Use el análisis de brechas para la revisión periódica del proceso de ejecución de su estrategia: compare realidad versus expectativas y planifique acciones correctivas.
- Introducción: origen del concepto, imagen visual
- Plantilla de análisis de brechas
- Mejores prácticas de análisis de brechas
- Ejemplo de análisis de brechas
Requisitos previos: Tenga listo su mapa estratégico
En este artículo, hablaremos sobre la aplicación del análisis de brechas para la ejecución de la estrategia. Esto será relevante para organizaciones que:
- Tienen correctamente diseñados y en cascada mapas estratégicos donde
- Los objetivos se cuantifican con KPIs.
El Origen del Concepto «Análisis de Brechas»
El concepto de «análisis de brechas» no se atribuye a ningún autor u organización específica. Incluso un artículo de Wikipedia ofrece solo una descripción general sin mencionar fuentes específicas o técnicas establecidas. Aun así, hay algunas ideas compartidas:
- El análisis de brechas normalmente se formula como análisis de la diferencia (la brecha) entre el estado actual y el estado deseado.
- El análisis generalmente consiste en comprender las razones para la brecha y formular un plan de respuesta.
¿Qué se puede analizar? Básicamente, cualquier cosa en que la empresa tenga participación.
Imagen visual de la brecha
Si usted desea visualizar la brecha, mire la tabla de indicadores típica:
El área (el delta) entre la marca actual y la marca objetivo es la brecha con la que usted está luchando.
Plantilla de análisis de brechas
Si tuviéramos que hacer un análisis de brechas para algún proceso o tecnología, entonces comenzaríamos con:
- Describir la situación actual,
- Encontrar puntos de análisis, y
- Cuantificarlos
En el nivel de estrategia, podemos omitir este paso:
- Los puntos de análisis están perfectamente definidos – son nuestros objetivos de negocios.
- Lo más probable es que se cuantifiquen con métricas de actuación y de resultado
Estos son los pasos del análisis de brechas cuando se aplican al proceso de ejecución de la estrategia.
| Paso de Análisis | Descripción del Paso | Automatización del Software |
| 1. Identificación de la brecha. Objetivos y su estado.
Pregunta para hacer: ¿Dónde estamos ahora? |
Seleccione un objetivo en el mapa estratégico. Utilice indicadores alineados para comparar el estado actual (el valor real del indicador) y el estado deseado (el valor objetivo del indicador). | Luces de parada. Alertas automáticas en BSC Designer. |
| 2. Análisis de causa raíz. Análisis de brechas.
Pregunta para hacer: ¿Cuáles son las razones de la brecha? |
Analice las razones de la brecha (profundice lo suficiente como para encontrar razones reales). Anote sus hallazgos para mantener un registro de futuras revisiones. | Mapee sus hallazgos en un diagrama de espinazo. En BSC Designer, use un mapa separado. |
| 3. Plan de mejora. Acciones correctivas.
Pregunta para hacer: ¿Cómo podemos mejorar? |
Defina un plan de respuesta. Cree un nuevo objetivo para el mapa estratégico o agregue una iniciativa. | Agregue nuevos objetivos al mapa estratégico. Utilice un esquema OKR. |
Enfoque el Análisis de Brechas en las Brechas Menos Esperadas
En un entorno empresarial cambiante, siempre hay demasiadas lagunas. Concéntrese en lo menos esperado.
Por ejemplo:
- El número de clientes potenciales de idioma portugués es un 7% más de lo esperado, no es una sorpresa, ya que el producto estaba completamente localizado en portugués, y también tenemos un equipo local allí.
- El número de clientes potenciales que hablan japonés es un 7% más de lo esperado, eso fue completamente inesperado para nosotros, por lo que debemos enfocarnos en esto y analizar las razones.
Influencia de Malas Noticias
Debido a nuestra naturaleza humana, tendemos a atribuir cambios positivos a nuestras acciones y cambios negativos a las fluctuaciones aleatorias.
Por ejemplo:
- ¡La venta de productos aumentó un 10% más de lo esperado! Un trabajo muy bien hecho! (Sí, pero olvidamos el crecimiento general del mercado que fue del 15%).
- Parece que los visitantes regresan a nuestro sitio web con un 5% menos de frecuencia. Son solo fluctuaciones estacionales. (Probablemente no lo sea, pero necesitamos tener datos para decir esto con seguridad).
