Фреймворк OKR для стратегического планирования: Полное руководство

OKR – это прекрасный инструмент для постановки конкретных целей и оценки достигнутых результатов.

Фреймворк OKR (Цели и ключевые результаты) становится всё более популярным. Этой моделью пользуются компании Intel, Google, LinkedIn и т. д. Считается, что простой и понятный фреймворк отличается большей объективность, а благодаря ключевым результатам цели становятся осязаемыми и измеримыми.

Источник: Шаблон OKR.

Основные темы этой статьи:

• Что такое OKR? История и ключевые процессы OKR.
• Самооценка: использование OKR для самооценки сотрудников
• Зачем нужен OKR? Примеры использования OKR.
• Улучшение OKR: не только результаты, но и факторы действия
• Улучшение OKR: связывание целей со стратегией
• OKR или ССП: разница между OKR и Сбалансированной Системой Показателей (ССП).
• Чеклист OKR: Обязательные компоненты OKR

История OKR

Идея управления бизнесом посредством сосредоточения на осязаемых целях отнюдь не нова:

• Ещё в 1954 году в книге «Практика менеджмента» Питер Друкер представил концепцию управления по целям (MBO) ¹.
• В 1970-х годах компания Intel исследовала практики OKR². Именно в то время Джон Дорр разрабатывал принципы OKR под руководством Энди Гроува.
• Позднее Джон Дорр познакомил с OKR руководство компании Google³.

На сегодняшний день список использующих OKR компаний включает⁴ Amazon, Intel, Google, LinkedIn, Oracle, Salesforce.com. Очевидно, однако, что мы не можем быть уверены в том, что этот термин означает для всех организаций одно и то же.

Что такое типичная система OKR?

Фреймворк OKR достаточно гибок. Официального «манифеста» OKR не существует, и компаниям рекомендуется адаптировать систему в соответствии с собственной культурой. При этом OKR характеризуется следующим:

• Исходная точка: OKR – это фреймворк для постановки целей и оценки результатов
• Основное преимущество: фреймворк OKR помогает расставлять приоритеты и сообщать их команде
• Цели (мечты) являются измеримыми
• Ключевые результаты – это представленные в численной форме итоги (показатели)
• Как правило, задается 3-4 цели, и для каждой из них есть 3-5 результатов
• OKR ограничен по времени (как правило, ежеквартальными отчетами)
• OKR используется на уровне сотрудника, команды или компании
• Внутри организации OKR должен быть публичным
• Система OKR не связана с прямой оценкой эффективности (по крайней мере OKR не является её единственной частью)

Процесс OKR

Процесс OKR относительно прост. Хотя финальный результат внедрения системы зависит от организации, процесс можно разделить на 4 стандартных этапа.

Самооценка сотрудников при помощи OKR

Можно ли использовать OKR для оценки сотрудников? Ответ: и да, и нет.

• Нет, менеджмент не должен использовать OKR для оценки сотрудников
• Да, сотрудники могут использовать OKR для самооценки

Что произойдёт, если менеджмент станет использовать OKR для оценки производительности? Существует несколько вероятных сценариев.

Сценарий	Ожидания	Реальность
(A) Менеджеры напрямую связывают планы компенсаций с OKR	Компания знает, кто приносит наибольшую пользу, и награждает сотрудников в соответствии с этим.	Сотрудники найдут способ обойти систему. Скоро и «цели», и «результаты» потеряют смысл, поскольку персонал начнет сосредотачиваться на малозначительных, простых целях.
(B) Менеджеры оценивают производительность согласно результатам OKR	Это поможет сотрудникам лучше выполнять работу.	Результат зависит от способа внедрения: если речь идет о другой форме немонетарного вознаграждении (например, репутационной награде), нужно быть готовым к повторению сценария (A).
(C) Сотрудников поощряют использовать OKR для самооценки	Сотрудники будут учиться на собственных ошибках без страха наказания.	Это отлично подходит самоуправляемым командам, практикующим OKR. Перед тем, как опробовать этот сценарий, обязательно подготовьте культурную базу.

