Проведите цифровую трансформацию того, как ваша команда презентует и обсуждает стратегию.
Что такое презентация стратегии?
Это способ рассказать историю о стратегии. Какая это будет история? Это зависит от целевой аудитории и той идеи, которую хочется передать…
- Стартап представляет инвесторам план выхода на рынок
- Некоммерческая организация делится с сообществом и финансовыми донорами своими задачами
- Среднее предприятие использует презентацию стратегии для информирования всех о текущей ситуации
- Крупные организации проводят презентации стратегии для синхронизации усилий функциональных подразделений вокруг единой стратегии
В идеале, презентация стратегии должна сопровождаться обменом идеями между участниками встречи.
В конечном итоге целевая аудитория презентации должна получить конкретные рекомендации для внедрения в свои локальные стратегии и повседневную деятельность.
Старый способ: презентация стратегии на слайдах
Вот классический подход к созданию презентации стратегии:
- Создание визуально привлекательных слайдов
- Объяснение основной идеи
- Добавление графиков для иллюстрации основной идеи
- Рассказ истории через слайды
- Сессия вопросов и ответов в конце
В таком формате презентации стратегии редко использовались вне зала заседаний. Реальная стратегическая работа велась с помощью множества таблиц Excel.
Идеальный сценарий: презентация непосредственно в специализированном ПО для стратегического планирования
В рамках цифровой трансформации многие организации перенесли свои стратегические функции из таблиц Excel в специализированное ПО. Это открыло возможность проводить более эффективные презентации стратегии с меньшими затратами на подготовку.
Идеальный сценарий заключается в том, чтобы проводить презентацию непосредственно в специализированном ПО для стратегического планирования с использованием реальных стратегий с реальными данными.
Вот ключевые преимущества такого подхода:
- Карта стратегии — это общепринятый способ описания стратегии, и большинство бизнес-профессионалов умеют «читать» карту
- Нет необходимости создавать слайды — карта стратегии является вашим самым важным слайдом и создается автоматически
- Нет необходимости добавлять графику — просто используйте dashboard-ы, которыми вы регулярно пользуетесь для работы с реальной стратегией
- Логика вашей презентации естественным образом следует логике карты стратегии
- Обратная связь ваших коллег может быть добавлена прямо во время презентации или собрана автоматически
Многие организации не раскрыли всего потенциала программ для стратегии — они по-прежнему просят своих менеджеров:
- Экспортировать данные и графику из программы,
- Подготавливать слайды,
- Проводить презентацию,
- Обрабатывать обратную связь от коллег вручную.
Культурный сдвиг к более эффективным презентациям стратегии
Ниже мы обсудим некоторые методики, которые помогут сделать эффективную презентацию стратегии с использованием ПО для стратегического планирования.
Карта стратегии — основной слайд вашей презентации стратегии
Карта стратегии — это визуальное изображение, которое программа для стратегического планирования создает и автоматически обновляет с использованием информации о ваших целях, показателях и инициативах.
Презентация стратегии сводится к правильному «чтению» карты стратегии:
- Начните с общей картины, особенно если участники встречи не знакомы с вашей компания. Расскажите о миссии организации, видении, ценностях, стратегических темах и общей стратегии.
- Объясните, что в стратегии есть драйверы (движущие силы) и результаты, которые вы хотите достичь.
- Перспективы «Внутренний процессы» и «Обучение» — это драйверы или движущие силы стратегии.
- Перспективы «Клиенты» и «Заинтересованные стороны» — это желаемые результаты.
- Цвета целей на карте соответствуют стратегической теме, к которой относится цель.
- Расскажите о заинтересованных сторонах и их интересах.
Следуйте логике карты стратегии, чтобы продолжить презентацию:
- Вопросы, сформулированные в описании перспектив, станут вашими отправными точками
На хорошей карте стратегии общая картина стратегии должна быть разбита на небольшие и независимые подцели, измеримые, ценностью созданной для заинтересованных сторон.
- Подцели — это прямоугольники на карте
- Визуальные связи между целями объясняют логику причинно-следственных связей
- Показатели показывают, как измеряется ценность для заинтересованных сторон
Детально расскажите о целях, которые требуют большего внимания:
- Как цель измеряется?
- Каков текущий прогресс?
- Какие риски были выявлены?
- Какие есть планы действий?
- Какие гипотезы вы собираетесь проверить в процессе выполнения?