No existe una solución universal a la influencia de las malas noticias – solo entrene a su equipo para que profundice lo suficiente como para llegar a la historia real.
Planificación de Acciones Correctivas
Las acciones correctivas pueden variar en el alcance de su ejecución:
- Algunas ideas de mejora podrían convertirse en nuevos objetivos en su mapa estratégico,
- Algunas podrían ser más de naturaleza operativa – nuevas iniciativas para los objetivos en el mapa.
Cuando planifique acciones correctivas, tome nota de los hallazgos del análisis de brechas, por ejemplo, el razonamiento detrás del desempeño anterior y sus aspiraciones sobre el nuevo enfoque.
Como cualquier planificación, funciona mucho mejor si:
- Hay una fecha límite para la ejecución
- La Revisión está planeada
- Se asigna una persona responsable
Una buena opción para abordar los resultados del análisis de brechas es el esquema OKR.
Identificación de la Brecha. El Papel de los Esquemas.
Al principio, acordamos que discutiremos el análisis de brechas aplicado a la estrategia adecuadamente descrita y en cascada. ¿Qué pasa si la estrategia aún no está formulada por completo?
En este caso, el análisis de brechas, junto con otros marcos como DAFO, MBO, 7S, Fishbone, PESTEL, Modelo Burke-Litwin, Tres Horizontes, Nadler-Tushman, ayudará a dar forma a las ideas sobre la estrategia. Esto es de lo que hablamos en el artículo de Planificación Estratégica (ver paso 2).
¿Qué Brecha Debería ser Prioritaria? Normalización de la Brecha.
Las brechas de rendimiento son diferentes… digamos que estamos viendo el indicador de «horas de capacitación» y los indicadores de «cuasi accidentes reportados»:
- Horas de capacitación. Valor real: 5 horas; valor objetivo 8 horas; brecha de 3 horas.
- Reportes de cuasi accidentes. Valor real: 2 cuasi accidentes reportados. Valores objetivo: zona verde entre 3 y 6 reportes; zona roja si hay menos de 3 reportes o más de 6 reportes. Brecha de 1 cuasi accidente reportado.
¿Cómo podemos comparar estas dos brechas? ¿Qué es más importante? ¿La diferencia de 3 horas o de 1 cuasi accidente reportado? no podemos compararlos de inmediato. Necesitamos normalizarlos primero.
Durante la normalización, podemos usar diferentes funciones de rendimiento:
- Para el indicador horas de capacitación, la función de rendimiento puede ser lineal (más capacitación es mejor).
- Para los cuasi accidentes, podríamos utilizar la función de rendimiento sinusoidal – muy pocos reportes significa que las personas no se toman en serio los reportes de cuasi accidentes, demasiados reportes significa que hay algunos problemas crónicos de seguridad
Después de la normalización, sabremos cómo interpretar los datos correctamente. Si usted está utilizando un software de automatización para sus KPIs, este hará todos los cálculos por usted, mostrando solo las cifras de progreso, las luces de freno o el diagrama de indicadores correspondiente. No hay necesidad de hacer la normalización manualmente.
Ejemplo de Análisis de Brechas
Vamos a ilustrar las ideas de este artículo con algunos ejemplos reales. Usaré un cuadro de mando estratégico de seguridad para este propósito. Usted puede encontrar esta plantilla de cuadro de mando entre otras plantillas cuando se registre con un plan gratuito en BSC Designer.
Paso 1. Identificación de la Brecha
Miremos el mapa. Incluye toda la información necesaria para identificar las brechas de forma visual. Simplemente podemos mirar las luces de parada al lado de los indicadores o las tablas de indicadores de rendimiento para encontrar las brechas.
Otra forma de identificar las brechas:
Use luces de Parada para los Indicadores
Mire los indicadores individuales en la pestaña KPIs. Las columnas de la tabla se pueden personalizar. Por ejemplo, la columna con las cifras de rendimiento y las luces de parada nos ayudarán a encontrar los indicadores de bajo rendimiento.
Use la Función de Análisis
Una forma más sólida de encontrar las brechas de rendimiento es cambiar a la pestaña Análisis y utilizar el análisis de «progreso» o «mayor ganancia/pérdida» para detectar las mayores diferencias entre los valores actuales y el valor objetivo esperado.
Use la Función de Alertas
Usted puede usar las funciones de Alertas para configurar notificaciones automáticas sobre los KPIs que se encuentran en la zona roja. De esta manera, usted conocerá las brechas más importantes de forma automática.
