Ein mexikanisches Lohn- und Gehaltsabrechnungsfinanzierungsunternehmen begann mit der Implementierung einer unternehmensweiten Balanced Scorecard, um Budgets, interne Prozesse, Kundenperspektive-Ziele und die Leistung der Belegschaft innerhalb eines gemeinsamen Systems zur Strategieumsetzung zu verknüpfen.
Balanced Scorecard-Implementierung bei GB PLUS: Wichtige Fakten
Vorher
Abteilungen bereiteten Informationen bei Bedarf mit Excel und PowerPoint auf, ohne eine einheitliche Sicht auf die Unternehmensleistung.
Geplantes System
Das Management plante, eine unternehmensweite Balanced Scorecard mit intern entwickelten KPIs und Verknüpfungen zu operativen Datenquellen zu nutzen.
Unternehmensprofil: Gehaltsabrechnungsabzugsfinanzierung in Mexiko
GB PLUS, S.A. DE C.V. ist ein mexikanisches Unternehmen, das in der Branche der Gehaltsabrechnungsabzugsfinanzierung tätig ist.
Das Unternehmen bietet Bargelddarlehen, Elektronik sowie Finanzierungen für Unternehmensgründungen an gewerkschaftlich organisierte Mitarbeitende, die für bundes- und einzelstaatliche Regierungsorganisationen in Mexiko arbeiten. Die Zahlungen werden durch Abzüge vom Gehalt der Kunden eingezogen.
Ein großer Teil der Belegschaft besteht aus Außendienstmitarbeitenden im Vertrieb. Lager und andere operative Abteilungen unterstützen die Kreditvergabe- und Vertriebsaktivitäten des Unternehmens.
Größte Herausforderung: Langsame und unzuverlässige Management-Berichterstattung
Vor der Implementierung bereitete jede Abteilung bei Bedarf Geschäftsinformationen auf. Dies führte zu mehreren Problemen in der Berichterstattung:
- Langsame Vorbereitung. Manager mussten warten, bis die Abteilungen die erforderlichen Informationen zusammengestellt hatten.
- Uneinheitliche Genauigkeit. Berichte konnten ungenau sein oder auf unterschiedlichen abteilungsspezifischen Vorgehensweisen basieren.
- Veraltete Informationen. Daten waren nicht immer verfügbar, wenn Entscheidungen getroffen werden mussten.
- Unzusammenhängende Berichterstattung. Excel und PowerPoint boten keine gemeinsame Sicht auf die Leistung.
Das Management wollte, dass Investoren, Direktoren, Manager und Mitarbeitende eine visuelle Ansicht der Unternehmensleistung erhalten, die mit den zugrunde liegenden Informationsquellen verknüpft ist.
Führen Sie die Implementierung und Unterstützung
Ein Qualitäts-Teamcoach war für die Implementierung der Balanced Scorecard mit BSC Designer verantwortlich.
Ein dediziertes internes Team übersetzte Unternehmensziele in messbare Indikatoren. Externe Berater brachten eine Außenperspektive ein, während die interne IT-Abteilung die Softwareentwicklung und die technische Einrichtung unterstützte. Ausgewählte technische Aufgaben wurden bei Bedarf ausgelagert.
Unternehmensweiter Rollout, beginnend mit der obersten Führungsebene
GB PLUS entschied sich, die Balanced Scorecard auf Unternehmensebene zu implementieren, anstatt mit einer einzelnen Abteilung zu beginnen.
Der Rollout begann mit dem CEO und dem Top-Management und sollte sich anschließend abwärts durch die Organisation fortsetzen.
Das Betriebsmodell stützte sich auf Informationen, die von verschiedenen Bereichen des Unternehmens bereitgestellt wurden:
- Mitarbeiter im Außendienst stellten Informationen über Kunden, Marktbedingungen und operative Probleme bereit.
- Lager und operative Abteilungen lieferten Informationen über interne Aktivitäten.
- Softwaresysteme verarbeiteten die Informationen, bevor sie in die Balanced-Scorecard-Umgebung gelangten.
Strategie auf Root-Probleme konzentrieren
GB PLUS berichtete, dass das Balanced Scorecard-Konzept und BSC Designer dem Unternehmen dabei halfen, über Routineaktivitäten hinauszugehen und sich auf wesentliche geschäftliche Themen zu konzentrieren.
Das Unternehmen wollte die Strategie rund um die aktuellen Abläufe formalisieren und die Grundursachen von Leistungsproblemen identifizieren. Die Balanced Scorecard sollte Teil des täglichen Managements werden, damit die Mitarbeiter verstehen konnten, wie ihre Arbeit zu den strategischen Zielen beitrug.
Verbinden der Balanced Scorecard mit Budgets und Buchhaltung
Eines der Hauptziele war es, die Balanced Scorecard mit der Buchhaltungsabteilung zu verbinden, um die Budgetkontrolle und die Nachverfolgung zu unterstützen.
Durch die Verknüpfung strategischer Indikatoren mit Finanzinformationen erwartete das Management, beurteilen zu können, ob Ressourcen und Geschäftsaktivitäten zu den Unternehmenszielen beitrugen.
Interne Prozesse und Kundenzufriedenheit messen
Ein weiteres Ziel war es, die Wirksamkeit interner Prozesse zu bewerten und festzustellen, wie sie zur Kundenzufriedenheit beitrugen.
Das Unternehmen plante, Ursache-Wirkungs-Beziehungen zu nutzen, um Verbesserungen in den Abläufen und den Fähigkeiten der Mitarbeiter mit Kunden- und Finanzergebnissen zu verknüpfen.
