Электронные таблицы Excel vs. ПО для автоматизации ССП

Когда компания намерена создать и автоматизировать ССП, она выбирает старый добрый Excel или специализированное программное обеспечение. Электронные таблицы (MS Excel или Google Sheets) не требуют длительного обучения и установлены на большинстве компьютеров. С другой стороны, профессиональное ПО для системы показателей предлагает некоторые привлекательные функции, однако оно требует дополнительных затрат.

Содержание статьи:

• Excel vs. специализированное ПО: преимущества Excel, риски, преимущества специализированного ПО
• Мнения: что говорят эксперты; что говорят пользователи
• Практика: видеоуроки о создании ССП в Excel; приемы для BSC Designer
• Переход от таблицы Excel: о чем необходимо знать до того, как перейти от системы показателей в Excel к специализированному ПО

Цель статьи – анализ преимуществ Excel и специализированного ПО. Если у вас есть дополнительные мысли, которые могут помочь бизнесменам разобраться с этой дилеммой, поделитесь ими в комментариях.

Преимущества Excel

Электронная таблица (например, MS Excel) является прекрасным инструментом бизнеса. Она установлена на большинстве компьютеров и также доступна в облачном формате. Электронные таблицы имеют определенные преимущества и зоны применения в области создания ССП/dashboard-ов/KPI.

1. Дополнительные вложения не требуются

Если вы не обладаете бюджетом на новое ПО, Excel станет прекрасным инструментом автоматизации. За короткое время вы можете создать базовую ССП со всей информацией, необходимой для KPI (целевые значения, инициативы, бизнес контекст). При помощи некоторых приёмов базовая ССП может быть создана в Excel ещё быстрее.

2. ССП на одного пользователя

Если человек обладает черным поясом по Excel, или он станет единственным пользователем системы, ему также подойдет Excel. Использование формул, вкладок и перекрестных ссылок поможет представить и проанализировать все возможные данные о расчеты.

3. Создание прототипа

Не существует систем измерения производительности или управленческих решений, подходящих всем. Перед тем, как инвестировать в новое ПО, рекомендуется попробовать различные подходы, чтобы понять, который из них подойдёт вашей организации. Электронная таблица прекрасно подходит для подобных экспериментов. Позднее прототип ССП может быть перенесен в специализированное ПО, что доказывается примерами наших пользователей.

Риски создания ССП в Excel, и как их избежать

Теперь рассмотрим типичные риски использования электронной таблицы для создания ССП. О некоторых из них говорили наши клиенты.

1. Риск создания ССП в стиле спагетти

Если любое специализированное ПО строит ССП по определённым правилам, электронная таблица дает нам полную свободу. В некоторых случаях результатом этой свободы становится система показателей в стиле спагетти со множеством перекрестных ссылок между сотнями показателей и множеством вкладок. Возможно, такая ССП будет эффективна какое-то время, но следующее же обновление превратится в кошмар. Если вы решите использовать электронную таблицу, сделайте структуру KPI максимально простой.

2. Сложность управления историческими данными

Как меняется показатель удержание клиентов? Почему в июне подскочили продажи? Растём ли мы быстрее рынка? Анализ тенденций является важным инструментом понимания бизнеса. Проблема заключается в том, что электронные таблицы не предназначены для хранения исторических данных.

Разумеется, существуют определённые приёмы: клонирование столбца перед вводом новых данных, сохранение исторических данных на отдельной вкладке или в отдельной таблице. Они работают в небольшом масштабе, однако при увеличении ССП таблица превратится в гигантского монстра, затрудняющего анализ. Заранее подумайте о том, как будут храниться исторические данные.

3. Замороженная стратегическая карта

Хорошая ССП включает стратегическую карту, объясняющую контекст показателей. Создавая ССП в Excel, вы можете использовать встроенные функции рисунка или создать стратегическую карту в программном обеспечении для презентаций, например, в Power Point.