Para este ejemplo, enfoquémonos en el objetivo «Implementar la Seguridad en el Comportamiento Real». Podríamos haber notado que su rendimiento de resultado está en la zona roja.
Paso 2. Análisis de la Causa Raíz
Al observar dos indicadores de resultado que contribuyen al rendimiento del resultado del objetivo, podemos ver que la razón de la brecha es que tenemos menos cuasi accidentes reportados de lo que esperábamos. Hemos notado que este año, tuvimos un 30% menos de cuasi accidentes reportados, mientras que la cantidad de accidentes de seguridad se mantuvo igual.
Necesitamos analizar las razones de los reportes menos frecuentes. En este caso, simplemente podemos hablar con las partes interesadas involucradas y averiguar qué salió mal y por qué no se reportaron los cuasi accidentes:
- ¿Sabe la gente lo que necesita hacer?
- ¿Saben qué es un cuasi accidente?
- ¿Saben cómo reportar?
- ¿Saben cómo se usará su reporte (y no se usará)?
El análisis muestra que el problema estaba en el conocimiento general sobre los reportes de cuasi accidentes.
Paso 3. Plan de Mejora
El análisis de la causa raíz mostró que el equipo no está bien informado acerca de cómo y cuándo reportar los cuasi accidentes.
- Ya tenemos el objetivo de «conocimiento de seguridad» en el mapa, por lo que no hay necesidad de crear un nuevo objetivo. En cambio, podemos agregar una nueva iniciativa a ese objetivo.
La iniciativa incluirá los detalles de nuestro análisis, la acción de respuesta (capacitación en concientización de seguridad), así como el presupuesto necesario.
Nombre: capacitación sobre conocimiento en seguridad
Justificación: Hemos notado que este año, tuvimos un 30% menos de reportes de cuasi accidentes, mientras que la cantidad de accidentes de seguridad se mantuvo igual. Probablemente, nuestro equipo no es tan serio acerca de reportar cuasi accidentes.
Acción correctiva: Realice una capacitación sobre conocimiento en seguridad basado en casos reales
Mejora esperada:
– Aumento del 15% en el número de reportes de cuasi accidentes en los próximos 3 meses;
– Disminución en un 5% del número de accidentes de seguridad dentro de un período de 12 meses.
Presupuesto: $12000
Marco de tiempo: 2 meses
Además, podemos cambiar a la pestaña KPIs y usar el editor de valores para actualizar los objetivos del indicador para el próximo período de revisión.
Para hacer que el impacto de la capacitación sobre conocimiento en seguridad sea más visual, podemos crear un panel y colocar allí el indicador de “cuasi accidentes de indigentes reportados”.
Resumen
En este artículo, discutimos cómo aplicar un análisis de brechas a la revisión de ejecución de la estrategia. Aquí hay algunas ideas fundamentales:
- Tenga listo su mapa estratégico – cuantifique los objetivos con métricas de actuación y de resultado
- Encuentre las brechas – mira los indicadores con diferencias significativas entre el valor actual y el valor objetivo (por ejemplo, indicadores en la zona roja)
- Analice los motivos de las brechas, tome nota de esos motivos y responda a ellos durante la próxima revisión
- Prepare un plan de respuesta
- Por último, pero no menos importante – use un software de ejecución de estrategias como BSC Designer para automatizar los pasos del análisis de brechas
Ecosistema de marcos de planificación estratégica
Varios marcos de negocios sugieren su propio enfoque para la descomposición de la estrategia y son aplicables a varios aspectos de la planificación estratégica, como la definición, descripción o ejecución de la estrategia.
Obtenga una visión holística del ecosistema de los marcos, y aprenda cómo combinar los marcos dependiendo del desafío en el que esté trabajando ahora mismo.
Alexis es un Consultor Senior de Estrategia y CEO en BSC Designer, con más de 20 años de experiencia en planificación estratégica. Alexis desarrolló el «Sistema de Implementación de Estrategias en 5 Pasos» que ayuda a las empresas con la implementación práctica de sus estrategias. Es un orador habitual en conferencias de la industria y ha publicado más de 100 artículos sobre estrategia y gestión del rendimiento, incluyendo el libro «Sistema KPI de 10 Pasos». Su trabajo es frecuentemente citado en investigaciones académicas.