Fallstudie: Mexikanische Finanzgesellschaft führt Balanced Scorecard ein

Dieser Artikel konzentriert sich auf die Fallstudie eines mexikanischen Unternehmens GB PLUS, S.A. DE C.V. Das Unternehmen ist in der Branche der Lohndiskontfinanzierung tätig. Sie verkaufen Barkredite, Elektronik und Unternehmensgründungen an Konsortialmitarbeiter, die für die Bundes- und Landesregierung in Mexiko arbeiten und über einen Rabatt auf ihrer Gehaltsliste bezahlt werden.
Fallstudie: Fokussierung des Unternehmens auf echte Probleme mit der Balanced Scorecard

Beginn des Implementierungsprozesses. Wer ist verantwortlich?

José Ricardo Zea Grayeb ist Qualitätsteam-Coach, der für die Einführung der Balanced Scorecard im Unternehmen durch die Einführung von BSC Designer verantwortlich war. Das Unternehmen beschloss, externe Berater anzuziehen. Gleichzeitig versuchten sie aber auch, alles zu tun, was sie mit Hilfe interner Personalressourcen tun konnten. Daher wurde ein spezielles Team gebildet, um die Geschäftsziele in Kennzahlen zu übertragen. Dieses Team war für die strategische Planung zuständig, es setzte eigene Ziele und der Teamleiter war für die Umsetzung dieser Ziele in Kennzahlen verantwortlich. Wie bereits oben erwähnt, wurde das Unternehmen von externen Beratern unterstützt, um mit einem Blick von außen fokussiert zu bleiben.

Es sollte erwähnt werden, dass die Heranziehung externer Berater bei der Implementierung der Balanced Scorecard recht beliebt ist. Tatsächlich zeigen Statistiken, dass es nur wenige Unternehmen gibt, denen die Implementierung der Balanced Scorecard ohne professionelle Hilfe wirklich gelungen ist.

Wie bekannt, erfordert die Implementierung von Balanced Scorecard eine angemessene technische Unterstützung und Softwarelösungen. Glücklicherweise verfügt GB PLUS über eine eigene IT-Abteilung, die das BSC-Team und die Mitarbeiter des Unternehmens angemessen unterstützt hat. Dennoch muss das Unternehmen manchmal auslagern. Gleichzeitig verfügen sie über eigene qualifizierte IT-Spezialisten, die Software und Dienstprogramme entwickeln.

Umfang der Implementierung

Es ist bekannt, dass einige Unternehmen es vorziehen, die Balanced Scorecard auf Unternehmensebene einzuführen, während andere sich dafür entscheiden, mit der Abteilung oder dem Geschäftsbereich zu beginnen. GB PLUS hat entschieden, auf Unternehmensebene zu beginnen. Die Implementierung der Balanced Scorecard begann mit dem CEO und dem Top-Management. Dann geht der Prozess auf die unteren Ebenen der Organisationsstruktur über. Fachleute des Unternehmens schätzten, dass sie einen Monat benötigen, um die BSC in der gesamten Organisation zu verbreiten. GB PLUS verwendet ein recht interessantes Schema für die Balanced Scorecard. Die meisten Mitarbeiter des Unternehmens sind Außendienstmitarbeiter (Vertriebsmitarbeiter). Sie sind also eine wichtige Informationsquelle. Lagerhäuser und andere Abteilungen versorgen auch die Unternehmensleitung mit den Informationen, die von der Softwarelösung automatisch verarbeitet werden. Dann gelangen diese Informationen in das BSC-System. Es ist zu beachten, dass dies eine sehr beliebte Art der Informationsbeschaffung ist, da gewöhnliche Angestellte, Linienmanager und Vertriebsmitarbeiter immer genaue Informationen über interne und externe Prozesse, Kundenbedürfnisse, Probleme innerhalb und außerhalb des Unternehmens usw. haben.

