OKR-фреймворк для стратегического планирования: полное руководство

Фреймворк OKR, идеализируемый как легковесный инструмент постановки целей для отслеживания наиболее амбициозных задач, прокладывает себе путь к тому, чтобы стать универсальным инструментом стратегического планирования.

Пример карты OKR в BSC Designer с тремя целями. Цель 2 включает подцели.. Источник: OKRs - Example.

Content:

• Роль OKR в стратегическом планировании
• OKR — лучшие практики
• Внедрите OKR

Роль OKR в стратегическом планировании

Изначально OKR был фреймворком постановки целей с фокусом на довольно расплывчатых критериях декомпозиции — амбициозные/вдохновляющие цели, подкреплённые несколькими измеримыми ключевыми результатами. Сегодня его простота побудила организации¹ внедрять его для общего планирования и исполнения стратегии, создавая конкуренцию для Сбалансированной системы показателей и Хосин Канри.

При этом практический вопрос заключается в том, какую роль каждый из них должен играть в исполнении стратегии.

В нашей диаграмме экосистемы фреймворков стратегического планирования мы разместили OKR в сегменте Исполнение стратегии рядом со Сбалансированной системой показателей и Хосин Канри. Что касается метода декомпозиции, он в первую очередь ориентирован на логику причинно-следственных связей, например на соединение целей с ключевыми результатами и на связь OKR разных уровней.

В OKR мы находим необходимые строительные блоки для описания и исполнения стратегии:

• Определение целей
• Количественная оценка целей с помощью ключевых результатов
• Определение рисков и планов действий для целей
• Связь между целями и функциональными стратегиями

Интегрируя OKR с инструментами определения стратегии и, возможно, с некоторым внутренним ребрендингом, этот фреймворк можно легко адаптировать для использования в качестве основного решения для стратегического планирования.

OKR — лучшие практики

Давайте начнём с описания некоторых лучших практик практического внедрения OKR:

• Отслеживайте результаты, а не только объёмы выполненной работы.² Смотрите дальше непосредственных итогов деятельности, чтобы прийти к результатам, которые влияют на эффективность.
• Откажитесь от индивидуальных OKR, особенно для небольших компаний.³ OKR предназначены для фокусировки на выборе высокого уровня, а не для составления списка дел.
• Не связывайте систему вознаграждений с OKR. Сотрудники найдут способ обойти систему. Вместо этого используйте OKR для самооценки, заменяя денежные вознаграждения внутренними.⁴
• Ориентируйтесь на 70% успешности для ключевых результатов.⁵ Этот критерий гарантирует, что цели были достаточно амбициозными.
• OKR должны быть публичными внутри организации.⁶ Поощряйте кросс-функциональные OKR, где цели одной команды находятся в связь с целями другой команды.
• Система OKR ограничена по времени (как правило, отчётность ежеквартально) с еженедельными проверками.⁷ Ежеквартальный период планирования помогает сохранять OKR более гибкими и отличает их от ежегодного стратегического планирования.

Реализация OKR в программе

Ниже мы поделимся практическими рекомендациями по автоматизации OKR с помощью программы BSC Designer.

Мы рассмотрим:

• Подготовьте рабочее пространство для OKR
• Настройка целей и ключевых результатов
• Каскадирование OKR и связь с другими стратегическими и функциональными системами показателей
• Автоматизация регулярных контрольных встреч и итогового обзора OKR

Подготовьте рабочее пространство для OKR

Прежде чем настраивать конкретные OKR, давайте подготовим рабочее пространство.

Адаптируйте участников команды

Добавьте участников вашей команды в BSC Designer как пользователей (через раздел Меню > Пользователи) и организуйте их в команды.

Назначьте пользователя или команду ответственным за OKR. Ответственные будут получать напоминания о проверках и другие соответствующие уведомления о своих OKR.

Assign owners to the Objectives of OKRs. Источник: OKR Template.

Прозрачность OKR в организации

Одной из лучших практик OKR является обеспечение видимости командных и индивидуальных OKR в масштабах всей организации. В BSC Designer используйте функцию «Поделиться», чтобы назначить соответствующие права доступа к OKR.

Типичная настройка такова:

• Все пользовательские команды имеют доступ на просмотр ко всем OKR
• Ответственные имеют права на внесение изменений в свои OKR

Сделайте OKR шаблоном по умолчанию

Если OKR является основным инструментом стратегического планирования в вашей организации, вы можете сделать его шаблоном по умолчанию для всех новых систем показателей.

• Создайте и откройте систему показателей OKR, которую вы будете использовать в качестве шаблона для всех новых OKR
• Выберите Инструменты > Сохранить как шаблон
• Перейдите в Меню > Настройки > вкладка Рабочий процесс
• В Шаблоны ССП установите требуемый шаблон как шаблон по умолчанию для новых систем показателей

Планируйте завершение OKR

В конце квартального периода OKR накопят ценную информацию в виде инициатив, обоснований и данных об эффективности ключевых результатов.