Как можно понять, самооценка является самым безопасным сценарием, в котором денежные и репутационные награды заменяются внутренними (intrinsic) вознаграждениями. По мнению Кеннета Томаса⁵, существует четыре вида «внутренних» (intrinsic) наград:

• Чувство осмысленности. В нашем случае его можно достичь при помощи хорошо сформулированной миссии в ССП.
• Чувство выбора. Большинство целей OKR были сформулированы в ходе обсуждений и предложены сотрудниками.
• Чувство компетентности. Правильно подобранные «ключевые результаты» являются показателем хорошо выполненной работы.
• Чувство прогресса. Воспринимается сотрудником как изменение значения показателя действия и ключевых результатов.

Как внедрить фреймворк самооценки OKR?

• На самом деле его внедрение уже было описано. Пересмотрите процесс OKR (особенно этап оценки).

Здесь вы найдете Форму описания самооценки сотрудника для фреймворка OKR.

Этап	Описание	СДЕЛАТЬ
1. Базовая оценка	Подсчет финального балла OKR.	Проверка ключевых результатов (показателей результата) посредством ПО. Пользователи BSC Designer могут отслеживать баллы производительности для перспектив, целей и показателей.
2. Анализ первопричин	Почему некоторые OKR не были достигнуты? Например, цель зависит от другой цели, цель более не является важной, есть более приоритетные цели, или требуются новые навыки/знания.	Результаты анализа: 1. 2. 3. 4. Пользователи BSC Designer могут добавить в инициативы результаты анализа первопричин.
3. План действий	Что можно улучшить в следующем отчетном периоде, учитывая результаты анализа первопричин?	Запланируйте новые: Цели Показатели действия и результата Инициативы Пользователи BSC Designer могут напрямую добавить новые цели и инициативы через стратегическую карту.

Зачем нужен OKR?

Фреймворк OKR является не просто списком вещей, которые необходимо сделать. Он помогает решать некоторые типичные задачи управления. Основные преимущества использования OKR:

• Понимание приоритетов. Знание (и коммуникация) того, что важно, а что – нет.
• Концентрация усилий. Для этого мы ограничиваем количество целей 3-4-мя.
• Согласование действий с тем, что важно для других (именно поэтому OKR является публичным внутри компании).
• Безоценочный взгляд на достигнутые результаты (поэтому не рекомендуется напрямую связывать систему OKR с оценкой производительности).

Источник: Шаблон OKR.

Недостатки OKR и способы улучшения

Очевидные риски связаны с «неправильно внедренными» OKR:

• Слишком много целей (отсутствует фокус на том, что имеет значение)
• Агрессивное связывание OKR с оценкой производительности или планом вознаграждений (результат: манипуляция измерениями)
• Создание информационных барьеров или поддержание закрытого OKR (без возможности согласования целей)

Существуют и менее очевидные недостатки/риски, которые мы обсудим далее вместе со способами возможного усовершенствования.

Приём 1. Не только ключевые «результаты»: как учитывать факторы действия

«Ключевые результаты» по определению помогают отслеживать лишь достижения, но не факторы успеха. Можно поспорить о том, что в этом контексте ключевой результат также может представляться как фактор действия. Это верно, и это необходимо учитывать при обсуждении ключевых результатов и их дальнейшей оценке.

• Для полного понимания, почему цель была или не была достигнута, нам нужны как показатели действия, так и показатели результата.

Рассмотрим пример «создания идеальной целевой страницы сайта». Одним из ключевых результатов является “скорректированный показатель отказов <= 30%” (adjusted bounce rate). Это желаемый результат, но как мы можем его достичь? Показатель отказов сайта зависит от многих факторов, например, от качества контента, который должен соответствовать потребностям аудитории. Поэтому в этом случае “Скорректированный показатель отказов <= 30%” рекомендуется сопроводить двумя факторами действия:

• Фактор действия: анализ поведения посетителей сайта; поиск 5 тем, наиболее интересных посетителям;
• Фактор действия: изменение контента с учетом результатов анализа поведения посетителей

Источник: Шаблон OKR.

Окончательный OKR может выглядеть следующим образом:

Цель: Создание идеальной целевой страницы сайта! При этом «идеал» — это:

• Ключевой результат 1 (действие): найти 5 наиболее интересных для посетителей тем; изменить контент в соответствии с выводами;
• Ключевой результат 2 (результат): скорректированный показатель отказов <= 30%

Прием 2. Согласование целей со стратегией

Предполагается, что на этапе обсуждения команды предлагают темы, резонирующие со стратегией компании. Несмотря на ясность задачи согласования стратегии и целей, фреймворк не предлагает конкретных способов решения этой задачи.

