了解如何使用适当的汇总方法，从按月绩效数据中计算YTD（年初至今）KPI指标的值、目标和进度。
YTD 对于 KPI 意味着什么？
按月更新的 KPI 数据显示在某个单独的报告期（例如一个月）内发生了什么。YTD（年初至今）值为绩效衡量专家提供从报告年度的开始到当前期间的汇总视图。
这使得可以回答如下问题：
- 今年截至目前我们取得了什么结果？
- 到目前为止本应达成什么目标？
让我们以一个按月更新的 KPI 为例。
管理者通常需要同时查看：
- 当月的结果
- 从报告年度开始到当前日期累计的结果
例如，“新注册”指标的月度值和 YTD 值可能如下所示：
| 月 | 月度值 | YTD 值 |
|---|---|---|
| 一月 | 120 | 120 |
| 二月 | 140 | 260 |
| 三月 | 110 | 370 |
在此示例中，三月的 YTD 值为：
- 120 + 140 + 110 = 370
一般而言：
- YTD 值 = 从报告年度开始到当前报告期的各项数值的汇总。
YTD、QTD 和财务年度
在实际应用中，会使用各种术语来描述不同的报表期间：
- 财务年度 — 当报表期间不遵循日历年度，而是遵循组织采用的财务年度时使用。
- QTD（季度截至目前） — 当报表期间覆盖当前季度而非全年时使用。
- YTS（year-to-selected） — BSC Designer 中用于表示截至用户所选日期的累积期间的术语。
无论报表期间为何，下文讨论的计算逻辑保持不变。
选择正确的聚合方法
对于上面的“新注册”示例，适当的聚合方法是求和。但并非每个指标都一定如此。
适当的聚合方法以及由此产生的累计值取决于该指标的业务逻辑。
下表展示了常见的聚合方法以及它们通常适用的KPI指标。
| 聚合方法 | 典型KPI示例 |
|---|---|
| 求和 | 收入、注册数、产量（单位数）、已完成项目 |
| 平均值 | 客户满意度、响应时间、员工敬业度 |
| 最新值 | 员工人数、库存、活跃客户、可用现金 |
| 最小值或最大值 | 最低合规水平、停机峰值、最长处理时间 |
最常用的聚合方法是求和和平均值。
计算年初至今（YTD）目标
到目前为止，我们有：
- 按月数据
- 一种汇总方法（求和、平均值、最小值或最新值）
- 使用按月数据和所选汇总方法计算得出的年初至今（YTD）值
那么目标和年初至今（YTD）目标呢？
除了当前值之外，每个KPI指标通常都有一个目标。目标可以按月、按季度或按全年定义。
我们可以应用相同的汇总逻辑来计算报告期的目标。例如：
| 月 | 实际 | 目标 | 年初至今（YTD）实际 | 年初至今（YTD）目标 |
|---|---|---|---|---|
| 一月 | 120 | 130 | 120 | 130 |
| 二月 | 140 | 135 | 260 | 265 |
| 三月 | 110 | 140 | 370 | 405 |
对于三月：
- 年初至今（YTD）实际 = 120 + 140 + 110 = 370
- 年初至今（YTD）目标 = 130 + 135 + 140 = 405
年初至今（YTD）目标表示从年初到当前日期的报告期内汇总后的目标。
计算 YTD 进度
对于每个报表周期，一个 KPI 可以有：
- 当前值
- 目标值
- 基线值
对于应当最大化的 KPI，进度可以按如下方式计算：
- 进度 （最大化） = (值 – 基线) / (目标 – 基线)
结果显示在所选报表周期内目标达成的程度。
要计算 YTD 进度，我们使用相同的公式并采用 YTD 值：
- YTD 进度 （最大化） = (YTD 值 – YTD 基线) / (YTD 目标 – YTD 基线)
当基线为零时，3 月示例给出：
- YTD 进度 = 370 / 405 = 0.914，或 91.4%。
这意味着已达成 YTD 目标的 91.4%。
具体的进度公式取决于 KPI 的优化函数。应当最小化或基于阈值的 KPI 需要采用不同的绩效逻辑。
零值 vs. 未报告
在计算 YTD 值之前，务必区分 零值 与 缺失数据：
- 零值表示测量结果为零。
- 空白值表示结果未知或尚未报告。
在 BSC Designer 中，可通过值编辑器中的 继承 设置进一步配置对未报告值的处理方式。
Excel 与用于 YTD KPI指标的专用软件对比
对于累积型 KPI指标，基本的 Excel 公式可以将从报告年度开始到当前期间的按月值进行汇总。
Excel 可用于：
- 存储按月值和目标
- 计算 YTD 值和累积目标
- 跟踪实际值与目标值的偏差
- 计算进度
对于由一人管理、数量较少的 KPI指标，Excel 通常已足够。
在以下情况下，事情会变得更为复杂：
