evento perturbador |
|
| Recuperación | Describe lo que hacemos para volver a la normalidad |
|
Ahora estamos preparados por si ocurre un evento de riesgo. Además, podemos discutir cómo prevenir tales eventos o minimizar su impacto.
| Planificar | Función | Ejemplo |
| Prevención o mitigación de riesgos | Describe lo que hacemos para evitar el evento disruptivo |
|
Cuantificación de la Continuidad del Negocio: Indicadores de preparación
En comparación con otros escenarios, los de continuidad del negocio suelen presentarse de forma inmediata o con un breve período de alerta temprana. Si bien no hay indicadores específicos de señales tempranas, ciertamente hay algunos factores de actuación que predicen la preparación de su organización para un escenario.
Por ejemplo, discutimos algunos de los indicadores de actuación en el artículo sobre ciberseguridad:
- Complejidad de la infraestructura de TI
- Complejidad del esquema de datos
- Automatización
Al cuantificar estos factores de actuación, podemos definir el indicador de preparación para el escenario de continuidad del negocio.
Cuantificación de la continuidad del negocio: indicadores de resultado
Adicionalmente, podemos cuantificar los planes de recuperación con algunos indicadores de resultado. Por ejemplo, para un ataque de ciberseguridad, podemos rastrear:
- Tiempo de recuperación de las copias de seguridad
- Tiempo para restaurar las transacciones perdidas entre la última copia de seguridad y el ataque
- Estimación de pérdidas directas e indirectas
Estas métricas ayudarán a su equipo a priorizar mejor sus esfuerzos.
Wargaming y análisis de brechas
En comparación con otros tipos de escenarios, los escenarios de continuidad de negocio implican menos incertidumbres. La naturaleza de estos escenarios está mejor estudiada. Por ejemplo, puede que no sepamos dónde y cuándo llegará el próximo huracán, pero sabemos qué es un huracán, qué tipo de daños se esperan y qué podemos hacer para minimizar los daños.
El plan de continuidad de negocio puede ser probado con simulaciones de los escenarios o wargaming, donde se definen las reglas del “juego”, así como los resultados esperados.
Por ejemplo, ¿qué pasa si su empresa es víctima de un ataque de ransomware? ¿Qué datos se pueden restaurar eficazmente a partir de una copia de seguridad? Ejecute la simulación de ataque para encontrar las brechas y mejorar los puntos débiles.
Después de probar los escenarios, tendremos datos adicionales para el indicador de preparación.
Formulación de escenarios de alta prioridad
Los escenarios de alta prioridad no tienen un impacto tan dramático en las operaciones críticas del negocio como los escenarios de continuidad del negocio, pero podrían afectar significativamente la ejecución de la estrategia existente.
Hipótesis Estratégica
Nuestro objetivo es alinear un escenario de alta prioridad con la estrategia existente. Para ello, convertimos los escenarios en una hipótesis estratégica.
Por ejemplo, uno de los aspectos procesables de la fuerza motriz del trabajo a distancia es la necesidad de acceder al rendimiento del equipo que trabaja a distancia, porque las formas existentes de hacer seguimiento al rendimiento podrían no funcionar bien a escala.
Usemos la plantilla de cuadro de mando para CEO disponible en BSC Designer para ilustrar los pasos de alineación. En la perspectiva de aprendizaje, hay un objetivo formulado como construir y mantener un equipo comprometido.
El cambio a evaluación del desempeño basada en resultados es una buena hipótesis para probar este objetivo.
Cuadro de mando para CEO.Cuantificación de la Hipótesis: indicadores de impacto
Normalmente, los escenarios de alta prioridad ya tienen algún tipo de impacto en el rendimiento empresarial. En nuestro ejemplo, podemos cuantificar el impacto existente del escenario de trabajo a distancia con estos indicadores:
- % de empleados que trabajan de forma remota
- % de tareas completadas «a tiempo, en su totalidad» (en comparación con las tareas en la oficina)
- Discrepancia entre el rendimiento informado y el rendimiento real
Adicionalmente, podemos encontrar algunos indicadores relacionados con el proceso. Por ejemplo:
- % del equipo remoto evaluado según el nuevo estándar
Formulación de escenarios para monitoreo
El escenario de trabajo remoto transfronterizo que discutimos anteriormente es algo que podemos observar en un futuro cercano. Podemos mapearlo en un cuadro de mando separado con escenarios plausibles.
Posible plan de respuesta
Para definir la posible forma en que se desarrollará el escenario, podemos especular sobre los peores/mejores casos de desarrollo de una incertidumbre y ponerlo en escala. Por ejemplo:
- El peor caso: la nueva legislación hace ilegal el trabajo a distancia transfronterizo
- Mejor caso: la nueva legislación para el trabajo a distancia transfronterizo es aceptada en muchos países y ofrece una guía detallada
En este ejemplo, el panorama legal puede cambiar, por lo que formulamos planes de respuesta para este escenario:
- Consulta legal según la legislación vigente
- Actualizar los sistemas de negocios para garantizar que se añadan cláusulas transfronterizas a los acuerdos
- Garantizar el cumplimiento desde el punto de vista de la ciberseguridad y la privacidad de los datos
- Educar al equipo de recursos humanos
Cuantificación: Indicadores de señales tempranas
En contraste con los escenarios de alta prioridad, lo más probable es que no encontremos indicadores de impacto, ya que aún no hay impacto. Podemos especular sobre el posible impacto, pero quizá sea demasiado pronto.
