Las cartera de ventas representan la cantidad de Pedidos de Ventas que una empresa ha recibido pero que aún no ha completado, también conocida como cartera de pedidos o BI.
La percepción del impacto que tiene la cartera de pedidos en una empresa varía. La mayoría de las empresas miden sus porciones de cartera en valores de ventas. Si el valor de la cartera de ventas es alto, esto se considera muy positivo en el negocio, ya que muestra un alto nivel de demanda de los clientes y una estabilidad financiera futura.
KPIs de Pedidos de Ventas.Por ejemplo, si un fabricante de teléfonos tiene una cartera de pedidos por valor de $ 200.000, los inversionistas lo consideran una cifra positiva que garantiza un ingreso mínimo de ventas de $ 200.000.
La cartera de Pedidos – ¿Impacto positivo o negativo en los negocios?
Sin embargo, si la cartera de pedidos se mide en días, esto se convierte en un asunto de desempeño de la compañía. Aquí, la mayoría de las empresas evalúan el estado de los pedidos de los clientes que están en cartera (pedidos realizados que no se han enviado) en relación con las ventas de la semana anterior.
La investigación muestra que una cartera de pedidos saludable oscila entre 1 día y 2 semanas, ya que depende en gran medida de la empresa y sus objetivos de rendimiento.
Si disminuye el retraso, esto podría ser una señal de un mayor rendimiento del negocio o incluso una caída significativa de las ventas. Por ejemplo, si se procesan más pedidos al día por empleado, esto definitivamente es una mejora; sin embargo, si las ventas cayeron, y la compañía ahora se está enfocando únicamente en entregar pedidos atrasados, esa es una situación alarmante para el negocio.
Por lo tanto, es fundamental analizar el rendimiento de la cartera de pedidos de su empresa y analizar cómo los cambios en la cartera afectan el éxito del negocio.
Desafío de la Cartera de Ventas
La Compañía A tiene como objetivo aumentar el rendimiento de su cartera de pedidos desde una perspectiva operativa y alcanzar un objetivo final de 1 día por cartera de pedidos de clientes.
Para lograr esto, elaboramos una lista de indicadores clave de rendimiento útiles y propusimos un análisis de desglose para ayudar a la empresa A, a medir el éxito del rendimiento de su gestión de la cartera de pedidos.
KPI 1: Cartera de pedidos relativa a las ventas semanales
- Fórmula: Total cartera de pedidos (a partir del día de la medición) / Ventas semanales
KPIs de Pedidos de Ventas.Ejemplo Hipotético
- Fecha – 15 de abril
- Ventas semanales (8-14 deabril) = 100 pedidos
- Fin de semana total acumulado = 40 pedidos
Relación cartera de pedidos a ventas semanales:40/100=0.4: 1. Por lo general, las empresas miden esto en valor de ventas.
KPIs de Pedidos de Ventas.KPI 2: Capacidad de cierre diario de pedidos
- Fórmula: Número total de pedidos cerrados / número total de días (medido durante un período de tiempo determinado), por ejemplo, 1 semana (trabajando 7 días a la semana)
Número total de pedidos cerrados: 60. Número total de días: 7. 60/7 = 8,5 pedidos cerrados por día
KPIs de Pedidos de Ventas.KPI 3: Días de Cartera de Pedidos
- Fórmula: Total de pedidos abiertos al día de la medición (pedidos pendientes) / pedidos cerrados por día (capacidad de cierre de pedidos)
KPIs de Pedidos de Ventas.Desglose del Análisis de Rendimiento de la Cartera de Pedidos
Caso 1
Asumamos 40 pedidos pendientes. La compañía recibe semanalmente 100 pedidos y cierra semanalmente 60.
- Capacidad de cierre de pedidos pendientes: 8,5 pedidos por día.
- Total de pedidos atrasados: 40. 40/8,5 = 4.7 días de atraso.
La cartera de pedidos aumenta semanalmente si los pedidos continúan a este ritmo, porque los pedidos son más altos que la capacidad de la compañía para procesar pedidos.
Caso 2
Pedidos semanales: 100. Capacidad semanal: 60. 60/100 = 0,4. Relación 0.4: 1 – por cada pedido procesado, 0.4 están atrasados.
Las cifras al 21 de abril se ven así:
Atrasos al comienzo de la semana + nuevos pedidos: pedidos cerrados. 40+ 100-60 = 80.
- Días de atraso: 80/8,5 = 9,4 días
Caso 3
Supongamos que la empresa aumenta la capacidad diaria de pedidos a 12 pedidos por día.
- Total de pedidos abiertos: 40
- Pedidos cerrados por día: 12
- Total de pedidos abiertos / pedidos cerrados por día
- 40/12 = 3,3 días atrasados
Con una capacidad de 12 pedidos por día, las cifras a 21 de abril se verán así:
- Fórmula: Cartera de pedidos al comienzo de la semana + nuevos pedidos – pedidos cerrados
- 40 + 100 – (7×12) = 40 + 100 – 84 = 56
Días acumulados:
- 56/12 = 4,6 días
La cartera de pedidos seguirá aumentando porque la empresa está trabajando por debajo de su capacidad; o bien la empresa tiene que aumentar la capacidad de cierre de pedidos sobre las ventas semanales, o las ventas deberían disminuir; se prefiere la primera opción
Consejos sobre Mejores Prácticas
Las mejores prácticas muestran que el trabajo atrasado debe medirse con respecto a las ventas de la semana anterior, ya que esto mostrará la eficiencia del rendimiento del trabajo acumulado en relación con el rendimiento de las ventas.
Sin embargo, si la empresa está trabajando para alcanzar un objetivo, en nuestro caso el desafío de la cartera de pedidos de 1 día, ellos podrían medir la acumulación de pedidos actual contra la cartera de pedidos de la semana pasada. Esto ayudará a medir el progreso, como él % de aumento o el % de disminución en los días de acumulación.
Software de Automatización
Si el seguimiento de los indicadores de la cartera de pedidos es relevante para su estrategia de negocios, considere utilizar el software profesional de Cuadro de Mando Integral BSC Designer para este propósito.
KPIs de Pedidos de Ventas.Por un lado, usted puede usarlo para hacer seguimiento a sus Indicadores clave de rendimiento y alinearlos con los planes de acción apropiados, y, por otro lado, usted puede monitorear sus métricas (como, por ejemplo, la cartera de pedidos) automáticamente, y si entra en el zona amarilla o roja, la persona responsable recibirá una notificación de que algo salió mal.
¿Qué sigue?
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Oana Boteanu, experta en rendimiento empresarial y KPIs, tiene una licenciatura con honores en administración y mercadotecnia y tiene varios años de experiencia trabajando con herramientas de gestión del desempeño en el campo laboral y estratégico. También trabajó como consultora en línea de gestión del desempeño en BSC Designer desde 2012 hasta 2013.