KPI и ССП снабжения

Какие KPI в сфере закупок должен контролировать совет директоров? Какие метрики должны быть на дашборде отдела закупок, чтобы измерять и повышать их производительность?

Процесс закупок, заинтересованные стороны и цели

Закупки стали важной частью любой организации. Они не только обеспечивают приобретение по разумной цене и с надлежащим качеством, но также поддерживают управление рисками и комплаенс.

В этой статье мы обсуждаем различные Ключевые индикаторы (KPI) для закупок. Если вы предпочитаете, вы можете сразу перейти к разделу KPI, но я бы предложил потратить несколько минут на размышление о контексте для этих KPI.

Заинтересованные стороны закупок

Давайте начнем анализ контекста для KPI закупок с заинтересованных сторон. Со стороны организации это:

• Команда по закупкам во главе с CPO (директором по закупкам). Они заинтересованы в поддержании эффективного процесса закупок, получении соответствующего тренинга и достижении ожидаемых целевых показателей эффективности.
• Внутренние клиенты. Внутренние клиенты закупок заинтересованы в своевременном доступе к необходимым материалам, которые соответствуют их ожиданиям по качеству.
• Совет директоров. Заинтересован в повышении эффективности отдела закупок в целом или, более конкретно, в контроле ROI. Юридический комплаенс также входит в круг их интересов.

Сотрудники по закупкам управляют взаимоотношениями с поставщиками. В некоторых случаях цепочки поставок находятся под контролем внешних регуляторов. Соответственно, нам нужно добавить еще две заинтересованные стороны:

• Поставщики. Заинтересованы в эффективных взаимовыгодных отношениях.
• Регуляторы. Заинтересованы в юридическом комплаенс.

Все эти заинтересованные стороны имеют разные точки зрения на то, какими должны быть эффективные закупки. Соответственно, эти идеи можно количественно оценить и измерить с помощью различных индикаторов эффективности.

Процесс закупок

Рассмотрим закупки с точки зрения команды по закупкам. Каков типичный процесс закупок? Это зависит от организации. Обычно речь идет о следующих пяти шагах:

1. Анализ требований
2. Анализ рынка
3. Определение поставщиков и коммуникация
4. Переговоры и заключение контрактов
5. Управление эффективностью (логистика и управление качеством)

Если ваша основная задача — операционная эффективность закупок, то целесообразно определить KPI вокруг этих этапов процесса.

Дашборд для системы показателей закупок включает графики прогресса по конкретным индикаторам, диаграмму Ганта для стратегических инициатив, список рисков, список инициатив, их статусы и бюджеты. Источник: ССП для закупок.

Пять «правил» закупок

Другой популярный подход к рассмотрению закупок предложен Chartered Institute of Procurement and Supply (CIPS). Он называется «Пять правил». Эти «правила» дают нам 5 конкретных контрольных точек:

• Правильное качество
• Правильное количество
• Правильная цена
• Правильное место
• В правильное время

Мы можем использовать эти пять характеристик закупок, чтобы построить ниже индекс комплаенс.

Проблемы закупок

Наконец, мы можем рассмотреть закупки с точки зрения руководства (совета директоров и CPO). О чем должна быть стратегия закупок? На каких ключевых проблемах должен сосредоточиться отдел закупок?

Перечислим наиболее важные цели/проблемы:

• Настроить процесс приобретения компанией
• Оптимизировать затраты, качество, сроки
• Настроить взаимоотношения с поставщиками
• Настроить управление рисками, например, сформировав диверсифицированный профиль поставщиков (см. в качестве примера случай с коронавирусом).
• Прогнозировать расходы, выявлять аномалии и формировать отчеты

Согласно отчету Deloitte, закупки также играют активную роль в:

• Разработке новых продуктов/развитии рынка
• Поддержке решений «производить или покупать»

Хорошая практика — строить систему показателей закупок вокруг этих целей, а не просто копировать длинный список KPI.

ССП закупок

Теперь давайте объединим цели, процессы и заинтересованные стороны, рассмотренные выше, чтобы построить стратегические системы показателей для закупок. Для этой цели мы будем следовать модели четырёх перспектив классической Сбалансированной системы показателей:

• Перспектива финансов
• Перспектива клиентов
• Перспектива внутренних процессов
• Перспектива навыков и архитектуры

Я буду использовать программу BSC Designer, чтобы автоматизировать эту ССП. Пользователи BSC Designer найдут шаблон закупок, доступный в их аккаунтах. Если вы ещё не пользователь, вы можете зарегистрироваться на бесплатном плане.