В этом случае карта может выглядеть очень профессионально, однако любое изменение деталей будет проблематичным. Поэтому привлекательные стратегические карты, как правило, служат исключительно для ежегодного обзора отчета для акционеров. Один из способов использования Excel — замена визуальной карты на таблицу данных или текстовую карту, менее привлекательную, зато редактируемую.

4. Трудоемкая нормализация и определение веса KPI

В большинстве случаев значения показателей помещены на разные шкалы, поэтому для проведения дальнейшего анализа необходима нормализация. К примеру, «время ответа на сообщения» измеряется в часах. Если показатель необходимо сравнить с «уровнем удовлетворённости», измеряемым в %, то его будет необходимо нормализовать, например, представив значение на шкале ¹ и соответственно рассчитав производительность.

Через несколько недель после внедрения конечные пользователи, вероятно, изменят требования. Типичными требованиями являются:

• Шкала измерения показателей меняется с течением времени
• Требования, связанные со случаями, когда меньшее значение означает большую производительность
• Показатели с разным весом по-разному влияют на производительность

Используемая для расчетов математика не является сложной, однако вычисления требуют времени. При этом задача может выполняться автоматически.

5. Необходимость согласования рабочего процесса

Большинство бизнесменов знакомы с Excel, поэтому обучение их базовым операциям не требуется. Однако Excel не является специализированным ПО для автоматизации ССП, поэтому программа не предлагает определенного процесса создания ССП и ввода данных. Организации должны определить и согласовать процесс поддержки ССП: ввод новых KPI, обновление и валидация данных, изменение стратегической карты, создание отчетов о производительности и т.д.

Как показывает анализ истории ПО, специализированные инструменты становятся всё более популярными.

Преимущества специализированного ПО

Специализированное ПО позволяет пользователям автоматизировать различные аспекты ССП. На первичном этапе любой инструмент предложит основу построения ССП, описания KPI и ввода данных.

1. Многоуровневые KPI

Представьте, что вам необходимо измерить показатель «Удовлетворенность клиентов, %», коррелирующий с «Временем ответа» и «Качеством ответа», которые также должны быть детализированы. Создание подобной многоуровневой структуры возможно в Excel, однако её поддержание представляется проблематичным. Специализированное ПО может легко автоматизировать многоуровневые ССП.

2. Стратегическая карта с причинно-следственными связями

В отличие от ПО для презентаций, большинство средств автоматизации ССП могут создавать стратегическую карту в реальном времени (на ней отображаются текущие данные о производительности). Инструмент предложит несколько привлекательных шаблонов, поэтому даже новички смогут создавать профессиональные карты с нуля.

Если вам не требуется стратегическая карта, вы, вероятно ищете ПО для автоматизации KPI, но не для создания ССП.

3. Командная работа и управление доступом

Для обеспечения работы команды программное обеспечение для автоматизации ССП позволяет поддерживать данные в облаке, назначать права доступа к системе показателей и индикаторам, а также отправлять уведомления членам команды.

Это можно сделать и в Excel, например, разместив таблицу в облаке или переслав сообщения с вложенными файлами. Однако выполнение подобной работы займет время.

Одно из ограничений возможного применения таблиц Excel – это обработка исторических данных. Любой сотрудник, имеющий право редактировать документ, может не только ввести новую информацию, но и изменить исторические данные. В связи с этим менеджер не может быть уверен в том, что хранимая в таблице информация не подверглась манипуляции. Электронные таблицы не предназначены для автоматизации систем показателей.

В специализированном ПО, подобном BSC Designer, вы можете ограничить права пользователей изменять исторические или будущие данные. Кроме того, вы решаете, какие данные считаются историческими. Например, вы можете разрешить редактирование данных не старше 30 дней и модификацию значений на ближайшее будущее, например, на 3 дня от текущей даты.

4. Обновление системы показателей

Специализированные ПО упростят актуализацию данных и помогут автоматизировать ввод данных путем получения необходимой информации непосредственно из базы данных.

5. Каскадирование/согласование

ССП используют не только топ-менеджеры. Важные бизнес-цели должны быть согласованы с целями других подразделений, которые должны быть активно вовлечены в процесс (существует несколько способов сделать это). Специализированное ПО предложит пользователям инструменты для каскадирования.