Pflege der Balanced Scorecard. Strategische Planung. Rolle der Balanced Scorecard im Unternehmen

GB PLUS hat berichtet, dass das Balanced Scorecard-Konzept und BSC Designer dem Unternehmen hilft, nicht mehr nur „die Arbeit zu erledigen“. „Es half, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren und die Wurzeln der Probleme zu finden. Mit der Balanced Scorecard wird eine Strategie formalisiert, die auf aktuellen Problemen und Operationen basiert. Tatsächlich ist dies das Beste, was ein Unternehmen mit einer Balanced Scorecard erreichen kann. Sie verändert Ansätze und Einstellungen. Wenn die Balanced Scorecard Teil des Unternehmensalltags wird, bedeutet das, dass BSC wirklich funktioniert. Wenn Strategie zum Anliegen aller wird, gibt es allen Grund zur Hoffnung, dass die strategischen Ziele erreicht werden. Auf diese Weise ist die Balanced Scorecard nicht nur ein Spielzeug in den Händen von Top-Managern, sondern ein effektives Werkzeug für das strategische Management, das von allen im Unternehmen genutzt wird.

Überwachung von Geschäftsaktivitäten

Wie bereits oben erwähnt, setzt die Balanced Scorecard nicht nur die Strategie in die Tat um, sondern hilft auch, Informationen über Geschäftsaktivitäten und Probleme zu sammeln. Bei GB PLUS wurde die BSC im Anfangsstadium implementiert, so dass sie keine Gelegenheit hatten, sie zu testen. Gleichzeitig setzen die Unternehmensleitung und das Personal alles daran, die Balanced Scorecard als Instrument zur Sammlung von Informationen und zur Überwachung der Geschäftsaktivitäten einzusetzen. Eines der wichtigsten Unternehmensziele war es, Investoren, Direktoren, Managern und Mitarbeitern eine visuelle Darstellung des Managementsystems zu bieten, die mit allen Informationsquellen verknüpft ist. Manchmal ist es für normale Mitarbeiter sehr schwierig, die Unternehmensstrategie zu verstehen. Es kommt vor, dass Investoren und Firmeninhaber immer wissen wollen, was im Unternehmen passiert. Die BSC ist in diesem Sinne eine perfekte Lösung, da sie allen Anwendern genaue und zuverlässige Informationen über interne und externe Unternehmensprozesse sowie deren Fortschritte auf dem Weg zur Zielerreichung liefert.

Messung der Kennzahlen für interne Prozesse

Das Hauptziel von GB PLUS für die Balanced Scorecard ist mit der Buchhaltungsabteilung verbunden, um Budgets zu kontrollieren und nachzuverfolgen. Der zweitwichtigste Ansatz ist, zu sehen, wie effektiv interne Prozesse sind und wie sie zur Kundenzufriedenheit beitragen können, so dass das Unternehmen alles Mögliche tut, um die Kundenanforderungen zu erfüllen. Dieses Beispiel erklärt die Effizienz der Balanced Scorecard. Strategiekarten bestehen aus Maßnahmen und Zielen, die durch Ursache-Wirkungs-Beziehungen miteinander verbunden sind. Um also die Kundenzufriedenheit zu erhöhen und sie dazu zu bringen, mehr vom Unternehmen zu kaufen, müssen bestimmte Verbesserungen an den internen Prozessen des Unternehmens vorgenommen werden. Manchmal ist es notwendig, Personal auszubilden, neue Fähigkeiten und Ansätze zu erwerben und die Art und Weise, wie Geschäfte gemacht werden, zu ändern. Kunden sind der höchste Wert für jedes Unternehmen. Und nur durch Kundenzufriedenheit und Loyalität lassen sich Umsätze steigern und bessere finanzielle Ergebnisse erzielen.