Формулировка миссии для этого случая может быть такой: «Обеспечить эффективные закупки, имеющие связь со стратегией организации».

Карта стратегии объясняет общую картину стратегии закупок. Драйверы стратегии (Внутренняя перспектива) поддерживаются целями из перспективы Обучение и развитие. Ожидаемые результаты эффективной стратегии закупок сформулированы в перспективах Клиенты и Финансы. Источник: ССП закупок.

Финансовые метрики для закупок

Финансовая цель верхнего уровня для отдела закупок может быть сформулирована так:

•  Обеспечьте экономию затрат и предотвращение затрат

Основные финансовые метрики для закупок:

• Экономия затрат, % измеряется как экономия в снижении затрат в процентах от общего объёма расходов. Согласно отчёту Ardent¹, средний бенчмарк по экономии затрат составляет около 7,5%.
• Предотвращение затрат, % аналогично экономии затрат; предотвращение затрат относится к экономии будущих затрат.

Ожидаемые финансовые результаты стратегии закупок сформулированы как общая цель «Обеспечьте экономию затрат и предотвращение затрат». Эта цель далее поясняется тремя индикаторами результата (серый цвет) — «Экономия затрат», «Предотвращение затрат», «ROI». Существует ряд индикаторов действия (зелёный цвет), которые объясняют, как будет достигнута эта экономия затрат. Источник: ССП для закупок.

Какие затраты следует учитывать? Согласно отчёту Deloitte², наиболее популярной метрикой экономии затрат является метрика экономии операционных расходов («OPEX savings»), которую используют 74% респондентов опроса. Далее следуют метрики экономии капитальных расходов («CAPEX savings»), используемые 63% компаний.

Нам также нужно знать затраты на выполнение закупок. Эти затраты формируются:

• Заработная плата персонала, расходы на тренинг и аналогичные
• Инвестиции в инфраструктуру и технологии

Что касается метрик, можно рассмотреть эти две метрики:

• Совокупная стоимость выполнения закупок 
• % расходов на закупки в общих расходах компании. Согласно отчёту Ardent, бенчмарк для этой метрики — ниже 1%.

Мы обсудили экономию затрат и часть расходов в закупках. Ещё один хороший вопрос — использует ли компания отдел закупок эффективно.

Чтобы ответить на этот вопрос, можно отслеживать:

• Расходы, управляемые командой закупок, %. Процент от общих расходов компании, управляемых командой закупок.

Бенчмарк для этой метрики будет зависеть от вашей отрасли. Средняя оценка по отчёту Ardent — 63,2%.

ROI закупок

ROI отдела закупок — один из ключевых индикаторов, который CPO/CEO и совет директоров хотели бы видеть на дашборде корпоративного управления.

Значение индикатора ROI рассчитывается с использованием данных двух других индикаторов. Источник: Система показателей для закупок.

Отправной точкой является базовая рентабельность закупок:

• ROI закупок = (Экономия затрат / Общие затраты на осуществление закупок) * 100%

Более комплексный подход предполагает выход за рамки очевидных финансовых результатов. Можно найти денежный эквивалент выгод, полученных в результате:

• Внедрённых инноваций (в идеале должна быть связь с метриками из системы показателей инноваций)
• Прозрачности комплаенс
• Скорости и качества сорсинга

KPI для внутренних клиентов

Отдел закупок взаимодействует с поставщиками, чтобы удовлетворять потребности внутренних клиентов.

Каковы потребности внутренних клиентов? Мы можем сформулировать их в виде следующей цели:

• Эффективная коммуникация с командой закупок

Как количественно оценить эту цель? Чтобы количественно оценить закупки с точки зрения внутренних клиентов, можно использовать эту простую метрику:

• Удовлетворенность внутренних клиентов, %

Результирующая цель стратегии закупок сформулирована как «Эффективная коммуникация с командой закупок». Для достижения цели была сформулирована инициатива «Провести анализ первопричин незапланированной закупки». Достижение цели количественно оценивается индикатором результата «Удовлетворенность внутренних клиентов%». Источник: Система показателей для закупок.

С точки зрения команды закупок эффективную коммуникацию можно количественно оценить как:

• Закупка по каталогу или закупки по контракту 
• Экстренная закупка, % 

Внеконтрактные и экстренные закупки подразумевают более высокие затраты. Важно использовать эти метрики, чтобы понимать разницу в стоимости и причины внеконтрактной закупки.