Хорошим подходом может стать согласование целей системы OKR со стратегической системой показателей, например, с ССП Каплана и Нортона.

• В этом случае стратегическая карта сыграет роль фильтра первого уровня для возможных идей.

Связь между OKR и стратегической системой показателей может быть концептуальной («эта цель поддерживает то стратегическое направление!») или жесткой (между OKR разного уровня, например, каскадирование OKR).

В обоих случаях задачу упростит ПО для автоматизации. Например, BSC Designer может визуализировать цели компании на стратегической карте, связывать производительность цели с конкретными ключевыми результатами, а при необходимости, каскадировать OKR.

Как каскадировать OKR?

Во многих случаях результаты OKR являются двоичными. Например, «добавлена функция ABC», возможные результаты: «да» или «нет». Такой подход хорошо работает в небольших масштабах, однако он не является эффективным для решения долгосрочных задач.

К примеру, добавление новой функции в программе является не просто программированием в соответствии с новыми требованиями. Это анализ поведения пользователей, понимание того, как можно упростить определённые задачи, тестирование гипотез и так далее.

В этом случае я рекомендую описание результата “Добавления функции ABC” посредством конкретных подрезультатов: “Анализ тестов A/b”, “Написаны однозначные требования”, “Добавлены тесты разделов”.

• Такой подход позволит владельцу OKR получить лучший план действий.
• Другие члены команды получат лучшее представление о том, как именно они могут помочь.

Этот подход является способом непосредственного и естественного каскадирования OKR, который особенно эффективен в случае использования средств автоматизации.

В чем заключается разница между OKR и ССП?

На первый взгляд оба подхода к работе с бизнес-целями могут показаться похожими. При этом инструменты имеют разные области применения.

Чтобы разобраться, в чем состоит разница, необходимо обратиться к процессу стратегического планирования. Проанализируем пять этапов стратегического планирования с точки зрения применимости фреймворка OKR.

Этап 1. Определение миссии, видения, ценностей: OKR не применяется

Фреймворк ССП для помогает определить на стратегической карте миссию, видение и ценности.

• Фреймворк OKR на этом этапе не применяется.

Этап 2. Формулирование стратегии: использование квартальных результатов OKR

На этапе формулирования стратегии (этап 2 стратегического планирования) необходимо предложить гипотезу, которая затем будет описана (этап 3 стратегического планирования) и подтверждена на этапе реализации стратегии (этап 5).

Существует множество фреймворков, способных помочь нам в этом: ССП, SWOT, 7-S, Три горизонта, VRIO.

Как насчет OKR?

OKR не является инструментом, специально предназначенным для формулирования стратегических целей.

Вопросы, которые задаются на этапе обсуждения процесса OKR («Что имеет значение? Какова наша стратегия? Где мы находимся сейчас? Куда мы хотим попасть? Как мы можем туда попасть?»), безусловно, могут помочь начать. Однако подобное обсуждение далеко от всестороннего анализа.

При этом фреймворк OKR все же может быть полезен на этапе формулирования стратегии. Необходимо использовать результаты регулярной оценки (этап 4 процесса OKR). Анализ успеха и неудач в достижении OKR поможет разработать лучшую стратегию.

• Результаты регулярной оценки OKR будут полезны при следующем пересмотре стратегии.

Этап 3. Описание стратегии: использование OKR для низших уровней

Все идеи, сгенерированные различными бизнес-фреймворками, должны быть определенным образом описаны. В зависимости от уровня абстракции мы можем использовать OKR или ССП.

• Стратегическая карта ССП является отличным выбором для высших уровней стратегии.
• В случае более низких (описывающих действия) уровней фреймворк OKR может помочь нанести идеи на карту (далее мы рассмотрим применение OKR в каскадировании)

Этап 4. Каскадирование и согласование: область применения OKR

На этом этапе необходимо конвертировать стратегические цели высшего уровня в нечто более конкретное, нечто, в реализации чего может участвовать каждый сотрудник.

