تراكم المبيعات يعني مقدار طلبات المبيعات الّتي استلمتها الشّركة ولكنّها لم تكتمل بعد، ويشار إليها أيضاً باسم تراكم الطّلبات أو BI.
يختلف تصوّر تأثير الطّلبات المتراكمة على الشّركة. تقيس غالبيّة الشّركات حصصها المتأخّرة في قيم المبيعات. إذا كانت قيمة المبيعات المتراكمة عالية، فإنّ هذا يعتبر إيجابيّاً جدّاً على الأعمال التّجاريّة، حيث يظهر مستوى مرتفعاً من طلب العملاء بالإضافة إلى الاستقرار المالي في المستقبل.
Sales Order KPIs.على سبيل المثال، إذا كان لدى الشّركة المُصنّعة للهواتف تراكماً بقيمة 200000 دولار من الطّلبات، فإنّ المستثمرون يعتبرون هذا الرقم الإيجابي الّذي يضمن تحقيق إيرادات بحدّ أدنى من إيرادات المبيعات يبلغ 200000 دولاراً.
التّراكم – هل تأثيره على الأعمال إيجابي أم سلبي؟
إذا تمّ قياس الأعمال المتراكمة بالأيّام، فإنّ ذلك يصبح مسألة تتعلّق بأداء الشّركة. هنا تقوم معظم الشّركات بتقييم صحّة طلبات العملاء الموجودة في التّراكم (الطّلبات المُقدّمة الّتي لم يتمّ شحنها للخارج) بالنّسبة لمبيعات الأسبوع الماضي.
تُظهر الأبحاث أنّ التّراكم الصّحّي يتراوح بين يوم واحد وأسبوعين، لأنّه يعتمد بشكل كبير على العمل وأهداف الأداء.
إذا انخفض التّراكم، فقد يكون هذا علامة على أداء أعمال أعلى أو حتى انخفاض كبير في المبيعات. على سبيل المثال، إذا تمّت معالجة المزيد من الطّلبات يوميّاً لكلّ موظّف، فهذا بالتّأكيد يُعتبر تحسّناً في الأداء؛ ولكن إذا انخفضت المبيعات وأصبح تركيز الشّركة الآن فقط على تسليم الطّلبات المتراكمة فهذا وضع ينذر بالخطر بالنّسبة للشّركة.
لذلك، من الضّروري تحليل أداء الأعمال المتراكمة وتحليل كيفيّة تأثير التّغييرات في الأعمال المتراكمة على نجاح الأعمال.
تحدّي تراكم المبيعات
الشّركة A تهدف إلى زيادة أداء الأعمال المتراكمة من منظور تشغيلي والوصول إلى الهدف النهائي المتمثّل في يوم واحد من تراكم طلبات العميل.
من أجل تحقيق ذلك، قمنا بتجميع قائمة من مؤشّرات الأداء الرّئيسيّة المفيدة وقمنا بتحليل تفصيلي لمساعدة الشركة ” A” في قياس نجاح أداء إدارة الأعمال المتراكمة.
مؤشّر الأداء الرّئيسي الأوّل KPI1: التّراكم المتعلّق بالمبيعات الأسبوعيّة
- المعادلة : إجمالي التّراكم (اعتباراً من يوم القياس) / المبيعات الأسبوعيّة
Sales Order KPIs. مثال افتراضي
- تاريخ – 15 أبريل
- المبيعات الأسبوعيّة (8– 14 أبريل) = 100 طلب
- إجمالي تراكم نهاية الأسبوع = 40 طلباً
نسبة التّراكم إلى المبيعات الأسبوعيّة: 40/100 = 0.4: 1. عادةً ما تقيس الشّركات هذا في قيمة المبيعات.
Sales Order KPIs. مؤشّر الأداء الرّئيسي الثّاني KPI 2 : القدرة على النتهاء من الطّلبات اليّوميّة
- المعادلة: إجمالي عدد الطّلبات الّتي تمّ الانتهاء منها / إجمالي عدد الأيّام (يتمّ قياسه خلال فترة زمنيّة معيّنة) على سبيل المثال أسبوع واحد (يعمل 7 أيام في الأسبوع)
إجمالي عدد الطّلبات الّتي تمّ الانتهاء منها: 60. إجمالي عدد الأيام: 7. 60/7 = 8.5 عدد الطّلبات الّتي تمّ الانتهاء منها يوميّاً
Sales Order KPIs. مؤشّر الأداء الرّئيسي الثّالث KPI 3: أيّام التّراكم
- المعادلة إجمالي الطّلبات المفتوحة اعتباراً من يوم القياس (تراكم الطّلبات) / الطّلبات الّتي تمّ الانتهاء منها يوميّاً (القدرة على إنهاء الطّلبات)
Sales Order KPIs. انهيار تحليل أداء التّراكم
الحالة 1
لنفترض وجود 40 طلب متأخّر. تتلقّى الشّركة 100 طلباً أسبوعيّاً وتنهي 60 طلباً أسبوعيّاً.