Инициатива в BSC Designer может включать дополнительные сведения, такие как бюджет, сроки, статус, связанные документы. Источник: Система показателей для закупок.

Мы можем сформулировать эту идею как инициативу:

• Провести анализ первопричин незапланированных закупок

Среди причин, которые мы можем выявить:

• Плохая коммуникация с внутренними клиентами
• Устаревшая ИТ-архитектура
• Низкий уровень автоматизации

KPI для процессов закупок

Как насчёт бизнес-процессов внутри отдела закупок?

Общая цель в данном случае:

• Настроить взаимоотношения с поставщиками

Эту цель можно количественно оценить с помощью следующих метрик:

• Количество поставщиков. Большое количество приводит к ненужным управленческим затратам, малое количество поставщиков подразумевает риск зависимости.
• Срок выполнения поставки. Общее время на выполнение заказа. Далее это можно детализировать на время, необходимое для обсуждения деталей, обработки оплаты, получения товаров.
• Доступность поставщика, %. Похоже на индикатор срока выполнения, но в случае доступности мы фокусируемся на способности поставщика обрабатывать экстренные заказы.
• Удовлетворённость поставщика, %
• Индекс комплаенс, %. Показывает, соответствуют ли поставки от поставщиков установленным условиям.

Эффективность этого индикатора индекса рассчитывается автоматически с использованием взвешенной эффективности индикаторов внутри. Источник: ССП для закупок.

Индикатор «Индекс комплаенс» может быть представлен следующими метриками (каждая со своим весом):

• Поставка вовремя
• Соответствие цен
• Соответствие условий и положений
• % возвратов
• Денежная стоимость возвратов
• % дефектов и другие метрики качества

Программа для автоматизации, такая как BSC Designer, будет рассчитывать значение индекса комплаенс автоматически, используя информацию о весе и эффективности метрик внутри индекса. Если вы не используете специализированную программу, расчёты веса можно легко воспроизвести в инструментах Excel.

Ещё одна типичная задача отдела закупок — найти надёжных партнёров по поставкам. Сформулируем цель для карты стратегии так:

• Найти лучших поставщиков в соответствии с потребностями компании

Простая система показателей для оценки может быть построена на основе этих метрик:

• Эффективность коммуникации. В другой статье мы обсуждали, как количественно оценить качество коммуникации.
• График поставок и бэклог заказов — покажут, насколько хорошо поставщик управляет входящими заказами.
• Ценообразование. Один из вариантов — сравнивать цены разных поставщиков количественно, либо можно сосредоточиться на конкурентоспособности цен, например, сравнить ценообразование качественно.
• Качество поставок. Качество — широкое понятие, которое выходит далеко за пределы очевидного «количества дефектов». Для количественной оценки качества я бы предложил использовать отдельную систему показателей качества.

В некоторых случаях также полезно посмотреть на запасы и их доступность для внутренних клиентов. Ключевая метрика в этом случае:

• Точность учёта запасов, % Может измеряться как ((Запасы по данным учёта / Фактические запасы) * 100).

Если вашей организации требуется большой объём запасов, то наличие отдельной системы показателей склада будет хорошей идеей.

Перспективы «Обучение и развитие» и «Внутренние бизнес-процессы» на карте стратегии являются драйверами стратегии закупок. Каждая из целей поясняется конкретными индикаторами действия (зеленый цвет) и индикаторами результата (серый цвет). Некоторые из целей («Поддерживайте эффективную архитектуру закупок») включают примеры планов действий. Источник: ССП для закупок.

Метрики для количественной оценки навыков и инфраструктуры

Бизнес-домен закупок вовлечен во многие технологические и кадровые тренды. В этой части стратегические системы показателей мы сосредоточимся на целях по перспективе «Обучение и развитие» для отдела закупок.

Цель:

• Повысить навыки команды закупок

Метрики (индикатор действия):

• % бюджета, потраченного на тренинг. Согласно отчету Deloitte, ориентир по этой метрике варьируется от менее 1% до примерно 4%.
• Разнообразие навыков, %. Эта метрика обеспечивает прохождение сотрудниками по закупкам комплексной программы тренинга. Узнайте больше о формулировании стратегии разнообразия и инклюзии.