Что говорят эксперты

Мы поговорили с людьми, использующими ССП и спросили их мнение о специализированных средствах автоматизации. Ниже приведены их цитаты:

Из интервью с Джеймсом Крилманом:

Начните с офисных инструментов. Примерно через год переходите на специализированное ПО. Автоматизация позволяет компании извлечь максимальную пользу из системы показателей: отслеживать прогресс, составлять отчеты, обмениваться передовым опытом и т. д.

Из интервью с Жероном Де Фландером:

Я советую либо выбрать стандартное программное решение и изменить процесс, либо отложить автоматизацию до того момента, когда вы будете полностью удовлетворены основным процессом.

Из интервью с Деном Монтгомери:

Хорошая визуализация необходима всей команде для создания стратегической перспективы…

Вам нужна общая база достоверных данных с настраиваемым интерфейсом, который сделает ее полезной для пользователя, а также хорошие инструменты создания презентаций для обсуждения и принятия решений.

Электронные таблицы не созданы для этой работы.

Из интервью с Гэвином Лори:

По нашему мнению, хорошо продуманная ССП содержит около 20 финансовых и нефинансовых показателей, отчет о которых составляется раз в квартал. Идея специализированного ПО для поддержки одной ССП кажется нелепой. По нашему мнению, оно не требуется (а иногда может и отвлекать) для отчетов о ССП. По сравнению с альтернативами (Excel, к примеру) подобное ПО дорого стоит и не предлагает большого количества дополнительных функций.

Однако, если за определенный период вам необходимо отслеживать несколько ССП (больше пяти, как нам кажется), ПО для автоматизации становится полезным. Хотя это зависит от вашей организации, и нет никаких четких правил, которым вы могли бы следовать. Очевидно лишь то, что ни одно из присутствующих на рынке ПО (их примерно 100) не поможет вам создать ССП. Они нужны лишь для того, чтобы упростить отчетность (вне зависимости от продавца, на мой взгляд).

Что говорят пользователи

Некоторые пользователи BSC Designer поделились своим опытом переноса ССП, созданной в электронной таблице, в BSC Designer.

На наш взгляд, BSC Designer является очень эргономичным и интуитивно понятным инструментом – простым, быстрым и эффективным. Он быстро приспосабливается к вашему стилю ведения ССП и выполняет анализ данных. BSC Designer поможет вам уйти от использования и поддержки самодельных таблиц Excel и создать профессиональную ССП. Узнать больше…

https://www.linkedin.com/in/ejaunart/[/do]Эммануэль Яунарт, основатель Mielabelo, Бельгия

Мы получили прекрасные впечатления от использования BSC Designer в качестве инструмента, облегчающего внедрение ССП в нашем подразделении. Мы пытались создать ССП в MS Excel, однако это оказалось сложнее, чем мы предполагали. Поэтому мы рады возможности использовать BSC Designer в качестве инструмента для создания электронной версии ССП. Читать дальше…

https://za.linkedin.com/in/pierre-juan-de-montfort-024a211a[/do] Пьер де Монфорт, Школа армии ЮАР ADA, Кимберли, ЮАР

Я искал инструмент, подходящий для построения обобщенного показателя для измерения эффективности департамента. BSC Designer кажется нам правильным инструментом: он прост в использовании, и им легко поделиться с другими. До сих пор я пытался использовать для подобных ССП MS Excel, однако обновлять его новыми данными было слишком сложно. Посмотрим, сможет ли BSC Designer решить нашу задачу. Читать дальше…

Иржи Краточвиль, менеджер по системе снабжения, PMI, Чехия

Как создать сбалансированную систему показателей и KPI в Excel

Видеоуроки: система показателей в электронной таблице

Создание системы показателей в таблице при помощи BSC Designer

Мы покажем, как создать ССП в Excel всего за пару минут без усилий!

Вот, что вам нужно сделать:

1. Установите BSC Designer

Перейдите в раздел «Загрузить» и загрузите бесплатную пробную версию BSC Designer Pro. Установите и запустите программу.