- القدرة على إنهاء التّراكم: 8.5 طلبات في اليوم.
- إجمالي التّراكم: 40. 40 / 8.5 = 4.7 أيام تراكم.
يزيد تراكم الطّلبات أسبوعيّاً إذا استمرّت الطّلبات بهذا المعدّل – لأنّ الطّلبات أعلى من قدرة الشّركة على معالجة الطّلبات..
الحالة 2
الطّلبات الأسبوعيّة: 100. القدرة الأسبوعيّة: 60. 60/100 = 0.4. نسبة 0.4: 1 –يتم تراكم 0.4لكلّ طلب تتمّ معالجته.
ستبدو الأرقام بتاريخ 21 أبريل كالتّالي:
التّراكم في بداية الأسبوع + الطّلبات الجديدة – الطلبات المنتهية. 40+ 100-60 = 80.
- أيام التّراكم: 80 / 8.5 = 9.4 أيام
الحالة 3
لنفترض أنّ الشّركة تزيد سعة الطّلب اليوميّة إلى 12 طلباً في اليوم.
- إجمالي الطّلبات المفتوحة: 40
- الطّلبات المغلقة يوميّاً: 12
- إجمالي الطّلبات المفتوحة / الطّلبات المنتهية يوميّاً
- 40/12 = 3.3 أيام متأخّرة
سعة 12 طلباً في اليوم، ستبدو الأرقام في 21 أبريل كالتّالي:
- المعادلة: التّراكم في بداية الأسبوع + الطّلبات الجديدة – الطّلبات المنتهية
- 40+ 100 – (7 × 12) = 40 + 100 – 84 = 56
أيام التراكم:
- 56/12 = 4.6 أيام
سيستمرّ العمل المتراكم في الازدياد لأنّ الشّركة تعمل بأقلّ من طاقتها – إمّا أن يتوجّب على الشّركة زيادة قدرة إغلاق الطّلبات خلال المبيعات الأسبوعيّة، أو يجب أن تنخفض المبيعات – يُفضّل الخيار الأول
نصيحة حول أفضل الممارسات
تُظهر أفضل الممارسات أنه يجب قياس الأعمال المتراكمة مقابل مبيعات الأسبوع الماضي، حيث سيُظهر ذلك كفاءة أداء الأعمال المتراكمة بالنّسبة لأداء المبيعات. ولكن إذا كانت الشّركة تعمل على تحقيق هدف ما، مثلاً في حالتنا الهدف هو تحدي التّراكم ليوم واحد، فيمكن للشّركة قياس التّراكم الحالي مقابل التّراكم في الأسبوع الماضي. سيساعد هذا في قياس التّقدّم، مثل٪ زيادة أو٪ انخفاض في أيام التّراكم.
برنامج الأتمتة
إذا كانت مؤشّرات تتبّع التّراكم ذات صلة باستراتيجيّة عملك، فكّر في استخدام برنامج BSC Designer لهذا الهدف.
Sales Order KPIs. من ناحية ما، يمكنك استخدامه لتتبّع مؤشّرات الأداء الرّئيسية الخاصّة بك ومواءمتها مع خطط العمل المناسبة، ومن ناحية أخرى يمكنك مراقبة المقاييس الخاصّة بك (مثل التّراكم) تلقائيّاً، وإذا دخلت في المنطقة الصّفراء أو الحمراء، سيتلقّى الشّخص المسؤول إشعاراً بحدوث خطأ ما.
أوانا بوتيانو خبيرة في مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs) وأداء الأعمال، وهي حاصلة على درجة البكالوريوس مع مرتبة الشرف في الإدارة والتسويق ولديها عدة سنوات من الخبرة في العمل مع أدوات إدارة الأداء في أداء التوظيف والأداء الاستراتيجي. كما عملت كمستشارة عبر الإنترنت في إدارة الأداء في شركة BSC Designer منذ عام 2012 حتى 2013.