Метрика (индикатор результата):

• % сотрудников, сертифицированных в закупках. % сотрудников, сертифицированных в закупках, от общего числа сотрудников по закупкам.

Метрика-индикатор действия «Разнообразие навыков, %» является индексным индикатором, который можно рассчитать по следующим метрикам:

• Тренинг по переговорам и управлению конфликтами, часов
• Тренинг по эмоциональному интеллекту, часов
• Тренинг по большим данным и предиктивной аналитике, часов

В шаблоне системы показателей закупок каждая из этих метрик может иметь собственный вес и производительность. Например, мы можем назначить вес 25% для «тренинга по эмоциональному интеллекту», тогда как «тренинг по аналитике» будет иметь вес 15%. Используя эти данные, программа может рассчитать общий индекс разнообразия навыков. 

Индикатор действия «Разнообразие навыков» — это взвешенный индекс, сформированный тремя другими индикаторами. Каждый из индикаторов внутри имеет собственный вес (фактор влияния на индекс). Источник: Система показателей для закупок.

Если тренинг специалистов по закупкам является вашим основным фокусом, тогда я рекомендую обеспечить связь системы показателей закупок с системой показателей тренинга, в которой реализована модель четырех уровней.

Перейдем к другим целям обучения. Следующую цель можно сформулировать так:

• Понимать контекст закупок. Эффективность закупок во многом зависит от понимания стратегии компании, бизнес-среды, конкуренции и трендов, связанных с клиентами.

Простая инициатива в этом случае — предоставить команде закупок доступ к результатам анализа PESTEL. Например, это можно организовать в форме регулярного брифинга.

 

Диалог «Редактор значений» для этого индикатора показывает, что он настроен на ежеквартальное обновление в первый день квартала. Источник: Система показателей для закупок.

Метрика:

• Регулярный брифинг вне закупок [интервал обновления = ежеквартально]

Чтобы автоматизировать эту метрику, мы можем указать интервал обновления для этого индикатора. Например, его можно установить как «ежеквартально». Дополнительно мы можем настроить программу так, чтобы она напоминала ответственному о необходимости провести брифинг.

Наконец, руководителю по закупкам следует фокусироваться не только на операционных вызовах, но и на стратегических целях. Одну из них можно сформулировать так:

• Поддерживать эффективную архитектуру закупок

Соответствующие инициативы в этом случае могут быть такими:

• Улучшение и автоматизация существующей архитектуры
• Тренинг по осведомленности поставщиков
• Тренинг для внутренних клиентов

Запустите пилотный проект по отслеживанию и отчетности KPI закупок

Поделитесь вашей существующей системой показателей закупок или стратегическим планом, и мы обсудим, как ваш CPO и команда закупок могут перейти от отслеживания KPI в Excel к связанной системе показателей подразделения с метриками по поставщикам, затратам, комплаенс и отчетности для совета директоров.

Обсудить пилотный проект по закупкам

Протестируйте подход на одном направлении закупок или категории поставщиков перед более масштабным внедрением.

Резюме

В этой статье мы обсудили некоторые широко используемые KPI для отдела закупок и использовали несколько типичных целей, чтобы построить пример карты стратегии.

• Найдите KPI, разработанные под ваши задачи. Хотя вы можете начать со стандартных KPI, лучшие метрики — те, которые разработаны специально для вашей организации. Как найти эффективные метрики для закупок? Начните с заинтересованных сторон и их задач. Более конкретные рекомендации вы можете найти в нашей системе KPI из 12 шагов.
• Повторно используйте карту стратегии. Шаблон ССП, который мы рассмотрели в статье, — хорошая отправная точка для вашей собственной стратегии закупок; смело применяйте идеи из этой статьи в вашей организации и делитесь своими выводами в комментариях.

Для более широкого взгляда на эффективность закупок посмотрите, как программа для оценки эффективности поставщиков связывает KPI закупок с рисками поставщиков и отслеживанием качества.

Используйте шаблон Scorecard for Procurement

BSC Designer помогает организациям реализовывать их сложные стратегии:

1. Зарегистрируйтесь на бесплатный план на платформе.
2. Используйте шаблон Scorecard for Procurement в качестве отправной точки. Вы найдете его в Новая > Новая система показателей > Больше шаблонов.
3. Следуйте нашей Системе внедрения стратегии, чтобы связать заинтересованные стороны и стратегические амбиции в комплексную стратегию.

Начните сегодня и посмотрите, как BSC Designer может упростить реализацию вашей стратегии!