2. Создайте систему KPI

Используйте кнопку «Добавить показатель» на панели инструментов для создания базовой структуры системы показателей, а затем создайте индикаторы, которые будут отслеживать эффективность бизнеса в каждой категории.

• Если вам требуется многоуровневая ССП, вы также можете создавать подкатегории. Таким образом, всего за несколько нажатий вы можете создать подобную систему KPI.

3. Экспорт системы KPI в Excel

Откройте меню «Отчеты» (“Reports”), нажмите на кнопку “Экспорт в MS Excel.”

• BSC Designer спросит вас о том, хотите ли вы составить отчет на основе производительности или на основе прогресса. На данном этапе выберите вариант по умолчанию.

4. Система KPI готова

Для завершения нажмите OK! Ваша система показателей была экспортирована в MS Excel.

Обратите внимание на то, что это не экспорт простого текста. Напротив, клетки включают все необходимые вам формулы.

При изменении значения в одной клетке значения связанных клеток автоматически обновятся.

К примеру, если я меняю значение производительности одной группы, соответственно обновится значение общей производительности компании. Вы даже можете изменить относительный вес показателя, увеличить или уменьшить его роль в общем значении системы показателей.

Здесь, наверху, вы даже можете увидеть сводку всех категорий высшего уровня, производительность бизнеса в каждой из них и общую производительность всей системы показателей.

Сколько времени ушло на эту работу? Меньше двух минут!

• Хотите понимать использованные формулы? Прочтите статью Система показателей и KPI 101.

Возможности для улучшения

Использование ССП в Excel представляется удобным, поскольку на большинстве компьютеров установлена Excel или другая электронная таблица.

Проблема состоит лишь в том, что управлять, делиться и обновлять ССП в таблице довольно сложно.

• Представьте, что вам нужно добавить новый показатель или подпоказатель! Для этого вы должны быть продвинутым пользователем MS Excel.
• А если вам понадобится поделиться значениями некоторых показателей с коллегами? Это возможно, но требует времени.

MS Excel не является ПО, созданным для автоматизации ССП.

К счастью, существует альтернатива, которая не будет стоить вам ни копейки. Попробуйте бесплатную версию BSC Designer Light. Она имеет ограниченный функционал, однако в ней можно создавать, обновлять и делиться ССП. Эта программа – простой способ начать использовать ССП, она прекрасно подходит для новичков и небольших компаний.

Если вы хотите получить больше функций, ознакомьтесь с возможностями BSC Designer PRO.

• Отслеживайте эффективность бизнеса во времени.
• Анализируйте исторические значения показателей.
• Укажите точку отсчета и целевое значение, чтобы отслеживать достижение цели.
• Настройте формулы производительности для KPI.
• Импортируйте и делегируйте показатели с одного уровня организации на другой, чтобы повысить эффективность работы команды.
• Вы можете создавать стратегические карты и диаграммы, составлять отчеты для постановки бизнес-целей и предоставления отчетов о прогрессе заинтересованным лицам.

Так стоит ли выбрать Excel или BSC Designer для создания ССП?

Наши рекомендации:

• Начните с MS Excel или BSC Designer Light, бесплатной версии нашей программы.
• Сделайте работу с ССП привычной. Получите представление о её пользе, и о том, какие средства автоматизации вам могут понадобиться.
• Затем, когда вы поймёте свои потребности, переходите на BSC Designer Online.

По нашему опыту, через пару месяцев после создания ССП в Excel люди переходят на BSC Designer. Поэтому мы с нетерпением ждём новой встречи с вами через 1-2 месяца! Если для начала работы вам требуется наша помощь, мы готовы оказать вам поддержку.

Возникли вопросы? Задайте их в комментариях!

Как перенести систему показателей из таблицы Excel в специализированное ПО?

Ранее мы обсуждали преимущества и недостатки ведения стратегии компании (или ССП) в Excel. Теперь давайте рассмотрим перенос и поддержание подобных систем в специализированном ПО.