Когда придет время переписать ваши OKR, сделайте копию текущей версии (Мои системы показателей > Настроить > Копировать), чтобы использовать ее в качестве ориентира для будущего анализа.

Настройте цели и ключевые результаты в BSC Designer

Ниже мы рассмотрим шаги по настройке OKR в BSC Designer, включая:

• Использование шаблона OKR
• Настройка целей
• Настройка ключевых результатов
• Добавление инициатив и рисков
• Настройка расчета эффективности

Создайте OKR из шаблона

Готовый к использованию шаблон OKR облегчит первоначальную настройку:

• Перейдите в раздел «Мои ССП»
• Выберите Новый > Новый проект > Больше шаблонов…
• Выберите OKR из группы бизнес-фреймворков

Карта с OKR в BSC Designer. Источник: Шаблон OKR.

Создайте цель

Шаблон OKR уже содержит некоторые шаблонные цели. Если вам нужно добавить новую:

• Выберите родительский элемент для новой цели (корневой элемент или другую цель)
• Нажмите кнопку Добавить на панели инструментов

Чтобы изменить свойства цели:

• Перейдите на вкладку Общее, чтобы изменить название цели
• Укажите описание цели
• Используйте поле Ответственный, чтобы назначить одного из пользователей вашей учетной записи ответственным
• Нажмите на Иконку рядом с названием цели, чтобы изменить ее

Используйте вкладку General, чтобы настроить свойства цели. Источник: OKR Template.

Создайте ключевой результат

Шаблон OKR содержит некоторые ключевые результаты, имеющие связь с целями. Если вам нужно добавить новый ключевой результат:

• Выберите цель
• Нажмите кнопку Добавить на панели инструментов

Чтобы настроить свойства ключевых результатов:

• Перейдите на вкладку Общее, чтобы задать название и описание ключевого результата
• Перейдите на вкладку Данные, чтобы количественно определить ключевые результаты, задав текущее состояние и желаемое целевое состояние
• Перейдите на вкладку Контекст, чтобы определить тип ключевого результата

Задайте текущее состояние и целевое состояние для ключевого результата на вкладке «Данные». Источник: OKR Template.

Одна из лучших практик для OKR — комбинировать ключевые результаты типа индикатор действия и индикатор результата:

• Тип Результата следует использовать для результатов, связанных с итогами
• Тип Действия следует использовать для количественной оценки действий

Создайте инициативы

Шаблон OKR включает инициативы различных типов, имеющие связь с целями. Вы найдете обоснование, риск, фактор успеха, ожидаемый результат и план действий.

Нажмите кнопку инициативы рядом с целью, чтобы добавить обоснование, гипотезу, факторы успеха или планы действий. Источник: OKR Template.

Чтобы добавить новую инициативу к цели:

• Выберите цель
• Нажмите кнопку Инициативы рядом с целью
• При необходимости измените тип инициативы

Рассчитайте эффективность целей

По умолчанию эффективность цели рассчитывается как средневзвешенное значение эффективности Ключевых результатов.

Чтобы настроить расчет эффективности:

• Выберите цель
• Перейдите на вкладку Эффективность, чтобы указать, как должна рассчитываться эффективность цели

Чтобы изменить вес Ключевых результатов:

• Выберите Ключевой результат
• Перейдите на вкладку Эффективность
• Измените его соответствующий вес в общей оценке эффективности цели

Рассчитайте эффективность ключевых результатов

Чтобы сделать ключевые результаты сопоставимыми, BSC Designer рассчитывает нормализованную эффективность. Для расчета эффективности используется текущее состояние ключевого результата и шкала измерения (базовый уровень… цель).

Чтобы настроить функцию эффективности для ключевого результата:

• Выберите ключевой результат
• Перейдите на вкладку Эффективность
• Измените формулу в разделе Оптимизация

Customize the performance function of a key result. Источник: OKR Template.

Например, используйте «Минимизацию» для случая «чем меньше, тем лучше» или настройте формулу в соответствии с более конкретными требованиями.

Каскадирование и связь OKR с функциональными системами показателей

OKR можно группировать в иерархии. Давайте обсудим, как эти связи автоматизированы в BSC Designer.

Подцель

При создании цели мы выбираем родительский элемент, которым может быть другая цель. В этом случае программа создаст подцель.

• Если есть существующие цели, которые необходимо связать с другой целью, переместите цель (перетащите) в другую цель.

В обоих случаях программа автоматически будет учитывать результат подцели как ключевой результат для ее родительской цели.

Перекрестные ссылки

В этом случае мы имеем дело с различными ветвями целей. Цель из одной ветви должна вносить вклад в качестве ключевого результата в цель из другой ветви.