Функции автоматизации помогут сделать повествование более интересным:
- Можно свернуть/развернуть определенные части карты
- Переключитесь на dashboard, чтобы увидеть тренды и графики для наиболее важных KPI
- Добавьте Гантт-диаграмму на dashboard, чтобы визуализировать инициативы, связи между ними и общий график выполнения стратегии
- Переключитесь на KPI, чтобы подкрепить ваши аргументы живыми данными
- Щелкните по рискам, чтобы увидеть определения рисков и предлагаемые планы по работе с ними
- Откройте инициативы, чтобы увидеть бюджеты, графики выполнения и другие детали ваших планов действий
Если вы только начинаете работать над своей стратегией, инструмент оценки стратегии с искусственным интеллектом поможет вам создать карту стратегии согласно последним стандартам отрасли, включая всю необходимую информацию и избегая типичных ошибок.
Вы не ограничены одной картой!
Карта процесса
Например, в системе показателей по инновациям мы использовали карты процессов, чтобы проиллюстрировать ключевые процессы, участвующие в стратегии инноваций. Это отличный способ продемонстрировать, как создается ценность в вашей организации.
Обзорная карта
Когда вы делаете презентацию для широкой аудитории, вы можете создать обзорную карту стратегии, которая не будет включать так много деталей — только ключевые перспективы и цели.
Используйте данные, чтобы ответить на сложные вопросы
Во время презентации стратегии вам могут задать сложные вопросы…
Мы смотрим на свежие данные? Когда они были последний раз обновлены?
На вкладке KPI измените вид на Обновления. В таблице ниже будет отображаться, когда последний раз обновлялись показатели и их расписание обновления.
Как мы получили значение для этого показателя?
Этот ответ обычно формулируется в поле описания показателя. Для высокоуровневых целей, которые рассчитываются на основе значений других показателей, переключитесь на вкладку Расчеты на вкладке KPI, чтобы показать используемые для индикаторов формулы.
Как обоснована эта цель?
Обоснование может быть согласовано с целью или показателем через диалог Инициативы.
Для более общей контекстной информации используйте кнопку История изменений, которая доступна для целей, показателей и инициатив. Она может показать, например, что цель изначально была создана на как выводы из PESTEL или SWOT анализа.
Что мы решили сделать с этой целью на последнем совещании?
Замечания участников презентации можно записать прямо во время презентации. На следующем стратегическом совещании вы можете просмотреть эти комментарии через Инициативы на вкладке KPI.
Как эта цель способствует общей стратегии?
Когда две системы отчетности связаны данными, программа автоматически создает импортированный показатель. Чтобы увидеть все связи и метаинформацию, выберите КПИ в дереве КПИ и переключитесь на вкладку Связи.
Презентация на ходу
Иногда интересные вопросы возникают, когда вы находитесь не в переговорной, без ноутбука, без слайдов, только с телефоном.
В BSC Designer режим презентации активируется автоматически на маленьком экране. Он скрывает все ненужные элементы управления, что помогает легко перемещаться по стратегическим картам и панелям управления.
Запись обратной связи немедленно
Самая ценная часть любой презентации стратегии — это обсуждение, которое происходит после нее. Преимуществом использования ПО для стратегического планирования для презентации является возможность вносить эти ценные комментарии непосредственно на стратегической карте.
Комментарии к значениям KPI
Могут возникнуть интересные обсуждения некоторых KPI.
- Почему его значение внезапно упало или увеличилось больше, чем ожидалось?
- Что мы можем сделать, чтобы вывести KPI из красной зоны?
Записывайте эти результаты с помощью функции комментариев к значению KPI.
Модифицируйте карту «на лету»
Внедряйте идеи на стратегической карте немедленно — добавляйте новые цели, показатели, гипотезы, риски или инициативы.
Отдельный канал для новых идей
В дисциплине управлении изменениями важно иметь отдельный канал для новых идей. Стратегия не является исключением. Участники вашей команды могут отправлять свои идеи на специальный адрес электронной почты. Программа преобразует электронные письма в инициативы и сохраняет их в специальной системе показателей, называемой Идеи для стратегии.
Изменение стратегии динамически
Обычная презентация — это фиксированный документ. Настоящая стратегия — нет. Специализированным ПО, таким как BSC Designer, вы можете попросить ключевых стратегов немедленно вносить изменения в стратегию.