Schwerpunkte waren unter anderem:
- Interne Prozesse
- Fähigkeiten der Mitarbeiter und Arbeitsmethoden
- Koordination zwischen Abteilungen
- Reaktionen auf Kundenbedürfnisse
GB PLUS betrachtete Kundenzufriedenheit und -loyalität als Faktoren, die zum Umsatzwachstum und zu einer stärkeren finanziellen Leistung beitragen.
Schulungen, Vergütung und Vertriebsleistung Messen
GB PLUS plante, BSC Designer zu nutzen, um das Personalmanagement, Schulungsaktivitäten und die Wirksamkeit seines Vergütungssystems zu messen.
Dies war besonders relevant, da Vertriebsmitarbeiter Provisionen erhielten. Ihre Leistung musste überwacht werden, um Boni zu berechnen und zu bewerten, ob Anreizrichtlinien die Ziele des Unternehmens unterstützten.
Die geplanten Maßnahmen umfassten:
- Schulung und Mitarbeiterentwicklung
- Vergütung und Anreizrichtlinien
- Vertriebsleistung und Provisionsberechnungen
- Organisationsentwicklung und Personaleffektivität
Entwickeln Sie die Strategie-Karte und unternehmensspezifische KPIs
Zum Zeitpunkt der Fallstudie stand GB PLUS kurz vor der Fertigstellung seiner Strategie-Karte.
Das Unternehmen entwickelte eigene Indikatoren, anstatt einen standardisierten KPI-Satz zu importieren. Dadurch konnten die Kennzahlen die spezifische Strategie, Prozesse, Kunden und Managementanforderungen widerspiegeln.
BSC Designer wurde ausgewählt, um diese Indikatoren zu verfolgen und finanzielle, kundenbezogene, interne Prozess- sowie Lernziele innerhalb der Strategie-Karte zu verknüpfen.
Integration mit Buchhaltungs- und Kreditbewertungssystemen
GB PLUS plante, die Balanced Scorecard mit den bestehenden Systemen zu verbinden:
- Buchhaltungssoftware
- Kreditbewertungsanwendung
- SQL-basierte Dateninfrastruktur
Es wurde erwartet, dass diese Systeme Daten an die Balanced Scorecard liefern. Da sich das Projekt noch in der Einrichtungsphase befand, hatte das Unternehmen noch nicht alle technischen Anforderungen festgelegt.
Implementierungszeitplan
GB PLUS legte einen zweistufigen Implementierungszeitplan fest:
- 90-tägige Pilotphase. Der anfängliche Zeitraum wurde für das Testen des Balanced Scorecard-Ansatzes und die Konfiguration des Systems vorgesehen.
- 60 Tage für Datenintegration und Veröffentlichung. Die nächste Phase war dafür vorgesehen, Informationsquellen anzubinden und Balanced Scorecard-Daten über die webbasierte Umgebung des Unternehmens zu veröffentlichen.
Die ursprüngliche Fallstudie dokumentierte eine laufende Implementierung, bevor messbare Geschäftsergebnisse vorlagen.
Praktische Lektion aus der GB PLUS-Implementierung
Der Fall zeigt, wie wichtig es ist, unternehmensspezifische Indikatoren zu definieren, bevor die technische Integration beginnt. Eine Strategie-Karte und eine klare KPI-Struktur geben dem Implementierungsteam ein stabiles Managementmodell, das sich mit Daten aus Buchhaltung, Kredit, Verkaufsabteilung und Personalwesen verknüpfen lässt.
Was Benutzer von BSC Designer sagen
Sehen Sie, wie Organisationen im Finanzsektor ihre Erfahrungen mit der BSC Designer-Plattform beschreiben:
Mizimo (Credit Manager, XYZ Bank Zambia plc) - Sambia — Finanzen
Nezha (Financial Manager, CD) - Marokko — Finanzen
Wilfredo Taveras (Budget Manager, Ferreteria Ochoa) - Dominikanische Republik — Finanzen
Magdalena T. (Accountant) - Uruguay — Finanzen
Ricardo Zea Grayeb (CFG SAPI DE CV, Xalapa) - Mexiko — Finanzen
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Imad Jomaa (General Manager, Pillar Total Solutions, Beirut) - Naher Osten — Finanzen
Narendra R. (Satin Creditcare) - Indien — Finanzen | Verified by G2
AGUSTIN GARCÍA (The director of planning and control, CAJA RURAL) - Spanien — Finanzen
Testen Sie Strategie und KPI-Tracking mit einem Pilotprojekt
Teilen Sie Ihren strategischen Plan oder Ihre Excel-Scorecard mit dem BSC Designer-Team, um zu erkunden, wie Führungskräfte und Strategieteams von manuell erstellten Berichten zu einem vernetzten System zur Strategieumsetzung für Strategie- und KPI-Tracking wechseln können.
Besprechen Sie ein Strategie-Pilotprojekt
Nutzen Sie ein fokussiertes Pilotprojekt, um die Scorecard-Struktur, den Berichtsprozess und die Datenverbindungen vor einer breiteren unternehmensweiten Einführung zu validieren.
BSC Designer ist eine Software zur Strategieumsetzung mit der Balanced Scorecard als Kernstück. Sie unterstützt Organisationen dabei, strategische Pläne in eine vernetzte Strategiearchitektur zu überführen, indem Ziele, KPI, Initiativen, Risiken und Strategie-Karten an einem Ort aufeinander abgestimmt werden. Unser System zur Strategieimplementierung erläutert, wie Strategie in die Praxis umgesetzt wird, und die Workshop-Vorlage zur Strategieumsetzung hilft Teams, dies in internen Strategiesitzungen anzuwenden.