En este caso, podemos rastrear el indicador de señal temprana cualitativo o cuantitativo. Por ejemplo, podemos ver los proyectos de nueva legislación que abordan específicamente el trabajo a distancia transfronterizo.
Plantilla de Análisis PESTEL.Cuantificar directamente la existencia y el progreso de estos proyectos puede llevar mucho tiempo, así que en su lugar podemos encontrar una métrica aproximada. Normalmente, la nueva legislación se anuncia y se discute ampliamente en la prensa. Podemos cuantificar el número de publicaciones con determinadas palabras clave. Por ejemplo, si busco en Google «trabajo a distancia transfronterizo», ahora sólo obtengo 63 resultados en la sección de noticias y 4460 resultados en la búsqueda clásica. Hay algunas publicaciones de fuentes acreditadas como PWC que confirman que la tendencia existe, pero, aun así, no hay indicios de que vaya a haber una legislación específica en breve.
Podemos usar el número de noticias sobre el tema con una palabras clave específica como un indicador de señal temprana para el escenario. Este indicador no está libre de sesgos, pero nos da una buena estimación.
Cambiar la prioridad del escenario
¿Qué debemos hacer con un escenario cuando un indicador de señal temprana muestra que las cosas han comenzado a cambiar?
Dependiendo de la escala de cambios, tenemos dos opciones:
- Para cambios evolutivos, añada el escenario como una hipótesis estratégica a la estrategia actual, como hicimos antes con los escenarios de alta prioridad, o
- Para cambios disruptivos, cree un cuadro de mando de estrategia dedicado enfocado exclusivamente en las hipótesis de este escenario, como que hicimos para el Covid-19.
Otra posibilidad es que, con el tiempo, los escenarios pierdan su relevancia. Por ejemplo, con la transición a la energía sostenible y la producción de energía distribuida, algunos escenarios relacionados con la energía dejarán de tener sentido. En este caso, dejamos de supervisarlos y los archivamos.
¿Cuál es nuestro nivel de resiliencia ahora?
Empezamos con la promesa de que la planificación de escenarios aumenta la resistencia de las empresas. Una pregunta lógica sería:
¿Cuál es nuestro nivel actual de resiliencia en los negocios?
Cuantificar la resiliencia, en general, no tiene sentido. Si lo hacemos, descubriremos el grado de resiliencia de la organización ante los retos del pasado.
Al hablar de resiliencia, nos interesa entender la preparación de la organización para los desafíos del futuro. Podemos hacer una suposición razonable:
Disponer de una imagen diversa de las fuerzas motrices existentes e invertir tiempo en debatir escenarios basados en esas fuerzas motrices aumenta la resiliencia de la organización
¿Qué sigue?
¡Pruebe la planificación de escenarios! Reformulando un dicho conocido… el mejor momento para empezar a analizar escenarios fue hace unos años, entonces el segundo mejor momento es ahora.
¿Qué sigue?
- Plantillas de CMI. Regístrese con un plan gratuito de BSC Designer y tenga acceso inmediato a 31 plantillas de cuadro de mando, incluyendo el Plantilla de Análisis PESTEL discutido en este artículo.
- Domine habilidades. Aprenda a desglosar objetivos ambiguos como "mejorar la calidad" y "aumentar la resiliencia" en estrategias específicas.
- Automatice. Aprenda qué es el software de Cuadro de Mando Integral y cómo puede facilitarle la vida al automatizar la ejecución de la estrategia, los KPIs y los mapas estratégicos.
Más ejemplos del Cuadro de Mando Integral
Tabla comparativa de marcos de planificación estratégica
Conceptualmente, hay dos tipos de marcos:
- Marcos de ejecución de estrategias. Como el Cuadro de Mando Integral para la estrategia general y el marco OKR más ligero para desafíos específicos.
- Marcos de formulación de estrategias. DAFO, Tres horizontes, Análisis de restricciones, PESTEL, etc. que ayudan a las organizaciones a generar nuevas ideas.
- Aleksey Savkin, «Proceso de planificación estratégica: Misión, prioridades, objetivos, KPIs, iniciativas», BSC Designer, 18 de junio de 2019, https://bscdesigner.com/es/proceso-planificacion-estrategica.htm ↩
- Planificación de escenarios y wargaming para el conjunto de herramientas de gestión de riesgos</a >, The Wall Street Journal, Deloitte, 2019 ↩
- Informe de evaluación del IPCC, AR6 Cambio Climático 2022: Mitigación del Cambio Climático, abril 2022 ↩
- La encuesta de Gartner sobre directores financieros revela que el 74% tiene la intención de cambiar a algunos empleados al trabajo a distancia de manera permanente, Gartner, 2020 ↩
- Tendencias actuales en el trabajo remoto, KPMG, 2022 ↩
- La amenaza urgente del ransomware para los buckets S3 debido a errores de configuración, Lior Zatlavi, 2021 ↩
BSC Designer es el software para CMI, está ayudando a las empresas a formular mejor sus estrategias y hacer que el proceso de ejecución de estrategias sea más tangible con los KPIs.