Несколько вопросов, которые необходимо обсудить с командой:

• Тип расчета веса
• Определения индикаторов
• План переноса параметров цели
• Изменения в каскадировании
• Составление стандартных отчетов

Абсолютный и относительный вес показателей

Во многих системах показатели сортируются по весу. Вес показывает влияние индикатора на производительность в системе показателей.

Перенося систему из Excel в специализированную программу, убедитесь в том, что использованная ранее концепция веса соответствует тому, как он исчисляется в этом инструменте.

Существует два подхода к вычислению веса:

• Использование абсолютного веса
• Использование относительного веса (рекомендуется)

В чем заключается разница? Предположим, ваша система показателей содержит следующие уровни:

• Цель 1
  • Цель 1.1.
    • Показатель 1.1.1
    • Показатель 1.1.2
  • Цель 1.2
    • Показатель 1.2.1
    • Показатель 1.2.2.
• Цель 2
  • Цель 2.1.
    • Показатель 2.1.1
    • Показатель 2.1.2.

В соответствии с подходом абсолютного веса, вам придется определить вес каждого индикатора. К примеру, вы можете сказать, что:

• Вес показателя 1.1.1 составляет 10%
• Вес показателя 1.1.2 составляет 15%
• Вес показателя 1.2.1 составляет 5%
• Вес показателя 1.2.2 составляет 20%
• …

Проблема подхода заключается в необходимости количественно оценивать различие между всеми показателями на разных уровнях. Вы можете сделать это, имея всего с несколько индикаторов, однако подобная оценка лишена смысла для систем, обладающих 12 и более показателями.

В случае подхода относительного веса необходимо определить важность показателя в сравнении с другим показателем на том же уровне.

Иными словами:

• Вес показателя 1.2.1 составляет 30%, вес показателя 1.2.2 – 70%. Вы сравниваете индикаторы одного уровня, а не всей системы.

Затем вы сравниваете другие группы и уровни:

• Какая цель обладает большим весом? Цель 1.1 или цель 1.2? Чтобы ответить на этот вопросы, вы должны определить вес каждой из них.

Наконец:

• Какая цель обладает большим весом? Цель 1 или цель 2?

Обладая всеми данными, вы можете рассчитать влияние каждого индикатора на общую производительность системы (абсолютный вес!).

Если вы хотите понять логику этих вычислений, ознакомьтесь с разделом о весе в статье об оценке системы показателей.

Теперь вы понимаете, почему к применению рекомендуется подход относительного веса. Вы можете без проблем масштабировать этот метод, а присвоение веса показателями происходит естественным образом.

Для определения веса показателей BSC Designer использует подход относительного веса. Вес каждого индикатора может быть указан во вкладке «Контекст».

С другой стороны, абсолютный вес может быть полезен, если нужно взглянуть на систему целиком. В BSC Designer вы можете визуализировать абсолютный вес показателей на специальной диаграмме «абсолютный вес».

Пересмотр определений индикаторов

Просмотрите систему, поддерживаемую в таблице или текстовом документе.

Есть ли у вас показатели вроде «Повышение удовлетворенности клиентов с 70% до 80% в следующем квартале»?

Подобные показатели сочетают:

• Показатель («Удовлетворённость клиентов»)
• Текущее (70%) и искомое значения показателя (80%)
• Временной отрезок (1 квартал)
• Направление оптимизации («повышение», а не «понижение»)
• Единица измерения (“%”)

Метод S.M.A.R.T. подходит для систем, поддерживаемых вручную, однако при переходе на автоматизированную ССП вам придется организовать показатели немного по-другому.

Но ведь в этом и заключается задача автоматизации! Подробно мы говорим об этом в статье «Полный гид по KPI».

Используя BSC Designer, вы должны учитывать следующие нюансы:

• Во вкладке “Данные” вы можете задать текущее значение (поле “Значение”) и искомые 80% (поле “Цель”).
• Во вкладке “Производительность” вы уточняете, что значение индикатора должно повыситься, а не понизиться.
• Во вкладке “Общее” указываются название и единица измерения показателя.