BSC-Designer im Einsatz für Bildungs- und Wachstumsprozesse

GB PLUS schaffte es, BSC Designer zur Messung des Personalmanagements, der Effizienz von Vergütungssystemen und Trainingssitzungen einzusetzen. Das Unternehmen benötigt viel organisatorische Entwicklung und GB PLUS beabsichtigt, BSC Designer zur Verbesserung der Personaleffizienz, insbesondere im Personalmanagement, einzusetzen. Sie müssen alle Schulungsprozesse und Vergütungsrichtlinien überwachen, da sie den Verkäufern Provisionen zahlen. Daher sollte ihre Verkaufsleistung kontrolliert werden, um die Höhe der Boni zu berechnen. Es sollte erwähnt werden, dass die Balanced Scorecard ohne motiviertes Personal einfach nicht funktioniert. Die Motivation kann in verschiedenen Unternehmen unterschiedlich sein. Aber wie auch immer, ein umfassendes Belohnungs- und Bonussystem ist ein Muss. Die Mitarbeiter müssen verstehen, warum sie die Balanced Scorecard verwenden sollten und welche Vorteile sie persönlich davon haben.

Erwartungen an die Balanced Scorecard im Unternehmen

GB PLUS-Manager gestehen, dass sie erwarten, wieder Stabilität zu erlangen, die Gewinne zu steigern und sich weiter zu entwickeln. Das Hauptziel des Unternehmens ist es, in Echtzeit zu wissen, was es tut. Da sie in der Lage sind, die Performance zu verfolgen, können sie solche Informationen Investoren anbieten, die gerne wissen möchten, was mit den Unternehmen, in die sie investiert haben, los ist. Auf diese Weise fühlen sich Investoren sicher und geschützt. Die Unternehmen planen den Einsatz webbasierter Lösungen, um allen Interessenten Informationen anzubieten.

Erfahrung mit Balanced Scorecard und BSC Designer

Zeitrahmen

Die Firma hat einen Zeitrahmen von 90 Tagen für Tests und weitere 60 Tage für die Verknüpfung ihrer Informationsquellen und die Veröffentlichung von BSC-Daten auf ihrer Website festgelegt. GB PLUS ist jetzt in der Aufbauphase, so dass sie nicht den vollen Überblick über die technischen Anforderungen haben. In der Zwischenzeit verwendet das Unternehmen bereits eine Buchhaltungssoftware sowie eine Anwendung zur Kreditwürdigkeitsprüfung, die an BSC angeschlossen wird. Alles wird mit SQL erledigt. Das Unternehmen unterhält enge Beziehungen zu Lieferanten, so dass Probleme gelöst werden, sobald sie auftreten.

Strategiekarten

GB PLUS steht kurz vor der Fertigstellung ihrer Strategiekarten und sie planen, BSC Designer zu verwenden, um den Überblick zu behalten. Das Unternehmen hat seine eigenen Kennzahlen entwickelt, so dass es keine importierten KPIs gibt. Alle unsere Informationen werden auf Nachfrage von der derzeit zuständigen Abteilung aufbereitet, aber sie müssen dies ändern, da es sich um einen langsamen und unpräzisen Prozess handelt und die Informationen oft veraltet oder etwas unzuverlässig sind.

Berichte und BSC

GB PLUS verwendet Excel- und PowerPoint-Berichte, aber die Unternehmensleitung wünscht eine Verbesserung des Berichtsprozesses. Das Unternehmen hat die Berichtsfunktionen von BSC Designer nicht genutzt und hat keine Erfahrung mit der Verwendung benutzerdefinierter Formeln. GB PLUS wählte BSC Designer, weil er diese Fähigkeiten besitzt und genau das ist es, wonach sie suchen. Die Unternehmensleitung ist sich bewusst, dass die Balanced Scorecard nutzlos ist, wenn auf die Informationen nicht in Echtzeit zugegriffen werden kann. BSC Designer hat sich zu einer guten Wahl für GB PLUS entwickelt, da es pünktlichen Zugriff auf Informationen bietet und über ein ausgezeichnetes Berichtssystem verfügt. Dies erleichtert die Entscheidungsfindung auf Führungsebene erheblich. Zusammenfassend ist aus dieser Fallstudie ersichtlich, dass GB PLUS die Vorteile der Balanced Scorecard und von BSC Designer klar erkannt hat. Das Unternehmen unternimmt nur erste Schritte in der BC-Implementierung und hat bereits einige positive Ergebnisse erzielt.

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