Чтобы связать цели таким образом:

• Выберите цель, которая будет играть роль ключевого результата
• Выберите Инструменты > Скопировать индикатор
• Выберите цель, которая примет ключевой результат
• Выберите Инструменты > Вставить индикатор
• Когда появится запрос, нажмите кнопку элемента Связать

Связи между системами показателей

Аналогично предыдущему случаю перекрестных ссылок, но цель, которая должна быть Ключевым результатом для другой цели, находится в другой системе показателей.

Шаги по связыванию Ключевых результатов и целей аналогичны:

• Откройте систему показателей с целью, которая будет выполнять роль Ключевого результата, и выберите цель
• Нажмите Инструменты > Скопировать индикатор
• Откройте систему показателей с целью, которая будет принимать Ключевые результаты
• Нажмите Инструменты > Вставить индикатор
• Когда появится запрос, нажмите кнопку Связать для элемента

Следуя той же логике, мы можем связывать системы показателей на основе OKR со стратегиями в Сбалансированной системе показателей, а также с функциональными системами показателей.

Проводите чек-ины и проверку OKR

Используйте OKR еженедельно, чтобы сосредоточиться на целях с высоким приоритетом. В BSC Designer есть некоторые функции автоматизации, которые помогут.

Автоматизируйте периодичность check-in

Периодичность проверки автоматизируется через интервалы обновления, используемые для ключевых результатов.

• Ответственные по OKR будут получать автоматические уведомления о предстоящих check-in (обновлениях) по ключевым результатам.

В шаблоне OKR интервал обновления по умолчанию для ключевых результатов установлен как «ежемесячно» (см. Инструменты > Опции > Интервал обновления по умолчанию). При необходимости это можно настроить через Редактор значений для конкретных ключевых результатов.

Настройте интервал check-in через Редактор значений. Источник: Шаблон OKR.

Присваивайте балл ключевым результатам

Чтобы присвоить балл ключевому результату:

• Выберите соответствующую дату (квартал) во внутреннем календаре
• Выберите ключевой результат
• Перейдите на вкладку Данные
• Введите текущий балл в поле Значение

Используйте редактор значений, чтобы проверить текущие баллы, а также ознакомьтесь с журналом аудита изменений.

Комментируйте результаты

Почему некоторые OKR не улучшаются так, как ожидалось? Что мы можем сделать лучше в следующем периоде?

Кнопка комментария рядом с текущим состоянием ключевого результата Источник: Шаблон OKR.

В BSC Designer нажмите на иконку комментария (рядом с баллом ключевого результата), чтобы записать свои мысли о текущих достижениях и выводы для следующего цикла OKR.

Прямая ссылка на OKR

Во время обсуждений стратегии вам может потребоваться сослаться на конкретную цель, ключевой результат или инициативу. Используйте инструмент ссылки, доступный для этих элементов, чтобы создать прямую ссылку.

Визуализируйте цели на карте

BSC Designer автоматически визуализирует OKR на карте стратегии.

• Цели визуализируются в виде прямоугольников внутри перспектив
• Ключевые результаты визуализируются в виде линий серого (индикатор результата) и зеленого (индикатор действия) цвета
• Инициативы визуализируются с соответствующей иконкой инициативы

Пример карты OKR от BSC Designer. Источник: OKRs - Example.

По умолчанию BSC Designer визуализирует на карте все цели. Чтобы ограничить уровень детализации:

• Выберите цель на карте стратегии
• Используйте кнопки Свернуть / Развернуть (синие кнопки с символами + и -)

Чтобы прекратить визуализацию выбранных OKR на карте:

• Перейдите на вкладку KPI
• Выберите цель
• Перейдите на вкладку Контекст
• Используйте настройку Показывать на карте

Визуализируйте ключевые результаты и инициативы на дашборде

Дашборд по умолчанию в шаблоне OKR содержит список всех инициатив, доступных в OKR.

• Добавьте диаграмму Ганта, чтобы визуализировать инициативы с датами начала и окончания
• Добавьте соответствующие диаграммы для ключевых результатов

Дашборд визуализирует ключевые результаты и инициативы. Источник: OKRs - Example.

Отчеты по расписанию

Настройте еженедельный/ежемесячный отчет, который система может отправлять ключевым заинтересованным сторонам в виде PDF-файла с актуальным состоянием OKR, выгрузкой текущей карты стратегии и дашборда.

Выводы

Agile-фреймворк OKR идеально адаптируется к бизнес-среде, характеризующейся высокой волатильностью и сложностью.

При корректно определенных и автоматизированных OKR организации могут сосредоточиться на своих приоритетах и быстро учиться на ошибках.

Ключевые шаги внедрения OKR включают:

• Подготовьте рабочее пространство
• Настройте OKR
• Каскадирование
• Автоматизируйте чек-ины и проверку