El atraso de ventas representa la cantidad de pedidos de ventas que una empresa ha recibido, pero que aún no ha completado; también se denomina cartera de pedidos o BI.
La percepción del impacto que los pedidos atrasados tienen en una empresa varía. La mayoría de las empresas miden sus ratios de cartera en valores de ventas. Si el valor de ventas atrasadas es alto, esto se considera muy positivo para el negocio, ya que muestra un alto nivel de demanda de los clientes, así como estabilidad financiera futura.
KPIs de pedidos de ventas.Por ejemplo, si un fabricante de teléfonos tiene una cartera de pedidos por valor de 200.000 $, los inversores consideran que es una cifra positiva que garantiza unos ingresos mínimos por ventas de 200.000 $.
Backlog – ¿impacto positivo o negativo en el negocio?
Sin embargo, si el backlog se mide en días, esto se convierte en una cuestión de desempeño de la empresa. Aquí, la mayoría de las empresas evalúan la salud de los pedidos de clientes que están en el Backlog (pedidos realizados que no se han enviado) en relación con las ventas de la semana pasada.
Las investigaciones muestran que un backlog saludable oscila entre 1 día y 2 semanas, ya que depende en gran medida del negocio y de sus objetivos de desempeño.
Si un backlog disminuye, esto podría ser una señal de un mayor desempeño del negocio o incluso de una caída significativa de las ventas. Por ejemplo, si se procesan más pedidos diariamente por empleado, esto es definitivamente una mejora; sin embargo, si las ventas cayeron y la empresa ahora se centra únicamente en entregar los pedidos en backlog, esa es una situación alarmante para el negocio.
Por lo tanto, es fundamental analizar el desempeño del backlog de su negocio y analizar cómo los cambios en el backlog afectan el éxito del negocio.
Desafío de la cartera de pedidos de ventas
Empresa A tiene como objetivo mejorar el desempeño de su cartera de pedidos desde una perspectiva operativa y alcanzar un objetivo final de 1 día por cartera de pedidos de pedidos de clientes.
Para lograrlo, elaboramos una lista de Indicadores clave de rendimiento útiles y propusimos un análisis de desglose para ayudar a Empresa A a medir el éxito del desempeño de la gestión de su cartera de pedidos.
KPI 1: Cartera de pedidos en relación con las ventas semanales
- Fórmula: Cartera de pedidos total (a fecha del día de medición) / Ventas semanales
Sales Order KPIs. Ejemplo hipotético
- Fecha – 15 de abril
- Ventas semanales (8th-14th de abril) = 100 pedidos
- Total de cartera de pedidos al final de la semana = 40 pedidos
Ratio de cartera de pedidos respecto a ventas semanales: 40/100 = 0,4: 1. Por lo general, las empresas miden esto en valor de ventas.
Sales Order KPIs. KPI 2: Capacidad de cierre de pedidos diariamente
- Fórmula: Número total de pedidos cerrados/ número total de días (medido durante un período de tiempo determinado), p. ej., 1 semana (trabajando 7 días a la semana)
Número total de pedidos cerrados: 60. Número total de días: 7. 60/7 = 8.5 pedidos cerrados por día
KPIs de pedidos de ventas. KPI 3: Días de atraso
- Fórmula: Total de pedidos abiertos a fecha del día de medición (cartera de pedidos) / Pedidos cerrados por día (capacidad de cierre de pedidos)
KPIs de pedidos de ventas. Desglose del análisis del desempeño del backlog
Caso 1
Supongamos un backlog de 40 pedidos. La empresa recibe semanalmente 100 pedidos y cierra semanalmente 60.
- Capacidad de cierre del backlog: 8.5 pedidos por día.
- Backlog total: 40. 40/8.5 = 4.7 días de backlog.
El backlog aumenta semanalmente si los pedidos continúan a este ritmo, porque los pedidos son superiores a la capacidad de la empresa para procesarlos.
Caso 2
Pedidos semanales: 100. Capacidad semanal: 60. 60/100 = 0.4. Proporción 0.4: 1: por cada pedido procesado, 0.4 quedan en backlog.
Las cifras a 21o de abril se ven así:
Backlog al inicio de la semana + pedidos nuevos – pedidos cerrados. 40 + 100 – 60 = 80.
- Días de backlog: 80/8.5 = 9.4 días
Caso 3
Supongamos que la empresa incrementa la capacidad diaria de pedidos a 12 pedidos por día.
- Total de pedidos abiertos: 40
- Pedidos cerrados por día: 12
- Total de pedidos abiertos/pedidos cerrados por día
- 40/12 = 3.3 días de backlog
Con una capacidad de 12 pedidos por día, las cifras a 21o de abril se verán así:
- Fórmula: Backlog al inicio de la semana + pedidos nuevos – pedidos cerrados
- 40 + 100 – (7×12) = 40 + 100 – 84 = 56
Días de backlog:
- 56/12 = 4.6 días
El backlog seguirá aumentando porque la empresa está trabajando por debajo de la capacidad: o bien la empresa tiene que incrementar la capacidad de cierre de pedidos por encima de las ventas semanales, o las ventas deberían disminuir; se prefiere la primera opción.
Consejos de mejores prácticas
Las mejores prácticas muestran que el backlog debe medirse con respecto a las ventas de la semana anterior, ya que esto mostrará la eficiencia del desempeño del backlog en relación con el desempeño de las ventas.
Sin embargo, si la empresa está trabajando hacia un objetivo, en nuestro caso el desafío de backlog de 1 día, podría medir el backlog actual con respecto al backlog de la semana pasada. Esto ayudará a medir el progreso, como el % de aumento o el % de disminución en los días de backlog.
Software de automatización
Si el seguimiento de los indicadores de cartera de pedidos es relevante para su estrategia empresarial, entonces considere utilizar el software profesional de Cuadro de mando integral BSC Designer para este propósito.
KPIs de pedidos de ventas. Por un lado, usted puede utilizarlo para realizar el seguimiento de sus Indicadores clave de rendimiento y alinearlos con los planes de acción adecuados y, por otro lado, usted puede supervisar sus métricas (como, por ejemplo, la cartera de pedidos) automáticamente y, si entra en la zona amarilla o roja, el responsable recibirá una notificación de que algo ha salido mal.
Use la plantilla KPIs de pedidos de ventas
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Oana Boteanu, experta en KPIs y rendimiento empresarial, es licenciada con honores en Gestión y Marketing y tiene varios años de experiencia trabajando con herramientas de gestión del rendimiento en el desempeño laboral y el rendimiento estratégico. También trabajó como consultora en línea de gestión del rendimiento en BSC Designer desde 2012 hasta 2013.