Удивительно видеть, как люди одновременно работают над стратегией, добавляя новые гипотезы, разбивая сложные цели на более конкретные части.
Автоматизация раздачи материалов и последующего обслуживания
Перед презентацией участники ожидают наличие сопроводительных материалов. Отправьте ссылку на стратегическую карту, о которой вы собираетесь говорить, чтобы участники могли следить за вашей презентацией и углубляться в данные, которые их интересуют.
После презентации вы можете отправить итоге в виде е-мейла. Для пояснения конкретных моментов вы можете добавить прямые ссылки на KPI, цели или инициативы.
Если вам нужен официальный документ с целями, KPI и стратегической картой, вы можете использовать функцию Отчет. Смотрите, например, отчет о Стратегическом плане.
Короткая презентация стратегии
Pecha Kucha — это стиль презентации, который пришел к нам из Японии. У вас есть 20 слайдов, и каждый слайд показывается всего 20 секунд. Этот стиль презентации известен как убийца скучных слайдов PowerPoint.
Стратегия организации — это сложная сущность, дайте каждой команде сделать презентацию по той части стратегии, за которую она отвечает.
Шаблон стратегической презентации
Вот шаблон короткой стратегической презентации в стиле Pecha Kucha.
- В нашем бизнес-подразделении мы видим нашей главной проблемой …
- И существуют 3 направления, которые мы собираемся решить в 2020 году, чтобы продвигаться вперед в этом вопросе.
- Укажите ключевую цель из стратегической темы 1.
- Какие у вас есть ключевые инициативы по этой бизнес-цели?
- Объясните, какой опережающий показатель вы будете отслеживать, чтобы убедиться, что вы идете в правильном направлении.
- Объясните, какой отстающий показатель вы будете отслеживать, чтобы убедиться, что результат достигнут.
- Как предыдущая упомянутая цель связана с следующей большой целью? Используйте свою стратегическую карту, чтобы показать причинно-следственную связь.
- Укажите ключевую цель из стратегической темы 2.
- Какие у вас есть ключевые инициативы по этой бизнес-цели?
- Объясните, какой опережающий показатель вы будете отслеживать, чтобы убедиться, что вы идете в правильном направлении.
- Как предыдущая упомянутая цель связана с предыдущими и/или следующими большими целями? Используйте свою стратегическую карту, чтобы показать причинно-следственную связь.
- Объясните, какой отстающий показатель вы будете отслеживать, чтобы убедиться, что результат достигнут.
- Укажите ключевую цель из стратегической темы 3.
- Какие у вас есть ключевые инициативы по этой бизнес-цели?
- Объясните, какой опережающий показатель вы будете отслеживать, чтобы убедиться, что вы идете в правильном направлении.
- Объясните, какой отстающий показатель вы будете отслеживать, чтобы убедиться, что результат достигнут.
- Как предыдущая упомянутая цель связана с предыдущими большими целями? Используйте свою стратегическую карту, чтобы показать причинно-следственную связь.
- Как ваша стратегия соответствует общей стратегии компании? Как она каскадируется на нижние уровни.
- Кто будет ответственным за выполнение вашей стратегии? Укажите имена и покажите фото ответственных лиц, чтобы люди знали, кто будет отвечать.
- Если ваше время позволяет, повторите еще раз, что вы планируете достичь, почему и каковы ключевые факторы успеха.
Итог
Вот общие преимущества проведения стратегической презентации непосредственно в ПО для стратегического планирования:
- Это не требует дополнительных усилий от вашей команды — у вас уже есть все необходимые данные в программе, нет необходимости тратить время на создание слайдов.
- Презентация будет гораздо более продуктивной, чем классическая презентация — вы покажете свежие данные, углубитесь в детали и контекстную информацию, вы можете внести изменения и идеи непосредственно на стратегической карте.
- Ее можно проводить в любое время, скорее всего вы перестанете называть ее стратегической презентацией, это будет просто встреча, на которой вы говорите о стратегии в более дисциплинированном формате.
- Вместо бумажных материалов у участников будет ссылка на стратегическую карту; в заметках после мероприятия вы можете делать ссылки на конкретные цели, KPI или инициативы.
- Здесь нет разрыва между презентацией и реальной работой — вы будете использовать ту же платформу для презентации, которую используете для ежедневного управления вашими KPI и целями.