• Одним вариантом является каскадирование ССП (создание локальной стратегической карты, связанной со стратегией высшего уровня)
• Другим, более гибким и простым вариантом представляется использование OKR

Каскадированные стратегические цели и их показатели в рамках OKR превратятся в «Цели» и «Ключевые результаты» соответственно.

Этап 5. Реализация стратегии: область применения OKR

Так же, как и на предыдущем этапе, мы можем использовать различные инструменты. Мы можем описывать подход к реализации посредством инициатив на стратегической карте или плана действий в рамках OKR, как это было продемонстрировано в рамках статьи.

OKR или ССП: какой подход лучше?

Как было продемонстрировано выше, ответ зависит от области применения модели:

• ССП подходит для стратегического планирования высшего уровня (шаги 1-5 процесса планирования). Система создаёт отличную базу для дальнейших обсуждений стратегии.
• OKR — упрощенный инструмент, помогающий сконцентрироваться на конкретных целях и их реализации (этапы 4 и 5 процесса планирования).

Как связаны OKR и ССП?

Две модели связаны целями и показателями.

• Откуда берутся цели OKR? В идеальной ситуации они являются результатом хорошо продуманной стратегии (описанной на стратегической карте ССП).
• Откуда берутся «ключевые результаты» OKR? В идеале они выводятся из показателей производительности, определенных для стратегических целей на карте.

При использовании OKR для реализации стратегии (этап 5), выходы регулярных оценок OKR становятся входными данными следующего цикла пересмотра стратегии (этап 2).

OKR в быстро меняющемся цикле: пример Spotify Rhythm

Имеет ли смысл применение OKR в быстро меняющейся среде, или фреймворк лишь замедляет бизнес?

Рассмотрим пример Spotify. Опробовав OKR, компания пришла к выводу о том, что тратит больше времени на создание OKR, чем на ведение бизнеса.

В этом случае OKR был неэффективен. Как менеджеры пришли к этому выводу? Они проанализировали действие OKR и основные выводы фреймворка:

• [Контекст] Цели высшего уровня быстро менялись (что естественно для зарождающейся ниши бизнеса).
• [Усилия или ценность] Корректировка OKR на индивидуальном уровне занимала много времени, при этом наибольшие достижения на индивидуальном уровне не были результатом согласования с OKR высшего уровня.

Какова альтернатива? В рамках своего нового подхода Spotify Rhythm сосредоточилась на «зачем?» вместо «как?».

• Вместо того, чтобы говорить людям о том, что им делать, компания объясняет им ключевые приоритеты (ставки компании), рассчитывая на то, что команда найдет лучший способ добиться цели.

На мой взгляд, этот подход во многом перекликается со знаменитой цитатой Стива Джобса: «Нет смысла нанимать умных людей и говорить им, что делать. Мы нанимаем умных людей, чтобы они сказали нам, что делать».

Усвоенные уроки:

• Сравните усилия, затраченные на поддержание фреймворка, с ценностью, созданной фреймворком.
• Найдите фреймворк, соответствующий природе вашего бизнеса и стиля управления.

Инструменты автоматизации для OKR

Я советую следовать следующему плану по внедрению инструмента автоматизации для OKR:

• Начните с простой системы оценок, не требующей специализированного ПО
• Убедитесь в том, что OKR принят командной и эмоционально, и на практике
• Убедитесь в том, что OKR публичен на уровне организации
• После завершения процесса OKR рассмотрите возможность использования специализированного ПО

Интересным вариантом в этом случае является программа BSC Designer, которая представляет собой мощный инструмент для управления показателями эффективности и стратегическими картами. Фреймворк OKR можно автоматизировать посредством встроенной поддержки показателей действия и результата (ключевые результаты), построения карты целей и связывания OKR со стратегической системой показателей.

Чеклист OKR

Теперь давайте рассмотрим чеклист для фреймворка OKR. Здесь вы также найдете его «живую» версию, автоматизированную в BSC Designer.

Заключение

Фреймворк OKR является не просто ещё одним способом численного представления целей, как может показаться на первый взгляд:

• Он упрощает обсуждение и коммуникацию целей, а также помогает командам сосредоточиться на важных вещах;
• Лучшие OKR согласованы со стратегией компании; они учитывают и ожидаемые результаты, и факторы действия.

Что дальше?

Подробнее о стратегическом планировании

Экосистема стратегических планировочных структур