Теперь нажмите кнопку «Редактор значений» для дальнейшей настройки индикатора:

• интервал обновлений может быть установлен на “Ежеквартально”, а
• искомое значение для следующего квартала – на 80%

Если вы собираетесь перенести в специализированное ПО существующую систему показателей, вашу задачу значительно упростит функция импорта данных.

Параметры цели: обоснование, инициативы, комментарий, бюджет, владельцы

Рассмотрим другие параметры хорошо описанной стратегии.

Если система показателей была создана правильным образом, кроме целей и KPI у вас могут быть:

• Описание: более детализированное описание цели и способа вычисления KPI.
• Сопутствующая документация: подробное обоснование целей и выбора показателей.
• Инициативы: конкретный план действий, согласованный с целями и KPI.
• Комментарий: сделанные командой заметки по конкретным данным, объясняющие колебания показателей и предлагающие корректирующие действия.
• Другие параметры, например, бюджет, график и владельцы.

По моему мнению, комментарии являются самой ценной частью процесса реализации стратегии.

Делая комментарии, команда отмечает важные мысли, которые могут стать ключом к реорганизации стратегии.

В специализированном ПО также сохраняются параметры цели. Например, в BSC Designer:

• Название и описание цели указываются во вкладке “Общее”.
• Инициативы помогают охватить остальные детали: комментарии, бюджет, график, владельцев и ссылку на сопутствующую документацию.

В чем состоит преимущество специализированных ПО в этом аспекте? Данные хранятся в более организованном виде. К примеру, мы с легкостью можем согласовать различные инициативы с целью, указать статус инициатив и автоматически отобразить их на стратегической карте.

Как и в случае данных KPI, если в электронную таблицу уже были занесены инициативы, вы можете импортировать их при помощи функции импорта данных.

Каскадирование: вы можете задействовать больше людей

Также изменится организационный уровень. Если для ведения системы показателей вы используете электронную таблицу, доступом к данным будет обладать ограниченное число лиц. Как правило, это приводит к определенному способу каскадирования системы.

Если свою ССП вы ведете вручную, вероятно, ваша схема каскадирования схожа с кейсом 5, который обсуждался в ряду других примеров каскадирования.

Используя специализированное ПО, вы можете проводить каскадирование более эффективно. С описанием примера подобного каскадирования вы можете ознакомиться в кейсе 11.

Настроив в программе гибкие права доступа, вы можете эффективно каскадировать систему. К примеру, вы можете ограничить доступ к системам показателей, индикаторам или историческим данным.

Преимуществом этого изменения является возможность вовлечь большее количество людей в реализацию стратегии. Я имею в виду не просто обновление данных по KPI, но детально проработанную стратегию каждого отдела, связанную со стратегией высшего порядка.

Обратная совместимость: отчетность по системе показателей

Специализированное ПО позволит по-новому собирать и обрабатывать данные.

При этом некоторые члены команды отдадут предпочтение отчетам старого формата, что особенно характерно для фазы перехода.

В этом случае решением представляется использование специализированного ПО и заблаговременная подготовка соответствующих отчетов.

Например, для реализации этой идеи BSC Designer позволяет создавать различные пользовательские типы отчетов. Отчеты могут быть представлены онлайн или загружены в форматах PDF и Excel.

Ожидаемые результаты

Ожидаемым результатом перехода от системы показателей, поддерживаемой вручную в электронной таблице к ССП, автоматизированной при помощи специального инструмента, являются большая прозрачность и лучшая организация внутри системы.

Вы можете воспользоваться бесплатной версией программы BSC Designer. Она подходит для небольших проектов и позволит вам понять, насколько программа соответствует вашему рабочему процессу. Как и всегда, наша команда будет рада помочь вам.

Заключение

Электронные таблицы, как MS Excel являются хорошим выбором для системы с несколькими показателями, рассчитанной на одного пользователя. Она поможет научиться обрабатывать данные и разобраться в процессе, прежде чем переходить на специализированное ПО. Поддержка и совместное использование крупной ССП с помощью электронной таблицы отнимает много времени.