- 不同的 KPI指标需要不同的汇总与绩效规则。
- 管理层需要查看 QTD 和 YTD 值
- 组织使用的财年与公历年不同
- 需要合并多个记分卡或业务单元
- 需要对历史值进行控制
- 控制面板和报表需要与 KPI指标 数据保持同步
到那时，挑战在于围绕其维护绩效衡量系统。
在 BSC设计师 中配置 YTD KPI指标
BSC Designer 是战略执行软件。其关键优势之一是通过层级化记分卡实现 KPI指标 计算的自动化。
YTD 和累计 KPI指标 功能是通过界面控件进行配置，而不是通过手动维护的公式。
报表日历也可配置，使计算能够遵循组织的财年，而非自然年。
设置工作流程为：
- 创建 KPI指标。
通过“值编辑器”：
- 设置其更新频率，例如按月。
- 选择其汇总方法，例如求和、平均值或最新值。
- 根据 KPI指标 应被最大化还是最小化来设置其优化函数。
上述 KPI指标 设置步骤也可以使用 BSC Designer 中提供的 人工智能 助手实现自动化。
通过 KPI指标 选项卡：
- 添加相关的特定时间目标。
- 输入或导入按月值。
使用此配置，BSC Designer 将计算：
- YTD 值
- YTD 目标
- YTD 进度
不同的 KPI指标 可以使用不同的汇总与优化逻辑，同时仍然属于同一 记分卡。
BSC Designer 中针对值、目标和进度的 YTD 计算示例
用户可以根据其报表需求配置计算数据的呈现方式。例如，他们可以：
- 自定义 KPI指标 表，使其包含 YTD 值和 YTD 进度列
- 将 YTD 值添加到绩效 报表中
- 在 控制面板 和 战略地图 中使用已计算的 KPI指标 数据
所有 YTD 和 QTD 计算均使用已定义的 KPI指标 逻辑自动执行，无需手动维护公式。
Excel 与 BSC Designer
下表对比了使用 Excel 与 BSC Designer 管理 YTD KPI指标的方法。
| 需求 | Excel | BSC Designer |
|---|---|---|
| YTD 计算 | 由用户定义的汇总公式 | 基于所选汇总方法的自动计算 |
| 进度计算 | 由用户定义的绩效公式 | 基于所选优化函数的自动计算 |
| 历史数据控制 | 文件或工作表保护 | 用户权限与审计追踪 |
| 数据审批 | 手动流程 | 审批工作流 |
| 合并 | 链接的工作簿 | 链接的记分卡 |
| 控制面板 | 手动维护 | 从 KPI指标数据更新 |
| 战略地图 | 手动维护 | 从 KPI指标数据更新 |
常见的YTD KPI指标错误
YTD计算的设置很简单，但从Excel迁移过来的用户经常会犯一些典型错误。
使用错误的聚合方法
应根据KPI指标的业务含义使用不同的聚合方法。
例如，在跟踪百分比时，将每月百分比相加通常是不正确的。
根据指标的不同，平均值或最新值可能更为适用。
创建独立的按月与累计KPI指标
在电子表格中为按月值和累计值创建单独的指标可能有意义，但在专业的绩效衡量软件中则显得多余。
累计值可以根据按月值自动计算。无需将其作为单独的KPI指标进行录入或维护。
使用原生的年初至今（YTD）功能，以保持源数据、目标值和绩效计算的一致性。
对实际值和目标应用不同的逻辑
YTD 实际值和 YTD 目标应遵循兼容的汇总逻辑。
例如，如果将按月的收入值求和以计算 YTD 实际值，则应将相应的按月收入目标求和以计算 YTD 目标。
结论
在绩效衡量中，YTD KPI 是将适当的汇总逻辑应用于从年初到当前日期的各报告期间所得到的结果。
为正确计算并进行报告，请定义：
- 每月实际值
- 汇总方法
- 特定时间点的目标值
- 在相关情况下的基线
- 优化方向
- 报告日历或财年
Excel 可以执行 YTD 计算，并且适用于指标数量有限的场景。当需要在众多指标、报告期间、记分卡和业务单元之间保持相同的计算逻辑一致时，诸如 BSC Designer 之类的专业 KPI 平台会更有用。
开展超越 Excel 的 YTD KPI指标 跟踪试点
与我们的团队分享您现有的 Excel 记分卡。我们将讨论 BSC设计师 如何帮助战略团队和部门经理从手动维护的记分卡过渡到互联的 KPI指标 跟踪与报表。
在考虑更大范围的推广之前，先用有限数量的 KPI指标 或一个部门记分卡来测试该方法。
Alexis Savkin 是一位战略架构师，也是 BSC Designer 的创始人；BSC Designer 是一个以平衡记分卡为核心的战略执行软件平台。他帮助组织将战略转化为可衡量的目标、关键绩效指标以及举措。Alexis 是 战略执行画布 的创建者，撰写了 100+ 篇关于战略与绩效衡量的文章，并且是 常驻演讲者。